המלצות הוועדה לענייני ביקורת לדו"ח מבקרת העירייה לשנת 2021

בס"ד

כח' בתשרי תשפ"ג

23 אוק' 2022

לכבוד

מר רונן מרלי

ראש העירייה

שלום רב,

הנדון: המלצות הועדה לענייני ביקורת לדו"ח מבקר העירייה לשנת 2021

וועדת הביקורת סיימה את הדיון בדו"ח מבקר העירייה לשנת .2021 הוועדה התכנסה לדון בדו"ח המבקר בשני מושבים, בתאריכים 14.09.2022 ו 19.10.2022 ודנה בדוחות הבאים:

1. דוח ביקורת בנושא רכש טובין ועבודות.

.2דוח ביקורת בנושא חיוב וגביית אגרות והיטלי בנייה.

.3דוח ביקורת בנושא החברה הכלכלית לפיתוח נהריה בע"מ – דוח .I

.4דוח ביקורת בנושא החברה הכלכלית לפיתוח נהריה בע"מ – דוח .II

נכחו: פרץ יצחק – יו"ר הוועדה

קלודיה מרקוב - חברת ועדה

מקס אפרייט - חבר וועדה

קרן דרכמן אבירם -מבקרת העירייה

מצ"ב המלצות הוועדה לפרקי דוח הביקורת.

הוועדה לענייני ביקורת מודה למבקרת העירייה קרן דרכמן אבירם על

הדוח המקיף ועל העבודה היסודית באיסוף החומר והבאתו לידי דוח

ממוקד ואיכותי.

דוח המבקר לשנת 2021

הביקורת בחנה את פעולות הרכש בשנים 2018-2020 אשר התבססו על נוהל הרכש

העירוני ופעילותה הכוללת של החברה הכלכלית ובחנה את התנהלותה בשנים

2018-2020 תוך כדי התמקדות במוסדותיה, תקציבה, פעולותיה ושומרי הסף בה.

להלן עיקרי ההמלצות לדווח, לקבלת מידע מלא יש לפנות לדוח המפורט.

רכש טובין ועבודות

הבחינה נעשתה באמצעות בדיקה מדגמית של עשרות מעניקי שירותים בכ-15000 הזמנות שהונפקו במהלך התקופה המבוקרת לקבלת הטובין ועבודות.

.1הליך הצעות מחיר-

א. עד מרץ 2020 העירייה התנהלה ללא נוהל רכש.(לא הייתה מדיניות ברורה של

פניה לקבלת הצעות מחיר, לא הייתה הקפדה על איסוף הצעות מחיר).

ב. עם כניסת נוהל חדש בשנת 2020 נקבעו אמות מידה לניהול דרישות שסכומן

אינו עולה על הסכום המחייב פרסום.

ג. נמצאו הליכי הצעות מחיר ,פניה לספקים לרכישת טובין באמצעות המחלקה

תוך כדי עקיפת מחלקת הרכש.

ד. נמצאו הזמנות אשר סכומן הכולל אומנם אינו מחייב מכרז , אך צירופן

המתבקש להזמנה אחת היה משנה את הדרישות באשר לכמות הצעות המחיר שיש לאסוף ובכך היה מביא להוזלה בעלויות.

.2עד למועד הביקורת טרם הקימה העירייה ספר ספקים הפתוח לעיון הציבור לפיו הרשומים בו רשאים להשתתף במרכז זוטא תוך קביעת אמות מידה לפיהן תתבצע הפניה אליהם.

.3רכישות החייבות מכרז-

א. בחלק מהמקרים התקשרות עם ספקים התבצעה ללא מכרז כנדרש.

ב. נמצאו ליקויים רבים הקשורים לרכישות ולתימחורם.

ג. רכישת חומרי ניקוי ורכישת חומרי אחזקה בוצעה בעבר ללא מכרז.

ד. שליש מהפריטים השייכים לתחום החשמל אינו מתומחר במסגרת מכרז דבר

שהביא לרכוש את הפריטים מאותו ספק במחירים שונים. מאות פריטים בתחום הציוד המשרדי לא תומחרו במכרז.

המלצות

החל מפרסום נוהל רכש עירוני בשנת 2020 חלה ירידה במחירי הפריטים וכן

שיפור ניכר בתהליכי הרכש ברשות. חובתה של העירייה לפעול באופן גורף תוך

הקפדה על קיום כל דרישות התקנות , נוהל הרכש העירוני והוראות מינהל תקין

החלות עליה , תוך שמירה על עקרונות התחרותיות והשיויון.

.1יצויין שהוקם נוהל רכש בשנת 2020 וניכרת הקפדה על קיום הליך הצעות מחיר.

.2נדרש לסיים כתיבת ספר הספקים הפתוח לעיון הציבור.

.3יש להקפיד על ביצוע רכש תוך כדי ריכוז הזמנות והבאתן לכדי פרסום מכרז.

.4תחום החשמל והציוד המשרדי -יש לוודא תמחור כלל הפריטים במסגרת מכרז בנושא.

חיוב וגביית אגרות והיטלי בנייה

.1קיימים כפילויות בסוגי היטלים ואגרות-יש לעדכן את אתר העירייה לסוגי ההיטלים ואגרות הרלוונטיים.

.2נוהל חישוב אגרות והיטלים:

א. לא קיים נוהל עבודה עירוני המסדיר את הליך חישוב היטלים והפקת החיוב

למבקש.

ב. שטחי הבנייה לחיוב בהיטלים , מועברים מבודק התוכניות לאחראי על הגביה

מבלי לפרט אילו היטלים מדובר.

.3קיים חוסר הלימה בין סך הגבייה בפועל במערכת הגבייה לסך החיובים במערכת הקומפלוט של מחלקת הבנייה.

.4ביצוע חישוב היטלים במחלקת הגבייה מתקיים לפני הזנתו במערכת הקומפלוט של מחלקת הבנייה בניגוד לנוהל התקין.

.5שטחים ברי חיוב- העירייה אינה מחייבת חלק מהשטחים הנדרשים לחיוב , ומדיניות פטור עבור קומת עמודים מפולשת אינה אחידה.

.6עם הגשת בקשה להיתר נדרש לשלם %20 מסכום האגרה המשוערת קיים פער בין השטח לחיוב לבין השטח עליו הושת הפיקדון. כמו כן גם לאחר דחיית הבקשה לא הוחזרו כספי הפיקדון.

7. בחלק מהמקרים מבקשי ההיתר שילמו הפיקדון ובקשתם אושרה ומאידך לא

שולמו ההיתרים בפועל למעט הפיקדון.

8. בדיקת הלימות תחשיבי אגרות והיטלים להוראות התקנות וחוקי העזר בהיתרי

בנייה שאושרו בוועדה-קיים ליקוי בחישוב השטחים לצורך תשלום ההיטלים באופן בו חישוב השטחים נמוך ומתבצע בניגוד לחוקי העזר העירוני.

המלצות

.1יש לקבוע נוהל עירוני המסדיר את הליך חישוב וחיוב השטחים כמו כן לבצע ריענון הנחיות לגבי ההיטלים שיש להשית בתחומי העיר השונים.

.2תהליך רישום היטלים -נדרשת הטמעת נתוני החישוב במערכת הקומפלוט על ידי בודקות התוכניות ורק לאחריה ביצוע הגביה בהתאם להקלדת הבודקות .

.3נוהל חישוב אגרות והיטלים- נדרש לכתוב נוהל עבודה עירוני המסדיר את הליך חישוב היטלים והפקת חיוב למבקש..

.4יש לרענן את ההנחיות באשר להגדרה של שטחים ברי חיוב , בהסתמך על תקנון התכנון והבנייה והוראות חוקי העזר.

החברה הכלכלית לפיתוח נהריה בע"מ – דוח .I

הביקורת נערכה בחברה הכלכלית במהלך חודשים ספט'-דצמ' 2021 ועסקה בפעילותה הכוללת של החברה ובחנה את התנהלותה בשנים 2018-2021 בכל הקשור לתקציב ולפעילות מוסדותיה.

1. פעילות החברה-החברה פועלת במספר תחומים בשונה ממטרות החברה

בתקנונה, נדרש לתקן את התקנות החברה ובכך שיהיו תואמות למטרות החברה

כפי שנקבע במסמכי יסוד של החברה. כמו כן, החברה פועלת בתחומים שאינם למטרות רווח.

2. מוסדות החברה- אסיפה כללית לא כונסה בשנת 2018 ולא נערך דיון בנושא דוח

הכספי. במהלך השנים 2019-2021 האיספה התכנסה.

3. דירקטריון החברה- הרכב הדירקטריון היה בניגוד לחוק ולא שיקף נאמנה את

היחס בין סיעות מועצת העיר.

4. לא נקבע הסדר למניעת ניגוד עניינים עבור דירקטורית בחברה בהתאם להנחיות

משרד הפנים.

5. לא קיים תיעוד ישיבות של הדירקטריון וכן אין תיעוד של הפרוטוקולים לשנת

.2018 לא נקבעו תוכניות עבודה שנתית. יודגש שהחל משנת 2020 אישרה

האסיפה הכללית של החברה את תוכניות העבודה השנתית ובוצע סיכום תוכנית

עבודה שנתית.

6. ועדת מכרזים מתכנסת ומחליטה על חברות זוכות ללא נציג פיננסי.

7. לא קיימת וועדת כספים בחברה וכן ועדת ביקורת כמתחייב בחוק-נדרש למנות

ועדת כספים וועדת ביקורת במיידי ולהסדיר נוהלי עבודה שאינם קיימים.

8. תקציב החברה-הדוח הכספי של שנת 2018 לא הובא למליאת מועצת העיר.

9. לחברה הפסד נצבר לשנת 2020 בסך של 15.3 מיליון ₪ המורכב מחובות מים

לעירייה בסך של 10 מיליון ₪ ומלוות עירייה בסך של כ – 6 מיליון ₪ .

10. החברה עושה שימוש בכספי השכירות (הכסף שייך לעירייה) לאיזון הגירעון

המצטבר של החברה, בעוד מלוות שנתנו לחברה על ידי העירייה לא מוחזרים .

11. חלק מההפסדים נובע מהעברת פעילות לחברה על ידי העירייה ללא בחינת

הכדאיות הכלכלית.

12. הדירקטריון לא דן בצעדי התייעלות והבראה הנדרשים לחברה.

13. במהלך השנים החברה ניהלה מיזמים עבור העירייה מבלי שנחתמו הסכמים

המסדירים את תנאי ההתקשרות, יצויין שבמהלך שנת 2020 עיגנה החברה הסכם מסגרת עם העירייה המסדיר את ההפרדה בין החברה לרשות.

14. אין ממשק מחשובי בין משרד רו"ח של החברה לחברה עצמה.

המלצות

החל משנת 2019 ננקטו צעדים לשיפור ולקידום ההתנהלות בחברה ,קיום דיונים

על דוחות כספיים וקיום תוכניות עבודה שנתיות .

.1יש למנות ועדת כספים וועדת ביקורת לחברה לאלתר ולבחון למנות מבקר פנים לחברה .

.2נדרש נציג מגזברות העירייה באופן קבוע בחברה לאור הפעילות הכספית הנכבדה.

.3על החברה לפעול לפירעון החובות הנצברים מול העירייה.

.4נדרש להסדיר את מערכות המחשוב בין החברה לרו"ח שלה ולחייב נציג קבוע ממשרד רו"ח בחברה הכלכלית.

החברה הכלכלית לפיתוח נהריה בע"מ – דוח II

הביקורת התמקדה בניהול כוח אדם בחברה ,נתוני שכר שניתנו לעובדים וליועצים בשנים ובדקה את נאותות התשלומים.2018-2021

1. הליכים רגולטיביים- החברה מתנהלת ללא עץ מבנה ארגוני המאושר על ידי

משרד הפנים כנדרש דבר שפוגע ביכול הפיקוח על שכר משרות נחוצות, ותנאי העסקת עובדים.

2. הדירקטוריון לא דן ולא בחן את היישום של תנאי העסקה של עובדים הלא

בכירים.

3. בעלי תפקיד בכירים אינם מצהירים מידי שנה לממונה על השכר במשרד האוצר

על חובתם ליישום הוראות החוקים והצווים בעניין תנאי עבודה וחריגות שכר בחברה.

4. קליטת עובדים וסיום העסקתם -מצבת כוח אדם קטנה ב-%40 נבדק הצורך לגבי

נחיצותם של הנשארים.

5. העסקת עובדים לא בכירים ללא אישור הדירקטוריון וכמו כן לא נמצא סימוכין

על נחיצותם של העובדים.

6. השאלת עובדים- החברה העסיקה עובדי עירייה והיהפך ללא הסכמי שכר -נדרש

להפסיק את ההעסקה של העובדים לאלתר.

7. אישור החלת הסכמי העסקה ותנאי שכר -בוועדת כוח אדם בחברה מכהנים

עובדי חברה ללא דירקטורים בניגוד לנדרש.

8. קביעת שכר לחלק מהעובדים, עדכוני שכר ומתן הטבות ניתנים שלא על דעת

הדירקטוריון.

9. חוזי העסקה אינם תואמים את נוסח החוזה מטעם משרד הפנים, ומרבית

העובדים מועסקים ללא הסכם העסקה.

10. בדיקת נתוני שכר של העובדים –

א. שולמו תוספות שכר חריגות.

ב. דמי נסיעה שולמו רק לחלק מהעובדים.

ג. קיים שוני במכסת ימי חופשה בין העובדים.

11. התקשרות עם יועצים –

א. יועצים מועסקים ללא טופס למניעת חשש לניגוד עיניים .

ב. הטבת תנאי העסקה ליועץ לאחר פרסום המכרז ובניגוד לתנאי המכרז.

ג. קבלת תשלום ליועצים מבלי להגיש דין וחשבון על עבודתם.

יש להציג דוח המבקרת בפני הדירקטוריון.

המלצות

.1הדוח מצביע על ליקויים המצריכים טיפול בכל הקשור להתנהלות כוח האדם :תנאי העסקה הצורך במשרות, תנאי שכר. כמו כן התנהלות לקויה בכל הקשור לניהול יועצים, תנאי מכרז, קבלת תשלום ללא קבלת דין וחשבון על מה שנעשה בחברה הכלכלית.

.2נדרש לבצע רביזיה בכל הקשור לניהול כוח אדם, על פי דרישות משרד הפנים.

.3בכל מכרז ייעוץ יש להיצמד לתכולת עבודה ושעות ולהימנע ממכרזים פאושלים.

.4נדרש לבצע תיקון ליקויים של כלל הנושאים שעלו בדוח של המבקרת ולהעלות הדוח לדיון בפני הדירקטריון.

4. יש לציין לחיוב את הנכונות רצינות ומאמצי החברה בתיקון הממצאים .

סיכום.

.1על העירייה להכין דוח תיקון לקויים ולהגדיר לוחות זמנים לסיום כלל הליקויים.

.2על העירייה לבצע תהליך הפקת לקחים ולבנות תוכנית עבודה סדורה לטפל בכלל הנושאים וההמלצות שעלו בביקורות.

.3כמו כן יש לשלב את כל ההמלצות והלקחים שעלו בביקורות בתוכנית עבודה לשנת 2023 ולבצע תהליך בקרה וסיכום במהלך כל רבעון.

על העירייה להגיש דוח תיקון לקויים עד סוף רבעין ראשון .2023

יו"ר הוועדה -מר איציק פרץ

העתק:

מר רונן מרלי-ראש העיר

מר דודו אלחיני –מנכ"ל

מר מיכה זינו-גזבר העירייה

מר יניב קרייף- מנכ"ל החברה הכלכלית

גברת קרן דרכמן אבירם-מבקרת

עו"ד אורן ארבל -יועץ משפטי לעירייה

מר מתן לוי -עוזר ראש העיר

מר דודו אילוז-עוזר ראש העיר