סיכום והמלצות הועדה לענייני ביקורת לדוח מבקר העירייה לשנת 2023 מס' 40 מתאריך 29.10.2024
1
רחוב הצורן 6, קומהג' קריית העסקים והטכנולוגיה - ספיר, נתניה מיקוד 42506
כ"ז תשרי תשפ"ה
29 אוקטובר 2024
032900-7097
סיכום והמלצות הועדה לענייני ביקורת לדוח מבקר העירייה לשנת 2320 מס 40
(עפ"י פרוטוקול הועדה מס 4 מתאריך 29/10/2024 )
1. פרקים 5-1
1.1. סיכום: ניהול כספי בבתי ספר: רזיאל, איתמר, בארי, עוזיאל וטשרניחובסקי.
בתי הספר בניהול עצמי נדרשים לנהל את התקציב הכספי בכל שנת לימודים באופן עצמאי.
מינהל החינוך ואגף הגזברות מלווים במהלך כל השנה את מוסדות החינוך בכל הקשור לניהול המערך הכספי, באמצעות מספר משרדי רואי חשבון המלווים בקביעות ובאופן צמוד את בתי הספר.
בדו"ח מבקר העירייה מספר 40 נבדקו חמישה בתי ספר: רזיאל, איתמר, בארי, עוזיאל וטשרניחובסקי שנבחנו בהיבט של ניהול כספי.
ממצאי דוחות הביקורת במרבית בתי הספר מעידים על פערים בתיעוד המידע במגוון פעולות
כספיות כגון: הפקת דוחות בקרה, דוחות אחוזי גבייה חודשיים, ביצוע התאמות חודשיות של המחאות
דחויות, פרוטוקולי זכויות חתימה ועוד.
במסגרת הניהול העצמי, על בתי הספר ליזום ולבצע רכישות והתקשרויות עם קבלני משנה ולשאוף לעשות שימוש במכרזים של הרשות המקומית או בהסכמים שלה עם הספקים על מנת להוזיל עלויות.
עפ"י דוחות הביקורת, מינהל חינוך לא מעדכן בתי הספר בהתקשרויות שנעשו במסגרת העירייה לעבודות או רכישות של מוצרים תואמים.
1.2. המלצות
1.2.1. על מינהל חינוך להעביר לבתי הספר בכל שנה רשימה מעודכנת של ספקי עירייה מאושרים על מנת שבתי הספר יוכלו לבדוק עדיפות בתנאי ובמחירי ההתקשרות איתם לעומת הצעות מחיר מול ספקים אחרים.
1.2.2. בכל שנה לפני מועד פתיחת שנת הלימודים, על מינהל חינוך לערוך השתלמות למזכירות בתי הספר וליו"רים הבית ספריים בכל הנוגע לניהול כספי וכן לשימוש בכספי הורים על פי כללי מינהל תקין .
2. פרק 8 – בחירת זכיין והפעלת מסעדת ה"צוק
2.1. סיכום:
בדברי הסיכום שלי אני נשענת בעיקר על חוות הדעת של המנכל שגם הציע דרכי פתרון למה שהוא הציג בדבריו כ"בעייתיות עד כדי רשלנות. "
2
רחוב הצורן 6, קומהג' קריית העסקים והטכנולוגיה - ספיר, נתניה מיקוד 42506
המנכלציין ש'אגף הנכסים כשל' ואני מאמצת את דבריו המנוסחים היטב בדברי הסיכום שלו בצורה נעימה הרבה יותר מהניסוח שאני הייתי משתמשת בו.
מקריאת הדו"ח עלה בעיני רצף אירועים של 'חד גדיא' מההגדה ב'ליל הסדר : 'הנה מתחיל אירוע והוא מתגלגל ככדור שלג אל התהום.
מה שקרה עם המכרז ומימושו הוא אירוע מצטבר. כל עמוד בדו"ח מוסיף פרט מטלטל לעלילה.
שרשרת שכל 'חרוז' בה שווה יותר מקודמו וכאילו מנצח אותו. ומי שולט על כל הסמטוכה הזאת - לא ברור. זה דו קרב שאין בו מנצח ואין בו ניצחון וכל אחד מופסד ומפסיד מהצד שלו.
לא אתייחס לגורמים העסקיים השונים שניסו וגם רצו להצטרף כבעלים וכמפעילים. הם היו טריגר להיווצרות של רצף כשלים חמורים ביותר. מצד העירייה נתגלו שני אגפים חשובים ומרכזיים, נכסים ורישוי עסקים שאינם מסונכרנים בעבודה משותפת ,אינם פועלים על פי נוהלי עבודה ברורים, אינם מנהלים מו"מ מתועד לא מתעדפים את הנושא הן ברמת הבחירה בזכיין והן ברמת הפיקוח והאכיפה, מגחכים את העירייה שיצאה פה, מה לעשות, לא מקצועית.
בעת הזאת של עולם שמשתנה לנגד עיננו אנחנו מחויבים לצאת מקיבעון מחשבתי לצאת מהקופסה'
לא יהיה רק צמד מילים. אנחנו כעירייה , כמועצה נבחרת, חייבים שתעשה בחינת מציאות במרחב הציבורי, ומכאן שבחינת המבנה הארגוני תוביל כמה שיותר מהר לרפורמה מקיפה, יסודית, ללא פרצות.
אני מאמצת כאמור את המלצות המנכל ומדגישה כי עצם עזיבתה של הדמות המנהלת של אגף הנכסים מייתרת את המלצתו הראשונה אולם נוגעת בעוד דמות באגף הנכסים שלגביה אתייחס בהמשך.
2.2. המלצות
2.2.1. יש לבחון מחדש את המבנה הארגוני באגף הנכסים ואת חלוקת התפקידים בין העובדים 2.2.2. קיים צורך בריענון נהלים קיימים בכל הקשור למכרזים למשא ומתן ולפיקוח על נכסי העירייה המושכרים לזכיינים.
2.2.3. יש להכין רשימת תיוג לכל נכס עירוני ואחת לחצי שנה לבדוק את הנתונים 2.2.4. כשל גלוי לעין היה בתחום המחלקה לפיקוח ובקרה על נכסי העירייה. על פי המבנה הארגוני תפקיד המחלקה הוא לטפל בנכסים העירוניים בתחום המסעדות והקיוסקים והנכסים שבתחום חופי הים, טיפול בחנויות העירוניות ועוד.
האירוע המדובר, שבו התאפשר קבלת חוזה עם הוספת שם חדש לחוזה ללא גילוי הדבר במחלקת הפיקוח, היא בת הזוג הקתולית, הבלתי נפרדת לאגף הנכסים . שני אלו, הם הביצית והזירעון לילוד החדש, סדרת כשלים נוספים ומתמשכים שהגיעו עד לקיום אירועים האסורים על פי ההסכם, כולל הכנסת גופי תפעול חדשים נוספים ללא ידיעת ואישור האגף.
2.2.5. מכאןהמלצה נוספת היא לחדד באופן מיוחד נהלים וסדרי עבודה במחלקה לפיקוח ולבקרה לצד הכנסת ייעוץ ארגוני מיוחד ותוספת בקרה להנ"ל.
3
רחוב הצורן 6, קומהג' קריית העסקים והטכנולוגיה - ספיר, נתניה מיקוד 42506
הערה נוספת: איני עורכת דין ו או משפטנית ומכאן אני נמנעת מהבעת ביקורת על פי דעתי האישית והבוחנת את הלשכה המשפטית, שמה לעשות, , לא ראתה את התמונה המלאה ולא עשתה עבודה
מדויקת. אומר רק זאת: גם בלשכה המשפטית יש מקום לעמוד מול מראה ולהגיע לתובנות הקשורות
בה.
3. פרק 9 – בניית חדר טרנספורמציה בשטח ציבורי פתוח ברח' גיבורי ישראל 9
3.1. סיכום:
3.1.1. חדר הטרפו' עמד על תילו יותר משנה וחצי לפני שניתן ליזם אישור תחילת עבודות מועדת רשות רישוי.
3.1.2. אגף הנכסים לא יד ע במהלך הבנייה ולאחריה על כך שהקבלן והיזם בנו במקום מבלי שנתקיימו התנאים המפורטים בהיתר הבנייה ובכלל זה קבלת אישור תחילת עבודות מועדת רשות רישוי
3.1.3. חדר הטרפו' נמסר לנציגי חברת חשמל לישראל כשנה וחצי בטרם ניתן ליזם אישור תחילת עבודות מועדת רשות רישוי ובניגוד לתנאים בהיתר הבנייה 3.1.4. דוח הביקורת מעלה כי שטח עירוני נמסר ליזם לצורך הקמת חדר טרנספורמציה וזאת ללא תיעוד ההחלטה על המיקום וללא חיוב בעבור השטח העירוני.
3.1.5. לא נערכה התחשבנות כספית מול היזם אשר החליט להעביר את חדר הטרפו מהחלקה בבעלותו לקרקע עירונית
3.2. המלצות
3.2.1. בהמשך לאי דיווח על ביצוע בנייתהחדר, אכלוסו וחיבורו הרי שמהנדס העירייה יחד עם מנכ"ל העירייה יבחנו את ה השלכות והמסקנות בליקויים שעלו בדוח כולל אפשרות הסקת מסקנות אישיות.
3.2.2. יש להביא את מירב הנתונים בפני מועצת העירייה לפני אישורי חוזים והעברת בעלות בכל הנוגע לשצ"פ.
3.2.3. ישלפעול לניהול דיאלוג נרחב יותר עם חברות התשתיות תוך נוהל מסירה ברור הן בעת בנייה חדשה והן בעת ביצוע פעולות תשתית משמעותיות יותר 3.2.4. על אגף הנכסים ומנהל ההנדסה בכללותו להביא לידיעת חברי המועצה את כלל הנתונים בכל הנוגע להקצאת קרקע לטובת צד ג' שלא במקרה זה, של העלמת מידע משמעותי
וקריטי לקבלת החלטות.
3.2.5. יש לגבות במקרים דומים תשלום מהיזם בגין שימוש בקרקע ציבורית לאור כך שהיה אמור לבנות את חדר הטרפו בחלקה שלו.
4
רחוב הצורן 6, קומהג' קריית העסקים והטכנולוגיה - ספיר, נתניה מיקוד 42506
4. פרק 10 הקצאת שטחים
4.1. סיכום
4.1.1. דוח הביקורת בנושא זה מציף מס' ליקויים בסיסיים שבחלקם הגדול הינם מנהלתיים אולם אין לזלזל בחשיבותם. תרשים הזרימה המתאר את שלביות הטיפול בהקצאות קרקע לוקה בחסר ואינו חופף ומותאם לחוזר מנכ"ל משרד הפנים בנושא חשוב זה.
הליך הפיקוח ואכיפה באגף הנכסים אינו מקיף מספיק ואינו מבוצע באופן סדיר ועל פי לוחות זמנים קבוע. יש לתת משקל רב הן לאכיפה בפועל והן לרישומים ולתיעוד של הפעילות של המערכות הפנימיות של אגף הנכסים. לדוגמה ניתן לראות בדוגמה שהובאה בדוח הביקורת בתיק עמותה (מגרש 126) על כך שבתיק הנכסים היו חסרים מסמכים רבים ולא קיימת סריקה של מסמכים בצורה סדירה.
כמו כן, הפרוגרמה העירונית חייבת לכלול את כל הצרכים הפרוגרמתיים שעולים מעת לעת בהתאם לשינויי תב"ע שהרשות מקדמת.
4.2. המלצות
4.2.1. יש לבחון את המבנה הארגוני בכל הקשור לתיעוד, פיקוח ואכיפה של התהליכים הן בתהליך ההקצאה וכן לאחר מכן במהלך תקופת ההקצאה . הועדה ממליצה שמנכ"ל העירייה יבחן הצעה שתוגש על יד מנהל האגף החדש בנושא זה.
5. פרק 11 - מבנים מסוכנים כולל מבני ציבור
5.1. סיכום
5.1.1. הדוח מצביע על מחסור בכוח אדם של 3 מפקחי שטח במחלקת מבנים מסוכנים וסה"כ מחסור של 12 מפקחי שטח באגף הפיקוח על הבנייה. מחלקת מבנים מסוכנים פועלת ללא צוות עובדים אורגני ביחידה, ללא מאגר ידע בכל הקשור להכשרה המקצועית וידע ההנדסי של מפקח השטח וללא הגדרות בעלי התפקידים במחלקה.
5.1.2. העירייה פועלת לפי חוק עזר שנכתב בשנת 1960 ומאז לא עודכן והותאם למציאות כיום ולתקני התכנון והבניה הקיימים כיום.
5.1.3. המחלקה מתנהלת ללא תיק נהלים והוראות עבודה סדורים ומפורטים, ללא נהלי עבודה בממשק עם היחידות המקבילות/ בכפיפות בעירייה וללא תרשים זרימה מפורט וסדור המגדיר שלבים ברורים.
5.2. המלצות:
5.2.1. יש להביא להגדלה מדורגת בכ"אבהדגשת חשיבות ובהילות הנושא.
5.2.2. יש לנסח במיידי חוק עזר עירוני חדש עם כללים והתייחסות לבניה המודרנית – החוק חייב להיות היברדי מאוד כדי להכניס עדכונים – לא ניתן להישאר עם חוק עזר עירוני וסמכויות משנת 1960 .
5.2.3. יש להכין מענה מפורט למבנים מסוכנים כולל גיול מלא והליכים עם תרשים זרימה ברור
5
רחוב הצורן 6, קומהג' קריית העסקים והטכנולוגיה - ספיר, נתניה מיקוד 42506
5.2.4. יש לפעול לעדכון נוהל ISO, העובר כעת תהליך של אישור מול גורמי העירייה הרלוונטיים אשר יכלול גם את המלצות דוח ביקורת זה.
6. פרק 12 – רכבים שיתופיים
6.1. סיכום:
פרוייקט הרכבים השיתופיים בוצע במרחב העירוני של נתניה אולם לבסוף לא צלח. בדוח הביקורת הוצגו מס' ליקויים אומנם לא רבים אולם סביר להניח שאלה היו הסיבות לכך.
6.2. המלצות:
6.2.1. ככל ובעתיד תשקל הצעה לשוב ולחדש בעיר נתניה פרוייקטי רכבים שיתופיים הרי שמומלץ ומוצע לקבוע מראש מדדים לבחינת מטרות הפרוייקטים לטווח הקצר ולטווח הארוך ולערוך סקר משתמשים לצורך ניתוח יעילות הפרוייקט.
6.2.2. להכניס לחוזים עתידיים מנגנוני בקרה שיכללו סעדים וקנסות על הפרות יסודיות של החוזה דוגמאות: המכרז נגע לרכבים חשמליים ובפועל היו רכבים הממונעים על בנזין, מספר הרכבים שהחברה הציבה לא היה זהה למספר בחוזה.
6.2.3. להבטיח במכרזים מסוג זה הנחות מהותיות לתושבי העיר על מנת לעודד אותם שימוש בשרות שממומן בחלקו על ידי הרשות עצמה.
7. פרק 13 – מועדון הספורט קולט כהן
7.1. סיכום:
7.1.1. המועדון המקבל תמיכה מעיריית נתניה ומתנהל כעסק פרטי שאין בו חוקים, תקנות, נוהלי עבודה ואחריות מול המאמנים שהם עובדיו, מול החניכים שהם משאב עתידי ומול ההורים שהם חלק ממאגר ההכנסות.
המבקר ממליץ בסיכום הביקורת "לשקול" ולהעביר כל ממצא לבדיקה לרשם העמותות.
לאור חומרת הממצאים הביקורת ממליצה להנהלת העירייה "לשקול להפסיק את התמיכה במועדון ולא לאפשר לו לעשות שימוש במתקנים עירוניים".
סיכום המבקר נכתב בעדינות אך אי אפשר להתווכח עם השורה האחרונה שהיא כפסק דין
שיש בו צדק שלא אפרט את מרכיביו. לצד זאת יש בדבר ראש העיר בביקורת לסעיף זה רמז וסוד: לבדוק שכל מי שמקבל תמיכה פועל על פי תקנות ונהלים וגו'.
7.2. המלצות :
7.2.1. יש להוציא הוראה ברורה לא לתת למועדון הנ"ל כל תמיכה וכל אפשרות לשימוש במתקני עירייה, לצד הסבר ברור ונחרץ להורים ולציבור התושבים., כל עוד הליקויים לא נבדקו ולא תוקנו.
6
רחוב הצורן 6, קומהג' קריית העסקים והטכנולוגיה - ספיר, נתניה מיקוד 42506
7.2.2. בכל מקרה של הטלת איסור על מועדון ספורט מלהשתמש במתקן עירוני, יש להודיע על כך גם לספורטאים ובני משפחתם. יחד עם זאת ככל שהליקויים תוקנו ונבדקו הרי שיש לאפשר חזרה לפעילות.
8. פרק 14 – ניהול ותפעול המזנונים במתחם אצטדיון נתניה ע"י המפעיל
8.1. סיכום:
8.1.1. אגף הנכסים והחברה למען הספורט מפרסמים מכרז שבו זכתה חברת אמברוזיה. מדו"ח ביקורת של וועדת הביקורת בחברה למען הספורט עולה כי הזוכה אינו מבצע הלכה למעשה את התחייבויותיו במכרז ונמצאו הפרות במספר תחומים: מכירת פריטים שאינם תואמים את מפרט המכרז, שמירה על תנאי תברואה וניקיון, כללי בטיחות ותכולת מוצרים שאינה תואמת את גודל האריזה.
8.2. המלצות:
8.2.1. לאכוף במכרז החדש שיצא בתחילת 2025 את ההתחייבויות של הזוכה על ידי סעדים וקנסות שיוכנסו לתנאי המכרז בנוגע לכל הפרה, כך שלמעשה כל הפרה של תנאי בסיסי תומר לקנס כספי.
8.2.2. יוכנס סעיף לפיו החברה למען הספורט ואגף הנכסים יוכלו לבצע ביקורות פתע מעת לעת ויישום ותיקון הליקויים יחייב את המפעיל בלוחות זמנים שיקבעו בתנאי המכרז. הדגש הוא על מחיר, איכות, שירות ונקיון.
9. פרק 15 - תחרות גלישת גלים 2022
9.1. סיכום
9.1.1. דוח הביקורת מעלה כשל בועדתהמכרזים בנוגע לקיום ועדת מכינה וכן שינוי החלטה עקרונית גורפת מאי ביצוע התחרות לאישור הביצוע.
9.2. המלצה
9.2.1. יש לכלול בעתיד בכל החלטות הנהלה בכל דרג שהוא את הנימוקים להחלטות המתקבלות ולתעדן בפרוטוקול. הדבר נדרש לצורך שקיפות, אמיתות ונאותות התהליכים.
10. פרק 16 – הספורט העממי
10.1. סיכום:
10.1.1. נכון ליום ביצוע הביקורת בשנת 2023 קיים מערך ניהול תלת ראשי שמוביל לכך שתחום הספורט נופל בין שלושה גופים: העמותה לחינוך בלתי פורמאלי (שמעסיקה את רוב עובדי האגף וגובה תקורה בגובה 4.2%), אגף הספורט והחברה למען הספורט ולכן קשה להפריד בין פעילויות העובדים בתחום הספורט לבין תחום פעילותה של העמותה. כמו כן, התחלפה שרשרת הניהול של האגף ו ביום ביצוע הדו"ח היו חוסרים בבעלי תפקידים מרכזיים באגף.
7
רחוב הצורן 6, קומהג' קריית העסקים והטכנולוגיה - ספיר, נתניה מיקוד 42506
בזמן הדו"ח לא היתה קיימת תכנית אב רב שנתית לספורט העממי בנתניה שכוללת תחרויות אירועים וטיפול במתקני הספורט. משנת 2019 ירד תקציב האירועים בצורה דרמטית 55% )
וחסרים מתקני ספורט רבים שהיו אמורים להיות מבוצעים על פי תכנית אב שנבנתה בשנת 2016 ורובה לא יושמה.
10.2. המלצות
10.2.1. מאחר ובחודשים האחרונים הועבר אגף הספורט וכל עובדיו ממבנה תלת ראשי למבנה אחוד תחת החברה למען הספורט ואוישו בעלי התפקידים החסרים בניהול האגף, תציג החברה בחודשים הקרובים את התכנית הרב שנתית החדשה והמעודכנת שלה ותקבע בה גם מדדים למעקב וביצוע התכנית בכל שנה ושנה. התוכנית תוצג בפני המנכ"ל 10.2.2. הגדלת תקציב אירועי הספורט לרמתו בשנת 2019 ובהצמדה לצרכים שקיימים בתכנית הרב שנתית שתוצג.
10.2.3. להגדיל את תקציב תחזוקת המתקנים בהתאם לצרכים הקיימים שיעלו ויוצגו בתכנית הרב שנתית של החברה.
אבי סלמה
יו"ר הועדה לענייני ביקורת