נוהל פיקוח ובקרה בתחום התמיכות

מועצה אזורית מטה בנימין

נוהל פיקוח בתחום התמיכות

לפי נוהל תמיכה במוסדות ציבור על ידי הרשויות המקומיות אושר ע"י הוועדה המקצועית וועדת משנה

בהתאם לסעיף 17 ל"נוהל תמיכה במוסדות ציבור על ידי הרשויות המקומיות 1 (להלן– "נוהל"), מתפרס ם בזאת נוהל לפיקוח על מוסדות ציבור שנמצאו זכאים לקבלת תמיכה בהתאם לנוהל ולמבחני התמיכה התקפים שפורסמו על ידי המועצה

האזורית מטה בנימין (להלן – "מועצה") כדלקמן:

1. מטרתנוהל הפיקוח

א. לוודא כי המועצה תבצע פיקוח אפקטיבי בכדי לוודאי כי התמיכה

משמשת למטרה לשמה ניתנה.

ב. לאמת כי הגוף הנתמך מקיים את התנאים שקבעה המועצה בקשר

לתמיכה ואת הפעילות בגינה ניתנה התמיכה.

ג. לאמת כי לא חלו שינויים מהותיים בנוגע לגוף הנתמך שהיה בהם בכדי

להשפיע על אישור התמיכה או על שיעור התמיכה.

ד. להנחות את המפקח כהגדרתו בנוהל זה בדבר הליך הפיקוח הנדרש על

מוסדות ציבור שנמצאו זכאים לקבלת תמיכה מתקציב המועצה, בהתאם למבחני התמיכה התקפים במועצה.

ה. לקבוע הוראות בדבר הטיפול בממצאים שיתקבלו במסגרת הליך

הפיקוח.

2. הנחיות כלליות

א. הפיקוח יתקיים בהתאם לכללים המפורטים ב נוהל הפיקוח ובמטרה

להבטיח ולוודא האמור בסעיף 17.5 לנוהל

ב. נוסף על האמור ב נוהל פיקוח זה ולצורך קיום חובת הפיקוח, הוועדה

המקצועית, או, המפקח יהיו רשאים לדרוש ממוסד ציבור כל מידע, או, מסמך הנראים להם נחוצים לשם עמידה בחובת הפיקוח.

ג. המפקח יעביר לוועדה המקצועית "דוח ביצוע פיקוח ובקרה על מוסדות

1 הנוהל פורסם בחוזר מנכ"ל משרד הפנים מס 4/2006 (אב התשס"ו– אוגוסט 2006) ותוקן מספר פעמים לאחר מכן;

ציבור נתמכים מתקציב המועצה.

3. הגדרות

"מפקח" –

אדם או גורם חיצוני אשר ימונה על ידי וועדת התמיכות על מנת לבצע פיקוח במוסדות הנתמכים על פי נוהל זה.

"דוח ביצוע תקופתי" –

דוח ביצוע תקופתי שמגיש מוסד הציבור, בו הוא מפרט את היקף ההכנסות וההוצאות עבור כלל הפעילות שהתקיימה במוסד הציבור לתקופת הדוח , מתוכן הוא מפרט את היקף ההכנסות וההוצאות בגין הפעילות הנתמכת שאישרה המועצה ואת תחזית היקף ההכנסות וההוצאות עבור כלל הפעילות הצפויה להתקיים במוסד הציבור מתוכן את היקף ההכנסות וההוצאות הצפויות בגין הפעילות הנתמכת שאישרה המועצה ל שנה בעבורה מבוקשת התמיכה;

"דוח ביצוע סופי"

דוח ביצוע סופי שמגיש מוסד הציבור, בו הוא מפרט את היקף כל ההכנסות וההוצאות עבור כלל הפעילות שהתקיימה במוסד הציבור בשנה בעבורה מבוקשת התמיכה מתוכן את היקף כל ההכנסות וההוצאות בגין הפעילות הנתמכת שאישרה המועצה בשנה בעבורה מבוקשת התמיכה;

"גזבר" – עובד המועצה המכהן בתפקיד הגזבר או מי מטעמו.

4. ביקורת המועצה על מוסדות ציבור נתמכים

14 ביקורת שטח

1) ביקורת שטח במקום הפעילות –

א. הפיקוח יכלול ביקור במקום הפעולה של מוסדות הציבור (להלן –

"ביקורת שטח") בהתאם לסעיף 17.4 לנוהל על פי תכנית ביקורת שתוכל על ידי גזברות המועצה ותאושר על ידי הוועדה המקצועית. הכלל המנחה בקביעת תכנית הביקורת, הינו כי ככל שהיקף התמיכה גדול יותר, יבוצעו יותר ביקורות שטח. בכל מקרה, תדירות הביקורת תהיה בין אחת לשנה לאחת ל- 3 שנים בכל גוף נתמך, בהתאם לגובה התמיכה. הוועדה תהיה רשאית לוותר על ביצוע בדיקות שטח בעמותות שסכום התמיכה בהן קטן או משיקולים אחרים של הוועדה.

ב. ביקורת שטח תתבצע על בסיס תשתית דיווח שימסור מוסד הציבור

למפקח הכולל מידע ונתונים אודות הפעילות הנתמכת. זאת, הן לעניין תמיכה הניתנת לפי משתתפים והן לעניין תמיכה הניתנת לפי פעילות.

ג. שיטת, דרכי ומועדי הדיווח אודות הפעילות הנתמכת כאמור, ייקבעו

בהתאם להנחיות שיפרסם המפקח כפוף לאישור גזבר המועצה בקרב מוסדות הציבור . זאת, לא יאוחר ממועד פרסום "הודעה על הגשת בקשות לתמיכה" בהתאם לסעיף 9 לנוהל

ד. במקרה שמהות הפעילות, אופייה, היקפה או פעולות פיקוח חלופיות

שמקיימת המועצה מייתרים ביקור הפעולה של מוסד ציבור, או, מאפשרים הפחתת תדירות הביקור, באחריות גזבר המועצה לפנות לוועדה המקצועית להפחתת תדירות הביקורת או ביטולה.

ה. ביקורת לפי סעיף זה כאמור, תתבצע בידי המפקח, לפי הנחיות גזבר

המועצה.

ו. ביקורת שטח תבוצע בצורה מכובדת אשר לא תפריע למהלך השוטף של

הפעילות במקום.

תוצאות ביקורת שטח במוסדות ציבור

א. במקרים שבהם נמצא בביקורת שטח כאמור, כי מוסד ציבור מסר

דיווחים לא נכונים אודות הפעילות הנתמכת, או, עשה שימוש בלתי נאות בכספי התמיכה, או, שאינו עומד בתנאים לקבלת התמיכה, או בהתחייבויותיו או לחילופין, במקרה בו מוסד הציבור לא שיתף פעולה עם המפקח או סירב לביצוע הביקורת , יועבר הטיפול בממצאי הביקורת אל הועדה המקצועית שתפעל בהתאם לסעיף 18 לנוהל.

24 ביקורת שוטפת

1) ביקורת שוטפת ומעקב תיקון ליקויים

א. הביקורת תתבצע פעם בשנה, לגבי כל גוף נתמך בהתאם לתכנית

ביקורת שתאושר על ידי הוועדה המקצועית.

ב. הביקורת תתבסס על מסמכי בקשת התמיכה שהוגשו למועצה במועד

הגשת הבקשה לתמיכה, או, דוחות ביקורת עומק שהתקיימו, על ידי, רשם העמותות או, החשב הכללי במשרד האוצר. הביקורת תבחן, בין היתר, את התאמת השימוש בתמיכה למטרה לשמה ניתנה באמצעות בחינת דוחות הביצוע של הגוף הנתמך , את עמידת מוסד הציבור במגבלת הוצאות הנהלה וכלליות בהתאם להוראות הנוהל הכללי , שיעור המימון העצמי לפעילות הנתמכת, תמיכה ביתר, תנועות חריגות כגון עסקאות עם צדדים קשורים, הוצאות שכר חריגות וכיו"ב .

הביקורת תכלול סקירת דוחות כספיים , על מנת , לבדוק עסקאות חריגות וחוסן כלכלי (להלן – "ביקורת שוטפת").

ג. ביקורת לפי סעיף זה, תתבצע בידי עובד המועסק על-ידי המועצה

שהוא רואה חשבון, או, משרד רואי חשבון חיצוני, לפי הנחיות גזבר המועצה.

2) תוצאות ביקורת שוטפת במוסדות ציבור

א. במקרים שבהם נמצא בביקורת כאמור, כי מוסד ציבור אינו עומד

בתנאים לקבלת התמיכה, או, בהתחייבויותיו או לחילופין, במקרה בו מוסד הציבור לא שיתף פעולה עם המפקח או סירב לביצוע הביקורת, יועבר הטיפול בממצאי הביקורת אל הועדה המקצועית שתפעל בהתאם לסעיף 18 לנוהל.

34 דוחות ביצוע

1) דוחות ביצוע תקופתיים וסופיים

א. מטרת ההוראה - להנחות את המפקח, הגורמים הרלבנטיים במועצה

וגזבר המועצה , בדבר תהליך הטיפול בבקשות התמיכה ב מועצה, ובכללו המסמכים, הבדיקות והפעולות הנדרשות ממוסד ציבור, או, מגורמים רלבנטיים במועצה טרם העברת התשלום למוסד הציבור.

ב. מוסד ציבור יגיש למפקח דוח ביצוע תקופתי, או, סופי (אחד מהשניים

או שניהם – הכל בהתאם להנחיות הוועדה המקצועית) כדלקמן:

1. בגין החודשים ינואר ועדמאי של השנה בעבורה מבוקשת התמיכה

– יוגש דוח ביצוע תקופתי לא יאוחר מיום 31.06.

2. בגין החודשים ינואר ועד אוקטובר של השנה בעבורה מבוקשת

התמיכה – יוגש דוח ביצוע תקופתי לא יאוחר מיום 30.11.

3. בגין החודשים ינואר ועד דצמבר של השנה בעבורה מבוקשת

התמיכה – יוגש דוח ביצוע סופי לא יאוחר מיום 31.01 בשנה העוקבת לשנה בעבורה מבוקשת התמיכה.

ג. המפקח יעביר את דוח הביצוע התקופתי, או, הסופי לפי העניין, אל

היחידה המקצועית שבמועצה. עם קבלת דוח הביצוע התקופתי, או,

הסופי כאמור, תפעל היחידה המקצועית שבמועצה כמפורט להלן:

1. תבדוקאת דוח הביצוע התקופתי, או, הסופי לפי העניין, ותוודא

את קיום התנאים המפורטים להלן:

א. דוח הביצוע התקופתי, או, הסופי חתומים, על ידי, מורשה

החתימה ומאושרים , על-ידי, רואה החשבון של מוסד הציבור.

ב. הפעולות שנכללות בדוח הביצוע תואמות את המטרות

שלשמן אושרה בקשת התמיכה.

ג. הסכומים המיועדים לפעילות הינם בהיקף סביר ותואם

את אופי הפעילות.

ד. הסכומים המבוקשים תואמים לסכום התמיכה שאושר.

2. תעביר את דוח הביצוע התקופתי, או, הסופי כאמור, בצירוף

המסמכים שהוגשו ל גזבר המועצה , בצירוף חוות דעתה בדבר בקשת התשלום.

ד. לאחר קבלת דוח הביצוע התקופתי, או, הסופי לפי העניין, יפעל גזבר

המועצה כמפורט להלן:

1. יוודא כי כל הבדיקות או הביקורת הנדרשות לפי הנוהל, או, נוהל

הפיקוח בוצעו, וכן הועברו לידיו כל המסמכים הנדרשים מהיחידה המקצועית והמפקח בצירוף חוות דעתו.

2. גזבר המועצה יהא רשאי – לפי שיקול דעתו - לדרוש העתק נאמן

למקור של חשבונית מס שהוגשה למוסד הציבור (על ידי צד שלישי), בצירוף הצהרת מורש ה החתימה של מוסד הציבור שתאושר, על ידי, רואה החשבון של המוסד הציבור, במסגרתה

יצוין בין היתר כדלקמן:

א. ההוצאה המפורטת בחשבונית שולמה ונפרעה בפועל.

ב. ההוצאה המפורטת בחשבונית לא נדרשה מגורם תומך

אחר.

3. בכל מקרה, לפיו, עיון במסמכים, יעלה חשש כי מוסד הציבור אינו

עומד באחד, או, יותר מהתנאים שנקבעו לגביו , על ידי , הועדה המקצועית, או במבחן התמיכה, או בנוהל, או בהתחייבויות שהתחייב להן, או , כי חל שינוי אחר במוסד הציבור , או, בפעולותיו אשר יש בו כדי להשפיע על אישור התמיכה , או, על

שיעורה, יפעל גזבר המועצה באופן הבא:

א. יעכב את תשלום התמיכה.

ב. יעלה את הנושא להחלטת הוועדה המקצועית. החלטת

הוועדה המקצועית לאיין, לקזז, או, לשנות את סכום התמיכה שאושר למוסד הציבור, תהא כפופה ל סעיף 18 לנוהל

5. תחילה תחולה

תחילתו של נוהל הפיקוח הינה לאחר קבלת אישור הוועדה המקצועית לנוהל והחל משנת התמיכות 2018.