דוח מבקר העירייה לשנת 2016

מרץ רמת- גן, ניסן תשע"ז

בצירוף הערות ראש העיר

_________________________________

2016

דו"ח שנתי

מבקר העירייה

עיריית רמת-גן

2016 דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

תוכן העניינים

אגף החינוך

(הערות ראש העיר בסיום כל נושא) א. נושאי הביקורת אגף תשתיות

101 ......................................................................................................................... ועדות השמה 41 ................................................................ נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי 31 .............................................................. השתתפות משרד החינוך בגין הסעות למוסדות חינוך 5 ........................................................................................... תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך מחלקת תרבות ואירועים

131 .......................................................................................... ביקורת סוגיות במחלקת גנים ונוף מנהל כספי

171 .......................................................................... היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים אגף ביטחון ואכיפה

203 ................................................................................................................... אישורים לטאבו האגף לשירותים חברתיים

267 .................................................................................................. ההיערכות העירונית לחירום 235 .............................................................................. ביקורת סוגיות במחלקת הפיקוח העירוני מחלקת נכסים

315 ........................................................... מיצוי הכנסות ממשרד הרווחה בגין העסקת כוח אדם אגף שפ"ע

337 ........................................................................................... תשלומי מע"מ על השכרת נכסים אגף רכש, לוגיסטיקה, התקשרויות וביטוח

351 .................................................................................................................. השירות הווטרינרי חברות עירוניות

405 ...................................................................................................... רכישות טובין - אגף הרכש

485 .......................................................................................... ב. הוראות החוק לנושא הביקורת 429 ................................................................................. סוגיות בהתנהלות "מפעלי בית עמנואל

5

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן הסעות למוסדות החינוך

ההיקף התקציבי של עלות ההסעות הינו כ

1,5 02

לפי נתונים שהתקבלו מהמחלקה, בשנה"ל תשע"ה הוסעו מרכז השלטון המקומי עם חברת "מסיעי שאשא".

לשם הסעת תלמידים למסגרות חינוכיות. בשנת תשע"ז התקשרה העירייה באמצעות מכרז של "ש.ט.ס. ישראל טרוול סרוויס בע"מ", "בון תור בע"מ" (להלן:חברת ההסעה) ו"טיולי הנשיא", בשנת תשע"ו התקשרה העירייה באמצעות מכרז של החשב הכללי עם שלוש חברות הסעה:

לבחירת קבלנים וחברות ההסעה.

בדיני הרשויות המקומיות נקבעה החובה לקיום מכרזים והתקשרויות ברשויות המקומיות 2 תלמידים על ידי הרשויות המקומיות למוסדות החינוך ומהם, אשר אוגדו בחוזר המנכ"ל משרד החינוך משתתף במימון ההסעות ובפיקוח על ביצוען. המשרד קבע כללים והנחיות להסעות הילד תדאג להסעתו במשך שנת הלימודים בהתאם לשעות הלימודים במוסד החינוך.

חינוך וממנו, לפי צרכיו ובהתחשב בסוג המגבלה שלו, וכי הרשות המקומית שבתחום שיפוטה גר בחוקים אלו נקבע כי ילד עם מוגבלות זכאי להסעה ממקום מגוריו או ממקום סמוך לו למוסד לילדים נכים, התשנ"ד

חובה, בחוק חינוך מיוחד, התשמ"ח

זכויותיהם החינוכיות של ילדים בעלי צרכים מיוחדים במערכת החינוך מוסדרות בחוק לימוד ספר העונים על צרכיהם הייחודיים.

מערכת ההיסעים נותנת, בנוסף, מענה חשוב לתלמידי החינוך המיוחד ומאפשרת להם ללמוד בבתי שבאזור מגוריהם אין בית ספר או שבית הספר נמצא בריחוק ניכר מביתם.

החוק לתלמידים הוראה למוסדות חינוך רשמיים" (להלן: חוזר המנכ"ל), נועדה לסייע ליישום 1 הסעת תלמידים במערכת החינוך, כפי שהיא מעוגנת בחוזר המנכ"ל "הסעות תלמידים ועובדי של כל ילד בגיל המתאים אחראים לשלוח את ילדם ללמוד במסגרת חינוך מתאימה.

חובה ועד כיתה י"ב ללמוד במוסד חינוכי מוכר. כדי להשיג מטרה זו קובע החוק, בין היתר, שהוריו חוק לימוד חובה התשי"ט

מבוא 1

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך

כדלהלן:

הבטיחות בהסעות לתלמידים במערכת החינוך מוסדרים, בין היתר, בתקנות ובחוזרי המנכ"ל מערכת ההסעות משמשת בעיקר את תלמידי החינוך המיוחד בעלי הצרכים המיוחדים. תנאי הסעת תלמידים במערכת החינוך נועדה לאפשר את יישום חוק לימוד חובה לכל התלמידים.

המועצות המקומיות (המועצות האזוריות) (נוסח חדש), התשי"ח בתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח 2

חוזר המנהלת הכללית, הוראות קבע, "הסעות תלמידים ועובדי הוראה למוסדות חינוך רשמיים", עד 1

6

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

הביקורת מודה על שיתוף הפעולה.

תגובות מנהלת האגף וס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה שולבו בסעיפי הדוח.

הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

בחנה קיומם של מנגנוני בקרה פיקוח ודווח. •

ביצעה בדיקות מבססות ובדיקות מדגמיות •

בחנה התקשרויות העירייה עם חברות ההסעות •

סקרה חוקים תקנות ונהלי העירייה •

סקרה נהלים המתייחסים לנושאים המבוקרים •

:כמו כן, הביקורת

קצין הבטיחות בתעבורה של העירייה (להלן: "קצין הבטיחות בעירייה"). •

מזכירות מחלקת לוגיסטיקה והיסעים באגף החינוך •

סגן מנהל מחלקת היסעים •

ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מח' כספים •

ס/מנהלת אגף החינוך ומנהל מחלקת לוגיסטיקה, היסעים ובטיחות באגף החינוך •

מנהלת אגף החינוך •

לצורך הכנת הביקורת נערכו פגישות עם בעלי התפקידים הבאים מתודולוגיה 3

בחינת מנגנוני הפיקוח, הבקרה והדיווח בנושא הסעות ילדים •

עמידה בדרישות החוק ובהוראות חוזרי המנכ"ל הרלוונטיים •

למוסדות החינוך, תוך מתן דגש לנושאים

לבחון תהליך ההתקשרות עם חברות ההסעות ותהליכי העבודה הקשורים להסעות תלמידים מטרת הביקורת 2

התלמידים (להלן: "המחלקה") באגף החינוך (להלן: "האגף באגף החינוך היא הגורם האחראי על הסעות מחלקת לוגיסטיקה היסעים ובטיחות •

"תקנות מפרטי רכב בטיחותי

בתקנות הסעה בטיחותית לילדים נכים (מפרטי רכב בטיחותי), תשנ"ה •

(להלן: "הנחיות ביטחון

בנספח ג' של חוזר מנכ"ל בנושא "הנחיות ביטחון ובטיחות בהסעות ובמפרצי חנייה" •

למוסדות חינוך רשמיים" (להלן: "חוזר מנכ"ל

3.3-6 בחוזר מנכ"ל משרד החינוך-מס •

ונהגים העומדים בתנאים ספציפיים יורשו להסיע תלמידים בתקנות התעבורה תשכ"א •

7

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

תקציב ההסעות לפי ספר התקציב העירוני (לא כולל ליווי הסעות):

נתונים כספיים 4

סעיףתיאור סעיף תקציב

2013

באלפי

אומדן ביצוע

2014

באלפי

תקציב שנת

2015

באלפי

תקציב שנת

2016

באלפי

ספר וגנים 20,184 20,184 19,693 19,184 1817800710 הסעות תלמידים לבתי ציבורית 656 1817800712

החזר דמי תחבורה 656 656 591

סה"כ הסעות תלמידים (ללא תקציב

ליווי): 19,840 20,349 20,840 20,775

ממצאים עיקריים 5

[ קבלן ההיסעים בפועל

בפועל. מכאן עולה כי ב

שהיתה המסיעה תור", אך כלל הפירוט ובירור התשלומים נעשו מול חברת "מסיעי שאשא"

קבלן המשנה, חברת "מסיעי שאשא בע"מ". החשבוניות הכספיות הופקו על ידי חברת "בון –

מהביקורת עולה כי כלל ההתחשבנות עם חברת בון תור בשנים 6.1 חשבונות ספקים, נוהל דיווחי קווי נסיעה למשרד החינוך ועוד מהביקורת עולה כי הנהלים הכתובים חסרים, כגון: נוהל ביקורות בשטח, נוהל אישור להסדיר את פעילות המחלקה. מהווים בסיס לנהלי עבודה מחלקתיים שאמורים היו אשר מגדירים את אופן הפעולה הרצוי של ההסעות ברשויות המקומיות. חוקים ותקנות נהלי עבודה - מערך ההיסעים במחלקה פועל בהתאם להוראות החוק, תקנות וחוזרי מנכ"ל

[ .ההיסעים

הביקורת מעירה כי אין גורם מטעם העירייה הנותן מענה מקצועי לבטיחות מערך חברת משכ"ל ביקורת שוטפות על פעילות חברת שאשא.

באמצעות מכרז משכ"ל עם חברת "מסיעי שאשא", כאשר במסגרת התקשרות זו מבצעת שהעירייה התקשרה העובד בעריכת ביקורות בהיסעים. לדברי סגן מנהלת האגף זאת מפני בשנת הלימודים תשע"ז הופסקה פעילות .כ

על ההסעות וכן לא נערכו ביקורות לרכבי ההסעה ולנהגים. מדובר בהיקף תקציב מהותי של ביקורות בהיסעים רק בחודש דצמבר

של ההסעות על ידי גורם מקצועי ומוסמך של העירייה, מונה עובד מהמחלקה לעריכת בעריכת ביקורות בטיחות וביטחון מידלמרות המלצת מבקר העירייה משנת

8

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

והרכבים באופן עצמאי

ע"י חברת שאשא בע"מ, למרות שאין סעיף בחוזה המסמיך את החברה לנהל את המסלולים רכב או איזה נהג משתייך לכל מסלול. הביקורת מעירה כי ניהול המסלולים בפועל מתבצע ואת מספר הרכבים לכל מסלול, אך אינו מנהל את רשימת המסלולים בפועל ואינו יודע איזה מהביקורת עולה כי סגן מנהל המחלקה מעביר לחברת ההסעות את מספר הילדים בכל מסלול לעצם קיום ביקורת יעילה ואפקטיבית על ידו

ידי משכ"ל (ראה סעיף

כמו כן בהשוואה לביקורות המבוצעות על בהיקף ממוצע מצומצם דצמברמנתוני המעקב שבוצעו באגף בחודשים

]הביקורת מציינת בחיוב כי תוקן בעקבות הערותיה

הבטוח". לא התקבלו אישורים בנוגע לקבלני המשנה האחרים, חברות המוניות.

אישור העירייה להעסקת קבלני משנה, וקבלה אישור מיום ה ביניהם: "מוניות קסם", "מוניות רמת-גן", ו"מוניות שרת חולון". הביקורת בקשה לקבל את אישור זה מתייחס לקבלני המשנה שמעסיקה החברה הנעשה בחברה על ידי קציני הפיקוח.

ב

החשבונות הוגשו ואושרו באופן רטרואקטיבי, לאחר חתימת ההסכם ספטמבר

בע"מ" החלה להסיע תלמידים מיוםמהביקורת עולה כי על אף שחברת "מסיעי שאשא תיעוד לטיפול בליקויים אלה, כגון: הטלת קנסות, זימון לשימוע ועוד מהביקורת עולה כי למרות שהועלו ליקויים חמורים בדוחות הפיקוח של משכ"ל, לא נמצא והפיזור. לשם כך בצעה הביקורת

הביקורת ביקשה לבחון את התנהלות קבלן ההיסעים בעת הסעת התלמידים בשעות האיסוף קנסות ושקילת התקשרות עתידית עם החברה

וריכוזן מקשה על עריכת בקרה ומעקב לצורך שיפור השירות וכן לצורך התחשבנות, גביית הפניות הביקורת סבורה כי היעדר תיעוד של של הפניות הטלפוניות המתקבלות בכל יום.

ואין במחלקה כלל תיעוד מרבית הפניות למחלקה מתבצעות באופן טלפוני ישירות למחלקה בשנה"ל תשע"ז מערך ההיסעים כולל

העובד הוחזר לתפקידו הקודם.

לאור זאת, האגף מינה עובד כללי למטרה זו. נכון לחודש פברואר מקצועי לאגף החינוך.

פקידות. לדברי ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה, לא אושר תקן יעודי של מפקח/קצין בטיחות על פעולות מערך ההיסעים. מערך ההיסעים כולל

מחלקת לוגיסטיקה, היסעים ובטיחות באגף החינוך (להלן: "המחלקה") אחראית בין היתר גם מבנה וארגון ביחידות העוסקות בניהול ההסעות 6

בדיווחי הפיקוח שנעשו ע"י משכ"ל, נמצאו

9

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן פעילות חברות ההיסעים.

, בעיקר נוכח היקפי ההיסעים הגדולים עימם מתמודדת המחלקה והבקרה הנדרשת אחר החינוך הביקורת סבורה כי על הנהלת העירייה לשקול לאשר תקן של קצין בטיחות בתעבורה באגף

המלצת הביקורת

חשבונות ספקים, נוהל דיווחי קווי נסיעה למשרד החינוך ועוד.

כגון: נוהל ביקורות בשטח, נוהל אישור מהביקורת עולה כי הנהלים הכתובים חסרים, להסדיר את פעילות המחלקה. מהווים בסיס לנהלי עבודה מחלקתיים שאמורים היו אשר מגדירים את אופן הפעולה הרצוי של ההסעות ברשויות המקומיות. חוקים ותקנות מערך ההיסעים במחלקה פועל בהתאם להוראות החוק, תקנות וחוזרי מנכ"ל נהלי עבודה -

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

יש לכתוב נהלים מקיפים ועדכניים לפעולות המחלקה בתחום ההיסעים.

יחד עם זאת אנו מקבלים את המלצת הביקורת ובכוונתנו להפוך את התהליכים לנהלים תיעוד מלא של כל הקשור לביקורות, אישור חשבונות נוהלי דיווח למשרד החינוך ועוד.

"באגף החינוך בכלל ובמערך ההיסעים בפרט קיימים תהליכי עבודה מסודרים ומובנים וכן כתובים."

המלצת הביקורת:

. ההיסעים

הביקורת מעירה כי אין גורם מטעם העירייה הנותן מענה מקצועי לבטיחות מערך חברת משכ"ל ביקורת שוטפות על פעילות חברת שאשא.

באמצעות מכרז משכ"ל עם חברת "מסיעי שאשא" כאשר במסגרת התקשרות זו מבצעת שהעירייה התקשרה העובד בעריכת ביקורות בהיסעים. לדברי סגן מנהלת האגף זאת מפני בשנת הלימודים תשע"ז הופסקה פעילות .כ

על ההסעות וכן לא נערכו ביקורות לרכבי ההסעה ולנהגים. מדובר בהיקף תקציב מהותי של ביקורות בהיסעים רק בחודש דצמבר

של ההסעות על ידי גורם מקצועי ומוסמך של העירייה, מונה עובד מהמחלקה לעריכת בעריכת ביקורות בטיחות וביטחון מידלמרות המלצת מבקר העירייה משנת

התלמידים".

בטיחות ובטחון בתעבורה" שעיקר תפקידו יהיה לפקח על הבטיחות והביטחון בהסעות , "יש מקום לשקול גיוס "ממונה הביקורת חוזרת על המלצתה מדוח המבקר לשנת

פגישות עבודה שוטפות ודוחות תחזיות מול ביצוע, עבור כל אחת מחברות ההיסעים.

העבודה עם קצין הבטיחות, מבוצעים בעיקר על ידי ס/מנהל מחלקת היסעים באמצעות עם חברות ההסעה, יצירת קווי ההיסעים, ממשק העבודה מול מחלקת הטיפול בפרט וממשק מהביקורת עולה כי ניהול ההיסעים השוטף כולל טיפול בפניות המוקד, אישור ההתחשבנות

10

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

המלצות הביקורת:

מחלקת היסעים.

מומלץ כי ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה יערוך פגישות עבודה שוטפות עם ס/מנהל

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

מומלץ לבצע אחת לרבעון ישיבת עבודה בנושא היסעים במעמד מנהלת האגף.

סגן מנהלת האגף יקיים פגישות עבודה דו שבועיות "אגף החינוך מקבל את המלצת הביקורת.

כל תלמיד לרכב ההסעה הנוסע למוסד הנדרש.

קווי ההסעה בצירוף פרטי התלמידים מועברים לחברת ההיסעים לצורך שיבוץ ואת מספר הקו. 3 רשימות המצויות במחלקת פרט. קווים אלו מציגים את מספר התלמידים המוסעים לכל מוסד לאחר בחירת חברת ההיסעים נדרש לשבץ את התלמידים הזכאים להסעה למוסדות הלימוד, על הליך ניהול קווי ההסעה ושיבוץ התלמידים 7

ייכתבו נהלים לנושאים הנדרשים

מנהלת אגף החינוך תקיים ישיבת עבודה בנושא היסעים אחת לרבעון.

הביקורת של משכ"ל.

קבועות עם סגן מנהל מח' היסעים לשם קבלת עדכונים שוטפים, מעבר ובקרה על דוחות מספר הקו משמש אף לצורך התחשבנות עם משרד החינוך בנושא היסעים 3 חברת ההיסעים

קבלת חוזה ההתקשרות עם

ממחלקת פרט

קבלת פרטי התלמידים

למוסדות החינוך

הקמת רשימת קווי הסעה

התלמידים לחברת ההיסעים

העברת פרטי הקווים ופרטי

הפועל במסגרת מסלול האיסוף.

באופן עצמאי אל רכב ההסעה

חברת ההיסעים משבצת כל תלמיד

11

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

החברה לנהל את המסלולים והרכבים באופן עצמאי.

המסלולים בפועל מתבצע ע"י חברת שאשא בע"מ, למרות שאין סעיף בחוזה המסמיך את בפועל ואינו יודע איזה רכב או איזה נהג משתייך לכל מסלול. הביקורת מעירה כי ניהול ופרטיהם בכל מסלול ואת מספר הרכבים לכל מסלול, אך אינו מנהל את רשימת המסלולים מהביקורת עולה כי, ס/מנהל מחלקת היסעים מעביר לחברת ההסעות את מספר התלמידים

בכל רכב."

יהיה היעיל והקצר ביותר שניתן , כל זאת תוך התחשבות גם במספר התלמידים המוסעים התלמידים ואת המוסד החינוכי בו הם לומדים, ובונה קווים אפקטיביים בהם זמן הנסיעה היא לוקחת בחשבון את מקום המגורים של לאחר שהחברה מקבלת את כל הנתונים הללו, מסלול ואת סוגי הרכבים.

יש להדגיש כי מערך ההיסעים הוא זה שבונה את המסלולים, קובע את מס' התלמידים בכל המתקבלים ממערך ההיסעים.

"אכן ניהול פרטני של הקווים מתבצע מזה עשרות שנים ע"י חב' ההסעות על בסיס הנתונים

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

היה סדר איסוף קבוע.

וכך לא ידעו ההורים מתי לחכות עם הילדים ולעיתים חיכו הילדים זמן רב להסעה כיוון שלא נובמבר

משיחות שקיימה הביקורת עם מספר הורים לילדים מוסעים התברר כי, עד לאמצע חודש

התייחסות הביקורת לתגובה:

זו."

לצרכים ולייעל אותם , דבר הגורם לעיתים לשיבושים קלים. מצב זה היה זהה לחלוטין בשנה שנת לימודים ובמהלך השבועות הראשונים נעשים שינויים תכופים בקווים על מנת להתאימם ומאמץ להסעות מסודרות. בהתייחס לאי שביעות הרצון של מס' הורים, הרי שבכל פתיחת כבשנים קודמות, באותה רמת התארגנות, רצינות בדיוק"החברה ומערך ההיסעים פעלו

המלצת הביקורת:

המוסעים.

ההיסעים, לצמצום פרק הזמן הנ"ל לשם מניעת שינויים מהותיים ככל האפשר מהתלמידים בתחילת השנה, בדומה לנעשה בכלל הרשויות בארץ. עם זאת, מומלץ לפעול, יחד עם חברת כי אכן קיים קושי בשיבוץ התלמידים , קווי ההיסעים והנהגים הביקורת מקבלת את ההערה

מיפוי מיטבי של איסוף התלמידים ופיזורם ממוסדות הלימוד.

פניה לחברת ההיסעים, בקרת מיצוי הכנסות ממשרד החינוך יעילה יותר, ובחינה האם בוצע ההיסעים ופרטי הרכבים המסיעים את התלמידים. מיפוי זה יאפשר מענה מהיר להורים ללא מומלץ כי ברשות המחלקה יימצא מיפוי כולל של כלל התלמידים המוסעים על פי קווי

12

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

התייחסות הביקורת לתגובה:

בין היתר אפשרות לבנייה וניהול של קווי ההסעות באופן עצמאי."

"במהלך החודשים האחרונים אנו נמצאים בבדיקה להכנסת תוכנת ניהול היסעים הכוללת להלן ריכוז התקשרות העירייה עם חברות ההיסעים לשנים בחירת הקבלנים לביצוע קווי ההסעות 8

באופן יעיל יותר וכן מענה עצמאי ונוח לפניות ההורים תיעוד מלא מהם פרטי הרכב בכל זמן בהם מוסע כל תלמיד, וזאת לשם אפשרות ניהול המערך הביקורת מברכת על פעולת האגף להטמעת מערכת ממוחשבת אשר תאפשר למערך ההיסעים שנת לימודים מועד התקשרות חברת ההסעה אופן התקשרות 15/8/2012

הצעות מחיר שנערכו על ידי חשכ"לבון - תור 1/9/2011 תשע"ב 15/8/2013

נמצא אישור להארכת ההתקשרותבון - תור 1 /8/2012 תשע"ג 15/8/2014

נמצא אישור להארכת ההתקשרותבון - תור 15/8/2013 תשע"ד 15/8/2016

נמצא אישור להארכת ההתקשרותבון - תור 1/9/2014 תשע"ה- תשע"ו וכלכלה של השלטון המקומי 1/9/2019

מכרזמסיעי שאשא 16/11/2016 תשע"ז

העסקת חברת "בון תור"

. – תקיןההיסעים

אישורים חתומים על ידי מורשי החתימה בעירייה להארכת ההתקשרות מול חברות עם הקבלן הזוכה "חברת בון-תור בע"מ" בשנת

הודעה מס

הצעות מחיר שנערך ע"י החשב הכללי של משרד האוצר במסגרת הוראת שעה מספר משותפים) התשל"ב

בהתאם לנוהל למתן אישור התקשרות לפי סעיף

העסקת חברת "מסיעי שאשא בע"מ"

שאשא". יתר התנאים נשארו כפי שסוכמו עם משכ"ל.

הזוכה ונתקבלה החלטה שתמורת הנחה, העירייה תשלם באופן ישיר לחברת "משיאי העירייה חתמה חוזה עם משכ"ל ב

במהלך חודש אוגוסט

13

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

המלצת הביקורת:

רטרואקטיבי.

החברה מפעילה את ההסעות החל מחודש ספטמבר

הביקורת מעירה כי לאחר סיום המו"מ, ב

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

טרם קבלת השירות. יש להקפיד לחתום הסכם העסקה עם ספק, על כל מרכיביו, 8.2.1 משנה קבלני העסקת 9

העלויות והעמלות

העירייה, באמצעות אגף הרכש והגזברות ניהלו משא ומתן עם חברת ההסעות ומשכ"ל להפחתת "החוזה נחתם רק לאחר חודשיים וחצי משום שלאחר סיום נוהל משכ"ל וזכיית חב' שאשא, העסקת קבלני משנה ע"י חברת "בון תור" בשנת תשע"ו.

"מסיעי שאשא" היה קבלן ההיסעים בפועל.

שהיתה המסיעה בפועל. מכאן עולה כי ב

תור" אך כלל הפירוט ובירור התשלומים נעשו מול חברת "מסיעי שאשא" חברת "בון ישירות מול קבלן המשנה, חברת "מסיעי שאשא", החשבוניות הכספיות הופקו על ידי מהביקורת עולה כי כלל ההתחשבנות עם חברת "בון תור" בשנים 9.1.3 המשפטי האם נדרשת העירייה להנפיק אישור חדש להעסקת קבלן משנה יש מקום לבחון עם הייעוץ סבורה כי אם תבוצע הארכת הסכם התקשרות עם קבלן, נחתם ביום

מהביקורת עולה כי על אף שהחוזה האחרון שנחתם בין העירייה וחברת "בון-תור" 9.1.2 מטעמו באישור העירייה

שאשא בע"מ" לשם ביצוע ההסעות וכן מאפשר לקבלן המשנה להעסיק קבלני משנה "מסיעי מיום

ביצוע העבודות נשוא החוזה. הביקורת קבלה לידיה את אישור מנהל אגף החינוך דאז, חברת "בון תור בע"מ" העסיקה את חברת "מסיעי שאשא בע"מ" כקבלן משנה לצורך 9.1.1 שירותי ההסעות על הקבלן

קבלן/ית משנה מסוים/ים. בכל מקרה תהא האחריות לקיום הוראות מסמכי החוזה ולטיב דעתה הבלעדי ומבלי שתהא חייבת במתן נימוקים להחלטתה, שלא לאשר העסקתו של מראש ובכתב. הרשות המקומית תהא רשאית, לפי שיקול אלא לאחר קבלת הסכמת הרשות "הקבלן מתחייב שלא להעסיק קבלני משנה לשם מתן שירותי ההסעות על פי מסמכי החוזה סעיף

העסקת קבלני משנה ע"י חברת "מסיעי שאשא" בשנת תשע"ז לאחר קבלת הסכמת הרשות המזמינה מראש ובכתב, על פי הנוסח הרצ"ב לחוזה זה..."

"הקבלן מתחייב שלא להעסיק קבלני משנה לשם ביצוע השירותים במסגרת החוזה זה אלא סעיף

14

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

על העסקת קבלני משנה ללא קבלת אישור מהעירייה ובניגוד לנאמר בחוזה. הביקורת מעירה האחרים, חברות המוניות.

ה

הביקורת בקשה לקבל את אישור העירייה להעסקת קבלני משנה, וקבלה אישור מיום 9.2.2

שמעסיקה החברה ביניהם: " מוניות קסם", "מוניות רמת – גן", ו"מוניות שרת חולון

פיקוח הנעשה בחברה על ידי קציני הפיקוח, אישור זה מתייחס לקבלני המשנה העבירו קציני הבטיחות של "מסיעי שאשא" אישור לעירייה על 2016 27 ב 9.2.1

התייחסות הביקורת

"בעקבות הערת הביקורת, הנושא טופל ונתקבלו אישורים מתאימים."

המחירון בחוזה. לאחר בדיקה זו מבוצעת הוראת תשלום.

למנהל המחלקה לחתימה. לאחר מכן מועברת החשבונית לגזברות ושם נבדקת שוב אל מול אשר בודק אותם, חותם ומעביר חברת ההסעים מגישה את החשבונות לסגן מנהל מח' היסעים מחלקת ההיסעים וגזברות העירייה בודקים ומאשרים את חשבונות חברת ההיסעים.

בדיקת חשבונות חברות ההיסעים 10

.הביקורת מציינת לחיוב כי קיבלה לידיה את האישורים הנדרשים להעסקת קבלני משנה בדיקת חשבונות "בון-תור"

. - תקין בחוזה סכום החיוב בחשבונית לבין סכום החיוב המצוין ממדגם של

אל מול המחירון המעודכן בחוזה.

הביקורת בחנה את חשבוניות של חברת ההסעה "בון תור" בחודשים מאי בדיקת חשבונות "מסיעי שאשא בע"מ"

הקצאת מספר הרכבים בכל מסלול בהשוואה למספר התלמידים המוסעים בו 10.2.1

תקין

- המוצגים בחשבונות החברה לבין הקווים המצויים בחוזה ההתקשרות עם חברת ההיסעים נובמבר

הביקורת ביקשה לבחון את חשבוניות "מסיעי שאשא בע"מ" לחודשים ספטמבר-אוקטובר-

בכל מסלול ובין מספר הרכבים אשר הוקצו למסלול ע"י סגן מנהל המחלקה, וזאת הביקורת דגמה מספר קווים על מנת לבחון התאמה בין מספר הילדים אשר משובצים

15

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן פיקוח ובקרה אחר מערך ההסעות 11

תקין -למספר כלי רכב

הנחיות ממשרד החינוך לשם הקצאת רכב נוסף עבור הסעה ופיצול הילדים המוסעים החינוך לשם קבלת אישור עבור קבלת הכנסה בהתאם, לחילופין לעיתים מתקבלות

למשרד לא מבוצעת הקצאה של כלי רכב לכמות הילדים, פונה ס/מנהל מח' היסעים במטרה לבחון את האפשרות לצמצום מספר הרכבים. מהביקורת עולה כי במקרים בהם פיקוח ובקרה בחברת "בון תור" בשנת תשע"ה

2012

הביקורת בחנה את הטופס אשר מילא העובד בביקורות אל מול המלצת המבקר בדוח 11.1.3

למי עליו לדווח על הממצאים, מהו המעקב אחר תיקון הליקויים שמצא ועוד הביקורות, מהן הפעולות שעליו לבצע במסגרת עבודתו, תדירות הביקורות שעליו לבצע, מהביקורת עולה כי אין במחלקה נוהל המפרט את הגדרת תפקיד העובד האחראי על 11.1.2 לא נערכו ביקורות לרכבי ההסעה ולנהגים

בחודש דצמבר

מונה העובד רק בטיחות וביטחון של ההסעות על ידי גורם מקצועי ומוסמך של העירייה, בעריכת ביקורות מידמהביקורת עולה כי למרות המלצת המבקר בשנת 11.1.1 ההיסעים לידיה

תשע"ז, עם חתימת ההסכם עם משכ"ל, קיבלה האחרונה את סמכויות הפיקוח על מערך החל משנת הלימודים עבודות תחזוקה שונות במחלקה. ביצע העובד מלבד עבודתו זו יצוין כי בדצמבר

ולבדוק את תקינות הרכבים.

ציין המבקר כי יש לצאת ל"שטח" כדי לבצע ביקורות מדגמיות (פתע) וההיסעים. בהתאם קווי ההסעות ולמסור דוחות שוטפים לסגן מנהל אגף החינוך או למנהל מחלקת הלוגיסטיקה מקוימות הוראות הנוהל המחייבות בעיקר את ממונה הבטיחות, לבצע ביקורות סדורות של מדו"ח הביקורת משנת מחלקת ההיסעים (כפי שכן היה בעבר)." עוד עולה האחרונות לא מבוצעות ביקורות של ההסעות, לא על ידי הקב"טים ולא על ידי ס/מנהל מדגמיות (פתע) כדי לבדוק את תקינות הרכבים." כמו כן, צוין בדו"ח האמור כי "...בשנים העירייה מסתכמות בבדיקת "ניירת" בלבד והוא אינו יוצא ל"שטח" כדי לבצע ביקורות בדו"ח הביקורת משנת

דרישת מבקר העירייה האם קיים בטופס העובד בביקורות לא קיום היתר לנהג להסעת תלמידים

כן קיום רישיון בתוקף של הנהג

כן בדיקת גיל הרכב

לא האם כלי הרכב משויך להסעה הנבדקת

16

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן לא האם הנהג משויך להסעה הנבדקת

כן האם קיים מלווה

דרישת מבקר העירייה האם קיים בטופס העובד בביקורות לא קיום מכשיר קשר

ומאחוריו

כן קיום שלט "הסעת תלמידים" בחזית הרכב

כן קיום פנסים צהובים מהבהבים

הנהג

לא קיום טופס "בדיקת חפץ חשוד" החתום ע"י

כן קיום חגורות בטיחות תקינות לכל מושב

לא פעילות מזגן

תוקף

כן קיום עזרה ראשונה תקנית עם פריטים בעלי

לא קיום ערכת מילוט

לא משולשי אזהרה

כן ערכת כיבוי אש

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

. בחניונים מסודרים ושמורים, כנדרש בחוזה, אך ביקורת זו לא נערכה כמו כן המליץ מבקר העירייה, על עריכת ביקורת לילה על מנת לבדוק שהאוטובוסים חונים

ועד לחודש יוני 2015

הביקורת קיבלה את דוחות המעקב שנערכו ע"י העובד מטעם המחלקה מחודש דצמבר 11.1.4 השוטפות של משכ"ל

הטופס יתוקן ואגף החינוך ידאג לבצע מעת לעת ביקורות מדגמיות בנוסף לביקורות . הפנימי "אגף החינוך מקבל את הערת הביקורת באשר לפרמטרים החסרים בטופס הביקורת חודש מספר

ימי

לימוד

מספר

הביקורות

הנדרשות

2(

לימודים

מספר

הביקורות

שבוצעו

בפועל

ממצאים שהועלו

על ידי העובד

כמות ממצאים

שהועלו

במהלך

החודש

חלוקת מספר

הביקורת

שבוצעו לימי

לימוד באחוזים

33% 0 12 36 18 12/2015

10% 0 5 52 26 1/2016

26% 0 13 50 25 2/2016

לשנה אחרונה

מערך ההיסעים

ע"י סגן מנהל 13% 1 6 48 24 3/2016 לחוזה – אושר 2006

נמצא רכב משנת

0% 0 0 20 10 4/2016

בבדיקה חוזרת

לא תקינה – 26% 1 13 50 25 5/2016 חגורת בטיחות נמצא רכב עם

17

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן נמצא תקין

שבוע לאחר מכן

10% 0 5 48 24 6/2016

תגובת מנהלת האגף

בביקורתו וסבורה כי יש להטיל קנסות על הקבלן, בהתאם למוגדר בחוזה.

על רישומו של העובד כי הביקורת תקינה למרות הליקויים שעלו הביקורת מעירה 11.1.6 תקינה

למרות הליקויים, העובד רשם על גבי הטופס כי הביקורת להיות מתחת לחמש שנים.

ביקורת בהם שנת הרכב הינה בניגוד לנכתב בסעיף

הביקורת בחנה את כלל הטפסים אשר מילא העובד בביקורות שביצע, נמצאו 11.1.5 לעצם קיום ביקורת יעילה ואפקטיבית על ידו

על ידי משכ"ל (ראה סעיף

בהיקף ממוצע מצומצם

דצמברמנתוני המעקב שבוצעו בחודשים

התייחסות הביקורת לתגובה:

מינוי זה ייתן מענה מקצועי ומיטבי לכל סוגיות הבטיחות במערך ההיסעים."

למערך ההיסעים קצין בטיחות בתעבורה מוסמך במשרה מלאה.

למרות האמור לעיל, אנו מבקשים לקיים את המלצת הביקורת משנת משכ"ל.

הנושא בא לידי פתרון כאשר מ

מימי הלימודים , ומקבלים אותה.

הננו מודעים להערת הביקורת באשר לביקורות שבוצעו בהיקף ממוצע של מינה אגף החינוך עובד כללי לביצוע מטרה זו.

אושר תקן ייעודי של מפקח/קצין בטיחות מקצועי לאגף החינוך. לבסוף, לאור זאת, לא "בעקבות דוחות ביקורת קודמות ולמרות בקשות חוזרות ונשנות של אגף החינוך,

ובטחון בתעבורה", שעיקר תפקידו יהיה במערך ההיסעים.

הביקורת חוזרת על המלצתה בסעיף

פיקוח ובקרה בחברת "מסיעי שאשא"

למשכ"ל בגין עבודת הפיקוח מתבצע ישירות מהעירייה.

התשלום 10/10/16

עם החברה היה

ההיסעים "מסיעי שאשא". בהתאם לחוזה, עלות שירות הפיקוח, ליווי המכרז וההתחשבנות בעקבות ההתקשרות עם משכ"ל, החל מספטמבר

18

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

המלצת הביקורת:

כגון: הטלת קנסות, זימון לשימוע ועוד. נמצא תיעוד לטיפול בליקויים אלו, מהביקורת עולה כי למרות שהועלו ליקויים חמורים בדוחות הפיקוח של משכ"ל, לא 11.2.2

נמצאו •

נמצא רכב אשר איחר בחצי שעה באיסוף הילדים מבית הספר •

נמצא רכב אשר לנהג לא הייתה את רשימת הילדים המוסעים •

נמצא רכב אשר הוריד את התלמידים בשער בית הספר בעוד השער נעול •

נמצא רכב אשר אין לו כלל אישור קצין בטיחות •

נמצאו שני רכבים אשר אישור בדיקת קצין הבטיחות אינו בתוקף •

נמצא נהג אשר רישיונו לא בתוקף •

נמצא דיווח כי לרכב אין אישור להסעת תלמידים ברישיון הרכב •

נמצא דיווח כי המלווה ירד באמצע הנסיעה, כיוון שמיהר לעבודתו •

עדיין משמש להסעת ילדים

נמצא רכב אשר דווח ב •

נמצאו שני רכבים אשר גילם אינו תקין (מעל •

נמצאו •

נמצאו •

להלן ריכוז הליקויים שהועלו על ידי חברת משכ"ל

אוקטובר

הביקורת קיבלה לידיה את דוחות הפיקוח שנערכו ע"י משכ"ל בחודשים ספטמבר- 11.2.1 תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה

של העבירות המתגלות על ידי מפקח משכ"ל.

האגף לפעול מול חברת ההיסעים, עפ"י האמור בחוזה, בנושא הטלת קנסות/ בירורים הפיקוח ישמשו ככלי לניתוח ובקרה. בנוסף, על הנהלת קבלן ההיסעים, כאשר דו"חות הפיקוח שמעלה חברת משכ"ל, על הנהלת האגף לקיים דיון מעמיק אחת לרבעון בפעילות המחלקה לבין משכ"ל. מעבר לצורך הברור למעקב והטיפול המידי והיום יומי בממצאי בסעיף

בכדי להבטיח ניהול תקין של נושא הפיקוח במערך ההיסעים, ובנוסף להמלצת הביקורת 11.2.3 ישיבות קבועות אחת לשבועיים אצל סגן מנהלת האגף למעבר ומעקב אחר דוחות אלו "אגף החינוך מקבל את הערת הביקורת לתיעוד מלא של הטיפול בליקויים וקיום

19

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן הביקורת לתגובה התייחסות

הליקויים והטיפול."

יתקיים מעתה נוהל קבוע של ישיבות ובקרה נוספת , אחת לשבועיים על דוחות הביקורת, בקווים שלא מצריכים מלווה. בכל מקרה הכול נבדק, מה שהתגלה כנכון טופל וכאמור אינם זכאים ללווי. דוגמה נוספת

הזכאי ללווי, הוריד אותו לביה"ס לאחר מכן סיים את תפקידו. יתר הילדים בהסעה שחלקם הגדול אינו נכון. למשל מלווה שירד באמצע – המדובר במלווה של תלמיד מסוים מערך ההיסעים בדק את ריכוז הליקויים כפי שציינה הביקורת בסעיף והפיזור. לשם כך בצעה הביקורת

הביקורת ביקשה לבחון את התנהלות קבלן ההיסעים בעת הסעת התלמידים בשעות האיסוף בחינת פעולת חברת ההיסעים 12

הצגת ליקויים שאינם מדויקים

ככל שניתן, את חברת משכ"ל בביצוע הפיקוח באופן מיטבי עבור כל הקווים לשם אי הביקורת הביאה את הליקויים שהועלו בדוחות הפיקוח של משכ"ל. רצוי כי האגף ינחה, 22/12/16

ממצאי הביקורת

מספר רכב

בר"ג, לבית הספר " קורצ'ק" ברח' סיני בפתח תקווה. איסוף תלמיד מרחוב ביאליק

המלצת הביקורת :

המלווה לא נראה יוצא מהרכב לקבל את הילד. 12.1.2 רכב הסעות לא משולט בניגוד לסעיף 12.1.1

הנהגים על מנת לוודא כי הליקויים לא יחזרו שנית הביקורת ממליצה על הטלת קנסות בגין הפרות אלה, וכן עריכת שיחת ריענון לכלל 12.1.3 22/12/16

ממצאי הביקורת

פיזור מבית הספר "קורצ'ק" ברח' סיני בפתח תקווה.

כמו כן, רכב ההסעות הלא משולט (מספר רישוי

בשעת הפיזור לא נראה אף רכב הסעות עם שילוט השייך לחברת "מסיעי שאשא בע"מ". 12.2.1

20

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

המלצת הביקורת:

שילוט כאמור מסייע לתלמידים ולהורים לזהות את רכבי ההסעה. המסיעה, את חברת ההסעות להציב שלטים המציינים את שם החברה לחייבהביקורת ממליצה 12.2.2 23/12/16

המלצת הביקורת

ושישי) האב לוקח את הילד לבית הספר באופן עצמאי.

הילד נמסר כי בימים שני וחמישי הילד ישן בבית אביו ולמחרת בבוקר (ימים שלישי לא נמצא תלמיד היוצא מכתובת זו לרכב הסעות. משיחה טלפונית שהתקיימה עם אם 12.3.1 ממצאים

בר"ג, ל"בית אקשטיין" ברח' שלום עליכםאיסוף תלמיד מרח' סביון

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

הקווים או את סוג הרכב המבצע את הקו.

ישנם ילדים רבים שאינם מוסעים באופן יומיומי ויש לבחון האם ניתן לצמצם את הביקורת ממליצה לציין בקובץ הילדים המוסעים באילו ימים מוסע כל ילד. יתכן כי 12.3.2 .ככלל אגף החינוך מקבל את הערת הביקורת ויבצע פיקוח , בקרה ואכיפה הצעדים הנדרשים בכפוף לכתוב בחוזה.

"כל הליקויים כפי שהתגלו בתצפיות (סעיף

חלק בטלפון, חלקן דורש מתן מענה וטיפול מידי.

ההסעה, התנהגות לא נאותה של הנהג וכד'. חלק מהפניות מתקבלות בכתב (בפקס או בדוא"ל), התלמידים, ושל גורמים במוסדות החינוך, בנושאים הנוגעים למערך ההסעה: איחור של רכב במחלקות המטפלות בהסעות התלמידים ברשויות המקומיות מתקבלות תלונות ופניות של הורי טיפול המחלקה בפניות 13

משולט במסיעי שאשא

בסעיף

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

עתידית עם החברה.

בקרה ומעקב לצורך שיפור השירות וכן לצורך התחשבנות, גביית קנסות ושקילת התקשרות הפניות וריכוזן מקשה על עריכת הביקורת מעירה כי היעדר תיעוד שלמתויקות בנפרד."

לביקורת כי "הפניות מטופלות באופן מידי ואינן נרשמות כלל. תלונות המגיעות בכתב . מזכירת המחלקה מסרה במחלקה כלל תיעוד של הפניות הטלפוניות המתקבלות בכל יום . אין בעירייה. מהביקורת עולה כי מרבית הפניות מתבצעות באופן טלפוני ישירות למחלקה מחלקת היסעים מקבלת מן המוקד, או באופן ישיר, את הפניות הנוגעות למערך ההיסעים

21

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

הטלפוניות המתקבלות במחלקה."

"אגף החינוך מקבל את הערת הביקורת וייערך לביצוע תיעוד ומעקב מתאימים אחר הפניות

חברת ההיסעים.

כי נושא התלונות מחייבות טיפול יותר מעמיק מאשר עריכת שיחות טלפוניות עם נציגי כי התלונות טופלו באמצעות שיחות עם מנהלי חברת ההסעות והנהגים. הביקורת סבורה 5 במחלקה רק

מעיון בתלונות הנשמרות במחלקה נמצא כי, במהלך שנת הלימודים תשע"ה נשמרו

המלצות הביקורת:

הביקורת מעירה על אי הטלת קנסות לחברת ההסעות, כמתחייב. התלונה.

באמצעות שיחה עם הגורם האחראי בחברת ההסעה או עם נהג ההסעה ולא ניתן קנס בגין נמצא כי כלל התלונות שהתקבלו טופלו תשע"ה ואת הפעולות שבוצעו במחלקה בגינן.

הביקורת בדקה את רשימות הפניות בכתב שהגיעו למחלקה במהלך שנה"ל חיוב קנסות -

לצורך התחשבנות/הטלת קנסות על קבלני ההסעות.

יש לפעול לריכוז כלל הפניות בגיליון אלקטרוני באופן שיאפשר טיפול יעיל ושליפת נתונים

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

זהירות מצד הנהגים.

בחוזה. מתן קנסות מהווה סנקציה משמעותית אשר תביא לצמצום הפרות ונקיטת יתר יש לפעול בהתאם לחוזה ההתקשרות עם חברת ההסעות ולחייב הפרות בקנסות כמצוין מאפשר זאת), תוגדר גם אחריותם בנוגע לפיקוח ובקרה על הסעות התלמידים באמצעות קבלני הגדרת תפקידם של קציני הבטיחות בתעבורה ברשויות המקומיות (במידה שהיקף משרתם משרד מבקר המדינה (בדו"ח ביקורת בנושא הסעות משנת לגבי הסעת ילדים.

- לוודא שכלי הרכב של חברות ההסעה עומדים בדרישות משרד התחבורה ובתקנות המחייבות - לתחקר כל אירוע חריג שאירע במהלך ההסעות.

- לתדרך את חברות ההסעה ואת הנהגים.

- לוודא שתחנות אלו מאפשרות גישה בטוחה לרכב ההסעה.

- מיפוי תחנות האיסוף וההורדה של התלמידים ברשות.

הנושאים כדלהלן: המקומית. בין היתר רכז התחבורה אחראי על

ביטחון ובטיחות בהסעות"), קובע את תפקידיו של רכז תחבורה בנושא הסעות תלמידים ברשות חנייה סעיף

קציני בטיחות בתעבורה ורכזי תחבורה בעירייה 14

"כל מקרה יידון ויטופל לגופו ובמידת הצורך יוטלו קנסות, כנדרש

22

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

כמתחייב מחוזר המנכ"ל."

רכז תחבורה על מנת להבטיח את קיום דרישות הבטיחות בהסעות תלמידים בתחומי שיפוטן, הסעות. הרשויות המקומיות שאינן מעסיקות קציני בטיחות בהיקף הנדרש, צריכות לשקול למנות אלה הנם חלק ממערך הסעות התלמידים בעירייה.

ורישיונות הנהגים של קבלני המשנה של חברת "מסיעי שאשא" על אף שגם רכבים ונהגים המועסקים ע"י חברת "מסיעי שאשא". עם זאת, לא נמצאו רישיונות הרכבים הנהגים בתעבורה"), ומצאה כי הוא מרכז אצלו את כלל רישיונות הרכב, ביטוחים, ורישיונות הביקורת נפגשה עם קצין הבטיחות בתעבורה של העירייה (להלן: "קצין הבטיחות הנחיות ביטחון ובטיחות בהסעות.

חידד את הנחיות הביטחון ובטיחות לנהגי הסעות, וזאת בהתאם להוראות סעיף מהביקורת עולה כי ביום

המלצות הביקורת:

הבטיחות והתעבורה של העירייה.

היסעים מטפל באירועים החריגים בהסעות ואינו מעביר את פרטי האירועים לקצין ס/מנהל מחלקת בהסעות המורה כי רכז התחבורה יתחקר כל אירוע חריג במהלך ההסעות, קצין הבטיחות בתעבורה מסר לביקורת כי בניגוד לסעיף אצל קצין הבטיחות בעירייה, על מנת שניתן יהיה לעקוב אחר תוקף האישורים.

תלמידים, לרבות אלו המועסקים באמצעות קבלני משנה (כנדרש בחוזה), ולרכזם בתיקיה יש לקבל את רישיונות הרכב ורישיונות הנהגים של כלל הרכבים המשתתפים בהסעת

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

מסעיף

יש להעביר את הטיפול באירועים חריגים לקצין הבטיחות והתעבורה של העירייה כמתחייב הבטיחות, ולצרף לדיווחים את המסמכים הנקובים בחוזה ההסעות.

להגיש להן דיווחים תקופתיים על עמידתם של כלי הרכב המבצעים את ההסעות בדרישות הרשות לבצע על ההסעות, על הרשויות המקומיות לדרוש מקציני הבטיחות של חברות ההסעה לדעת משרד מבקר המדינה (בדו"ח הביקורת בנושא הסעות משנת ההסעות בהתאם למסמכי החוזה עם מזמין שירותי ההסעה וינהל את מערך ההסעות.

על פי הנחיות ביטחון ובטיחות בהסעות, קצין הבטיחות של חברת ההסעה יפקח על מתן שירותי התחבורה". כלומר, הסעיף קובע כי לחברת ההסעות חובת מינוי של קצין תחבורה.

מינוי בתוקף של קצין בטיחות בתעבורה אשר קיבל מינוי מהאגף לקציני בטיחות במשרד חנייה סעיף

קציני בטיחות בתעבורה בחברות ההסעה 15

בתעבורה של העירייה

"אגף החינוך מקבל את הערת הביקורת ויעביר את פרטי האירועים החריגים לקצין הבטיחות

23

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

. תקיןהבטיחות של חברת "מסיעי שאשא" –

הביקורת קיבלה לידיה מקצין הבטיחות בעירייה את כתב ההסמכה וכתב המינוי של קצין

המלצת הביקורת:

הוא מבצע פיקוח על עמידת כלי הרכב בדרישות הבטיחות שקבעו משרד החינוך והעירייה.

בתעבורה דיווחים תקופתיים מקצין הבטיחות של חברות ההסעה, כך שלא ניתן לוודא כי הביקורת מעירה כי למרות המלצת מבקר המדינה, לא קיימים אצל קצין הבטיחות

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

רכבי ההסעות וכן דיווחים תקופתיים מקציני הבטיחות של קבלני המשנה.

יש לדרוש דיווחים תקופתיים על אופן הפיקוח של קצין הבטיחות של קבלן ההסעות על לוודא שנהגים המבצעים הסעות תלמידים עומדים בתנאי הכשירות הנדרשים".

לעדכן במועדים שייקבעו מראש את הרשימות והאישורים שברשותן. על הרשויות המקומיות מין ואישורים רפואיים על מצבם הבריאותי, ולצרפן למסמכי חוזה ההסעות. עליהן גם להקפיד את רשימות הנהגים המסיעים את הילדים, לרבות אישורי משטרה שלפיהם לא הורשעו בעברות כמו כן, המלצת מבקר המדינה לעניין זה היתה: "על הרשויות המקומיות להקפיד לקבל לידיהן

כשירים, לרבות עברייני תנועה, אלימות ומין, להסיע תלמידים צעירים.

הכללים שנקבעו לכשירות נהגים נועדו להבטיח את ביטחון התלמידים ולמנוע מנהגים שאינם יהיה בעל היתר להסעת ילדים (תקנה

"נהג המסיע תלמידים סעיף

לעת.

אישור רפואי המעיד על מצב בריאות תקין; כל אישור נוסף שנדרש עלפי דין, כפי שיקבע מעת הורשעה בעבירות כמפורט בסעיף

של שנתיים לפחות בנהיגה בסוג הרכב אותו הוא נוהג; אישור ממשטרת ישראל כי הנהג לא להיות בעל רישיון נהיגה תקף לסוג הרכב בו תבוצע ההסעה ולהסעת קבוצות ילדים; בעל ניסיון סעיף

סעיף

להעסקתו לפי חוק זה".

"מעסיק לא יקבל בגיר לעבודה במוסד בטרם קיבל אישור ממשטרת ישראל כי אין מניעה סעיף

כשירות הנהגים 16

קבלן ההסעות והעברתם לקצין הבטיחות בתעבורה של עיריית ר"ג "חב' משכ"ל היא האחראית על ביצוע מעקב וקבלת דיווחים תקופתיים מקצין הבטיחות של

24

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

המלצת הביקורת:

– תקין.לכל הנהגים קיים אישור להסעת ילדים •

לא נמצאו אישורים רפואיים המעידים על מצב בריאות תקין של כל הנהגים •

.תקיןכמפורט בסעיף

נמצא כי לכל הנהגים יש אישור ממשטרת ישראל כי הנהג לא הורשע בעבירות •

האישורים הנדרשים. הביקורת בדקה מדגם של

לצורך בדיקת קיום התנאים שבחוזה, פנתה הביקורת לקצין הבטיחות בעירייה ובקשה את

ההסעות לאחר שתוקפם פג".

על הרשויות המקומיות לקיים מעקב שוטף אחר חידוש תוקף רישיונות ההסעה של רכבי ההסעות, מספר הרישוי שלהם ושנת הייצור וכן העתקים של רישיון הרכב ושל רישיון ההסעה;

לחוזה ההסעות האחיד רשימת כלי רכב עדכנית שבה יצוינו סוגי הרכבים המבצעים את בדו"ח מבקר המדינה בנושא העיר המבקר "לעיריות ... כי עליהן לדרוש מחברות ההסעה לצרף בן

סעיף

ובכתב של הרשות המזמינה בהתאם להוראות משרד החינוך בעניין.

למתן שירותי ההסעות במסגרת חוזה זה, לא יעלה על עשר שנים אלא בכפוף לאישור מראש סעיף

ורק מחברה המעסיקה קצין בטיחות בתעבורה".

סעיף

כשירות הרכבים 17

הנדרשים ולוודא שהאישורים מצויים בידי קצין הבטיחות בעירייה מומלץ לפעול בהתאם להמלצת מבקר המדינה ולוודא שכל הנהגים עומדים בתנאי הכשירות "מסיעי שאשא".

לביקורת הצהרה דומה מטעם קציני הבטיחות של קבלני המשנה המועסקים ע"י חברת "מסיעי שאשא" כי הם מבצעים ביקורת חודשית לרכבי החברה. עם זאת, לא נמסרה קצין הבטיחות בתעבורה של העירייה מסר לביקורת את הצהרת קציני הבטיחות של

25

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן

בחוזה ובניגוד להוראת חוזר מנכ"ל משרד החינוך (מספר רישוי שהעביר קצין הבטיחות של חברת ההסעות. נמצא רכב אחד אשר גילו בניגוד למתחייב במסגרת הביקורת נבדקו רישיונות רכב של

10

הביקורת תציין כי בהתאם לסעיף

המלצת הביקורת:

5547923

נוספים אשר גילם בניגוד למתחייב בחוזה ולהוראת חוזר מנכ"ל משרד החינוך (מספר רישוי הביקורת עיינה בדיווחי הפיקוח שנעשו על ידי משכ"ל, מהדו"חות עולה כי שני רכבים

תגובת ס/מנהלת האגף ומנהל המחלקה:

הקבלן בגין הסעות ברכבים אלו.

יש להקפיד שלא להסיע תלמידים ברכבים שגילם עולה על

"אגף החינוך מקבל את המלצת הביקורת."

26

דו"ח מבקר העירייה לשנת

תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך עיריית רמת גן נספח א' – מידגם ממצאי דוחות הפיקוח שנערכו ע"י משכ"ל בחודשים ספטמבר-אוקטובר הרכב ילדים תאריך הערות מלווה מספר רכבגיל חיישן לשכחת תלמידים אצל הנהג 08/09/2016 תקין לא נבדק לא 8361925 איחור של חצי שעה באיסוף, אין רשימת הדוח תקין 11/09/2016 תקין לא נבדק כן 9139026 לא נבדק אישור ק.בטיחות ונכתב כי 15/09/2016 ילדים ירדו בבית הספר כשהשער נעול תקין לא נבדק כן 5702665 חיישנים 15/09/2016 תקין לא כן 1564512 נכתב כי הדוח תקין על אף שאין תקין 18/09/2016 תקין לא נבדק כן 9959726 אין אישור ק.בטיחות ונכתב כי הדוח 19/09/2016 אישור בדיקת קצין בטיחות לא בתוקף תקין לא לא 3837438 תקין 22/09/2016 שנת יצור לא כן 5547923 לא 05/10/2016 תקין לא 2094232

05/10/2016 רישיון נהיגה לא בתוקף תקין לא כן 1264934 רכב נבדק 06/10/2016 לא כן 1037871 אין אישור להסעת תלמידים ברישיוןלא 06/10/2016 תקין לא לא 7529153

06/10/2016 אישור בדיקת קצין בטיחות לא בתוקף תקין לא כן 2783664 13/10/2016 תקין לא כן 8822568

13/10/2016 המלווה ירד בדרך כי ממהר לעבודה תקין לא נבדק לא 9287626 18/10/2016 תקין לא כן 8822468

18/10/2016 תקין לא כן 2457876

26/10/2016 תקין לא כן 1559912

26/10/2016 תקין לא כן 2034532

27/10/2016 תקין לא לא 4998154

30/10/2016 תקין לא כן 4395831

30/10/2016 תקין לא כן 2457876

31/10/2016 תקין לא לא 7529153

תקין 01/11/2016 שנת יצור לא כן 5547923 לא

01/11/2016 תקין לא כן 1581212

תקין 02/11/2016 שנת ייצור לא כן 2496735 לא 03/11/2016 תקין לא כן 2783664

03/11/2016 תקין לא כן 2094232

27

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

הערות ראש העיר

דו"ח ביקורת בנושא תפעול מערך ההיסעים באגף החינוך

סעיף 1

מנהלת אגף החינוך

ראש העיר מבקש לציין שהביקורת נערכה בהתאם לתכנית העבודה של המבקר ולבקשת •

סעיף 2

בתחום ההיסעים

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בכוונת האגף לכתוב נהלים מקיפים לפעולות המחלקה

סעיף 3

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בזמן הקרוב יתפרסם מכרז לתפקיד זה

סעיף 4

שוטפות דו שבועיות ומנהלת האגף תקיים ישיבה אחת לרבעון רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. סגן מנהלת אגף החינוך יקיים פגישות עבודה

סעיף 5

ניהול היסעים הכוללת בין היתר אפשרות לבנייה וניהול של קווי ההסעות באופן עצמאי רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. במהלך חודש יוני אושרה רכישה של תוכנת

סעיף 6

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 7

ויקיים ישיבות קבועות אחת לשבועיים למעקב אחר דוחות הליקויים רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. האגף יערוך תיעוד מלא של הטיפול בליקויים

סעיף 8

הצעדים הנדרשים בכפוף לכתוב בחוזה

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. האגף יבצע פיקוח בקרה ואכיפה ובמידת הצורך ינקטו

סעיף 9

הצעדים הנדרשים בכפוף לכתוב בחוזה

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. האגף יבצע פיקוח בקרה ואכיפה ובמידת הצורך ינקטו

סעיף 10

לילדי החינוך המיוחד. בחינוך הרגיל הנושא יבחן בעתיד רה"ע מקבל באופן חלקי את המלצת הביקורת. לא ניתן לעשות שינויים בנושא מערך ההסעות

יוטלו קנסות כנדרש.

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. כל מקרה ידון ויטופל לגופו ובמידת הצורך

28

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

סעיף 11

סעיף 12

הבטיחות החדש שימונה באגף החינוך

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. האגף יעביר את הטיפול באירועים החריגים לקצין

סעיף 13

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. מתקבלים ממשכ"ל דיווחים על כל הליקויים

סעיף 14

האישורים הנדרשים

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. העירייה תבדוק מול החברה ותוודא שיש לה את כל

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת.

31

דו"ח מבקר העירייה לשנת

השתתפות משרד החינוך בגין הסעות תלמידים למוסדות חינוך עיריית רמת גן

הסעות תלמידים.

אלפי ₪, והכנסות משרד החינוך הסתכמו ב

בהתאם לנתוני התקציב לשנת

מחלקת לוגיסטיקה, היסעים ובטיחות באגף החינוך אחראית על ניהול ותפעול מערך ההסעות.

.מטעמה

או קבלני משנה , הרגיל. את מרבית הסעות התלמידים, בשנה"ל תשע"ה , ביצעה חברת "בון-תור"

ההסעות המאורגנות הן למסגרות החינוך המיוחד, וכן מבוצעות הסעות מאורגנות למסגרות החינוך מרבית תלמידים למסגרות חינוכיות בתוך העיר ומחוץ לה, באופן מאורגן באמצעות חברות הסעה.

לפי נתונים שהועברו ממחלקת לוגיסטיקה, היסעים ובטיחות, בשנה"ל תשע"ה הוסעו

לדווח על נתוני ביצוע ההסעות ומספר התלמידים שאושרה להם הסעה (בהתאם לשיטת התקצוב).

תעריף לתלמיד ליום הסעה, ומיועדת לתלמידי החינוך הרגיל. לצורך התקצוב כאמור, על הרשויות 'פר קפיטה', לפי תלמיד, המבוססת על ומיועדת לתלמידי החינוך המיוחד; (ב) שיטת תקצוב

שיטות תקצוב: (א) שיטת תקצוב 'פר מסלול', המבוססת על עלות המסלול שאישר המשרד,

לגבי רוב הרשויות המקומיות, משרד החינוך מחשב את השתתפותו בהתבסס על אחת משתי רשמיים" (להלן: "חוזר מנכ"ל").

חוזר המנכ"ל מס בהוראת

של הסעות התלמידים שנמצאו זכאים לכך, בהתאם לקריטריונים שקבע המשרד 50% המשרד" (לפי סוג הרשות ויעד הנסיעה

בהנחיות המשרד מצוין כי המשרד משתתף בשיעור של

משרד החינוך מעביר תשלומי השתתפות בפעולות החינוך ברשות, לרבות בהסעת תלמידים.

הייעודיות לעירייה ממשרדי הממשלה בכ

שבתחום סמכויותיהם ואשר מוענקים על ידי הרשויות המקומיות. בשנת בהכנסותיהן. משרדי ממשלה ייעודיים, כגון משרד החינוך, מממנים שירותים ממלכתיים

השתתפות משרדי הממשלה במימון הרשויות המקומיות הינה אחד המקורות החשובים ביותר

מבוא 1

השתתפות משרד החינוך בגין הסעות למוסדות חינוך

32

דו"ח מבקר העירייה לשנת

השתתפות משרד החינוך בגין הסעות תלמידים למוסדות חינוך עיריית רמת גן

להלן תרשים המתאר את הליך הדיווח:

"הסעות נט", אשר גוזרת את נתוני התלמידים הזכאים.

בגינם. שיטת הדיווח למשרד החינוך הינה באמצעות המערכת הממוחשבת של משרד החינוך, החינוך בגין התלמידים המוסעים ועוקב אחר קליטת הנתונים במשרד החינוך וקבלת התשלומים בעל התמחות בנושא זה. יועץ זה מקבל את נתוני המסלולים שמפעילה העירייה, מדווח למשרד לצורך בדיקת מקסום ההכנסות ממשרד החינוך בגין הסעות, מעסיקה עיריית רמת גן יועץ חיצוני תיאור הליך בקרת ההכנסות 2

מנהל מחלקת היסעים

קבלת רשימת מסלולים מסגן

היועץ החיצוני

הזנה למערכת "הסעותנט" ע"י

שנקלטו ואושרו ע"י משרד החינוך

החינוך המפרט את הדיווחים

קבלת "קטלוג מסלולים" ממשרד

משרד החינוך ע"י היועץ החיצוני

המחלקה וקטלוג המסלולים של

השוואה בין רשימת המסלולים של

אלקטרוני

הפקת דו"ח הפרשים באמצעות גיליון

היסעים בעירייה

אימות ממצאים עם סגן מחלקת

החיצוניהיועץ

שליחת ערעורים למשרד החינוך ע"י

33

דו"ח מבקר העירייה לשנת

השתתפות משרד החינוך בגין הסעות תלמידים למוסדות חינוך עיריית רמת גן לוח שנה, סל חופשות ועוד).

ממאגרי המידע של המשרד (כגון: מוסדות, תלמידים, ישובים, מיפוי בין ישובי, ועדות השמה, הידני (טפסים) למשרד על מנת להקל ולייעל את התהליך. המערכת משתמשת בנתונים המקומיות לדווח למשרד החינוך על תלמידים מוסעים. פיתוח המערכת מחליף את הדיווח - מערכת שפותחה ע"י מנהל תקשוב ומערכות מידע על מנת לאפשר לרשויות הסעות נט 5.1 מערכות מידע 5

הביקורת מודה על שיתוף הפעולה

תגובת ס/מנהלת אגף החינוך ומנהל מחלקת לוגיסטיקה היסעים ובטיחות שולבה בדוח.

הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

בדיקת חשבוניות ודוחות ביצוע של חברות ההסעות. •

בדיקת דיווחי אגף החינוך למשרד החינוך אודות הסעות תלמידים •

בדיקת ספר התקציב העירוני לשנים •

ניתוח כרטיסי הנה"ח עירוניים הכוללים הוצאות והכנסות בגין הסעות תלמידים •

חינוך

סקירת חוקים, פסיקה, חוזר מנכ"ל של משרד החינוך בנושא הסעות תלמידים למוסדות •

כמו כן, ערכה הביקורת

היועץ החיצוני לעירייה •

סגן מנהל מחלקת היסעים •

ס/מנהלת אגף החינוך ומנהל מחלקת לוגיסטיקה, היסעים ובטיחות •

גזבר העירייה •

הביקורת נפגשה עם

מתודולוגיה 4

התלמידים. כמו כן, נבחן אופן הדיווח עליהם למשרד החינוך במסגרת הביקורת נבחנו נתוני הזכאות ותשלומי ההשתתפות לפי כללי משרד החינוך בגין הסעות מטרת הביקורת 3

וחופשות

להלן ריכוז אומדן ההכנסות לשנים תשע"ג-תשע"ו, המתייחס להסעות חינוך מיוחד (שוטף נתונים כספיים 6

ובקרה על התשלומים המועברים לרשות

חודש מידע על תשלומים המגיעים לרשות ממשרד החינוך לפי תחומים ומאפשרת מעקב מערכת מית"ר מספקת מידי "):מית"ר - מית"ר (מערכת תשלומים מאוחדת) (להלן: "מית"ר5.2

34

דו"ח מבקר העירייה לשנת

השתתפות משרד החינוך בגין הסעות תלמידים למוסדות חינוך עיריית רמת גן שנת

לימודים

תקבול בפועל

בגין שוטף

באלפי ₪

אופן קבלת התשלומים הכנסות

צפויות באלפי ₪

סה"כ

באלפי ש"ח

בסך

בחודש

8/2014

השוטפים על בסיס נתוני הדיווח של העיריה בחודש

שנים קודמות. בוצע עדכון תשלום לתשלומים

6,133 0 במהלך השנה נתקבלו תשלומי מקדמות על בסיס 5,533 תשע"ג בסך

רק בחודש

8/2015

השוטפים על בסיס נתוני הדיווח של העיריה בחודש

שנים קודמות. בוצע עדכון תשלום לתשלומים

5,118 0 במהלך השנה נתקבלו תשלומי מקדמות על בסיס 4,491 תשע"ד בסוף השנה.

בסיס נתוני הדיווח של העיריה כולל החזר בגין החופשות קודמות. בוצע עדכון תשלום לתשלומים השוטפים על

5,819 0 במהלך השנה נתקבלו תשלומי מקדמות על בסיס שנים 5,819 תשע"ה בגין שוטף+חופשות בסך

תשע"ה, על פי הערכות המחלקה יש לקבל הכנסות

6,021 3,712 במהלך השנה נתקבלו מקדמות על בסיס נתוני 2,309 תשע"ו סה"כ 18,152 3,712 23,091

תגובת ס/מנהלת אגף החינוך ומנהל המחלקה

השלמת התשלומים לשנה"ל תשע"ו, בסך

- בחודש יוני

שנת הלימודים. עם זאת, תשלומי המשרד בגין השנים תשע"ג ותשע"ד התקבלו שנתיים ושלוש לאחר מכן מנתוני הטבלה עולה כי המשרד נוהג לבצע השלמה של התשלומים על פי דיווחי הרשות שנה לאחר תום

והעיכוב נגרם אך ורק ע"י אגף היסעים מחוז ת"א של משרד החינוך. יש לציין ע"י עיריית ר"ג בזמן "באשר לחופשות תשע"ג + תשע"ד שהתקבלו רק בחודש

שעיכוב זה חל על כל הרשויות במחוז ובעקבות הלחץ שלנו, עיריית ר"ג, היא הראשונה שקיבלה תשלומים אלה.

רק לאחר כשנתיים."

חשוב לציין כי משרד החינוך מעביר באופן קבוע מקדמות על בסיס שנה קודמת ואת התשלום במלואו סכום זה הוא אומדן בלבד). עתידה להתקבל בחודש

באשר לשנת הלימודים תשע"ו – אכן התקבלו המקדמות הנ"ל והשלמת התשלומים בסך

35

דו"ח מבקר העירייה לשנת

השתתפות משרד החינוך בגין הסעות תלמידים למוסדות חינוך עיריית רמת גן

להלן נתוני תקציב ההסעות לפי ספר התקציב העירוני לשנים נתוני תקציב הסעות תלמידים 7

מס' סעיף תקציב

שם סעיף תקציב תקציב

תקציב

הובלות והסעות

20,184 20,184 הסעות ילדים 1817800710

תלמידים

החינוך בהסעת

5,600 5,500 השתתפות משרד 1317800920

הכנסות להוצאות

14,584 14,684 הפרש בש"ח בין

מסך ההוצאות

28% 27%שיעור ההשתתפות

ממצאי הביקורת:

המלצת הביקורת:

משלמת לחברת ההסעות.

קיים הפרש בין התעריפים אשר משרד החינוך מאשר לבין התעריפים אשר העירייה •

מחוננים; תלמידים הזכאים להחזר תחבורה ציבורית בלבד העירייה מסיעה אותם למוסדות הלימוד כגון: תלמידים בעלי לקויות למידה; תלמידים קיימים תלמידים אשר אינם עומדים בקריטריונים של משרד החינוך להסעה ולמרות זאת •

הסיבות בגינן שיעור ההשתתפות נמוך מ

מסך עלויות ההסעות המאושרות על ידו. 50%

שיעור שלמשרד החינוך מחויב להעביר 28% 27%

היהמהטבלה עולה, כי שיעור ההשתתפות של משרד החינוך מסך הוצאות ההסעות בשנת 7.1 אגף החינוך ומנהל המחלקהתגובת ס/מנהלת

. המנכ"ל אינם זכאים להסעה

על העירייה לגבש מדיניות עירונית באשר למקרים בהם יוסעו תלמידים אשר בהתאם לחוזר . 7.2 בכפוף להחלטת ממשלה על הקפאתמחיר המקסימום - מחירון משרד החינוך שנקבע בשנת כשמחיר המסלול במכרז החדש גבוה מהמחיר הקודם , משרד החינוך נצמד למחיר הקודם.

הפרש תעריפים - השתתפות משרד החינוך בעלות ההסעות כפופה למגבלה של מחיר מקסימום, כלומר ציבורית בלבד (ממלכתי דתי ועוד).

כגון: הסעות תלמידים בעלי לקויות למידה, תלמידים מחוננים, תלמידים הזכאים להחזר דמי תחבורה מדיניות עיריית ר"ג מזה שנים רבות היא להסיע גם תלמידים שאינם עומדים בקריטריון משרד החינוך "תלמידים שאינם עומדים בקריטריונים של משרד החינוך ולמרות זאת מוסעים:

התייקרות מאותה שנה, ומאז לא עודכן."

36

דו"ח מבקר העירייה לשנת

השתתפות משרד החינוך בגין הסעות תלמידים למוסדות חינוך עיריית רמת גן הסעות תלמידי החינוך המיוחד 8

לפי חוזר מנכ"ל משרד החינוך, תלמידי החינוך המיוחד, הסובלים מלקויות מסוימות המפורטות , בלא קשר למרחק בו הם מתגוררים מהמוסד החינוכי. מאורגנותבחוזר מנכ"ל, זכאים להסעות של תלמידי החינוך המיוחד הינה, אפוא, הזכאות להחזרי משרד החינוך עבור ההסעות המאורגנות בהתאם ללקות של התלמידים, גם אם המרחק בין כתובת מגורים לבין מוסד הלימודים אינו מצדיק מסלולי חינוך מיוחד שלא דווחו למשרד: 8.1

תלמידים אלו מוסעים על ידי העירייה ובאילו מסלולים התלמידים הזכאים להסעה ("דו"ח מומלצים"), עבור תלמידים אלו נדרשת הזנה למערכת כי אכן החיצוני מדווח על המסלולים במערכת הסעות נט. המערכת מציגה בפני המשתמש מי הם החל משנת לימודים תשע"ה, הינה באופן ממוכן. היועץ על מסלולי החינוך המיוחד שיטת הדיווח

ההשתתפות של משרד החינוך.

מחיר המסלול על-פי מכרז, בכפוף למגבלת מחיר מקסימום שקבע משרד החינוך, במכפלת שיעור הינה על פי שיטת פר מסלול. העלות המתוקצבת הינה שיטת התקצוב בהסעות החינוך המיוחד את ההסעה.

ממצאי הביקורת:

המתקבלת מסגן מנהל מחלקת היסעים (להלן:"טבלת המסלולים").

באמצעות הזנת פרטי הטבלה המפרטת את קווי ההסעה – מסלול, מספר רכבים ומספר תלמידים, הסעות אלה. כאמור, הדיווח מבוצע באופן ממוכן במערכת הסעות נט על ידי היועץ החיצוני על מנת לקבל ממשרד החינוך החזרים בגין הסעות החינוך המיוחד, על העירייה לדווח על ביצוע בחינת הבקרה הנערכת על ידי היועץ למסלולים שדווחו למשרד: 8.2 המומלצים על ידי המשרד לקבלת שירותי הסעה אכן מדווחים למשרד החינוך מהביקורת עולה כי, מתקיימת בקרה על ידי ס/מנהל מחלקת היסעים, שהתלמידים 8.1.2 אשר לא מתקבלת הכנסה בגינם, וכן מסלולים שהוגשו עבורם ערעורים למחוז וטרם נענו למשרד החינוך מקורם בהסעות חינוך רגיל לא דווחו כלל המסלולים אשר - נמצא תקין.

המחלקה נכון ל

הביקורת ערכה השוואה בין טבלת המסלולים של המחלקה, כפי שהתקבלה מסגן מנהל 8.1.1 הקובעת שבמקרים מסוימים יבוצעו הסעות, אף כי לא מתקבל בגינם החזר ממשרד החינוך מהמדגם עולה כי הדיווחים תקינים, וכי מערך ההיסעים פועל בהתאם למדיניות העירייה

החינוך אינו מכיר במלוא הדיווח ועל כן מעביר החזרים נמוכים יותר.

המסלולים ובקטלוג המסלולים, על מנת לבחון האם ישנם קווים שלא דווחו כראוי או שמשרד כפי שהתקבלו בטבלת הביקורת ביצעה בחינה של עשרה קווי מסלול, מתוך

37

דו"ח מבקר העירייה לשנת

השתתפות משרד החינוך בגין הסעות תלמידים למוסדות חינוך עיריית רמת גן הערות ראש העיר

דו"ח ביקורת בנושא השתתפות משרד החינוך בגין הסעות למוסדות חינוך

סעיף 1

לא עודכן

החינוך שנקבע בשנת

המסלול במכרז החדש גבוה מהמחיר הקודם, משרד החינוך נצמד למחיר הקודם. מחירון משרד

השתתפות משרד החינוך בעלות ההסעות כפופה למגבלה של מחיר מקסימום, כלומר כשמחיר

מחוננים, תלמידי החינוך הממלכתי דתי - הזכאים להחזר דמי תחבורה ציבורית בלבד.

שאינם עומדים בקריטריון משרד החינוך כגון: הסעות תלמידים בעלי לקויות למידה, תלמידים רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. מדיניות עיריית רמת-גן מזה שנים רבות להסיע גם תלמידים

41

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי

מבוא 1

הביקורת נערכה בין החודשים יוני עד אוקטובר

תיכון "בליך"

"אורה מודיעים", ובי"ס יסודי "מכלל". להלן רקע כללי על כל בית ספר:

במסגרת הביקורת נבחרו

תיכון "אורה מודיעים"

ובסיום התהליך מקבל ביה"ס את תעודת ההסמכה לדרישות התקן.

מגיע לביה"ס מבקר מטעם מכון התקנים לבדוק ולבחון את התאמת הנהלים למערכת, הישראלי, וזכה להכרה מקצועית למתן שירותי חינוך פדגוגיים וחברתיים ערכיים. בכל שנה של מכון התקנים ISOבי"ס "בליך" עבר לפני שלוש שנים תהליך הסמכה לתקן למצטיינים.

מדעים וטכנולוגיה, אומנויות, מדעי החברה והרוח, שפות, ספורט, תחומי דעת ומסלולים תלמידים הלומדים ב

בית הספר התיכון "בליך" הוא בי"ס תיכון ארבע שנתי לכיתות ט' עד יב'. בבית הספר בי"ס "מכל"ל"

על ידי כל מורי ביה"ס.

תשע"ב לרפורמת "עוז לתמורה" בהיקף מלא. במסגרת הרפורמה ניתנים שיעורים פרטניים החינוך בנוסף לתעודת הבגרות של ההישגים בתחומי הדעת. בית הספר הצטרף בשנה"ל בית הספר הצטרף לפיילוט הארצי של תעודת בגרות חברתית. התעודה תינתן על ידי משרד בבית הספר

בית הספר התיכון "אורה מודיעים" הוא בי"ס תיכון עיוני ארבע שנתי, לכיתות ט' עד יב'.

לצד לימודי הליבה לומדים התלמידים גם לימודי העשרה.

מרווח, ספריית אנגלית, אולם ספורט, חדר מחול, מעבדת מחשבים חדישה וסדנת אמנות.

הספר הכיתות מצוידות במחשב, מקרן ומסך. כמו כן, קיימת מעבדת מחשבים, חדר מוסיקה חטיבה צעירה בה לומדים תלמידי כיתות א’-ב’ ובניין מרכזי לתלמידי כיתות ג’-ח’. בבית כיתות. בית הספר מחולק לשני מבנים: בי"ס "מכלל" מונה

42

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

הביקורת מודה לעובדים על שיתוף הפעולה.

בסעיפי הדוח.תגובות ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מח' הכספים שולבו הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

נסקרו כרטיסי הנהלת חשבונות של בית הספר. 3.5

נסקרו ונבדקו תדפיסי בנק, אסמכתאות מהבנק, ניהול המחאות וכד 3.4 נסקרו דוחות ממערכת הנהלת החשבונות הממוחשבת "אסיף 3.3 נסקרו הזמנות רכש, הצעות מחיר וחשבוניות בגין רכישות שביצעו בתי הספר 3.2 באגף; מבקרת החשבונות באגף החינוך, וכן עם מנהלות ומזכירות בתי הספר נערכו פגישות ושיחות עם מנהלת אגף החינוך; ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים 3.1 מתודולוגיה 3

נושאים נוספים, ככל שעלו במהלך הבדיקה 2.6

נאותות השימוש בכספי ההורים 2.5

ניהול התקציב השוטף 2.4

התקשרויות עם ספקים וביצוע תשלומים 2.3

בדיקת נאותות ניהול חשבונות הבנק 2.2

רמת גן

ניהול הכספים בבתי הספר בהתאם לכללים וההנחיות שנקבעו על ידי משרד החינוך ועיריית 2.1 והוראות ניהול תקין, ובכלל זה, בין היתר

בחינת נאותות ניהול כספי בתי-הספר בהתאם לחוזרי מנכ"ל משרד החינוך, הנחיות העירייה מטרות הביקורת 2

43

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

נתונים כספיים כלליים על בתי הספר בשנת הלימודים תשע"ו 4 תיכון בליךתיכון אורה מודיעים בי"ס מכל"ל

חשבון הורים

(חן

₪

חשבון רשות

(חן

₪

חשבון הורים

(חן

342320/64

₪

חשבון רשות

(חן

343595/20

₪

חשבון הורים

(חן

₪

חשבון רשות

(חן

₪

593 358 2,019 מספר תלמידים

572,397 439,396 705,033 509,093 3,808,200 3,217,429 הכנסות 534,189( )445,300( )773,251( )486,908( )3,830,143( )3,169,849(הוצאות 38,208 ) 5,904( ) 68,218( 22,185 ) 21,943( 47,580 הפרש סה"כ 25,637 (46,033( 32,304

להלן גרף המתאר את מספר התלמידים בבתי הספר שנבדקו

44

דו"ח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי

להלן תרשים המתאר את הוצאות בתי הספר בשנת הלימודים תשע"ו:

להלן תרשים המתאר את הכנסות בתי הספר בשנת הלימודים תשע"ו:

45

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן ]7.21[ מהסכום המרבי שנקבע

מהביקורת עולה, כי בתי הספר מבצעים שימוש בכספי הקופה הקטנה בסכומים הגבוהים 5.15 המתוקצבים ביתר בעוד סעיפי הוצאות אחרים מתוקצבים בחסר מסקירת דוח "יתרות בסעיפים על פי שיוך" ממערכת ה"אסיף", עולה כי ישנם סעיפי הוצאות 5.14 .]7.17[

מנהלות בתי הספר והמזכירות אינן מקפידות לחתום על דוחות התאמות הבנק החודשיות 5.13 .]7.16.2[

בבדיקת התאמת שכר הלימוד הנגבה מההורים לאישור משרד החינוך, לא נמצאו חריגים 5.12 .]7.16.13[ בסעיפי הכנסות שונים

לצורך מימון עלות הפקת טקס הסיום נעזר בית הספר ביתרות כספיות משנים קודמות 5.11 תקציביות משמעותיות

בהתאם לרישום במערכת ה"אסיף", הוצאות בית הספר בגין טקס בוגרי י"ב הביאו לחריגות 5.10 ומלגות בתשלומי הורים, קבלת תרומות והחזרת אמצעי תשלום למספר נושאים הכלולים בחוברת הנהלים שפרסם משרד החינוך, כגון: נוהל גבייה, הנחות נוהל "הנחיות ונהלים לבתי ספר בניהול עצמי רמת גן" שנערך ע"י אגף החינוך, אינו מתייחס 5.9 של רציפות קבלות

שימוש בקבלות ידניות מקשה על מעקב ובקרה אחר הכספים המתקבלים ואינו מאפשר בקרה 5.8 ללא שהתבצע הליך רכש כנדרש, הינו פגם ניהולי

העובדה שנמצא תחת סעיף "ספקים שונים" תשלום החזר הוצאות לעובדת ע"ס 5.7 באתר האינטרנט, אלא נסמכות על דפי הבנק שמפיקות האחראיות על ניהול הכספים מנהלות בתי הספר אינן נוהגות לצפות בעצמן בדפי חשבונות הבנק באמצעות כניסה לחשבון 5.6 הספר ולא על שם העירייה, בניגוד להנחיות משרד החינוך מהביקורת עולה כי חשבונות הבנק, הן חשבון "רשות" והן חשבון "הורים", נפתחו על שם בית 5.5 נמצאה המחאה שכובדה על ידי הבנק למרות שנחתמה על ידי מנהלת בית הספר בלבד 5.4 לתקנות ייעוד כספי תלמידים

נמצא בי"ס בו יו"ר ועד ההורים אינו מורשה חתימה בחשבון "הורים" של בית הספר, בניגוד 5.3 ניהולי תוך הפרת נהלי עבודה כספיים וכללי מנהל תקין נמצאו המחאות שנחתמו מראש ללא ציון השם והמוטב (חותמת "בלנקו"). הנ"ל מהווה פגם 5.2 .]7 .4[

המזכירה הינה הגורם היחיד החותם על המחאות ומתחייב בשם בית הספר על הוצאה כספית חתימה על המחאות בשם המנהלת, באמצעות חותמת בצורת חתימה, יוצרת מצב בו, בפועל, מורשה חתימה, כאשר אחד מהם הוא מנהל בית הספר.

להנחיות משרד החינוך, הקובע כי כל התחייבות כספית של בית הספר תאושר בחתימת שני הנ"ל מהווה, למעשה, עקיפה של מסמך זכויות החתימה של בית הספר שנקבע בהתאם נמצא שימוש בחותמת המנהלת לצורך חתימה על המחאות, כאשר המנהלת אינה נמצאת. 5.1

ממצאים עיקריים 5

46

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן השתלמויות עובדי הוראה) עפ"י קריטריונים שוויוניים, שקופים, מוסכמים וידועים מראש.

(שעות תקן לפי תלמיד; סלי שעות ויוזמות אחרים; רמת שירותי היקף; שעות הדרכה; תקציב משרד החינוך והעירייה בנו במשותף תכנית הקצאה ישירה של סל כלל המשאבים לבית הספר

הגברת העצמאות של ביה"ס בניהול התקציב (משק כספים סגור). •

ובית הספרחיזוק השותפות בין משרד החינוך, העירייה •

קיום הערכה ומשוב בית ספרי וחוץ בית ספרי •

איגום כלל המשאבים הבית ספריים במסגרת תוכנית העבודה •

התאמת תוכניות העבודה לצורכי בית הספר ותלמידיו •

קידום העבודה הצוותית של סגל בית הספר •

) של מנהל בית הספר וצוות ביה"סaccountabilityאחריותיות •

ראיית בית הספר כמוקד קבלת ההחלטות לגבי ניהולו וככזה הנושא באחריות לפעולותיו •

העקרונות המנחים את הניהול העצמי הוגדרו כדלקמן הספר לטובת התלמיד".

מטרת הניהול העצמי הוגדרה כדלקמן: "קידום העשייה החינוכית על-יד מיצוי כל משאבי בית עקרונות בית הספר בניהול עצמי 6.1

מתייחס לבתי הספר התיכוניים כבתי ספר בניהול עצמי על כל המשתמע מכך נוהל שנערך על ידי אגף החינוך, "הנחיות ונהלים לבתי ספר בניהול עצמי רמת גן". דוח ביקורת זה התיכוניים והם פועלים על פי העקרונות והכללים שנקבעו לגבי בתי הספר היסודיים ועוגנו במסגרת שנים. על פי החלטת העירייה, לפני מספר שנים, הוחלו נהלי הניהול העצמי גם על בתי הספר עיריית רמת-גן הצטרפה לניהול עצמי של בתי הספר בעיר, בשיתוף עם משרד החינוך, לפני כ ניהול עצמי בבתי ספר 6

ואי מילוי טופסי בקשת הנחההנחות,

ההנחות נעשה שלא בהתאם לנהלי העבודה, ובכלל זה, קבלת החלטות שלא במסגרת ועדת בבתי הספר לא מונתה ועדת הנחות. בניהול ההנחות נמצאו ליקויים שונים כגון: ניהול 5.18 חלופות ובחירת הספק

בנושא רכש והתקשרויות עם ספקים נמצאו ליקויים בתהליך קבלת הצעות מחיר, השוואת 5.17 לא יוזן סכום הוצאה מקופה קטנה מעל

נמצאו מקרים בהם בוצע פיצוי מלאכותי של חשבוניות הרכישה על מנת שבהנהלת חשבונות נמצאו מקרים בהם בוצעו רכישות מעבר לתקרת הסכום שנקבעה בקופה קטנה. כמו כן, 5.16

47

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן גם דיווחים עיתיים על יישום התוכנית על-ידי בית הספר ועל הישגי המוסד בסוף שנה"ל.

תוכנית העבודה הבית ספרית תוצג לאישור פורום משותף לעירייה ולמשרד החינוך. פורום זה יקבל

לחסוך משאבים עקב התייעלות וחסכון, כאשר כל היתרה תישאר בידי בית הספר. 3 לצבור תקציבים משנה לשנה, במידת הצורך ובאם יישארו בידיו הכספים 2 לפי צרכיו (למעט כספי הורים), במסגרת התוכנית המאושרתלהמיר תקציבים מסעיף לסעיף 1 יודגש כי למנהל בית הספר תישמר היכולת

ניהול מושכל של כח האדם המנהלי של בית הספר. •

יעדים מוגדרים בתחומי הרכש וההצטיידות הבית ספרית •

יעדים מוגדרים לאחזקה שוטפת של בית הספר •

שמופו או סוכמו על-ידי הנהלת בית הספר

בניית סל השעות, המערכת הבית ספרית, התאמה לצרכים הספציפיים של התלמידים, כפי •

תוכנית העבודה הבית ספרית תחויב בהצגת תפוקות מוגדרות וברות מדידה בארבעה תחומים

הגברת העצמאות בניהול התקציבי. •

ניהול ופיתוח כח אדם •

בניית מערכת משוב ובקרה בית ספריים •

בניית תוכנית אופרטיבית להשגת היעדים •

הגדרות מטרות פדגוגיות ברורות וממוקדות •

תתבסס על

זו תגובש מתכונת מחייבת לתוכנית העבודה, שתשמש בסיס לעבודת התכנון של בית הספר.

התוכנית תקבע סף הישגי תפוקות לבית הספר בתחומים השונים.

התוכנית תכלול יעדים חינוכיים, לימודיים, ארגונים ואחרים שיהיו ברי מדידה כמותית ואיכותית.

וייחודה של אוכלוסיית התלמידים, ההורים והמורים.

הרשמית של משרד החינוך ותבטא יעדי חינוך עירוניים וקהילתיים, תוך התייחסות לאופייה תוכנית העבודה הבית ספרית תתבסס על מטרות המוסד, מדיניות החינוך ותוכנית הלימודים

צוות ההנהלה, ובשיתוף הפיקוח של משרד החינוך.

מיוזמות שונות ומחיסכון והתייעלות, עפ"י תוכנית עבודה שתגובש באחריות מנהל המוסד, על-ידי בית הספר ישתמש במשאבים אלה, ובאחרים שיגייס בעצמו ממקורות נוספים, מהורי התלמידים,

48

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן התפקידים.

חברי הצוות, הואיל ותוענק "תחושת שותפות" לכל אחד ממלאי שיפור הבטחון העצמי של •

בטווחי זמן קצרים

אפשרות לסגנון ניהולי, יזמי ואוטונומי המאפשר פתיחת "צווארי בקבוק" לטובת התלמידים, נוצרים תנאים לעידוד ותמרוץ של מנהיגות חדשה בכל הרמות ובכל תחומי הפעולה וכן •

המעבר לניהול עצמי מאפשר חיבור בין סמכות לבין אחריות •

השיטה מאפשרת לבית הספר לקבל החלטות בזמן אמת •

התלמיד והכתה

האצלת סמכויות ישירות לבתי-הספר, תאפשר מיקוד ישיר של התכנון הפדגוגי בצרכי •

הנדרשת

הקרובים ביותר לאבחון צרכי התלמידים ולפיכך, לנקיטת הצעדים והתוכנית הפדגוגית השיטה מעניקה אפשרות להשפיע במידה רבה יותר על ההחלטות, מפני שמנהלים ומורים הם •

המלווים אותם בתפקידי פיקוח במשרד החינוך וברשות המקומית ניהול עצמי מאפשר צמיחה והתפתחות מקצועית של כל ממלאי התפקידים בביה"ס ושל אלה •

בכוחן לשפר את הלמידה

ניהול עצמי הינו הכרה במומחיותם ובכישוריהם של צוות בית-הספר לקבל החלטות אשר •

יתרונות פדגוגיים

סמכויות הניהול.

במסגרת החינוך הממלכתי. להלן היתרונות הפדגוגיים והכלכליים של המעבר לניהול עצמי וכן גבול יחד עם זאת, קיימים גבולות לסמכויות בתיה"ס כנגזר מהיותם מוסדות חינוכיים הפועלים בתי-הספר יפתחו את המאפיינים הייחודיים להם, את החזון, את המטרות ותוכניות לפעולה.

). accountability(

בתלמיד. המנהלים והמורים חייבים לשאת באחריות אישית ומקצועית להישגי התלמידים במעבר לניהול עצמי של בית-ספר היא לשפר את הישגי התלמידים והצלחתם. השיטה מתרכזת ניהול עצמי של בית-ספר מהווה כיום רפורמה מרכזית בחלק ממערכות החינוך בעולם. המטרה יתרונות הניהול העצמי 6.2

כאשר מימוש המטרות באופן אפקטיבי בידי מנהל ביה"ס הנהלת העירייה ואגף החינוך מחויבים לתהליך ויעשו ככל שביכולתם להביא להצלחתו המלאה.

הגורמים המעורבים ביישומו.

העירייה מינתה ועדת היגוי להפעלת הפרויקט, בראשות מנהלת אגף החינוך ובהשתתפות נציגי אדם ותקציב.

המנהל לתפעול המוסד, ללא פגיעה בחוקים ובתקנות העבודה ובנהלים המקובלים של ניהול כח-

באותם תחומי תשתית שיישארו באחריותה. יגובשו כללים שעיקרם הרחבה הדרגתית של סמכויות העירייה תגבש תוכנית לעמידה ביעדי בית הספר בצורה המיטבית, כדי לסייע לו למלא את יעדיו מנהל בית הספר יהיה אחראי לעמידה ביעדי התוכנית.

49

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן פירוט הממצאים 7

המקומית, ונהלי משרד החינוך ומשרד הפנים המתואמים עם מרכז השלטון המקומי בית ספר בניהול עצמי יפעל על-פי ההנחיות ובקרות הכספים הנקבעות על-ידי הרשות •

מעת לעת על ידי משרד החינוך

מספר שעות הלימוד השבועיות לא יפחית את אורך יום הלימודים ולא יהיה קצר מהקבוע •

ארגוני עובדים אחרים והנחיות המנהל הכללי של משרד החינוך ניהול כח אדם בבתי ספר בניהול עצמי יפעל עפ"י הסכמי העבודה עם ארגוני המורים, עם •

בית ספר בניהול עצמי יפעל על-פי חוקי החינוך, התקנות והכללים •

בשאר בתי הספר

תוכנית הלימודים הרשמית והממלכתית היא התוכנית המחייבת בבתי ספר בניהול עצמי, כמו •

גבול סמכויות הניהול העצמי

ה"סלים" והפרויקטים בוחרים את בית הספר.

בית הספר יבחר את השירותים להם הוא נזקק, ויספק את דפוס הפעולה בו השירותים, •

השיטה מעודדת חיסכון והתייעלות תקציבית והסבתו ליעדים פדגוגיים •

תינתן האפשרות להעביר יתרות תקציב משנה אחת לשנייה •

לספקים באמצעות תקציב בית הספר

תקטן עלות רכישת מוצרים ושירותים לתלמידים, כתוצאה מביצוע תשלומים ישירות •

יגבר הקשר בין תכנון פדגוגי לניצול תקציבי ללא התחשבות ב"ייעוד התקציבים •

מתאפשרת גמישות בהמרה בין סעיפי תקציב (למעט בכספי הורים •

לסוגיהן

השיטה תביא לניצול מלא של התקציב לצרכי התלמיד ובית הספר ללא שחיקה בגין תקורות •

הקצאת התקציב הינה עפ"י נוסחה פומבית ושוויונית •

יתרונות כלכליים

שביעות הרצון והערכה של ההורים והקהילה כלפי הצוות.

השיטה מאפשרת יצירת תפקידים משמעותיים לשכבה רחבה של ממלאי תפקידים, תוך שיפור •

נהלי עבודה לבתי ספר בניהול עצמי 7.1

וההנחיות שנקבעו על ידי משרד החינוך

על מזכירות בתי הספר הוטלה האחריות לתפעול שוטף של המערך הכספי על פי הכללים למיליוני שקלים בשנה, דיווחים לבעלי התפקידים בעירייה, דיווחים להורי התלמידים וכו'.

בלבד, נדרשים לאחריות על ניהול הכספים בבתי הספר בהיקפים משמעותיים, אשר מגיעים אחריות בנושא הניהול הכספי. מנהלי בתי הספר, אשר מרביתם בעלי השכלה פדגוגית המעבר של בתי הספר לשיטת הניהול העצמי מטילה על בעלי התפקידים בבתי הספר

50

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן מבקרת החשבונות ורו"ח חיצוני.

הכספי ומלווה אותם בהדרכות אישיות על ידי ס/מנהלת אגף החינוך ומחלקת הכספים, לימודי התואר שלהם, בנוסף לכך אגף החינוך מקיים השתלמויות מרוכזות בתחום "א. מנהלי בתי הספר, בנוסף להשכלתם הפדגוגית קיבלו הכשרה כלכלית במסגרת : ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מח' כספים מסרה בתגובה חריגים בהתנהלות בתי הספר שנבדקו ביחס להנחיות משרד החינוך.

הביקורת מציינת, כי בכל הנושאים המוזכרים לעיל, שהינם דוגמאות בלבד, נמצאו החריגים בהם מותר לבצע רכישות במזומן מכספי חשבון "הורים".

קטנה אך ורק בחשבון הניהול העצמי ולא בחשבון "הורים" ואין פירוט של המקרים – בנוהל שפרסמה העירייה אין התייחסות לכך שככלל תנוהל קופה ניהול קופה קטנה יחתמו רק לאחר שמולאו כל הפרטים של הספק.

– בנוהל שפרסמה העירייה לא מצוינת ההדגשה כי המחאות תשלומים לספקים אופן הזמנת הרכש, העברת הזמנת רכש מאושרת לספק ואישור קבלת הרכש.

– בנוהל שפרסמה העירייה אין כל התייחסות לנושא רכש והתקשרויות עם ספקים הנושאים אשר מקבלים ביטוי בהנחיות והנהלים שפרסם משרד החינוך, כגון:

כמו כן, נוהל ניהול כספי שפרסמה העירייה אינו נותן ביטוי ואינו מדגיש את כלל 7.1.3 והחזרת אמצעי תשלום

, כגון: נוהל גבייה, הנחות ומלגות בתשלומי הורים, קבלת תרומות משרד החינוך הנוהל אינו מתייחס למספר נושאים הכלולים בחוברת הנהלים שפרסם עם זאת, 7.1.2 הנוהל נערך על בסיס ההנחיות והנהלים שפרסם משרד החינוך "). מסקירת הנוהל עולה, כי ככלל, נוהל ניהול כספיבניהול עצמי רמת גן" (להלן: "

מהביקורת עולה, כי אגף החינוך בעירייה ערך נוהל "הנחיות ונהלים לבתי ספר 7.1.1 מוטלת על אגף החינוך בעירייה

התהליכים וצמצום החשיפה לסיכונים תפעוליים ואחרים. האחריות על עריכת הנהלים בכדי לקבוע כללים והנחיות עבודה המבטיחים עמידה ביעדים ובמטרות, תוך ייעול בקרות מובנות והם משקפים את מדיניות הארגון ואת תפיסת העולם הניהולית שלו. זאת, נהלי עבודה נועדו להתוות את תהליכי העבודה הרצויים בארגון. במסגרתם, מוטמעות ". בתנאי שיהיו בהלימה לנהלים בנספח זהלרשות בתחום הכספי והתפעולי, שהרשות תרחיב ותפרט נהלים נוספים כדי למסד ולעגן את נוהלי העבודה בין בתי הספר הנהלים המפורטים כאן הם מינימליסטים. לא מן הנמנע החינוך נקבע, בין היתר, כי: "

ומתווה יישום למעבר בתי ספר לניהול עצמי. במסגרת מפרט נוהלי העבודה שפרסם משרד השוטפת בנושא ניהול הכספים, קבע משרד החינוך מפרט לנהלי עבודה כספיים לבתי ספר בכדי להגדיר את הפעולות הנדרשות מבעלי התפקידים בבתי הספר ולהנחות אותם בעבודה

51

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן אין בתגובת האגף מידע הסותר את העובדות המוצגות התייחסות הביקורת לתגובה:

הצדקה וצורך שהרשות תוציא גרסה נוספת לנושא זה - כפל מיותר".

2013

ממשרד החינוך ואף נבחר כמודל ארצי שפורסם באתר משרד החינוך. יחד עם זאת בשנת לתלמידים, קבלת תרומות והחזר אמצעי תשלום. הנוהל של רמת גן קיבל שבחים העצמי והשלים את הנוהל הקודם בו הופיעו נהלים בתחום הגביה, הנחות, מלגות עצמי שהקיף את כל תחומי עבודת המנהלת והמזכירה. נוהל זה התמקד בתחום הניהול ביותר ולא באופן מינימליסטי כאמור בדו"ח המבקר, כמתווה יישובי למעבר לניהול

ב. אגף החינוך ערך נוהל "הנחיות ונהלים לבתי ספר בניהול עצמי רמת גן" באופן הרחב

פיקוח ובקרה של הרשות המקומית 7.2

שבתוקף נכון למועד הביקורת

בממצא. הביקורת התייחסה לנוהל האחרון והמעודכן של משרד החינוך שהינו הנוהל שמירה על פנקסי שיקים וחתימה על המחאות לספקים 7.3 בכל הקשור לניהול הכספים

מהביקורים השוטפים, מעביר הרו"ח דיווח לאגף החינוך בדבר התנהלות בתי הספר, למזכירות בתי הספר והמנהלות בניהול הכספים השוטף. לאור הרשמים העולים מגיע אחת לחודש לבתי הספר, נותן מענה לבעיות המתעוררות מעת לעת ומסייע כמו כן, האגף מינה רו"ח חיצוני מטעמו אשר מלווה את בתי הספר באופן שוטף, אשר 7.2.3 הכספית על בסיס שאלון מובנה ומעבירה את תוצאות הבדיקה למנהלת בית הספר החשבונות מגיעה לבתי הספר כאחת לשנה, מבצעת בדיקה מקיפה של ההתנהלות אשר מבצעת בקרה ומעקב אחר התנהלות בתי הספר בניהול עצמי. מבקרת באגף החינוך בעירייה משמשת עובדת ייעודית כמבקרת חשבונות במוסדות החינוך 7.2.2 פיקוח ובקרה על ידי גזברות העירייה ו/או על ידי מנהלת אגף החינוך כאמור בתקנות המפורטות בפרק העובדות לעיל, לרשות המקומית קיימת אחריות 7.2.1

המצורף כנספח ו', ותעביר ממצאי הסקר למנהל בית הספר ולחברי הוועדה המלווה "הרשות תבצע לפחות אחת לשנה סקר בקרה פנימית, בהלימה לשאלון הסטנדרטי

נקבע, כי:

בסעיף

"תשלום עבור שירות/טובין יש לשלם באמצעות המחאה על בסיס מזומן בלבד".

נקבע, כי:

בסעיף

את הסיכון הכרוך בהגעתם של פנקסי השיקים לגורמים בלתי מורשים.

באופן ידני, על כן יש לשמור על מסמכים מעין אלה באופן מאובטח, אשר ימזער למינימום פנקסי שיקים הינם מסמך כספי, בעל רמת סיכון גבוהה בשל העובדה שניתן למלא אותו

52

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן בי"ס מכל"ל

.תקיןנעולה -

מהביקורת עולה, כי כל בתי הספר שומרים את פנקסי ההמחאות הריקים בכספת 7.3.1 והחתימה על השיקים

במסגרת הביקורים שערכה הביקורת בבתי הספר, נבדק אופן שמירת פנקסי השיקים וסכום)".

"בכל אופן, אסור לחתום על המחאה בנקאית לפני מילוי כל הפרטים (שם המוטב, תאריך

נקבע, כי:

בסעיף

היסטוריים - ראוי להציג חשיפה פוטנציאלית זו.

לרעה במדגמי הביקורת. לאור העובדה כי הביקורת מושתתת על מדגמים בלבד ונתונים : המדובר בחשיפה פוטנציאלית בלבד, שלא נמצא כי מומשה ונוצלה הערת הביקורת למנהלת לנצל את מחירי המבצע ובכך נחסכו כספים לבית הספר.

לאור מבצע זמני של הספק וכי העובדה שהיו שיקים חתומים מראש, אפשרה משמעותי המזכירה בחופשה נוצרה הזדמנות לרכוש כסאות לבית הספר במחירים זולים באופן נחתמו מספר שיקים "בלנקו" בחשבון הרשות. המנהלת אף מסרה, כי בעת שהותה של במטרה להעניק למנהלת את האפשרות לבצע תשלומים דחופים בעת הצורך. אי-לכך, , כי הנ"ל בוצע כאשר מזכירת בית הספר שהתה בחופשה בחו"ל מנהלת בית הספר מסרה החינוכי לביצוע תשלומים לא מבוקרים.

מהווה פגם ניהולי תוך הפרת נהלי עבודה כספיים וכללי מינהל תקין, חושף את המוסד העובדה כי נמצאו המחאות שנחתמו מראש ללא ציון השם והמוטב (חותמת "בלנקו")

להלן צילום העתק ההמחאה: 7.3.3

תאריך, וכד' על גבי ההמחאה

המחאה אשר חתומה "בלאנקו", ללא ציון פרטים, שם המוטב, סכום, נמצאה 7.3.2

53

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

המלצת הביקורת:

חותמת בצורת בחתימה 7.4

זה

התקופתית בבתי הספר המבקרת והרו"ח החיצוני אכן בודקים מאז ומתמיד יישום נוהל שבועות. מנהלת ומזכירת בית הספר הונחו שדבר זה לא יישנה. במסגרת הביקורת מתוךהמחאה

כי "בבית הספר נמצאה ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה "בלנקו" ולוודא את קיום ההנחיה במסגרת הביקורת התקופתית.

על אגף החינוך בעירייה להעביר הנחייה ברורה על איסור חתימה על שיקים 7.3.4 בית הספר "מכל"ל

מורשה חתימה.

מסמכים כספיים כגון שיקים, מבלי שניתן להבחין כי החתימה לא בוצעה על ידי אותו בלבד, שהרי כל גורם שבידו החותמת יכול, בנקל, לחתום בשם המנהל על כל מסמך, לרבות מכיוון שמדובר על חתימה אישית, נדרשת שמירה נאותה של החותמת ברשות המנהלים הלימודים.

הצורך בחותמת שכזו, הוא לסייע בחתימה על כמות גדולה של תעודות הערכה בסיום בעבר נהגו מנהלי בתי הספר לשמור לעצמם חותמת של חתימתם.

נמצאה במגירה נעולה. אגף החינוך מנחה בצורה חד משמעית את מנהלות ומזכירות בתי כי "החותמת בצורת חתימה ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה הוצאה כספית.

בפועל, המזכירה הינה הגורם היחיד החותם על המחאות ומתחייב בשם בית הספר על חתימה על המחאות בשם המנהלת, באמצעות חותמת בצורת חתימה, יוצרת מצב בו, .תאושר בחתימת שני מורשה חתימה, כאשר אחד מהם הוא מנהל בית הספר בהתאם להנחיות משרד החינוך. המסמך הקובע כי כל התחייבות כספית של בית הספר אינה נמצאת מהווה, למעשה, עקיפה של מסמך זכויות החתימה של בית הספר שנקבע הביקורת סבורה כי, שימוש בחותמת המנהלת לצורך חתימה על המחאות כאשר המנהלת כאשר היא אינה נוכחת בבית ספר.

כאשר הדבר דחוף, בין היתר חתימה על המחאות דחופות לספקים ולמוטבים שונים, מנהלת בית הספר מסרה, כי החותמת משמשת, בעיקר, לחתימה על מסמכים שונים 7.4.3 אירועים והעמותה לניהול מוסדות ספורט בר"ג

למוטבים הבאים: ועד עירוני, ספק שיעורי התל"ן (תוכנית לימודים נוספת), מפיק

בביקורת נמצאו מקרים בהם נחתמו מס' המחאות באמצעות החותמת, בין היתר, 7.4.2 נשמרת במגירה נעולה במשרדה

מהביקורת עולה, כי למנהלת בית ספר "מכל"ל" ישנה חותמת של חתימתה. החותמת 7.4.1

54

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן בי"ס אורה מודיעים

בית ספר מכלל והמזכירה הונחו שדבר זה לא יישנה".

הספר שאין לחתום על גבי המחאות בחותמת בצורת חתימה גם לא במקרים דחופים. מנהלת

המלצת הביקורת:

לחתימה על מסמכים שונים דחופים כאשר אינה נמצאת, אולם לא על מסמכים כספיים.

החותמת נשמרת במגירה נעולה במשרדה. מנהלת בית הספר מסרה כי החותמת משמשת מהביקורת עולה, כי למנהלת בי"ס "אורה מודיעים" ישנה חותמת של חתימתה. 7.4.4 אין בתגובת האגף מידע הסותר את העובדות המוצגותהתייחסות הביקורת לתגובת האגף:

נמצאת במגירה נעולה. החותמת משמשת רק בעבור מסמכים דחופים ולא בעבור המחאות".

כי "החותמת בצורת חתימה ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה שאינו זמין ליתר העובדים ובעלי התפקידים בבית הספר.

מומלץ להנחות את מנהלי בית הספר לשמור את החותמת ברשותם במקום מאובטח 7.4.5 ניהול חשבונות בנק 7.5

משמעותית לשימוש אסור בחותמת

שהיא מורשית חתימה שנייה יש גישה לחותמת בצורת חתימה של המנהלת מהווה חשיפה וככזאת אין לאפשר גישה אליה לאף גורם שאינו בעל החתימה. עצם העובדה שלמזכירה בממצא. הביקורת מציינת, כי חותמת בצורת חתימה הינה חתימה אישית לכל דבר ועניין תלמידי אותו מוסד".

נפרד" – חשבון בנק נפרד לכל מוסד חינוך שבו ינוהלו כספי התשלומים שהתקבלו בעד נפרד (בסעיף זה – חשבון הבנק) המיועד אך ורק למטרה זו; בסעיף זה, "חשבון בנק " רשות החינוך המקומית או בעל מוסד חינוך יחזיקו את כספי התשלומים בחשבון בנק בסעיף

היתר, כי:

בסעיף

55

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן בי"ס מכל"ל

הביקורת סקרה את נתוני חשבונות הבנק של בתי הספר, להלן הממצאים שעלו:

כספי ההכנסות מתשלומי הורים.

כספי הניהול העצמי. על העירייה לפתוח חשבון בנק נוסף, נפרד מהחשבון הרשותי, לניהול כלומר, משרד החינוך קבע, כי על העירייה לפתוח חשבון בנק ייעודי לכל בית ספר לניהול ערבוב בין כספי ניהול בית הספר ליצורהביקורת סבורה כי מצב זה עלולהערת הביקורת:

מחלקת הספורט באגף החינוך.

של בית הספר, גם כספי ההכנסות של המועדון הבית ספרי הפועל באמצעות מהביקורת עולה, כי בחשבון "רשות" מנוהלים, בנוסף לכספי סל הניהול העצמי 7.5.2 בית הספר מנהל שני חשבונות בנק, חשבון "הורים" וחשבון "רשות" בבנק מסד 7.5.1 : "קיימת מעטפת ביקורת שוטפת תגובת ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים לכספים השייכים לפעילות נפרדת וייעודית למספר בתי ספר במשותף.

המלצת הביקורת:

חשבונית מס.

ספרי היא זוכה לתמורה כספית המשולמת ע"י "מפעלי בית עמנואל" כנגד הגשת כי בגין הניהול הכספי של המועדון הבית המזכירה הראשית של בית הספר מסרה 7.5.3

במהלך השנה על מנת לוודא שלא יהיה ערוב בין הסעיפים תיכון "אורה מודיעים"

בית הספר לשוב ולקבל את שכרה כבעבר, באמצעות תלוש השכר."

"אגף החינוך ינחה את מזכירת ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה:

בית הספר, ויש לשקול קבלת התגמול הכספי בתלוש השכר.

על ידי מזכירת יש לקבוע מסגרת עבודה מוגדרת לניהול כספי המועדון הבית ספרי 7.5.4 המלצת הביקורת

פגיעה בפרטיות וחשיפה של נתונים עליהם חל עיקרון הסודיות.

העובדה כי פרטי חשבון הבנק האישי של מזכירת ביה"ס חשופים לעין כל, מהווה חתימה בחשבון הבנק, ואף לבצע פעולות בחשבונות אלה.

ניתן לצפות בחשבונות הבנק הפרטיים של מזכירת בית הספר, אשר הינה מורשית סקירת חשבון הבנק באתר האינטרנט של הבנק העלתה, כי בכניסה לחשבון הבנק 7.5.6 התקבלה הנחייה אחרת מאגף החינוך בעירייה

לאומי הסמוך. המנהלת ציינה כי החשבונות מתנהלים בבנק לאומי מזה שנים ולא בית הספר מנהל את שני חשבונות הבנק, חשבון "הורים" וחשבון "רשות" בסניף בנק 7.5.5 באמצעות סיסמה ייעודית

יש להפריד בין חשבון הבנק הפרטי של המזכירה לחשבון בית הספר ולמנוע גישה 7.5.7

56

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן תיכון "בליך"

הסירה את חשבון הבנק הפרטי שלה מאתר האינטרנט של בית הספר".

כי "מזכירת בית הספר ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

המלצת הביקורת:

הפיננסיים האישיים של מורשות החתימה.

השיקים בצירוף ת.ז. של כל אחת מהן, הנ"ל חושף את בית הספר לסיכונים מאחר ושמות מורשי החתימה (מנהלת בית הספר וסגניתה) מופיעים על גבי 7.5.10 על שם בית הספר ולא על שם העירייה, בניגוד להנחיות של משרד החינוך מהביקורת עולה, כי חשבונות הבנק, הן חשבון "רשות" והן חשבון "הורים", נפתחו 7.5.9 הרשאה לצפייה באינטרנט בחשבונות הבנק

דיסקונט הסמוך. לביקורת נמסר, כי מנהלת החשבונות הינה הגורם היחיד בעל בית הספר מנהל שני חשבונות בנק, חשבון "הורים" וחשבון "רשות", בסניף בנק 7.5.8 תשלומי עמלות בנק 7.6

הביקורת

"מקבלים את המלצת כספים: מחלקת ומנהלת החינוך אגף ס/מנהלת תגובת בהוראות משרד החינוך לבתי ספר בניהול עצמי.

יש לוודא, כי חשבון הבנק של בית הספר יהיה על שם העירייה בלבד, כפי שמתחייב 7.5.11 במהלך הפעילות הכספית השוטפת

ניסיון העבר והשינויים שיחולו במהלך השנה, על פי שיקול דעת הבנק, ויתבררו לתכנן את סך הוצאות העמלות במסגרת התכנון התקציבי באופן מיטבי, אלא על פי תעריפי ההנחות שישלמו בגין ניהול חשבונות הבנק. כמו כן, בתי הספר אינם יכולים פעולה שיבצעו בחשבונות הבנק במהלך השנה ונאלצים לנהל מו"מ עם הבנק לגבי בתי הספר אינם מודעים מראש לגובה העמלות שהם עתידים לשלם לבנק בגין כל 7.6.2 לכספי הרשות והשני לכספי ההורים

מהביקורת עולה, כי בתי הספר שנבדקו מנהלים שני חשבונות בנק נפרדים, האחד 7.6.1 הרשות עם הבנק

"בית הספר יקבל מהבנק תעריפי עמלות מוסכמים שיהיו מותאמים לסיכום

היתר, כי:

בסעיף

השונים בכדי למצות, באופן המיטבי, את ההנחות בעלות העמלות ובכך לחסוך כספים.

בודדים, המנהלים חשבון אחד או שניים. הנ"ל מאפשר לעירייה לנהל מו"מ מול הבנקים המחזיק במספר רב של חשבונות בנק, העירייה נמצאת בעמדת "כח" יחסית לבתי ספר שני חשבונות בנק לכל בי"ס) וכן כ

העירייה הינה הבעלים של כ

57

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

להלן גובה העמלות ששילמו בתי הספר בשנת הלימודים תשע"ו: 7.6.5 לבנק

לא הועבר לבתי הספר כל מסמך המפרט את גובה העמלות שסוכמו בין העירייה 7.6.4 החשבונות, וכך כל בית ספר בחר היכן לנהל חשבונותיו בהתאם לשיקולי בית הספר הכספים מסרה, כי לבתי הספר ניתנה אוטונומיה להחליט באיזה בנק ינוהלו בבנק מסד, אולם אינה מחייבת אותם בכך. ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת מהביקורת עולה, כי העירייה המליצה לבתי הספר לנהל את חשבונות בתי הספר 7.6.3 שם בית הספרסוג בית

הספר

מספר

תלמידים בנק

עמלות

חשבון

הורים

(₪)

עמלות

חשבון

רשות

(₪)

סה"כ עמלות

חשבן הורים

ורשות

(₪ )

17,133.99 בליך 3,510.25 13,623.74 דיסקונט 2,000 תיכון 5,532.96 אורה מודיעים 1,574.02 3,958.94 לאומי 368 תיכון 994.25 מכל"ל604.60 )*( 389.65 מסד 600 יסודי

תיכון "בליך"

סליקה.

(*) בית הספר אינו גובה שכר לימוד באמצעות הוראות קבע לכן אינו נושא בעלות עמלת

תיכון "אורה מודיעים"

העמלות בבתי ספר אחרים.

ומחויב בתעריפי עמלות גבוהים ביחס לתעריפי חשבון בית הספר מוגדר "עסקי" 7.6.6 אחרים

להלן מספר דוגמאות לתעריפי העמלות בהן מחויבים בתי הספר בהשוואה לבתי ספר 7.6.8 העמלות בבתי ספר אחרים

ומחויב בתעריפי עמלות גבוהים ביחס לתעריפי חשבון בית הספר מוגדר "עסקי" 7.6.7 סוג העמלהתיכון

"בליך"

תיכון "אורה

מודיעים"

בי"ס

"מכל"ל"

(בי"ס יסודי)

בי"ס תיכון

1

אחרת

בי"ס תיכון

2

אחרת

(₪ לרבעון)

חשבון קבועים

45.00 45.00 45.60 220.00 258.00 ניהולדמי

17.40 17.40 17.40 19.80 18.50 ביטול שיק

58

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן : ככל שהעירייה תנהל מו"מ מול הבנק בשם יותר מוסדות חינוך מהעיר, הערת הביקורת תשלומים בהוראות קבע 7.7

הספר. בתי הספר בוחרים על פי שיקול דעתם את כדאיות השארות או מעבר לבנק אחר השנה נוהל משא ומתן עם אחד הבנקים אשר הוזיל את העמלות. הנתונים הועברו לבתי בתי ספר את בחירת הבנק המועדף וזאת כדי להימנע מלהיות בעל עניין. יחד עם זאת, משא ומתן עם הבנקים על מנת להוזיל את עמלות הבנק. אגף החינוך נמנע מלכפות על סבירות ביותר, יחד עם זאת יעשה מאמץ נוסף להוזלת העמלות. בתי הספר מונחים לנהל כי "ככלל העמלות ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

יוכלו להיערך טוב יותר לעלויות הצפויות במסגרת הכנת התקציב.ומוסדות החינוך היא עשויה להפחית את עלות העמלות ובכך לחסוך כספים ייעודיים למטרות פדגוגיות פיקוח של מנהלי בתי ספר על ניהול הכספים 7.8

תקיןלא נמצאו הוראות קבע שאינן פעילות בחשבונות הבנק -

הבנק באינטרנט, בין היתר: לא ניתן להקים או לסגור הוראות קבע בחשבון. כמו כן, מהביקורת עולה כי, לבתי הספר לא קיימות הרשאות לניהול הוראות קבע בחשבונות 7.7.2 תקין

אשראי, ספקי תקשורת, כגון: אינטרנט, טלפונים וכד', ספק מכונת הצילום, ועוד' –

בין היתר לספקים הבאים: חברת החשמל, יעד שריג בגין עמלת סליקת כרטיס

מסקירת חשבונות הבנק של בתי הספר עולה כי, מבוצעים תשלומים בהוראות קבע, 7.7.1 החיוב במידה ומתגלית טעות או שישנם חילוקי דעות לגבי החיוב במקרים אלה, התשלום מבוצע, לרוב, טרם קבלת החיוב מהספק ולא ניתן לבדוק את במועד החיוב שנקבע בהוראת הקבע.

חודשיות קבועות משולמות בהוראות קבע בחשבון הבנק. כל חודש מועבר תשלום לספק לאחר קבלת חשבונית או חשבון לתשלום, אשר נבדק ומאושר מראש. עם זאת, הוצאות ככלל, בתי הספר מבצעים את התשלומים לספקים ונותני שירותים באמצעות שיקים,

לאחריות מנהל בית הספר, כי:

למוסדות החינוך" בשנת תשמ"ג

בפרק השני בחוזר מנכ"ל מיוחד (מהדורת ניסוי) בנושא "הוראות בענייני כספים 7.8.2 על המנהל לפעול באמצעים העומדים לרשותו בכדי לפקח על ניהול הכספים בחשבון "רשות" והן בחשבון "הורים". כמי שאחראי על ניהול הכספים בבית הספר, עם זאת, המזכירה הראשית בבתי הספר הינה הגורם המנהל את הכספים בפועל, הן כאמור לעיל, האחריות על ניהול הכספים בבתי הספר הינה של מנהלת בית הספר. 7.8.1

59

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

המלצת הביקורת:

תקופתיות על פי הצורך בלבד.

התאמות הבנק החודשיות. נמצא, כי מזכירות בתי הספר מבצעות ספירות קופה לא נמצא תיעוד כי מנהלי בתי ספר עורכים ספירת קופה תקופתית בצירוף לדוחות 7.8.6 האחריות על ניהול הכספים

באמצעות כניסה לחשבון באתר האינטרנט, אלא נסמכות על דפי הבנק שמפיקות עם זאת, מנהלות בתי הספר אינן נוהגות לצפות בעצמן בדפי חשבונות הבנק 7.8.5 הנדרשים, פרט למאזן הבוחן

מבדיקת הביקורת עולה, כי המזכירות מעבירות למנהלות בתי הספר את הדוחות 7.8.4 במסגרת הפעילות השוטפת של בית הספר

הבנק, העתקי ההמחאות וכד', בכדי לוודא שלא בוצעו פעולות ללא ידיעתו ושאינן אישי, באמצעות כניסה תקופתית לחשבון הבנק באתר האינטרנט ובדיקת תנועות בין היתר, רצוי כי מנהל בית הספר יבדוק את דפי הבנק באופן המזכירה הראשית.

לצורכי בקרה ומעקב, על מנהל בית הספר לבצע בקרה ומעקב אחר עבודתה של 7.8.3

נתונים מאזניים: יתרות בבנק, חייבים וספקים•

דוח גבייה מההורים.•

דוח התאמת בנק.•

מאזן בוחן.•

דוח תקציב מול ביצוע.•

את הנתונים האלה:

התאמות הבנק, תבצע סקירת נתונים ותעביר דוחות למנהל בית הספר, אשר יכללו "פעם בחודש, תוך

בסעיף

"...אחראי לשלמות הכספים שנתקבלו בקופת בית-הספר מכל מקור שהוא האחריות לפקח על עבודת המזכיר ולוודא שאמנם הוא ממלא אחר ההוראות... מנהל בית הספר הספר והוא אחראי לכל הפעולות הכספיות של בית-הספר... לפיכך, חלה על מנהל בית-הספר מנהל בית הספר מוסמך מטעם משרד החינוך ורשות החינוך המקומית לטפל בכספי בית-"...

של חתימת המנהלות על גבי הדוחות - מקבלים את המלצת המבקר".

החשבונות של בתי הספר ואף נימצא תקין. יחד עם זאת אגף החינוך יחדד את ההנחיה נשמרים לאחר מכן בקלסר ייעודי לצורך בקרה ומעקב. דבר זה נבדק על ידי מבקר מקפידות להעביר אחת לחודש למנהלות בתי הספר את הדוחות החודשיים אשר , כי "מזכירות בתי הספר ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה בחתימת המנהלת והמזכירה ויישמרו בקלסר ייעודי לצורכי בקרה ומעקב.

יש להקפיד על העברת הדוחות החודשיים למנהלות בתי הספר. הדוחות יאושרו 7.8.7

60

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן חתימה על מסמכים כספיים 7.9

תיכון "אורה מודיעים

אישור "נתקבל" מהבנק כאסמכתא.

המקומית, יש להעביר את מסמך מורשי החתימה לבנק, כולל דוגמת החתימה ולקבל בכדי לוודא כי מורשי החתימה בחשבון הבנק הינם הגורמים שנקבעו על ידי הרשות 7.9.2 הכספים נאותה

מורשי החתימה לבצע בדיקה, בקרה ופיקוח טרם החתימה על התשלום כי הוצאת בעת אישור וחתימה של מורשי החתימה על המחאות תשלום לספקים, מחויבים 7.9.1 מנהל מוסד החינוך

"כל משיכת כספים מחשבון הבנק תחויב בחתימת שני מורשי חתימה ובלבד שאחד מהם יהיה בסעיף

מורשי חתימה)".

לניהול כספי התשלומים שהתקבלו בעד תלמידים באותו מוסד, לגבי חשבון הבנק (להלן –

המועסק על ידם, וכן נציג נבחר של ועד ההורים ואם אין ועד הורים, נציג של ההורים במוסד, "רשות חינוך מקומית ובעל מוסד חינוך יסמיכו מטעמם את מנהל מוסד החינוך ואדם נוסף בסעיף

בתי הספר מכל"ל ו"בליך"

של בית הספר, זאת בניגוד לתקנות ייעוד כספי תלמידים.

יו"ר ועד ההורים אינו מורשה חתימה בחשבון "הורים" מבדיקת ביקורת עולה כי, 7.9.5 בהתאם לזכויות החתימה שהוגדרו

(כדוגמת "חותמת נתקבל"), הנ"ל חושף את המוסד החינוכי לביצוע תשלומים שלא לא נמצא תיעוד אסמכתא כי מסמך זכויות החתימה שנמצא בבית הספר הועבר לבנק 7.9.4 משרד החינוך והעירייה

מורשי החתימה בחשבונות הבנק של בית הספר הינם בהתאם לגורמים שנקבעו על ידי 7.9.3 לדעת הביקורת, ישנה חשיבות רבה לקבל אסמכתאהתייחסות הביקורת לתגובת האגף:

חותמת "נתקבל".

כי "מסמך זכויות החתימה של הבנק נמצא בבית הספר. הנחיות משרד החינוך אינן מחייבות ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובתה לסעיפים המוסד החינוכי לביצוע תשלומים שלא בהתאם לזכויות החתימה שהוגדרו.

המסמך שנמצא בבנק. העדר תיעוד ואסמכתא (כדוגמת "חותמת נתקבל"), חושף את לא נמצאה אסמכתא מהבנק כי מסמך זכויות החתימה שנמצא ברשות בית הספר הינו 7.9.6

חילוקי דעות עתידיים, במידה ויתעוררו

למסירת המסמך לבנק בכדי לוודא כי אכן המסמך המקורי התקבל בבנק, זאת למקרה של

61

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן בי"ס מכל"ל

בי"ס "בליך"

אינן מחייבות חתימת ועד הורים על כתב ויתור."

כי "הנחיות משרד החינוך ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובתה לספקים עלול להביא לחילוקי דעות עתידיים בין בית הספר לוועד ההורים.

מחשבון הורים. העדר אישור בכתב של יו"ר ועד הורים על ויתור לחתום על המחאות הביקורת לא מצאה תיעוד לוויתור יו"ר ועד הורים מכל"ל, לחתום על המחאות 7.9.8 מנהלת בית הספר והמזכירה הראשית

נציג ועד ההורים אינו נוהג לחתום על גבי הוראות תשלום אלא מהביקורת עולה כי, 7.9.7

להלן העתק ההמחאה 7.9.12

ליקויי בקרה הן מצד בית הספר והן מצד הבנקהספר בלבד, מעידה על כי ההמחאה כובדה על ידי הבנק למרות שנחתמה על ידי מנהלת בית העובדה 7.9.11 בלבד

נמצאה המחאה שכובדה על ידי הבנק למרות שנחתמה על ידי מנהלת בית הספר 7.9.10 של בית הספר, זאת בניגוד לתקנות ייעוד כספי תלמידים יו"ר ועד ההורים אינו מורשה חתימה בחשבון "הורים" מבדיקת ביקורת עולה כי, 7.9.9 החתימה השני

חתימה של מורשה

בלבד ולא הייתה

מנהלת בית הספר

שנחתם על ידי

הבנק למרות

השיק כובד על ידי

62

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן רישום שם מוטב חלקי

המלצות הביקורת

אינה רושמת את ההמחאה לפקודת אחד ההורים.

מנהלת החשבונות מסרה, כי בשל סכסוכים שקיימים לעיתים בין ההורים היא 7.9.14 התלמיד, אם בטעות או במכוון על ידי התלמיד

להורי התלמיד, ייתכן מצב שההמחאות הנ"ל יגיעו לידי גורמים שונים שאינם הורי שם האם. בהינתן ששם המשפחה הינו שם כללי וסביר כי שם המשפחה אינו בלעדי כי בית הספר נוהג לציין את שם משפחתו של התלמיד בלבד, ללא ציון שם האב או מסקירת העתקי המחאות שנמסרו לתלמידים (החזרי כספים לתלמידים) נמצא, 7.9.13 ועדת הנחות 7.10

" מזכירת בית הספר הונחתה לציין על ההמחאות את השם המלא של המוטב " הנהלת ביה"ס נדרשה שלא תועבר אף לא המחאה אחת לבנק בחתימה אחת בלבד."

כי: ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

יש להקפיד למלא באופן מלא את שם המוטב על כל המחאה. 7.9.18 המוודאת קיום חתימה של שני מורשיםיש להבטיח בקרה לפני שליחת המחאה 7.9.17 "הורים" מומלץ לקבל את הסכמתו לכך בכתב

במקרים בהם יו"ר ועד הורים מוותר על זכותו לחתום על המחאות מחשבון 7.9.16 יש לוודא כי יו"ר ועד הורים הינו מורשה חתימה בחשבון הורים 7.9.15 שנבדקו

עד כסכום היקף ההנחות היה

הנחות לתלמידים. ככלל נמצא, כי בבתי הספר לא נקבע הרכב לוועדת הנחות. עם זאת, מסקירת דוחות הנחות תלמידים במערכת ה"אסיף", עולה כי בתי הספר מעניקים 7.10.2

הנחות

הפרט. ההנחות יינתנו אך ורק על בסיס הקריטריונים שגובשו בועדת 5.2

.המקומית

הקריטריונים יגובשו בשיתוף הרשות הנחות לתלמידים בבית הספר.

אשר תגבש קריטריונים שקופים ושוויוניים למתן ומזכירת בית הספר, 5.1"

במדיניות הניהול העצמי ומתווה היישום שפרסם משרד החינוך נקבע, בין היתר, כי רקע כללי 7.10.1

63

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן בי"ס "מכל"ל"

המלצת הביקורת

החינוך.

במסגרת ועדת הנחות וללא קריטריונים למתן הנחות, מהווה הפרה של הוראות משרד העובדה כי ניהול ההנחות נעשה ללא נהלי עבודה, ובכלל זה: קבלת החלטות שלא 7.10.6 להנחה או הוגשו מסמכים המעידים על מצב המצדיק מתן הנחה לתלמיד ההנחות ולא נדונו במסגרת ועדת הנחות כנדרש. כמו כן, לא נמצא כי הוגשו בקשות מהביקורת עולה, כי לא מולאו טופסי בקשת הנחה, לא נקבעו קריטריונים למתן 7.10.5 פרוטוקולים לשני המקרים הנ"ל

נמצאו המקרים מבדיקת הנחות. וועדת במסגרת ההחלטה וקבלת דיון ללא בית הספר העניק הנחות לשני תלמידים על פי החלטת המנהלת, פרט לכך נמצא כי, 7.10.4 לתלמידים שעזבו את בית הספר או לחילופין לא השתתפו בפעילויות בגינם שילמו בסכום הגבוה מ

מסקירת דוח הנחות ממערכת ה"אסיף" נמצאו 7.10.3 מלגות לתלמידים 7.11

ממליצים על גובה ההנחה. אגף החינוך ירענן נוהל זה מכלל קיימת ועדת הנחות בראשות המנהלת, היועצת ומזכירת בית הספר אשר בתי ספר בהם ההורים אינם משתפים פעולה עם מילוי הטפסים הנדרשים. בבית ספר קריטריונים. בתי ספר אכן מיישמים הנחייה זו למעט מספר על קיום ועדת הנחות עם כי "אגף החינוך מנחה ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה ויאושרו על ידי ועדת הנחות כנדרש בהוראות המשרד.

יש לקבוע קריטריונים ברורים למתן הנחות לתלמידים אשר יפורסמו לתלמידים 7.10.7 העל-יסודי. בבתי הספר משמשת ועדת מלגות, אשר דנה הן בהענקת מלגות לתלמידים גובה המלגה לתלמיד ינוע בין

בעשירונים

התלמידים. כדי לרכז את המאמץ התקציבי בעשירונים הנמוכים בתי הספר הנמצאים נקבע על פי שכבת הגיל והעשירון שבו בית הספר נמצא על מדד הטיפוח, והוא יחסי למספר ההקצאה לבתי הספר נעשית על פי קריטריונים סוציו-אקונומיים. גודל התקציב לכל מוסד העצמאי ומעיין החינוך התורני המלמדים את תכנית הליבה".

מיועדות לתלמידים בבתי הספר שבפיקוח ממלכתי וממלכתי-דתי וכן לרשתות החינוך לממן רכישת ספרים, אבזרי לימוד ופעולות העשרה לימודיות, חינוכיות וחברתיות. המלגות "משרד החינוך מקצה תקציב למלגות שמטרתן לסייע לתלמידים שלהוריהם קושי כלכלי עבור אביזרי לימוד ופעילויות חינוכיות וחברתיות" נקבע, בין היתר, כי:

"הענקת מלגות לתלמידים שהוריהם מתקשים בתשלום 3.7-74 בחוזר מנכ"ל משרד החינוך רקע כללי 7.11.1

64

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן מלגה ממשרד החינוך

. תקיןאו נציגת כספים ויועצות בית הספר –

נמצא, כי בבתי הספר מונתה ועדת מלגות, הכוללת את מנהלת בית הספר, המזכירה 7.11.2

ביקורות מדגמיות שוטפות בבתי הספר, ובמהלכן ייבדקו הפרוטוקולים ויאומתו פרטיהם עבודת הוועדה יש לתייק את הפרוטוקול בתיק התלמיד במזכירות בית הספר. המשרד יבצע כגון תלושי שכר, אישור מלשכת הרווחה ואישורי נכות והוצאות רפואיות וכיו"ב. בסיום "יש למלא פרוטוקול לאישור מתן מלגה עבור כל תלמיד, וכן לצרף מסמכים להוכחת זכאות, בתשלום עבור אביזרי לימוד ופעילויות חינוכיות וחברתיות", בין היתר, כי:

"הענקת מלגות לתלמידים שהוריהם מתקשים 3.7-74 עוד נקבע בחוזר מנכ"ל משרד החינוך אישור מלגה ייעודי שנערך על ידי משרד החינוך.

שנקבעו מראש. כל בקשה נבחנת על ידי חברי ועדת ההנחות ומאושרת על גבי פרוטוקול כמו כן, העירייה מעניקה מלגות לתלמידים להורים שידם אינה משגת, על פי קריטריונים החינוך, ומצרף את המסמכים המעידים על מצבו הכלכלי ועמידה בתנאים לקבלת המלגה.

ככלל, כל הורה המעוניין לקבל מלגה מגיש בקשה על גבי טופס ייעודי שפורסם על ידי משרד תיכון "בליך"

להסתפק במלגות העירייה".

נדרשה להקפיד לאפשר להורי התלמידים הגשת בקשות למלגות ממשרד החינוך ולא כי "הנהלת בית הספר ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

למלגה ממשרד החינוך לא עודכנו, לכן לא פנו לקבלת המלגה.

: בשל חוסר המודעות של הנהלת בית הספר, התלמידים הזכאים הערת הביקורת 7.11.7 אינם זכאים למלגות ממשרד החינוך, אלא כסיוע לנסיעה לפולין בלבד האחראית על הכספים בבית הספר ציינה כי למיטב ידיעתה, תלמידי בית ספר תיכון 7.11.6 החינוך אלא מכספי העירייה בלבד

מהביקורת עולה, כי תיכון "בליך" לא העניק מלגות לתלמידים מכספי משרד 7.11.5

הבקשות וכן לדיון בהשגות על החלטותיה

על הוועדה לקבוע קריטריונים ומשקלות לקביעת הזכאות למלגה ומועדים להגשת באופן מושכל והוגן.

בהנחה שהצוות החינוכי במקום מכיר היטב את הצרכים ויבצע את חלוקת התקציב הדעת בדבר התלמידים הזכאים וגובה המלגה נמסר לוועדת המלגות של בית הספר "מטרת ועדת המלגות לאתר את הנצרכים ביותר ולסייע להם, ולו באופן חלקי. שיקול במסגרת הסעיף נקבע, בין היתר, כי: 7.11.4

בתי הספר היסודיים והן לתלמידי בתי הספר התיכוניים השונים למלגות במסגרת סעיף

הנחיות משרד החינוך קובעות במפורש את הזכאות של תלמידי בבתי הספר 7.11.3

65

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן בי"ס "מכל"ל"

תיכון "אורה מודיעים"

טופס הבקשה.

סקירת טפסי הבקשה מצביעה כי המזכירה רושמת את סכום ההנחה שאושר על 7.11.10 למסמכים שהוצגו ולהיכרות האישית עם ההורים

הוועדה מתכנסת אחת לשנה, דנה בבקשות למלגות ממשרד החינוך בהתאם 7.11.9 המזכים בקבלת מלגה

מלגה ייעודי, בצירוף אסמכתאות המעידות על מצבם ועמידתם בקריטריונים הורים המתקשים בתשלומים יכולים להגיש בקשה למלגה על גבי טופס בקשת לחוזר התשלומים שנשלח להורים מצרף בית הספר טופס הנחיות בו מצוין כי 7.11.8 קבלות בגין תשלומים 7.12

על אף שהבקשה הועברה למשרד החינוך

נמצא, כי בשנת הלימודים תשע"ו לא התקבלו מלגות לתלמידים ממשרד החינוך 7.11.13 בחתימתן

לאשר כל בקשה מקפידותמסקירת טפסי הבקשה עולה, כי חברות הוועדה 7.11.12 למשרד החינוך

התלמידים הזכאים להנחות והמנהלת האדמיניסטרטיבית מגישה את הבקשה בוחנת את הבקשות על פי הקריטריונים שנקבעו על ידי משרד החינוך, ממליצה על האדמיניסטרטיבית ויועצות בית הספר. ועדת המלגות מתכנסת לדון בבקשות, המנהלת הספר, בית מנהלת חברים בה מלגות ועדת קיימת הספרבבית 7.11.11 הקבלות שנמסרו לתלמידים

מהביקורת עולה, כי אחראית הרכש מעבירה למנהלת החשבונות את העתקי 7.12.3 שמות התלמידים

וקבלה נוספת בגין כל התקבולים בשיקים, תוך פירוט כל השיקים שהתקבלו, ללא קבלה מרוכזת ממערכת האסיף, קבלה על הסכום הכולל בגין התקבולים במזומן תלמיד קבלה ידנית ומעבירה את הקבלות למנהלת החשבונות. האחרונה מנפיקה קורסים או בגרויות. אחראית הרכש גובה את ההכנסות מהתלמידים, מנפיקה לכל נמצא, כי בתיכון "בליך" נוהגים להנפיק קבלות ידניות לתלמידים המשלמים בגין 7.12.2 לפי סדר רץ

8.3

שהתשלום התקבל בגינם

8.2

האפשר למועד קבלת הכסף

8.1"

בנוהלי הניהול העצמי שפרסם משרד החינוך נקבע בין היתר, כי 7.12.1

66

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן המלצות הביקורת

לא ניתן יהיה לאתר את הקבלות החסרות.

הכספים לא יעביר את מלוא הקבלות הידניות למנהלת החשבונות, קיים חשש כי , ואינו מאפשר בקרה של רציפות קבלות. במידה והגורם שגובה את המתקבלים הביקורת מעירה, כי שימוש בקבלות ידניות מקשה על מעקב ובקרה אחר הכספים 7.12.4 ביטול קבלות 7.13

במערכת הכספים "אסיף" - מקבלים את המלצת המבקר

משתמשים במערכת הכספים. בית הספר הונחה להנפיק קבלה לכל תלמיד בנפרד ניתן לאפשר למבצעת הגבייה, כניסה למערכת הכספים "אסיף" כדי להימנע מריבוי זמניות ביותר ולצורך מעקב לאחר הקלדת התשלומים במערכת הכספים "אסיף". לא כי "הקבלות הידניות הינן ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה לפרט במערכת ה"אסיף" את התקבולים מכל תלמיד, הן במזומן והן בהמחאה.

בכל מקרה, אין להפיק קבלה מרוכזת למספר תלמידים ממערכת ה"אסיף". יש 7.12.7 תשלום יירשם במערכת האסיף מיד עם קבלתו ותונפק בגינו קבלה מהמערכת יש לוודא, כי לגובה הכספים מטעם בית הספר תהיה גישה למערכת ה"אסיף", כל 7.12.6 יש להימנע משימוש בקבלות ידניות 7.12.5

תיכון "בליך

התשלום לקבלה המבוטלת".

"חל איסור לבטל קבלות ללא תיעוד מתאים. במקרה של ביטול קבלה יש להצמיד את קבלת בסעיף

נבעה הטעות ולצרף אסמכתאות, ככל שישנן, לקבלה המבוטלת.

לצורכי בקרה ומעקב אחר ביטול הקבלות יש לתעד את הביטול באופן שיהיה ברור ממה הרלוונטי במערכת ה"אסיף", טעות בשיוך הסעיף התקציבי וכד'.

לעיתים מבוטלות קבלות מסיבות שונות, כגון: טעות בהקלדה, טעות בשיוך החשבון רקע כללי 7.13.1

הסיבה לביטול

הביקורת מציינת, כי לאחר בירור הנושא ובדיקה של מנהלת החשבונות נמצאה 7.13.3 קבלה לתשלום

מדגמית של

במהלך השנה

על פי דוח קבלות מבוטלות לשנת הלימודים תשע"ו ממערכת ה"אסיף", בוטלו 7.13.2

67

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן המלצת הביקורת

העסקת מורים במסגרת תל"ן (תוכנית לימודים נוספת) 7.14

ביטול קבלה

כי "בית הספר יתעד כל ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה ומעקב.

יש לתעד כל ביטול קבלה באופן ברור ובצמוד לקבלה המבוטלת לצורכי בקרה 7.13.4 תיכון "אורה מודיעים

הביקורת ערכה בדיקה על אופן העסקת המורים והעובדים השונים ונאותות ההעסקה.

להגדרת תפקידם בבית הספר ומעבר לשעות הפעילות.

במקרים מסוימים בתי הספר מעסיקים עובדים שונים בבית הספר למשימות שמעבר למורים כעבודה נוספת ויש לשלם בגינה מעבר לשכר הקבוע של המורים. כמו כן, לעיתים מורים מהסגל הקבוע של בית הספר מעבירים את שיעורי התל"ן. הנ"ל נחשב הכנה לבגרות וכד', במסגרתה מעסיקים בתי הספר מורים שיעבירו את השיעורים.

בתי הספר מפעילים תכנית לימודים נוספת לאחר שעות הפעילות בבית הספר כגון קורסי רקע כללי 7.14.1

תיכון "בליך

– תקין.בחתימתם ובחתימת בית הספר

מעמותת מפעלי בית עמנואל, כנגד דיווח שעות עבודה שמגישים העובדים, המאושר הרגילות. בגין שעות עבודה אלה העובדים מקבלים את שכרם באמצעות תלוש שכר עבודות נוספות מעבר לתפקידם המוגדר בבית הספר ומעבר לשעות העבודה אב הבית, איש המחשבים והמנהלת האדמיניסטרטיבית בבית הספר, לביצוע הבגרות מעבר לשעות הלימוד, ולעיתים מועסקים עובדי העירייה בבית הספר, כגון:

מהביקורת עולה כי, בית הספר נוהג להעסיק מורים להדרכת קורסי הכנה לבחינות 7.14.2

.תקיןלכל עובדי העירייה בבתי הספר אישור עקרוני לעבוד בעבודה נוספת –

ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה, כי על פי מדיניות העירייה, 7.14.5 בנושא העסקת העובדים באמצעות משרד עו"ד המתמחה בדיני עבודה העובדים באופן ישיר כנגד תלושי שכר חודשיים. בית הספר מסתייע בליווי משפטי קיבל מספר תיק ניכויים במס הכנסה ובמוסד לביטוח לאומי כנדרש ומעסיק את נמצא, כי בית הספר נרשם כישות משפטית במוסדות הרשמיים של מדינת ישראל, 7.14.4 למערכת הלימודים המחויבת של בית הספר שנקבעה על ידי משרד החינוך בית הספר מעסיק מורים שונים במסגרת תכניות לימודים העשרה שונות, מעבר 7.14.3

68

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן העברת יתרות כספיות בחשבון "הורים" 7.15

תיכון "בליך

אינו ניתן ויש להשיב את הכספים להורים.

על פי החלטה משותפת של בית הספר וועד ההורים. החל משנת הלימודים תשע"ה הנ"ל 10%

כלומר, עד לשנת הלימודים תשס"ה ניתן היה להעביר יתרות כספיות בחשבון הורים עד בחשבון ההורים יועברו יתרות הפתיחה לפי סעיפים..."•

עם סגירת השנה יועברו יתרות פתיחה לשנה העוקבת, כמפורט להלן: 13.6"

היתר, כי

בסעיף

פירוט התשלומים לשנה הבאה ועל הניכוי האמור".

שלאחריה, ובלבד שמנהל מוסד החינוך, או מי מטעמו, שלח הודעה לתלמיד אודות הורים במוסד, ... לנכות את הכספים מהתשלום שעליהם לשלם בשנת הכספים על אף האמור בתקנה 6

...

בלבד

(ב) החזר תשלום לתלמיד העולה על

הלימודים לתלמידים שמהם נגבו עד יום

5"

בחוזר מנכ"ל משרד החינוך תשס"ה

פי החלטה משותפת של ועד ההורים ושל בית הספר".

יוחזר התשלום להורים, או שהכספים ישמשו לפעולות נוספות מאותו סוג, על להחלטת הנהלת המוסד החינוכי וועד ההורים. אם היתרות תעלינה על "יתרות של עד

בסעיף

רקע כללי 7.15.1

להלן העתק דוח הכנסות מול הוצאות בסעיפים לשנת הלימודים תשע"ו 7.15.3 הייעוד המקורי ויתרת עודפי הכספים הועברו לסעיף "מסיבת סיום-י"ב והפעילויות הייחודיות (כגון: נסיעה לפולין, סל תרבות וכד') לסעיפים על פי בי"ס העביר את היתרות הכספיות בסוף שנת הלימודים תשע"ה מסעיפי המגמות מסקירת "דו"ח הכנסות מול הוצאות בסעיפים" ממערכת ה"אסיף" עולה, כי 7.15.2

69

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן תיכון "אורה מודיעים"

י"ב, מכספים ששילמו הורי תלמידים מכיתות אחרות בשנים קודמות.

מהטבלה עולה, כי בית הספר מימן את עלות הוצאות מסיבת הסיום לתלמידי שכבה

להלן העתק דוח הכנסות מול הוצאות בסעיפים לשנת הלימודים תשע"ו: 7.15.5 על פי שכבות הגיל השונות היתרות לא פוצלו בין הסעיפים השונים, כנדרש פתיחה בשנת הלימודים תשע"ו בסכום אחר בסעיף "יתרה ש.ק." (שנה קודמת)

בי"ס העביר את יתרות הסגירה בחשבון "הורים" בשנת הלימודים תשע"ה ליתרת מסקירת "דו"ח הכנסות מול הוצאות בסעיפים" ממערכת ה"אסיף" עולה, כי 7.15.4

י"ב

"מסיבת סיום

והועברו לסעיף

תשע"ה אופסו

בשנת הלימודים

מכל שכבות הגיל

יתרות כספים

ניתן להיווכח, כי

70

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן המלצת הביקורת

החינוך.

כספים עודפים לתלמידים, הינן פעולות שעומדות בניגוד להנחיות משרד שימוש בכספי קופת ועד ההורים למטרות שונות מאלו שלשמן נועדו ואי החזר 7.15.6

ההנחיות ונדרשו לפעול בהתאם. אגף החינוך והמבקר החיצוני יאכפו נוהל חדש זה הועבר לידיעת האגף רק בסוף שנה"ל תשע"ו. בתחילת שנה"ל תשע"ז בתי הספר קיבלו ובאישור ועד ההורים. הנוהל החדש ובו הנחיות מפורטות בנושא "יתרות כספי הורים"

בית ספר בעניין יתרות כספי הורים בהתאם לנוהל משרד החינוך הקודם זאת בתאום כי "בשנה"ל תשע"ה פעל ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

כספיות להורים.

יש להקפיד לפעול על פי הנחיות חוזרי מנכ"ל משרד החינוך בנושא השבת יתרות 7.15.7

ביתר הסעיפים מאופסות

כללי, יתרות הפתיחה

העברת יתרות באופן

סעיפים שנפתחו לצורך

71

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן נאותות השימוש והטיפול בתשלומי ההורים בהתאמה לחוזר התשלומים המאושר 7.16 על המורים .תשורה מעבודות תלמידים, והדבר ייעשה אך ורק ביזמת ההורים כגון פרחים, תרומת עצים של הקק"ל או סמלי בסוף שנת לימודים, אלא לשי אין לבקש או לגבות מהורים כל סכום כסף שהוא עבור מתנות למורים או למנהלים .תיקון הנזק

של גרימת נזק לרכוש בית הספר על ידי תלמידים אפשר לחייבם בתשלום עבור במקרה ,כמו כן אין להטיל עונשים כספיים על תלמידים בגין אי-תשלום. עם זאת טו. מבחנים פנימיים.

יד. אגרת שמירה.

יג. תשלום עבור הנפקת תעודת בגרות.

יב. עמלה עבור גביית תשלומים כלשהם.

יא. ייעוץ מקצועי הניתן בין כותלי בית הספר.

החינוך ולעידוד הביקור.

י. טיפול מונע - עבודת עובדים סוציאליים למניעת חיסורים ונשירה במוסד

עזרה ראשונה במוסד החינוך.2

חינוך להרגלי בריאות 1

ט. שירותי היגיינה

חדשים).

ח. הפעלת תכנית השלמה בבית-הספר (ובכלל זה שיעורי השלמה לעולים

כיתתיים, חד-פעמיים שפורסמו בחוזר "הודעות ומידע" (אין לנהל קופת כיתה).

ז. תשלומים כוללים לקופת כיתה נפרדת, למעט תשלום מוגבל לנושאים מיוחדים,

ו. שימוש בספרייה והשאלת ספרי עיון.

ה. שכפול חוזרים מינהליים והודעות של בית הספר להורים.

לימודים נוספת.

ד. שכר עובדי מינהלה ושירותים ושכר עובדי הוראה, למעט שכר במסגרת תכנית

השתתפות עצמית), נסיעות, אש"ל, הובלות, ביטוח ואחזקה וכד'.

ושמשות וכד', תיקוני ריהוט וציוד, הוצאות ביטוח ציוד נגד גנבות (ובכלל זה וכד', חשמל, מים, חומרי ניקוי וסניטציה, בדק בית, סיוד, צביעה, תיקוני נגרות בסיסי של המוסד, מכונות צילום, דואר, טלפון, צורכי משרד, ביקורת חשבונות

ג. הוצאות מינהלה, אחזקה, ציוד, התקנת ציוד ותשתיות, תפעול ורכישת ציוד

ב. אגרת שכפול.

א. חומרי מלאכה, חומרי לימוד וערכות להוראת טכנולוגיה ומדעים.

: ואלה הנושאים שאין לגבות עבורם כספים מההורים . איסור גבייה 8"

הנושאים

בסעיף

הספר רשאי לגבות מההורים.

תשלומי הורים") מפורטים תשלומי החובה שעל ההורים לשלם ותשלומי הרשות שבית בחוזר מנכ"ל משרד החינוך תשס"ג

רקע כללי 7.16.1

72

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

היסודי, מעבר מחטיבת הביניים לחטיבה העליונה וס יום החטיבה העליונה)".

חטיבות עליונות - יקיימו מסיבות רק בסיום שלב לימודים (סיום גן חובה, סיום ביה"ס מוסדות החינוך לסוגיהם - גני ילדים (חובה), בתי ספר יסודיים, חטיבות ביניים, יש להימנע לחלוטין מכל הוצאה הנובעת מטעמי יוקרה וראוותנות. ה.

אין לדרוש מהתלמידים לרכוש תלבושת מיוחדת לצורך הופעה. ד.

יש בדוק את האפשרות לקיימם באולמות של הרשות המקומית.

מיוחדים, שאי אפשר לקיימם בבית-הספר (בשל העדר אולם או חצר מתאימה), אין לקיים מסיבות וחגיגות באולמות שיש לשלם עבור השימוש בהם. אירועים ג.

מדריכים, תלמידים והורים, מתנדבים.

מופעי בית-הספר וגן-הילדים, ויש להסתפק בכוחות פנימיים, כגון מורים, אין להזמין מבחוץ במאים, אמרגנים, שחקנים או אנשי מקצוע אחרים לארגן את ב.

ההורים.

להימנע מכל פעולה המחייבת הוצאות מיותרות, אם של בית-הספר ואם של יש לקיים מסיבות, חגיגות וטקסים בבתי-ספר בצורה צנועה וחסכונית, ויש א.

דוגמה לחיסכון בהוצאות על מסיבות ועל חגיגות:

מוסדות החינוך יקפידו על חיסכון מרבי ועל מניעת הוצאות מיותרות. להלן 4.7"

במסגרת חוזר מנכ"ל משרד החינוך תשס"ג

המאושר על ידי משרד החינוך לגבייה מההורים מסעיף זה.

מסיבת הסיום גובה בית הספר תשלום במסגרת תשלומי הורים, בסכום המרבי בית הספר נוהג לקיים מסיבת סיום לבוגריו לקראת סיום שנת הלימודים. למימון 7.16.5 תשלום למסיבת סיום

תקין.ההמחאות בפועל בכספת -

נמצאה התאמה מלאה בין רישום ההמחאות במערכת ה"אסיף" לבין מצאי מספירת פתע של ההמחאות בכספת שנערכה במועד הביקור בשלושת בתי הספר 7.16.4 בלבד

לכספת נתונה לאחראית הכספים ולמנהלת (או למנהלת הכספים בתיכון "בליך")

נמצא, כי בתי הספר מקפידים לשמור את ההמחאות בכספת נעולה. הגישה 7.16.3 הגבייה מתבצעת, בין היתר, באמצעות המחאות דחויות שאושר על ידי המפקח על המחוז במשרד החינוך. בהתאם לחוזר התשלומים נמצא כי ככלל, בתי הספר נוהגים לגבות מהתלמידים את תשלומי ההורים 7.16.2 ההורים הבית ספרי וזאת עפ"י הסכומים המאושרים

הורים, בכפוף להוראות משרד החינוך, זאת אך ורק על פי אישור בכתב של ועד "בית הספר רשאי לשנות את ייעודם של כספים שמקורם בתשלומי רשות של

בין היתר, כי:

בחוברת נהלים לבתי ספרי תיכוניים שפרסם מינהל חינוך וחברה בעירייה נקבע, ."מקובצת או פרטית, פרט למתנות הבאות להביע בצורה סמלית הערכה או תודה להימנע מקבלת מתנות שיש בהן משום טובת הנאה מתלמידים או מהורים, בצורה

73

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן תיכון "אורה מודיעים"

תיכון "בליך"

תשע"ו.

בהוצאות מסיבת הסיום. יתרת הגירעון מומן מיתרות כספים בשנת הלימודים הלימודים תשע"ו הם תלמידי כיתה י"ב. הסכומים הנ"ל מימנו חלק מהגירעון 27,593.62

כלומר, יתרות כספיות של שכבה י"א בשנת הלימודים תשע"ה, בסך כולל של תשע"ה יועברו ליתרת הפתיחה של שנת הלימודים תשע"ו על פי שכבות הלימוד.

לביקורת הוצג אישור ועד ההורים, המבקש שיתרות כספיות משנת הלימודים 7.16.9 ביתרות כספיות משנים קודמות בסעיפי הכנסות שונים של אותה שכבה מההכנסות שניתן לגבות מההורים. לצורך מימון העלויות נעזר בית הספר של ההורים והתלמידים להפקת האירוע, ההוצאות גבוהות באופן משמעותי המנהלת האדמיניסטרטיבית של בית הספר מסרה, כי בשל הדרישות הגבוהות 7.16.8 בהפקת האירוע בעלות של

מהביקורת עולה, כי לצורך הפקת האירוע התקשר בית הספר עם מפיק שסייע 7.16.7 הסתכמה לסך של

בגין טקס בוגרי י"ב הסתכמו לסך של

מהביקורת עולה, כי בהתאם לרישום במערכת ה"אסיף" הוצאות בית הספר 7.16.6

מסך הגבייה, הינה בניגוד להנחיות משרד החינוך

שאינם הסעיפים המקוריים שלשמם נגבו הכספים ובסכום שמהווה מעל הביקורת מציינת, כי העברת יתרות משנים קודמות למימון סעיפי הוצאה 7.16.14

במקורם נגבו למימון סעיפי הוצאה אחרים

כספיות משנים קודמות בסעיפי הכנסות שונים של אותה שכבה, גם אם מבדיקת הביקורת עולה, כי לצורך מימון העלויות נעזר בית הספר ביתרות 7.16.13 שניתן לגבות מההורים

והתלמידים להפקת האירוע, ההוצאות גבוהות באופן משמעותי מההכנסות אחראית הכספים של בית הספר מסרה, כי בשל הדרישות הגבוהות של ההורים 7.16.12 תשע"ו הסתכם לסך של

בהפקת האירוע. על פי נתוני מערכת ה"אסיף" התשלום למפיק בשנת הלימודים מהביקורת עולה, כי לצורך הפקת האירוע התקשר בית הספר עם מפיק שסייע 7.16.11 .₪ 214,149

הלימודים תשע"ה הסתכמו הוצאות בית הספר בגין טקס בוגרי י"ב לסך של הסתכמה לסך של

בגין טקס בוגרי י"ב הסתכמו לסך של

מהביקורת עולה, כי בהתאם לרישום במערכת ה"אסיף" הוצאות בית הספר 7.16.10

74

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן המלצת הביקורת

התאמות בנק 7.17

משנים קודמות. בשנה הבאה נדרש בית הספר על פי הנוהל המעודכן משנה"ל תשע"ז הוצאות המסיבה מיתרות שנים קודמות של שכבת כתות י"ב בהתאם לנוהל המתיר זאת כי "בית הספר מימן את ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

בלבד.

אין להעביר יתרות בלתי מנוצלות בכספי הורים, אלא על פי הנחיות משרד החינוך 7.16.15 תיכון "אורה מודיעים

הספר. עם זאת, נמצאו מספר חריגים, כמפורט להלן:

הפחות, אחת לחודש. ומעבירות את דוחות ההתאמה והחריגות למנהלת בית מהביקורת עולה, כי כל מזכירות בתי הספר מבצעות התאמות בנקים, לכל 7.17.2 ביה"ס והמזכירה יבדקו את הדו"ח ויחתמו עליו

"התאמת בנק תעשה באופן שוטף – אחת לחודש עם קבלת הדף החודשי. מנהלת

הספר נקבע, בין היתר:

בחוברת הנחיות ונהלים לבתי ספר בניהול עצמי שפרסמה עיריית רמת גן והופצה לבתי לעיון".

"אחת לחודש תיסגר התאמת הבנק ורשימת החריגים תועבר למנהל בית הספר במדיניות הניהול העצמי ומתווה היישום שפרסם משרד החינוך נקבע, בין היתר, כי:

רקע כללי 7.17.1

תיכון "בליך

ואינה מעבירה את דוחות התאמות הבנק לאישור בחתימתה של המנהלת.

המנהלת האדמיניסטרטיבית אינה חותמת על התאמת הבנק בסוף כל חודש 7.17.4 ההתאמה ומציגה למנהלת בית הספר

בחודש או יותר על פי הצורך, אז היא מבצעת את התאמות הבנק, מדפיסה את בחשבונות הבנק. עם זאת, הקלדת דפי הבנק למערכת ה"אסיף" מתבצעת פעמיים יתרות חשבון הבנק באופן שוטף ומעדכנת את מנהלת בית הספר על מצב היתרה המנהלת האדמיניסטרטיבית בבית הספר מסרה, כי היא מנהלת מעקב אחר 7.17.3

מבעלי התפקידים בבית הספר

התאמות הבנק החודשיות אינן מאושרות בחתימת מנהלת בית הספר או מי מבצעת בקרה ומעקב אחר התנועות בחשבונות הבנק וההתאמות שבוצעו.

למערכת ה"אסיף" ומבצעת את התאמות הבנק באופן שוטף. מנהלת הכספים מנהלת החשבונות מדפיסה את דפי הבנק מידי יום, מקלידה את הנתונים 7.17.5

75

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן בית הספר "מכל"ל"

המלצת הביקורת

. אינן מאושרות בחתימת מנהלת בית הספר או מי מבעלי התפקידים בבית הספר התאמות הבנק החודשיות ומעבירה לעיונה של המנהלת לצורכי בקרה ומעקב.

ה"אסיף" מצרפת את המאזן השנתי ו"דוח הכנסות מול הוצאות בסעיפים"

המזכירה בדיקה של התאמות הבנק, מפיקה את דוח התאמות הבנק ממערכת מזכירת בית הספר מבצעת את התאמות הבנק באופן שוטף. אחת לחודש מבצעת 7.17.6 רכש והתקשרויות 7.18

התאמות הבנק והדוחות החודשיים. אגף החינוך ירענן נוהל זה נבדקות ומועברות לאישור המנהלת. מנהלי בית הספר והמזכירות מונחות לחתום על כי "התאמות הבנק ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

האחראית על ניהול הכספים ומנהלת בית הספר.

יש להקפיד לחתום על דוחות התאמות הבנק והדוחות החודשיים בכלל על ידי 7.17.7 העבודה או להזמין הטובין, אם אין בוחרים במציע הזול המבוקשים. יש לנמק בכתב את ההחלטה, לגבי הספק שממנו הוחלט לרכוש את ביצוע בית הספר ימלא את טבלת ריכוז והשוואת מחירים. במקור +העתק ויציין את הפרטים מומלץ לקבל

עד רכישה או ביצוע עבודות מ •

מהשוואת מחיר

פטורה – "רכישה או ביצוע עבודות עד •

כדלקמן

היתר, מספר הצעות המחיר שנדרש לקבל בגין כל היקף התקשרות וסכום רכישה, בחוברת הנחיות ונהלים לבתי ספר בניהול עצמי שפרסמה העירייה נקבע, בין 7.18.3 עסקאות גופים ציבוריים

זה הדינים המחייבים ניהול מכרזים ע"י רשויות מקומיות והוראות חוק הרשותי, ובהתאם לכל דין החל על התקשרויות של רשויות מקומיות ובכלל "ניהול הרכש וההתקשרויות של בית הספר ייעשה בהתאם לספר הנהלים

כי:

במדיניות הניהול העצמי ומתווה היישום שפרסם משרד החינוך נקבע, בין היתר, מקובלות בסדרי מינהל תקין, בין היתר, שקיפות ומתן הזדמנות שווה לספקים.

כגוף ציבורי בבעלות עירונית, בית הספר מחויב לנהל את ההוצאות על פי נורמות 7.18.2 ידי משרד החינוך והעירייה

פי צרכי בית הספר, בהתאם להחלטת המנהל/ת במסגרת המגבלות שנקבעו על בתי ספר בניהול עצמי קיבלו את האחראיות לנהל את תקציב הרכש השוטף על 7.18.1

76

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

המדגמית:

את יישום נהלי העבודה שנקבעו על ידי העירייה. להלן תוצאות הבדיקה הביקורת ביצעה בדיקה מדגמית של חשבוניות רכש בבתי הספר וביקשה לבחון 7.18.4

עם הספק וכדומה

להתקשרות, כגון הצעות מחיר, פרוטוקולים של ועדת רכש/מכרזים, הסכמים לצורך תיעוד ההזמנה יש לשמור: העתק הזמנה וכן התכתבויות שקדמו •

תהיה חתומה על ידי מורשי החתימה

כמות, מחיר, זמן אספקה, תנאי תשלום וכל מידע רלוונטי נדרש אחר. ההזמנה בית הספר יעביר לספק הזמנת רכש מפורטת (ידנית או ממוחשבת) הכוללת •

...

" ההתקשרות עם ספק תכלול את תנאי התשלום אשר יתועדו בכתב ומראש •

בין היתר, כי:

בסעיף

"הצעות המחיר + נימוקים לבחירת הספקים יוצמדו לפרוטוקול הדיון ויתוייקו בבית הספר".

עוד נקבע בנוהל העירוני, כי:

הספר".

ג. המעטפות יפתחו ויטופלו על-ידי בית הספר וכל ההתקשרות תעשה על-ידי בית

הספר במעטפות סגורות

ב. עם קבלת האישור הרלוונטי, ביה"ס יקבל

א. תעשה באישור מנהל המחלקה הרלוונטי באגף החינוך

עדהזמנה בסכום 2

ראה בנוהל רכישות על בסיס הצעות מחיר בפרק של מח' הלוגיסטיקה רכישות טובין או שירותים עד 1

נוהל רכישות וקבלת שירותים על בסיס הצעות מחיר מעל "

לגבי רכישות בסכומים גבוהים יותר נקבע, בין היתר:

מראש ממח' לוגיסטיקה".

27,000 •

3 – ₪ 27,000 – 8,000 •

2 – ₪ 8,000 – 3,001 •

77

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן בית הספר "מכל"ל"

הביקורת דגמה 7.18.5

מהות

הרכישה חשבון

סכום

הרכישה

₪

מספר

הצעות מחיר

שנמצאו

אישור

הזמנת רכש הערות

מחיר בכתב. הספר הצעות מחיר יש לקבלX 19,059 הוריםלהפנינג בית לא נמצאו על פי ההנחיות, מתנפחים מחיר בכתב. הצעות מחיר נייד למנהלת יש לקבלX 3,250 רשותלא נמצאו רכישת מחשב על פי ההנחיות, שנייה.

הספק שנה

והתקשרו עם הזוכה המחיר

סבב הצעות מחיר הספק על הצעת 14,000 הוריםהפנינג פורים הקודמת ביצעו מחיר של - חתימה •הלימודים 1 מסרה, כי בשנת

המזכירה הראשית

המחיר

תקין על הצעת 4 7,354 הוריםכיסאות

- חתימה •

הספר

תקין X 3 10,000 רשותשיפוצים בבית

עבודות

78

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן תיכון "אורה מודיעים"

הביקורת דגמה 7.18.6

מהות

הרכישה חשבון

סכום

הרכישה

₪

מספר

הצעות מחיר

שנמצאו

אישור

הזמנת רכש הערות

הדרישה הייחודית. הזוכההספר וענה על המחיר

הספק שהרשים את בית על הצעת 30,000 רשותספות מחיר של שהיה היחיד - חתימה •הצעת 1 נוהל מו"מ עם ספק הדרישה הייחודית. הזוכההספר וענה על המחיר

הספק למורים שהרשים את בית על הצעת 6,320 רשותמחיר של שי ממותג שהיה היחיד - חתימה •

הצעת 1 נוהל מו"מ עם ספק

אחרים.

של שני ספקים

נמצאוהזוכה

שביצע את העבודה. של הספק חדר רדיו X 4,095 רשותהצעת המחיר מהספק הצעת מחיר חיווט של בכתב. לא נמצאה לא נמצאה

לקבל

על פי ההנחיות, יש

בעל פה. לפולין הצעות מחיר לקבל הצעות מחיר 2,574 הוריםליומנים לא נמצאו על פי ההנחיות, ניתן כריכה – ללא תיעוד

מחיר נוספות טלפונית אחת נוספת נמסר כי נבחנו הצעות ספרית הצעת מחיר 13,928 הוריםבכתב מעלפעילות בית נמצאה לקבל על פי ההנחיות, יש

הצעות מחיר - תקין X 3 4,531 רשותמחשב

המחיר

לכיתות תקין על הצעת 3 10,691 רשותארונות - חתימה •

79

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן תיכון "בליך"

הביקורת דגמה 7.18.7

מהות

הרכישה חשבון

סכום

הרכישה

₪

מספר

הצעות מחיר

שנמצאו

אישור

הזמנת רכש הערות

החינוך.

את ההצעות באגף חתום הסיום מפרט אחיד ולפתוח התקשרות 4 93,600 הוריםמסיבת לפחות באמצעות - הסכם הפקת•יש לפנות ל על פי נהלי העירייה,

החינוך.

את ההצעות באגף חתום

מפרט אחיד ולפתוח שכבה י"ב התקשרות 3 56,200 הוריםלפחות באמצעות ספר מחזור - הסכם •יש לפנות ל על פי נהלי העירייה,

הספר. מאושרת

עיצוב שמתאים לבית רכש 1 12,474 רשותעיצוב קירות רכישה מספק ייחודי, - הזמנת •

מאושרת

העירייה. חשמל רכש 1 14,040 רשותספק שעובד עם התקנת מונה - הזמנת •

מאושרת

ביוב --- רכש 3 9,000 רשותתיקוני צנרת - הזמנת •

מאושרת

רשת --- רכש 3 9,582 רשותהקמת גדר - הזמנת •

המלצת הביקורת

הספק.

מהביקורת עולה כי נמצאו ליקויים בתהליך קבלת הצעות המחיר ובחירת 7.18.8

שנקבעו על ידי משרד החינוך בנושא רכש בבתי הספר יש להקפיד על קבלת הצעות מחיר טרם אישור הזמנות רכש בהתאם לכללים 7.18.9

80

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן ביצוע רכש תחת "ספקים שונים" 7.19

זאת

בהתאם למפורט בדו"ח המבקר. יחד עם זאת, אגף החינוך ירענן למנהלים נוהל זה ויאכוף כמו כן "אגף החינוך ומשרד החינוך הנחו את בתי הספר בעניין נוהל רכש והתקשרויות התקבלו

כנדרש למעט

כי "בית הספר בליך פעל ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה להלן דוגמאות: 7.19.3

בשיק לפקודתם מכספי בית הספר

רכישות מכספם הפרטי ומקבלים החזר נמצאו בתי ספר, בהם המורים מבצעים 7.19.2

התשלום על פי ההנחיות

לרוב, ספקים אלה אינם נמצאים בקשר שוטף עם בית הספר ויש להסדיר עימם את תנאי מיקום הספק וכדומה.

במחירים נמוכים, לספקים מוצרים ייחודים המתאימים לבית הספר, זמינות ונוחות מהעבר או שנמצאים בסמוך לביתם, מסיבות שונות, כגון: הספק מציע מוצרים לעיתים, מורים מבית הספר מבקשים לבצע רכישות מספקים עימם יש להם ניסיון אישי ברישום ספק חדש ואפשר לרשמם תחת "ספקים שונים".

במקרים שעובדים עם ספקים באופן חד-פעמי בסכומים של עד "יש להימנע ככל האפשר מרישום ספקים תחת "ספקים שונים". עם זאת,

בחוברת הנהלים שפרסם משרד החינוך נקבע, בין היתר, כי:

רקע כללי 7.19.1

שם בית הספרחשבון סכום הרכישה

(₪, כולל מע"מ) מהות הרכישה הערות

זוגה.

לה בהמחאה לפקודת בן מודיעים" בית הספר האדמיניסטרטיבית והוחזר 1,500 רשותהפקת סרטון על תיכון "אורה המנהלת התשלום בוצע על ידי

בי"ס מכל"ל

לה בהמחאה לפקודתה.

המורה למוזיקה והוחזרה ציוד למוזיקה 80 רשותרכישה שבוצעה על ידי הספר.

לימוד מתאים לצרכי בית ספר לימוד 43 הוריםבעיר אחרת ומצאה ספר המורה שהתה בהשתלמות

והשבת הכספים למורה, מחייבות תשלום לפקודת המורה, בניגוד להנחיה הביקורת מעירה, כי רכישות של ציוד לבית הספר על ידי מורים, באופן פרטי, 7.19.4

81

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

המלצות הביקורת:

המחייבת העברת הזמנה חתומה לספק המאושרת על ידי מנהלת בית הספר.

הקובעת כי התשלום יבוצע לבעל החשבונית בלבד, ולא על פי נוהל הרכש התאמת תקציב הניהול העצמי להוצאות בתי הספר 7.20 בית הספר

מורה למוסיקה ומורה נוספת שרכשו בסכום של מתחת ל שמפיק הסרטון דרש את כספו במזומן. לגבי בית ספר מכלל, הרכישות בוצעו על ידי אורה מודיעים נמנע מרכישות מכספם הפרטי של בעלי תפקידים למעט מקרה אחד כי "בית הספר תיכון ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

מכספי הקופה הקטנה.

ככל שנדרשות הוצאות בסכומים עד לגובה של 7.19.6 בית הספר

יש להימנע, ככל האפשר, מביצוע תשלומים למורים באמצעות המחאות מחשבון 7.19.5 ביחס ל"סל" המינימלי המומלץ ע"י משרד החינוך

העירייה קבעה "סל לתלמיד" גבוה באופן משמעותי הביקורת מבקשת לציין כי 7.20.1

".היקף הפעילות בביה"ס •

.מספר כיתות/ תלמידים בחינוך מיוחד •

מבנה ביה"ס: מצב המבנה/ מבנים מפוזרים/גיל המבנה ועוד •

.מצב חברתי - כלכלי של בתיה"ס (לפי מדד טיפוח •

.גודל ביה"ס (מספר תלמידים, מספר כיתות, גודל המבנה, היקף השטח •

:האישור הרשותי לתקציבי בתי הספר'. בין יתר הפרמטרים האפשריים עליו להיות על פי פרמטרים שקופים, שוויוניים וסבירים, אשר יבואו לידי ביטוי ב'פורמט ביותר אינו נופל מסל התלמיד המינימאלי. מובהר כי ככל שייקבע סל תלמיד דיפרציאלי אחריות ספציפיים והן עבור סה"כ סל התלמיד, וזאת ככל שסה"כ סל התלמיד הנמוך "הרשות יכולה לקבוע סל תלמיד דיפרנציאלי לבתיה"ס שבתחומה, הן עבור תחומי

היתר, כי:

בסעיף

למימון ההוצאות המשתנות של בית הספר, על פי ראות עיניו של המנהל.

חשמל, הוצאות אחזקת מבנה, חומרי ניקוי וכד' וסעיף "סל ניהול עצמי" כללי המיועד ככלל, הקריטריונים מתבססים על סעיפי הוצאות ייעודיים קבועים, כגון: הוצאות על ידי משרד החינוך לתקצוב בתי ספר בניהול עצמי.

העירייה מעבירה לבתי הספר את כספי הניהול העצמי על בסיס הקריטריונים שנקבעו רקע כללי

82

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן אחזקה ובדק בית -הוצאות 7.20.5

להלן פירוט הסעיפים והשוואה בין התקצוב להוצאות בפועל 7.20.4 שאינם מנוצלים במלואם ונותרות יתרות בסעיף

באופן משמעותי מההוצאות בפועל של בתי הספר. מאידך, ישנם סעיפי הוצאות כלומר ההכנסות הייעודיות שמעבירה העירייה לסעיפי ההוצאות הנ"ל נמוכים במרבית בתי הספר, סעיפי הוצאות גרעוניים מהביקורת עולה, כי מחד ישנם 7.20.3

בין ההכנסות מהעירייה לבין ההוצאות בפועל של בתי הספר הביקורת בדקה את תקצוב בתי הספר לסעיפים הייעודיים במטרה לבחון הלימה 7.20.2 שם בית הספר

מספר

התלמידים

בבית הספר

תקצוב

מהעירייה

לשנה"ל

תשע"ו

₪

הוצאות בפועל

בשנה"ל

תשע"ו

₪

עודף /

(גרעון)

₪

שיעור העודף

/ הגרעון

מהתקציב

%

35%תיכון "בליך 128,125.74 239,160.26 367,286.00 2019 55%- )22,058.88(תיכון "אורה מודיעים 62,308.88 40,250.00 358 153%- )30,793.22(בי"ס "מכל"ל 50,903.22 20,110.00 593 טלפונים / תקשורת 7.20.6

שם בית הספר

תקצוב מהעירייה

לשנה"ל תשע"ו

₪

הוצאות בפועל

בשנה"ל תשע"ו

₪

עודף / (גרעון)

₪

שיעור העודף

/ הגרעון

מהתקציב

%

13%תיכון "בליך 4,782.02 31,217.98 36,000.00 21%-תיכון "אורה מודיעים 1,580.74( 9,080.74 7,500.00 43%-בי"ס "מכל"ל4,427.34( 14,757.34 10,330.00

83

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן צריכת חשמל - 7.20.7

שם בית הספר

תקצוב מהעירייה

לשנה"ל תשע"ו

₪

הוצאות בפועל

בשנה"ל תשע"ו

₪

עודף / (גרעון)

₪

שיעור העודף

/ הגרעון

מהתקציב

%

23%תיכון "בליך 133,906.27 459,882.23 593,788.50 34%תיכון "אורה מודיעים 41,374.24 81,325.76 122,700.00 16%בי"ס "מכל"ל16,948.76 87,651.24 104,600.00 צריכת מים 7.20.8

שם בית הספר

תקצוב

מהעירייה

לשנה"ל תשע"ו

₪

הוצאות בפועל

בשנה"ל תשע"ו

₪

עודף / (גרעון)

₪

שיעור הגרעון

מהתקציב

%

54%תיכון "בליך 101,961.54 87,638.46 189,600.00 65%תיכון "אורה מודיעים 7,159.97 3,840.03 11,000.00 65%בי"ס "מכל"ל12,749.01 6,750.99 19,500.00

"מכל"ל" בהתאמה

אלפי ₪, המהווים כ

כניתן להיווכח, כי בתיכון "בליך" העודף התקציבי הכולל מסתכם לסך של התקציב נמוך, באופן משמעותי, ביחס לשיעור העודף בשני בתי הספר באחרים. עוד הספר "מכל"ל", בו מתקיימים חוגים וקורסים בשעות אחר הצהריים, שיעור עודף המשמש לצרכים אחרים. יחד עם זאת הביקורת מציינת, כי ניתן להיווכח שבבית לבתי הספר נוצר עודף תקציבי משמעותי בסעיף זה בפועל ב – ככלל, תקציב הוצאות החשמל בבתי הספר גבוה מההוצאות ומים הוצאות חשמל א.

עם זאת, מניתוח סעיפי ההוצאות עולה, כי: 7.20.11 ללא חריגה תקציבית כוללת בחשבון "רשות

שימוש מושכל בכספי סל הניהול העצמי מאפשר לבתי הספר להתנהל באופן שוטף 7.20.10 המקומית

הספר, תחת המגבלות שנקבעו לשימוש בכספים על ידי משרד החינוך והרשות להשתמש בכספים למטרות שונות על פי סדרי עדיפות פנימיים ושיקולים של בית לרשות בתי הספר עומד תקציב "סל ניהול עצמי", במסגרתו בית הספר יכול הביקורת מציינת, כי על אף הגירעונות המוצגים בסעיפי ההוצאות הייעודיים, 7.20.9

84

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן הערת הביקורת

"מכל"ל" בהתאמה.

אלפי ₪, המהווים כ

העירייה והעודף התקציבי הכולל שנוצר לבית הספר בסעיף הוצאות זה הינו כ תוקצב בסכום משמעותי, ניצל בית הספר כ

קשר למספר התלמידים. כך, בבית הספר "בליך", בו מספר התלמידים גדול ובשל כך קלים במבנים נדרשים, לעיתים, בשל בלאי טבעי של המבנה והשימוש במתקניו, ללא . עם זאת, תיקוני שבר ושיפוצים מספר התלמידיםככלל בתי הספר מתוקצבים על פי יחסי ולאור זאת נדרשים בבתי ספר פחות תיקוני שבר.

ורטיבות בקירות וכדומה. לעומתם, בבתי הספר החדשים המבנים חדשים באופן זאת ישנן יותר תקלות, כגון: תיקון מזגנים ישנים, בעיות צנרת לאורך הזמן, סדקים מטבע הדברים, בתי הספר הוותיקים ברחבי העיר נמצאים במבנים ותיקים ולאור דלתות, תיקוני צבע קלים וכדומה.

תקלות שבר שוטפות במבנה בית הספר, כגון: בעיות צנרת, טיפול במזגנים, תיקון – תקציב הוצאות אחזקת המבנים בבתי הספר נועד לטיפול אחזקת ובדק בית הוצאות ב.

הלימודים.

בבתי הספר לאחר שעות המבנים ביחס למספר התלמידים והיקף הפעילויות הספר אינה מבוצעת באופן מיטבי וללא התחשבות בכלל הפרמטרים, כגון: גודל הוצאות הצפויות בפועל בבתי הספר. עוד עולה, לכאורה, כי חלוקת התקציב בין בתי לדעת הביקורת, סעיף הוצאות צריכת החשמל מתוקצב באופן שאינו משקף את כי ביתרות התקציב של בתי התייחסות הביקורת לתגובה: הביקורת מבקשת לציין לחיוב הסל של העיר רמת גן נבדק על ידי משרד החינוך ומאושר על ידו."

הניהול העצמי.

התלמידים וגודל בית הספר משתנה מבית ספר לבית ספר לכן כל שינוי יפר את עיקרון לאפשר מעקב ראלי על הפעולות הכספיות על פי מהותן. בנוסף, חשוב לציין כי מספרי הפדגוגית. משרד החינוך ואגף החינוך מנחה שלא לבצע העברות כספיות בין הסעיפים כדי עיקרון זה מאפשר לבית הספר אוטונומיה בשימוש בסעיפי התקציב על פי התוכנית מהיתרה הכללית המופיעה בדו"ח הכספי.

מאפשר לבתי הספר לעבוד על פי התוכנית הפדגוגית המקושרת משאבים ובלבד שלא יחרגו כי "עיקרון הניהול העצמי ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה בהם נמצאו פערים משמעותיים.

הביקורת סבורה כי יש לבחון את הפערים בין ההוצאות בפועל ובין התקציב בסעיפים 7.20.12

נעשתה בהתאם להנחיותהעירייה לניהול העצמי

כי במדגם שערכה, העברת תקציב ומדגישה הספר לא נמצאו גירעונות בתקציב הכולל

85

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן קופה קטנה 7.21

סעיף ההוצאה המתאים בתקציב בית הספר ובתוכנה להנהלת חשבונות ארטיקים בטיולים וכדומה) ובאישור מנהל בית הספר. כל הוצאה במסגרת זו תיזקף לחובת היחידי הוא מזומן ונוגע במובהק לחשבון ההורים (כניסות לאתרים מסוימים בטיולים, במזומן מחשבון ההורים יתבצע אך ורק במקרים חריגים, שבהם אמצעי התשלום האפשרי "ככלל תנוהל קופה קטנה אך ורק בחשבון הניהול העצמי ולא בחשבון ההורים. תשלום

החינוך נקבע, כי:

בסעיף 7.21.3

היקף השימוש בכספי הקופה הקטנה

.תקין

על הקופה הקטנה בבתי הספר שומרות את כספי הקופה הקטנה בכספת נעולה -

הקטנה במקום מאובטח, קרי כספת בית הספר. מהביקורת עולה, כי האחראיות בשל רגישות השימוש בכספים במזומן, יש להקפיד לשמור את כספי הקופה 7.21.2 שמירה על כספי הקופה הקטנה

הספר".

כל הוצאה במסגרת קופה זו תיזקף לחובת סעיף ההוצאה המתאים בתקציב בית 4 גובה ההוצאה החד-פעמית 3

מ

בבתיה"ס העל-יסודיים קופה קטנה תהיה עד לסך 2

5,000

בבתיה"ס היסודיים קופה קטנה תהיה עד לסך 1

" הקופה יכולה להתנהל אך ורק במזומן באחריות מנהל/ת בית הספר והמזכירה

היתר נקבע כי:

בנוהל ניהול כספי פרסמה העירייה הנחיות בנוגע לשימוש בכספי הקופה הקטנה. בין 11.6

...

.להישמר במגירה/ארונית נעולה. המפתח יהיה נגיש רק לאדם המנהל את הקופה 11.3

11.2

.של הזמנה מסודרת

100

11.1 "

וחברה בעיריית רמת גן נקבע, בין היתר, כי

במדיניות הניהול העצמי ומתווה היישום שפרסם משרד החינוך ובנהלי מינהל חינוך רקע כללי 7.21.1

86

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

להלן פירוט היקף השימוש בכספי הקופה הקטנה בשנת הלימודים תשע"ו: 7.21.5 הן מחשבון "הורים" והן מחשבון "רשותקבע,

. כמו כן, בתי הספר התיכונים ייעדו סכומים לשתי קופות קטנות דרך החינוך בסכומים הגבוהים מהסכומים המרביים שנקבעו בנהלי העירייה ומשרד כי בתי הספר עושים שימוש בכספי הקופה הקטנה במערכת האסיף עולה, לרכישות מידיות בסכומים קטנים במזומן. מסקירת כרטיסי הוצאות הקופה ככלל, בתי הספר מנהלים כספים במסגרת קופה קטנה, אשר משמשת אותם 7.21.4 בית הספר השימוש בשנה"ל תשע"ו

(₪)

רשות הורים

תיכון "בליך" 11,582.10 19,563.00

תיכון "אורה מודיעים 1,661.70 17,055.10

בי"ס "מכל"ל--- 2,899.30

תיכון "בליך

בניגוד להנחיות משרד החינוך.

ולא באופן שוטף, הנ"ל הינו במקרים בודדיםלדעת הביקורת, על אף שמדובר 7.21.7 המתואר לעיל

בסכומים קטנים באופן מבוצעים, לעיתים רחוקות, על ידי מורי בית הספר באופן העובדה שלא ניתן לנהל כספי קופה קטנה מחשבון "הורים" רכישות חד פעמיות מבוצע באמצעות המחאה מחשבון בית הספר. מזכירת בית הספר מסרה, כי בשל קופה קטנה מחשבון "הורים", מבוצעות רכישות מכספי מורים וההחזר למורים הביקורת מציינת, כי על אף שבבית הספר "מכל"ל" לא מבוצע שימוש בכספי 7.21.6

תיכון "אורה מודיעים

מהסכום המרבי שנקבע בנהלי העירייה.

הסתכם לסך של כ

"רשות". היקף הרכישות הכולל מכספי הקופה הקטנה בשנת הלימודים תשע"ו לבית הספר כספים לשימוש במסגרת קופה קטנה בחשבון "הורים" ובחשבון 7.21.8

מהסכום המרבי שנקבע בנהלי העירייה

הסתכם לסך של כ

"רשות". היקף הרכישות הכולל מכספי הקופה הקטנה בשנת הלימודים תשע"ו לבית הספר כספים לשימוש במסגרת קופה קטנה בחשבון "הורים" ובחשבון 7.21.9

87

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן המלצות הביקורת

ספירת כספי הקופה הקטנה 7.22

הנושא לאישור אגף החינוך ולאשר זאת בנוהל ייעודי ככל שישנם בתי ספר בהם נדרש שימוש יתר בכספי הקופה הקטנה, יש להביא את 7.21.12 בהתאם להנחיות שנקבעו על ידי אגף החינוך בעירייה יש להקפיד על ביצוע רכישות מכספי הקופה הקטנה באופן מצומצם, ככל האפשר, 7.21.11 יש להימנע משימוש כספי באמצעות נוהל קופה קטנה מכספי "הורים 7.21.10 בי"ס מכל"ל

לצורך בקרה ומעקב".

12.16

...

להנהלת חשבונות

12.14

...

יצורפו לקופה הקטנה

12.9"

ניהול כספי הקופה הקטנה, בין היתר

במפרט נהלי עבודה כספיים לבתי ספר בניהול עצמי שפרסם משרד החינוך, נקבע לגבי רקע כללי 7.22.1

כמפורט להלן

בכספים הנמצאים בפועל ברשות המזכירה ביחס לרישום במערכת ה"אסיף", מספירת כספי הקופה הקטנה שערכה הביקורת בתאריך 7.22.2 סוג מטבע / שטרכמות סה"כ

20 1 20

10 1 10

4 2 2

34 34 1

1 2 0.5

0.3 3 0.1

סה"כ יתרה על פי ספירה 69.3

יתרה על פי רישומי מערכת ה"אסיף 100.7

חוסר 31.4

נמצא כי הוגשה לה חשבונית בסך

המזכירה הראשית מסרה בביקור מאוחר יותר של הביקורת, כי מבדיקה שערכה 7.22.3

88

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

המלצת הביקורת:

הביקורת מעירה, כי אופן רישום כאמור חושף את בית הספר לטעויות אנוש.

יד על גבי טופס טיוטה.

באופן ידני, בכתב הכספים שהועברו לאחראית המועדון וכן סכומי החשבוניות שהעבירה, הקבלות. מהביקורת עולה, כי אחראית הקופה הקטנה בבית הספר, ניהלה רישום של סך של נטלה לשימוש המועדון

בית הספר מנוהלים כספי הקופה של המועדון הבית ספרי. האחראית מהמועדון הבית ספרי אחראית הקופה הקטנה (המזכירה הראשית) מסרה, כי במסגרת כספי הקופה הקטנה של רכישות בסכומים גבוהים מהקופה הקטנה ופיצול פיקטיבי של חשבוניות 7.23

.ממוחשבמומלץ לנהל את כספי הקופה הקטנה באופן 7.22.4

בתחבורה ציבורית מכספי הקופה הקטנה

נסיעות כרטיסיות מרכישת להימנע ניתן בכך, פרטני. באופןהכרטיסיות לנדרש במסגרת הרכישה הכללית ולמסור לתלמידים זכאים שהגיעו לקבל את בכל בתי הספר ובמקרים לא מעטים, מומלץ לרכוש מספר כרטיסיות מעבר הקטנה. לאור הניסיון שצברו בתי הספר בנושא ולאור העובדה שהתופעה חוזרת הביקורת מציינת, כי רכישת כרטיסיות נסיעות אינן מאושרות מכספי הקופה 7.23.3 המרוכז

בקשות של תלמידים זכאים שלא קיבלו כרטיסיות במועד חלוקת הכרטיסיות לתלמידים זכאים. עם זאת, הרכישות שבוצעו מכספי הקופה הקטנה הינן לאור באופן מרוכז באמצעות המחאות מחשבון הבנק של בית הספר ומחולקות האחראיות על הכספים מסרו, כי ככלל, רכישת כרטיסיות מבוצעות מחברת "דן"

חד פעמי, הרכישה מחולקת למספר רכישות בסכומים הנמוכים מ ציבורית בע"מ" בגין כרטיסיות לתלמידים. לרוב, בכדי לא לחרוג מסכום רכישה בכל בתי הספר שנבדקו נמצא, כי מבוצעות רכישות מחברת "דן – חברה לתחבורה 7.23.2 המאושר

להציג מצג שווא של מספר רכישות שונות בסכומים הנמוכים מהסכום המרבי שבמהותה הינה רכישה אחת אולם מבצעים את הרכישה במספר תשלומים בכדי הביקורת ביקשה לבחון, האם ישנם מקרים בהם בתי הספר מבצעים רכישה תיכוניים מאושרת עד לסך של

העירייה קבעה בנוהל העירוני, כי רכישה מכספי הקופה הקטנה בבתי ספר מכספי הקופה הקטנה עד לגובה של

כאמור, הנחיות רכישות מקופה קטנה קובעות, כי יש לבצע רכישה חד פעמית רקע כללי 7.23.1

89

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן בית הספר "מכל"ל"

להלן:

בשנת הלימודים תשע"ו בהם הרכישה הייתה בסכום הגבוה מ מסקירת כרטיסי ההוצאות מקופה קטנה המערכת ה"אסיף" נמצאו 7.23.4 תאריך הרכישהתיאור סכום (₪)

19/01/16 126.10 כיבוד

30/05/16 149.00 כרטיסיות תמונות

תיכון "אורה מודיעים"

לכן לא היה באפשרותה למנוע את הרכישה באמצעות הקופה הקטנה.

והוגשו לה בדיעבד, לאחר ביצוע הרכישות, לאירוח של ילדי המועדון הבית ספרי המזכירה הראשית של בית הספר מסרה, כי החשבוניות הינן בגין רכישת פיצות 7.23.8 הוצאה מקופה קטנה בסכום העולה על

אשר פוצלה, באופן מלאכותי, לשתי רכישות נפרדות, בכדי להימנע מלהציג בדוגמה המוצגת לעיל נראה כי המדובר ברכישה אחת בסכום הגבוה מ 7.23.7

להלן פירוט הוצאות הקופה הקטנה ממערכת ה"אסיף 7.23.6 מכספי הקופה הקטנה (עד

עוקב. הסכום הכולל של החשבוניות גבוה מהסכום המרבי המותר לרכישה כל אחת מאותו ספק ובאותו יום בשתי חשבוניות שונות בעלות מספר סידורי כמו כן, נמצאו שתי חשבוניות להחזר מכספי הקופה הקטנה בסכום של 7.23.5

להלן שתי דוגמאות מפירוט הוצאות הקופה הקטנה ממערכת ה"אסיף 7.23.11 חשבוניות

עולה הרושם, כי בכדי לעמוד בתקרת ההוצאה המותרת פוצלה ההוצאה לשתי 7.23.10 מכספי הקופה הקטנה (עד

מכספי הקופה הקטנה בסכום כולל הגבוה מהסכום המרבי המותר לרכישה נמצאו מספר חשבוניות מאותו ספק ובאותו יום בעלות מספר סידורי עוקב להחזר 7.23.9 חשבונית עוקב

בעלות מספר

ומאותו ספק,

מאותו יום

שתי חשבוניות

90

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן תיכון "בליך"

נעשו מתוך אילוץ. מנהלת ומזכירת בית הספר נתבקשו שדבר זה לא יישנה".

כי "הרכישות המפוצלות ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

להלן דוגמה מפירוט הוצאות הקופה הקטנה ממערכת ה"אסיף": 7.23.13 מכספי הקופה הקטנה (עד

מכספי הקופה הקטנה בסכום כולל הגבוה מהסכום המרבי המותר לרכישה נמצאו מספר חשבוניות מאותו ספק ובאותו יום בעלות מספר סידורי עוקב להחזר 7.23.12 חשבונית עוקב

בעלות מספר

ומאותו ספק,

מאותו יום

שלוש חשבוניות

חשבונית דומה

בעלות מספר

ומאותו ספק,

מאותו יום

שלוש חשבוניות

91

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן המלצות הביקורת

שוטף במסגרת תהליך הרכש השוטף של בית הספר והתשלום מבוצע בהמחאה .

הקופה הקטנה. זאת כאשר בית הספר נוהג לרכוש מהספק ציוד משרדי באופן עוד נמצא, כי ב 7.23.15

בכרטיס קופה קטנה בחשבון רשות בזו אחר זו

לחשבון הורים, לכן פוצל התשלום לספק. בשל טעות אנוש נרשמו שתי החשבוניות ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת הכספים מסרה, כי חשבונית אחת שייכת 7.23.14

שונות

עבור הפיצות לא היו בפיצולי קבלות אלה לשתי קבוצות תלמידים מראש. שתי הרכישות וכן הרכישה בסך של 126.1 הרכישה בסך של

ומזכירת בית הספר נתבקשו שלא לפצל חשבוניות מקופה קטנה. בנוסף בבית ספר מכלל כי "בתיכון בליך מנהלת ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

רכישות באופן שוטף.

יש להימנע מביצוע רכישות מכספי הקופה הקטנה מספקים מהם מבוצעות 7.23.18 הרכישה מכספי הקופה הקטנה

אין לפצל רכישה אחת למספר חשבוניות בסכום נמוך מהסכום המרבי ולבצע את 7.23.17 ספר תיכוניים עד

יש להקפיד על רכישות מכספי הקופה הקטנה בסכום שעד 7.23.16 חשבונית עוקב

בעלות מספר

ומאותו ספק,

מאותו יום

שתי חשבוניות

92

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן ספקים שונים 7.24

נמצא, כי נפתח כרטיס "ספקים שונים", כמפורט להלןמודיעים"

בתיכון "אורה מסקירת כרטיסי הספקים במאזן הבוחן במערכת ה"אסיף" 7.24.2 ספק חדש ואפשר לרשמם תחת "ספקים שונים

שעובדים עם ספקים באופן חד-פעמי בסכומים של עד

* יש להימנע ככל האפשר מרישום ספקים תחת "ספקים שונים". עם זאת, במקרים פרטי+שם משפחה, סוג התאגיד, מספר העוסק, הכתובת המלאה וכו'.

ולאחר שנפתח לספק כרטיס במערכת החשבונות עם פרטי הספק המלאים: שם "* התקשרות עם ספק תתאפשר רק לאחר שנבדקו ואושרו כל האישורים הנדרשים

נקבע, בין היתר, כי:

בסעיף

ככלל, לכל ספק יש לפתוח כרטיס ייעודי במערכת ה"אסיף".

רקע כללי 7.24.1

חשבון "רשות

₪

חשבון "הורים"

₪

3,114 481

המלצת הביקורת

הנהלת החשבונות אלא נפתח כרטיס "ספקים שונים".

מספקים באופן חד פעמי. במקרים אלה, לא נפתח כרטיס ייעודי לספק במערכת כי לעיתים מבוצעות רכישות עולה, מסקירת פירוט ההוצאות בכרטיסים 7.24.3 כספים" התשמ"ג, כדלקמן

תפקידה כפי שהוגדר בחוזר מנכ"ל משרד החינוך בנושא "הוראות בענייני ככלל, מי שמנהל את הכספים בבתי הספר בפועל הינה המזכירה הראשית, מעצם רקע כללי 7.25.1

הכשרת מזכירות בתי הספר בתחום הכספי 7.25

פעמית מאותו ספק

ספקים שונים היה חד פעמי כיוון שהיה ברור מראש לבית הספר שמבוצעת רכישה חד כי "הרישום בסעיף ס/מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת כספים מסרה בתגובה

שמעל

יש לפתוח ספק במערכת ה"אסיף" בגין כל ספק ממנו מבוצעת רכישה בסכום 7.24.4

93

דו"ח מבקר העירייה לשנת

נאותות ההתנהלות הכספית בבתי ספר בניהול עצמי עיריית רמת-גן

תקין. במרבית ההנחיות שהועברו מהעירייה בנושא ניהול הכספים -

הנדרש בכל הקשור לביצוע הפעולות במערכת הממוחשבת "אסיף", ואף בקיאות בעלות ידע הסמכה בהנהלת חשבונות. הביקורת התרשמה כי המזכירות הינן מהביקורת שנערכה בבתי הספר שנדגמו עולה כי, מזכירות בתי הספר בעלות תעודת 7.25.9 הספר, וכד

בניהול כספי של בתי הספר, בין היתר: סיוע טלפוני, גיוס רואה חשבון מלווה לבתי מהביקורת עולה, כי אגף החינוך בעירייה מסייע למזכירות בתי הספר, ככל האפשר, 7.25.8 ניסיון בניהול כספים או הכשרה כלשהי בתחום הכספי ידע וניסיון בתחום הכספי, על כן רוב המזכירות המשמשות בבתי הספר אינן בעלות בניהול השוטף של בתי הספר. כישורים המתאימים לתפקיד האמור אינם מחייבים לכישורים של ניהול אדמיניסטרטיבי ויכולת לשלוט בנושאים השונים שעולים מעצם תפקידן המרכזי, מזכירות בתי הספר נבחרות לתפקיד תוך בחינת התאמתן 7.25.7 ולהיקף משרתם המיועד לניהול הכספים

התפקיד סיוע מקצועי בהנהלת החשבונות בהתאם להכשרתם המקצועית "באחריות הרשות המקומית ומנהל בית הספר לספק למזכירה או לבעל

נקבע, כי:

בסעיף 7.25.6

ענייני בית הספר ומתן מענה לצרכי התלמידים והמורים עם זאת, תפקידן המרכזי של מזכירות בתי הספר הינו ניהול אדמיניסטרטיבי של 7.25.5 לרוב, אינן בעלות השכלה בתחום הכספי

מזכירות בית הספר עברו הדרכה כללית בנושא ניהול כספי בבתי הספר, אולם, 7.25.4 קליטת חשבוניות מס בגין רכישות שביצע בית הספר, ניהול תקציב, וכד בין היתר, המערכת משמשת את מזכירות בתי הספר להפקת קבלות למשלמים, 7.25.3 הכספית בבתי הספר

ממוחשבת "אסיף", המשמשת מעין מערכת הנהלת חשבונות המותאמת להתנהלות שפרסם משרד החינוך והנחיות תואמות שקבעה העירייה, ומנוהל במערכת ניהול הכספים בבתי הספר מבוסס על כללי ניהול כספים שנקבעו בנוהלי העבודה 7.25.2

95

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

הערות ראש העיר

דו"ח ביקורת בנושא נאותות ההתנהלות הכספית בבתי הספר בניהול עצמי

סעיף 1

סעיף 2

הביקורת התקופתית בבתי הספר המבקרת ורו"ח החיצוני אכן בודקים יישום נוהל זה רה"ע מקבל את המלצת הביקורת הליקוי תוקן. הועברה הנחייה ברורה בנושא, בנוסף במסגרת

סעיף 3

עבור מסמכים דחופים ולא עבור המחאות

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. החותמת בצורת חתימה נמצאת בכספת נעולה ומשמשת רק

סעיף 4

ולקבל את שכרה כבעבר באמצעות תלוש השכר

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. אגף החינוך ינחה את מזכירת בית הספר לשוב

סעיף 5

הפרטי שלה מאתר האינטרנט של בית הספר

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. מזכירת בית הספר הסירה את חשבון הבנק

סעיף 6

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי יתוקן

סעיף 7

הדוחות

בתי הספר את הדוחות החודשיים. אגף החינוך יחדד את ההנחיה של חתימת המנהלות על גבי רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. מזכירות בתי הספר מקפידות להעביר אחת לחודש למנהלות

סעיף 8

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. אנו פועלים עפ"י חוזר מנכ"ל משרד החינוך בנושא זה

סעיף 9

המחאה אחת לבנק בחתימה אחת בלבד

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. הנהלת בי"ס נדרשה שלא להעביר אף לא

סעיף 10

ההמחאות את השם המלא של המוטב

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. מזכירת בית הספר הונחתה לציין על

למתן הנחות לתלמידים.

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. אגף החינוך ירענן את נוהל של קביעת קריטריונים ברורים

96

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

סעיף 11

סעיף 12

הקלדת התשלומים במערכת אסיף

רה"ע לא מקבל את המלצת הביקורת. הקבלות הידניות הינן זמניות ולצורך מעקב לאחר

סעיף 13

כדי להימנע מריבוי משתמשים במערכת הכספים

רה"ע לא מקבל את המלצת הביקורת. לא ניתן לאפשר למבצעת הגבייה כניסה למערכת אסיף

סעיף 14

בנפרד במערכת הכספים אסיף

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. בית הספר הונחה להנפיק קבלה לכל תלמיד

סעיף 15

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בית הספר יתעד כל ביטול קבלה

סעיף 16

חדש זה

בתי הספר קבלו את ההנחיות ונדרשו לפעול בהתאם. אגף החינוך והמבקר החיצוני יאכפו נוהל יתרות כספי הורים. הנוהל הועבר לידיעת האגף רק בסוף שנת תשע"ו. בתחילת שנת תשע"ז רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בשנת תשע"ו יצא נוהל חדש ובו הנחיות מפורטות בנושא

סעיף 17

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בית הספר נדרש לפעול על פי הנוהל המעודכן משנת תשע"ז

סעיף 18

הבנק והדוחות החודשיים

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. אגף החינוך ירענן את נוהל החתימה על דוחות התאמות

סעיף 19

רכש והתקשרויות בהתאם למפורט בדו"ח ביקורת. כמו כן אגף החינוך יאכוף ביצוע נוהל זה רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. אגף החינוך ומשרד החינוך הנחו את בתי הספר בעניין נוהל

סעיף 20

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 21

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

הורים.

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בי"ס ימנע משימוש כספי באמצעות נוהל קופה קטנה מכספי

97

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

סעיף 22

סעיף 23

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 24

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 25

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 26

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בי"ס יפעל על פי הנוהל

סעיף 27

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 28

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת.

101

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

ועדת שילוב מוסדית, ועדת השמה ביושבה כערר על ועדת שילוב, ועדת השמה וועדת ערר".

חוזר מנכ"ל משרד החינוך מיום ב.

חוק החינוך המיוחד, תשמ"ח א.

הוראות החוק 2

להשיג

פגיעה מהותית בזכויותיו של התלמיד הנדון ומשפחתו או במטרות אחרות שביקש המחוקק התקציב הקיים. חריגה מהוראות אלה מעוררת חשש כי מעבר לפגיעה בפרוצדורה, מתקיימת הסבירות, היעדר השרירות והיעדר החריגה מסמכות הוועדה – תוך שמירה על הסדר ועל הוראות פרוצדורליות אלה נועדו להבטיח את שמירת כללי הצדק הטבעי, ההוגנות, תום הלב, חוק החינוך המיוחד וחוזר ועדת ההשמה קובעים בפירוט רב את הדרך בה תנוהל ועדת ההשמה.

להשתתפות התלמיד ומשפחתו בוועדה ולהצגת עמדותיהם יש חשיבות רבה.

להחלטותיה של ועדת השמה יש השפעה משמעותית על חיי התלמיד ובני משפחתו. על כן, מיוחד עקב אשפוזם בבתי חולים פסיכיאטריים.

מיוחד בהתאם לסעיף

מיוחד ללא החלטה של ועדת השמה, למעט במקרה של תלמיד שהוריו ביקשו את השמתו בחינוך ולגבי השמתו במסגרת חינוכית ההולמת את צרכיו. ככלל, לא ילמד תלמיד במסגרת של חינוך הוועדה מוסמכת לקבל החלטות לגבי זכאותו של תלמיד בעל צרכים מיוחדים לחינוך מיוחד, ועדת השמה.

האחריות לארגון עבודתה, לזימון המשתתפים בה ולניהול ישיבותיה, כאמור בסעיף נציג הרשות המקומית משמש כיושב ראש הוועדה (להלן: "יו"ר הוועדה"), ועליו מוטלת ועדת שילוב, ועדת השמה וועדת ערר" (להלן: "חוזר ועדת השמה"/"חוזר").

העוסק ב- "יישום חוק החינוך המיוחד: ועדת שילוב מוסדית, ועדת השמה ביושבה כערר על 1988

ועדת השמה היא ועדה מקצועית שהרכבה וסמכויותיה נקבעו בחוק החינוך המיוחד, תשמ"ח מבוא 1

ועדות השמה

102

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

, פיגור, הפרעות נפשיות, לקות למידה וכיוצ"ב).PDDחריגות לשיבוץ מסגרת לימודית (ביה"ס/גן לחינוך מיוחד, כיתה מיוחדת בביה"ס רגיל, גן רגיל) ותיאור תיאור ; שעת התחלה וסיום של הדיון ; תאריך דיון ;הליך (הליך מקוצר או ועדת השמה)

סוג ; תאריך הפניה; גורם מפנה;הבאים: שם; שם משפחה ומס' תעודת זהות של התלמיד "). הקבצים הכילו, בין היתר, את השדות קובץ ועדת השמה הלימודים תשע"ו (להלן: "

הביקורת ערכה ניתוח קבצים המכילים את פרטי ישיבות ועדת ההשמה שנערכו עבור שנת ב.

ועדות השמה, ועם מנהלת השירות הפסיכולוגי.

במהלך הביקורת התקיימו פגישות עם מנהלת המחלקה לטיפול בפרט, אשר משמשת כיו"ר א.

מתודולוגיה 5

קיום ועדה לתושבים מחוץ לרמת-גן יג.

ועדות השמה חוזרות יב.

משלוח ההחלטה להורים יא.

מספר הישיבות ביום י.

משך ההמתנה לכינוס ועדות השמה לאחר ההפניה ט.

נוכחות גורם מפנה ח.

הקוורום ז.

נוכחות ההורים ו.

פרוטוקול הוועדה ה.

המסמכים המשמשים מצע לדיון בוועדות ההשמה ד.

הזמנת הורים לוועדות השמה ג.

סביבת העבודה ב.

מינוי יו"ר הוועדה והחברים בוועדה א.

הביקורת בחנה את הנושאים הבאים:

הנושאים שנבדקו: 4

.החינוך המיוחד וחוזר המנכ"ל

) ואת עמידתן בהוראות חוק "התקופה המבוקרת" ההשמה שהתקיימו בשנה"ל תשע"ו (להלן:

מטרת הביקורת לבחון התנהלות המחלקה לטיפול בפרט והשירות הפסיכולוגי העירוני בישיבות ועדת מטרת הביקורת 3

103

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

12.1

ב 6.13

ונמצאים במשרדי השירות בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות. (סעיף נמצא תקין כי כלל האבחונים וההערכות של הוועדות שבמדגם מתויקים בתיק התלמיד 6.12 וועדת ההשמה. (סעיף

הגורמים הנה מה

באחד השאלונים יש חתימה של מנהל בית הספר מיום 6.11 ופרוטוקול הדיונים שנערכו לתלמידים שעניינם נדון בוועדות – תקין. (סעיף במדגם 6.10

(סעיף

מתוך 6.9

במרבית הוועדות אין רופא ילדים המשמש כחבר בוועדה. (סעיף 6.8 מינוי. (סעיף

מהם נמצא כתב מינוי בר תוקף מטעם משרד החינוך ואילו לפסיכולוגית אחת לא נמצא כתב במדגם שערכה הביקורת נמצאו 6.7

(סעיף

הביקורת קבלה לידיה את כתבי המינוי של כל ממלאי המקום לתפקיד יו"ר הוועדה - תקין. 6.6 ב 6.5

הרשום. (סעיף

מתוך 6.4

ב 6.3

התלמידים. (סעיף

הביקורת סבורה כי המתנה זו אינה דיסקרטית ואינה שומרת על פרטיות התושבים וחיסיון שהנו חדר קטן יותר אך מרווח דיו. במקרה זה ממתינים המוזמנים בספסל מחוץ למחלקה.

בימים בהם מתקיימות שתי ועדות בו-זמנית, נערכות ועדות גם בחדרה של מנהלת המחלקה 6.2 תוך אי שמירה על פרטיות התושבים וחיסיון התלמידים הבאים לקבל שירותים. (סעיף ומרווח. עם זאת, המוזמנים לוועדה ממתינים בפתח אגף החינוך באופן פומבי ולא דיסקרטי ועדות ההשמה בעיריית רמת גן מתקיימות בחדר הישיבות של אגף החינוך שהנו חדר גדול 6.1 תמצית הממצאים 6

הפעולה

הביקורת מודה למנהלת המחלקה לטיפול בפרט, למנהלת השירות הפסיכולוגי ולעובדים על שיתוף תגובת מנהלת המחלקה שולבה בסעיפי הדו"ח השונים.

הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

לשם בדיקת תקינות פעילות ועדת ההשמה בהתאם להוראות חוזר ועדות השמה.

שמסמכיהם שמורים במשרד מנהלת המחלקה לטיפול בפרט ובמשרדי השירות הפסיכולוגי, הביקורת עיינה במדגם של ג.

104

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

הרכב הוועדה עפ"י חוק החינוך המיוחד:

"). החוזר" או "חוזר ועדת השמהועדת השמה וועדת ערר" (להלן: "

העוסק ב"יישום חוק החינוך המיוחד: ועדת שילוב מוסדית, מנכ"ל משרד החינוך מס ועדת ההשמה היא ועדה מקצועית שהרכבה וסמכויותיה נקבעו בחוק החינוך המיוחד ובחוזר ועדת השמה 7

ההזמנות בדואר הרשום. (סעיף

בשני תיקים נמצאו מכתבי החלטה הממוענים להורים, אולם לא נמצאו אישורי משלוח 6.23 )19.1 בכל התיקים שבמדגם נמצאו מכתבי החלטה. (סעיף 6.22

18) .2

30

התחלת הדיון ושעת הסיום. ואילו בשאר הדיונים נמצא כי המערכת קובעת באופן אוטומטי לא נרשמה שעת מעיון בקובץ ועדות ההשמה נמצא כי מתוך 6.21 בניגוד להוראות סעיף

מעיון בקובץ ועדות השמה נמצא כי ב 6.20

לידיה את אישור מנהל המחוז מטעם משרד החינוך לקיום הוועדה - תקין. (סעיף ואינה דנה בתלמידי הגיל הרך או העולים לכיתה א' או שאינה דיון המשך. הביקורת קבלה מעיון בקובץ ועדות השמה נמצאה ועדת השמה אחת אשר התקיימה לאחר ה 6.19 ההפניה (ראה נספח א'). (סעיף

מעיון בקובץ ועדות השמה נמצאו 6.18

הגורם המפנה בוועדה בהתאם לסעיף

על פי רישומי 6.17

הוועדה, המפקח על החינוך המיוחד או נציגו ופסיכולוג חינוכי. (סעיף על פי רישומי 6.16

לעשות כן על פי סעיף

בפרוטוקול אחד לא חתמה הפסיכולוגית החינוכית על הפרוטוקול, על אף שהיא מחויבת 6.15 בכל הפרוטוקולים עמדת ההורים נרשמה במקום המיועד לכך בפרוטוקול. (סעיף 6.14 שר הבריאות רופא מומחה ברפואת ילדים, מתוך רשימה שיקבע ד.

פסיכולוג חינוכי, לפי חוק הפסיכולוגים, התשל"זג.

נציגיהם.

מיוחד, או שני מפקחים של משרד החינוך התרבות והספורט שאחד מהם הוא מפקח לחינוךב.

יושב ראש הועדה יהיה נציג רשות חינוך מקומית. א.

לפי סעיף

105

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

מינוי חברי ועדת השמה עפ"י חוק החינוך המיוחד:

החינוכי.

החינוך המיוחד, ניתן לקיימה כל עוד נוכחים יו"ר הוועדה, מפקח החינוך או נציגו והפסיכולוג משתמע מכך כי גם כאשר הרכב הוועדה אינו מונה את כלל המשתתפים בהתאם לסעיף

בעניינו של תלמיד הלומד במסגרת חינוך רגיל, רצוי שישתתף בו גם המפקח הכולל או נציגו.

לפחות: יו"ר הוועדה, המפקח על החינוך המיוחד או נציגו והפסיכולוג החינוכי. כאשר מתקיים דיון הדיון בוועדת ההשמה יתקיים רק אם משתתפים בו שלושה חברים סעיף

בעלי צרכים מיוחדים במערכת החינוך.

הורה לילד בעל צרכים מיוחדים שיקבע השר מתוך רשימות שיגישו לו ארגוני הורים לילדים ו.

העבודה והרווחה.

שיקבע שר בטיפול בילדים בעלי צרכים מיוחדים (להלן-עובד סוציאלי), מתוך רשימה לפחות עובד סוציאלי כהגדרתו בחוק העובדים הסוציאליים, תשנ"וה.

8 .3

2 .2

מנהלת המחלקה 1

המחלקה לטיפול בפרט אחראית על ועדות ההשמה בעיר רמת-גן. התפקידים במחלקה המחלקה לטיפול בפרט 8

אחד

בעיריית רמת גן התקיימו בשנת הלימודים תשע"ו

עמדותיהם במסגרתה יש חשיבות רבה.

משמעותית על חיי התלמיד ובני משפחתו. על כן, להשתתפות התלמיד ומשפחתו בוועדה ולהצגת והשמתו במסגרת חינוכית ההולמת את צרכיו ומשכך, להחלטותיה של ועדת השמה יש השפעה במסגרת הוועדה מתקבלות החלטות לגבי זכאותו של תלמיד בעל צרכים מיוחדים לחינוך מיוחד

הוועדה, ועליו מוטלת האחריות לארגון עבודתה, לזימון המשתתפים בה ולניהול ישיבותיה.

על פי סעיף

בהוצאת כתבי מינוי כחוק.

הצורך יפנה יו"ר הוועדה לממונה על ועדות ההשמה והערר באגף החינוך המיוחד בבקשה לטיפול על יו"ר הוועדה לוודא שכל חברי הוועדה הם בעלי כתב מינוי בר תוקף מטעם שר החינוך. במידת •

הוועדה סיים אדם את התפקיד שמתוקפו מונה לחבר בוועדת ההשמה, בטל המינוי שלו כחבר •

חברי ועדות ההשמה ממונים ע"י שר החינוך •

106

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

סביבת העבודה 8.1

תזכור לגבי מהות הישיבה. כך שאף אחד אינו מודע לשם מה ממתינים ההורים, להזכיר החינוך, או בחדר מנהלת המחלקה לטיפול בפרט. חדר הישיבות הינו דיסקרטי אין שום "וועדות ההשמה באגף מתקיימות לרוב בחדר ישיבות באגף תגובת מנהלת המחלקה :

וחיסיון התלמידים.

הביקורת סבורה כי גם המתנה זו אינה דיסקרטית ואינה שומרת על פרטיות התושבים שהינו חדר קטן יותר אך מרווח דיו. במקרה זה ממתינים המוזמנים בספסל מחוץ למחלקה.

בימים בהם מתקיימות שתי ועדות בו-זמנית, נערכות ועדות גם בחדרה של מנהלת המחלקה 8.3 תוך אי שמירה על פרטיות התושבים וחיסיון התלמידים הבאים לקבל שירותים ומרווח. עם זאת, המוזמנים לוועדה ממתינים בפתח אגף החינוך באופן פומבי ולא דיסקרטי ועדות ההשמה בעיריית רמת גן מתקיימות בחדר הישיבות של אגף החינוך שהנו חדר גדול 8.2 וכיוצ"ב. הביקורת בחנה את סביבת העבודה שבהן התקיימו ועדות השמה ופסיכיאטריים, בעיות על רקע משפחתי, קשיים כלכליים, קשיי לימוד, קשיים חברתיים במסגרת ועדות ההשמה דנים בנתונים אישיים וחסויים, כגון: אבחונים פסיכולוגיים

זמן סביר ולא פחות מ

סעיף ג.

תלמיד מבלי שהוזמנו הוריו לדיון אינן תקפות.

על פי סעיף ב.

רשום והעתק מההזמנה יתויק ברשות המקומית.

האפוטרופוס שלו) ואת התלמיד לדיון בוועדת ההשמה בעניינו. ההזמנה תשלח בדואר סעיף א.

את דברם. להלן עיקרי הוראות החוזר בנושא משלוח ההזמנות להורים:

גם חוזר ועדת השמה שם דגש מיוחד על הזמנת ההורים לוועדה, וזאת על מנת שיוכלו להשמיע ואת הילד עצמו ותאפשר להם או למי מטעמם להשמיע את טיעוניהם.

סעיף

הזמנת הורים לוועדות השמה 9

נדרש כי יעשה בחדר נפרד וצדדי המאפשר דיסקרטיות מרבית להורים ולילדים : הביקורת סבורה שכיוון שמדובר בהליך שאינו פשוט להורים התייחסות הביקורת לתגובה סיבות שונות. לא בנמצא לרשות האגף, חדר ישיבות שחדר ההמתנה שלו אינו גלוי."

חדר ההמתנה משרת את כל המחלקות וממתינים בו לאורך כל היום הורים רבים בשל 107

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

: יש לשמור העתק מההזמנה ואת אישורי הדואר הרשום בהתאם המלצת הביקורת עמדתם בנוגע לעתידו החינוכי של ילדם.

הוזמנו לוועדה בהתאם להוראות חוק החינוך המיוחד וכי ניתנה להם האפשרות להביע את שמירת העתק מן ההזמנה ואישורי הדואר הרשום מהווים אישור לכך שההורים אכן בדואר הרשום.

מתוך 9.1.2

ב9.1.1

הדואר הרשום ב

הביקורת ביקשה לבחון את העתקי משלוחי הזמנות ההורים לוועדת ההשמה ואישורי 9.1 : יש להקפיד על שמירת אישור הדואר הרשום. אישור הדואר הרשום המלצת הביקורת כן לא ניתן לבדוק האם נשלחו בזמן.

מתוך 9.2.1

דהיינו לא פחות מ

הביקורת בחנה אם ההזמנות להורים נשלחו בפרק הזמן הנדרש על פי סעיף 9.2

ת.ז. תאריך קיום הוועדה, תאריך מסירת הזימון וחתימת המקבל נמסר ידנית להורה או לפקידת הסעד. יש להחתים על גבי טופס ייעודי המציין את שם הילד, הביקורת סבורה כי יש לתעד את מסירת הזימון, גם אם התייחסות הביקורת לתגובה:

באופן ישיר. הסיבה – חסויה."

ת.ז. (חסוי) – ההזמנה נמסרה לפקידת הסעד. חל איסור פניה להורים (ע"י בית משפט)

בסמוך לקיום הועדה.

בדואר רשום (לצערנו, לא תמיד אנו מקבלים בחזרה את האישורים). הודעה טלפונית נערכה ת.ז. (חסוי) – התלמיד הנ"ל קיבל אישור מהפיקוח לקיום ועדה חריגה. זימון לוועדה נשלח לפני הוועדה.

התקיימה משה"ח כוועדה חריגה. הזימון ניתן במסירה ידנית, תזכורת טלפוניתובאישור :" ת.ז.(חסוי)– הועדה התקיימה בדחיפות ע"י בקשת ההורים תגובת מנהלת המחלקה

לדרישות החוזר.

: יש להקפיד על משלוח ההזמנות להורים, לא פחות מ המלצת הביקורת ב 9.2.2

מהווה אסמכתא לשליחת ההזמנות להורים בפרק הזמן הקבוע בחוזר הנחוצים לקראת הוועדה, לרבות המצאת אבחונים נוספים, הזמנת גורמים מומחים פורמאלית אלא מטרתה לתת להורים פרק זמן סביר להתארגנות ולעריכת כל הסידורים הדיון, בהתאם לדרישות החוזר. עמידה בלוח הזמנים שנקבע בחוזר אינה רק דרישה 108

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

בוועדת השמה יהיו שבעה חברים כמפורט להלן:

צרכים מיוחדים ויקבע את אזורי פעולתן. כאמור, סעיף סעיף

מינוי יו"ר הוועדה והחברים בוועדה 10

אנוש

: " שלושה זימונים אכן נשלחותגובת מנהלת המחלקה מטעמם לוועדה, הזמנת גורם שייצגם בוועדה במידה והם חפצים בכך וכיוצ"ב.

נציג רשות חינוך מקומית אשר ישמש כיושב ראש הוועדה; א.

שני מפקחים של משרד החינוך והתרבות, שאחד מהם הוא מפקח לחינוך ב.

מיוחד, או נציגיהם;

פסיכולוג חינוכי לפי חוק הפסיכולוגים, התשל"ז ג.

המקומית;

רופא מומחה ברפואת ילדים מתוך רשימה שיקבע שר הבריאות; ד.

עובד סוציאלי כהגדרתו בחוק העובדים הסוציאליים, התשנ"ו ה.

ניסיון של

רשימה שיקבע שר העבודה והרווחה;

הורה לילד בעל צרכים מיוחדים שיקבע השר מתוך רשימות שיגישו לו ארגוני ו.

יש לוודא כי לכלל המשתתפים בוועדה יש כתב מינוי בר תוקף מהגורם המלצת הביקורת:

החינוך ואילו לפסיכולוגית אחת לא נמצא כתב מינוי.

אשר השתתפו בוועדות, כאשר ל

תוקף מטעם משרד החינוך. במדגם שערכה הביקורת נמצאו כאמור, באחריותו של יו"ר הוועדה לוודא שכל חברי הוועדה הם בעלי כתב מינוי בר 10.2 .תקיןיו"ר הוועדה -

לשבת בוועדה. הביקורת קבלה לידיה את כתבי המינוי של ממלאי המקום לתפקיד מספר ממלאות מקום למקרה שמתקיימות ועדות במקביל או למקרים שנבצר ממנה מנהלת המחלקה מסרה לביקורת כי לרוב היא מכהנת כיו"ר ועדת ההשמה אך יש לה 10.1 פי סעיף

לפנות לממונה על ועדות השמה במשרד החינוך, בבקשה לטפל בהוצאת כתב מינוי כחוק. על הוועדה הם בעלי כתב מינוי בר תוקף מטעם משרד החינוך. במידת הצורך, על יו"ר הוועדה סעיף

הורים לילדים בעלי צרכים מיוחדים במערכת החינוך.".

הרלוונטי.

109

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

: "האחריות הינה של השירות הפסיכולוגי ולא של מח' הפרט. תגובת מנהלת המחלקה ההשמה בהן השתתפה הפסיכולוגית נערכו עד מאי

כתב המינוי שהועבר לביקורת הנו מיוםהתייחסות הביקורת לתגובה:

מינוי הפסיכולוגית." מבדיקה שערכתי אל מול השפ"ח התקבל אישור כתב המינוי.) סעיף

חוזר מנכ"ל חובה להזמינה אך אין חובת השתתפות."

את הזימונים לוועדות לעו"ס האחראית. השתתפותה הינה לשיקול דעתה המקצועית. ע"פ העו"ס משתתפת בוועדות של תלמידים המוכרים ומטופלים ע"י הרווחה. מח' הפרט שולחת : "בעיריית ר"ג ממונה עו"ס מטעם הרווחה כחברה קבועה בוועדה. תגובת מנהלת המחלקה בכל דיון.

הסוציאליים בהחלטת הוועדה. יצוין, כי החוזר אינו מחייב את נוכחותו של העובד הסוציאלי נוכחות עובד סוציאלי בוועדה חשובה על מנת להבין את מכלול השיקולים הביקורת מעירה כי התיקים שדגמה הביקורת, ב

מתוך ההשמה יזמן עובד סוציאלי כחבר בוועדת ההשמה מתוך רשימה זו."

הסוציאליים בעלי כתבי מינוי תובא לידיעת יושבי ראש ועדות ההשמה, ויו"ר ועדת העבודה והרווחה". חוזר ועדת השמה קובע בסעיף

של

סעיף 10.4

ומבקשים את נוכחותו

יש ערך מוסף (בשל מצב רפואי של התלמיד) אנו יוצרים קשר טלפוני עמו (בנוסף לזימון בכתב)

אך אין חובת השתתפותו בוועדה. במקרים שבהם אנו סבורים שמבחינה מקצועית לנוכחותו במלואו. האחריות להגעתו אינה של יו"ר הועדה. עפ"י חוזר מנכ"ל חובה להזמין את הרופא : "אחריות יו"ר הועדה הינו לשלוח הזמנות לרופא המחוזי – בוצע תגובת מנהלת המחלקה יצוין, כי החוזר אינו מחייב את נוכחותו של הרופא בכל דיון.

הביקורת מעירה כי נוכחות רופא ילדים עשויה לתרום לאיכות דיוני הוועדה ולהחלטותיה.

המשמש כחבר בוועדה.

שיקבע שר הבריאות". לדברי מנהלת המחלקה, במרבית הוועדות אין רופא ילדים סעיף 10.3

יכלה הפסיכולוגית לשמש כחברת ועדה

הביקורת סבורה כי בלא כתב מינוי תקף בזמן קיום הוועדה, לא ".בר תוקף מטעם שר החינוך

110

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

שאלון הפניה

החלטת ועדת השילוב המוסדית שנערכה לתלמיד. ג.

חוות דעת פסיכולוגית (או אבחון אחר הנדרש על פי סוג הלקות). ב.

שאלון הפניה של התלמיד הכולל דוח מקיף מטעם המוסד החינוכי בו הוא לומד. א.

החינוך המיוחד, יובאו לפני הוועדה המסמכים הבאים:

חינוכי כלשהו אל ועדת ההשמה, לרבות דיונים חוזרים בעניינם של תלמידים הלומדים במסגרות על כן קובע סעיף

חוזר ועדת השמה, ומהתיאור התפקודי של התלמיד ועוצמת התמיכות הדרושות לו.

התלמיד. האפיון מורכב מאבחון הלקות שנקבעה לתלמיד על סמך המסמכים הקבילים על פי המענה החינוכי שיינתן לתלמיד על ידי ועדת השמה אמור להיקבע על פי אפיון החריגות של המסמכים המשמשים מצע לדיון בוועדות ההשמה 11

אבחון או הערכה פסיכולוגית

משנה תוקף.

החתימות הנדרשות על גבי השאלון משקפות את נכונות תוכן המידע המובא בשאלון ומקנות לו לומד, וכן הורי התלמיד המאשרים שהובאו לידיעתם הבקשה לדיון ותוכנו של השאלון.

בתנאי שהוא יוודא כי אכן מוצו אפשרויות הטיפול והחינוך בתלמיד במסגרת החינוכית בה הוא או הגננת המבקשים דיון בוועדת השמה, המפקח על המסגרת החינוכית המאשר את ההפניה, על פי סעיף

במוסד, ועל כן הוא אחד המסמכים המרכזיים שעליהם מבססת ועדת ההשמה את החלטתה.

הוא מסמך בו מדווח הגורם המפנה (בדרך כלל נציגי המוסד החינוכי) על תפקודו של התלמיד הפניית תלמיד אל ועדת השמה נעשית באמצעות טופס המכונה "שאלון הפניה". שאלון ההפניה החלטת ועדת השילוב המוסדית

החתומים על ידי הגורמים המקצועיים המוסמכים.

ומסמכים אחרים הנוגעים לעניינו של התלמיד. הוועדה רשאית לדון רק במסמכים קבילים, וישיבו על כך בכתב. הורי התלמיד רשאים אף הם להביא לפני הועדה חוות דעת מקצועיות ההורים לגורמים המקצועיים המוסמכים, כדי שאלה ישקלו את הצורך לערוך אבחון או הערכה רפואיים או ועדת האבחון לאדם המפגר של משרד הרווחה, על הצוות החינוכי להפנות את של הפסיכולוג. במקרים שנדרש בהם אבחון/הערכה על ידי גורם מקצועי אחר, כגון: גורמים אחד המסמכים הנדרשים לדיון הוא אבחון או הערכה פסיכולוגית, על פי שיקול דעתו המקצועית לדיון בוועדת השמה.

מיצוי כל אפשרויות ההתערבות במסגרת הרגילה יש לשקול במידת הצורך את הפניית התלמיד זכות קדימה להשמתו של התלמיד במסגרת החינוך הרגיל, תוך מתן מענה לצרכיו. רק לאחר החינוך המיוחד בכל הקשור לטיפול בתלמידים בעלי צרכים מיוחדים, היא להעניק ככל הניתן על פי המשנה החינוכית המפורטת בחוזר ועדת השמה, מדיניות משרד החינוך הנגזרת מחוק 111

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

במדגםפרוטוקול ועדת שילוב מוסדית - 11.2

השילוב ואת פרוטוקול הדיון בה. הביקורת מציינת לחיוב הפצת מכתב זה ההשמה את שאלון ההפניה

הנחיות הפניית תלמידים לוועדת השמה, צוין כי יש להעביר עבור כל תלמיד המופנה לוועדת במכתב שמפיץ אגף החינוך באמצעות המחלקה לטיפול בפרט, היועצות והגננות, בנושא 11.1

החלטת ועדת השילוב שהתקיימה בעניין התלמיד ואת פרוטוקול הדיון בה מרשות החינוך המקומית או מארגון ציבורי, עליו לפנות למסגרת החינוכית בבקשה לקבל את סעיף

ועדת ההשמה תוגש לוועדה ,בין יתר המסמכים, גם ההחלטה של ועדת השילוב המוסדית.

סעיף

המטרות והיעדים הרשומים בה.

ועדת שילוב מוסדית בעניינו, בניית תכנית חינוכית יחידנית ותיעוד של תהליך יישום התכנית על קובע סעיףבהתאם לכך,

הביקורת בחנה האם הוצג בפני הוועדה שאלון הפנייה והאם שאלון שאלון הפניה - 11.3 תקיןומסמכים אלו נמצאו בתיקים –

ועדות השילוב המוסדיות ופרוטוקול הדיונים שנערכו לתלמידים שעניינם נדון בוועדות, בהצגת שאלון הפנייה - 11.3.1

על המסגרת החינוכית

ההפניה נחתם על ידי כל הגורמים הרלוונטיים: מנהל ביה"ס, מחנך/גננת, הורים והמפקח הראשונה במערכת החינוך ועל כן אין חובה למילוי שאלון הפניה. בכל התיקים ההורים בשל גילם הצעיר וזוהי שנתם הפניה – בכל המקרים מדובר בילדים בני - בחתימות על גבי שאלון ההפניה 11.3.2

.תקיןפנו אל יו"ר ועדות השמה בבקשה לקיים ועדת השמה –

: יש להקפיד על חתימת כלל הגורמים המתבקשים על גבי שאלון המלצת הביקורת

חודשים לאחר מועד הדיון בוועדת ההשמה.

הגורמים, עם זאת החתימות הנן מיום

: לביקורת אכן הועבר שאלון הפניה חתום על ידי כל התייחסות הביקורת לתגובה : "בתיק הוועדה ישנו צילום בנפרד דף החתימות." תגובת מנהלת המחלקה הגורמים הנדרשים.

באחד השאלונים יש חתימה של מנהל בית הספר בלבד, ללא חתימת שאר 11.3.2.1 נמצאו החתימות הבאות

.תקיןהשאלון כי ההורים סירבו לחתום -

בשני שאלונים נוספים, לא נמצאה חתימת ההורים, אולם צוין על גבי 11.3.2.2

ההפניה

112

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

שמירת המסמכים 11.4

- במסמכים שהוצגו בפני הוועדה 12.1

33 הביקורת בחנה

אישור על רישום פרוטוקול הכולל את חתימות חברי הוועדה ח.

הנימוקים להחלטה ז.

סיכום עמדת ההורים והתלמיד ו.

פרטי ההחלטה ה.

מהלך הדיון (ובכלל זה רישום עמדת ההורים כפי שהוכתבה לכותב הפרוטוקול) ד.

פרטי המסמכים שהובאו בפני הועדה ג.

הנוכחים בדיון (חברי הוועדה ומוזמנים) והנעדרים מהדיון ב.

פרטי התלמיד לרבות המסגרת בה הוא לומד א.

מילוי הסעיפים הבאים:

ומשכך ישנה חשיבות רבה להקפדה אחר רישום שוטף, אמין ומדויק של מהלך הדיון לרבות סעיף

פרוטוקול הוועדה 12

. תקין- הפרטיות

אכן מתויקים בתיק התלמיד ונמצאים במשרדי השירות בהתאם לתקנות הגנת הפסיכולוגי החינוכי על מנת לוודא כי כלל האבחונים וההערכות של הוועדות שבמדגם השירות נציגת עם נפגשה הביקורת הפסיכולוגי-חינוכי. בשירות יישמרואותה בהתאם לסעיף

: יש להקפיד על ציון המסמכים שהובאו בפני הוועדה. המענה לתלמיד ניתן על המלצת הביקורת שהובאו בפני הוועדה.

לכך המיועד במקום נרשמה ההורים עמדת הפרוטוקולים בכל - ההוריםעמדת 12.2 לציון המסמכים המובאים בפני הוועדה

סמך המסמכים הקבילים ועל בסיס התיאור התפקודי של התלמיד. לפיכך, ישנה חשיבות רבה פי אפיון החריגות לשיבוץ, המורכב מהאבחנה של חברי וועדת ההשמה. אבחנה זו מתבססת על - על פי חוזר ועדות השמה, על חברי הוועדה חתימה על הפרוטוקול של ועדת ההשמה 12.3 בפרוטוקול

: יש להקפיד על חתימת כל חברי הוועדה על גבי הפרוטוקול. חתימתם מהווה המלצת הביקורת לעשות כן על פי סעיף

בפרוטוקול אחד לא חתמה הפסיכולוגית החינוכית על הפרוטוקול, על אף שהיא מחויבת לחתום על הפרוטוקול. בחתימתם הם מאשרים את הפרוטוקול.

אסמכתא כי קראו ומסכימים לנכתב בפרוטוקול הוועדה.

113

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

- ברישום נוכחות 12.4

הפרוטוקול – בשל טעות אנוש

"יש חתימת פסיכולוג במקום המיועד בטבלת האפיונים אך לא בסוף תגובת מנהלת המחלקה :

בשלוש ועדות נכח הורה אחד בלבד ולא צוין המצב המשפחתי של ההורים. 13.1.3 משפט השוללת מהאב את זכויותיו לגבי הילדים

בוועדה אחת נכחה האם בלבד, אך צוין כי ההורים גרושים והוצגה החלטת בית 13.1.2 ב 13.1.1

על פי רישומי 13.1

ואת תיעוד השיחה שביררה את סיבת היעדרם

- סעיף

להיענות לבקשתו ובמידת הצורך לדרוש מסמך המאשר את הנימוקים לבקשתו".

- סעיף

אם ההורים קיבלו את הזימון לפני שהוחלט לקיים את הדיון שלא בנוכחותם".

- סעיף

לדיון אינן תקפות".

- סעיף

אפשרות לדחיית הדיון, ועל תיעוד סיבת העדרם של ההורים, לדוגמה:

שורה של הוראות בחוזר מדגישות כי יש להקפיד על השתתפות הורי התלמיד בוועדה, על מתן המענה ההולם את צורכי התלמיד כדי שתקודם איכות חייו.".

ההורים והתלמיד ומאפשר להם להשמיע את עמדתם ולהציג את רצונם ואת תפיסתם לגבי מושתתים על עקרונות הומניסטיים תוך קיום דיון הוגן, אחראי ומכבד, הדוגל בשיתוף ומשמעותיות בעניינם של תלמידים בעלי צרכים מיוחדים. לפיכך הדיונים חייבים להיות מיטביות חינוכיות החלטות לקבל היא אלו בוועדות המתקיימים הדיונים "תכלית

המבוא לחוזר:

חוזר ועדת השמה מייחס חשיבות לעמדותיהם של התלמיד והוריו, כפי שהוצגו בוועדה. על פי נוכחות ההורים 13

הפרוטוקול של ועדת ההשמה, על פי דרישות חוזר ועדות השמה להקפיד על מילוי פרוטוקול הוועדה ולהקפיד על חתימות הגורמים השונים על גבי כאמור, פרוטוקול הדיון הוא המסמך המתעד את וועדת ההשמה ואת הדיון בה, משכך יש

נוכחותם של חברי הוועדה, ההורים והמוזמנים.

114

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

לוודא : הביקורת ממליצה על רישום המצב המשפחתי של ההורים, וזאת כדיהמלצת הביקורת

הרווחה כי ההורים לא יהיו נוכחים בדיון.

בוועדה אחת לא נכחו ההורים כלל אך יש בתיק אישור מהאם והתכתבויות של 13.1.4 תקינה

בלבד נכח בדיון, יש לציין כי מדובר בהורים נשואים וכך ניתן יהיה לדעת כי מדובר בנוכחות : הביקורת סבורה כי במקום בו מציינים בפרוטוקול כי הורה אחד התייחסות הביקורת לתגובה נשואים אין הוראה מיוחדת והן עפ"י שיקול דעת ההורים."

חוזר מנכ"ל ישנה חובת זימון הורים, החוזר מתייחס אך ורק להורים פרודים. לגבי הורים עפ"י "כל שלושת זוגות ההורים של ת.ז. המצוינים הינם הורים נשואים. תגובת מנהלת המחלקה :

כינוס הוועדה בטווח זמן של עדאת מועד" יו"ר הוועדה יקבע סעיף

תקין וראוי.

חוזר ועדת השמה קובע מספר הוראות בעניין כינוס הוועדות אשר תכליתן לשמור על קיום הליך משך ההמתנה לכינוס ועדות השמה לאחר ההפניה 16

.תקיןנכח הגורם המפנה בוועדה בהתאם לסעיף

על פי רישומי 15.1

המפנה

סעיף

נוכחות גורם מפנה 15

.תקיןיו"ר הוועדה, המפקח על החינוך המיוחד או נציגו ופסיכולוג חינוכי -

על פי רישומי 14.1

המפקח על החינוך המיוחד או נציגו והפסיכולוג החינוכי " הדיון בוועדת ההשמה יתקיים רק אם משתתפים בו שלושה חברים לפחות: יו"ר הוועדה, סעיף

הקוורום 14

כי במקרים בהם נוכח הורה אחד בלבד, הדבר הינו תקין 115

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

זמן ההמתנה הוא הגבוה ביותר. להלן תגובת המחלקה:

ממועד ההפניה (ראה נספח א'). הביקורת העבירה לתגובת המחלקה את מעיון בקובץ וועדות השמה נמצאו 16.1

תאריך הפניה תאריך דיון

מספר ימים

מתאריך הפניה

לתאריך דיון

תגובת המחלקה

טעות בהקלדה 407 10/05/2016 30/03/2015

ועדת המשך לביצוע אבחונים 315 18/01/2016 09/03/2015 ע"י המשפחה 174 15/05/2016 23/11/2015 ועדת המשך – לא הוגשו מסמכים דיון המשך מיום 161 30/05/2016 21/12/2015

במאי 133 05/05/2016 24/12/2015 הדיון נערך בגן והועבר למחלקה במאי 133 05/05/2016 24/12/2015 הדיון נערך בגן והועבר למחלקה 22.2.16 119 30/05/2016 01/02/2016 דיון המשך לבקשת ההורים מיום 28.2.16 117 30/05/2016 03/02/2016 דיון המשך לבדיקת תפקוד מיום במאי 114 05/05/2016 12/01/2016 הדיון נערך בגן והועבר למחלקה מהמשפחה 109 29/05/2016 10/02/2016 המתנה למסמכים קבילים במאי 106 05/05/2016 20/01/2016 הדיון נערך בגן והועבר למחלקה במאי 102 05/05/2016 24/01/2016 הדיון נערך בגן והועבר למחלקה במאי 101 05/05/2016 25/01/2016 הדיון נערך בגן והועבר למחלקה במאי 101 05/05/2016 25/01/2016 הדיון נערך בגן והועבר למחלקה אבחון קביל 99 30/05/2016 21/02/2016 דיון המשך מ בסוף מרץ 99 06/04/2016 29/12/2015 המתנה למסמך קביל שהתקבל המתנה לקבלת מסמכים נוספים 98 11/04/2016 04/01/2016 : יש להקפיד על הוראות החוזר ולקיים את ועדות ההשמה לא יאוחר מהמלצת הביקורת

מעבר ל

מנת לקיים מעקב מסודר ומאורגן אנו נוהגים להקליד כל החומרים למרות שתאריך הועדה הוא לדיון חוזר. בתי ספר מתארגנים מראש ושולחים אלינו את כל החומר הנדרש מבעוד מועד. על מהם תאריכי העלייה לוועדות השמה וכן מקבל את רשימת כל התלמידים שעליהם להעלות ע"פ חוק, ביוזמת אגף החינוך. מתחילת שנה כל בי"ס מקבל לוח גאנט שבו ביה"ס יודע במדויק :" לאגף החינוך ולשפ"ח יש תוכנית עבודה שנתית בה ועדות חוזרות תגובת מנהלת המחלקה יום ממועד ההפניה.

116

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

בניגוד להוראות סעיף

מעיון בקובץ ועדות השמה נמצא כי ב 18.1

יש להקצות לפחות

יותר מ

"ביום דיונים בישיבת ועדת השמה אחת לא יהיו יותר מ סעיף

מספר הישיבות ביום 18

תקיןלידיה את אישור מנהל המחוז מטעם משרד החינוך לקיום הוועדה -

ואינה דנה בתלמידי הגיל הרך או העולים לכיתה א' או שאינה דיון המשך. הביקורת קבלה מעיון בקובץ ועדות השמה נמצאה ועדת השמה אחת אשר התקיימה לאחר ה 17.1

מנהל מחוז מטעם משרד החינוך

יש צורך באישור של לצורך כינוס ישיבה לאחר מועדים אלה, עבור שנת הלימודים העוקבת, שאחריה."

, כדי לאפשר למערכת החינוך להיערך לשנת הלימודים 31 שיתקיימו עד ה בגיל הרך המופנים לראשונה לדיון בוועדת השמה או דיונים בעניין תלמידים העולים לכיתה א', עד הדיוניה ההשמה תסיים את" ועדת

2 .5.2 סעיף

התכנסות הוועדה מעבר למועד הקובע שנקבע בחוזר 17 תאריך דיון מספר דיוניםתגובת המחלקה תקין/לא תקין תקין 10 11 06/01/2016

תקין 10 11 25/02/2016

11 02/03/2016 מתקיימות רקועדות חינוך דתי

פעמיים בשנה ולכן הוכנסו

תלמידים

לא תקין

תקין ועדות מקוצרות 12 09/03/2016

תקין החלטות צוות 17 05/05/2016

תקין 10 11 10/05/2016

11 16/05/2016 ת.ז. (חסוי) התקיימה וועדה ללא

נוכחות הורים

לא תקין

לא תקין יום דיונים אחרון 11 29/05/2016

117

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

: כינוסן של למעלה מ המלצת הביקורת

: הביקורת ממליצה על רישום מדויק של שעת הדיון במערכת. בדרך זו ניתן המלצת הביקורת תלמיד.

אוטומטי

שעת התחלת הדיון ושעת הסיום. ואילו בשאר הדיונים נמצא כי המערכת קובעת באופן מעיון בקובץ ועדות ההשמה נמצא כי מתוך 18.2

לא יותר מ

השמה, ועלולה להפחית מאיכותם של הדיונים. לפיכך, הביקורת ממליצה להקפיד על כינוס של הביקורת ממליצה להקפיד על שמירת העתק אישורי הדואר הרשום של המלצת הביקורת:

להורים בפרק הזמן המוגדר בחוזר.

ההזמנות בדואר הרשום. לאור האמור, לא יכלה הביקורת לבחון האם ההחלטות נשלחו בשני תיקים נמצאו מכתבי החלטה הממוענים להורים, אולם לא נמצאו אישורי משלוח 19.2 בכל התיקים שבמדגם נמצאו מכתבי החלטה 19.1

ותשלח בדואר רשום לא יאוחר מעשרה ימים ממועד קבלת ההחלטה סעיף

החלטות ועדת השמה להורים ב

חוק החינוך המיוחד. הביקורת ביקשה לבחון את העתק אישורי הדואר הרשום של משלוח שמירת אישורי הדואר הרשום מהווים אישור לכך שההחלטה נשלחה להורים בהתאם להוראות ותשלח בדואר רשום לא יאוחר מעשרה ימים ממועד קבלת ההחלטה.

סעיף

שליחת ההחלטה להורים 19

תלמיד. בהיעדר נתונים בקובץ ועדות ההשמה לא ניתן לוודא כי הוראות הסעיף אכן מתקיימות וסופו אך כאמור, סעיף

: אמנם חוזר המנכ"ל אינו מחייב לכתוב את זמן התחלת הדיון התייחסות הביקורת לתגובה נוכחות הורים וצוותים ששאלת הזמן אינה רלוונטית."

זמן התחלת הדיון שאליו מוזמנים ההורים. יתכן ו

וסופו ואף בפרטיכל הוועדה אין התייחסות לזמן התחלת הדיון או סופו. בכל זימון וועדה, מצוין בהמלצה של

את הדיונים עניינית ובמקצועיות ולא על פי זמנים מתוקצבים! חוזר מנכ"ל מורה על קיום דיון : "לא ניתן לבצע דיונים בנושאים רגישים אלו בזמן מוקצב. אנו עורכים תגובת מנהלת המחלקה

יהיה לעקוב אחר משך זמן הוועדה ולוודא כי לכל ועדה הוקצה הזמן הראוי.

.במשרד החינוך, במידה והם חפצים בכך

וזאת על מנת שיוכלו להגיש ערר על החלטת הוועדה בפני מנהל המחוז בפרק זמן קצר ככל הניתן, משלוח החלטות ועדת השמה להורים. ישנה חשיבות רבה לכך שההורים יקבלו את ההחלטה 118

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

המצוינת לגביהם אינה בתחומי רמת-גן. (ראה נספח ב').

בקובץ ועדות השמה נמצאו 21.1

ההורים גרושים – לפי ההורה המשמורן

"ועדת השמה תתקיים ברשות המקומית שבה הילד רשום על פי תעודת הזהות של הוריו (אם על פי סעיף

קיום ועדה לתושבים מחוץ לרמת-גן 21

השמה חוזרות וזאת למען שלומם ורווחתם של הילדים על מנהלי מוסדות החינוך, ראוי שתיערך בקרה שוטפת מידי שנה אחר קיומן של ועדות חוק החינוך המיוחד וחוזר משרד החינוך המטילות את האחריות בנושא קיום ועדות חוזרות , שכן לדעת הביקורת למרות שהוראות הביקורת תציין לחיוב את עבודת מנהלת המחלקה

שנים לתלמידי החינוך המיוחד בעיר, ואף שולחת תזכורות בתחילת השנה לכל בתי הספר.

לדברי מנהלת המחלקה, היא עורכת בקרה אחר קיומן של ועדות השמה חוזרות מידי 20.1

מיוחדים מוטלת האחריות ליזום דיון חוזר בוועדת ההשמה בעניינו של הילד פעם בשלוש שנים "). גם סעיףחוזר

דיון עניינו של ילד בעל צרכים מיוחדים הלומד במוסד, לדיון חוזר לפני ועדת השמה (להלן: "

סעיף

ועדות השמה חוזרות 20

במחלקה כמתבקש בשמירת העתק אישורי הדואר הרשום של משלוח החלטות הוועדה ידני על פי בקשתם, תוך ציון מועד ההודעה שאמורה היתה להישלח בדואר, ולשמור טופס זה ההחלטות, על המחלקה להחתים אותם על טופס ייעודי המציין כי ההחלטה נמסרה להם באופן : הביקורת סבורה כי כאשר הורים מגיעים לקבל באופן ידני את התייחסות הביקורת לתגובה : "יש הורים המבקשים להגיע למשרדים ולקבל ידנית את ההחלטות." תגובת מנהלת המחלקה : הביקורת ממליצה לעדכן את כתובת הילדים בקובץ ועדות ההשמה על מנת המלצת הביקורת

שניתן יהיה לאתר קיום ועדות לתלמידים שאינם מתגוררים ברמת-גן.

"ישנםתגובת מנהלת המחלקה:

הכתובות. מלבדם, כל היתר מתגוררים ברמת גן ואלו הכתובות הרשומות אצלנו במערכת (יתכן ולא שינו כתובות במשרד הפנים). ילדי אומנה שהוריהם מתגוררים בערים אחרות על פי בקשות

אותם הישובים אנו מבצעים את הוועדות (עפ"י אישור חוזר מנכ"ל)."

119

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

נספח א'- מספר הימים שחלפו ממועד הפניה עד למועד דיון נספחים

תאריך הפניה תאריך דיון מספר הימים שחלפו ממועד ההפניה ועד לדיון

35 20/12/2015 15/11/2015

102 05/05/2016 24/01/2016

46 16/05/2016 31/03/2016

64 24/05/2016 21/03/2016

33 03/04/2016 01/03/2016

33 03/04/2016 01/03/2016

36 21/03/2016 14/02/2016

68 08/05/2016 01/03/2016

75 15/05/2016 01/03/2016

34 04/05/2016 31/03/2016

97 11/04/2016 05/01/2016

48 15/05/2016 28/03/2016

69 15/05/2016 07/03/2016

43 25/02/2016 13/01/2016

48 08/05/2016 21/03/2016

48 11/04/2016 23/02/2016

43 10/05/2016 28/03/2016

47 27/03/2016 09/02/2016

35 20/12/2015 15/11/2015

35 20/12/2015 15/11/2015

41 11/04/2016 01/03/2016

42 09/05/2016 28/03/2016

99 30/05/2016 21/02/2016

47 27/03/2016 09/02/2016

36 21/03/2016 14/02/2016

35 20/12/2015 15/11/2015

41 09/05/2016 29/03/2016

68 08/05/2016 01/03/2016

35 20/12/2015 15/11/2015

43 10/05/2016 28/03/2016

43 25/02/2016 13/01/2016

99 06/04/2016 29/12/2015

66 25/02/2016 21/12/2015

36 04/05/2016 29/03/2016

36 21/03/2016 14/02/2016

42 20/01/2016 09/12/2015

43 25/02/2016 13/01/2016

36 09/05/2016 03/04/2016

42 09/05/2016 28/03/2016

120

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

תאריך הפניה תאריך דיון מספר הימים שחלפו ממועד ההפניה ועד לדיון

47 27/03/2016 09/02/2016

31 24/12/2015 23/11/2015

31 24/12/2015 23/11/2015

41 11/04/2016 01/03/2016

90 30/05/2016 01/03/2016

64 31/05/2016 28/03/2016

42 08/05/2016 27/03/2016

78 05/05/2016 17/02/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

46 16/05/2016 31/03/2016

43 10/05/2016 28/03/2016

94 05/05/2016 01/02/2016

36 04/05/2016 29/03/2016

46 16/05/2016 31/03/2016

407 10/05/2016 30/03/2015

53 23/05/2016 31/03/2016

42 08/05/2016 27/03/2016

55 22/05/2016 28/03/2016

34 04/05/2016 31/03/2016

48 18/05/2016 31/03/2016

34 04/05/2016 31/03/2016

40 10/04/2016 01/03/2016

46 16/05/2016 31/03/2016

53 23/05/2016 31/03/2016

35 04/05/2016 30/03/2016

42 08/05/2016 27/03/2016

51 10/05/2016 20/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

106 05/05/2016 20/01/2016

77 24/05/2016 08/03/2016

89 29/05/2016 01/03/2016

89 29/05/2016 01/03/2016

57 18/05/2016 22/03/2016

55 23/05/2016 29/03/2016

98 11/04/2016 04/01/2016

70 11/04/2016 01/02/2016

77 24/05/2016 08/03/2016

62 23/05/2016 22/03/2016

89 29/05/2016 01/03/2016

46 05/05/2016 20/03/2016

77 24/05/2016 08/03/2016

60 30/05/2016 31/03/2016

65 18/05/2016 14/03/2016

121

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

תאריך הפניה תאריך דיון מספר הימים שחלפו ממועד ההפניה ועד לדיון

36 06/04/2016 01/03/2016

79 05/05/2016 16/02/2016

36 06/04/2016 01/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

52 22/05/2016 31/03/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

54 24/05/2016 31/03/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

37 07/04/2016 01/03/2016

47 29/05/2016 12/04/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

63 29/05/2016 27/03/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

46 16/05/2016 31/03/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

37 07/04/2016 01/03/2016

40 10/04/2016 01/03/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

117 30/05/2016 03/02/2016

315 18/01/2016 09/03/2015

35 11/04/2016 07/03/2016

36 21/03/2016 14/02/2016

37 04/05/2016 28/03/2016

119 30/05/2016 01/02/2016

33 03/04/2016 01/03/2016

43 25/02/2016 13/01/2016

43 09/05/2016 27/03/2016

47 09/05/2016 23/03/2016

83 16/05/2016 23/02/2016

43 25/02/2016 13/01/2016

77 02/03/2016 16/12/2015

48 11/04/2016 23/02/2016

64 06/04/2016 02/02/2016

35 25/02/2016 21/01/2016

73 05/05/2016 22/02/2016

174 15/05/2016 23/11/2015

35 20/12/2015 15/11/2015

35 09/05/2016 04/04/2016

31 24/12/2015 23/11/2015

42 09/05/2016 28/03/2016

43 10/05/2016 28/03/2016

122

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

תאריך הפניה תאריך דיון מספר הימים שחלפו ממועד ההפניה ועד לדיון

45 15/05/2016 31/03/2016

43 25/02/2016 13/01/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

42 09/05/2016 28/03/2016

43 25/02/2016 13/01/2016

41 09/05/2016 29/03/2016

47 27/03/2016 09/02/2016

40 10/04/2016 01/03/2016

56 09/05/2016 14/03/2016

39 09/05/2016 31/03/2016

70 10/05/2016 01/03/2016

161 30/05/2016 21/12/2015

42 20/01/2016 09/12/2015

31 24/12/2015 23/11/2015

40 10/04/2016 01/03/2016

37 04/05/2016 28/03/2016

53 25/02/2016 03/01/2016

45 15/05/2016 31/03/2016

31 24/12/2015 23/11/2015

36 09/05/2016 03/04/2016

51 10/05/2016 20/03/2016

55 22/05/2016 28/03/2016

78 05/05/2016 17/02/2016

55 22/05/2016 28/03/2016

55 22/05/2016 28/03/2016

55 22/05/2016 28/03/2016

53 23/05/2016 31/03/2016

53 23/05/2016 31/03/2016

46 16/05/2016 31/03/2016

63 03/05/2016 01/03/2016

75 15/05/2016 01/03/2016

36 04/05/2016 29/03/2016

133 05/05/2016 24/12/2015

54 24/05/2016 31/03/2016

76 30/05/2016 15/03/2016

69 30/05/2016 22/03/2016

114 05/05/2016 12/01/2016

46 16/05/2016 31/03/2016

91 05/05/2016 04/02/2016

89 29/05/2016 01/03/2016

78 05/05/2016 17/02/2016

54 22/05/2016 29/03/2016

46 16/05/2016 31/03/2016

123

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

תאריך הפניה תאריך דיון מספר הימים שחלפו ממועד ההפניה ועד לדיון

51 10/05/2016 20/03/2016

51 10/05/2016 20/03/2016

63 23/05/2016 21/03/2016

64 31/05/2016 28/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

133 05/05/2016 24/12/2015

50 18/05/2016 29/03/2016

63 03/05/2016 01/03/2016

89 29/05/2016 01/03/2016

71 24/05/2016 14/03/2016

89 29/05/2016 01/03/2016

65 18/05/2016 14/03/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

53 23/05/2016 31/03/2016

63 03/05/2016 01/03/2016

89 29/05/2016 01/03/2016

33 03/04/2016 01/03/2016

46 16/05/2016 31/03/2016

33 20/12/2015 17/11/2015

101 05/05/2016 25/01/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

64 24/05/2016 21/03/2016

64 31/05/2016 28/03/2016

64 31/05/2016 28/03/2016

40 10/04/2016 01/03/2016

89 29/05/2016 01/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

54 16/05/2016 23/03/2016

63 03/05/2016 01/03/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

47 22/05/2016 05/04/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

36 06/04/2016 01/03/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

49 18/05/2016 30/03/2016

64 18/05/2016 15/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

55 23/05/2016 29/03/2016

61 11/04/2016 10/02/2016

101 05/05/2016 25/01/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

37 07/04/2016 01/03/2016

36 24/05/2016 18/04/2016

124

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

תאריך הפניה תאריך דיון מספר הימים שחלפו ממועד ההפניה ועד לדיון

84 24/05/2016 01/03/2016

48 18/05/2016 31/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

64 31/05/2016 28/03/2016

47 22/05/2016 05/04/2016

109 29/05/2016 10/02/2016

63 03/05/2016 01/03/2016

62 02/05/2016 01/03/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

42 08/05/2016 27/03/2016

58 17/05/2016 20/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

79 19/05/2016 01/03/2016

64 04/05/2016 01/03/2016

47 27/03/2016 09/02/2016

31 24/12/2015 23/11/2015

45 15/05/2016 31/03/2016

32 07/04/2016 06/03/2016

63 03/05/2016 01/03/2016

125

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

נספח ב' – וועדות בגין ילדים שאינם מתגוררים ברמת גן

כתובת עיר

0

פתח תקווה קהילת פראג

אור יהודה שיזף

בני ברק ז'בוטינסקי

בני ברק אמרי חיים

תל אביב - יפו בן יהודה

תל אביב - יפו שדרות ח"ן

גבעתיים דרך השלום

בני ברק וינברג שמואל

בני ברק השר אלון יגאל

תל אביב - יפו דרך בר-לב חיים

רחובות שטינברג

קרית אונו הדרור

הוד השרון( עזר (וייצמן

גבעתיים כצנלסון

תל אביב - יפו הצבי

אשדוד רוגוזין

בני ברק המכבים

גבעתיים רמב"ם

בני ברק גרשטנקורן

תל אביב - יפו מח"ל

קדימה אריות הגולן צורן

תל אביב - יפו שתולים

שוהם המכבים

תל אביב - יפו השופטים

תל אביב - יפו פינסקר

תל אביב - יפו פינסקר

זכרון יעקב פנימיית רננים

126

דוח מבקר העירייה לשנת

ועדות השמה עיריית רמת-גן

127

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

הערות ראש העיר

דו"ח ביקורת בנושא ועדות השמה

סעיף 1

סעיף 2

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 3

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. תהיה הקפדה על שמירת הדואר הרשום

סעיף 4

הדיון

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בעתיד תהיה הקפדה על משלוח הזימונים

סעיף 5

בר תוקף

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. תהיה הקפדה כי לכלל המשתתפים בוועדה יש כתב מינוי

סעיף 6

על גבי שאלון ההפניה

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בעתיד תהיה הקפדה על חתימת כלל הגורמים המתבקשים

סעיף 7

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. תהיה הקפדה על ציון המסמכים שהובאו בפני חברי הוועדה

סעיף 8

הועדה

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בעתיד תהיה הקפדה על חתימת הפרוטוקול על ידי כל חברי

סעיף 9

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 10

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. הנושא יבחן מול משרד החינוך

סעיף 11

רה"ע לא מקבל את המלצת הביקורת מאחר ומדובר בהמלצה בלבד של משרד החינוך

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת ומעדכן כי העירייה פועלת עפ"י חוזר מנכ"ל.

128

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

סעיף 12

סעיף 13

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

המימד.

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת ומעדכן כי העירייה מקבלת את כתובות הילדים ממערכת

131

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן שיטות עבודה

ממצאים עיקריים 4

הביקורת מודה על שיתוף הפעולה

תגובות מנהל מחלקת גנים ונוף שולבו בסעיפי הדו"ח.

הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

פנייה לגופים המעניקים שירותים לעירייה כגון תאגיד המים. •

איסוף וניתוח חומר עזר נוסף: חוקי עזר, מפרט משרד הביטחון, מידע מרשויות נוספות •

ניתוח נתונים, הסכמים וחוזים •

ביצוע ביקורות בשטח העיר •

קיום פגישות עם מפקחים ועובדים במחלקה •

קיום פגישות עם מנהל מח' גנים ונוף •

מתודולוגיה 3

בחינת תהליך ביצוע פרויקטים (שיקום ופיתוח) במחלקה •

בחינת תהליך ביצוע פעולות האחזקה השוטפות •

בחינת המבנה הארגוני, כוח האדם ושיטות העבודה במחלקה •

מטרות הביקורת 2

תקציב המחלקה הוא כ

אגף ההנדסה ואגף התשתיות.

גינות כלבים. למחלקה ממשק עבודה נרחב מול אגף שפ"ע, גינון, המכילים דונמים של שטחי באחריות מחלקת גנים ונוף כהעירונית "הפארק הלאומי רמת גן בע"מ".

בשטחי הגינון בפארק הלאומי, פארק מרום נווה וגן אברהם, אשר נמצאים באחריות החברה הציבוריות, איי התנועה, פסי הירק, העצים, הפרחים וגינות המשחקים בגנים הציבוריים , למעט מחלקת גנים ונוף בעיריית רמת גן אחראית לחזות העיר. המחלקה מטפלת בכל הגנים, הגינות כללי 1

ביקורת סוגיות במחלקת גנים ונוף

לפעולות האחזקה השוטפות. ישנה רק תכנית עבודה לעבודות הפיתוח היזומות המבוססת על מהביקורת עולה כי למחלקה אין תכנית עבודה רב שנתית, לרבות תכנית עבודה שנתית מוגדרת 4.2 הסופי לכל ביצוע פעולה מהותית

המפקחים. מנהל המחלקה מעורב ברמה יומיומית בכל הפעילויות של עובדי המחלקה, והינו המאשר מהביקורת עולה כי במחלקה אין נהלים כתובים. ישנם פורמטים של טפסי פיקוח מובנים לשימוש 4.1

132

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן ניהול מחסן מלאי במחלקה

בתכנית העבודה

הפרויקט, וכאשר פרויקט מסוים מגיע לשלב בו נדרשת פעולה של מחלקת גנים ונוף הנושא משולב כיכרות ועוד) לא מופיעים בתוכנית העבודה השנתית. מנהל המחלקה מתעדכן לגבי סטטוס מהביקורת עולה כי מיזמי הפיתוח של אגף הנדסה ואגף תשתיות (הקמת שכונות חדשות, גינות, 4.3 עבודה חודשית המתעדכנת באופן שוטף

התקציב השנתי המאושר. עבודות שיקום אינן מופיעות בתכנית העבודה השנתית. כמו כן, אין תכנית אספקת חלקים ממחסן המלאי לקבלן המבצע

]5.3.5[ באופן נכון במחשב מבצע הזמנה. כמו כן, הוצאות ציוד ופריטים מהמחסן אינן מוזנות האספקה הממוצעים. בכל פעם שהמחסנאי רואה כי יש חוסר מציוד מסוים או שאזל לגמרי, הוא מהביקורת עולה כי לא מוגדרות רמות מלאי מינימליות ומקסימליות לחלפים השונים, כמו גם זמני 4.7 .]5.3.4 כלומר המעקב אחר ציוד בשווי עשרות אלפי שקלים לוקה בחסרלגני השעשועים ועוד).

גדול מהציוד הקיים בחצר (ריהוט רחוב, כלי עבודה, ארונות השקיה והציוד אשר בתוכם, מתקנים המחסנאי ציין כי אינו מעדכן את הרישום/ניפוק של חלק חלק קטן מהציוד הקיים בחצר המחלקה.

מהביקורת עולה כי המחסנאי מנהל מעקב, ואחראי לרישום והנפקה של ציוד רק ממחסן אחד ועל 4.6 נאותה לעבודה שוטפת במחסן

המפרידה בין המוזיאון לבין משרדי המחלקה. כמו כן, עולה מהסיור כי חסרה תשתית תאורה למחסן צדדי ולסככת אחסנה מאחורי המחלקה. ניכר כי יש אפשרות לגניבת טובין דרך הגדר מסיור שנערך במחסן מחלקת גנים ונוף (מחסן 4.5

כנדרש

המחסן מנוהל ע"י עובד שלא הוכשר עבור התפקיד ויש מטלות הנדרשות מהמחסנאי שלא מבוצעות 4.4

המחסנאי אך לא מדווחות לצורך חיוב הקבלן בעלויות אישור מוקדם של מפקח ההשקיה במחלקה. לדבריו, הוצאת הפריטים לקבלנים נרשמות ביומן על פי דיווח המחסנאי, קבלני הגינון נותני השירות לעירייה לוקחים ציוד השקיה מהמחסן על פי 4.10 לדרישות העירייה לצורך ביצועם היעיל של העבודות בקצב הדרוש "הקבלן מתחייב לספק על חשבונו הוא את הציוד הדרוש לרבות כל האמצעים ואמצעי העזר בהתאם השקיה מהעירייה. על פי מסמכי המכרז, סעיף

את כל הציוד הנדרש ולא לקבל ציוד מהביקורת עולה כי קבלני הגינון אמורים לרכוש על חשבונם 4.9 .(ממטירים, אביזרי פיקוד, צנרת וכיו"ב

של ציוד השקיה לצרכי תחזוקה שוטפת ופיתוח להערכת הביקורת בסך עשרות אלפי שקלים, בסיור שנערך במחסן המלאי ושיחה שנערכה עם מנהל המחסן עלה כי במחסן מלאי משמעותי, 4.8

133

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן ניהול התקציב

עוזרים למפקחים אזורים

]5.5.1.3[ על אף שמופיע כסעיף תקציבי נפרד

מהביקורת עולה כי אין כל רישום לגבי ההוצאות על מים. לא נרשם תשלום שבוצע לתאגיד המים, 4.12 מהתקציב של מחלקת גנים ונוףכמחציתעל שטח של

, ראוי לציין כי תקציבו השנתי של התאגיד העירוני "הפארק הלאומי" האחראי המהותי בין הגופים על אף השוני כתקציב מחלקת גנים ונוף האחראית על כ 4.11 מפקח השקיה במחלקה

לצוותי העבודה של הקבלן ובאופן ישיר מנחים את מנהלי העבודה של הקבלן על כל ביצוע מהביקורת עולה כי עוזרי מפקחי אזורים (שהם כאמור עובדי המחלקה) מתפקדים בפועל בצמוד 4.14 .]6.1.1[ עם זאת, למנהל עבודה אחד אין תעודת הסמכה לגננות נוי מסוג צוות המוסמך לגננות נוי בדרג

במכרז לגינון עירוני, עמ 4.13

צוות גיזום ודגלול

]6.2.5[

בניגוד לאמור במכרזללא אבחנה בין הנפקת ציוד לעבודות תחזוקה או לעבודות שיקום הגנים וזאת, מהביקורת עולה כי מפקח ההשקיה מאשר לקבלנים המבצעים לקבל ציוד וחלקי השקיה מהמחסן 4.17 .]6.2.4[ והקבלן איננו מגיש סיכום חודשי בדבר היקף השימוש במים בשטחי הגינון שבאחריותו , לא מבוצע מעקב אחר דיווחי קריאות מוני המים, בניגוד לדרישות המכרזמהביקורת עולה כי 4.16 .]6.2.3[ בניגוד לדרישות המכרז, במערכות השקיה

רק שניים מוסמכים לטיפולמהביקורת עולה כי מתוך ארבעה אנשי השקיה של ארבעת הקבלנים, 4.15 מכרז שירותי גינון מס

]6.3.6[ בסעיפי גיזום שונים 60( ₪950

כלשטחי הגינון. מהביקורת עולה כי בשנים

למרות קיומו של צוות גיזום במחלקה, מוטלת על קבלני הגינון חובת הגיזום בגובה בכל הנוגע 4.19 .]6.3.5[לרשותם מושבתים

הצוות והכלים העומדים לטרקטור, עבודת הצוות כולו תלויה בהימצאותו. בהיעדרותו של המפקח, מאחר ומפקח הגיזום הינו המוסמך היחיד לגיזום גובה ובעל רישיון הפעלת מנוף ורישיון 4.18 28( 36 מוקצים רק

. על פי הטבלה שפרק ד' סה"כהאינטנסיביים ועוד

ביחס לשטחי הגינון" שבפרק ד' למכרז, עולה כי למרות שנדרשים יוקצה עובד גינון. אך כאשר בוחנים נתונים אלו לאור טבלת "חלוקת העובדים ובעלי התפקידים בפרק א' סעיף 4.19.1

134

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן מכרז שירותי גינון מס

הדיווח, כך שיכלול את כונן הלילה בנוסף למפקח האזור, יקצר את הליך הטיפול על כל פעולה או טעות שבאחריות הקבלן. אי לכך, שינוי נוהל אחראי מקצועית בכך, מעמידה אותו כ הטיפול במפגע. בנוסף, הכללת המפקח האזורי בתוך שרשרת הטיפול באירוע, במקום רק ליידעו ויזואלית שלו מעודכן כונן הלילה מטעם הקבלן. הביקורת סבורה כי תהליך זה מסרבל את הליך אירוע המצריך מענה מכונן הלילה, המוקד מעדכן את מפקח האזור עובד המחלקה ורק לאחר בדיקה במוקד העירוני, בכדי לבצע עבודה ראשונית (לדוגמה, באירוע של נפילת עץ). בפועל, כאשר מתרחש מהמכרז עולה כי על הקבלן להעמיד כונני לילה בעת הצורך , בהתאם לאירועים שמתקבלים 4.22 .]7.1.5[דרישת המכרז לראש צוות לכל 4.21

צוותים אשר להם

1:4

בפרק ד' סעיף 4.20

מכרז שירותי גינון מס

ב- "טבלת קנסות מוסכמים

מהביקורת עולה כי אין כל תיעוד של גביית קנס מידי הקבלן ועל ידי העירייה בהתאם לסעיף 4.24 .]7.2.6[ ולא כפי שנדרש בחוזההביקורת מעירה כי הקבלן מנהל יומן עבודה חלקי, 4.23 מכרז שירותי גינון מס

]7.3.8[אי קיום תיקי גן לא מאפשר ניהול מצאי בגנים 4.28 ממחושבת, וכאמור לא בצורת תיקי גן

אין תיאור לא בכתב ולא בצילום של הגן. במועד הביקורת לא היה רישום של מצאי בצורה ידנית או מהביקורת עולה כי אין תיעוד במחלקה של מצאי הגן וכן של מצב הגן בתחילת העבודה, כלומר 4.27 . ]7.3.6[

שקיים בכל שטחי הגינון, ולוודא שכלל מצאי העירייה קיים כאשר הוא מסיים את תקופת המכרז פרסמה, אין דרישה מהקבלן לדווח על מצב הגן בתחילת העבודה ולתאר בכתב ובצילום את מה כלומר, לפי המכרז שהעירייה אין במכרז דרישה מהקבלן לנהל תיקי גן. מהביקורת עולה כי 4.26 העדכון האחרון שהוצג לביקורת בנוגע לתיקי גן נערך לפני כשלוש שנים מהביקורת עולה כי לא מנוהלים/קיימים "תיקי גן" ו- "תיקי ראשי מערכות השקיה" באופן שוטף. 4.25 מכרז שירותי גינון מס

.כללו אסמכתאות כגון: חשבוניות או תעודות משלוח מאת הספקים לקבלנים כמויות הצמחים שנשתלו במימון הקבלן. הרשימות לא לביקורת נמסרו רשימות כלליות לגבי 4.29 כי בכתובות אשר נבדקו נמצא פער משמעותי בין זה מהביקורת עולהלביקורת על ידי המחלקה.

הביקורת ערכה בדיקה מדגמית ב 4.30

135

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן פרויקטים במחלקת גנים ונוף - תהליכי ביצוע והתחשבנות מול קבלנים ]7.6.1[הצמחים העונתיים כלל

בכל הנקודות נמצאו חסרים ובנקודה אחת לא נמצאה ערוגת שדווח למחלקה לזה שנמצא בשטח, ואחד", נעשה שלא בהתאם לפריטים סטנדרטיים. בפריט סטנדרטי, עובי שכבת המצעים שמתחת הביקורת מעירה שחישוב כמויות המצעים בחשבון קבלן הפיתוח עבור העבודות בגן "המאה 4.39 .]9.7.9[ ₪ 8,400

באורך

והתקנה מחדש של גדר באורך

פיתוח בגן "בראשית". במסגרת סעיף

מהביקורת עולה כי קיימת אי תקינות בתשלומים עבור פירוק, התקנה והובלת גדר בחשבון עבודות 4.38 . ]9.7.8[ (במחירם את פינוי וסילוק הפסולת והחומרים העודפים בהתאם לנוהל זה

המסגרת המורה במפורש כי: "כל החפירות, ההריסות והפירוקים השונים שבתחום האתר כוללים

הביקורת מעירה שהתשלומים אושרו בניגוד להנחיות המפרט הטכני למכרז אבני שפע ועוד.

כבר הופיעו סעיפים הכוללים פירוק וסילוק, כגון: פירוק וסילוק משטחי בטון, ריהוט רחוב, ריצוף, בגן "בראשית" שולמו לקבלן עבור פינוי פסולת 4.37 על פי ההסכם ובעודף הינה

התוספת ששולמה שלא ", חושבה התוספת גם לסעיפי העבודות הנוספות. כל סעיפי כתב הכמויות פיתוח בגן "מאה ואחד". בניגוד לחוזה בו מצוין כי "הצעת הקבלן הינה כדלקמן: תוספת מהביקורת עולה כי קיימת טעות בחישוב התוספת של 4.36 . ]9.6.1[וויכוחים עתידיים לגבי התשלומים

ופרוטוקולים של מסירת הפרויקט, דבר המאפשר מימוש אחריותו של הקבלן על הביצוע ומונע הביקורת מעירה על אי תקינות בתהליכי סיום ביצוע הפרויקטים: לא קיימת רשימת ליקויים 4.35 יעילה של העירייה אחר תקינות תהליכי ההתחשבנות מול הקבלנים מודד מוסמך וחישובי הכמויות בהתאם. ללא ביצוע מדידה וחישובי כמויות לא ניתן לבצע בקרה מהביקורת עולה כי רק בשניים מתוך ארבעת הפרויקטים של ביצוע תשתיות נעשתה מדידה ע"י 4.34 . ]9.5.1[הפרויקט

מפורטים, ואימיילים מתועדים, מאפשר בקרה ומונע וויכוחים עתידיים לגבי תשלומים בסיום דיווח תקין של תהליכי עבודה ביומני עבודה אודות ניהול היומן, ומיילים בין מתכנן –מפקח –קבלן.

כגון: ניהול יומן עבודה על בסיס מחברת דפי יומן עיריית רמת גן, התכתבויות בין המפקח לקבלן , הביקורת מעירה כי הקבלנים והפקחים לא נדרשים להקפיד על דיווח תקין של תהליכי ביצוע 4.33 קרקעיות הנמצאות בשטחי גנים ושצ"פים (שטח ציבורי פתוח לאמור בחוזה. עבודה ללא היתרי עבודה ואישורים מתאימים עשויה לגרום לפגיעה במערכות תת המים, בזק, חברת החשמל, וללא תיאומים עם המחלקות של אגף התשתיות בעירייה, וזאת בניגוד מהביקורת עולה, כי הקבלן "א. בע"מ" יצא לשטח ללא היתרי עבודה, ללא אישורים מתאגיד 4.32 .]9.4.4[שמטרתם לאפשר להנהלת מחלקה ניהול ומעקב אחר תהליכי עבודה מהקבלנים לו"ז לביצוע, וכן מסמכים הקובעים את תאריכי ההתחלה והסיום של הפרויקטים הביקורת מעירה כי הזמנות העבודה נמסרו לקבלנים ללא צווי התחלת עבודה ולא נדרש 4.31

136

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

פירוט הממצאים:

וכן מציינת לחיוב כי חלק מהערותיה תוקנו כבר במהלך הביקורת. המשחקים הביקורת מבקשת להדגיש התרשמותה הכללית הטובה מהמצב התחזוקתי בשטחי הגינון ובמתקני

]9.8[הביצוע לתקן ליקויים במסגרת שנת בדק של הפרויקטים אך נדרש מקבלני קונסטרוקטיביים ואסתטיים. הביקורת מציינת כי הגנים נמצאים במצב טוב, במסגרת הביקורת נערכו סיורים במספר גנים ציבוריים בהם התגלו ליקויים בטיחותיים, 4.40 . ]9.7.10[ששולמו

ומכך 490

למשטח בטון או משטח ריצוף הינו

אדריכליות נוף, אחת משמשת כפקידת יערות והשנייה כאדריכלית נוף.

אדריכלית הנוף סיימה את עבודתה ובמקומה נקלטו שתי ישירה לסמנכ"ל התפעול של העירייה.

כמו כן יצוין כי, לקראת סיום עריכת הביקורת התמנה מנהל תפעול למחלקת גנים ונוף בכפיפות

יצוין כי בפועל מונה המחלקה

רכז פניות ציבור •

מנהל מדור מכונות •

מחסנאי •

אדריכלית נוף המשמשת כפקידת יערות •

מנהלת מדור תקציב •

סגנית מנהל •

מזכירה •

מנהל מחלקה •

בנוסף לצוותי העבודה, למחלקה מטה נרחב הכולל

גננים •

עוזרי מפקחי אזוריים •

מפקחים •

מפקח ועובדצוות מתקנים - •

מפקח ו -צוות גיזום •

במחלקה מספר צוותי עבודה

מחלקת גינון ונוף כוללת 5.1

מבנה ארגוני וכוח אדם במחלקה 5

137

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

שיטות עבודה: 5.2

המלצות הביקורת

המחלקות והאגפים השונים (מערכת פרויקטים של רמדור)."

הטמעת מערכת מעקב פרויקטים באגף התשתיות אשר אמורה לשפר את נושא הממשק בין בשלבי הכנת התקציב הם ישולבו בתוכנית העבודה של המחלקה. כמו כן, בימים אלו מסתיימת "כאשר מיזמי הפיתוח של אגף הנדסה מועברים למחלקה מנהל מחלקת גנים ונוף מסר בתגובה:

בתכנית העבודה.

הפרויקט, וכאשר פרויקט מסוים מגיע לשלב בו נדרשת פעולה של מחלקת גנים ונוף הנושא משולב כיכרות ועוד) לא מופיעים בתוכנית העבודה השנתית. מנהל המחלקה מתעדכן לגבי סטטוס מהביקורת עולה כי מיזמי הפיתוח של אגף הנדסה ואגף תשתיות (הקמת שכונות חדשות, גינות, 5.2.5 תכנית עבודה חודשית המתעדכנת באופן שוטף

התקציב השנתי המאושר. עבודות שיקום אינן מופיעות בתכנית העבודה השנתית. כמו כן אין לפעולות האחזקה השוטפות. ישנה רק תכנית עבודה לעבודות הפיתוח היזומות המבוססת על מהביקורת עולה כי למחלקה אין תכנית עבודה רב שנתית וכן תכנית עבודה שנתית מוגדרת 5.2.4 ע"י מנהל המחלקה הינו עמידה בתכנית העבודה השנתית ובתקציב השנתי תיקון תקלות אשר נפתחו במוקד העירוני, מדדי רמות תחזוקה בגינות ומדד הביצוע היחיד המוגדר מדדי הביצוע הקיימים לוקים בחסר. מדדי הביצוע במחלקה הינם: זמני הסגירה המוגדרים לצורך 5.2.3 הציבוריות, עולה כי המחלקה מבצעת את נהלי מכון התקנים ממסמכי מכון התקנים שהוצגו לביקורת בנושא בטיחות מתקני משחק הנמצאים בגינות 5.2.2 המאשר הסופי לכל ביצוע פעולה מהותית

המפקחים. מנהל המחלקה מעורב ברמה יומיומית בכל הפעילויות של עובדי המחלקה, והינו מהביקורת עולה כי במחלקה אין נהלים כתובים. ישנם פורמטים של טפסי פיקוח מובנים לשימוש 5.2.1 ניהול מחסן מלאי המחלקה 5.3

:" מקבל את המלצות הביקורת תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף שלפיה יגזרו מדדי הביצוע.

מומלץ להכין תכנית עבודה רב שנתית ותכנית עבודה שנתית מוגדרת לפעולות האחזקה השוטפות 5.2.7 מומלץ לעדכן הנהלים הכתובים 5.2.6

"הועברה בקשה לאגף משאבי אנוש להוציא את המחסנאי להשתלמותתגובת מנהל מחלקת גנים ונוף:

אינו יודע את כל אשר נדרש ממנו בתפקידו, אינו יודע לתפעל את המחשב ולנהל רשימות מלאי.

הועבר לתפקיד המחסנאי, חסר כל הכשרה, הסמכה או תהליך חפיפה. בשיחה ציין המחסנאי כי מהביקורת עולה כי מחסנאי המחלקה, שהיה בעברו גנן במחלקה, ולאחר פרישת המחסנאי הקודם 5.3.1

138

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן המלצות הביקורת

במשימות נוספות על פי הצורך כגון מענה טלפוני והעברת דואר פנים עירוני ומסמכים."

"כאשר המחסנאי מתפנה מעבודות המחסן הוא מסייע מנהל מחלקת גנים ונוף מסר בתגובה:

לדברי המחסנאי, לאחר הנפקת ציוד בשעות הבוקר, פעילותו במחסן מועטה. 5.3.6 .באופן נכון במחשב הוא מבצע הזמנה. כמו כן, הוצאות ציוד ופריטים מהמחסן אינן מוזנות זמני האספקה הממוצעים. כל פעם שהמחסנאי רואה כי יש חוסר מציוד מסוים או שאזל לגמרי, מהביקורת עולה כי לא מוגדרות רמות מלאי מינימליות ומקסימליות לחלפים השונים, כמו גם 5.3.5 ניסיון להשמישם ע"י עובד המחלקה על מנת לחסוך בעלויות ונעשה total loss ארונות ההשקיה במצב" חלק מהציוד בחצר, תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף:

כלומר המעקב אחר ציוד בשווי עשרות אלפי שקלים לוקה בחסר.השעשועים ועוד).

מהציוד הקיים בחצר (ריהוט רחוב, כלי עבודה, ארונות השקיה והציוד אשר בתוכם, מתקנים לגני המחסנאי ציין כי אינו דואג לרישום ולהנפקת חלק גדול חלק קטן מהציוד הקיים בחצר המחלקה.

מהביקורת עולה כי המחסנאי מנהל מעקב, ואחראי לרישום והנפקה של ציוד רק ממחסן אחד ועל 5.3.4 נאותה לעבודה שוטפת במחסן

המפרידה בין המוזיאון לבין משרדי המחלקה. כמו כן, עולה מהסיור כי חסרה תשתית תאורה למחסן צדדי ולסככת אחסנה מאחורי המחלקה. ניכר כי יש אפשרות לגניבת טובין דרך הגדר מסיור שנערך במחסן מחלקת גנים ונוף (מחסן 5.3.3 פחים), כלי עבודה וחלקי מתקנים

המחלקה קיים מלאי של ציוד נוסף המבוסס על ציוד שפורק מהשטח, ריהוט רחוב (ספסלי ישיבה, מחלקת גנים ונוף מתפעלת מחסן חלקי חילוף, אביזרי השקיה, וכלי עבודה ייעודיים. בנוסף בחצר 5.3.2

בעקבות הערות הביקורת תבוצע בדיקה יסודית של תפעול המחסןבמחסן טופל. התאורה : " מקבל את המלצות הביקורת ומבקש לציין כי נושא בתגובה מסר מנהל מחלקת גנים ונוף

ולהצטייד בהתאם במלאי חלפים., יש להגדיר רמות מינימום ומקסימום של מלאי 5.3.11 יש להסדיר את נושא התאורה במחסן בהקדם האפשרי בכדי להימנע מפגיעה בטיחותית 5.3.10 יש לחסום גישה לשטח המחסן בכדי להימנע מפריצות וגניבות 5.3.9 יש לנהל מעקב ממוחשב אחרי מלאי המחסן 5.3.8

או בחצר ויש להפנותו לוועדת בלאי

יש להפריד בין מלאי לבלאי ולטפל בכל סוג של ציוד בהתאם. ציוד בלאי לא צריך להימצא במחסן 5.3.7

139

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן :אספקת חלקים ממחסן המלאי לקבלן המבצע 5.4

הערות הביקורת

.ידי טפטוף ועל כן אין הצדקה להחזקת כמויות ציוד המלאי המוחזקות כיום ומושקים בעיקר על השקיה במחסן. שטחי הגינון המטופלים על ידי צוות המחלקה הינם קטנים של ציוד מלאי מצומצם קיימים מספר שטחי גינון המטופלים על ידי עובדי המחלקה ולכן נדרש 5.4.4 מדווחות לצורך חיוב הקבלן בעלויות

נרשמות ביומן המחסנאי אך לא מפקח ההשקיה המחלקתי. לדבריו, הוצאת הפריטים לקבלנים על פי דיווח המחסנאי, קבלני הגינון נותני השירות לעירייה לוקחים ציוד השקיה מהמחסן ובאישור 5.4.3 בהתאם לדרישות העירייה לצורך ביצועם היעיל של העבודות בקצב הדרוש "הקבלן מתחייב לספק על חשבונו הוא את הציוד הדרוש לרבות כל האמצעים ואמצעי העזר השקיה מהעירייה. על פי מסמכי המכרז, סעיף

את כל הציוד הנדרש ולא לקבל ציוד מהביקורת עולה כי קבלני הגינון אמורים לרכוש על חשבונם 5.4.2 (ממטירים, אביזרי פיקוד, צנרת וכיו"ב

של ציוד השקיה לצרכי תחזוקה שוטפת ופיתוח להערכת הביקורת בסך עשרות אלפי שקלים, בסיור שנערך במחסן המלאי ושיחה שנערכה עם מנהל המחסן עלה כי במחסן מלאי משמעותי, 5.4.1 המלצות הביקורת

לה כל תיעוד, פיזי או ממחושב, לניפוק פריטים מהמחסן.לא נמסר הביקורת מציינת כי 5.4.7 של חלפים ואביזרי השקיה

נתונים באשר להיקף הוצאות מחלקת גנים ונוף לרכישה ואספקה לא נתקבלוהביקורת מציינת כי 5.4.6 להשקיה בשטחי הגינון שבאחריותו, למעט עבור שיקום הגנים על פי מסמכי המכרז, על הקבלן המבצע מוטלת החובה לספק על חשבונו את הציוד הדרוש 5.4.5 תקציב המחלקה 5.5

".צומצם תקציב רכישת חלקי ההשקיה

:" מקבל את המלצות הביקורת ומבקש לציין כי בעקבות הערת הביקורת תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף המלאי.

יש לנהל את המלאי באופן ממוחשב ולדאוג למעקב ותיעוד אחר כלל הציוד שנקלט ומונפק ממחסן 5.4.9 האחסון השונים

מומלץ לסדר את המחסן על פי נושאים, וכמו כן לסמן את מספרי הפריטים על הארגזים וכלי 5.4.8 ניהול התקציב 5.5.1

מהתקציב של מחלקת גנים ונוףכמחצית 880

, ראוי לציין כי התאגיד העירוני "הפארק הלאומי" האחראי על שטח של המהותי בין הגופים על אף השוני כתקציב מחלקת גנים ונוף האחראית על כ 5.5.1.1

140

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

מעקב צריכת מים: 5.6

רישום הוצאות המים אינו מתבצע ע"י המחלקה אלא ע"י תאגיד המים ולכן אין רישום : "סעיףמנהל מחלקת גנים ונוף מסר בתגובה

המים, על אף שמופיע כסעיף תקציבי נפרד (סעיף

מהביקורת עולה כי אין כל רישום לגבי ההוצאה על מים. לא נרשם תשלום שבוצע לתאגיד 5.5.1.3 מיוחדים ע"י יועץ חיצוני

של פרויקט פיתוח ושיקום מתבצע ע"י מנהל המחלקה והמפקחים, ובמידת הצורך, במקרים תחזוקה שוטפת) ועלויות משתנות (פרויקט פיתוח, פרויקטים לשיקום ועוד). ביצוע התחשיב המחיר במכרזים רב שנתיים (קבלני גינון, מערכת בקרה מרכזית וכו'), עלויות קבועות (ממוצע מנהל המחלקה מגיש לעירייה תקציב שנתי לאישור. סעיפי התקציב השונים מחושבים עפ"י 5.5.1.2 המצוין כלולים תקציבי פרויקטים ותב"ר

כגון פארק לבין עשרות שטחים קטנים כגון גנים ציבוריים". כמו כן, הוסיף כי "בתוך התקציב : "... יש הבדל מהותי בין תחזוקה של שטח אחד גדול מנהל מחלקת גנים ונוף מסר בתגובה המלצת הביקורת

מהביקורת עולה כי הקבלן אינו מגיש את דו"ח צריכת המים.

חריגה מהכמות המותרת או כפי שיקבע הממונה".

טבלת מחירים התפרסמת מעת לעת ו/או בגובה הקנס במידה ויינתן על ידי רשות המים, בגין כמות של

היה וצריכת המים השנתית חרגה מכמות המים שהוקצתה על ידי הממונה ו/או שחרגה מעל הגשת חשבון נובמבר את דו"ח צריכת המים ואת קריאת המונים של כל גן וגן המטופלים על ידו.

על פי מסמכי המכרז, סעיף 5.6.1.2

המהווים כ

מים הינם אחת ההוצאות הקבועות הגדולות ביותר בתקציב המחלקה (כ 5.6.1.1 עוזרים למפקחים אזורים 6.1

בעלי תפקידים במחלקת גנים ונוף 6

נספח לחוזה הקיים שיגדיר את התנהלות מעקב צריכת המיםבעקבות הערות הביקורת יירשם מתאגיד המים ולא על בסיס דוחות ידניים של הקבלנים ולכן דוחות הקבלן מיותרים במקרה זה.

ורצון לעבוד בהתאם לחישובים ונתונים מדויקים, הוחלט להתבסס על הדוחות הממוחשבים : " מתוך שיקולים מקצועיים מנהל מחלקת גנים ונוף מסר בתגובה לסעיפים . יש לפעול על פי הנחיות המכרז 5.6.1.3

2

= מנהל קבוצת כל העובדים ב"אזור" כהגדרתו בנספח ג', בעל תעודת גנן מסוגמנהל עבודה/אזור •

במכרז מוגדר

141

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן המלצת הביקורת

על כל ביצוע. העבודה של הקבלן

של הקבלן) מתפקדים בפועל בצמוד לצוותי העבודה של הקבלן ובאופן ישיר מנחים את מנהלי מהביקורת עולה כי עוזרי מפקחי אזורים (שהם כאמור עובדי מחלקה עירוניים ולא תחת סמכותו 6.1.2 למנהל עבודה אחד אין תעודת הסמכה לגננות נוי מסוגעבודה מטעם הקבלן. עם זאת, צוות המוסמך לגננות נוי בדרג

במכרז לגינון עירוני, עמ 6.1.1

נפרד מצוות העבודה בשטח ויעמוד בראשם

בעל תעודת גנן סוג ראש צוות = •

מפקח השקיה במחלקה 6.2

המקצועיות ואת ניסיונו בתחום ענף הנוי

" מנהל האזור גנן דרג בתגובה מסר מנהל מחלקת גנים ונוף יש לחייב את הקבלנים למנות מנהלי עבודה מוסמכים, כנדרש בחוזה. 6.1.3

במכרז

בניגוד לאמור ללא אבחנה בין הנפקת ציוד לעבודות תחזוקה או לעבודות שיקום הגנים וזאת, מהביקורת עולה כי מפקח ההשקיה מאשר לקבלנים המבצעים לקבל ציוד וחלקי השקיה מהמחסן 6.2.6 (ראה תגובת מנהל המחלקה לסעיפים 6.2.5

והקבלן איננו מגיש סיכום חודשי בדבר היקף השימוש במים בשטחי הגינון שבאחריותו מהביקורת עולה כי בניגוד לדרישות המכרז, לא מבוצע מעקב אחר דיווחי קריאות מוני המים 6.2.4 לאחר שנבדקה מקצועיותם וניסיונם כמקובל ברשויות מקומיות אנשי השקיה. שניים מהם מוסמכים ושניים נוספים ללא תעודה אך אושרו ע"י מנהל המחלקה "מתוך : מנהל מחלקת גנים ונוף מסר בתגובה

וזאת בניגוד לדרישות המכרז. במערכות השקיה, לטיפול רק שניים מוסמכים מהביקורת עולה כי מתוך ארבעת אנשי ההשקיה של ארבעת הקבלנים, 6.2.3 ההשקיה – וזאת בהנחיית מפקח ההשקיה

עוזר המפקח מטפל באופן שוטף בתיקון ראשי מערכות ההשקיה ומסייע בפתרון תקלות במערכות 6.2.2 ידי הקבלנים

במוקד העירוני. כמו כן, המפקח נדרש לפקח על ביצוע התחזוקה השוטפת במערכות ההשקיה על מפקח ההשקיה נדרש לעדכן את נציגי הקבלן לגבי פניות/דיווחי תקלות ופריצות מים המתקבלים 6.2.1

142

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן המלצת הביקורת

צוות גיזום ודגלול: 6.3

ממלאי המחסן לעבודות שיקום ופיתוח לקבלנים

"בעקבות הביקורת בוצע ריענון של הנחיות לגבי הנפקת הציוד בתגובתו מסר מנהל מחלקת גנים ונוף על מעקב ובקרה.

יש לפעול בהתאם למדיניות בנושא הנפקת חלפים וציוד השקיה ממחסן המלאי לקבלנים ולהקפיד 6.2.7 מפקח גיזום מוסמך – בעל רישיון לתפעול טרקטור, רישיון להפעלת מנוף הגיזום, רישיון לגיזום 1 צוות הגיזום מונה 6.3.3

או הפנייתו לטיפול של גורם אחר בעירייה

הצוות מרכז נושאים לטיפול לאחר סיור יומי בבוקר, ומטפל בפניות תושבים ע"י השלמת הטיפול 6.3.2 ובדגלול במועדי ישראל ואירועים המתקיימים בעיר

מהביקורת עולה כי צוות הגיזום עוסק רק בעצים בודדים ובעצי שדרה מגובה 6.3.1 2 .2

בגובה

המלצת הביקורת

לגובה של

קבלני התחזוקה, עפ"י הוראות המכרז מחויבים לטיפול בעצי רחוב עדמנהל המחלקה מסר כי . בסעיפי גיזום שונים 60( ₪כ

לשטחי הגינון. מהביקורת עולה כי בשנים

למרות קיומו של צוות גיזום במחלקה , מוטלת על קבלני הגינון חובת גיזום בגובה בכל הנוגע 6.3.6 העומדים לרשותם מושבתים

הצוות והכלים לטרקטור, עבודת הצוות תלויה בהימצאותו של המפקח. בהיעדרותו של המפקח, מאחר ומפקח הגיזום הינו המוסמך היחיד לגיזום גובה ובעל רישיון הפעלת מנוף ורישיון 6.3.5 עבודת צוות הגיזום מגובה על ידי קבלן לביצוע גיזום גובה, ודגלול על פי דרישה 6.3.4

חיצוני נמצא בשלבים מתקדמים וכבר יש תאריך לתחילת העבודות בעקבות הערת הביקורת, תהליך מסירת עבודות הגיזום לקבלן מנהל המחלקה מסר בתגובתו: "

המחלקה.

לקבלן חיצוני בעל כל ההכשרות המתאימות ולהוציא תחום זה ממחלקת הגינון ומפעילות מומלץ לבחון את האפשרות למסור את כל עבודות גיזום הגובה בעצים, לרבות בשטחי הגינון, 6.3.7

143

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן מכרז שירותי גינון מס 7

דרישה בדבר הקצאות עובדי קבלן 7.1

ע"י משרד הביטחון, אך לא עוגן מספר גרסה רלוונטי למכרז של העירייה למכרז ו/או להסכם. כמו כן המפרט הנ"ל מתעדכן אחת לתקופה המפרט לא צורףאליו בנספח א', לגינון והשקיה של מכרז משרד הביטחון" יהווה חלק בלתי נפרד מנספח א' למכרז. למעט ההפניה 41.5 חלק מהותי מדרישות המכרז, כפי שמופיע בנספח א' למכרז, הוא ש "פרק 7.1.6 לפי מספר הדונמיםשהחישוב הוא

צוות ומנהלי אזור בכמות מוגדרת, שהרי הוא הזכיין היחיד. אין חשיבות לחלוקת האזורים מכיוון מן המכרז עולה כי הקבלן מחויב להעמיד מנהלי התייחסות הביקורת לתגובת מנהל המחלקה:

ובהתאם חלוקה לצוותים".

טעות בעריכת המכרז. לאחר שהתגלתה הטעות, הדבר טופל והקבלן הוסיף עובד לקבוצת העבודה העובדים הרשומה בטבלה במכרז מדויקת, למעט אזור דרום אשר בו חסר עובד אחד וזאת עקב את השטח לארבעה אזורים, ביחס למס' העובדים ליחידת שטח, יוצא שבכל השטחים כמות השטחים כאילו הם מתוחזקים על ידי קבלן אחד, ללא התייחסות לחלוקת האזורים. כשמחלקים "התחשיב המופיע בביקורת אינו מדויק, הוא מחשב את כל בתגובה מסר מנהל מחלקת גנים ונוף:

דרישת המכרז לראש צוות לכל 7.1.5

בפועל מועסקים על ידי ארבעת הקבלנים לשטח כ 7.1.4 צוותים אשר להם

1:4

בפרק ד' סעיף 7.1.3

עובדי גינון ועוד

28( 36. על פי הטבלה שפרק ד' מוקצים רקסה"כלשטחים אקסטנסיביים, שנדרשים שבפרק ד' למכרז, עולה כי למרות

כאשר בוחנים נתונים אלו לאור טבלת "חלוקת העובדים ובעלי התפקידים ביחס לשטחי הגינון" 7.1.2 עובד גינון

בפרק א' סעיף 7.1.1

עצים שניתן לשמרם במצב סביר בתדירות טיפול נמוכה באופן יחסי סוללות של שיחים ועצים כמענה לבעיות אקוסטיות ו/או שיחיות בשולי העיר ו/או חורשות שטחי גינון אקסטנסיביים הינם בדרך כלל שטחים לא מרכזיים כגון: גינון אקסטנסיבי: -

יש צורך לבצע בהם ניקיון יומיומי, כיסוחי דשא, עבודות גיזום וכו'.

טיפול תדיר. לרוב אלה גנים ציבוריים בהם מבקרים התושבים או שטחי גינון מרכזיים אשר מעוניינת לתת להם עדיפות ולטפל בהם בתדירות גבוהה או שסוג הצמחייה והנוי מחייבים שטחי גינון אינטנסיביים הינם בדרך כלל שטחים מרכזיים אשר העירייה גינון אינטנסיבי: -

אקסטנסיביים:

בענף הגינון (לצורך עבודות תחזוקה) מקובל להבחין בין שטחי גינון אינטנסיביים לבין שטחי גינון

144

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן המלצת הביקורת

נוהל הדיווח, כך שיכלול את כונן הלילה בנוסף למפקח האזור, יקצר את הליך הטיפול.

על כל פעולה או טעות שבאחריות הקבלן. אי לכך, שינוי אחראי מקצועית בכך, מעמידה אותו כ הטיפול במפגע. בנוסף, הכללת המפקח האזורי בתוך שרשרת הטיפול באירוע, במקום רק ליידעו ויזואלית שלו מעודכן כונן הלילה מטעם הקבלן. הביקורת סבורה כי תהליך זה מסרבל את הליך המצריך מענה מכונן הלילה, המוקד מעדכן את מפקח האזור עובד המחלקה ורק לאחר בדיקה העירוני, בכדי לבצע עבודה ראשונית (לדוגמה, באירוע של נפילת עץ). בפועל, כאשר מתרחש אירוע במוקד מהמכרז עולה כי על הקבלן להעמיד כונני לילה עת הצורך , בהתאם לאירועים המתקבלים 7.1.7 מאליו

המעודכנת. בנוסף, גם אם לא נכתב במפורש שיש להתייחס למהדורה המעודכנת הרי שהדבר מובן והנוי. כל קבלן צריך/יכול לרכושו או לעיין בו בלחיצת כפתור בגוגל. החומר שמפורסם הוא הגרסה " המכרז מפנה למפרט זה שהוא כללי לכל אנשי המקצוע בענף הגינון תגובת מנהל המחלקה:

קיום יומן עבודה 7.2

."" מקבל את המלצת הביקורתתגובת מנהל מחלקת גנים ונוף:

אירוע מורכב, יש לעדכן בו זמנית גם את הכונן המחלקתי."

לעדכן ישירות את העובד מטעם הקבלן, המשמש ככונן לילה. במקרה של על המוקד העירוני 7.1.8 המעידה על כך שהקבלן אכן השקיע את המשאבים וכוח העבודה הנדרשים ממנו בתא שטח מוגדר לתשלום לקבלן על ידי העירייה. שכן, ללא הגשה של יומן עבודה, אין לעירייה כל אסמכתא תנאי הכרחיעל פי המכרז (פרק א' סעיף 7.2.3

חומר וצמחיה בתדירות יומית

ההסכם מחייב את הקבלן לפרט ביומן העבודה כמויות ועלות ציוד, נקודת זמן ובכל מקום בעיר.

בשטחי הגינון, וכן לשם מתן אפשרות לברר טענות תושבים ופניות למוקד אודות הנעשה בכל מטרת קיום יומני עבודה הינה לשם תיעוד על קיום פעילות הקבלן וכן תיעוד השקעות העירייה 7.2.2 ההוראות שנתנו לקבלן על ידי הממונה או על ידי המפקח למקום העבודות ומוצא ממנו; תקלות, הפרעות וליקויים בביצוע העבודות; אישור על ביצוע העירייה; כמויות החומרים שהושקעו על ידי הקבלן בביצוע העבודות; הציוד המכני המובא מספרי תעודות הזהות; כמויות השתילים, הצמחים והחומרים למיניהם המובאים למקום ממחסן

הפרטים שלהלן: פירוט השטחים והעבודות שהתבצעו בהם באותו שבוע; שמות העובדים כולל

נתוני היומן יבדקו ויאושרו ע"י המפקח אחת לשבוע לפחות, ובו ירשום הקבלן בין השאר את ו/או יומן על בסיס מערכת מידע אינטראקטיבית על בסיס מערכת תקשורת סלולר ואינטרנט.

"הקבלן ינהל יומן כפי שיקבע ע"י הממונה בהתאם לאפשרויות שלהלן: יומן רשום ב על פי המכרז (פרק א' סעיף 7.2.1

145

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן המלצות הביקורת

הנעשה עם כספי העירייה, כתנאי לאישור החשבון החודשי של הקבלן.

הביקורת מעירה שמפקח האזור לא מוודא את קבלת יומן העבודה, הכולל בתוכו פירוט יומי על 7.2.8 "טבלת קנסות מוסכמים

אין כל תיעוד של גביית קנס מהקבלן על ידי העירייה בהתאם לסעיף מהביקורת עולה כי 7.2.7 .ולא כפי שנדרש בחוזה הביקורת מעירה כי הקבלן מנהל יומן עבודה חלקי 7.2.6 אך זאת לא ברזולוציה ובקפדנות שנדרשת על ידי המרכז, ועל כן אינו יכול להיקרא "יומן עבודה לדרישת הביקורת על הצגת יומן עבודה נמסר כי קיים רישום ברמה מסוימת על הנעשה בגנים, 7.2.5 שבו נמשך הליקוי על כל יוםקנס יומי שלמותנה ב

על פי המכרז (נספח ב' – טבלת קנסות מוסכמים, סעיף 7.2.4 קיום תיקי גן והשקיה 7.3

:" מקבל את המלצות הביקורתתגובת מנהל מחלקת גנים ונוף והן פגיעה הרתעתית שמשמעותה אי אכיפת הנחיות ההסכם.

ולדרוש את הקנסות בהתאם לצורך. אי הקפדה מצד הממונה בנושא זה מהווה הן פגיעה כלכלית על הממונה על גביית קנסות לעמוד על ההנחיות של "טבלת הקנסות המוסכמים" במכרז 7.2.11 לקבלן

את החשבון החודשי. כאמור, המכרז דורש שחשבון שלא יצורף לו יומן עבודה לא יתקבל ויוחזר על המפקח לוודא שהוא אכן מקבל את יומן העבודה אחת לחודש ובהתאם למפורט בה לאשר 7.2.10 .כפי שנדרש בחוזה על הקבלן לנהל יומן עבודה, 7.2.9 בשטחי הגינון עד למצבים המצריכים השקעות משמעותיות בגינון ללא קיום תיקי גן והשקיה קיימת סבירות גבוהה לאבדן צמחיה ודומם וכן הרעה בהתחייבויותיו.

תיק הגן וההשקיה אמור להוות כלי משמעותי לפיקוח על הנעשה בשטחי הגינון ועמידת הקבלן 7.3.4 ל"ראש מערכת הפיקוד". זהו בסיס לשמירת מצאי העירייה בשטחי הגינון מתעד את רכיבי מערכת ההשקיה כולל כמויות, מהרכיב הקטן ביותר ועד תיק מערכת השקיה 7.3.3 לנהל "תיקי גן" ו-"תיקי מערכות השקיה" באופן שוטף הביקורת בחנה מסמכי המכרזים במספר רשויות מקומיות, ממכרזים אלו עולה כי הקבלן נדרש 7.3.2 ובמערכות ההשקיה אשר על הקבלן לתקן בטרם השבת הגן לידי העירייה / הקבלן הבא כל חוסר או נזק בגן. על בסיס תיקי גן מעודכנים יכולה העירייה להעריך האם יש חסרים בגן שבוצעו במהלך פעילות הקבלן. תיק גן מאפשר מעקב ובקרה על פעילות הקבלנים וחיוב הקבלן על הקבלן, ניתן לבדוק כי תכולת הגן כפי שהתקבלה בתחילת העבודה קיימת, לרבות השקעות הקבלן הזוכה לתאר בכתב ובצילום את הקיים בכל שטחי הגינון. כך, בסיום ההתקשרות עם מחשוב השקיה, אשפתונים, ספסלים, ברזיות ותאורה. במידה והיתה דרישה לקבלת תיק גן; על תיק גן אמור לתאר בצילום ובכתב את כל הקיים בגן: צמחיה, תשתיות, מתקני משחק, מערכות 7.3.1

146

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן המלצות הביקורת

אי קיום תיקי גן לא מאפשר ניהול מצאי בגנים. ומוחכר לו.

הביקורת מעירה שהעירייה אינה דורשת מהקבלן לנהל תיקי גן ולבצע רישום של הציוד השייך לה 7.3.8 או ממחושבת, וכאמור לא בצורת תיקי גן

אין תיאור לא בכתב ולא בצילום של הגן. במועד הביקורת לא היה רישום של מצאי בצורה ידנית מהביקורת עולה כי אין תיעוד במחלקה של מצאי הגן וכן של מצב הגן בתחילת העבודה, כלומר 7.3.7 .המכרז

את מה שקיים בכל שטחי הגינון, ולוודא שכלל ציוד העירייה קיים כאשר הוא מסיים את תקופת פרסמה, לעירייה אין דרישה מהקבלן לדווח על מצב הגן בתחילת העבודה ולתאר בכתב ובצילום כלומר, לפי המכרז שהעירייה אין במכרז דרישה מהקבלן לנהל תיקי גן כלל. מהביקורת עולה כי 7.3.6 העדכון האחרון שהוצג לביקורת בנוגע לתיקי גן נערך לפני כשלוש שנים מהביקורת עולה כי לא מנוהלים/קיימים "תיקי גן" ו-"תיקי ראשי מערכות השקיה" באופן שוטף. 7.3.5 הספקה ושתילת צמחיה רב שנתית 7.4

להכין מכרז תחזוקה חדש ונושא תיקי הגן יבחן עם יועץ המכרז מאות אלפי שקלים ולכן לא ניתן להשית זאת על קבלני התחזוקה. יחד עם זאת בימים אלו אנו מתחילים תיקי גן בצורה רצינית ומקצועית יש לבצע זאת באמצעות סקר מקצועי שעלותו עשויה להגיע לכמה האזור והוא קובע האם על הקבלן לתקן או להשלים או להסדיר נושאים מסוימים בגן. על מנת להכין "מצב הגן ומרכיבי הגן השונים מפוקחים באופן שוטף על ידי מפקח בתגובה מסר מנהל המחלקה:

יש לוודא דרישה לניהול תיקי גן במכרז החדש. 7.3.11 מומלץ לנהל תיקי מערכת השקיה 7.3.10

יש לנהל תיקי גן המתועדים בצילום ובמלל ובהם יפורט כל הקיים בגן 7.3.9

במכרז נדרשת הספקתצמחים בגודל

במכרז נדרשת הספקתצמחים בגודל

במכרז נדרשת הספקתצמחים בגודל

במכרז נדרשת הספקתצמחים בגודל

: במכרז נדרשת הספקתעצים

:ללא אסמכתאותבשנת

להלן פירוט כמויות הצמחים הרב שנתיים, כפי שנמסרו לביקורת, אשר סופקו על חשבון הקבלנים 7.4.3

כללו אסמכתאות כגון: חשבוניות או תעודות משלוח מאת הספקים לקבלנים

כמויות הצמחים שנשתלו במימון הקבלן. הרשימות לא לביקורת נמסרו רשימות כלליות לגבי 7.4.2 .חשבונם בכל שנה עד תום המכרז

ועל סעיף 7.4.1

147

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

צמחיה עונתית: 7.5

בדיקה מדגמית שערכה הביקורת 7.6

יח' במסגרת התחייבויות הקבלנים ועל חשבונם 132,440 •

:ללא אסמכתאות כאמור, בשנת

להלן פירוט כמויות הצמחים העונתיים כפי שנמסרו לביקורת, אשר סופקו על חשבון הקבלנים 7.5.3 יח' פרחי עונה 200,000 -בכל שנה מוטלת על הקבלן החובה לספק כ 7.5.2 המכרז

חשבונם בכל שנה עד תום סעיף 7.5.1

הביקורתהערות

שתילי פרחי עונה כלל. עונה, ולא נמצאו

לא קיימים בגן שז"ר ערוגות המיועדות לפרחי עונה. הביקורת המדגמית שנערכה בגן מצאה כי 2,000 הנתונים אשר נמסרו מהמחלקה העלו כי בכיכר תובל/היצירה נשתלו כ -גן שז"ר 7.6.4 הביקורת בכיכר תובל/היצירה סקרה הביקורת בנוסף את השטח הפוטנציאלי לשתילה בסמוך לה יש לציין שבספירה שערכה לא ניתן להוסיף יחידות נוספות. כי על פי גודל שטח השתילה -

בספירה שנערכה בשטח, נמצא כי קיימת כמות של סה"כ כיח' פרחי עונה.

- הנתונים אשר נמסרו מהמחלקה העלו כי בכיכר תובל/היצירה נשתלו ככיכר תובל/היצירה 7.6.3 לא ניתן להוסיף יחידות נוספות -(חורף) וכן כי על פי גודל שטח השתילה בספירה שנערכה בשטח, נמצא כי קיימת כמות סה"כ של כ פרחי עונה.

הנתונים אשר נמסרו מהמחלקה העלו כי בשדרות ירושלים נשתלו כ -שדרות ירושלים 7.6.2 נמצאה ערוגת העונתיים כלל

בכל הנקודות נמצאו חסרים ובנקודה אחת לא שדווחו למחלקה לאלו שנמצאו בשטח, בין אלו לביקורת על ידי המחלקה. מהביקורת עולה כי בכתובות אשר נבדקו נמצאו פערים משמעותיים הביקורת ערכה בדיקה מדגמית ב 7.6.1

וכן כמות הצמחים שניתן לשתול בגנים הנ"ל

שהמחלקה דיווחה שנשתלו על ידי הקבלנים לבין כמות הצמחים הקיימים בשטח מספר השתילים מהותי בין קיים חוסר התאמהכפי שהובהר לעיל, הביקורת המדגמית בשטחי 7.6.6 במחלקה

מעקב ותיעוד מסמכי הספקת צמחייה לשטחי הגינון מאת הספקים צריכים להיות מתועדים 7.6.5

148

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן המלצות הביקורת

בצהריים.

ביקורת תחזוקה שוטפת בגני נוי ומשחק במעבר נחשון רמת גן ב 8.1.1 תיעוד נלווה לתחזוקה השוטפת 8

ביצוע הקבלן מחויב לצרף את האסמכתאות (כדוגמת תעודת משלוח) לאספקה ושתילת צמחים : "לאחר הערות הביקורת, הוסדרו טפסי הזמנות צמחים לקבלנים ולאחר תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף יש לבחון דרישה לניהול מעקב ותיעוד אחר מסמכי הספקה ואסמכתאות. 7.6.8 שנשתלו, לצורכי מעקב ובקרה

כמות הצמחים יש לדרוש מהקבלן אסמכתאות נלוות לנתוני אספקת השתילים, על מנת לוודא מהי 7.6.7

149

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן כי מיד לאחר הצגת הליקויים ע"י הביקורת, הליקויים תוקנו. בתגובתו מסר מנהל מחלקת גנים ונוף

שהושלך בין השיחים ומפגע צמחייה פולשת לשביל.

אשפתונים שטרם פונו, ערימת פסולת גזם מיום אחר, פסולת מעורבת מתחת שיחים, אשפתון שבור

150

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

ממחלקת גנים ונוף

בקורת בשטח מול דיווח הספקה וביצוע שתילת פרחי עונה (חורף)

16/02/2016 הבדיקה בשטח נערכה ב

.שנשתלו

יח' פרחי עונה 1010 -הביקורת מצאה בכתובת כ

2015-2016(חורף

יח' פרחי עונה 3,000 המחלקה דיווחה על שתילת

ברמת גן ״שדרות ירושלים״ :שם האתר

.ולא בוצעה שתילה כפי שנמסר

ב ״גן שז״ר״ לא קיימות ערוגות מתאימות לעונתיים

. פרחי עונהיח'0 הביקורת מצאה בכתובת

2015-2016(חורף

יח' פרחי עונה 2,000 המחלקה דיווחה על שתילת

ברח׳ זלמן שזר ברמת גן גן שז״ר״״ :שם האתר

שנשתלו.

פרחי עונה הביקורת מצאה בכתובת כ

2015-2016(חורף

יח' פרחי עונה 3,000 המחלקה דיווחה על שתילת

ברח׳ תובל כיכר תובל״ ״ :שם האתר

הביקורת כללה בסיכום שתילים אשר קמלו ולא הושלמו כנדרש

151

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן גינת אמנון ותמר

הסביבה (מסוף שנת

ולכן לא היה טעם לשקמה. נכון להיום המקום משמש כגינה קהילתית באחריות המחלקה לאיכות הגינה לכלבים סוכם שהגינה תשנה יעוד ותוסב לגינה קהילתית באחריות המחלקה לאיכות הסביבה כי הגינה שימשה בעבר כגינת כלבים ולא כגן ציבורי. לאחר סגירת בתגובתו מסר מנהל מחלקת גנים ונוף

ארון מערכת ההשקיה הכולל בתוכו מחשב השקיה מקומי פרוץ. ;הגינה כגינת כלבים שלט הגן מורה על ביטול ; אין טיפול בצומח ובדומם; הגינה נטושה ומוזנחת כחמישה חודשים בערך

1 52

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

הכנה לביצוע ויציאה לשטח: 9.4

41/2013

קבלן עבודות התקנת מתקני הצללה "ס. בע"מ", עובד כזכיין מכרז מסגרת מס •

"עמירם" ו"המאה ואחד

מסגרת מס

"נ. בע"מ" ו"פ.ס. בע"מ" עובדים כזכיינים במכרז ספקי משטחי גומי/דשא סינטטי: •

"עמירם" ו"המאה ואחד

59/2012

הקבלן "א. בע"מ" עובד כזכיין במכרז מסגרת לעבודת פיתוח ושיקום תשתיות מס •

בפרויקטים אלה

הבדיקה נערכה אל מול ארבעה קבלני ביצוע שסיפקו את השירות למחלקת גנים ונוף

פרויקט "גן המאה ואחת". •

פרויקט "גן עמירם •

פרויקט "גן בן-צבי •

פרויקט "גן בראשית •

הביקורת בחנה את תהליך הביצוע וההתחשבנות במדגם של פרויקטים שהסתיימו 9.3 מכרזים של משכ"ל (החברה למשק וכלכלה

הפעלת הקבלנים והספקים בפרויקטים מתבצעת על בסיס מכרזי מסגרת של העירייה או 9.2 ועוד

גנים ונוף מפעילה קבלני ביצוע וספקים, כגון: גננים, ספקי מתקני משחק, קבלני עבודות פיתוח מחלקת לצורך פיתוח ואחזקת גנים ציבורים ושצ"פים (שטח ציבורי פתוח) הנמצאים בעיר, 9.1 פרויקטים במחלקת גנים ונוף - תהליכי ביצוע והתחשבנות מול קבלנים 9 ביצוע העבודה ולוח זמנים' לחוזה מסגרת מש

שמטרתם לאפשר להנהלת מחלקה ניהול ומעקב אחר תהליכי עבודה, וזאת למרות שבפרק 'דרכי מהקבלנים לו"ז לביצוע, וכן מסמכים הקובעים את תאריכי ההתחלה והסיום של הפרויקטים כי הזמנות העבודה נמסרו לקבלנים ללא צווי התחלת עבודה ולא נדרש ,הביקורת מעירה 9.4.4 בתאריך

נחתמה כנ"ל הזמנת העבודה לקבלן "נ. בע"מ" לביצוע משטח גומי בגן בראשית בסך 9.4.3 . ₪ הצעת מחיר בשעה

נמסרה לקבלן "פ.ס. בע"מ" בתאריך ואחד" בהיקף

לדוגמה, הזמנת עבודה/אספקה של משטח גומי לגן "המאה בדיקה קפדנית של כמויות ומחירים.

מהביקורת עולה כי חלק מהזמנות העבודה נחתמו ביום קבלת הצעת המחיר, כלומר שלא נעשתה 9.4.2 ונתונים על ההיקף הכמותי שנמסרו לקבלן

הנהלת המחלקה פונה לקבלן עם בקשה להגשת הצעת מחיר לביצוע עבודות על בסיס חוזה מסגרת 9.4.1

153

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן פרק תנאים מיוחדים של מכרז מסגרת

קרקעיות שונות הנמצאות בשטחי גנים ושצ"פים (שטח ציבורי פתוח).

(להלן). עבודה ללא היתרי עבודה ואישורים מתאימים עשויים לגרום לפגיעה במערכות תת בזק, חברת חשמל וללא תיאומים עם מחלקות אגף התשתיות בעירייה, וזאת בניגוד לאמור בחוזה מהביקורת עולה, כי הקבלן "א. בע"מ" יצא לשטח ללא היתרי עבודה, אישורים מתאגיד מים, 9.4.5 יש להקפיד על תיעוד הלו"ז בתיק הפרויקטהתייחסות הביקורת לתגובה :

בהזמנת העבודה/צו תחילת העבודה."

נרשם לו"ז לביצוע, הלו"ז נקבע ע"י מפקח הפרויקט מול הקבלן. בעקבות הערת הביקורת, הלו"ז ירשם : "לוח הזמנים לביצוע העבודה נקבע ע"י המפקח עם הקבלן. במידה ולא תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף

תיעוד ביצוע ודיווח: 9.5

עבודה ביומני עבודה מפורטים, ואימיילים מתועדים, מאפשר בקרה ומונע וויכוחים עתידיים דיווח תקין של תהליכי בין המפקח לקבלן אודות ניהול היומן, ומיילים בין מתכנן –מפקח –קבלן.

ניהול יומן עבודה על בסיס מחברת דפי יומן עיריית רמת גן, התכתבויות כגון: , של תהליכי ביצוע הביקורת מעירה כי במחלקת גנים ונוף לא נדרשים הקבלנים והפקחים להקפיד על דיווח תקין 9.5.1

154

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

מסירה לאחר ביצוע: 9.6

התקנים של סככות הקבלן

הציבורים כדלקמן: "עמירם", "בן-צבי" ו"מאה ואחד". כמו כן, נמצאה תעודת בדיקת מכון

מהביקורת עולה שקיים אישור המהנדס האחראי על תקינות תכנון והתקנת סככות הצללה בגנים 9.5.4 בצירוף חותמת וחתימה של הקבלן, כפי שנדרש בחוזהMADE AS : כאשר אין שינויים מהתכנית המקורית, יש לרשום על גוף התכנית התייחסות הביקורת לתגובה . " AS MADE המקורית , לכן לא היה צורך ב

: "מהלך הפרויקט לווה ע"י מודד צמוד ולא נעשו שינויים מהתכנית תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף

עבודות הפיתוח: כ

עבודות תשתיות בפרויקט שיקום "גן בראשית" (עלות AS MADEהביקורת מעירה כי לא הוגש 9.5.3 אדמה וחול כדין פיקור מתקנים ומשטחי גומי

השנים מאחר שעבודות פירוק, חפירה ופינוי פסולות שונות מאוד במהותן, לדוגמא אין דין חפירה של שעות עבודת בבוקט וכמות מכולות פסולת, שנבדקו ע"י המפקח. שיטת עבודה זו הועדפה על ידינו במשך : "לגבי גן "בראשית" וגן "עמירם" , שולם לקבלן לפי ביצוע בפועל של תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף הקבלנים (ראה גם סעיף

וחישובי כמויות לא ניתן לבצע בקרה יעילה של העירייה אחר תקינות תהליכי ההתחשבנות מול ביצוע תשתיות, נעשתה מדידה ע"י מודד מוסמך וחושבו הכמויות בהתאם. ללא ביצוע מדידה מהביקורת עולה כי רק בשניים, מתוך ארבעת הפרויקטים ("גן המאה ואחד" ו"גן בן-צבי") של 9.5.2 על פי החוזה, הקבלן חייב לנהל יומן עבודה ולא מפקחהתייחסות הביקורת לתגובה :

למפקחים לעבוד ולהתנהל עם יומני עבודה רשמיים."

האחראי ובהתאם לכך שולם בפועל לקבלן. יחד עם זאת, בעקבות הערת הביקורת, ניתנה הנחייה " פירוט הביצוע במהלך הפרויקט נרשם/תועד בכתב ע"י המפקח תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף:

עבודה

[לגבי תשלומים לאחר סיום הפרויקט

(במידה וקיימים).

יש להקפיד על תיעוד תהליך מסירה בפרוטוקול כולל רשימת ליקויים התייחסות הביקורת לתגובה:

גם תפקידו"

אחד לאחר סיום שלב אחר (לדוגמא: יציקת גומי לאחר מתקני משחק) התיאום יבוצע ע"י המפקח וזה :" חלק מהעבודות מתבצעות במקביל ובמידה של התניה של ביצוע שלב תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף ובקרה על התהליך ועל אחריות כל קבלן וקבלן.

יתר המוטלת על המפקח, נושא האמור להיות באחריות הקבלנים. כמו כן, גורר חוסר מעקב מסירה פורמלית של שטח הפרויקט מקבלן אחד לקבלן הבא בהשתתפות המפקח, גורם לאחריות יש לציין שפרויקטים במחלקה, מורכבים ממספר שלבים שבביצוע קבלנים שונים. אי ביצוע 9.6.2 וויכוחים עתידיים לגבי התשלומים

ופרוטוקולים של מסירת הפרויקט, דבר המאפשר מימוש אחריותו של הקבלן על הביצוע ומונע הביקורת מעירה על אי תקינות בתהליכי סיום ביצוע הפרויקטים: לא קיימת רשימת ליקויים 9.6.1

155

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

התחשבנות עבור פרויקט: 9.7

הנחיות פינוי פסולת ועודפי עפר

(להלן האתר כוללים במחירם את פינוי וסילוק הפסולת והחומרים העודפים בהתאם לנוהל זה."

למכרז המסגרת המורה במפורש כי: "כל החפירות, ההריסות והפירוקים השונים שבתחום הביקורת מעירה שהתשלומים אושרו בניגוד להנחיות המפרט הטכני ריצוף, אבני שפע ועוד.

כבר הופיעו סעיפים הכוללים פירוק וסילוק, כגון: פירוק וסילוק משטחי בטון, ריהוט רחוב, בגן "בראשית" שולמו לקבלן עבור פינוי פסולת 9.7.8 יש למנוע כפל תשלומים גם לפי סעיפי חוזה וגם לפי סעיפי עבודות רג'יהתייחסות הביקורת לתגובה :

בצמוד לעצים וצורך בהימנעות בפגיעה בשורשי העצים".

ידני (ע"י פועלים) כגון פירוק מתקני משחק, פירוק משטחי גומי בצמוד למתקנים, עבודות וחפירות : " בעבודה בגן בראשית היו מרכיבים ייחודים שחייבו עבודה של פירוק תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף לזאת, תוספת עבור פינוי פסולת, לדוגמה, הינה בניגוד לאמור במפרט הטכני למכרז מסגרת.

החוזה כוללים, בין היתר, את כל המרכיבים והעלויות של העבודה, הציוד והפועלים, ובהתאם זה מהווה אחוז גבוה מהמקובל בפרויקט פיתוח. יש לציין כי המחירים המוסכמים על פי סעיפי מתוך חשבון סעיפי חוזה של כבפרויקט "גן בראשית". שולמו כ הביקורת מעירה על תשלום סכומים גבוהים עבור סעיפי עבודות רג'י (עבודות שנמדדות בש"ע) 9.7.7 אותו להסדיר טעות זו

: "אכן נעשתה טעות בחישובי המדד ומיד הועבר לקבלן מסמך המחייב תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף בסךבסך

על פי ההסכם ובעודף הינה

התוספת ששולמה שלא ", חושבה התוספת גם לסעיפי העבודות הנוספות. סעיפי כתב הכמויות בגן "מאה ואחד". בניגוד לחוזה בו מצוין כי "הצעת הקבלן הינה כדלקמן: תוספת מהביקורת עולה כי קיימת טעות בחישוב תוספת של 9.7.6 בקרה על התשלום לקבלנים

מדידה וחישוב כמויות של מודד. הגשת חשבון ללא מדידה וחישובי הכמויות לא מאפשר לעירייה ו"בן-צבי"', נמסרו למפקח תוצאות שמאושרים ע"י מפקח. בפועל רק בשני הגנים: "מאה ואחד"

על פי חוזה מסגרת 9.7.5

ועל בסיס תכנון ואומדנים של המתכננים

עבודות הפיתוח בגנים: "בראשית", "מאה ואחד", "בן-צבי" ו"עמירם" בוצעו ע"י חב' "א. בע"מ" 9.7.4

תשלום בהתאם

של קבלן ומפקח. דבר המאפשר מניעת וויכוחים בין קבלן ועירייה לגבי גודל שטח גומי וסכום כי אין תיעוד מדידות שטחים או ע"י מודד מוסמך או על בסיס מדידה משותפת הביקורת מעירה 9.7.3 חשבון הקבלן

שישנה התאמה מלאה בין הצעות המחיר, הזמנת העבודה, הגשה ואישור של מהביקורת עולה 9.7.2 ו"פ.ס. בע"מ". ההתחשבנות נעשתה על בסיס מחירון חוזה קבלן וגודלם של משטחי גומי במסגרת הביקורת נעשתה בדיקת חשבונות של קבלני הספקת והתקנת משטחי גומי: "נ. בע"מ" 9.7.1

156

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן למכרז מסגרת של מפרט מיוחדפרק פינוי פסולת ועודפי עפר ושיקום תשתיות

ומכך ששולמוולא

כתשתית למשטח בטון בגודל

המצעים שמתחת למשטח בטון או משטח ריצוף הינו

"המאה ואחד", נעשה שלא בהתאם לפריטים סטנדרטיים. בפריט סטנדרטי עובי שכבת הביקורת מעירה שחישוב כמויות המצעים בחשבון קבלן הפיתוח עבור העבודות בגן 9.7.10 ולא מתאים לעבודות פירוק בלבד

סעיףהתייחסות הביקורת לתגובה :

בטיחותית זמנית בגובה

היא גדר מסוג "גלית" בגובה

: "מדובר בשני סוגי גדרות למטרות שונותתגובת מנהל מחלקת גנים ונוף והובלת גדר – סעיף

ובהתאם לא היה צורך לשלם עבור התקנת גדר באורך

של

בחשבון עבודות פיתוח בגן "בראשית". במסגרת סעיף מהביקורת עולה כי קיימת אי תקינות בתשלומים עבור פירוק, התקנה והובלת גדר 9.7.9 ישן וצמחיה שנעקרה שולמו לפי מספר מכולות שנבדקו ואושרו ע"י מפקח הפרויקט אבני גן וריהוט גן שולמו בסעיפים ספציפיים ואילו פינוי עודפי אדמה, מתקני משחק ומשטח גומי : " אין כפילות בתשלום עבור פינוי פסולת וזאת מאחר ופירוק ופינוי תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף

157

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

המלצות הביקורת:

המצעים".

השיפועים לצורך ניקוז מים ולכן היה צורך להגביה מפלס הגן, דבר שדרש הגדלת עובי שכבת במהלך העבודה בגן "המאה ואחד" אותרה טעות בתכנון בעניין תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף: "

סיורי ביקורת: 9.8

של הקבלן

– כל הפסולת שפונתה בכל הפרויקטים אינה פסולת עצמית לגבי סעיףשל משכ"ל ולהיפך.

ניתן לצפות שקבלן פיתוח בהסכם מסגרת ינהל ויפקח על התקנת מתקני משחק לפי הסכמי מסגרת ומבחינת היקפי העבודה לא תמיד ניתן לקבוע מי הוא הקבלן הראשי/העיקרי). לצורך דוגמא לא מאחר שמדובר בכ

לעבוד בשיטה שעבדנו עד היום , כלומר עבודה ישירות מול הקבלן שהמפקח מתאם ביניהם וזאת הביקורת נכונה יותר לפרויקטים גדולים מאוד כאשר ברור מי הקבלן העיקרי/ראשי. אנו מעדיפים – שיטת העבודה המוצעת ע"י ההמלצה בסעיף לגבי תגובת מנהל מחלקת גנים ונוף: "

וכן נומקה ואושרה.

זו הכרחית, אין לאשר תשלומים עבור עבודות רג'י, חוץ ממקרים מיוחדים שתוספת 9.7.15 אין לאשר תשלומים עבור פינוי פסולת מעבודות עצמיות של קבלן הביצוע 9.7.14 לדרישות החוזים והמפרטים, כגון מדידות בשטח וחישובי הכמויות יש להקפיד על תקינות תהליך ההגשה, הבדיקה ואישור חשבונות הקבלנים בהתאם 9.7.13 התשתיות בעירייה

על קבלת היתרי עבודה ואישורים מבעלי תשתיות תת קרקעיות וכמו כן עם אגף נוהל מסירת צווי התחלת עבודה, לדרוש מהקבלן לוח זמנים לביצוע, ולהקפיד יש ליישם 9.7.12 ובהתאם לרכז את ניהול הביצוע והאחריות בידי הקבלן המבצע הראשי ממספר שלבים, ולרכז את הביצוע על בסיס מערכת יחסי קבלן ראשי – קבלני משנה, יש לאחד את הפרויקטים הקטנים שבביצוע הקבלנים השונים לפרויקטים המורכבים 9.7.11 עמירם", "גן המאה ואחד" ו"גן בן-צבי

בסיור שערכה הביקורת בתאריך 9.8.1

158

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן מבדיקת הביקורת עולה שורת ליקויים בטיחותיים, כגון: 9.8.3

במסגרת שנת בדק של הפרויקטים

לתקן ליקויים מהסיורים עולה כי הגנים נמצאים במצב טוב, אך נדרש מקבלני הביצוע הצללה. במהלך הסיורים התגלו ליקויים בטיחותיים, קונסטרוקטיביים ואסטטיים.

נעשתה בדיקת איכות עבודות הפיתוח, הספקת והתקנת משטחי גומי ומתקני בסיורים 9.8.2

הביצוע במסגרת תיקוני בדק

שיכול לגרום להתפרקות הסככה. התחזוקה והתיקונים הינם באחריות קבלן אוזן קשירת הכבל של מתקן הצללה ב "גן בראשית" נמצא במצב חלוד, מה א.

159

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

המפקח להקפיד על ביצוע לפי התקן. תיקון הליקוי הינו באחרית הקבלן.

ביסוס/אדמה שנמדדו הינם מעבר ל

בין המעקה לרצפה/קיר- בגנים "בראשית" ו"עמירם" נמצא כי המרווחים ב.

160

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

בכניסה לגן "בן-צבי", יש בסיס עמוד תאורה פגום ובורג חלוד. ד.

התאורה.לעמוד

בצורה מסוכנת. הביקורת ממליצה לעשות הגבהת בטון עם ציפוי גומי מסביב ב "גן בראשית" הותקן לא לפי פרט תקין וצלעות היסוד בולטות עמוד התאורה ג.

161

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן מבדיקת הביקורת עלתה שורת ליקויים קונסטרוקטיביים, כגון : 9.8.4

מוטות הברזל ולהוסיף פקקי גומי בקצה העליון

במעקה ב"גן עמירם" נמצאו מוטות ברזל היכולים לפגוע בילדים. יש ליישר את ה.

מנת למנוע המשך ההתפרקות.

התפרקות קיר תומך בגן בראשית. להמלצתנו יש לתקן את הקיר בדחיפות על א.

162

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

בכניסה לגן "עמירם" נמצאה בליטה וסדק בשביל האספלט ד.

בגן "בראשית" נמצאה בליטה ב"דק" מעץ. ג.

פרטי.

חגורת בטון לאורך המעקה כיסוד לעמודים, וכקיר הפרדה בין הגן וחצר של בית מעקה שאינו תקין ועל-סף התפרקות. יש לבצע בגן "בראשית" נמצא בסיס ב.

163

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן מבדיקת הביקורת עלתה שורת ליקויים אסטטיים, כגון : 9.8.5

בדק

שקעים בריצוף אבן משתלבת. על הקבלן לתקן ליקויים שכאלה במסגרת שנת ב.

בדק.

התקנת אבני גן בצורה רשלנית. על הקבלן לתקן ליקויים שכאלה במסגרת שנת א.

164

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן

איבוד בטון מסביב לעמודי חשמל ולקולטני ניקוז. ה.

חיבורים לא אסטטיים בין משטחי גומי ואבן גן או ריצוף. ד.

חיבורים בין ריצוף ואבן גן, שבוצעו עם רווחים גדולים. ג.

165

דוח מבקר העירייה לשנת

ונוף ביקורת סוגיות במחלקת גנים עיריית רמת-גן בתגובתו מסר מנהל מחלקת גנים ונוף כי הליקויים יטופלו בהקדם וכן יועברו

במדרגות גן 'בראשית' נמצא ציפוי גרנוליט פגום. ו.

הונמך בכדי לנקז את המים.

אין איבוד בטון , מפלס הבטון - ה.לטיפול המחלקות האחרות. לגבי סעיף

167

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

הערות ראש העיר

דו"ח ביקורת בנושא סוגיות במחלקת גנים ונוף

סעיף 1

סעיף 2

אחזקה

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. נהלי המחלקה יעודכנו ותוכן תוכנית עבודה שנתית לפעולות

סעיף 3

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן

סעיף 4

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת ותבוצע בדיקה יסודית של תפעול המחסן

סעיף 5

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. נושא התאורה במחסן טופל

סעיף 6

ההשקיה

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת, ומעדכן כי בעקבות הביקורת צומצם תקציב רכישת חלקי

סעיף 7

המעבר להשקיה ממוחשבת יבחן על ידי המחלקה

בעקבות הביקורת יירשם נספח לחוזה הקיים שיגדיר את התנהלות מעקב צריכת המים. נושא נתונים מדויקים, הוחלט להתבסס על הדוחות הממוחשבים של תאגיד המים ולא של הקבלן.

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת ומעדכן כי מתוך שיקולים מקצועיים ורצון לעבוד על בסיס

סעיף 8

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 9

המחסן לעבודות שיקום ופיתוח לקבלנים

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת ומעדכן כי בוצע ריענון ההנחיות לגבי הנפקת ציוד ממלאי

סעיף 10

בשלבים מתקדמים ויש תאריך לתחילת העבודות

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת ומעדכן כי תהליך מסירת עבודות הגיזום לקבלן חיצוני נמצא

סעיף 11

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת.

168

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

סעיף 12

סעיף 13

ונושא תיקי הגן יבחן עם יועץ המכרז

ולא ניתן להשית זאת על קבלני התחזוקה. בימים אלו אנו מתחילים בהכנת מכרז תחזוקה חדש רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. על מנת להכין תיקי גן יש לבצע סקר מקצועי שעלותו גבוהה

סעיף 14

בדיקה מדגמית

ביצוע הקבלן מחויב לצרף את המסמכים המתעדים את אספקת ושתילת הצמחים, ותעשה רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. מעדכן כי הוסדרו טפסי הזמנות צמחים לקבלנים ולאחר

סעיף 15

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. הנושא יבחן על ידי המחלקה

סעיף 16

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 17

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 18

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת.

171

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים

חוזי העסקה של עובדים המועסקים בעירייה. •

נהלי המחלקה •

תכנית עבודה של המחלקה לשנת •

:כמו כן נסמכה הביקורת על המסמכים הבאים

מנהל "תרבות המזרח". •

מנהל התזמורת הסימפונית של ר"ג •

הקאמרית ר"גמנהלת המקהלה •

מנהל מחלקת לוגיסטיקה רכש ובקרה במחלקת תרבות (להלן: "מנהל הרכש •

סגן ראש העיר ומחזיק תיק התרבות בעירייה •

מנהלת מחלקת התרבות •

:הביקורת נפגשה, בין היתר, עם בעלי התפקידים הבאים מתודולוגיה 3

בחינת מדגם של אירועים המוניים הנעשים על ידי מחלקת תרבות ואירועים •

היבטים בהתנהלות להקות ומקהלות •

התקשרות עם ספקים •

בחינת ההתנהלות הכספית •

מטרת הביקורת לבחון את פעילות מחלקת תרבות בהיבטים הבאים מטרת הביקורת 2

19/1/2014

) החלה את תפקידה בתאריך ה "מנהלת המחלקה" מנהלת מחלקת תרבות ואירועים (להלן:

התרבות.

של המחלקה, בהתאם. נכון לחודש מרץ

המבנה הארגוני של העירייה, מחודש ינואר

לעירייה וחלקם כפופים למפעלי בית עמנואל. דו"ח יועץ ארגוני חיצוני אשר נשכר למטרות ייעוץ בנושא במשך שנים פעלו מחלקות וגופי התרבות באופן עצמאי, ניהולית ותקציבית, כאשר חלקם כפופים קונצרטים, אירועי קיץ ועוד. הפעילויות מתקיימות ברחבי העיר, בתיאטראות ובבמות בידור.

פעילויות התרבות בעיר רמת גן כוללות מגוון עשיר של הצגות, מופעי רחוב, אירועי שבת תרבות, מבוא 1

172

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן ) : "טבלהעל פי ספר התקציב של העירייה לשנת

בטבלה להלן מוצגים נתוני הוצאות תקציב

נתונים כספיים 4

הביקורת מודה על שיתוף הפעולה

תגובות מנהלת מחלקת תרבות ואירועים שולבו בסעיפי הדו"ח.

הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

בקשות רישוי עסקים לאירועים. •

חשבוניות והוראות תשלום לספקים במדגם נבחר •

נתוני הנהלת החשבונות של העירייה •

דו"ח היועץ הארגוני לעניין השינוי הארגוני במחלקה •

חוזי התקשרות של העירייה עם ספקים •

דיווחי נוכחות של עובדים המועסקים בעירייה •

טבלה

מספר

סעיף סעיףתקציב

ב ₪

אומדן ביצוע

2015

סכום סעיפי

התקציב

המנוהלים

על ידי

מנהלת

מחלקת

תרבות

בש"ח

אחוז הסכום המנוהל על ידי מנהלת מחלקת תרבות

1% 30,000 2,010,231 2,139,310 תרבות-מנהל 821 תרבות ועוד

בחגים, שבת

אירועים

ישראל,

מורשת

95% 7,494,500 9,996,266 7,871,860 אירועי קיץ 822 תרבות

אירועי

בשכונות,

(אירועים

פעולות תרבות

0% 0 7,392,750 7,887,688 ספריות 823

ומתנ"סים 0% 0 4,679,000 3,725,000 824 מועדוניות גן החדש ועוד)

תיאטרון רמת

וספורט,

תרבות

מוסדות

54% 1,909,500 5,809,000 3,512,500 עמותה לניהול 825 רמת גן

(קונסרבטוריון

ותיאטרון

מחול

מוסיקה,

0% 0 6,703,144 5,951,088 מוזיאונים 826

173

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן טבלה

מספר

סעיף סעיףתקציב

ב ₪

אומדן ביצוע

2015

סכום סעיפי

התקציב

המנוהלים

על ידי

מנהלת

מחלקת

תרבות

בש"ח

אחוז הסכום המנוהל על ידי מנהלת מחלקת תרבות

100% 1,253,000 1,454,139 1,253,000 תרבות תורנית 827 תנועות נוער

קהילתיים,

מרכזים 0% 0 3,977,600 3,832,500 828 תרבות (אולמות

מועדוני נוער

0% 0 4,071,021 3,588,899 ספורט 829

סה"כ39,761,845 46,093,151 10,687,000 26%

תגובת מנהלת מחלקת תרבות

ועוד.

דוגמאות לכך באות לידי ביטוי בהעברת התקציבים למועדוני הנוער, למוזיאונים, לספורט מחלקת התרבות, משמשים לשם העברת הכספים לגורם אחר אשר מנהל את הפעילות בפועל.

אגף החינוך, מחלקת ספריות ועוד. במקרים רבים, תקציבים הרשומים כמנוהלים על ידי תקציבי התרבות מנוהלים על ידי גופים אחרים בעירייה, כגון מפעלי בית עמנואל, רובכאשר , מנתוני הטבלה עולה כי מנהלת המחלקה אחראית רק על כ 4.2 ולא קיים גורם אחד בעירייה המתכלל והאחראי לריכוז כלל פעילויות התרבותגופים מנוהלת ע"י כמה הביקורת מעירה כי פעילות התרבות, בהיקף כספי של כ 4.1

כלל למחלקה או שמועבר כולו, על ידה, לגורם המבצע את הפעילות סעיפי התקציב אשר אינם מנוהלים על ידי המחלקה = או שהתקציב אינו מגיע הערת הביקורת **לא כולל תמיכות בתחום התרבות.

נכון לחודש ינואר

המחלקה מעסיקה עובדים שהנם באותה דרגה כשלה (כגון: מנהל מחלקת תרבות תורנית).

המחלקה. המלצתו הייתה כי המבנה הארגוני יועבר להיות אגף כך שימנע מצב בו מנהלת "בשנת

174

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן נתונים כספיים

ממצאים עיקריים: 5

מבנה ארגוני וכח אדם במחלקה

]4.2;4.1[ בעיר

מנוהל ע"י גופים שונים ולא קיים גורם אחד בעירייה האחראי לתכלול פעילויות התרבות הביקורת מעירה כי נושא התרבות התרבות

, כאשר יתר תקציבי מנהלת המחלקה אחראית רק על כ 5.1 התקשרויות עם ספקים

הועסקו בימי שבת וזאת ללא היתר מתאים כמתחייב מסעיף מבדיקת תלושי שכר לחודשים ספטמבר-אוקטובר 5.5

ופיקוח אחר עבודתם

ארבעה מעובדי המחלקה אינם פועלים ממשרדי העירייה ולמנהלת המחלקה קיים קושי בניהול 5.4 מנהל האירועים במחלקה, מנהל האירועים בתרבות המזרח, מזכירת המחלקה בעירייה אלא מועסקים במפעלי בית עמנואל. כך שמנהלית הם כפופים למעסיק שונה, לדוגמא:

מהביקורת עולה כי ישנם עובדים הכפופים ארגונית למנהלת המחלקה אשר אינם מועסקים 5.3 .]6.1[מעורבות של מנהל מחלקת לוגיסטיקה האמון על נושא זה התרבות (כ

הפיקוח והבקרה שלו הם על חלק מצומצם מתקציב מחיר, הפקת הזמנות ובקרה תקציבית.

מנהל מחלקת לוגיסטיקה במחלקת תרבות מנהל את נושא הרכש ואחראי על קבלת הצעות 5.2

ב 5.8.1

עולה כי

בדיקת שני אירועי תרבות גדולים ובדיקת

הביקורת בחנה מדגם התקשרויות של המחלקה בהיקף כספי של כ 5.8 במחלקה אין נוהל כתוב המתייחס לרכש 5.7

של מחלקת תרבות

ובקרה נאותה אחר הליכי התקשרות העירייה עם ספקים ובכלל זה ספקי שירותים ועבודות הימצאם של נהלי התקשרות עם ספקים לקבלת שירותים ועבודות, אינו מאפשר שקיפות הביקורת מעירה כי אי התייחסות לכללי ההתקשרות עם ספקים לקבלת שירותים ועבודות.

מעיון בנוהל הרכש של העירייה עולה כי נוהל הרכש מתייחס לרכישת טובין בלבד ואין בו 5.6

175

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן המקהלה הקאמרית

]8.2.1[

בניגוד לנדרש בנהלי העירייה. כמו כן, בשני תשלומים לא נמצאה כלל הצעת מחיר ב 5.8.2

הקאמרית אינה כוללת את פירוט העלויות לכל פעילותתוכנית העבודה השנתית של המקהלה 5.9 התזמורת הסימפונית ר"ג

לה סמכות זו

מנהלת בפועל את תקציב המקהלה וזאת על אף כי בחוזה העבודה עמה אין כל סעיף המעניק עובדת מיקור חוץ המועסקת ע"י "מפעלי בית עמנואל", מנהלת המקהלה הקאמרית, שהינה 5.10 דבר שלא מאפשר עריכת בקרה תקציבית אחר פעילות המקהלה תרבות המזרח

.]9.3.8[להתחייבות שניתנה למשרד החינוך וזאת בניגודחשבונות בנק נפרדים מהביקורת עולה כי פעילות התזמורת מתנהלת בחשבון בנק אחד עם המרכז למוסיקה ולא בשני 5.15 .]9.3.7[ ₪ 110,572 , סך כלל התשלומים שטרם שולמובחודשים פברואר-נובמבר מהביקורת עולה כי נכון לחודש דצמבר 5.14

.]9.3.6[נאותים בנוגע למרכז החדש למוסיקה

רשימת הוצאות השכר ואי הצגתם בדוחות הכספיים מביאים להצגת דוחות כספיים לא אי תשלומי שכר לנגנים לא נרשמו בדוחות הכספיים וזאת בשל העובדה כי השכר טרם שולם. 5.13 .]9.3.5[השכר, התשי"ח

הלנת שכר כהגדרתו בחוק "הגנת . אי תשלום שכר לנגנים עבור עבודתם מהווההתזמורת החל מחודש פברואר

קיצוץ התקציב והמשך הפעילות הרגילה הביא לגרעון גדול בתזרים התזמורת, כתוצאה מכך 5.12 .]9.3.3,9.3.4[ זאת המשיכה התזמורת בפעילות שתוכננה לפני הקיצוץ סמנכ"ל מינהל ותרבות בעירייה שלא לבצע פעילות מעבר למסגרת התקציב שאושר, ולמרות בשנת 5.11

"נוהל חלוקת כרטיסים על ידי רשויות מקומיות ותאגידים עירוניים למשתתפים רבים ללא קיום וועדה מקצועית כמתחייב מסעיף מהביקורת עולה כי במסגרת קונצרטים אשר התקיימו בחסות תרבות המזרח, חולקו הזמנות 5.16

176

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן אירועים הנעשים ע"י מחלקת אירועים

.]9.4.5[

. הביקורת מעירה בחומרה על ביצוע רכישות ועבודות שלא עפ"י נהלי העירייההצעות מחיר רק חשבוניות לתשלום לאחר ביצוע העבודה וכי מנהל תרבות המזרח פונה לספקים ללא קבלת הגברה, כיבוד, פרסום ועוד, אך נענתה כי הצעות המחיר אינן מועברות למנהל הרכש והוא מקבל הביקורת בקשה לקבל לידיה את הצעות המחיר שהתבקשו מספקים שונים כגון תאורה, 5.18 .]9.4.4 ,9.4.3[ של הממונה

המתקבלים בשבילה ועל חשבונה ישולמו מיד לחשבון העיריה בבנק שהמועצה תקבע באישורו בפרק העשירי בסעיף

הופקדו לחשבון העירייה. וזאת בניגוד לאמור הביקורת, אשר הכנסותיו (בניכוי ההוצאות)

מהקונצרטים ומ"חאפלות" שנערכות בחסות "תרבות המזרח", למעט האירוע בו נכחה 2015-2016 במהלך השנים 5.17

ולוגיסטיקה

רכש

תנאי התשלום, התנהלות מול ספקים, ניהול בקרה תקציבית ועוד.

מעורבות של מנהל מחלקת לוגיסטיקה המתמחה בכך, אשר בקיא במחירים המקובלים, התרבות (כ

הפיקוח והבקרה שלו הם על חלק מצומצם מתקציב מחיר, הפקת הזמנות ובקרה תקציבית.

מנהל מחלקת לוגיסטיקה במחלקת תרבות מנהל את נושא הרכש ואחראי על קבלת הצעות 6.1 מבנה ארגוני וכח אדם במחלקה 6

.]10.2.3[לפני מועד האירוע המתוכנן

2310.12.2015

מהביקורת עולה כי על אף שאירוע מרוץ הלפיד היה צפוי להתקיים בתאריך 5.19.2 האירוע המתוכנן

11 הבקשה לקבלת רישיון הוגשה רק בתאריך

על אף שאירוע הפנינג פורים היה צפוי להתקיים בתאריךמהביקורת עולה כי 5.19.1 :]10.2[ 1968

הביקורת בחנה שלושה אירועים ובדקה האם עומדים בדרישות חוק רישוי עסקים התשכ"ה 5.19

177

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן נכון לחודשלהלן פרטי עובדי מחלקת תרבות, כפי שנמסרו מאגף משאבי אנוש, 6.2 מקום פעולתו/ משרדים

תיאור תפקידאחוז

משרה

בנין

העירייה

רחוב

הרצל

תיאטרון

ראסל

תרבות V 100 מנהלת מחלקת

V 100 סגנית מנהלת מחלקה

תרבות

ובקרה במחלקת V 100 לוגיסטיקה רכש

מנהל מחלקת

V 100 אחראי שיווק

V 100 מנהל תיאטרון ראסל

ומקהלות V 70 קונצרטים, להקות

תרבות V 100 מזכירה במחלקת

ראסל V 100 מזכירת תיאטרון

המלצות הביקורת:

המחלקה קיים קושי בניהול ופיקוח אחר עבודתם.

ארבעה מעובדי המחלקה אינם פועלים באופן שוטף מהמשרדים בבניין העירייה ולמנהלת 6.4 האירועים במחלקה, מנהל האירועים בתרבות המזרח, מזכירת המחלקה בעירייה אלא במפעלי בית עמנואל, כך שמינהלית הינם כפופים למעסיק שונה, לדוגמא: מנהל מהביקורת עולה כי ישנם עובדים הכפופים ארגונית למנהלת המחלקה אשר אינם מועסקים 6.3

סעיף

"העבדת עובד במנוחה השבועית אסורה, אם לא הותרה לפי סעיף

התקבל היתר מתאים. כך בלשון הסעיף:

סעיף

1(

(ב) המנוחה השבועית תכלול

"(א) לפחות שלושים ושש שעות רצופות לשבוע הן המנוחה השבועית של העובד.

שעות המנוחה השבועיות של עובד כדלקמן:

סעיף

העסקת עובדי מחלקת התרבות בעירייה ביום שבת 7

הביקורת ממליצה על בחינה של ריכוז כלל עובדי המחלקה במבנה אחד 6.6 המחלקה על ידי העירייה ולא באמצעות מפעלי בית עמנואל על ידי הנהלת העירייה, להעסקת כלל עובדי בחינה מחדש הביקורת ממליצה כי תבוצע 6.5

178

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן

המלצת הביקורת:

כמפורט בסעיף

להכליל עובדים אלה תחת הגדרת שמשים וסדרנים, וממליצה להשיג קבלת היתר עבודה הביקורת סבורה כי הגם שקיים היתר עבור העבדת שמשים וסדרנים לעבוד ביום שבת, לא ניתן וסדרנים במקומות ציבוריים במנוחה השבועית.

בסעיף

הביקורת בדקה, מול סגן מנהל אגף משאבי אנוש בעירייה, האם קיים היתר עבודה כמפורט מהביקורת עולה כי במהלך חודשים אלו הועסקו

הביקורת בחנה את דו"חות הנוכחות של עובדי המחלקה לחודשים ספטמבר ואוקטובר 7.1

צרכים שהם, לדעת שר העבודה, חיוניים לציבור או לחלק ממנו המדינה או בביטחון הגוף או הרכוש, או לפגוע פגיעה רבה בכלכלה, בתהליך עבודה או בסיפוק משוכנע שהפסקת העבודה למנוחה השבועית לכולה או לחלק ממנה, עלולה לפגוע בהגנת "שר העבודה רשאי להתיר העבדת עובד בשעות המנוחה השבועית, או בחלק מהן, אם הוא לדו"ח). נספח א'הנלוות שצורפו לתשלומים (ראה פירוט ב שני אירועי תרבות גדולים ובדיקה של

הביקורת בחנה מדגם התקשרויות של המחלקה בהיקף כספי של כ התקשרות העירייה עם ספקים 8

עבור ששת העובדים ו/או עובדים אחרים מהמחלקה, המועסקים בשבת מומלץ כי מנהלת המחלקה, בשיתוף אגף משאבי אנוש, יפעלו להשגת היתר עבודה לימי שבת 7.2 בחינת יישום נוהל רכש 8.1

עם זאת 3 ₪ - יש לקבל שתי הצעות מחיר; מסך של

שירותים או עבודות הוא: עד סך של

לדברי מנהל הרכש במחלקה הנוהל שהוא עובד על פיו בהתקשרות עם ספקים לקבלת 8.1.3 ארבע הצעות מחיר

בעסקאות בסכומים;לקבל לפחות שלוש הצעות מחיר

בעסקאות בסכומים; 10,000

בעסקאות בסכומים ;בסכומים

על פי נוהל הרכש של העירייה לרכישת טובין, עליו הסתמכה הביקורת, נקבע כי בעסקאות 8.1.2 ספקים ובכלל זה ספקי שירותים ועבודות של מחלקת תרבות ועבודות, אינו מאפשר שקיפות ובקרה נאותה אחר הליכי התקשרות העירייה עם הביקורת מעירה כי אי הימצאם של נהלי התקשרות עם ספקים לקבלת שירותים בלבד ואין בו התייחסות לכללי ההתקשרות עם ספקים לקבלת שירותים ועבודות.

הביקורת קיבלה לעיונה את נוהל הרכש של העירייה. נוהל הרכש מתייחס לרכישת טובין 8.1.1

179

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן בחינת קיום הצעות מחיר 8.2

מנוהל רכש הטובין של העירייה

נוהל זה האמור על ידי מנהל המחלקה אינו כלול בנוהל הכתוב של המחלקה, ושונה מבדיקת הצעות המחיר באירועי התרבות עולה (נספח ב'): 8.2.1 בגין התקשרויות של המחלקה עם ספקים

הצעות מחיר בשני אירועי תרבות גדולים וכן בדיקת הצעות מחיר אשר צורפו ל 1,536 מדגם בהיקף של כלצורך כך ערכה הביקורת, כאמור, את הצעות המחיר המתקבלות לכל הזמנה יש לצרף לחשבונית התשלום.

8.2.2.

וזאת בניגוד לנוהל הרכש הקובע כי כבר מעל

תשלומים, בסכומים הנעים בין

תשלומים שונים שהתבצעו לספקים בהיקף כספי המסתכם בכ אירוע מרוץ הלפיד שנערך ביום •

נמצאו

וזאת בניגוד לנוהל רכש הטובין בעירייה הקובע כי מעל תשלומים, בסכומים הנעים בין

תשלומים שונים שהתבצעו לספקים בהיקף כספי המסתכם בכ נבדקו קיומן של הצעות מחיר עבור אירוע הפנינג פורים שנערך ביום ה •

שמתקבלות מספקים

את הצעות המחיר מטעמם, וכך אין אפשרות להשוואה בין הצעות המחיר השונות הביקורת מעירה כי לא קיים טופס הצעות מחיר סטנדרטי שעליו נדרשים הספקים למלא 8.2.3 זיכוי

(סעיף תקציביסעיף •

צורפו שלוש הצעות מחיר

הפנינג סוכות כיכר אורדע, הוצאה של

, שישי בכיף, הפקת ניהול 1822100781 (סעיף תקציביסעיף •

, הפרויקט כולו נוהל על ידי סמנכ"ל מנהל ותרבותלדברי מנהלת המחלקה ביאליק, תאריך פקודת זיכוי

, רוקדים בעיר, בלאק 1822100787(סעיף תקציבי סעיף •

פקודת זיכוי

, להקות עירוניות, תאריך 1825000788 - (סעיף תקציביסעיף •

:תרבות מסעיפים תקציביים שונים של מחלקת

להלן מספר דוגמאות תקציבי

ב

180

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן

המלצות הביקורת:

תגובת מנהלת מחלקת תרבות:

על מנת שתהיה אפשרות להשוואה בין הצעות המחיר השונות שמתקבלות מספקים.

מומלץ לנסח טופס הצעות מחיר מפורט ובו יידרשו הספקים למלא את הצעות המחיר, 8.2.7 .לאפשר שקיפות ובקרה נאותה של הליכי התקשרות העירייה עם ספקים מומלץ כי לפקודות הזיכוי יצורפו הצעות המחיר שהתקבלו מהספקים השונים, על מנת 8.2.6 הרכש

הצעות המחיר הנדרשות בהתאם למדרג הצעות המחיר לפי סכומים אשר נקבע בנוהל מומלץ כי טרם אישור ההזמנה ע"י מנהלת המחלקה תבוצע בחינה כי אכן נתקבלו כל 8.2.5 ועבודות, ובו יעוגן, בין היתר, נושא מספר הצעות המחיר הנדרשות מומלץ פרסומו של נוהל רכש שיגדיר כללי התקשרות עם ספקים לקבלת שירותים 8.2.4 בקרת אישורי חשבוניות 8.3

ולא דרך מפעלי בית עמנואל ולפיכך קיים תיעוד מלא להצעות המחיר החל ממועד זה "ב

בחינת ניהול הוצאות המחלקה בפעולות התרבות 8.4

.תקיןידי מנהל האגף/מחלקה שדרש את השרות מהספק" -

"הגזברות מקבלת מהמחלקות את הוראות תשלום בצרוף חשבוניות הספק, חתומות על תקציבן, וזאת בהתאם לסעיף

שנדגמו על ידי הביקורת, קיימת חתימת כלמהביקורת עולה כי על 8.3.2 ובסכום של

מתוךאחת מהביקורת עולה כי בחשבונית 8.3.1

אירועי תרבות הכלולים בסעיף תקציבי זה. להן פירוט החשבונות שנבדקו ₪. הביקורת ביקשה לבחון את אופן ההתקשרות עם אמנים וספקים שונים האחראים על קיום בשנת

מספר חשבון שם חשבון בש"חביצועהצעת תקציב

בש"ח

900,000 1,190,000 אירועים בשכונות 1822000780 600,000 2,124,863 אירועי קיץ 1822000788

500,000 588,000 שישי בכיף 1822100781

820,000 שבת תרבות 1822100782 800,000

סה"כ 4,722,863 2,800,000

181

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן

המלצות הביקורת:

לספקים לעומת ביצוע הפעולות על ידי עובדי המחלקה.

אירועים רבים החוזרים על עצמם מידי שנה, יש מקום לבחינת סבירות התשלומים המקרים ההחלטה הינה כי יש להיעזר בגורם חיצוני. הביקורת מעירה כי נוכח קיום מניעת תשלום עודף לספקים, ובאילו מקרים יש מקום לרכישת מיקור חוץ. במרבית בחינתם של מנהלת המחלקה ומנהל הרכש, באילו מקרים יש מקום לרכישת ציוד לשם תשלומים לחברות הגברה, שילוט לאירועים ועוד. מהביקורת עולה כי קיים תיעוד על חלק גדול מן ההוצאות לאירוע מקורן בתשלום לבמות אירועים, מסכים, גנרטורים, 8.4.2 התקשרות

בגדר ההתקשרות עמו לא נדרשות הצעות מחיר נוספות ולא נדרשת פניה פרטנית לגבי כל אחרות קיימות הנחיות מפורטות של המחלקה המשפטית באשר להגדרה מיהו אמן אשר מבדיקת הביקורת עולה כי ברשויות מקומיות נוספות, מתקשרת המחלקה עם האמן.

קבלת אישור המחלקה המשפטית כי מדובר באמן שיש לגביו פטור מקבלת הצעות מחיר בעירייה בשאלה האם יש פטור מקבלת הצעות מחיר נוספות להתקשרות עם אמן. לאחר מהביקורת עולה כי טרם התקשרות עם אמן, פונה מנהלת המחלקה ליועץ המשפטי 8.4.1

בידי מנהל הרכש במחלקה

ולהקות ברמת גן ונבחר מועמד לתפקיד זה, אך לבסוף הוחלט על ביטול העסקתו והשארת הנושא בתאריך

הגורם האחראי על בחינת הוצאותיהן.

למנהלת המחלקה. כיום מנהל הרכש מתפקד גם כמ"מ מנהל הלהקות והמקהלות במחלקה והוא מינוייה של מנהלת מחלקת התרבות, הועבר הפיקוח על התנהלות הלהקות והמקהלות ותקציבן בעבר, הפיקוח על המקהלות והלהקות היה מפוצל בין מפעלי בית עמנואל ואגף החינוך בעירייה. עם חלקם על ידי "מפעלי בית עמנואל" כשכירים וחלקם כספקים חיצוניים של "מפעלי בית עמנואל".

ניהול הלהקות והמקהלות מתבצע על ידי מנהלים מקצועיים, אשר חלקם מועסקים על ידי העירייה, ומקהלת הדר.

הקאמרית רמת-גן, התזמורת הסימפונית רמת-גן, מקהלת גוונים, להקת המחול הייצוגית רמת גן ברמת גן פועלות מספר להקות ומקהלות בהן משתתפים תושבי העיר. בין להקות אלה: המקהלה היבטים בהתנהלות להקות ומקהלות במחלקת תרבות 9

התרבות. וזאת על מנת לייעל ולצמצם את עלויות האירועים הזמנת ציוד ממיקור חוץ ובחינת אפשרות לשילוב חברות הפקה חיצוניות בפעילויות מבוצעים באמצעות עובדי המחלקה וכן בחינה מקיפה לכדאיות רכישה של ציוד לעומת מומלץ כי תיעשה בחינה על ידי המחלקה ואגף הרכש, אילו שירותים יכולים להיות 8.4.4 מחיר נוספות

הספק "כאמן ייחודי" אשר אין צורך בקיום הליך הצעות מחיר ובאילו נדרשות הצעות מומלץ לפנות למחלקה המשפטית לשם קבלת הגדרה ברורה באילו תחומי פעילות יוגדר 8.4.3

182

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן המקהלה הקאמרית 9.2

לנוהל שפורסם

הקמתה של ועדת ההנחות, ובינואר

הנחות למשתתפים וגובה דמי השתתפות באופן עצמאי. מנהלת המחלקה הובילה את ומתן ההנחות בין הלהקות לא הייתה אחידה, שכן כל אחת מן הלהקות הייתה מעניקה מבדיקת הביקורת עולה כי עד חודש דצמבר 9.1.1

תשלום חברות

בנוסף הופקו טפסים ייעודיים לנושא: טופס בקשת הנחה ללהקות/מקהלות ילדים ונוער וטופסי בנוהל נקבעו קריטריונים לזכאים להנחה, וכן נהלים בדבר התנהלות ועדת הנחות להקות/מקהלות.

קיום השוויון ולשם מניעת אפליה.

בתשלום עבור השתתפות בלהקות ובמקהלות עירוניות, תוך יצירת קריטריונים למתן הנחיות לשם הופץ בעירייה בחודש דצמבר

המשתתפים בלהקות ובמקהלות עצמן. "נוהל הנחות למשתתף בלהקות ובמקהלות ילדים ונוער"

הלהקות והמקהלות הפועלות בעיר מקבלות תקציב מהעירייה, בנוסף נגבים דמי השתתפות מן ומקהלות הנחות - להקותמדיניות גביית השתתפות עצמית ומתן 9.1 תרבות המזרח •

התזמורת הסימפונית •

המקהלה הקאמרית •

הביקורת ביקשה לבחון את מדיניות מתן ההנחות וכן את ההתנהלות הכספית בפעילויות המקהלה הקאמרית רמת-גן הוקמה בשנת

כוללות הוצאות בגין תשלומים לנגנים מקצועיים (בעיקר מן התזמורת הוצאות המקהלה הפילהרמונית הישראלית) לקיום מופעים משותפים של המקהלה בליווי הנגנים וכן הוצאות נלוות לקיום מופעים אלו, כגון: הגברה, תיאורה, שכירות אולם, הסעות ועוד.

מנהלת המקהלה, מועסקת ע"י מפעלי בית עמנואל במיקור חוץ, באמצעות חוזה המתחדש מדי שנה.

עיריית רמת-גן מתקצבת את המקהלה הקאמרית, בשנת

הסכום לתשלום עבור שכרה עם זאת מועבר ל"מפעלי בית עמנואל",עמנואל" למחלקת תרבות.

של מנהלת המקהלה.

183

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן 2015 2016

גורם מנהלמפעלי בית

עמנואל

מחלקת תרבות

210 150 תקציב באלפי

60 90 הכנסות באלפי

2 70 240 סה"כ באלפי

מהביקורת עולה כי מנהלת המקהלה היא זו המנהלת בפועל את תקציב המקהלה והינה 9.2.1 , וזאת על אף שבסעיףהגורם הבלעדי המחליט מהו התקציב לכל קונצרט בכלל ולכל נגן בפרט אין כל סעיף המעניק לה 2

סמכות זו

לדברי מנהלת המקהלה, היא זו המחליטה מהו הסכום לתשלום לנגנים עבור חזרה ועבור 9.2.2 הופעה וכן היא האחראית לפרסום קונצרטים של הלהקה. לדבריה, היא נעזרת באחד הזמרים בלהקה המשמש כגזבר והוא זה שמעביר את כלל החשבוניות והצעות המחיר למנהל הרכש.

מנהלת המקהלה ציינה בפני הביקורת כי הייתה מעוניינת שיהיה גורם מקצועי בעירייה שיוכל לייעץ ולסייע לה בתחום זה.

מנהל הרכש מסר לביקורת כי כאשר מדובר בהעסקת נגנים, שיקול הדעת הבלעדי הוא של 9.2.3 היות ולא קיימות הנחיות של המחלקה והיא אינה מבקשת הצעות מחיר, מנהלת המקהלה . כאשר מדובר מהי מסגרת התשלומים בהם ניתן להעסיק נגנים להופעה או לחזרה בהתקשרות עם ספקי תאורה, הגברה וכדומה מנהלת המקהלה מציגה בפניו הצעת מחיר ובוחר את הספק המתאים הצעות מחיר נוספותמפורטת עם כלל הציוד שנדרש והוא מבקש ביותר להתקשרות בהיבט המחיר והאיכות.

משיחה שקיימה הביקורת עם מנהל התזמורת הסימפונית, נמסר על ידו כי על אף שנגני 9.2.4 מנהלת המקהלה התזמורת הינם מקצועיים ויכולים לנגן במקהלה הקאמרית בקונצרטים, יקרה יותר לעומת שכירת נגנים אינה נעזרת בהם ופונה לנגנים חיצוניים שעלות שכירתם מהתזמורת הסימפונית.

הביקורת קבלה לידיה את תכנית העבודה השנתית של המקהלה ועולה כי אמנם התוכנית 9.2.5 מפרטת את הפעילויות הצפויות למקהלה במהלך השנה, אך זאת ללא פירוט העלויות לכל פעילות, דבר שלא מאפשר עריכת בקרה תקציבית שוטפת אחר פעילות המקהלה והערכות

לדיוני תקציבים לשנה הבאה.

184

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן

המלצות הביקורת:

מומלץ כי מנהלת המחלקה האחראית על תקציב המקהלה תטפל באופן חלוקתו ותבחן באופן 9.2.6 כלל התשלומים המתקיימים במקהלה, הן לספקי טובין והן לנגנים. ניהול התקציבפרטני את בפועל יש שיתבצע על ידה.

תקיים פגישות עבודה, אחת לרבעון, עם מנהל התזמורת הסימפונית מומלץ שמנהלת המקהלה 9.2.7 מדוברותבחן את אפשרות שילוב נגני התזמורת הסימפונית בקונצרטים ובחזרות המקהלה.

. לצמצם עלויותבשני גופים הנתמכים ע"י העירייה, וזאת על מנת מומלץ כי תכנית העבודה השנתית של המקהלה תכלול הערכה תקציבית לכל פעילות לשם 9.2.8 תגובת מנהלת מחלקת תרבות

ביצוע בקרה שוטפת ויעילה של מנהל הרכש ומנהלת המחלקה.

להלן נתוני תקציב התזמורת בשנים 9.3.1

עירונית בבעלות העירייה (להלן: "המרכז

המנצח והמנהל המוסיקלי משמש גם כמנכ"ל המרכז החדש למוסיקה ברמת-גן שהינו עמותה נוער, בהמשך תזמורת חובבים וכיום היא תזמורת סימפונית המונה כ התזמורת הסימפונית (להלן: "התזמורת") רמת גן הוקמה בשנת התזמורת הסימפונית רמת-גן 9.3

אשר בוטל בחודש דצמבר

ומנהלת המחלקה. יצוין כי בשנת

"נדרש כי הניהול הכספי של המקהלה הקאמרית יועבר באופן מלא לבקרה של מנהל הרכש 2015 2016

גורם מנהלמפעלי בית

עמנואל

החל מחודש

המרכז החדש למוסיקה

160 650 תקציב באלפי

60 199 הכנסות באלפי

505 691 הוצאות באלפי

"המרכז").

מחודש פברואר

עד לחודש פברואר 9.3.2

185

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן 110,572 הסתכם נכון ליום ל

עבודתם בחודשים פברואר-נובמבר

מהביקורת עולה כי נכון לחודש דצמבר 9.3.7

להצגת דוחות כספיים לא נאותים בנוגע למרכז החדש למוסיקה אי רשימת הוצאות אלה ואי הצגתם בדוחות הכספיים מביאה הביקורת מעירה כי העובדה כי טרם שולמו להם התשלומים.

למוסיקה נמסר כי הוצאות השכר עבור הנגנים לא נרשמו בדוחות הכספיים וזאת בשל מפגישה שנערכה ביום 9.3.6

כהגדרתה בחוק הגנת השכר, התשי"ח

הלנת שכר ובקונצרטים של התזמורת. אי תשלום שכר לנגנים עבור עבודתם מהווה בעמותה. לכן החל מחודש פברואר

קיצוץ התקציב והמשך הפעילות ללא שינוי בהתאם לקיצוץ התקציבי, הביא לגרעון גדול 9.3.5

שנוצר

התחייבות בשום אף גורם עירוני לקיום הקונצרט הנדון עד אשר ימצא פתרון לגרעון סמנכ"ל מינהל ותרבות מיום ה •

בינואר מרץ – מאי

סמנכ"ל מינהל ותרבות מיום ה •

להוציא כספים נוספים

סמנכ"ל מינהל ותרבות מיום ה •

את התקציב

סמנכ"ל מינהל ותרבות מיום ה •

הנחיות העירייה לצמצום הפעילות

מהתייחסות מנהלת המחלקה עולה כי הועברו הנחיות העירייה לצמצם הפעילות. מצ"ב לסגור אותה ועל כן המשיך בפעילות התזמורת, תוך אי תשלום החובות לנגני וספקי העמותה.

או אך לא התקבלה החלטה בעירייה לצמצם את פעילות התזמורת, בהתאם לקיצוץ התקציבי, מנהל התזמורת מסר לביקורת כי אמנם בשנת 9.3.4

חובות מידי של נגני וספקי העמותה

החליטה האסיפה הכללית ביום ה

לנגני התזמורת ולכן נגרם גירעון לעמותה בסך של כ על אף הקיצוץ התקציבי הניכר, המשיכה התזמורת בפעילות שתוכננה לפני הקיצוץ התקציבי בחודש פברואר 9.3.3

186

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן : המלצות הביקורת

הביקורת מעירה כי התנהלות המרכז הינה בניגוד להנחיות משרד החינוך.

חשבונות.

התזמורת לפעילות המרכז, וכי קיים חשבון בנק אחד המנוהל באמצעות מערכת הנהלת נכון לחודש דצמברמהמרכז החדש למוסיקה ר"ג".

התזמורת הסימפונית למרכז החדש למוסיקה ר"ג, בתנאי שהנ"ל תנהל בחשבון נפרד החדש למוסיקה, מיום

[

התזמורת שיעשה בחשבון ובכרטסת מיוחדים – בנפרד לחלוטין מניהול מרכז המוסיקה המוסיקה במשרד החינוך "ליצור הפרדה מוחלטת בין ניהול תקציבה השוטף של מהביקורת עולה כי מנכ"ל המרכז החדש למוסיקה התחייב בפני מפקח מרכז מקצועי של 9.3.8 הקונצרט

בקשתו וללא שנוכחותו נדרשת כחלק ממילוי תפקידו או לצורך ההתנהלות התקינה של האירוע. מהביקורת עולה כי ניתנו שתי הזמנות למנהל הרכש במחלקת תרבות, וזאת ללא עובד אחר שנוכחותו אינה נדרשת כחלק ממילוי תפקידו ולצורך התנהלותו התקינה של עוד קובע החוזר, בסעיף 9.4.2

מקצועית כנדרש מסעיף

עלה כי עשרות משתתפים קיבלו הזמנה לקונצרט וזאת ללא החלטת וועדה "ראסל", ממשתתפי הקונצרט למוסיקה ערבית "נצרת" שהתקיים ביום הזמנה ייעשה באמצעות וועדה מקצועית שתוקם. משיחות שקיימה הביקורת עם כ עירוניים" (להלן: "נוהל חלוקת כרטיסים") קובע בסעיף חוזר מנכ"ל מס 9.4.1

2016 24 ב

180 העירייה פעילות זו ב

) בעירייה בהתנדבות. בשנת "מנהל הפעילות" מר ש. מנהל את הפעילות (להלן:

באירועים הפועלים, בין היתר, בבית הצנחן ובתיאטרון ראסל.

הכוללות הופעות של זמרים ונגנים במהלך חודשי השנה. הפעילויות אף כוללות כיבוד למוזמנים פעילויות "תרבות המזרח" כוללות פעילויות תרבות המיועדות לקהל חובבי תרבות המזרח בעיר, תרבות המזרח 9.4

העסקית של המרכז לבין התזמורת

בין חשבונות הבנק והפעילות הפרדה יש לפעול בהתאם להנחיות משרד החינוך, וליצור 9.3.10 על התזמורת לפעול במסגרת התקציב השנתי שאושר ולא לחרוג ממנו 9.3.9

187

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן

המלצות הביקורת:

הביקורת מעירה בחומרה על ביצוע רכישות ועבודות ללא קבלת הצעות מחיר כנדרש.

הפעילות נמסר על ידו כי הוא אכן פונה לספקים באופן אישי וללא קבלת הצעות מחיר.

בפגישה שערכה הביקורת עם מנהל והזמנות עבודה, לא הועברה לידיו טבלה כנדרש.

חוזרות ונשנות לקבלת טבלה המפרטת את הספקים טרם האירוע, הכוללת הצעות מחיר לדברי מנהל הרכש, למרות בקשות . מקבל רק חשבוניות לתשלום לאחר ביצוע העבודה והוא הגברה, כיבוד, פרסום ועוד, אך נענתה כי הצעות המחיר אינן מועברות למנהל הרכש הביקורת בקשה לקבל לידיה את הצעות המחיר שהתבקשו מספקים שונים כגון תאורה, 9.4.5 את התשלום לספקים

היה להפקיד את כלל הכנסות האירוע לקופת העירייה ומתוך קופת העירייה להעביר הביקורת מעירה בחומרה כי נכון לספקים השונים ואת היתרה הפקיד לחשבון העירייה.

הנ"ל הינם בניכוי הוצאות האירוע. כלומר, מכלל הכנסות האירוע, שילם מנהל הפעילות משיחה שקיימה הביקורת עם מנהל הפעילות, צוין בפניה כי ההכנסות שהופקדו מהאירוע 9.4.4 הביקורת אושר על ידי מנהל הרכש כי אכן הופקדו כספים , אשר הכנסותיו אכן הופקדו לחשבון העירייה. יצוין כי לגבי האירוע בו נכחה הביקורת למעט האירוע בו נכחה הביקורת כי במהלך השנים

בבנק שהמועצה תקבע באישורו של הממונה". מנהל הפעילות ציין בפני לחשבון העיריה ישולמו מיד הכספים השייכים לקופת העיריה, או המתקבלים בשבילה ועל חשבונה . על פי הפרק העשירי לסעיף כל הכנסות בספרי העירייה כי במהלך השנים הנ"ל לא נרשמו חשבונות של תרבות המזרח בשנים נערכות "חאפלות" כאשר עלות כל משתתף

כל שנה נערכים מספר קונצרטים, כאשר עלות כרטיס הינה משיחה שקיימה הביקורת עם המתנדבת האחראית על קבלת ההכנסות נמסר כי במהלך 9.4.3

ידו

לאחר קבלת הצעות מחיר מספקים בהתאם לנוהל הרכש ולבקרה תקציבית שתעשה על ביצוע הזמנות עבודה ו/או רכש ושירותים יתבצעו ע"י מנהל הרכש במחלקת תרבות, וזאת 9.4.8 העשירי בסעיף

עירייה אשר יפקיד את כספי המשתתפים ישירות בקופת העירייה, כאמור בפרק הביקורת ממליצה כי כל מכירת כרטיסים לאירועי תרבות העירייה יבוצעו על ידי עובד 9.4.7 קריטריונים לחלוקת הזמנות בהתאם לנאמר בחוזר מנכ"ל הביקורת ממליצה שלא לחלק הזמנות למופעים ללא קיום ועדה מקצועית שתחליט על 9.4.6

188

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן

תגובת מנהלת מחלקת תרבות:

המתקיים, כמות הקהל הצפוי להשתתף וכו'.

ביצוע התנאים ודרישות כל גורמי האבטחה והרישוי השונים המתחייבים מאופי האירוע ד.

בעירייה, כיבוי אש, איכות הסביבה ומשרד הבריאות.

פעילות מול כל גורמי הרישוי אליהם מופנית בקשת רישיון העסק, כגון: משטרה, אגף ההנדסה ג.

פעילות מול המחלקה לרישוי עסקים לאישור הליך הרישוי. ב.

הפעילות עם כל הגורמים האומנותיים.

עריכת תכנית ותרשימים של אזורי האירוע עם יועץ בטיחות, וזאת לאחר שנקבעו מוקדי א.

הפעילות הכרוכה בהוצאת רישיון עסק, כוללת, בין היתר:

קיום הדינים הנוגעים לתכנון ולבניה ולשירותי כבאות. 6 .נאותים תברואה תנאי לרבות הציבור בריאות 5

.או בתרופות

הדברה, בדשנים בחומרי מים מקורות זיהום ומניעת חיים של מחלות בעלי סכנות מניעת 4 .וסביבתו העסק במקום הנמצאים של בטיחות 3

.והתפרצות שוד מפני והבטחה הציבור לשלום סכנות מניעת 2 .ומטרדים מפגעים ומניעת הסביבה של נאותה איכות 1 להסדיר סמכויות וחבויות למתן רישיון לעסקים השונים, במגמה להבטיח מטרות אלו שר הפנים, הממונה על ביצוע החוק, התקין תקנות ופרסם צווים בדבר עסקים טעוני רישוי, הבאים הדרכים לאכיפת החוק על מי שמנהלים עסק טעון רישוי ללא רישיון או שלא על פי התנאים שנקבעו.

החוק מסדיר את סוגי רישיונות העסק, התנאים למתן רישיונות העסק והמורשים לקביעתם, וכן עסקים.

- דורשים רישוי כיפת השמים, דיסקוטק, יריד שלא במבנה של קבע וכלי שיט המשמש לעינוג ציבורי"

מופעים וירידים, קולנוע, תאטרון, אמפיתאטרון, מקום אחר לעריכת אירועי תרבות בידור וספורט תחת ): "מקום לעריכת "החוק" או "חוק רישוי עסקים"על פי חוק רישוי עסקים, התשכ"ח עירוניים נוספים.

הזיכרון, אירועי חגים, אירועי שבוע הספר, פעילויות שונות בשכונות העיר, טקסי יום השואה וטקסים מחלקת אירועים אחראית על כמחצית מהאירועים בעיר, כגון: אירועי יום העצמאות, אירועי יום מחלקת אירועים מנוהלת במסגרת מחלקת תרבות.

ארגון אירועים המוניים על ידי מחלקת אירועים 10 הניהול למחלקת תרבות באופן בלעדי

לא קיים קשר ניהולי / כספי בין פעילות המחלקה לבין פעילות תרבות המזרח. יש להעביר את תרבות. העברות בסך

"יש להדגיש כי מנהל הפעילות התנהל ישירות דרך מפעלי בית עמנואל ללא מעורבות של מחלקת

189

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן , על פי סעיף 30 משתתף קהל, כשהבקשה תוגש

חוק רישוי עסקים התשכ"ה

הגשת בקשות לרישוי עסק 10.2

מיוחדות, לוח זמנים והתנהלות במקרה של ליקויים

המסמך מצביע על החלוקה בין שלב הטיפול והגורם המטפל, וכולל הערות בנוגע לדרישות החל מחודש ספטמבר 10.1.2

ועוד

פעולה, מספר הצעות המחיר שנדרש, קבלת הזמנות, הפקת תשלומים, ניצול תקציבי ובקרה נאותה אחר תקינות תהליך הפקת האירועים (תיאור התהליך, הזמן הנדרש לכל בנוגע להפקת האירועים. הביקורת מעירה כי אי קיומם של נהלים לא איפשר שקיפות עד חודש ספטמבר 10.1.1

נהלי מחלקת אירועים 10.1

בחינת קיום פקודת יום של מנכ"ל העירייה עבור שלושת האירועים •

בחינת אישורי היועצים שהתקבלו לכל אחד מהאירועים •

בחינת בקשות לרישוי עסקים שהוגשו, כולל נספחים א', ב' ו-ג •

לגבי שלושת אירועים אלו, בחנה הביקורת את התנהלות מחלקת אירועים במספר מישורים מרוץ הלפיד מיום ה •

טקס יום הזיכרון מיום ה •

הפנינג פורים מיום ה •

:)"שלושת האירועים (להלן: בהוצאת רישיון העסק.

מנהל מחלקת לוגיסטיקה רכש ובקרה במחלקת תרבות, המרכז והאחראי על ביצוע הפעילות הכרוכה בדיקה מדגמית להביקורת ערכה

לפקח ולוודא כי האירוע מתקיים על פי תנאי רישיון העסק. ה.

): "טבלה

להלן טבלה המתארת את הדרישות עבור כל אחד מן האירועים וכן מידת עמידתם בכל דרישה (להלן:

המשתתפים וסדרי הביטחון והאבטחה.

אירוע יצורף תרשים איזור האירועים ולוח זמנים של האירועים, צפי קהל שצפוי להיות נוכח האומנים ). לבקשה לעריכת "תקנות רישוי עסקים" רישוי עסקים (הוראות כלליות), התשס"א

190

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן מטבלה

זמן קצר לפני האירוע (באותו יום/יום לפני), כך שאישורה של מחלקת אירועים לרישוי עסקים מוקמים רק ביומיים-שלושה האחרונים לפני האירוע, ולכן אישור הגורמים המקצועיים נעשה למרות שהבקשה לרישוי עסקים מוגשת

. הביקורת מציינת כי תקיןבשלושת האירועים ניתן אישור משטרה לעריכת האירוע - 10.2.5 .תקיןבשלושת האירועים נחתמו שלושת הנספחים הנלווים - 10.2.4 בניגוד להנחיית סעיףהמתוכנן

23 הבקשה לקבלת רישיון הוגשה רק בתאריך

מהביקורת עולה כי על אף שאירוע מירוץ הלפיד היה צפוי להתקיים בתאריך 10.2.3 להנחיית סעיף

האירוע המתוכנן בניגוד 11 לקבלת רישיון הוגשה רק בתאריך מהביקורת עולה כי על אף שאירוע הפנינג פורים היה צפוי להתקיים בתאריך 10.2.2 .תקיןבשלושת האירועים הוגשה בקשה לרישוי עסק - 10.2.1 טבלה

דרישות הפנינג פורים

5.3.2015

טקס יום הזיכרון

21.4.2015

מירוץ הלפיד

10.12.2015

עסקיםבתאריךבתאריךבתאריך רישוי חוקפי תקין תקין תקיןהגשת בקשה על 10.12.2015(עבור יום האירועהאירוע האירוע ביום ניתן האישורהאישור ניתן ביום האירוע, מבנים ארעיים יום עבור האירוע, ביום ניתן האישוראישור מהנדס בניין (ר.ש.) אישור מהנדס בניין (ר.ש.) נספח א'- אישור אישור הנדסאי בניין (ר.ז.) תקין תקין תקין האירועהאירועעבור יום האירוע

האישור ניתן ביום האירוע, עבור יום יום עבור האירוע, ביום ניתן האישורהאישור ניתן ביום האירוע, חשמל אישור בודק חשמל מוסמך אישור בודק חשמל מוסמך אישור בודק חשמל מוסמך בודק ב'-נספח תקין תקין תקין

לכבאות והצלה מתאריך

קביעת סדרי בטיחות אש מהרשות הארצית המבצעת: ר.ח. מחלקת בנייה ציבורית. בנוסף קיים דו"ח החברה 18.11.2015 מתאריך בנוסף קיימת ביקורת בטיחות מטעם מנהל בנוסף קיימת תכנית בטיחות לאירוע עבור יום האירועבעל מקצוע מתאריךהאירועהאישור ניתן ביום האירוע, אישור ג'-נספח לאירוע בטיחות תכנית קיימתבנוסף האישור ניתן ביום האירוע, עבור יום תקיןהאירוע תקין יום עבור האירוע, ביום ניתן האישור תקין

רישוי עסקים

בקשה על פי חוק 8.12.2015 21.4.2015 4.3.2015 משטרה על טופס חתימת תאריך

לשימוש בגפ"מ מיום האירוע

לא נדרש קיים דו"ח בדיקה תקופתית של מתקן לא נדרש אישור גז נדרש (בעקבות הדלקת אבוקות)

הגורמים

לכל ארגוניות

תקין תקין תקין הנחיות כולל

מנכ"לפקודת

מאושרת 700 1,800 4,000 קהלתפוסת

191

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן : הביקורת המלצת

.תקין- 10.2.8

, כולל הנחיות ארגוניות בשלושת האירועים הוצאה פקודת מנכ"ל העירייה 10.2.7 .תקיןנדרש אישור גז -

בגפ"מ מיום האירוע, בעקבות הדלקת אבוקות. באירוע הפנינג פורים ובאירוע מירוץ הלפיד, לא באירוע טקס יום הזיכרון נדרש אישור גז והתקיים דו"ח בדיקה תקופתית של מתקן לשימוש 10.2.6 ביום שלמחרת האירוע, פג תוקפו של הרישיון מאליו לרישוי עסקים מוציאה רישיון זמני לקיום האירוע, שתוקפו חל רק למועד האירוע המתקיים.

המחלקה ניתן יום לפני האירוע, ואישור המשטרה לאירוע יום הזיכרון, ניתן ביום האירוע.

לרישיון עסק זמני לאירוע מירוץ הלפיד ניתן יומיים לפני האירוע, האישור לאירוע הפנינג פורים

האירועים המתוכנן בהתאם להנחיית סעיף

הביקורת ממליצה להקפיד על הגשת הבקשה לקבלת רישיון עסק 10.2.9

192

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן נספח א' – מדגם אסמכתאות לתנועות תשלום לספקים (עירייה)

תקין לפי הנחיה בפועל תרבות בש"חתקין/לא נדרשת הטובין בן הזיכוימחיר תקצימחלקת לספק הזיכוי חשבון אחראימחיר תגובת המחלקהמחיר השירות/ תיאור פעולהפקודת חשבוןהצעות ת מנהלת ששולם תאריך פקודת שם גורם הצעות הצעות תיאור מספר כמות חתימחתימה סכום כמות כמות יצוגית עמנואל

תקין 2 2 ביגוד יש יש 2,312 חולצות צעירי ר"ג09/08/2015 80706 נוערבית 1825000790 1 להקתמפעלי

יצוגית עמנואל

הקלטות ב***05/07/2016 6101 נוערבית 1825000790 2 להקותמפעלי

המנהל המוזיקלי של צעירי רמת-גן

אולפן ההקלטות הנו האולפן עמו עובד באופן קבוע באולפן תקין 1 3 יש יש 6,844 הקלטות וניהול אומנותי ר"ג עמנואל - ייחודי תקין 1 3 יש יש 16,000 כיריאוגרפיה 26/03/2015 40021 מחולבית 1825000789 3 כוריאוגרפיה 2/15 להקותמפעלי עמנואל וזוכרים עירוניות לא תקין 2 3 מסך לדים יש יש 20,650 18/05/2015 50684 בית 1825000788 4 מסך לדים-שריםלהקות מפעלי מנוהל על ידי מחלקת פרסום פרסום

מחלקת עמנואל פעילות שבועות עירוניות תקין 1 ידי פרסום יש אין 2106 01/08/2016 80052 בית 1825000788 5 פרסום במקומותלהקות מנוהל על מפעלי לא נדרש -

ייחודי הרקדות בעיר תקין 1 3 יש יש 6,136 04/08/2015 80355 חינוך 1822100787 6 מרקיד 15 רוקדים לשנת ביאליק

הפרוייקט כולו נוהל ע"י סמנכ"ל מנהל ותרבות ***בלאק לא תקין 1 3 אבטחה יש אין 17,629 02/09/2015 90065 תרבות 1822100787 7 מחסומים ושמירהבעיר-

רוקדים

3.5.15 תרבות תקין 1 3 אומן- ייחודי יש יש 17,700 17/06/2015 60933 תרבות 1822100782 8 שבת תרבותשבת תרבות תקין 1 3 אומן- ייחודי יש יש 18,880 מופע סיפורים 08/03/2015 30229 תרבות 1822100782 9 שבת פרסום תרבות 22/02/2016 20459 תרבות 1822100782 10 שבת תרבותשבת פרסום

מחלקת

תקין 1 ידי פרסום יש יש 4,212

מנוהל על

לא נדרש -

אמןאמן אומנים תרבות תקין 1 הפקות יש יש 18,720 08/03/2016 30344 תרבות 1822100782 11 לא נדרששבת תרבות שבת תרבות מופע שבת תרבות 16/03/2016 30815 תרבות 1822100782 12 שבת אמןאמן תקין 1 תיאטרון יש יש 18,720 לא נדרש קיץ תקין 1 3 אומן- ייחודי יש יש 134,000 אמנים 10/06/2015 60487 תרבות 1822000788 13 ארועי בכיכר אורדע, ג.ע. קיץ תקין 3 3 התקנת במה יש יש 31,860 03/09/2015 90116 תרבות 1822000788 14 התקנת במהארועי זכיין במכרזזכיין קיץ 1 תאורה יש אין 50,000 תאורה 02/09/2015 90065 תרבות 1822000788 15 לא נדרשארועי תקין

193

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן תקין לפי הנחיה בפועל תרבות בש"חתקין/לא נדרשת ביה בן ןטו הזיכוימחיר תקצימחלקת לספק הזיכוי חשבון אחראימחיר תגובת המחלקהמחיר השירות/ תיאור פעולהפקודת חשבון הצעות ת מנהלת ששולם תאריך פקודת שם גורם הצעות הצעות תיאור מספר כמות חתימחתימה סכום כמות כמות מ.ג.זכיין מתחם קיץ תקיןחברה שזכתה בזיכיון להפקת אירועים לזכרו של 1 יש יש 242,101 אירוע-מ.ג11/08/2015 80840 תרבות 1822000788 16 לא נדרשהפקת פתיחת ארועי עמנואל אורדע שבועות בכיף תקין 3 3 אבטחה יש יש 7,753 03/08/2015 80156 בית 1822100781 17 אבטחה כיכרשישי מפעלי כ.אורד עמנואל בכיף לא תקין 1 3 הפקת אירוע יש יש 15,000 הפנינג סוכות 24/02/2015 123584 בית 1822100781 18 שישיהפקת ניהול מפעלי עמנואל תקציב למבע בכיף תקין 0 לא נדרש יש אין 100,000 הקצ' שבת תרבות 30/03/2015 31191 בית 1822100781 19 העברתשישי מפעלי זכיין במכרז עמנואלזכיין להקות רחוב בכיף תקין 1 הפקה יש יש 17,550 22/03/2016 31019 בית 1822100781 20 לא נדרשהפקת פרוייקט שישי מפעלי זכיין במכרז עמנואלזכיין רחוב בכיף תקין 1 הפקה יש יש 23,400 03/04/2016 40040 בית 1822100781 21 לא נדרשפרוייקט להקות שישי מפעלי פרסום

מחלקת עמנואל הספר בכיףתקין 1 ידי פרסום יש אין 4,212 25/07/2016 71335 בית 1822100781 22 פרסום שבועשישי מנוהל על מפעלי לא נדרש -

פרסום

מחלקת עמנואל שמשונית בכיףתקין 1 ידי יש יש 4,472 שבוע הספר 26/07/2016 71490 בית 1822100781 23 התקנתשישי מנוהל על מפעלי לא נדרש -

תרבות 5/15 תקין 0 לא נדרש דמי שכירות יש אין 68,670 26/11/2014 111290 מועדון נכסים 1822000410 24 ד.שכירותשכירת המחלקה המשפטיתתרבות) התקבל אישור לעבוד עם עו"ד חיצוני שעובד עם זכיין תוכן תקין 1 ייעוץ משפטי יש יש 2,360 חוזים (מח 21/05/2015 50850 תרבות 1821000597 25 לא נדרשיועץ יועץ משפטי -

תרבות עבודה פרוייקט תוכן לא תקין 1 3 פרוייקט אין יש 15,000 09/03/2015 30287 תרבות 1821000597 26 מ.שיועץ ניהול לאירועי חגים ישראל 09/03/2016 30549 תרבות 1822100780 27 חומרי יצירהמורשת הזמנה ללא אישורם.

הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן להפיק לא תקין 1 2 חומרי יצירה יש אין 1,500 מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי מנהל החל מאוגוסט

עם הרבנית ל. ישראל 29/03/2016 31215 תרבות 1822100780 28 ערב בבי"כ כדורימורשת להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן לא תקין 1 2 הפקות יש אין 1,047 מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי החל מאוגוסט

194

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן הזיכוי הזיכוי חשבון אחראי תיאור פעולהפקודת חשבון תאריך פקודת שם גורם מספר סכום ששולם

לספק

תקין לפי הנחיה בפועל בן תרבות בש"חתקין/לא נדרשת הטוביןמחיר תקצימחלקת מחיר תגובת המחלקהמחיר השירות/ הצעות ת מנהלת הצעות הצעות תיאור כמות חתימחתימה כמות כמות פליירים וגרפיקה ישראל 04/04/2016 40103 תרבות 1822100780 29 הדפסת מודעותמורשת פרסום

מחלקת

תקין 1 ידי פרסום יש אין 2,586

מנוהל על

לא נדרש -

אומנוית ת.ר"ג ישראל 04/04/2016 40147 תרבות 1822100780 30 מקרן מסךמורשת להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן

מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי אולם לא תקיןהחל מאוגוסט 1 3 יש אין 7,000 שכירות להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן

מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי ישראל לא תקיןהחל מאוגוסט 1 3 הפקה יש אין 65,914 *** אירועים 11/04/2016 40562 תרבות 1822100780 31 מורשת ישראל שבת חזות בביכ"נ17/04/2016 40947 תרבות 1822100780 32 מורשת להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן

מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי

לא תקיןהחל מאוגוסט 1 3 חזנותיש אין 6,000

למבוגרים ישראלחידון התנך 03/05/2016 50224 תרבות 1822100780 33 מורשתעריכה והפקת להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן

מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי

לא תקיןהחל מאוגוסט 1 3 הפקה יש אין 14,625

ישראל הדפסת מודעות 06/07/2016 70211 תרבות 1822100780 34 מורשת פרסום

מחלקת

תקין 1 ידי פרסום יש אין 3,595

מנוהל על

לא נדרש -

ירושלים ישראל 10/07/2016 70323 תרבות 1822100780 35 גנרטור תהלוכתמורשת להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן

מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי

לא תקיןהחל מאוגוסט 1 3 הגברה יש איו 7,670

195

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן הזיכוי הזיכוי חשבון אחראי תיאור פעולהפקודת חשבון תאריך פקודת שם גורם מספר סכום ששולם

לספק

תקין לפי הנחיה בפועל תרבות בש"חתקין/לא נדרשת הטובין בן מחיר תקצימחלקת מחיר תגובת המחלקהמחיר השירות/ הצעות ת מנהלת הצעות הצעות תיאור כמות חתימחתימה כמות כמות שבועות ישראל 01/08/2016 80094 תרבות 1822100780 36 פליירים לילמורשת להפיק הזמנה ללא אישורם.פרסום מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן מחלקת מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי תקין 1 ידי פרסום יש אין 5,288 החל מאוגוסטמנוהל על לא נדרש -

"***" ישראל 10/08/2016 80650 תרבות 1822100780 37 שיעור במדרשהמורשת להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן

מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי

לא תקיןהחל מאוגוסט 1 2 הרצאה יש אין 4,000

תורנית סדרת הרצאות 09/03/2016 30528 תרבות 1827000780 38 תרבות להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן

מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי

תקיןהחל מאוגוסט 3 2 הרצאה יש אין 4,000

תורנית פעילות ראה"ש17/03/2016 30883 תרבות 1827000780 39 תרבות להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן

מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי לא תקין 2 3 פעילות בגניםיש אין 6,000 החל מאוגוסט פליירים וגרפיקה תורנית 03/04/2016 40031 תרבות 1827000780 40 הדפסת מודעותתרבות להפיק הזמנה ללא אישורם.פרסום מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן מחלקת מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי תקין 1 ידי פרסום יש אין 2,270 החל מאוגוסטמנוהל על לא נדרש -

*** תורנית 23/08/2016 80937 תרבות 1827000780 41 תחרות מוסיקהתרבות להפיק הזמנה ללא אישורם.

מנהל הרכש ומנהלת המחלקה, כך שלא ניתן

מורשת ישראל ותרבות תורנית מנוהלת על ידי לא תקיןהחל מאוגוסט 1 3 הפקה יש אין 9,800 ירושלים עיצוב במה 15/07/2016 70104 תרבות 1822100794 42 יום תקין 2 2 עיצוב יש יש 2,300

ירושלים אירוע טקס 15/07/2016 70172 תרבות 1822100794 43 יום תקין 3 3 מסך לדים יש יש 11,115

ליום ירושלים ירושלים 25/07/2016 70934 תרבות 1822100794 44 הופעה +חזרותיום אמן תקין 1 אמן יש יש 14,040 לא נדרש

196

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן נספח ב' – מדגם הצעות מחיר לאירועי תרבות המוניים

נושאסכום בש"ח מספר הצעות מחיר שנמצאותקין/ לא תקין תקין 3 100,000 הפקה

תקין לא נדרש - אמן 100,000 תוכנית אומנותית

לא תקין 1 4,800 שיווק ומיתוג

לא תקין 1 5,000 שיווק ומיתוג

לא תקין 1 6,640 שיווק ומיתוג

תקין 1 320 שיווק ומיתוג

תקין לא נדרש בוצע ע"י מחלקת פרסום 70,000 פרסום תקין לא נדרש בגין מכרז 6,700 תשתיות וטכני

לא תקין 1 21,990 תשתיות וטכני

לא תקין 1 24,000 תשתיות וטכני

לא תקין 1 4,000 תשתיות וטכני

לא תקין 1 6,000 תשתיות וטכני

לא תקין 1 6,600 תשתיות וטכני

לא תקין 1 1,000 תשתיות וטכני

לא תקין 0 3,000 תשתיות וטכני

לא תקין 0 2,700 תשתיות וטכני

לא תקין 1 41,748 רישוי ואבטחה

לא תקין 1 1,000 רישוי ואבטחה

לא תקין 1 8,470 רישוי ואבטחה

לא תקין 1 4,200 רישוי ואבטחה

סה"כ 418,168

סה"כ כולל מע"מ 493,438

197

דו"ח מבקר העירייה לשנת

היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים עיריית רמת גן

מרוץ הלפיד

נושא סכום בש"ח מספר הצעות מחיר שנמצאו תקין/ לא תקין תקין 2 6,192 הגברה ותאורה

תקין 2 1,282 גנרטור

תקין 2 6,410 וחדר הלבשהמחסומים

לא תקין 1 4,701 אבטחה

תקין 2 5,000 רישוי

תקין 1 342 שמשונית לגב במה

תקין 1 427 כרזות

תקין 1 700 מהנדס חשמל

תקין 2 1,545 תורן חשמל

לא תקין 1 1,282 עיצוב במה

תקיןלא נדרש – אמן 4,274 מנחה+זמר

תקיןלא נדרש – מד"א 1,026 מדא

תקין כולל 1,000 עגלת חץ

סה"כ34,181

סה"כ כולל מע"מ39,992

199

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

הערות ראש העיר

דו"ח ביקורת בנושא היבטים כספיים במחלקת תרבות ואירועים

סעיף 1

סעיף 2

שיתכלל את כל פעילויות התרבות בעיר

לאחר שיאושר המבנה הארגוני שהוכן לעירייה ניתן יהיה לאחד את כל הגופים תחת גורם אחד

סעיף 3

בשנת

סעיף 4

אנוש יבחן את הנושא ויעביר את כל העובדים שניתן לעירייה רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. אנו נמצאים בתהליך העברת כ"א לעירייה. אגף משאבי

סעיף 5

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. מיקום פיזי אחיד למחלקה יבחן בעתיד

סעיף 6

מסעיף

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. אגף משאבי אנוש קיבל את האישור כמתחייב

סעיף 7

עם סיום אישור התהליך החדש

ההזמנות באגף הכספים – נוהל העבודה נמצא בהכנה וישלח לכל מנהלי המחלקות והאגפים רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. לאור השינויים שחלו בחודשים האחרונים במערכת ניהול

סעיף 8

וחוזים וכל העבודות מבוצעות על פי הנהלים הקיימים בעירייה רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. החל מחודש ספטמבר

סעיף 9

של מנהלת המחלקה עם מנהלת המקהלה

הרכש ומנהלת המחלקה לצורך ביצוע בקרה שוטפת. כמו כן יתקיימו פגישות עבודה רבעוניות ותרבות ותתבקש להוסיף הערכה תקציבית לפעילות שלה ולהעביר את התכנית גם למנהל רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. המקהלה הקאמרית תועבר לכפיפות סמנכ"ל למינהל

סעיף 10

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. תהיה הקפדה שמקרים דומים לא הישנו

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. בשנת

200

דוח מבקר העירייה לשנת

עיריית רמת-גן

סעיף 11

סעיף 12

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. תרבות המזרח תופעל באמצעות מב"ע

רה"ע מקבל את המלצת הביקורת. בקשה לרישיון לאירוע תוגש

203

דו"ח מבקר העירייה לשנת

אישורים לטאבו עיריית רמת גן

החל על המקרקעין על פי תוספת זו, או ניתנה ערובה לתשלומו, כולו או מקצתו, הכל כנדרש על פי הועדה המקומית או ביד מי שהסמיכו לכך, המעידה כי שולמו כל הסכומים המגיעים אותה שעה כהיטל שהיא בבחינת מימוש זכויות במקרקעין, אלא לאחר שהוצגה בפני הרשם תעודה החתומה ביד יושב ראש "(א) לא תירשם בפנקסי המקרקעין פעולה סעיף

מדין אחר — סולקו במלואם או שאין חובות כאלה".

המגיעים לעירייה מאת בעל הנכס ביחס לאותו נכס עד ליום מתן התעודה והנובעים מהוראות הפקודה או הוצגה לפני הרשם, או לפני עוזר הרשם, תעודה חתומה בידי ראש העירייה, המעידה שכל החובות לא תירשם בפנקסי המקרקעין כל העברה של נכס, אלא אם סעיף ).חוק התכנון והבניהתשכ"ה

) וחוק התכנון והבניה, פקודת העיריותדרישה זו נסמכת על פקודת העיריות (נוסח חדש) (להלן –

בגין הנכס, לרבות היטלי השבחה.

מסמכים בהתאם לסוג העסקה ובין היתר אישור בתוקף ליום הבקשה על היעדר חובות לעירייה נדל"ן, במכר או בחכירה, תקבל תוקף סופי רק לאחר רישומה בטאבו. לצורך הרישום יש להציג ) קובע כי כל עסקת רכישת דירה או נכס חוק המקרקעיןחוק המקרקעין, תשכ"ט מסגרת נורמטיבית 1.1

במהלך שנת 1

למבקש, ואחריות מחלקת הנכסים של אגף הנדסה על בדיקות חבות בעל הנכס בהיטל השבחה אחריות מחלקת הגביה על קליטת הבקשה, בדיקה וגבית חובות ארנונה, ומסירת אישור חתום לטאבו אחריות הטיפול באישורים לטאבו בעירייה מתחלקת בין עובדי מחלקת הגביה לעובדי אגף ההנדסה.

רישום משכנתא.

בלוח זמנים קצר ככל הניתן. הנפקת אישור באיחור יכולה להסב נזק לתושב עד כדי ביטול עסקה או אי על הרשות המקומית חלה חובת זהירות כלפי תושביה בעת הפעלת כלים אלו וכן חובה למתן אישור ולאכיפת חוק התכנון והבניה.

של בעל הנכס ביחס לאותו נכס. התניה זו מעמידה כלי יעיל בידי הרשות המקומית לגביית חובות הרגולטור והמחוקק מתנים את הרישום בטאבו ואת השלמת תהליך מכר המקרקעין, בפירעון חובות שכל החובות המגיעים לעירייה מאת בעל הנכס ביחס לאותו הנכס עד ליום תוקף התעודה, סולקו.

) המעידה אישור לטאבוהמקרקעין כל העברה של נכס, אלא אם כן הוצגה לפני הרשם תעודה (להלן –

הוראות החקיקה השונות (פקודת העיריות וחוק התכנון והבניה) דורשות כי לא תירשם בפנקסי מבוא 1

אישורים לטאבו

ע"י העירייה בשנת

העירייה לא מנהלת מסד נתונים ממוחשב או ידני לאישורים לטאבו שהופקו. לצורך חישוב מספר אישורים לטאבו שהופקו 1

204

דו"ח מבקר העירייה לשנת

אישורים לטאבו עיריית רמת גן הביקורת מודה על שיתוף הפעולה.

ומנהל מחלקת שירות באגף הכספים שולבו בסעיפי הדוח השונים.תגובות מהנדסת העיר הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

עובדת האגף למידע ארגוני, ונערכו בירורים נוספים עם מחלקת הגביה ומחלקת הפיקוח על הבניה.

), נאספו מסמכים רלוונטיים שתועדו ע"י עובדות יחידת טאבו או מערכת קומפלוטבע"מ (להלן –

לצורך בדיקת תיקי המדגם הופקו מסמכים סרוקים מהמערכת ההנדסית של חברת קומפלוט 5 -

4 -

10 -

36 -

), כלהלןתיקי המדגםביצוע מדגם של 3.4

.)דוח הנכסיםנכסים פעילים ולא פעילים בעיר ליום ד)

);דוח יתרות חוב ארנונהיתרות חוב בגין ארנונה ליום ג)

); דוח בעלות על נכסיםשינויי בעלות על נכסים שבוצעו במהלך שנת ב)

);דוח אגרותאגרות בגין אישורים לטאבו ששולמו במהלך שנת א)

): מערכת האוטומציה

ניתוח קבצים ממוחשבים שהופקו ממערכת הגביה העירונית של חברת אוטומציה החדשה (להלן- 3.3 ביצוע תצפית במהלך קבלת הקהל במחלקת הגביה בנושא בקשות לאישורים לטאבו 3.2 למידע ארגוני, עובדי מחלקת נכסים והיטל השבחה, חשב אגף הנדסה ועוד עובדות יחידת טאבו, מנהלת אגף פגישות עם מנהל מחלקת שירות באגף הכספים (מח' גביה), 3.1 הביקורת כללה, בין היתר, את הפעולות הבאות

מתודולוגיה 3

איכות תיעוד החומר הרלוונטי ועמידה בלוחות הזמנים מטרת הביקורת לבחון נאותות הליך בדיקת היעדר חובות בעל הנכס ומתן אישורים לטאבו, בחינת מטרת הביקורת 2

.)אישור משכנתאארנונה לרשות מקומית (להלן -

לממשלה כי על רשם המקרקעין לדרוש כתנאי לרישום משכנתאתעודה המעידה על סילוק חובות , בחודש פברואר

המקרקעין".

בתעודה הניתנת מאת רשות מקומית והדרושה על פי דין אחר כתנאי לרישום עסקה במקרקעין בפנקסי תוספת זו. (ב)שר הפנים רשאי בתקנות לקבוע הוראות בדבר שילוב תעודה כאמור בסעיף קטן (א)

205

דו"ח מבקר העירייה לשנת

אישורים לטאבו עיריית רמת גן העירייה (מערכת קומפלוט) ואינם מתועדים בה או במקום אחר באגף ההנדסה נדרשת בדיקת חיוב היטלי פיתוח. כמו כן, נתוני החישוב אינם נקלטים במערכת ההנדסית של לעירייה והבדיקה מתבצעת ע"י משרד עו"ד חיצוני. כיום אין הגדרה מהותית ברורה מתי במועד הגשת בקשה לאישור טאבו אין אפשרות לדעת האם קיים חוב בגין היטלי פיתוח 4.13 באופן רטרואקטיבי בגין השטח העודף

נכסים אשר בעקבות מדידת שטח נמצא כי קיימת בהם חריגת בנייה, אינם מחויבים בארנונה 4.12 נכסים מסחריים אינם מועברים למדידת שטח 4.11

שיכולים להיות רלוונטיים לטופס הבקשה אך אינם מופיעים טופס הבקשה לאישור לטאבו מכיל פרקים שלא נעשה בהם שימוש, בעוד שישנם פרקים 4.10 בעל הנכס. כמו כן נמצאו בקשות שנעדרו מהם טפסים נלווים נחוצים ציון מועד הגשת הבקשה, היעדר חתימת המבקש על הצהרה כי כל הפרטים נכונים, היעדר פרטי אישורים לטאבו שהופקו, ומצאה כי בתיקים רבים לא הושלמו כל הנתונים כנדרש כגון: אי הביקורת בדקה שלמות הרישומים בטופס הבקשה והמסמכים הנלווים במדגם של 4.9 מצולמים ו/או נסרקים המסמכים

יחידת הטאבו אינה מנהלת תיעוד כלשהו בעת קליטת בקשה לאישור לטאבו שהוגשה, וכן לא 4.8 [

בבדיקת מדגם של 4.7

[ בבקשה

מערכת האוטומציה שעומדת לרשות יחידת הטאבו אינה מאפשרת ביצוע מעקב אחר הטיפול 4.6 את היקפי העבודה של יחידת הטאבו

. לאור זאת לא ניתן לכמת את מספר הבקשות המתקבלות בעירייה כל שנה, ולאמוד ממוספרים האישורים לטאבו, וכן אישורי טאבו לצורך רישום משכנתא אינם , הבקשות לאישורים לטאבו 4.5 .]5.3.2

הרישום מונע מלבצע מעקב אחר טיפול בבקשות שהוגשו, ובחינת עמידה בלוחות הזמנים בקשות לאישורים לטאבו אינן מתועדות עם קבלתן ביחידת הטאבו או באגף ההנדסה. היעדר 4.4 היעדר תיעוד ופגיעה באיכות השירות לתושב

, ועלול לחשוף את העירייה לסיכונים של הפקת אישור לטאבו ללא בדיקות נדרשות, העבודה על ליקוי מהותי בתהליך אין אחידות בתהליך פתיחת בקשות לאישורי טאבו, דבר המצביע 4.3 [ נמצאו באתר האינטרנט של העירייה טפסים להורדה לצורך קבלת האישור לא . כמו כן, לוקה בחסרזמינות המידע המוגש לציבור בנושא טיפול בבקשה לאישור טאבו 4.2 לא קיימים נהלי עבודה בנושא הטיפול באישורים לטאבו 4.1 ממצאים עיקריים 4

206

דו"ח מבקר העירייה לשנת

אישורים לטאבו עיריית רמת גן

הערת הביקורת:

ימי עבודה מיום הגשת הבקשה

לאישור לטאבו, על אף שבאתר העירייה מצוין כי משך הטיפול בבקשה לאישור לטאבו הינו עובדות יחידת הטאבו אינן עוקבות אחר ההתקדמות והעמידה בלוחות הזמנים בטיפול בבקשה 4.19 [

חריגות בניה, למרות שקיים פסק דין הפוטר מבדיקת חבות בעל הנכס בהיטל השבחה בלבד במסגרת הבדיקה למתן אישור לצורך רישום משכנתא לא מתקיימת בדיקת שטח הנכס ואיתור 4.18 ביחד עם שאר האישורים לטאבו

תיקי אישורי טאבו לצורך רישום משכנתאות מתועדים באותם קלסרים של עובדות היחידה 4.17 5.10 סמכויותיו של ראש העיר לחתום בשמו

שלא נמצא פרוטוקול של האצלת וזאת על אף גם בחתימה על אישורי רישום למשכנתא, עובדות יחידת הטאבו חותמות בשם ראש העיר על טופס היעדר חובות של התושב לעירייה וכך 4.16 הטיפול בבקשה ושולמה האגרה

רשימת תיוג בתיק הבקשה שעל פיה עובדי יחידת הטאבו יכולים לבדוק כי הושלמו כל שלבי בשני תיקים, דבר שלא היה מתאפשר אם הליך הטיפול היה ממחושב. כמו כן, לא קיימת מבדיקת מדגם של 4.15

או נרשמת הערת אזהרה בטאבו

לשלם היטלי פיתוח. בנוסף לאמור, לא נפתח למבצע החריגה תיק פיקוח ולא מוגשת נגדו תביעה נמצא כי לא הועבר אף תיק למחלקת הפיקוח על הבניה, לרבות מקרים בהם התושב נדרש מבדיקת מדגם של 4.14

ראה נספח אלטאבו ביחידות והאגפים הנוגעים לדבר.

עזר לבניית תהליך עבודה תקין, תוך דגש על ייעול העבודה ואחידות ההליך במתן האישורים לאור הממצאים שעלו בדוח הביקורת, מביאה הביקורת תרשים תהליך אישורים לטאבו שיהווה ד

207

דו"ח מבקר העירייה לשנת

אישורים לטאבו עיריית רמת גן ממצאים

הביקורת ביקשה לבחון קיום ועדכניות נהלי העבודה בנושא הטיפול באישורים לטאבו בעירייה.

לזיהוי נקודות תורפה בתהליכי העבודה וליקויים במנגונוני הבקרה הקיימים.

ובקרות, שימור ידע וקליטה מהירה של עובדים חדשים. סקירה תקופתית של נהלי עבודה תורמת מערך נהלי עבודה כתובים ומאושרים מאפשר לעירייה לשמור על נאותות ותקינות תהליכי עבודה נהלי עבודה 5.1

פירוט הממצאים 5

המלצת הביקורת

מהביקורת עולה כי לא קיימים נהלי עבודה בנושא טיפול האישורים בטאבו.

הטיפול, סכום האגרה ועוד.

הסבר על תהליך הטיפול בבקשה, קביעת המחלקה האחראית למתן מענה לתושב, משך זמן לטאבו. העירייה אמורה לפרסם את רשימת המסמכים הנדרשים לטיפול בבקשה ומידע נוסף, כגון במקרים רבים התושבים אינם בקיאים ברשימת המסמכים שיש להגיש עם הבקשה לאישור העברת הנכס בין קרובי משפחה, תקופת מגורים בנכס מעל הבדיקה מתבססת על מסמכים שמגיש התושב, כגון חוזה מכר, נסח טאבו, תעודת זהות, הצהרת 2 חוב בגין היטלי פיתוח (לדוגמה במקרה של בניה בלתי חוקית 3 חוב בגין היטל השבחה 2

חוב בגין חיובי ארנונה 1

להיווצר חוב ביחס לנכס

לנכס בגינו מתבקש האישור. הבדיקה אמורה להתייחס לשלושה תחומים עיקריים בהם יכול לפני הפקה וחתימה על אישור לטאבו על העירייה לבדוק כי לא קיימים חובות של בעל הנכס ביחס זמינות מידע למבקש אישור לטאבו 5.2

פגישה עם כל הנוגעים בדבר לצורך כתיבת נהלי עבודה בבקשות לטאבו מאחר וכאמור עבודת יחידת הטאבו כרוכה עם עוד מס' אגפים/מח'. יש לקיים "יש לכתוב נוהל עבודה בנושא הטיפול מנהל מחלקת שירות באגף הכספים מסר בתגובה:

אישורים לטאבו, לקבוע אופן תיעוד שיאפשר יכולת לעמוד את לוחות הזמנים של הטיפול.

על הנושא של האחראי. יש לקבוע את הגורמים האחראים בכל שלב ואת הגורם זרימה לתאר את תהליך הטיפול בבקשה, לרבות הצגתו בתרשיםמטרת הפקת אישור לטאבו, יש לכתוב נוהל עבודה בנושא הטיפול בבקשות לאישור לטאבו. בנוהל זה יש להגדיר את 5.1.1 הבקשה לאישור לטאבו מוגשת על ידי בעל הנכס או מייצגו, שייתכן ואינם תושבי העיר 2

208

דו"ח מבקר העירייה לשנת

אישורים לטאבו עיריית רמת גן ממצאים

הערת הביקורת

".העתק חוזה ונסח רישום בטאבו של המוכר -

כתובתם החדשה של המוכרים; -

צילום תעודת זהות של הקונים; -

פרעון כל החובות לעירייה נכון למועד תוקף האישור;" -

פירוט רשימת המסמכים שמבקש האישור נדרש לצרף לבקשתו: 3 מעיד על סילוק כל החובות של התושב כלפי העירייה הביקורת סבורה כי ההודעה עלולה להטעות שהאישור בתחום החינוך או בתחום החניה.

האישור בלבד. כך לדוגמה תושב יכול לקבל אישור לטאבו גם אם יהיה לו חוב כלפי העירייה יש לציין כי אישור לטאבו מעיד על סילוק חובות של בעל הנכס ביחס לאותו נכס בגינו מתבקש ."מעיד על סילוק חובות התושב כלפי העירייה וניתן ללשכת רישום המקרקעין"קביעה כי האישור 2 .הנכס, אישור טאבו לרישום בעלים, הארכת אישור טאבו, אישור לרישום משכנתא "עוסקת במתן אישורי טאבו למכירה ורכישת הגדרת יחידת טאבו של מחלקת הגביה כיחידה ש 1 העירייה פרסמה הודעה באתר האינטרנט, אשר כללה

הערת הביקורת

הודעה על משך הטיפול בבקשה של כ 5

."לאחר מדידה בפועל ובדיקה מול אגף ההנדסה

יינתן אישור רק הערה כי "לנכסים צמודי קרקע או דירות גג או דירות שנעשו בהן הרחבות, 4 הדרושים לצורך הטיפול בבקשה

באתר אינטרנט של אחת הרשויות המקומיות מפרטת את המסמכים כך לדוגמה, הודעה 3 בתצפית שערכה הביקורתשנית למשרדי קבלת הקהל, כפי שגם עלה תמורה, צו ירושה ועוד. היעדר פירוט מלא של המסמכים בהודעה מאלץ את התושב לחזור לעיתים קרובות לצורך מתן האישור נדרשים מסמכים נוספים, כגון הצהרה על העברה ללא חובותיו בגין הנכס טרם קבלת האישור.

או להחליפה בהודעה המציינת כי בעל הנכס יידרש לפרוע כל להשמיט את השורה מההודעה, לעירייה אינה מובנת, שהרי מטרת הבקשה הינה לקבל אישור כאמור. הביקורת סבורה כי יש דרישת העירייה כי תושב יצרף לבקשתו לאישור לטאבו את המסמך על פרעון כל החובות

יש לכלול מידע זה בהודעה.

יש לציין כי ההודעה אינה מתייחסת לאגרה שנגבת מהתושב בגין הפקת האישור. לדעת הביקורת נספח ב' – דוגמה להודעה באתר אינטרנט של אחת הרשויות המקומיות בנושא טיפול בבקשה לאישור לטאבו 3

209

דו"ח מבקר העירייה לשנת

אישורים לטאבו עיריית רמת גן המלצות הביקורת

המטפלים בבקשה.

האישור וכו'. לדעת הביקורת, מילוי טפסים מראש עשוי לחסוך זמן של התושב ושל פקידי העירייה לטאבו, תצהיר על העברה בין קרובים, תצהיר על תקופת הזמן שהוא מתגורר בנכס בגינו מתבקש התושב יוכל להגיש את הבקשה או לצרפם לצורך קבלת אישור לטאבו, כגון טופס הבקשה לאישור הניתנים להורדה שבאמצעותם בנוסף לכך, לא נמצאו באתר האינטרנט של העירייה טפסים 4

תאריך הגשת הבקשה ומספר הנכס במערכת האוטומציה 1 במועד הפניה ליחידת טאבו מקבל התושב טופס בקשה המחולק לחמישה פרקים אישורי טאבו...".

"עוסקת במתן בהודעה שפרסמה העירייה באתר האינטרנט היא מודיעה כי יחידת אישורים לטאבו ללא תמורה, ירושה וכו'), הצדדים לעיסקה (מוכר/מעביר, קונה/מקבל).

ההכרחיים לטיפול, כגון זיהוי נכס בגינו מתבקש האישור, מועד העיסקה ומהותה (מכר, העברה לספק את הנתונים תהליך הפקת אישור לטאבו לתושב מתחיל עם קליטת הבקשה אשר מטרתה קליטת הבקשה 5.3

כי הטיפול בבקשה לאישור לטאבו כרוכה בתשלום אגרה. לגבי סעיף כל חובותיו, דבר שעשוי למנוע ברורים ואי הבנות בזמן הגעתו למחלקה לצורך קבלת האישור. נדאג להוסיף החובות על הנכס מחדדת לתושב את העובדה כי מלבד המסמכים אותם הוא מתבקש להציג, עליו לסלק את : "דווקא הדרישה להמציא אישור המעיד על פרעון כל מנהל מחלקת שירות באגף הכספים מסר בתגובה הטפסים הנדרשים".

לטאבו ולא רק באתר העירייה (או הפניה). כמו כן תתוקן ההודעה לתושבים כולל מידע על האגרה ויוספו "תבנה באתר האינטרנט ההנדסי מחיצה לנושא היטלי השבחה ואישורים מהנדסת העיר מסרה בתגובה:

לאישורים לטאבו.

מומלץ כי באתר האינטרנט תהיה אפשרות להוריד טפסים לצורך הטיפול בבקשה 5.2.2 הוספת הערה כי הטיפול בבקשה לאישור לטאבו כרוך בתשלום האגרה -

להרחיב ולתת מידע על מצבים בהם נדרש מסמך כזה או אחר.

הוספת פירוט מלא, ככל הניתן, שעל התושב לצרף לבקשתו לאישור לטאבו. רצוי -

למחוק את הדרישה לצרף לבקשה את המסמך על פרעון חובות; -

האישור;

הנכס בגינו מתבקש עדכון כי האישור מעיד על פרעון חובות של בעל הנכס עבור -

לרבות:

מומלץ לעדכן את נוסח ההודעה בנושא אישורים לטאבו באתר האינטרנט של העירייה, 5.2.1 בהמשך הדוח ראה התייחסות הביקורת לשימוש בטפסים 4

210

דו"ח מבקר העירייה לשנת

אישורים לטאבו עיריית רמת גן ממצאים

לגשת למחלקות המקצועיות ולחזור ליחידת הטאבו כאשר בידו טופס הבקשה החתום.

הצהרתו כי כל הפרטים נכונים. לצורך השלמת מילוי טופס הטיולים של הבקשה נדרש התושב שלושת הפרקים הראשונים ממולאים על ידי עובדות יחידת הטאבו, ומבקש הבקשה חותם על הערות כלליות. 5

מחלקת הנכסים -

אגרות שונות; -

אגף ההנדסה; -

: טופס הטיולים אשר מיועד לאישור מחלקות מקצועיות 4 הצהרת בעל הנכס כי כל הפרטים הרשומים בטופס הבקשה הינם נכונים 3 זיהוי הנכס ובעליו ובקשה להעברת הנכס על שם הרוכש/מקבל הנכס 2 פתיחת טופס הבקשה 5.3.1

משמעותי על עבודתן של עובדות יחידת טאבו

היחידה לחזור למבקש להשלמת המידע. פרסום טופס בקשה מובנה עשוי להקל באופן דואר אלקטרוני. בהיעדר נוסח מובנה של טופס הבקשה, לעיתים קרובות נדרשות עובדות התושבים רשאים להגיש בקשתם להנפקת אישור לטאבו גם באמצעות פקס ודואר, לרבות להתאים את התוכן של טופס הבקשה על פי הממצאים והמלצות של דוח ביקורת זה.

ידי פרסומו באתר האינטרנט של העירייה ובעמדות לטפסים במשרדי קבלת הקהל. יש לדעת הביקורת יש לאפשר לתושבים להשיג את טופס הבקשה ללא המתנה בתור, וזאת על ושל עובדי העירייה ואף לצמצם את התורים.

שניתנו בטופס, וגם על המטפל בבקשה. מילוי טופס מראש עשוי לחסוך זמן של התושבים טופס הבקשה נועד להקל על המבקש להעביר את פרטי הבקשה, על פי הנחיות ברורות וללא תיעוד מתאים.

. שאר המחלקות לא יהיו רשאיות לטפל בבקשה ללא פתיחתה ביחידת הטאבו יחידת הטאבו תפתח בידי יחידה האמונה על כך בלבד, שהיא הביקורת סבורה כי הבקשה לאישור לטאבו השירות לתושב.

לסיכונים של הפקת אישור לטאבו ללא בדיקות נדרשות, היעדר תיעוד ופגיעה באיכות , ועלולה לחשוף את העירייה ליקוי מהותי בתהליך העבודהבמרבית המקרים, מצביעה על יכולת התושב לפתוח את הבקשה ביחידת הטאבו או באגף ההנדסה, וזאת על פי בחירתו במקרים רבים אחרים נמצא כי טופס הבקשה נפתח באגף ההנדסה. •

כי לעיתים, עקב עומס העבודה, מתבקש התושב להתחיל את הטיפול באגף ההנדסה להמשך הטיפול לאגף ההנדסה, וזאת לאחר המתנה בתור. עובדות יחידת הטאבו מסרו כך לדוגמה, במהלך תצפית הביקורת עלה כי, תושב מקבל טופס בקשה ריק ומופנה •

לא נמצאה אחידות בתהליך פתיחת בקשות לאישור לטאבו

211

דו"ח מבקר העירייה לשנת

אישורים לטאבו עיריית רמת גן המלצות הביקורת

קהל ולשמור על התיעוד.

ה

[הטקסט קוצץ - הקובץ המלא זמין בקישור למקור]