פרוטוקול ישיבת ועדת התקשרויות מיום 15 ינואר 2024

פרוטוקול ישיבת ועדת התקשרויות מיום 15 ינואר 2024

נוכחים: דן תנחומא – מנכ"ל המועצה, תומר גלעד – גזבר המועצה, עו"ד עמית מונצ'ר – יועמ"ש.

משתתפים: מורן ניר – עוזרת מנכ"ל

על סדר היום:

1. אישור יציאה להליך התקשרות למתן שרותי ניהול רשתות חברתיות של המועצה ולהתקשרות

למילוי מקום לדוברת המועצה

1. אישור יציאה להליך התקשרות למתן שרותי ניהול רשתות חברתיות של המועצה ולהתקשרות

למילוי מקום לדוברת המועצה:

דן ותומר מציגים את מאפייני ההתקשרות הנדרשים, היועמ"ש הביע דעתו כי בנסיבות העניין, תקנה )8(3 חלה על ההתקשרות המבוקשת. מדובר בעבודה הדורשת ידע ומומחיות, והכרוכה בקיום יחסי אמון מתמשכים עם גורמי המועצה. מדובר גם בתפקיד הדורש רגישות מיוחדת וחיסיון. הוועדה סבורה כי בנסיבות העניין מוצדק וסביר לבצע את ההתקשרות ללא מכרז, לפי סעיף 3 )(8 לתוספת השנייה לצו המועצות המקומיות) מועצות אזוריות (התשי"ח-.1958 זאת, בשים לב לטיב השירותים הייחודיים, לרגישות התפקיד ולחשיבותה של מערכת יחסים תקינה ורציפה המבוססת על אמון הדדי, בין המועצה לבין מי שייתן את השירות.

1. כללי:

.1.1 המועצה אזורית מטה אשר מזמינה הצעות למתן שרותי ניהול הרשתות החברתיות של המועצה ומילוי מקום לדוברת המועצה לפי צורך.

.1.2 במסגרת העבודות, המציע הזוכה יעניק למועצה שירותים של ניהול הרשתות החברתיות, יסייע לדובר/ת המועצה בקביעת אסטרטגיית תוכן שיווקית מלאה ויתפעל באופן יום יומי את הרשתות החברתיות של המועצה.

.1.3 תוקף ההתקשרות: מיידית למשך 36 חודשים בהתאם להסכם שייחתם עם המציע שיזכה בהליך.

2. תיאור התפקיד:

.2.1 ניהול רשתות חברתיות, לרבות פייסבוק, אינסטגרם, טיקטוק, ,WhatsApp לינקדאין, יוטיוב ועוד.

.2.2 העלאת סטטוסים, הפצת פוסטים לקבוצות אסטרטגיות, העלאת סקרים, תכנים דינאמיים, גיוס אוהדים ועוקבים, מענה לשאלות של תושבים, קידום פוסטים בתשלום, העלאת קמפיינים במטרה להניע לפעולה.

.2.3 ניהול וטיפול בעיצובים הרלוונטיים לרשתות החברתיות ולאתר.

.2.4 צילומי LIVE באירועים/ פעילויות בהתאם לדרישות המועצה.

.2.5 מילוי מקום לדוברת המועצה לפי צורך בעת היעדרות ממושכת כגון חל"ד.

3. דרישות התפקיד:

.3.1 יכולת הבעה וכתיבה.

.3.2 הבנה וידע בבניית תוכן שיווקי ותוכן מוניציפאלי ברשות מקומית.

.3.3 יכולת מקצועית בהבנת צרכי התושבים והמועצה, כולל ניתוח המענים הנדרשים.

.3.4 תחזוקה שוטפת של כל הדפים בכל רשת חברתית של המועצה.

.3.5 אפיון, ניהול וניתוח קמפיינים לקידום ממומן ברשתות החברתיות.

.3.6 קידום ושיווק אירועי תרבות, ספורט ופסטיבלים.

.3.7 שיווק וקידום תיירות.

.3.8 עבודה מול גורמים פנים ארגוניים (הנהלת המועצה, מנהלי מחלקות), יכולת בעבודת צוות וריבוי ממשקים.

.3.9 יכולת זיהוי טרנדים ומגמות שוק והתאמת התכנים העולים בפלטפורמות השונות.

.3.10 יצירתיות, ראש גדול.

.3.11 זמינות גבוהה.

.3.12 נוכחות של שלושה ימים בשבוע במשרדי המועצה ו/או בהתאם לדרישות המועצה.

.3.13 נוכחות בכל אירועים/ פעילויות לפי דרישת המועצה.

4. שכר טרחה/ התמורה:

.4.1 התשלום החודשי הגלובלי, ישולם מידי חודש בחודשו עד ליום ה- 5 בחודש, בעבור החודש הקודם.

.4.2 שכר הטרחה בגין שירותי ניהול רשתות חברתיות של המועצה, בהתאם להצעה הזוכה, והוא לא יעלה על 11,000 ש"ח ולא יפחת מ- 8,000 ₪ (הסכומים יהיו כוללים מע"מ).

.4.3 שכר הטרחה בגין מילוי מקום לדוברת המועצה לפי צורך בעת היעדרות ממושכת לא יעלה על 10,000 ₪ בתוספת מע"מ, ולא יפחת מ- 8,000 ₪ בתוספת מע"מ.

.4.4 על ההצעה להתייחס לשני המרכיבים 5.2 ו-.5.3 הצעה שתתייחס לסעיף אחד בלבד תפסל על הסף. בנוסף, הצעה שתחרוג ממחירי המינימום או המקסימום באיזה מן הרכיבים תפסל אף היא.

5. המסמכים אותם יש לצרף להצעה:

.5.1 תעודת התאגדות של התאגיד ואישור מורשי חתימה בתאגיד מאומת כדין; יחיד יצרף להצעתו העתק קריא של ת.ז בצירוף ספח.

.5.2 יש לצרף המלצות רלוונטיות על מתן שירותי ניהול רשתות חברתיות לרשות ציבורית אחת לפחות, בין השנים 2019 – ,2023 במשך 24 חודשים רצופים ועל שירותי דוברות ברשות ציבורית – משרד ממשלה לרבות גופי הסמך, רשות מקומית, תאגיד עירוני, חברה ממשלתית או גוף אחר הממלא תפקיד ציבורי.

6. הגשת הצעה:

.6.1 הצעת המשתתף תוגש באמצעות טופס מקוון.

.6.2 יש לצרף את המסמכים המפורטים בסעיף 4 לעיל.

.6.3 ניתן לצרף מסמכים נוספים שיאפשרו למועצה להתרשם מניסיון המציע.

.6.4 את ההצעה יש להעביר באמצעות הטופס המקוון לא יאוחר מיום 31 ינואר .2024

7. אופן בחירת ההצעה הזוכה:

.7.1 תיבדק עמידת המציע בתנאי הסף. הצעה שאינה עומדת בתנאי הסף המפורטים לעיל תיפסל על הסף ולא תעבור לשלב הבא. אין באמור כדי לפגוע בזכותה של המזמינה לפנות למציעים ולבקש הבהרות והשלמות.

.7.2 בשלב שני מציע שיעמוד בתנאי הסף, תיבחן הצעתו לגופה ותנוקד על פי שקלול של רכיב המחיר ורכיב האיכות באופן הבא:

.7.2.1רכיב המחיר ברכיב ניהול רשתות חברתיות (עד 30 נקודות): ההצעה הזולה ביותר תקבל את הניקוד המקסימאלי (30 נקודות) ויתר ההצעות ינוקדו באופן יחסי אליה.

.7.2.2רכיב המחיר ברכיב החלפת דוברת במידת הצורך (עד 10 נקודות): ההצעה הזולה ביותר תקבל את הניקוד המקסימאלי (10 נקודות) ויתר ההצעות ינוקדו באופן יחסי אליה.

.7.2.3אין חובה להציע הנחה על המחיר המקסימלי. אין להציע תוספת מחיר על המחיר המקסימלי. אין להציע הצעה שפחותה מהמחיר המינימלי. מציע שהצעתו תחרוג ממסגרת המחיר הקבועה לעיל (מחיר מקסימלי /מינימלי) - הצעתו תיפסל.

.7.2.4 רכיב האיכות (עד 60 נקודות):

• ניסיון המציע במתן השירותים (עד 20 נקודות): ניקוד רכיב זה יעשה על בסיס אסמכתאות שיצרף המציע להצעתו. כך שעבור כל רשות ציבורית (החל מהרשות הציבורית השנייה) לה העניק המציע שירותים באיזה מן הרכיבים נשוא ההליך במשך 12 חודשים (לפחות) יתווספו לו 5 נקודות (עד מקסימום 20 נקודות).

• ראיון אישי (עד 40 נקודות): המזמינה או מי שתמנה מטעמה, תזמן את נציג המציע לראיון אישי ותנקד סעיף זה בהתאם להתרשמותה. במסגרת הראיון,

ייבחנו הרכיבים הבאים: התרשמות כללית, זמינות, ידע מקצועי, טיב ואיכות

השירותים שהעניק לרשויות אחרות וכל היבט רלוונטי אחר בהתאם לשיקול דעת המזמינה. הוועדה ממנה את מנכ"ל המועצה, גזבר המועצה והאחראית על הדיגיטציה כוועדת הבחינה לעריכת ראיונות המועמדים.

8. הנחיות כלליות למשתתפים:

.8.1 המידע המופיע במסמך זה הנו מידע ראשוני בלבד אשר אינו מחייב את המועצה.

.8.2 יובהר כי המועצה אינה חייבת לבחור את המציע שנתן את הצעת המחיר הזולה ביותר.

.8.3 אין בהליך זה או בפעולות שינקטו על פיו כדי ליצור התחייבות כלשהי של המועצה כלפי המציעים ואין בו כדי לחייב את המזמינה להתקשר בכל דרך שהיא עם גורם כלשהו.

.8.4 המועצה שומרת לעצמן שלא להתקשר עם אף גורם לטובת מתן השירותים ו/או להתקשר עם מספר גורמים ו/או לבטל הליך זה של קבלת הצעות ו/או לדחות את ביצועו ו/או לצאת להליך חדש בכל עת ומכל סיבה, לפי שיקול דעתה הבלעדי.

.8.5 המועצה שומרת לעצמה את הזכות לפנות אל המציעים כולם או חלקם, לצורך בירור פרטים נוספים בנוגע להצעתם וניסיונם, וכן לפנות אליהם לצורך קבלת אישורים ו/או מסמכים ו/או המלצות וכל פרט אחר שיידרש לה לצורך קבלת החלטה.

.8.6 הליך זה אינו מהווה מכרז ודיני המכרזים לא חלים עליו.

החלטה:

הוועדה מאשרת פנייה למציעים בתחום יעוץ שיווקי ואסטרטגי לאנשי ציבור, רשויות

וארגונים לפי פרסום באינטרנט: ,Practice ,Bakara ,integral פאר לוין, it face s’Let

פרוטוקול זה יפורסם באתר האינטרנט של המועצה.

הפרוטוקול מאושר

דן תנחומא

מנכ"ל המועצה ויו"ר הוועדה

רשמה: מורן ניר