דוח מבקר העירייה לשנת 2017

עיריית רמת-גן

מבקר העירייה

דו"ח שנתי

2017

_________________________________

בצירוף הערות ראש העיר

מרץ רמת- גן, ניסן תשע"ח

תוכן העניינים עיריית רמת-גן

דוח מבקר העירייה לשנת

תוכן העניינים

(הערות ראש העיר בסיום כל נושא) א. נושאי הביקורת אגף הכספים

9 ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח

אגף הנדסה

45 היבטים במחלקת הפיקוח על הבניה

אגף תשתיות

67 ביצוע פרויקטים קרצוף וריבוד רחובות

אגף השירות המשפטי

87 אכיפה בנושא עבירות בניה - מחלקת התביעה העירונית אגף נכסים

113 ניהול נכסי מקרקעין של העירייה

אגף החינוך ואגף ביטחון ואכיפה

163 ניהול הבטיחות במוסדות החינוך

אגף מערכות מידע ומיחשוב

בחינת ניהול פרויקט המעבר לשירותי ענן

211 ומעקב אחר יישום המלצות המבקר בתחום אבטחת מידע תאגידים עירוניים

245 ביקורת פרויקטים בביצוע החברה הכלכלית לפיתוח 281 היבטים בפעילות חברת בתי אבות ברמת גן בע"מ 303 ביקורת היבטים בעמותת או"ר (אזרחים ותיקי רמת גן 337 ביקורת סוגיות במרכז החדש למוסיקה

בין אגפי

361 בטיחות מתקני משחק ומתקני כושר בשטחים ציבוריים

417 .......................................................................................... ב. הוראות החוק לנושא הביקורת

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

9

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח

כללי 1

תקציב הרשויות המקומיות נחלק לתקציב רגיל המיועד למימון פעולות שוטפות של הרשויות ). התב"ר הינו תקציב המנוהל תב"רהמקומיות על בסיס שנתי קבוע, ולתקציב בלתי רגיל (להלן:

העירייה רק למטרה מוגדרת מראש שלשמה בנפרד מכספי חשבון התקציב הרגיל ויכול לשמש את נועד.

התב"ר משמש את הרשות המקומית למימון פרויקטים שונים לפיתוח התשתיות בתחומה, והוא תשתיות, כגון: פיתוח אחת תקציב לשנת לעיתים מעבר שנמשכים תקציב חד-פעמי לפרויקטים עבודות פיתוח ומוגדרים כהשקעה.ועוד, והנושאים אופי של ציוד רכישות תקציב של עירייה המיועד לפעולה חד-פעמית סעיף

או לתחום פעילות מסוים, הכולל אומדן תקבולים ותשלומים לאותה פעולה או לאותו תחום פעילות, ". וכספים שיועדו על פי דין למטרות שאינן תקציב רגיל רישומי הפרויקטים הממומנים מכספי התב"ר אמורים לכלול בין היתר, אומדנים, פירוט תקבולים ותשלומים וכספים שיועדו על פי דין למטרות שאינן תקציב רגיל.

לכל תב"ר מוגדרים מראש מקורות מימון ייעודיים מכספי העירייה ולעיתים גם ממקורות חיצוניים. התב"ר נסגר על ידי העירייה עם סיום התשלומים בפרויקט וגביית כל הסכומים שנועדו למימונו.

הסמכות לאישור תב"ר הוקנתה לרשויות המקומיות בסעיף "(א) בסעיף זה, "תקציב בלתי רגיל" – תקציב של עירייה המיועד לפעולה חד-פעמית או לתחום פעילות מסוים, הכולל אומדן תקבולים ותשלומים לאותה פעולה או לאותו תחום פעילות, וכספים שיועדו על פי דין למטרות שאינן תקציב רגיל.

(ב) כספים של תקציב בלתי רגיל ינוהלו בנאמנות בידי ראש העיריה והגזבר, בנפרד מכספי חשבון התקציב שאינו בלתי רגיל; לא ייעשה כל שימוש בכספים של תקציב בלתי רגיל שלא למטרה שלשמה נועד, ובכלל זה לא ייעשו כל פעולות קיזוז בין כספים של תקציב בלתי רגיל לכספים של תקציב שאינו בלתי רגיל, זולת בתום כל פעולה שלה יועד התקציב הבלתי רגיל; כספים של התקציב הבלתי רגיל אינם ניתנים לשעבוד שלא לטובת הפעולה שלה מיועד התקציב הבלתי רגיל".

סעיף

על ידי מועצת העיר וככלל את אישור משרד הפנים (למעט רשויות איתנות).

"ראש הרשות המקומית יגיש את התקציב במועד שיאפשר למועצה לדון בו ולאשרו, ולשר הפנים או לממונה על המחוז לאשר לפני התחלת ביצוע פעולה לפיו".

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

10

על פי ספר התקציב הבלתי רגיל לשנת

275,660,900

ניהלה

ייזום תב"רים בעירייה וניהולם

התב"ר משמש ככלי בידי הנהלת העירייה לביצוע פרויקטים לפיתוח שאינם מוגבלים לשנת תקציב אחת.

מדי שנה, כל אחד מהמנהלים באגפי העירייה מכין ומרכז הצעות לביצוע ותקצוב פרויקטים, כחלק מתכניות העבודה הרב שנתיות של האגף. האגף היוזם נדרש להסביר את הצורך בביצוע הפרויקט ולהכין אומדן עלויות ראשוני, בעבור כל פרויקט.

הצעת התב"רים בעירייה מאושרת באופן ראשוני על ידי סגן מנהל אגף הכספים ומנהל תקציב הפיתוח ועל ידי סמנכ"ל לתיפעול ולאחריו להנהלת העירייה. לאחר מכן מתקיים דיון בוועדת הכספים בעירייה, הממליצה למועצת העיר על התב"רים שיבוצעו.

מועצת העיר מאשרת באופן סופי את התב"רים שיבוצעו באמצעות תכנית פיתוח רב-שנתית ושנתית וכן תקציב פיתוח שנתי לפרויקטים עתידיים.

הביקורת מציינת לחיוב, כי הגשת תכנית פיתוח רב-שנתית למועצת העיר, יש בה לסייע להנהלת העיר ולמועצה בתכנון, ביצוע ומעקב אחר ביצוע הפרויקטים באופן יעיל ומתוך שימוש ראוי במשאבים הציבוריים.

ניהול התב"רים והמעקב אחר הביצוע בפועל, נעשה על ידי מנהל תקציב הפיתוח וכן ע"י סמנכ"ל לתיפעול ומנהלי אגפי ומחלקות העירייה הרלוונטיים (אגף התשתיות, מינהל החינוך, ועוד).

מנהל תקציב הפיתוח אחראי על בחינת קיומם של כל האישורים הנדרשים טרם פתיחת התב"ר ועל הזנת התקציב המאושר במערכת הלוגיסטית. בסיום כל תב"ר על אגף תקציבים לסגור את התב"ר במערכת.

אגפי העירייה אחראים על המעקב והפיקוח אחר כל שלבי הפרויקט לרבות תכנון הפרויקט, מעקב ובקרה אחר לוחות הזמנים לסיום הפרויקט, תקציבי הפרויקט מול הביצוע בפועל, אישור חשבונות לתשלום ועוד.

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

11

סקירת נורמות מחייבות בנושא תב"רים

בהנחיות לדיווח הכספי נקבע כי אם ישנו גירעון או עודף סופי בתב"ר שפסק ביצועו, יש לנהוג על פי "נוהל לסגירת עודפים/גירעונות בתקציב הבלתי רגיל".

בנוהל זה נקבע כי על הרשות המקומית למצוא מקור מימון לכיסוי הגירעון, ואם לא נמצאו מקורות מימון לאיזונו יש להעבירו, לאחר אישורה של מועצת הרשות המקומית, לסעיף "גירעונות סופיים בתב"רים" במאזן. הרשות יכולה לצרף את הגירעון הסופי בתב"ר לגירעון או לעודף בתקציב הכללי לאחר אישורו של משרד הפנים.

בסעיף

"התקציב יוכן לכל פעולה בנפרד על גבי טופס המקומיות), בפרק "התקציב הבלתי רגיל", נקבע כי המיועד לכך". סעיף

התקבולים המיועדים לאותה פעולה".

"כספים של תקציב בלתי רגיל ינוהלו בנאמנות בידי יתרה מכך, בדיני הרשויות המקומיות נקבע כי ראש העיריה והגזבר, בנפרד מכספי חשבון התקציב שאינו בלתי רגיל; לא יעשה כל שימוש בכספים של תקציב בלתי רגיל שלא למטרה שלשמה נועד ובכלל זה לא ייעשו כל פעולות קיזוז בין כספים של תקציב בלתי רגיל לכספים של תקציב שאינו בלתי רגיל, זולת בתום כל פעולה שלה יועד התקציב הבלתי רגיל;

כספים של התקציב הבלתי רגיל אינם ניתנים לשעבוד שלא לטובת הפעולה שלה מיועד התקציב הבלתי רגיל".

ראש העיריה רשאי... להתקשר בחוזה בשם העיריה, והוא עוד נקבע בדיני הרשויות המקומיות כי "

רשאי לעשות כן... אם לכל הוצאה כספית הכרוכה בחוזה ניתנה הקצבה מתאימה בתקציב המאושר".

"רשות מקומית לא תחתום על חוזה בהיקף כספי העולה נוסף לכך, בהנחיות לדיווח הכספי נקבע כי ". על הסכום המאושר בתב"ר

על פי חוק יסודות התקציב, התש"ע

או הורה לאחר לעשות שימוש כאמור, דינו - קנס כאמור בחוק העונשין, התשל"ז העירייה קבעה נוהל עירוני מס

בתאריך

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

12

הביקורת מטרת 2

ניהול תקציבי הפיתוח בעירייה, לרבות מיצוי הכנסות ממקורות מימון חיצוניים נאותות בחינת וניצול כספי התב"רים בהתאם לאישור מועצת העיר.

מתודולוגיה 3

היקף הבדיקה

הביקורת כללה מדגם של תב"רים. התב"רים שנבחרו הם בתחומים שונים ומגוונים בשלבי ביצוע

שונים כגון: הקמת תשתיות, בנייה, שיפוצים והצטיידות רב שנתית של ציוד.

המיזמים שנבחרו למדגם מעודכנים לשנת

שיטת הבדיקה

הביקורת סקרה חוקים ותקנות, נהלים עירוניים, הנחיות עבודה, פרוטוקולים של ועדת כספים, פרוטוקול של מועצת העיר, אישורי מועצת העיר לתב"רים ודוחות ממערכות המידע בעירייה (מערכת הלוגיסטית, מערכת התב"רים ומערכת אחזקה) וכן בחנה הרשאות מגורמי מימון ועוד.

הביקורת ביצעה תחקור ובחינת נתונים ממערכות המידע התומכות בתהליכי הטיפול בתב"רים.

הביקורת ערכה שיחות עם בעלי התפקידים:

). מנהל תקציב הפיתוחסגן מנהל הכספים ומנהל תקציב הפיתוח (להלן: -

מנהל המחלקה בניה ציבורית, ומבנים מסוכנים - אגף התשתיות. -

סגן מנהלת אגף החינוך ומנהל מחלקת לוגיסטיקה, בטיחות והיסעים. -

סגנית מנהל התקציב הבלתי רגיל. -

סגנית מנהל מחלקת גבייה. -

מנהל פרויקטים משכ"ל. -

תקופת הבדיקה

הביקורת נערכה בחודשים יוני

הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

תגובת מנהל תקציב הפיתוח שולבה בסעיפי הדו"ח השונים.

הביקורת מודה על שיתוף הפעולה.

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

13

ממצאים עיקריים 4

רשימת התב"רים לאישור מוצגת לחברי המועצה באופן מרוכז, לא צורפו דברי הסבר מפורטים לכל תב"ר, אי-לכך, חברי המועצה אינם יכולים ללמוד ולנתח את הפרויקטים העולים לסדר היום, והחלטותיהם מתקבלות במהלך הישיבה ללא הכנה מעמיקה ומתוך חוסר יכולת לברור בין אפשרויות ופרויקטים שונים (סעיף העירייה אינה מנהלת בחשבונות בנק נפרדים את כספי התקציב הרגיל , קרנות הפיתוח וכספי התב"רים, בניגוד להוראות סעיף

מהביקורת עולה כי לא קיימת הקפדה על הבאת שינויים בפרויקט במסגרת התב"ר לאישור מועצת העיר, חלקם מאושרים בישיבת הנהלה ומועברים לביצוע (סעיף בביקורת שנערכה בעירייה מטעם משרד הפנים נמצאו

ושלא נסגרו. ב

מסר מנהל תקציב הפיתוח כי מדובר בתב"רים בהמתנה שביצועם צפוי להתחדש לכן לא נסגרו (סעיף

מהביקורת עולה כי העירייה החלה בבניית פרויקטים טרם קבלת הרשאה ממשרד החינוך.

כתוצאה מכך יתרות התב"ר (ההכנסות בניכוי ההוצאות) גרמו לגרעון מימוני (סעיף את קיבלה לא העירייה בפועל ואולם המקסימלי ההשתתפות סכום אושרלעירייה

ההשתתפות, בהיקף של כ

לביצוע הפרויקט בתאריך

במימון המשרד שהתקבל בתאריך

בתב"ר. מנהל תקציב הפיתוח מסר כי משרד החינוך אמור להעביר 4213

מסקירת הפרויקטים שממונו ע"י קרן היטל השבחה עולה כי העירייה ניצלה את תקציבי היטלי ההשבחה שלא לשם הוצאות פיתוח והשקעה בחינוך ובניגוד לשימושים העולים מסעיף 13

הביקורת מעירה כי בתכניות העירייה לשיפוץ תשתיות המאותרות כבעיות בתשתיות שאינן מטופלות ע"י התושבים, העירייה קובעת את ההכנסות הצפויות מגבייה מתושבים למימון העבודות, אולם אינה מבצעת גבייה של הכספים בפועל. התנהלות זו מביאה לגירעון מימוני בתב"ר ומכך לתשלום על כיסוי הגרעון על ידה. (סעיף

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

14

פירוט הממצאים

נהלי עבודה 5

הבקרה הפנימית כוללת מערכת נהלים ותהליכי עבודה, שמטרתה ייעול ומניעת טעויות. לפיכך נהלי עבודה מקיפים המפרטים את אמצעי הבקרה ואת אופן יישומם והטמעתם הינם הכרחיים.

נהלים מקבלים משנה חשיבות בתחום התשלומים הן לתפקוד השוטף והן להנהלת העירייה בבואה לבחון יישום הנהלים ומדיניות העירייה. הבסיס לדיווח כספי אמין מושתת על בקרה פנימית נאותה.

נוהל "הכנת תקציב בלתי רגיל" עודכן לאחרונה בתאריך הנוהל כולל הנחיות כלליות בנושא הכנת התקציב ועדכונו, אולם אינו כולל הנחיות מפורטות בדבר הניהול השוטף של התקציב הבלתי רגיל, העברה בין סעיפי התקציב, תהליכי הדיווח לגופים המממנים, תהליכי הבקרה על קבלת מלוא הכספים וכד'.

המלצת הביקורת

לעדכן את הנוהל כך שיכלול הנחיות לגבי כלל התהליכים הכרוכים בניהול התקציב הבלתי רגיל כמפורט לעיל.

תגובת מנהל תקציב הפיתוח:

מעוגן בתהליכי בתהליכי "הנוהל הוגדר מראש להכנת תב"ר בלבד, נוהל ניצול תב"ר הרכש, ההזמנות והחוזים של העירייה, שתואמים גם את התקציב הרגיל ולכן לא בטוח שצריך להגדיר נהלים ספציפיים לתב"ר".

התייחסות הביקורת לתגובת המנהל:

2 .ניהול תב"ר שונה מניהול התקציב השוטף בשני מרכיבים עיקריים נדרשת הקבלה בין הכנסות והוצאות התב"ר. הנ"ל מחייב פירוט הבקרה לגבי שני הנושאים הללו בנוהל העבודה.

זימון לישיבות מועצת העיר 6

בפרק רביעי לתוספת השנייה בפקודת העיריות

יצוין –

......

3(

העניין

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

15

בישיבה שידונו בה בתקציב, בתשלומי חובה או בחוקי עזר – טיוטה של ההצעות 4( עם דברי הסבר

מהביקורת עולה כי לפני כל ישיבת מועצת העיר, לרבות הישיבות בהן דנים על תקציב הפיתוח, מועברים לחברי המועצה הנושאים שיידונו בישיבה בצירוף נספחים רלוונטיים.

עם זאת, מעיון בספר התקציב הבלתי רגיל המוגש למועצה מידי שנה עולה כי רשימת התב"רים לאישור מוצגת לחברי המועצה באופן מרוכז. מהביקורת עולה כי לא צורפו דברי הסבר מפורטים לכל תב"ר, אי-לכך, חברי המועצה אינם יכולים ללמוד ולנתח את הפרויקטים העולים לסדר היום, והחלטותיהם מתקבלות במהלך הישיבה ללא הכנה מעמיקה ומתוך חוסר יכולת אמתית לברור בין אפשרויות ופרויקטים שונים.

ראה נספח א' - דוגמה להסבר על כל תב"ר ברשות באחרת.

תגובת מנהל תקציב הפיתוח:

"מועצת העיר מקבלת את ספר התקציב הבלתי רגיל כאשר יש בו הסברים כללים. כיוון שכל התקציב מאושר, הרי שאין צורך בתעדוף הפרויקטים".

המלצת הביקורת

בעת הבאת תב"רים לאישור מועצת העיר, חשוב שיוצגו לחברי המועצה דברי הסבר לתב"ר, כגון: שנת תחילת התב"ר, ייעוד הפרויקט, הקשר לתב"רים נוספים, יתרונות התב"ר וכד'.

פיקוח ובקרה על התב"רים באמצעות מערכות המידע 7 מערכת ממוחשבת לניהול מיזמים היא כלי עזר תכנוני המאפשר לכל הגורמים הרלוונטיים באגפי באופן יעיל יותר ותוך יכולת יצירת העירייה לנהל את התהליך, הן בהיבט הכספי הן בהיבט ההנדסי, תשתית אחידה.

ממשקים ממוחשבים מסייעים במניעת כשלים ומניעת כפילויות ומאפשרים לבצע מעקב עדכני ומקיף אחר השלמת תהליך העבודה. כמו כן, ממשקים ממוחשבים משמשים כלי חיוני המסייע להם במתן שירות איכותי, מהיר ומדויק.

טכנולוגיית המידע של הארגון נדרשת לתמוך ביעדי פעילותו. תהליכי הפעילות אמורים להיות ממוכנים ומשולבים במערכות יישומיות ממוחשבות, וכתוצאה מכך רוב הבקרות ברמה זו ממוכנות .אף הן

פיקוח העירייה אחר התב"רים המנוהלים במערכות המידע, מתבצע באמצעות המערכות הבאות:

- מנהלת את כלל ההיבטים הכספיים של התב"ר, הן הניהול התקציבי והן מערכת האוטומציה הביצוע בד ההכנסות והוצאות (להלן: "האוטומציה").

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

16

- מערכת לניהול פרויקטים הנדסיים הכוללת נתונים הנדסיים וכספיים על מערכת רמדור הפרוייקטים המנוהלים על ידי אגף ההנדסה.

- מערכת המאפשרת לרשות להזין בקשות למשרדי הממשלה, כגון: משרד החינוך, מערכת מרכב"ה משרד התחבורה , וצפייה בהתייחסויות של המשרדים (להלן: "הרשאות").

הקישור בין מערכת האוטומציה למערכת רמדור מתאפשר באמצעות מספר תב"ר המוזן בשתי המערכות.

מהביקורת עולה כי מנהל תקציב הפיתוח אינו עושה שימוש בדוחות בקרה הניתנים להפקה

ממערכת האוטומציה ביניהם: תב"רים ללא תנועה בהכנסות, תב"רים ללא תנועה בהוצאות,

תב"רים בעודף/גרעון, דוח תכנון לאישור תב"רים, דוח ניהול הכנסות לפי מקורות מימון, וכד'.

כי הוא אינו משתמש בדוחות המובנים של המערכת לצורכי ניהול מנהל תקציב הפיתוח מסר התב"ר פרט לרישום הנתונים במערכת (רישום ההסכם במערכת, הפקת הזמנות רכש וכד') ולצורכי בקרה ומעקב אחר התב"ר הוא מפיק דוחות מתוכנת האוטומציה לגיליונות אקסל ומבצע את החיתוכים הנדרשים לו לצורכי ניהול התב"ר.

המלצת הביקורת

מומלץ לנצל את הדוחות המובנים במערכת המידע של העירייה למעקב ובקרה אחר התקציב הבלתי רגיל.

אישור פתיחת תב"רים 8

ראש הרשות בהתאם לתקנה

המקומית יגיש את התקציב במועד שיאפשר למועצה לדון בו ולאשרו, ולשר הפנים או לממונה על המחוז לאשרו לפני התחלת ביצוע פעולה לפיו".

עיריית רמת גן מוגדרת על ידי משרד הפנים כ'עירייה איתנה" ועל כן לא נדרש ממנה אישור משרד הפנים לתב"רים.

להלן הליך אישור התב"רים בעירייה:

אישור

מנכ"ל

העירייה

אישור

ועדת

כספים

אישור

מועצת

העיר

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

17

הביקורת בחנה מדגם של

מאי

ביצוע הפרויקט בפועל (צו תחילת העבודה/מועד הקמת התב"ר ותחילת התשלומים בו, המועד המוקדם מבין השניים) ביחס למועד אישור התב"ר על ידי מועצת העיר.

בכל התב"רים שנדגמו כאמור לעיל, נמצאו אישורי מועצת העיר אשר התקבלו טרם תחילת ביצוע . תקיןהפרויקט -

ניהול חשבונות בנק נפרדים לתקציב הרגיל והתב"רים 9 קיימות שלוש הנחיות הנוגעות לניהול חשבונות בנק נפרדים לתב"רים סעיף 1

בנאמנות ע"י ראש העיר לכל תקציב של העירייה המיועד לפעולה חד פעמית או לתחום פעילות מסוים. הפרשנות של משרד הפנים לסעיף זה הינה כי יש לפתוח חשבון בנק נפרד לכל תב"ר.

בסעיף 2

מקומית) נקבעו כללים המחייבים את הרשות המקומית לפתוח חשבון בנק נפרד המיועד אך ורק לשם שימוש בהקצבות שהתקבלו מהמדינה או ממפעל הפיס המיועדות לעבודות פיתוח.

בסעיף 3

לכל אחד מחמשת הנושאים הבאים: מים וביוב, כבישים ומדרכות, היטלי השבחה, עשייה במקרקעין וקרן כללית.

בדוחות הביקורת המפורטים, העיר משרד הפנים לרשויות המקומיות על אי-הפקדת כספים המיועדים למימון פרויקטים בחשבון בנק נפרד לכל תב"ר. המסד הנורמטיבי שרואי החשבון מטעם משרד הפנים הסתמכו עליו בהערותיהם בדוחות המפורטים בדבר אי-פתיחת חשבון בנק נפרד לכל 2 1 תב"ר הוא פקודת העיריות או חוזר מנכ"ל משרד הפנים עסק בסוגיה זו וציין כי בפקודת העיריות ובחוזר המנכ"ל האמורים לא מצא אזכור להנחיות כאלה.

1 סעיף

זמניים אחרים" מתייחס לנושא חשבונות הבנק הנפרד (עמוד http://www.moin.gov.il/ChozreiMancal/200804_00.pdf 2 דוח מבקר המדינה לשנת

לתב"רים". מצ"ב קישור לדוח מבקר המדינה:

http://www.mevaker.gov.il/he/Reports/Report_425/023ed79f-933e-4c8c-9ef8-cb11f6963698/105-pituach.pdf

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

18

בתגובה לדוח מבקר המדינה משנת

כה לא ידוע על התייחסות משרד הפנים לסוגיה שהעלה משרד מבקר המדינה.

מהביקורת עולה כי העירייה אינה מנהלת חשבון בנק נפרד לכל תב"ר.

כי העירייה מנהלת כרטסת הנהלת חשבונות נפרדת לכל תב"ר במסגרת הביקורת מציינת ספרי החשבונות של העירייה כך שקיימת הפרדה בניהול הכספי של התב"רים לכל תב"ר בנפרד מבחינת הרישומים הפנימיים.

הביקורת סבורה כי יש חשיבות לקיום הפרדה בין כספים שהוקצו באופן ייעודי לפרויקטים ספציפיים לבין יתר הכספים המשמשים להתנהלות השוטפת של העירייה.

מהביקורת עולה כי העירייה אינה מקיימת הפרדה בחשבונות הבנק בין סוגי פרויקטים שונים.

כי העירייה אינה מנהלת בחשבונות בנק נפרדים את כספי התקציב הרגיל, הביקורת מעירה קרנות הפיתוח וכספי התב"רים, בניגוד להוראה סעיף

תגובת מנהל תקציב הפיתוח:

"הביקורת של משרד הפנים אינה מבקשת חשבון בנק לכל תב"ר. זה לא יעיל ובלתי אפשרי לביצוע."

המלצת הביקורת:

מומלץ בשלב ראשון לפתוח חשבונות בנק נפרדים לתקציב הרגיל ולכספי התבר"ים.

מקורות המימון של התב"רים בעירייה בשנים 10

לפי סעיף

התקבולים והתשלומים לפעולות חד-פעמיות שימומנו ממקורות שונים ובהם הקצבות מהתקציב הרגיל, השתתפות בעלים (כמו, אגרות והיטלים), השתתפויות הממשלה, השתתפויות של מוסדות ותרומות (כמו מפעל הפיס), מלווים מאוצר המדינה, מבנקים וממוסדות אחרים, הכנסות בעבור עבודות לטובת המשלמים, הכנסות מקרנות הרשות כגון קרנות פיתוח, אשראי מקבלנים וספקים והכנסות ממכירת רכוש.

, כלומר הערכת העלויות של המשאבים הדרושים כלי חשוב בניהול פרויקט הוא הכנת אומדן עלויות לביצוע שלביו השונים, ובכלל זה אומדן של סטיות צפויות מהתכנון המקורי העלולות לייקר את העלויות.

מהביקורת עולה כי העירייה מגדירה מראש מקורות מימון ייעודיים מכספי העירייה ו/או ממקורות חיצוניים לכל תב"ר.

ככלל, מקורות התקציב נקבעים בתחילה ממקורותיה העצמיים של העירייה, אגרות, היטלים וכד', וכן מגורמי מימון חיצוניים, כגון: משרד החינוך, משרד התחבורה וכד'.

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

19

חלק מסכומי ההלוואה משויכים למימון של חלק מהתב"רים בעירייה זאת לאחר שהוקצו מקורות המימון הנוספים. בהמשך, מתבצעת השלמה של יתרת התקציב מתב"ר הלוואות ובכפוף לאישור מוקדם של מועצת העיר.

הביקורת ניתחה את המגמות העיקריות בשנים

להלן פירוט מקורות המימון לתב"רים לשנת

מקור מימוןסכום ב- ₪ אחוז מסך התקציב

29.02% 80,000,000 מלוות

10.88% 29,988,500 השתתפות ממשלה

0.22% 600,000 יתרות בתב"ר

6.86% 18,920,000 מוסדות ותרומות

36.64% 101,000,000 היטל השבחה

12.67% 34,920,400 קרן פיתוח דרכים 1.83% 5,032,000 קרן פיתוח תיעול 1.81% 5,000,000 מכירת רכוש

0.07% 200,000 חיוב בעלים

סה"כ ₪ 275,660,900 100%

להלן תרשים התפלגות חלוקת התב"רים לפי מקורות ההכנסה (מימון) לשנת

התפלגות מקורות ההכנסה

קרן פיתוח תיעול , מכירת רכוש , חיוב בעלים , 5,032,000 5,000,000 200,000 קרן פיתוח דרכים

34,920,400

הלוואה

80,000,000

היטל השבחההשתתפות ממשלה ,

101,000,000 29,988,500

יתרות בתב"ר

600,000 מוסדות ותרומות

18,920,000

(המימון) של העירייה בתקציב הפיתוח

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

20

מקורות המימון

הלוואות מבנקים שהעירייה לוקחת לצורכי פיתוח. כספי ההלוואה מיועדים מלוות - א.

לכל סוגי התב"רים.

השתתפות ממשלה: ב.

- מרבית הפרויקטים בחינוך מנוהלים ע"י משכ"ל והחברה המפקחת של משרד החינוך 1 משכ"ל היא זו שאחראית על הדיווחים למשרד החינוך. לאחר הדיווחים מתקבלת הרשאה מהמשרד ובהתאם לכך נפתח פרויקט. משרד החינוך מעביר את הכספים באמצעות בנק דקסיה.

והבטיחות בדרכים. משרד התחבורה 2

תקציבים המתקבלים ממפעל הפיס, ביטוח לאומי, חברת חשמלמוסדות ותרומות - ג.

הוט ועוד או תרומות שמתקבלות בעירייה.

הכנסות מהיטל השבחה. מיועדים לכל סוגי התב"רים. היטל השבחה - ד.

הכנסות הטלת היטלים בגין תוספות בניה. הכספים מיועדים קרן פיתוח דרכים - ה.

לפיתוח דרכים בלבד.

הכנסות הטלת היטלים בגין תוספות בניה. הכספים מיועדים קרן פיתוח תיעול - ו.

לתיעול (פיתוח ביוב).

הכנסות ממכירת רכוש או קרקע של העירייה. הכסף שהתקבל מיועד מכירת רכוש - ז.

לקנייה או הקמת מבנים חדשים בלבד.

הכנסות מגבייה מבעלי הדירות בעקבות שיפוץ מבנים אשר העירייה חיוב בעלים - ח.

מממנת וגובה את הכסף מהבעלים.

יתרות שנשארו מתב"רים אחרים. יתרות בתב"ר - ט.

טבלת התפלגות חלוקת התב"רים לפי נושאים עיקריים לשנים להלן לחודש מאי

שיעור מסך תב"ר לפי סכום ב- ₪ הפרויקטים נושא

36% 452,863,067 תשתיות

31% 397,593,581 חינוך

22% 274,465,850 אחר

12% 149,904,911 סביבה

100% 1,274,827,409 סה"כ

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

21

להלן תרשים התפלגות חלוקת התב"רים לפי נושאים עיקריים לשנים

להלן התפתחות התקציב הבלתי רגיל לשנים

(*) מתוך ספר תקציב בלתי רגיל לשנת

התפלגות חלוקת התברים בש"ח עפ"י נושאים עיקריים סביבה,

149,904,911

תשתיות

452,863,067 אחר

חינוך

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

22

תחילת ביצוע התב"ר 11

הקצאת מקורות מימון לתב"ר היאחוזר מנכ"ל משרד הפנים פעולה מנהלית הנתונה לשיקול דעתה של מועצת הרשות המקומית, שהיא הגוף המוסמך לאשר ". על פי החוזר, מועצת הרשות התב"ר

קובעת את סדרי העדיפויות לביצוע פרויקטים הנעשים ברשות המקומית.

עוד נקבע בחוזר מנכ"ל כי שיקול הדעת של מועצת הרשות כפוף לעקרונות המשפט המנהלי. בדו"ח על הביקורת בשלטון המקומי לשנת

הרשות לעניין הקצאת המשאבים מעצים את החשיבות של ההליך המנהלי (הפרוצדורלי) שיבטיח כי יציאה להקמת פרויקט, בייחוד כשמדובר בפרויקט עתיר ממון, תיעשה לאחר שנשקלו כל השיקולים הרלוונטיים ולאחר שהוצגה תמונה מלאה ושלמה בפני מקבלי ההחלטות בטרם אישורו ובטרם יוקצו המשאבים להקמתו.

על פי ההנחיות להנהלת חשבונות ודיווח כספי ברשויות המקומיות שפרסם משרד הפנים בדצמבר 2004

להכנסותיו ולהוצאותיו ולכל שינוי בהן. לאחר אישורה של מועצת הרשות, העירייה רשאית לפרסם 3 מכרז ולהתחיל בביצוע הפרויקט

עוד נקבע בהנחיות לדיווח הכספי, כי רישום ההכנסות וההוצאות של התב"רים ינוהל בספרי החשבונות של הרשות המקומית; לכל תב"ר יוקצה "מספר חשבון ספציפי" דהיינו כרטסת הנהלת חשבונות נפרדת לכל תב"ר שתכלול רישום של כל התקבולים והתשלומים.

תקין. לא נמצאו תב"רים בהם נרשמו הוצאות טרם אישור התב"ר על ידי מועצת העיר -

שינויים בתב"רים 12

לכל תב"ר נקבע תקציב ייעודי על בסיס תכנון מוקדם של הפרויקט שנבחר לביצוע. לעיתים נדרשים שינויים בביצוע הפרויקטים מסיבות שונות, כגון: נתונים שלא נצפו בתחילת הדרך, שינוי החלטות הנהלה וכד', וכתוצאה נדרש לבצע שינוי בתב"ר ביחס לתכנית שאושרה בתחילת הדרך על ידי מועצת העיר. הנחיות להנהלת חשבונות ודיווח כספי ברשויות המקומיות שפרסם משרד הפנים בדצמבר

אישור תקציבי להכנסותיו ולהוצאותיו ולכל שינוי בהן.

3 עיריית רמת-גן רשות איתנה ואינה נדרשת לאישור משרד הפנים ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

23

מהביקורת עולה כי לא קיימת הקפדה על הבאת שינויים בפרויקט במסגרת התב"ר לאישור מועצת העיר, חלקם מאושרים בישיבת הנהלה ומועברים לביצוע.

כך לדוגמה: תב"ר

התב"ר תוקצב בחלקו על ידי משרד החינוך. 30.12.14 כי בישיבת הנהלת עיר מורחבת מיוםהביקורת מעירה

במתנ"ס "גאולים" ולממן את עלויות ההקמה בסך

זו, לא הובאה לאישור מועצת העיר.

יצוין כי הגדלות בהיקף התב"רים מובאות לאישור המועצה טרם ביצוע העבודות (ראה סעיף 13

המלצת הביקורת

יש לוודא קבלת אישור תקציבי של מועצת העיר לכל שינוי של ייעוד כספי בתב"ר, כנדרש בהנחיות משרד הפנים.

הגדלת תב"רים 13

התב"רים בעירייה נקבעים ומאושרים בהתאם לכתבי כמויות מפורטים המוכנים עבור כל פרויקט והערכות אגפי העירייה להיקף הוצאות נוספות (פיקוח, אבטחה, מהנדסים ועוד), המתבססות על ניסיון העבר בביצוע פרויקטים דומים, ככל שישנם.

שיטת התקצוב בעירייה נועדה, בין היתר, לצמצם את החריגות התקציביות בפרויקטים והצורך בהגדלת התב"רים.

ישנם מקרים בהם נדרשות הגדלות של תב"רים בעקבות סטייה מאומדן העלויות שנוצרת כתוצאה מהערכות שגויות של כתבי הכמויות, דרישות אגפי העירייה לתוספות עבודה שלא תוקצבו מראש, התייקרויות של מחירי החומרים הצמודים למדדים ועוד.

סעיף ב

כדלהלן:

תוספת תקציבית דרושה במקרים של הגדלת היקף הפעולות מעל המתוכנן בתקציב או התייקרות בלתי "

צפויה...".

כל תקציב של רשות מקומית, (כולל רשות איתנה) חייב לקבל את אישור מועצת העיר ולכן כל תב"ר ו/או הגדלת תב"ר, חייב לקבל את אישור מועצת העיר.

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

24

להלן מספר דוגמאות לתב"רים בהם בוצעה הגדלת תקציב בשיעור של לתקציב של הפרויקט נכון ליום

מנהל תקציב הפיתוח מסר כי בשיפוץ מרכז מסחרי מרום נווה, התכנון הראשוני היה לבצע שיפוץ מינימאלי במרכז המסחרי. עם התקדמות התכנון הראשוני התקבלה החלטה בהנהלת העירייה לשנות את השיפוץ באופן משמעותי. לגבי תבר"ים 4258

לצפי הביצוע לאותה שנה בכדי להימנע משריון תקציבי של כספים שמיועדים לשמש בפרויקטים אחרים.

מהביקורת עולה כי לכל ההגדלות התקציביות ניתנו אישורי מועצת העיר במערכת המידע, - תקין.טרם תחילת העבודות להגדלת התב"ר

תב"רים ללא תנועה במהלך השנה 14

בהתאם להנחיות המחייבות, תב"ר שלא הוצאו בגינו התחייבויות כספיות, או לא נתקבל מימון שאושר לו, או לא הוחל בביצועו, או הופסק ביצועו ללא קביעת מועד לחידושו לתקופה העולה בו על

להלן תיאור הליך סגירת תב"ר בעירייה:

מספר פרוייקטשם פרוייקטתאריך אישור

מועצה

פרוטוקול

אישור

מועצה

כ תקציב "סה

הוצאות לפני

שינוי

כ תקציב "סה

הוצאות לאחר

שינוי

שיעור השינוי

4352 שיפוץ מרכז מסחרי מרום נווה 29/10/201530600,000 3,500,000 483% 4265 תכנון בי"ס שלום 30/12/2014197,100,000 12,950,000 82% 4265 תכנון בי"ס שלום 29/12/2015א3312,950,000 17,850,000 38% 4265 תכנון בי"ס שלום 14/09/201765900,000 3,162,109 251% 372%

4258 שיפוץ גן הבנים 30/12/2014192,000,000 8,000,000 300% 4258 שיפוץ גן הבנים 29/12/2015א338,000,000 9,500,000 19% 319% 4258 סה"כ הגדלת התב"ר

4265 סה"כ הגדלת התב"ר

ביצקת כ"הס ביצקת כ"הס לוקוטורפ רושיא ךיראתיונישה רועיש רחאל תואצוה ינפל תואצוה רושיאט קייורפ םשט קייורפ רפסמהצעומיונישי ונישה צעומ 483% 3,500,000 6 00,000 30 29/10/2015 הוונ ם ור מ יר חס מזכ ר מ ץו פי ש4352 82% 12,950,000 7 ,100,000 19 30/12/2014 םולש ס "י ב ןו נכ ת4265 38% 17,850,000 1 2,950,000א33 29/12/2015 םולש ס "י ב ןו נכ ת4265 251% 3,162,109 9 00,000 65 14/09/2017 םולש ס" יב ןו נכ ת4265 372% 4265 ר" בת ה תל דג ה כ" הס

300% 8,000,000 2 ,000,000 19 30/12/2014 םינבה ןג ץו פי ש4258 19% 9,500,000 8 ,000,000א33 29/12/2015 םינבה ןג ץו פי ש4258 319% 4258 ר" בת ה תל דג ה כ" הס

איתור תברים

שהסתיימו

(קבלת

דיווחים מאגפי

העירייה)

מנהל

תקציב

הפיתוח

אישור סגירת

תברים

מועצת

העיר

סגירת

התברים

במערכת

מנהל

תקציב

הפיתוח

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

25

אחת לתקופה מגיש מנהל תקציב הפיתוח את רשימת התב"רים שנסתיימו לצורך קבלת .אישור ועדת כספים ומועצת העיר לסגירתם

בביקורת שנערכה בעירייה מטעם משרד הפנים נמצאו

ושלא נסגרו. ב

מסר מנהל תקציב הפיתוח כי מדובר בתב"רים בהמתנה שביצועם צפוי להתחדש לכן לא נסגרו.

מסקירת כרטסות התב"רים במערכת הנהלת החשבונות של העירייה נמצאו לא נמצאו תנועות במשך

להלן פירוט המקרים:

המלצת הביקורת:

יש לבצע בדיקה תקופתית של תב"רים ללא תנועה ולסגור את התב"רים במידת הנדרש, בהתאם להנחיות משרד הפנים (ראה פרק

מנהל תקציב הפיתוח מסר בתגובה:

"בתברים אלו אכן אין פעילות כיום אולם הפעילות נדחתה עד להבשלת התנאים להמשכה.

תב"ר

בוצע לכן הפרויקט נמצא בהשהיה.

4196 תב"רים

הקלה.

תב"ר

לכן התברים לא נסגרים בשלב זה. יש להדגיש כי מדי שנה אני מתבקש להגיש הסברים למשרד הפנים על תב"רים לא פעילים, והיכן שיש מקום התב"ר נסגר".

התייחסות הביקורת לתגובת המנהל:

תב"רים שאינם פעילים נכללים במסגרת התקציבית שלא לצורך ומונעים אישור פרויקטים נוספים שניתן לבצע. הביקורת ממליצה לבחון סגירת תב"רים שאינם צפויים להתבצע בפרק זמן שיוגדר על ידי גזברות העירייה ולפתוח אותם מחדש לכשיתחדש הביצוע.

מספר

ר"תבר"שם התברישום .תתאור הרישום

יתרת תקציב

)₪(

4065 סלילת נתיב נוסף בדרך שיב"א31/12/2015 תכנון ופיקוח הוספת נתיב 862,358.00 4196 שיקום רח' רוקח קטע א. הלל מזרח 31/07/201515/7/15 1-6/15 הכוונת שוטרים 496,078.00 4278 עב' ניקוז ברוקח 02/08/20154 עב' תיעול ברוקח חלקי 4,761,466.00 ביצקת תרתי רפסמ

)₪(ם ושירה רואת םושיר.תר "בתה םשר "בת

862,358.00 ביתנ תפסוה חוקיפו ןונכת 3 1 / 1 2 / 2 0 1 5א"ביש ךרדב ףסונ ביתנ תליל ס4065 496,078.00 15/7/15 1 - 6 / 1 5 םי רט וש תנ וו כה 31/07/2015 חרזמ ללה .א עטק חקור 'חר םוקיש 4196 4,761,466.00 4 יק לח חק ור ב לו עי ת 'ב ע0 2 / 0 8 / 2 0 1 5 חקורב זוקינ 'ב ע4278 ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

26

התחלת יישום התב"ר טרם קבלת הרשאה מהגורם המממן 15 ככלל לכל תב"ר נקבעים מקורות המימון שמכסים באופן מלא את ההוצאות הצפויות בתקציב בהתאם לצפי ההוצאות לביצוע הפרויקט וצפי ההכנסות מהמקורות השונים של העירייה.

כאמור, חלק ממקורות המימון של העירייה הינם מקורות חיצוניים ולכן עשויים להיות שינויים במימון הפרויקטים ביחס לביצוע, הנ"ל יכול שיגרור גרעון בתב"ר בשל חוסר במקורות מימון ביחס להוצאה הנדרשת (הוצאות בניכוי הכנסות).

מהביקורת עולה כי העירייה החלה בבניית פרויקטים טרם קבלת הרשאה ממשרד החינוך.

כתוצאה מכך, יתרות התב"ר (ההכנסות בניכוי ההוצאות) גרמו לגרעון מימוני. להלן דוגמה לתב"ר

הכנסה תקציב התייחסות מנהל תקציב מקורות שם מס' בדיקת המקרה והמשמעות בפועל מתוכנן הפיתוח המימון התב"ר תב"ר בש"ח בש"ח בשל צורך דחוף לסיים את

במועד, לפני הבנייה בביצוע החלההעירייה הלימודים, שנתתחילת אישור קבלת טרם הפרויקט בביצוע החלההעירייה למימון החינוך ממשרד סופי לפרויקט הכנהעבודות ההוצאות. לפני קבלת הרשאה בכתב מ. : המשמעות--- 3,700,000 החינוך משרד למימוןהחינוך קבלת לפני פרויקט התחלתהובטח להעביר את מלוא הרשאה מהגורם המממן בכתב, משורת לפניםהסכום כספי הפסד לכאורה, יצרההדין. תכנון לעירייה בסך בניית 4 כיתות

282

בי"ס

אביגור

בלתי עיכוביםלאור 2015 בשנת תוקצב הפרויקט

צפויים בתהליך המכירה ממכירת נכס ברחוב מנשה, צפי עסקה הושלמהטרם המכירה הוערך בכמכירת המכירה. ₪. מתוך המכירה תוקצב סכום --- 2,000,000 רכושהפרויקט ימומן ממכירת למימון ₪2,000,000 של רכוש של העירייה כאשר הפרויקט הזה. בפועל הרכוש לא תתבצע המכירה. נמכר.

ק. פיתוח

אין הערות 1,000,000 1,000,000 והיטל

השבחה

אין הערות 3,100,000 3,100,000 מלוות

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

27

להלן דחיית הבקשה להשבת הכספים ממערכת מרכב"ה לבי"ס אביגור

מנהל תקציב הפיתוח ציין בהתייחסותו, כי לאחר מו"מ עם משרד החינוך יועבר הביקורת מציינת כי נכון מהתקציב כפי שנרשם בהרשאה שניתנה למימון הפרויקט.

למועד

התקציב המיועד טרם הועבר.

להלן מקרה נוסף שנמצא במסגרת הביקורת נכון לחודש מספר

תב"רשם הפרויקט

סה"כ גרעון

ב- ₪

התייחסות מנהל תקציב

הפיתוח

משרד החינוך ומפעל הפיס בניית כיתות

טרם העבירו את הכספים. 6,224,540 בבי"ס זומר 4257

לרשימה המלאה של הפרויקטים בגירעון מימוני (מעל ראה נספח ג'.

להעביר אין שוב מזכיר

אלינו שלב ראשון כאשר צו

לפני הרשאה!!!!!!!

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

28

תב"ר

סכום השתתפות משרד החינוך שאושר בתב"ר

מסך תקציב התב"ר.

מהביקורת עולה כי לעירייה אושר סכום ההשתתפות המקסימלי ואולם בפועל העירייה לא

קיבלה את ההשתתפות, בהיקף של כ

לקבלן לביצוע הפרויקט בתאריך

פרויקט במימון המשרד (שהתקבל בתאריך

מיליון ₪ בתב"ר. מנהל תקציב הפיתוח מסר כי משרד החינוך אמור להעביר בגין תב"ר

להלן מקרה נוסף בו העירייה החלה בביצוע בניית פרויקט לפני קבלת ההרשאה ממשרד

החינוך ובעקבות כך לא התקבלו תקציבים:

מספר

תב"ר שם הפרויקט תאריך צו

התחלת עבודה

תאריך

ההרשאה

סכום שמתעכב

במשרד החינוך

1,582,055 14.12.15 13.4.14 גני אלוף שדה 4281

כמו כן, מהביקורת עולה כי המסמכים התומכים במקורות המימון של התב"רים אינם סרוקים למערכת המאפשרת סריקת מסמכים אלא מתויקים בתיקים פיזיים של התב"רים הביקורת מציינת לחיוב כי בעקבות ההערה שלה, כבר במהלך כך שלא ניתן לאתרם בנקל.

הביקורת, החלו בתהליך הסריקה של המסמכים.

המלצות הביקורת:

יש לבצע פרויקט רק לאחר השלמת תהליכי האישור הנדרשים מהגורמים המממנים של הפרויקטים.

להשלים את סריקת המסמכים הקשורים לתב"רים למערכת הממוחשבת.

מנהל תקציב הפיתוח מסר בתגובה:

"תב"ר

זהו גרעון מימוני זמני שאמור להסגר בהמשך. לדוגמא תב"ר החיצוני, כנ"ל תברים

נקודת זמן לא העברתי מימון לתב"ר. (לדוגמא תברים גם להם הועבר המימון."

התייחסות הביקורת לתגובת המנהל:

תגובת מנהל תקציב הפיתוח לא משנה את ההמלצה.

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

29

מימון תב"רים באמצעות הלוואות 16

לעיתים פונה העירייה לקבלת הלוואות מהבנקים המסחריים לצורך מימון הפרויקטים במסגרת תקציבי הפיתוח. לאחר שתקציב הפיתוח מקצה את מקורות המימון העומדים לרשותו ממקורותיה העצמיים של העירייה ומגורמי המימון השונים המשתתפים בביצוע הפרויקטים, מתכנן מנהל תקציב הפיתוח את השלמת יתרת התקציב החסר להשלמת הפרויקטים באמצעות הלוואות מהבנקים.

לפי הנחיות משרד הפנים, רשות מקומית תגיש לאישור (במסגרת התקבולים) את היקף מסגרת האשראי הנחוצה לה לצורכי פיתוח באותה שנה תקציבית. לאחר אישורן של ההלוואות, יש לממשן במהלך השנה התקציבית שבה אושרו או עד המועד הנקוב בהיתר, לפי המאוחר.

בסעיף

ראש הרשות המקומית יגיש את התקציב במועד שיאפשר למועצה לדון בו ולאשרו, ולשר "(א)

הפנים או לממונה על המחוז לאשרו לפני התחלת ביצוע פעולה לפיו.

לעניין עירייה איתנה ומועצה מקומית שהוחל עליה דין עירייה כאמור – לא ייקראו המילים (ב)

"ולשר הפנים ולממונה על המחוז לאשרו" שבתקנת משנה (א)".

כלומר, עירייה איתנה אינה נדרשת להגיש את התקציב לאישור שר הפנים, בין היתר את ההלוואות הנמנות בין מקורות המימון במסגרת התקציב הבלתי רגיל.

4 העירייה הינה רשות איתנה ואינה נדרשת לאישור ההלוואות ממשרד הפנים בהתאם לספר התקציב הבלתי רגיל לשנת

במועצת העיר , מיום

רגיל לשנת

המניין, מיום

פרויקטים ובהם עבודות פיתוח.

4 על פי הכרזת שר הפנים מיום

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

30

להלן תרשים המתאר את פיזור ההלוואות לפי הבנקים השונים נכון ליום

הערה:

פירוט ההלוואה המוצג לעיל כולל הלוואות בהיקף של שנלקחו לצורך מימון פרויקטים לתקציב הפיתוח.

הנתונים אינם כוללים הלוואה נוספת מבנק לאומי המשמשת למימון התקציב הרגיל שיתרתה המשוערכת נכון ליום

במסגרת עריכת תכנית פיתוח רב שנתית (תב"רים), הוקצו מקורות מימון לכל פרויקט.

סכום ההלוואות שהוקצו לפרויקטים השלימו את מקורות המימון לעבודות המתוכננות.

יתרת הלוואות משוערכת נכון ליום

באלפי ש"ח

לאומי

דקסיה

דיסקונט

מזרחי

אוצר החיילפועלים

איגוד

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

31

חשבת העירייה מבצעת "סקר שוק" כאשר נדרשת הלוואה לטובת פרויקטים. הסקר נערך ובהתאם לכדאיות הכלכלית והריבית מול מספר בנקים מסחריים (ראו בתרשים לעיל)

המיטבית מתקבלת החלטה ע"י גזבר העירייה.

מהביקורת עולה כי הערבויות שהועמדו לטובת הלוואות שלקחה העירייה הן כנגד אישור מועצת העיר להלוואה ושעבוד הכנסות עצמיות של העירייה.

מועצת העיר אישרה מסגרת הלוואות לשנת

מחלקת תקציב הפיתוח אינה מנצלת את ההלוואות הכספיות במלואן בתחילת השנה אלא בעת הצורך במהלך השנה, בהתאם להתקדמות הפרויקטים ולצרכים מוגדרים שבגינם המועצה נושאת בהוצאות מימון.

ותרומות הכנסות ממוסדות 17

לשנת לנתוני התקציב הבלתי רגיל בהתאם

פרויקטים הסתכמו ב

תב"ר

מהביקורת עולה כי עם קבלת אישור מפעל הפיס נפתח חשבון ייעודי בבנק דקסיה. במסגרת התב"ר העירייה פנתה למס' ספקים זכיינים של מפעל הפיס ושלחה הזמנות עבודה לקבלת 5 אישור מפעל הפיס, לאחר אישור ההזמנה ואישור התשלום ע"י העירייה במערכת מנו"ף מעביר מפעל הפיס את התשלום באופן ישיר לספקים.

סכום השתתפות מפעל הפיס בתב"ר

מקורות המימון לתב"ר .

5 מערכת 'מנוף' – תוכנה לניהול הקצאות ומענקי פיתוח של מפעל הפיס; מערכת תקציב של העירייה המשמשת לניהול התקציב הבלתי רגיל העירוני.

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

32

תב"ר

סכום השתתפות מפעל הפיס בתב"ר

מקורות המימון לתב"ר. מהטבלה עולה כי אחוז ביצוע יחסי עומד בשיעור התקציב שהועבר בפועל גבוה, לכאורה מהסכום שהוקצב לעירייה.

לביקורת נמסר כי לעיתים תקציבים של גורמי מימון שונים כגון: מפעל הפיס, מועברים בחלק מהמקרים מתב"ר לתב"ר באמצעות קרן יתרות תב"ר.

לביקורת אין הערות בנושא זה.

תקצוב פרויקטים מקרן היטל השבחה בניגוד לחוק התכנון והבניה 18 התוספת השלישית לחוק התכנון והבניה, התשכ"ה

"סכומים שנגבו כהיטל מיועדים, אחרי ניכוי הוצאות הגביה לרבות בסעיף הוצאות ערעור לפי תוספת זו לכיסוי הוצאות של הוועדה המקומית או רשות מקומית אשר הועברו לה לפי סעיף

הוצאות פיתוח ורכישת מקרקעין לצורכי ציבור, כפי שהוגדר בסעיף ." והפקעתו לפי התוספת הרביעית

ביום

98

לנצל, בסייגים מסוימים, שיעור מסוים מהכספים שנגבו כהיטל השבחה לשם השקעה בחינוך בהתאם לנתוני המערכת הממוחשבת ישנם כ

פיתוח היטלי השבחה.

מסקירת הפרויקטים שממונו ע"י הקרן עולה כי העירייה ניצלה את תקציבי היטלי ההשבחה שלא לשם הוצאות פיתוח והשקעה בחינוך ובניגוד לשימושים העולים מסעיף לתוספת השלישית לחוק התכנון והבנייה.

להלן מס' דוגמאות:

שם הפרויקטסה"כ בש"ח

3,760,000 רכישת ציוד תברואי

620,000 שילוט ולוחות מודעות

3,000,000 שתילת פרחים ונטיעות בגנים

1,800,000 תשתיות ענן

כי היטל ההשבחה נועד לכיסוי ההוצאות כולן או מקצתן הכרוכות הביקורת מעירה בהכנתה, עריכתה, או ביצועה של תכנית בנין עיר ו/או השקעה בחינוך.

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

33

המלצת הביקורת

יש לבחון את השימושים בכספי קרן היטל השבחה.

: תגובת מנהל תקציב הפיתוח

"כספי ההשבחה יכולים לממן הוצאות פיתוח. כל הסעיפים המופיעים בטבלה הינם בגדר פיתוח כפי שרואה זאת העירייה".

התייחסות הביקורת לתגובת המנהל:

התגובה אינה משנה את ההמלצה.

דרכים וקרן תיעול פיתוח קרן 19

בהתאם לנתוני המערכת הממוחשבת סך ההכנסה מקרן פיתוח דרכים הסתכמה ב 34,920,400

הביקורת דגמה

אחוז ביצוע יחסייתרת תקציב יחסיביצוע שריון יחסישיעור מסך הפרויקטתקציב יחסישם החשבוןמספר תב"רשם הפרויקט עב' פיתוח ותשתיות במשולש הגדול 4118 מוס' ותרומות-ח.חשמל 4,137,000 - 5%616,810- -3,520,190.00 15% עב' פיתוח ותשתיות במשולש הגדול 4118ק.פתוח ה.השבחה 29,455,000 - 37%13,305,000- -16,150,000.00 45% עב' פיתוח ותשתיות במשולש הגדול 4118ק.פתוח ביוב תעול 18,220,000 - 23%18,220,000- 0.00 100% עב' פיתוח ותשתיות במשולש הגדול 4118ק.פתוח דרכים מדרכות 20,290,000 - 26%20,290,000- 0.00 100% עב' פיתוח ותשתיות במשולש הגדול 4118ק.פתוח מים 6,472,000 - 8%500,000- -5,972,000.00 8% עב' פיתוח ותשתיות במשולש הגדול 4118 עבודות קבלניות 78,574,000 100%53,212,652 25,361,348.42 68% אחוז ביצוע יחסייתרת תקציב יחסיביצוע שריון יחסישיעור מסך הפרויקטתקציב יחסישם החשבוןמספר תב"רשם הפרויקט שיקום/ריבוד כבישים ברחבי העיר 4226ק.פתוח דרכים מדרכות 18,875,000 - 100%18,875,000- 0.00 100% שיקום/ריבוד כבישים ברחבי העיר 4226 עב' קבלניות 18,875,000 100%18,741,624 133,376.00 99% יסחי עוציב זוחאי סחי ביצקת תרתיי סחי ןוירש עוציבט קיורפה ךסמ רועישי סחי ביצקתן ובשחה םשר "בת רפסמט קיורפה םש 15% -3,520,190.00 - 616,810 5% - 4,137,000 למשחח.-תומורתו 'סומ 4118ל וד גה של וש מב תו ית שת ו חו תי פ 'ב ע 45% -16,150,000.00 - 13,305,000 37% -29,455,000 החבשה.ה חות פ. ק4118ל וד גה של וש מב תו ית שת ו חו תי פ 'ב ע 100% 0.00 - 18,220,000 23% -18,220,000 לועת בויב חות פ. ק4118 לודגה שלוש מב תו ית שת ו חו תי פ 'ב ע 100% 0.00 - 20,290,000 26% -20,290,000 תוכרדמ םיכרד חות פ. ק4118 לודגה שלוש מב תו ית שת ו חו תי פ 'ב ע 8% -5,972,000.00 - 500,000 8% - 6,472,000 םימ חות.פק 4118ל וד גה של וש מב תו ית שת ו חו תי פ 'ב ע 68% 25,361,348.42 53,212,652 100% 78,574,000 תוינלבק תוד וב ע4118ל וד גה של וש מב תו ית שת ו חו תי פ 'ב ע יסחי עוציב זוחאי סחי ביצקת תרתיי סחי ןוירש עוציבט קיורפה ךסמ רועישי סחי ביצקתן ובשחה םשר "בת רפסמט קיורפה םש 100% 0.00 - 18,875,000 100% -18,875,000 תוכרדמ םיכרד חות פ. ק4226 ריעה יבחר ב םי שי בכ דו בי ר/ םו קי ש 99% 133,376.00 18,741,624 100% 18,875,000 תוינלבק 'ב ע4226 ריעה יב חר ב םי שי בכ דו בי ר/ םו קי ש

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

34

מסקירת הפרויקטים שתוקצבו בין היתר מקרן פיתוח דרכים ומקרן פיתוח תיעול עולה כי . תקיןמדובר בפרויקטים בנושא תיעול -

התחלת שיפוץ חזיתות בתים טרם גיוס 20

ברמת גן קיים חוק עזר עירוני ("חוק עזר לרמת גן שיפוץ חזיתות בתים – תשל"ג המאפשר לעירייה לדרוש מבעלי בתים לשפץ חזיתות בתיהם. במידה והתושבים אינם פועלים על פי הוראות העירייה, רשאית העירייה לבצע שיפוץ על חשבונה ולחייב את הדיירים על עלויות השיפוץ.

מנתוני המערכת הממוחשבת עולה כי סך ההכנסה מחיוב בעלים הסתכמה ב פרויקטים אלה מתייחסים למקרים בהם העירייה אמורה לחייב את התושבים בגין העבודות ומקורות המימון לביצוע הפרויקטים מגיעים מגביית הכספים מהתושבים. ישנה חשיבות רבה לגביית הכספים מכל תושב. במידה ולא תבוצע גבייה מהתושבים, העירייה תאלץ לממן את הפרויקטים ממקורותיה העצמיים.

שני הפרויקטים העיקריים בהם מקורות המימון הם מחיוב בעלים הינם פרויקטים של שיפוץ בניינים משותפים ושיפוץ תשתיות.

מהביקורת עולה כי בנושא שיפוץ בניינים משותפים העירייה מפקחת על ההתקשרות עם הקבלן וכן על הליך הגבייה מהתושבים, בשיתוף האגודה לתרבות הדיור, שהינה יחידה באגף ההנדסה של העירייה .

ניהול השיפוץ על ידי העירייה מנטרל את רוב הקשיים הכרוכים בניהול השיפוץ על ידי ועד הבית, החל מהשגת הסכמת הדיירים, ניהול ההתקשרות מול הקבלן על כל המשתמע מכך, שמירה על איכות העבודה וסטנדרטים גבוהים, ביטוחים, גיוס הכספים והלוואות, ערבויות בנקאיות וכמובן מתן בטחונות למימוש הפרויקט.

מהביקורת עולה, כי התהליך כאמור מתבצע בסיוע האגודה לתרבות הדיור בשיתוף העירייה. כאשר הנוהג בעירייה הינו כי הפרויקט מבוצע לאחר גבייה של דיירי הבניין.

מבדיקה מדגמית שערכה הביקורת ל

לשנת

אישור לביצוע הפרויקט לאחר גבייה מ

פי מנהל הפיתוח.

: תגובת מנהל תקציב הפיתוח

הפרויקט ברחוב ברוריה"

תחילת עבודה אחרי

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

35

שיפוץ תשתיות ללא גבייה מבעלים בפועל 21

העירייה יוזמת עבודות של שיפוץ תשתיות במקומות בהם מאותרות בעיות בתשתיות שאינן מטופלות על ידי התושבים, על אף שהנושא הינו באחריות התושבים, וזאת בעיקר בכדי למנוע מפגעים תברואתיים.

בשל העובדה שהעבודות הינן באחריות התושבים, העירייה אמורה לחייב את התושבים בתשלום בגין העבודות.

מהביקורת עולה כי בתב"ר

לא נגבו תשלומים מהבעלים כנדרש.

הערת הביקורת:

העירייה קובעת את מימון העבודות בתשתיות מההכנסות הצפויות מגבייה מתושבים, אולם אינה מבצעת גבייה של הכספים בפועל. התנהלות זו מביאה לגירעון מימוני בתב"ר ומכך לתשלום על כיסוי הגרעון על ידה.

המלצות הביקורת

יש לחשב את ההכנסות הצפויות מתשלום התושבים לפרויקטים מסוג זה.

ככל שיוחלט על ביצוע פרויקטים נוספים בעתיד יש להציג לאישור חברי מועצה העירייה את מקורות המימון החלופיים של הפרויקטים במידה ולא תהיה גביה מתושבים.

סעיפי התב"ר 22

מרבית הפרויקטים בנושא בינוי ותשתיות, המהווים את עיקרי הפרויקטים בתב"ר, מצריכים תכנון מוקדם טרם ביצוע העבודות בפועל. לצורך ניהול יעיל של הוצאות הפרויקט נהוג לקבוע תקציב ייעודי לשלב התכנון ותקציב נפרד להוצאות ביצוע העבודות. כדי ליצור הפרדה ברורה בין הוצאות התכנון להוצאות הביצוע ולשמור על הפרדה בניהול התקציב יש לפתוח סעיף הוצאה נפרד לכל אחד משלבי הפרויקט.

מהביקורת עולה כי מנהל תקציב הפיתוח רושם סעיף 'תקציב הוצאות' בסעיף 'עבודות קבלניות' ובסעיף 'תכנון'.

להלן מספר דוגמאות לפרויקטים שסעיף "הוצ' תכנון" נמצא בסעיף "עבודות קבלניות".

שם הפרויקט מספר תב"ר תקציב ב- ₪

16,000,000 4373 בניית

11,500,000 4412 בניית אשכול

2,500,000 4342 בניית ספריה בשיכון ותיקים

900,000 3999 סלילת כבישים לרוכבי אופניים

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

36

מנהל תקציב הפיתוח ציין בהתייחסותו כי בשל נוחות העבודה הוגדר סעיף הוצאה אחד "עבודות קבלניות" לכל פרויקט.

הגדרת התקציב בסעיף הוצאה אחד ולא בחלוקה בין סעיף תכנון לסעיף ביצוע הביקורת מעירה כי מקשה על הבקרה והמעקב אחר ההוצאות במסגרת הפרויקט.

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

37

נספח א' - דוגמה לספר תב"ר מרשות אחרת הכולל הסבר לכל תב"ר

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

38

נספח ב' - התפלגות תקציבי התב"רים בש"ח לפי נושאים סכום נושא 253,274,900 דרכים ומדרכותתשתיות

75,218,167 מהנדס העיר הנדסה

69,140,000 ספורט תשתיות

55,230,000 מאור רחובות תשתיות

236,777,581 חינוך-יסודיים חינוך

108,370,000 חינוך-גני ילדים חינוך

44,221,000 חינוך-תיכוניים חינוך

8,225,000 חינוך-מעונות יום חינוך

68,367,000 נכסים אחר

62,706,312 מוזיאונים אחר

19,373,000 מינהל אחר

17,713,200 טיפול בקשיש אחר

16,300,000 דת אחר

16,250,000 תברואה אחר

14,402,584 בריאות אחר

12,975,000 מועדוני נוער אחר

11,282,000 מקלטים אחר

11,242,568 מניעת אלימות אחר

9,906,000 תחבורה אחר

5,800,000 פארק לאומי וספארי אחר

4,990,000 ספריות אחר

3,158,186 איכות הסביבה אחר

59,127,000 תיעול וניקוז תשתיות

55,000,000 גנים ונוף תשתיות

35,777,911 בטיחות בדרכים סביבה

1,274,827,409 סה"כ

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

39

נספח ג' - תב"רים בגרעון מימוני מעל

מספר תב"רשם הפרויקט סה"כ גרעון בש"ח

2,174,995 בניית מעון יום ברמת אפעל 4160

1,266,573 בניית כיתות בבי"ס זומר 4257

1,195,393 בניה+ התאמת גנ"י חדשים 4213

998,957 שיקום כבישים 4397

875,102 בניית 4281

760,465 תכנון בניית 4282

746,922 שיפוץ בתי"ס יסודיים 4418

623,787 חדר משאבים ותוספת כיתות בי"ס4233

594,999 ביצוע ברנשטיין פרץ -שד' בן צבי 4366

403,816 שיפוץ בניין בז'בוטינסקי 4357

338,746 הקמת בי"ס תום בספארי 4425

198,029 תיקוני מבנה בתי"ס בניהול עצמי 4422

194,610 בניית תוספת כתות בבי"ס נטעים 4140

159,900 שיפוץ מרכז פסג"ה4379

141,297 מתקנים לקרטונים ואריזות 4311

107,624 הוצאות שמאות לגביית היטל השבחה 4393

100,325 שיפוץ ושדרוג גני ילדים 4413

10,881,548.03 סכום כולל

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

40

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

41

הערות ראש העיר

דו"ח ביקורת – היבטים בניהול תקציבי פיתוח

סעיף 1

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת להכנת נוהל בנושא הוצאות בתב"ר

סעיף 2

ראש העיר יבחן את ההיבטים המעשיים של המלצת הביקורת

סעיף 3

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת להשתמש בדוחות המובנים לצורך מעקב ובקרה אחר התקציב.

סעיף 4

ראש העיר אינו מקבל את המלצת הביקורת בנושא פתיחת חשבונות נפרדים לתקציב הרגיל והבלתי רגיל.

סעיף 5

ראש העיר יבחן את ההיבטים המעשיים של המלצת הביקורת

סעיף 6

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. בוצעה סגירה של תב"רים שאינם פעילים בהתאם להנחיות משרד הפנים.

סעיף 7

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת

סעיף 8

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. כיום, מבוצעת סריקה של המסמכים הקשורים לתב"רים.

סעיף 9

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והעירייה תבחן את השימוש בכספי קרן היטלי השבחה.

ביקורת היבטים בניהול תקציבי פיתוח עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

42

סעיף 10

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. במקומות בהם לא ניתן לגבות מהתושבים בגין תיקוני ביוב, נפתח תב"ר חדש שממומן ידי התאגיד ו

היבטים במחלקת הפיקוח על הבניה עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

45

היבטים במחלקת הפיקוח על הבניה

מבוא 1

מחלקת הפיקוח על הבניה ממונה על אכיפת חוק התכנון והבניה ומשמשת כגורם המופקד על 1.1 אכיפת חוק התכנון והבניה תשכ"ה

לממשלה ומדיניות העירייה.

העיר מחולקת ל 1.2

ומפקח אכיפה

להלן פירוט תחומי אחריות של המחלקה: 1.3

•מעקב אחרי בניה חוקית לפי היתרים לבניה לפי חוק התכנון והבניה •ביצוע ביקורות לקראת אישור לטופס

•איתור וטיפול בחריגות בניה, ובשימושים חורגים בקרקע ברחבי העיר על פי חוק התכנון והבניה.

•אכיפת חוק התכנון והבניה בכל הקשור לפיקוח וביצוע צווי מנהליים ושיפוטיים שונים כגון צו הפסקת עבודות, צו הריסה וכד'.

•קבלת קהל וטיפול בפניות ציבור

מבקר העירייה ביצע ביקורת במחלקת הפיקוח על הבנייה בנושאים כפי שמפורטים בסעיף 1.4 (דוח מבקר העירייה לשנת

מטרת הביקורת 2

בנושאיםמטרת הביקורת לבדוק פעילות המחלקה בהתייחס לדו"ח המבקר לשנת 2.1 הבאים

בחינת הנהלים ושיטות העבודה במחלקת הפיקוח בכל תחומי אחריותה - רישוי ואכיפה. א.

בחינת תהליך הפיקוח על הוצאת טופס ב.

בחינת הסדר קבלת ערבות כתנאי לקבלת טופס ג.

בחינת הקשר עם המחלקה לתביעה עירונית. ד.

מתודולוגיה 3

לצורך ביצוע הביקורת בוצעו הפעולות הבאות 3.1

הביקורת כפי שהופיעה בדו"ח המבקר לשנתנלמדה -

התקיימו פגישות עם מנהל מחלקת הפיקוח על הבניה. -

התקיימו פגישות עם מספר מפקחים במחלקה. -

התקיימו פגישות עם מנהלת המדור של המחלקה. -

התקיימה פגישה עם מנהל מחלקת כספים וחשבות, אגף ההנדסה. -

התקיימה פגישה עם מנהלת מחלקת התביעה העירונית בשירות המשפטי. -

בדיקת נתונים וניתוח נתונים מהמערכת הממוחשבת הקומפלוט. -

סקירת תיקי פיקוח. -

היבטים במחלקת הפיקוח על הבניה עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

46

איסוף וניתוח חומר עזר נוסף :חוק התכנון והבנייה, תקנות פיקוח על הבניה, מידע -

מרשויות נוספות.

הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

תגובת מנהל מח' הפיקוח על הבניה שולבה בסעיפי הדוח השונים.

הביקורת מציינת את שיתוף הפעולה של בעלי התפקידים בעירייה בכלל ושל עובדי מחלקת הפיקוח על הבנייה בפרט.

הביקורת מבקשת לציין כי מנהל מחלקת הפיקוח על הבנייה נכנס לתפקידו במאי לתפקיד נקט בפעולות ניהוליות משמעותיות להסדרה ושיפור פעילות מחלקת הפיקוח על הבניה, על היבטיה השונים.

ממצאים עיקריים 4

לא קיים תיעוד ממוחשב מרוכז לתיקי המשימות הפתוחות ואין מערכת מעקב ובקרה 4.1 ממוחשבת שייעודה הוא מעקב אחר משימות פתוחות. עם זאת הליך העבודה כפי שמתבצע מהווה שיפור משמעותי

לביקורת לא הוצג נוהל אשר מתכלל את כל שלבי הביקורת בשלב הבקשה להיתר 4.2 לא הוצג לביקורת נוהל המגדיר הליך עבודה בין מחלקת הפיקוח על הבניה ובין מחלקת התביעה 4.3 העירונית בשירות המשפטי

ונוהל מס נוהל מס 4.4

.אינם נהלים חוצי ארגון ולוקים בחסר "תפקיד מחלקת הפיקוח על הבניה בתהליך הרישוי"

[

לא מתבצעות כל הבקרות המרחביות בהתאם לנדרש 4.5 אין ביצוע מעקב ובקרה לקבלת בקשה לתעודת גמר תוך שנה ממתן ט 4.6 [ להגשת תעודת גמר

למעט טפסי טרום בניה, כל שאר הטפסים הנדרשים להימסר בשלבי הבניה מתקבלים בדיעבד 4.7 בשלב של סיום הבניה והגשת בקשה לטופס

לחוק התכנון והבניה ובניגוד לנפח הניתן עם ההיתר בנוהל אין התייחסות לנדרש לביצוע משלב קבלת טופס 4.8 צוות מאגף ההנדסה, המינהל הכספי והשירות המשפטי לגיבוש המלצות כיצד לפעול במידה ולא ניתנת תעודת גמר, תוך שנה מקבלת טופס

בתיקי בנין שנדגמו ע"י הביקורת נמצאו מספר ליקויים 4.9

היבטים במחלקת הפיקוח על הבניה עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

47

פירוט הממצאים

מבנה ארגוני 5

מבנה המחלקה 5.1

המחלקה מונה 5.1.1

מרכזת טיפול בפניות ציבור (במשרת סטודנט). בנוסף, מסייעת למחלקה מפקחת לסיוע באכיפה מטעם הפיקוח העירוני, וכן מתנדב נוסף (בגמלאות) המסייע למפקחי האכיפה.

בעקבות תיקון 5.1.2

חלוקת העיר מ

מתפקידיו של מפקח רישוי: לפקח על הליכי הבניה ממסירת ההיתר לבעל ההיתר עד מתן 5.1.3

טופס

וטיפול בפניות ציבור המגיעות מהמוקד העירוני.

מפקח אכיפה אמור לבדוק את כל התלונות על חריגות בבניה ושימוש בקרקע שנמצאו ראויות 5.1.4 לטפל בהן במישור האכיפה המנהלית או המשפטית, כולל חקירה והכנת נתונים למנהל מח הפיקוח על הבניה לצורכי אכיפה מנהלית (לוועדה / מהנדסת העיר) או למחלקת תביעה עירונית. מפקחים אלה מונחים ישירות ע"י המנהל.

קיים מפקח רישוי נוסף שתפקידו ביחד עם המפקחת מטעם מח' הפיקוח העירוני לבצע בקרה 5.1.5 בכל העיר על תלונות בזמן בניה פעילה

טיפול בריכוז פניות הציבור המגיעות מהמוקד העירוני מבוצע ע"י עובדת במשרת סטודנט. 5.1.6 תכנית עבודה שנתית ורב שנתית 5.2

לא קיימת הנחיה למחלקת הפיקוח על הבניה לתכנית עבודה שנתית ורב שנתית 5.2.1 לביקורת הוצגה תכנית עבודה שנתית של מח' הפיקוח על הבניה המרוכזת בעמוד אחד 5.2.2

כותרת תכנית העבודה הינה: "יעדי הוועדה שנקבעו על ידינו". מנהל מחלקת הפיקוח על

הבנייה ציין בפני הביקורת כי תכנית עבודה זו נקבעה בתאום עם הפיקוח המחוזי במנהל התכנון (משרד האוצר). בתוכנית העבודה שהוצגה מופיעים יעדים ותפוקות כפי שנקבע שאושרו על ידי מנהל מח' הפיקוח על הבניה.

תכנית העבודה שהוצגה לביקורת הינה חלקית, ואינה מביאה לידי ביטוי את מכלול הפעילות 5.2.3 של מחלקת הפיקוח על הבנייה

קביעת אבני דרך לבקרה של תכנון מול ביצוע במהלך שנת העבודה. א.

התייחסות לסיכום שנה קודמת (תכנון מול ביצוע), המהווה את התשתית להמשכיות ב.

התכנון השנתי והרב שנתי.

תגובת מנהל מחלקת הפיקוח על הבניה:

" יושמו כל הערות הביקורת בנושא תכנית העבודה השנתית."

: התייחסות הביקורת לתגובת המנהל

"הביקורת מציינת לחיוב כי הערותיה יושמו כבר במהלך הביקורת".

היבטים במחלקת הפיקוח על הבניה עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

48

ניהול (תפעול) כח אדם 6

מהביקורת עולה כי במחלקת הפיקוח על הבניה שמונה מפקחים. בדוח מבקר העירייה לשנת 6.1 2014

מנהל מחלקת פיקוח על הבנייה מסר בתגובתו

"בהודעה שהתקבלה ביום

המחלקה מונה

10

מהמחלקה עם סיום עבודתו של מר א.ח. , עולה כי תקן המחלקה נותר על כנו ועומד על בלבד. בשנת

תקני -מועצת העיר בחודש דצמבר

כוח אדם אלה לא ניתנו למחלקה עד למועד זה."

התייחסות הביקורת לתגובת המנהל:

הביקורת סבורה כי יש לשקול איוש תקנים אלה.

מערכת בקרה ומעקב על מטלות - פעילות המפקחים: 6.2 מנהל מחלקת הפיקוח על הבנייה מקיים בקרה על פעילות המפקחים באמצעות ניהול תיקי 6.2.1 משימות פתוחות (תיק פיסי) לכל מפקח. אחת לשבועיים מתקיימות פגישות עבודה של מנהל מחלקת הפיקוח עם כל אחד מהמפקחים. במסגרת פגישה זו המפקח מעדכן את המנהל בהתקדמות/אי התקדמות של המשימות הפתוחות ומקבל הנחיות להמשך. בתיק מצויים מסמכים שמתייקת מנהלת המדור לפי משימות מהקומפלוט ומכתבים. מנהל מחלקת הפיקוח על הבנייה בודק עם המפקח את הנ"ל ורושם הנחיה ע"ג המסמך. לא קיים תיעוד ממוחשב מרוכז לתיקי המשימות הפתוחות ואין מערכת מעקב ובקרה ממוחשבת שייעודה הוא מעקב אחר משימות פתוחות. עם זאת הליך העבודה כפי שמתבצע מהווה שיפור משמעותי.

למפקחים דף משימות שבועי אשר אותו הם ממלאים בכתב יד, לפי המטלות שנקבעו להם 6.2.2 ע"י מנהל המחלקה

מתקבלות תזכורות אוטומטיות באמצעות הדוא"ל לכל מפקח בהתאם לשלבי הביצוע 6.2.3 שהוגדרו מראש בקומפלוט לפי הפירוט הבא

21 א

הוזמן לחקירה ולא הועבר דו"ח למחלקה המשפטית ב.

אוטומטי לגבייה לצורך חישובי תוספות בנייה ללא היתר. ג.

.גזר דין עתידי (פנים מחלקתי) ד.

מהביקורת עולה כי נערכת בדיקת יומן עבודה ע"י מנהל המחלקה, לפי המטלות שהיה על 6.2.4 המפקח לבצע

המערכת הממוחשבת הקומפלוט - מבוצע עדכון ע"י כלל עובדי המחלקה בהתאם להרשאות 6.2.5 שונות. מנהל מחלקת הפיקוח על הבנייה ציין כי עם היכנסו לתפקיד ביצע עדכון הרשאות היבטים במחלקת הפיקוח על הבניה עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

49

במסלול הרישוי מבוצעת סריקת מסמכים ע"י מפקחי הרישוי בלבד. הסריקה בין מפקחי 6.2.6 המסמכים נמצאו התיקים שבבדיקת מציינת הביקורת אולם אחידה, אינההרישוי המבוקשים ע"י הביקורת כאשר הם סרוקים, דבר המהווה שיפור משמעותי.

במסלול הפיקוח נסרקים כל המסמכים ע"י עובדים שונים במחלקה בהתאם להנחיות בע"פ 6.2.7 ו/או סיכומי דיון

מנהל מח' הפיקוח על הבניה מקיים ישיבות צוות סדורות אחת לחודש. דבר המשמש כלי 6.2.8 ניהולי בהעברת דגשים בנושאים שבטיפול המחלקה, קביעת סדר עדיפויות ופתרון בעיות המועלות וכד'.

הכשרות (ספטמבר 6.3

מס' מפקחיםסוג ההכשרה

2 קורס הכשרה למפקח לתכנון ובניה (רישוי

מנהל מחלקת פיקוח על הבניה קורס השלמה למנהלי פיקוח 1 קורס השלמה למפקח בכיר - חוקר

2 קורס השלמה למפקח בכיר (חוקר) לתכנון ובניה

השלמה קורס חקירות

2 קורס השלמה למפקח בניה (רישוי

ההכשרות מתוכננות בהתאם לתכנית המתפרסמת ע"י "מפעם" המתמחה בתחום התכנון 6.3.1 והבנייה

מהביקורת עולה כי החל מחודש מאי 6.4

החלה להתקיים פעילות אשר מסדירה את התנהלות המחלקה מהביקורת עולה כי מנהל מחלקת הפיקוח על הבנייה פעל ופועל להסדיר את פעילות כ"א 6.5 במחלקה באופן שבו הינו מטפל בהגדרת סדרי העדיפות, קביעת מטלות, בדיקה ומעקב תוצרי העבודה של העובדים במחלקה.

קשר עם מח' הרישוי העירונית/התחדשות עירונית 7

ביקורת בשלב הבקשה להיתר 7.1

מפקחי הרישוי מבצעים ביקורות בשלב הבקשה להיתר לפי דרישת מהנדסים ממחלקת 7.1.1 הרישוי העירונית/התחדשות עירונית. מהביקורת עולה כי החל מתאריך יזום הרישוי מדווחים במערכת הקומפלוט דווח בשם: "קליטת אירועים לאחר בקור בשטח".

וביצוע מחשוב הליך הביקורת בשלב הבקשה להיתר הוא הליך יעיל המאפשר שימוש במערכת הממוחשבת הקיימת מחד, ומשלים את ביצוע הנחית מהנדסת העיר לפי דוח ביקורת מאידך.

לביקורת הוצג מייל הנחיה שהופץ על ידי מנהל מחלקת הפיקוח על הבניה מתאריך 7.1.2 ובו הנחיות טכניות לביצוע הדו"ח

לביקורת לא הוצג נוהל אשר מתכלל את כל שלבי הביקורת הכוללים את השלבים המצוינים: 7.1.3 היבטים במחלקת הפיקוח על הבניה עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

50

עברת הבקשה בדואר הפנימי (כולל מפה מצבית ובקשות בכתב יד א.

בדיקה באתר. ב.

עדכון ההיגדים במערכת הקומפלוט. ג.

ישיבות צוות של מנהלי מחלקות הרישוי והפיקוח 7.2 הביקורת מבקשת לציין שלמרות שתדירות הפגישות אינם לפי שהוגדר ע"י מהנדסת העיר 7.2.1 הרי שהחל ממאי

בנושא הנ"ל.

דוח המבקר 7.2.2

להשהות פעילות במסלול הרישוי. לפי מנהל מח' הפיקוח על הבניה, החוק מאפשר לבעל ההיתר לפעול לקבלת רישוי - היתר במקביל לפעילות האכיפה. האפשרות להקפיא את תהליך הרישוי הינו רק בצו בית משפט.

המלצות הביקורת:

לשקול הכנת נוהל ביקורת של מפקח על הבניה בשלב הבקשה להיתר. 7.2.3 לבחון מחדש את התכנים בנוהל חוצה ארגון בין המחלקות 7.2.4 לבחון את התדירות הנדרשת לפגישות בין המחלקות 7.2.5 תגובת מנהל מחלקת הפיקוח על הבניה

"מקבל את המלצות הביקורת".

קשר עם מחלקת התביעה העירונית בשירות המשפטי 8

בדו"ח מבקר

הביקורת מציינת כי מאז כניסתו של מנהל מח' הפיקוח על הבניה לתפקיד מתקיימות פגישות 8.1 שוטפות בנוגע למשימות פתוחות/התייעצות הנמצאות בטיפול מחלקת התביעה העירונית בשירות המשפטי ומח' הפיקוח על הבנייה.

הגשת דו"חות חקירה והוצאת כתבי אישום - כל מפקח אשר הגיש דו"ח חקירה מגיש את תיק 8.2 החקירה בפגישה אישית עם התובעת הרלוונטית במחלקת התביעה העירונית ושם מתקבלת ההחלטה באם מגישים כתב אישום ובאם התיק מתקבל או נדרשות השלמות.

בתאריך 8.3

הועברה ע"י מנהלת מחלקת התביעה העירונית (התובעת העירונית). בדו"ח מבקר "אין גורם מתאם בין מחלקת הפיקוח למחלקה המשפטית אשר דואג לראות את תהליך האכיפה כשלם מתחילתו ועד סופו" .

גם כיום אין גורם מתאם לנושא. בפועל מתקיים הליך עבודה שהוסכם בע"פ בין מחלקת 8.3.1 התביעה העירונית לבין מח' הפיקוח על הבניה. לא הוצג לביקורת נוהל המגדיר הליך עבודה זה.

בדו"ח מבקר 8.4

המשפט בשטח. במקרים בהם המחלקה המשפטית מחזירה תיק למחלקת הפיקוח לשם השלמת היבטים במחלקת הפיקוח על הבניה עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

51

חומרים, המחלקה המשפטית דואגת להוציא

עוד תזכורות, ואין המשך מעקב ובקרה אחר הטיפול בתיק הפיקוח".

מהביקורת עולה כי שליחת התזכורות אינה מתבצעת בשנתיים האחרונות. עם זאת, מחלקת 8.4.1 התביעה העירונית דיווחה כי בוצעה השלמת פערים של תיקים אשר היו מצויים במחלקת הפיקוח על הבנייה עד שנת

בדו"ח המבקר 8.5

המחלקה המשפטית מדווחת על תיקים שהסתיימו: סריקה, העברת פרוטוקולים וגזרי דין בתיקים. סוכם עם מנה

[הטקסט קוצץ - הקובץ המלא זמין בקישור למקור]