דוח מבקר העירייה לשנת 2020

מבקר העירייה

דו"ח שנתי

בצירוף הערות ראש העיר

מרץ רמת גן, ניסן תשפ"א

תוכן העניינים עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת

תוכן העניינים

נושאי הביקורת (הערות ראש העיר בסיום כל נושא) א.

אגף הנדסה

אגרות בנייה והיטלי פיתוח

הקצאת שטחי פריקה וטעינה לאתר בנייה

אגף התשתיות

היבטים בניהול פרויקט בניית אולם ספורט רמת-אפעל היבטים בניהול פרויקט הקמת מבנה משולב טיפת חלב וגני ילדים אגף נכסים

ביקורת מעקב סוגיות בחיוב היטלי השבחה

מינהל כספי

מיקסום הכנסות ממשרדי ממשלה בגין תקציבים בלתי רגילים

אגף רכש, התקשרויות, לוגיסטיקה וביטוח

בדיקה בנושא מכרז לאספקה והתקנת מסכי תצוגה

אגף מערכות מידע ומחשוב

נאותות ניהול סיכוני סייבר והגנת הפרטיות במהלך משבר קורונה

אגף דוברות ומדיה

היבטים בהתנהלות בנושאי פרסום ומדיה

אגף שפ"ע

היבטים תפעוליים וכספיים בשירותי הניקיון - אגף שפע חברות עירוניות

ביקורת מעקב פרויקטים בביצוע החברה הכלכלית לפיתוח

כללי

בחינת תהליכי עבודה במועצה הדתית רמת גן

535....................................................................הוראות החוק לנושא הביקורת ב.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 11

אגרות בנייה והיטלי פיתוח

מבוא .1

רקע

") ותקנותיו, מסדירים את תחום החוקחוק התכנון והבנייה, התשכ"ה .1.1 התכנון והבנייה מהרמה הארצית עד לרמה המקומית, את ועדות הערר, תוכניות המתאר .שימור אתרים, סלילת דרכים, סידורים לנגישות נכים, סדרי הרישוי וכיוצא בזה סעיף .1.2

קבלת היתר מרשות הרישוי, כדלקמן

145

הרישוי המקומית היתר לכך ולא יעשה אותו אלא בהתאם לתנאי ההיתר התווייתה של דרך, סלילתה וסגירתה; 1(

2(

בו, למעט שינוי פנימי בדירה

בפסקה זו –

"שינוי פנימי" – שינוי שאינו נוגע לצד החיצוני של הבנין, אינו פוגע בחזיתו או במראהו או בשלד של הבנין או ברכוש משותף או בצנרת או ציוד אחר המשרתים גם דירות אחרות, אינו פוגע בזולת ואינו משנה את שטחה של הדירה למעט תוספת של שטח מרפסת שנסגרה כדין או את מספרן של יחידות הדיור;

"דירה" – חדר או תא, או מערכת חדרים או תאים, שנועדו לשמש יחידה שלמה ונפרדת למגורים, לעסק או לכל צורך אחר;

3(

הטעונים היתר כדי להבטיח ביצוע כל תכנית

החוק מציב תנאים נוספים לקבלת היתר בנייה, בין היתר, תשלום כל האגרות וההיטלים .1.3 המתחייבים על פי חוק

תיקון מס

החליטה רשות רישוי מקומית כי הבקשה להיתר עומדת בתנאים האמורים בסעיף (ד קטן (ב

הרישוי את ההיתר בתוך

כאמור, לפי העניין, ובלבד שהתמלאו לגבי הבקשה להיתר כל הדרישות לפי חוק זה, ושולמו האגרות, ההיטלים והתשלומים האחרים, למעט ארנונה, שיש לשלמם על פי כל חיקוק בשל הנכס נושא ההיתר (בסעיף קטן זה – החיובים), או ניתנו הערבויות המתאימות להבטחת תשלום החיובים, בכפוף להוראות כל דין; רשות הרישוי המקומית תשלח למבקש ההיתר את פירוט החיובים לא יאוחר מעשרה ימי עבודה מיום קבלת אישור מכון הבקרה, או מיום ההחלטה כאמור, לפי העניין;

מחלקת אגרות בנייה והיטלי פיתוח באגף ההנדסה .1.4 לפני הקמת מחלקת אגרות בנייה והיטלי פיתוח, האחריות על חישוב וגביית אגרות .1.4.1 בנייה והיטלי פיתוח היתה מוטלת על מחלקת רישוי הבנייה באגף ההנדסה לאחר דוח מבקר העירייה "חישוב אגרות בנייה והיטלי פיתוח" משנת .1.4.2 ביולי

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 12

מחלקת אגרות בנייה והיטלי פיתוח הוקמה ב .1.4.3 האגרות וההיטלים וביצוע חיובי גבייה

המחלקה אמונה על חישוב אגרות והיטלים להוצאת היתרי בנייה למבנים חדשים, .1.4.4 תוספות בנייה, שימוש חורג ושינוי ייעוד

המחלקה אחראית על בדיקת תשלומי האגרות וההיטלים כנדרש לפני הנפקת היתר .1.4.5 בנייה

אגרות בנייה .1.5

סעיף .1.5.1

קובע דרישה לתשלום אגרות בנייה ואופן החישוב, כדלקמן בעד מתן היתר ישולמו האגרות שנקבעו בתוספת השלישית.19 19

שנה (להלן – יום העדכון) לפי שיעור השינוי במדד החדש לעומת המדד היסודי

שטח הבנייה לחישוב האגרות מחושב כשטח מוצע שמופיע בבקשה, השטח .1.5.2

מתחלק למספר מרכיבים: שטח עיקרי, שטחי שירות (אחסנה, חניה, מבואות וחדרי

מדרגות) ושטחים לא מקוריים.

בהתאם לסעיף .1.5.3

(בקשה להיתר, תנאיו ואגרות) התש"ל

בהתאם לעבודה נשוא ההיתר כמפרט בטבלה בסימן ד', כאשר נקבע שיעור מינימלי לאגרה.

להלן הוראות סעיפים .1.5.4

(בקשה להיתר, תנאיו ואגרות) התש"ל

1.00.7

שבסימן ד', תשולם אגרה בשיעור הנקוב לצדם בטור ג (ב) חישוב האגרה ייערך על בסיס תכניות הבניה המצורפות להיתר ובהתאם לשיטות החישוב של שטחי הבניה המפורטות בסימן ב';

בהיתר לבנין חדש או לתוספת לבנין קיים, תשולם האגרה בהתאם לאחת החלופות (ג)

המנויות בפרטים

לטבלה האמורה, הנלווית לבנין או לתוספת כאמור, ובלבד שהיא כלולה בהיתר הבניה.

1.00.8

להיקף העבודה, ובלבד שלא תפחת מ

כמשמעותה בתקנות עבודה מצומצמת

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 13

היטלי פיתוח .1.6

היטלי פיתוח הינם מס מוניציפלי מתוקף חוקי עזר ונועדו לממן הנחת תשתיות .1.6.1 מוניציפליות

היטלי כבישים ומדרכות נגבים מכוח חוק עזר לרמת גן (סלילת רחובות) התשס"ז- .1.6.2 : 2007

היטל תיעול נגבה מכח חוק עזר רמת גן (תיעול) התשס"ח .1.6.3

חיוב וגביית היטלי פיתוח בגין צנרת הולכת מים וצנרת הולכת ביוב הם באחריות .1.6.4 תאגיד המים

בחישוב היטלי פיתוח קיימת הבחנה בין נכסי מגורים ונכסים אחרים: .1.6.5 נכסי מגורים - חישוב ההיטלים הוא לפי שטח הבניין המוכפל בתעריף .1.6.5.1 המפורסם. סעיף

כדלקמן:

נכס אחר (עסקים, מסחר, תעשיה וכו') - חישוב ההיטלים הוא לפי נפח .1.6.5.2 הבניין המוכפל בתעריף המפורסם

סעיף

מערכות מידע .1.7

מחלקת אגרות והיטלים פועלת עם תוכנת מערכת מידע "קומפלוט" – לניהול .1.7.1 הוועדה המקומית לתכנון ובנייה

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 14

תהליך בקשות היתרי בנייה .1.8

יזם/מבקש הבקשה מגיש בקשה להיתר בנייה, הבקשה נבחנת בעמידה בתנאי .1.8.1 הסף, נפתח תיק בקשה במערכת המחשוב והפקת שובר לתשלום פיקדון בודקי התוכניות בודקים את התוכניות והדרישות ומגישים אותם לוועדה לתכנון .1.8.2 ובנייה

אם ישנו אישור לתוכנית בוועדה, מהנדסי הרישוי מחשבים את השטחים והנפחים .1.8.3 לצורך חיוב באגרות בנייה והיטלי פיתוח ומתבצע מילוי טופס "החתמת מחלקות מחלקת אגרות בנייה והיטלי פיתוח אחראית על חישוב האגרות והפקת השובר .1.8.4 לתשלום

מבקש היתר הבנייה משלם את השובר ומעבירו למחלקת רישוי לשם הפקת היתר .1.8.5 בנייה

דוח מבקר העירייה משנת .1.9

בשנת .1.9.1

פיתוח

הביקורת מציינת כי קיים שיפור מהותי ביחס לממצאים שעלו בדוח הביקורת .1.9.2 משנת

בוצעו פעולות באגף ההנדסה לשיפור מערך גביית אגרות בנייה והיטלי פיתוח. .1.9.3 הביקורת מציינת לחיוב את מקצועיותן של בעלות התפקידים במחלקת אגרות . בנייה והיטלי פיתוח.

מטרת הביקורת .2

בחינה של פעילות העירייה בנושא אגרות בנייה והיטלי פיתוח ובכלל זה .2.1 ▪ קיומם של נהלי עבודה ותהליכי העבודה

▪ תהליכי פיקוח ובקרה

▪ עמידה בהוראות חוק רלוונטיות

▪ נאותות המדיניות בנושא

▪ בחינת החשיפות בתהליכים השונים וקיום כללי בקרה נאותים בתחום

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 15

מתודולוגיה .3

במסגרת הביקורת נבדקו ונבחנו הנושאים הבאים .3.1 ▪ קיומם של נהלי עבודה

▪ התאמת הפעילות להוראות החוק

▪ בחינת מערכות המידע

▪ תהליכי חישובי האגרות וההיטלים

▪ בחינת הטיפול בתשלומי האגרות וההיטלים

▪ ניהול ורישום ממוחשב של הבקשות המוגשות

▪ התאמת המסמכים המתועדים בתיקי הבניה ביחס לדרישות ▪ נאותות תיעוד המסמכים

▪ קיומם של תהליכי פיקוח ובקרה

הביקורת כללה מפגשים ושיחות, בין היתר, עם נושאי המשרה הבאים: .3.2 ▪ מהנדסת העיר

▪ סגנית מנהלת אגף ההנדסה למנהל וארגון

▪ מנהלת מחלקת אגרות בנייה והיטלי פיתוח

▪ עובדת מחלקת אגרות בנייה והיטלים

הביקורת ביצעה ניתוח ממוכן של רשומות והצלבת נתונים מבסיסי הנתונים השונים .3.3 במערכות המידע הקיימות

בכלל זה: הביקורת ביצעה ניתוח לקבציי הנתונים ממערכת הקומפלוט, ניתוח כל הבקשות

להיתרים.

כמו כן, נסקרו נהלי עבודה קיימים, נסקרו פסקי דין ומסמכי מדיניות בנושא אגרות בנייה .3.4 והיטלים לאורך השנים

בגין רשומות חריגות ומדגמים שבוצעו על ידי הביקורת, הוצגו מסמכים ואסמכתאות .3.5 לבדיקת נאותות התהליכים שנבדקו

הביקורת נערכה בחודשים יולי

הביקורת התבססה על בדיקות מדגמיות ואין הכרח שתחשוף כל ליקוי אם קיים.

תגובות מהנדסת העיר ותגובות מנהלת מחלקת אגרות והיטלים שולבו בסעיפי הדוח השונים.

הביקורת מודה על שיתוף הפעולה.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 16

ממצאים עיקריים .4

פיקוח, בקרה ומנהל תקין

(סעיףבקשות ללא תשלום פיקדון .4.1

מהביקורת עולה כי ב .4.1.1

לא נגבה הפיקדון על חשבון אגרת הבניהשל

(בהתאם לנהלי הטיפול בבקשה להיתר בניה לפי תיקון תשלום פקדון נדרש לגבות מכל יזם המגיש בקשה להיתר במסגרת תמ"א כתנאי לקליטת הבקשה.

יודגש, כי חוסר הגביה עלה לראשונה על ידי הביקורת. אין במחלקה תהליך פיקוח .4.1.2 ובקרה וללא התראה ממוחשבת, זאת במטרה למנוע מקרים של אי גביית כספים מיזמים כנדרש בהוראות.

ב .4.1.3

בניגוד ולא עודכן במערכת הממוחשבת קומפלוט, לא נסרק מסמך תיעוד התשלום לנדרש.

לאור הערות הוצג לביקורת על ידי מנהלת מחלקת אגרות בנייה והיטלים, כי הביקורת תוקנו הליקויים.

(סעיףחריגות בנייה .4.2

לא נמצא בהם חיוב עבור חריגותבביקורת עלו חמישה מקרים מתוך שישה אשר .4.2.1 שאותרובשטחי בנייה

מחודש יולילאור סקירת הביקורת, בוצעה בדיקה מעמיקה אשר העלתה כי .4.2.2 ועד למועד הביקורת, מחלקת הפיקוח לא מצרפת לדוחות המשפטיים חיובים לאגרות והיטלים בגין חריגות הבנייה שנמצאו.

סך העלות של אגרת חריגות הבנייה שלא נגבתה עומדת על .4.2.3 בנוסף לעלות האגרה שלא נגבתה יש סבירות גבוהה לכפל אגרה כקנס ולכן .4.2.4 הסכום הצפוי להתקבל בעקבות הביקורת עומד על כ

(סעיףחידוש היתר בנייה ללא תשלומי אגרות בנייה .4.3 לא נמצאומהביקורת עלו שני מקרים (מתוך מדגם של .4.3.1 דוחות פיקוח לתיעוד שאכן העבודות בשטח התחילו

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 17

לביקורת נמסר כי החל משנת .4.3.2

(מספר אירוע

(סעיףתשלום אגרות לאחר ניפוק היתר בנייה .4.4

הונפקו היתרי נמצאו .4.4.1

, בניגוד לנדרש בהוראות העירייה ובשונה מיתר בנייה לפני תשלום האגרות המקרים בהם כתנאי להפקת היתר בניה נדרש היזם לשלם את האגרות וההיטלים.

ניפוק היתר בניה לפני תשלום אגרות והיטלים מקטין את היכולת של העירייה .4.4.2 לפקח ולבקר אחר קבלת האגרות וההיטלים

(סעיףהנפקת היתר בנייה ללא תשלום אגרה .4.5

הונפקמהביקורת עולה כי מקרה אחד (מתוך מדגם של .4.5.1 היתר בנייה ללא תשלום אגרת בנייה

(סעיףטבלת שטחים לא אחידה לצורך חישוב אגרות .4.6 מחלקת אגרות והיטלים מקבלת את טבלת השטחים מבודקי התוכניות להכנת .4.6.1 חישוב אגרות והיטלים

כך שנוצרים בטבלה לא אחידה בודקי התוכניות ממלאים את טבלת השטחים .4.6.2 מצבים בהם הבודקים לא מסמנים את כל הפרמטרים הנדרשים (לדוגמא מספר .יחידות דיור)

טבלת שטחים לא אחידה מקשה על הבדיקות המבוצעות במחלקה של השוואת .4.6.3 טבלת השטחים הרשומה לטבלת השטחים שהוזנה בוועדה וכן לצורך חישוב האגרות וההיטלים.

(סעיףחישוב אגרות והיטלים ללא הפרשי הצמדה .4.7 מהביקורת עלו שני מקרים (מתוך .4.7.1

לנדרש בניגוד הצמדה, הפרשי חישובי ללא בנייה היתרי אגרותתשלומי ברגולציה.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 18

(סעיףבדיקת קביעת שטח ונפח לחיוב היטלים .4.8

אך נתוני הנפח של נכסים קיים שדה המציין נפח להזנהבמערכת ה"קומפלוט" .4.8.1 לא מוזנים למערכת על ידי הבודקים, בשונה ובאופן לא אחיד מנכסים המחויבים לפי מ"ר.

בטבלת השטחים ומועברים למחלקתבצורה ידנית בלבד נתוני הנפחים נרשמים .4.8.2 אגרות והיטלים בטבלת השטחים הידנית

במדגם שביצעה הביקורת ב .4.8.3

.כנדרש פי נפחים

(סעיףסיווג שגוי של בקשות במערכת ה"קומפלוט" .4.9 מהביקורת עלו שני מקרים (מתוך מדגם של .4.9.1

. נרשם סיווג שגוי לבקשה במערכתבהם

סיווג לא נכון של הבקשה, מקשה על המעקב והבדיקה האם יש צורך בתשלום .4.9.2 אגרות

(סעיףבדיקת שטחי בנייה לחיוב אגרות והיטלים .4.10 חישובמהביקורת עלו שני מקרים (מתוך מדגם של .4.10.1 השטחים בטבלת השטחים במערכת ה"קומפלוט", לא תאם לחישוב השטחים בשובר התשלום לאגרה.

של הבודק על טבלת השטחים לאישור הבדיקה באחד בנוסף לא נמצאה חתימה .4.10.2 מהמקרים (לא היה בנוהל בתקופת הבקשה

(סעיףהזנת מספר יחידות דיור שגויות במערכת ה"קומפלוט" .4.11 דיורשלושה מקרים בהם הוזנו מספר יחידות מסקירת הביקורת עולה כי נמצאו .4.11.1 שגויות במערכת ה"קומפלוט

הונפק היתר הבנייה עם מספר היחידות השגוי ותוקן לאחר מכן עם גילוי הטעות. .4.11.2

(סעיףסכומי אגרות והיטלים שליליים .4.12

נמצאו .4.12.1

תשלומי אגרות בסכום שלילי

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 19

מחלקה אחרת שאינה מחלקת אגרות והיטלים, הפיקה קיזוזבאחד מהמקרים, .4.12.2 , נמסר לביקורת כי ככל הנראה מדובר בקיזוזים בגין תשלומים ואגרה שלילית עודפים של היזמים בנושאים אחרים(כגון היטלי השבחה).

(סעיףחיוב כפול/שגוי באגרות בנייה .4.13

בתחשיב האגרות של העירייה נקבע, שאגרת הבנייה מורכבת משני רכיבים .4.13.1 האחד אגרת בנייה חדשה או תוספת בנייה לפי סעיף

השני "כל עבודה הטעונה היתר" לפי סעיף

האגרה המינימלית שנקבעה בתקנות התכנון והבניה הינה אגרת מינימום אך אינה .4.13.2 מתווספת לסכום הכולל כפי שקבעה העירייה ברכיב הגביה השני בדוח הביקורת הקודם לשנת .4.13.3

"בהתאם לתקנות, גובה אגרות הבנייה נקבע כמכפלת שטחי הבנייה המאושרים " .או אגרת המינימום הגבוה ביניהםבתעריף אגרות הבנייה המעודכן בוצע חיוב נוסף של אגרת המינימום על דוח הביקורת הקודם קבע בין היתר כי .4.13.4 חיוב אגרת הבנייה באופן לא תקין

למרות הערת הביקורת משנת מסקירת הביקורת עולה, כי .4.13.5 .המשיכה לחייב את היזמים באופן כפול, שגוי ובניגוד להמלצת מבקר העירייה מהביקורת עלה מקרה (בקשה מספר .4.13.6

.מינימום וכן גבייה עבור אגרת בנייה על פי שטחי הבנייה המאושרים הועבר לביקורת כי הוחלט על ידי מהנדסת העיר וסגן מנהל מהנדסת העיר על .4.13.7 הפסקת הגבייה עבור שני הרכיבים ביחד בתאריך

מסקירת הביקורת עולה כי מאז התאריך .4.13.8

בעבור שני הרכיבים, לא נמצאו מקרים נוספים של גביה כפולה כאמור התביעה שהוגשה הינה תביעה ייצוגית היות ומדובר בסכום קטן יחסית .4.13.9 לכל מי ששילם וניתן להניח כי רוב המשלמים כלל לא מודעים לנזק וזכויותיהם לקבלת החזר.

התביעה הגישה הערכה של מספר ההיתרים בגינם שולמה אגרה כפולה והעמידה .4.13.10 את התביעה על הערכה של

שנתיים לפחות.

בתאריך .4.13.11

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 20

(סעיףחשבון פרופורמה .4.14

לא מוסרת ליזם חשבון פרופורמה מהביקורת עולה כי מחלקת אגרות והיטלים .4.14.1 הכולל את אופן תחשיב האגרות וההיטלים(טופס קיים במערכת)

הוצג לביקורת, כי בעבר נהגו למסור חשבון פורפורמה כאמור ליזם ובשנים .4.14.2 האחרונות נוהל זה הופסק

נמסר לביקורת כי כיום כאשר ישנה דרישה לחשבון פרופורמה על ידי מבקשי .4.14.3 הבקשה, מוציאים שובר לתשלום הכולל הדפסת המילים עליו "לעיון בלבד

(סעיףהרשאות לביצוע פעולות במערכת "קומפלוט" .4.15 הרשאות עודפות למהביקורת עולה כי נמצאו .4.15.1 .ל בעוד ההרשאה לאירוע זה מותרת אגרות והיטלים

תשלום לביצוע אירוע הרשאות עודפות למהביקורת עולה כי ישנם .4.15.2 3 בעוד רקאגרות והיטלים

(סעיףמערכת מידע "קומפלוט" .4.16

נדרשים פיתוחים להתאמת תוכנת הקומפלוט לנהלי העבודה והפיקוח הנדרשים .4.16.1 במחלקת אגרות והיטלי פיתוח

הדוחות שניתן להפיק ממערכת הקומפלוט בנושא כספים וחיובים - הינו רק .4.16.2 שלא ניתן להשתמש בו לצורך ביצוע פועלות פיקוח ובקרה סגורPdfבפורמט וביצוע חישובים והצלבה לקבצים אחרים.

כיום מקובל, כי כל הקבצים שנדרש להפיק ממערכת הנדסית וכספית יהיו בפורמט אקסל פתוח.

השיפורים הנדרשים במערכת ה"קומפלוט": .4.16.3

▪ פעולת חסימהבעת הוספת התראה על פיקדון שלא שולם, נדרשת הוספת להמשך הפעולות בתיק ולא רק התראה. (תוך כדי הוספת אפשרות של נטרול בקשות מטעם עיריית רמת גן ,שלא נדרשת לשלם)

▪הוספת שדה למילוי נפחים בדוחות אקסל מהמערכת, בעת חישוב היטלי פיתוח בנכסים שאינם למגורים.

▪הפקת דוחות מהמערכת כיום מוגבלת בבחירת הנתונים, נדרשת הגדלת הנתונים הזמינים בעת הפקת דוחות מהמערכת.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 21

(סעיףטבלת שטחים לא סרוקה במערכת ה"קומפלוט" .4.17 מהביקורת עלו שני מקרים (מתוך מדגם של .4.17.1

טבלת השטחים לא היתה סרוקה במערכת ה"קומפלוט" בניגוד לנדרש נמצא כי .בנהלים

(סעיףחתימה על "גרמושקות" לאחר תשלום .4.18

לאחרלא חתמה על "גרמושקות" עד למועד הביקורת מחלקת אגרות והיטלים .4.18.1 ביצוע התשלום

חתימה על ה"גרמושקות" מונעת אפשרות של שינוי הגרמושקה לאחר הוועדה. .4.18.2 הוצגו לביקורת דוגמאות לחתימות שטרם אושרו כפתרון להערת הביקורת וכן .4.18.3 האפשרות למעבר לחתימה אלקטרונית

(סעיףנהלי עבודה .4.19

.קיים מחלקת אגרות והיטלים פועלת בהתאם לנוהל עבודה פנימי .4.19.1 במהלך הביקורת, מנהלת מחלקת אגרות והיטלים הכינה עם יועץ חיצוני נוהל חדש .4.19.2 טרם אושר וטרם החלו לעבודעם שיפורים נדרשים. למועד הביקורת הנוהל החדש על פיו.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 22

פירוט הממצאים

פיקוח, בקרה ומנהל תקין

בקשות ללא תשלום פיקדון .5

בהתאם לנהלי טיפול בבקשה להיתר ברשות הרישוי של מינהל התכנון לפי תיקון .5.1 התכנון והבנייה, ישנו תשלום מוקדם (פיקדון) על חשבון אגרת הבנייה המהווה תנאי

לקליטת בקשה להיתר בנייה. הפיקדון נקבע לפי סוג הבקשה:

בקשות חדשות להריסה או חיזוק – עלות קבועה •

בקשות לשינויים ללא תוספת שטח – עלות קבועה •

בקשות לשינויים עם תוספת שטחים – עלות קבועה •

להלן העתק ההוראה על פי הנחיות לרשות הרישוי- טיפול בבקשה להיתר ברשות הרישוי: .5.2

על פי נוהל פנימי של הכנת חשבון אגרות והיטלים ,לאחר קבלת תשלום הפיקדון, יש לסרוק .5.3 את הקבלה ולבצע רישום במערכת המידע קומפלוט

להלן העתק ההוראה על פי הנוהל הפנימי: .5.4

הערת הביקורת

מהביקורת עולה כי .5.5

(בהתאם לנהלילא נגבה הפיקדון על חשבון אגרת הבניה שהוגשו במשרדי העירייה –

הטיפול בבקשה להיתר בניה לפי תיקון

המגיש בקשה להיתר במסגרת תמ"א

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 23

להלן פירוט המקרים בהם הוגשו בקשות ולא שולם פיקדון על חשבון אגרת הבניה כנדרש .5.6 בנהלים

מספר בקשה תיק

בניין

תיאור הבקשה שנת

הבקשה

2017 שינויים 19571002 *********

2019 בקשה להיתר 3532000 201900536

2019 מעלון 7134005 201900617

2020 בנין מגורים מגדל 6142102 20200585

2020 בקשה להיתר 7070001 202000601

2020 מעלית 14313003 202000610

הביקורת מעירה כי חוסר הגבייה עלה לראשונה על ידי הביקורת. אין במחלקה תהליך .5.7 פיקוח ובקרה וללא התראה ממוחשבת, זאת במטרה למנוע מקרים של אי גביית כספים מיזמים כנדרש בהוראות.

מהביקורת עולה כי .5.8

ולא עודכן אירוע "תשלום" במערכת לא נסרק מסמך תיעוד התשלום הפיקדון אך בניגוד לנדרש.הממוחשבת קומפלוט,

הסריקה והעדכון בוצעו רק לאחר הערת הביקורת בתאריך

להלן פירוט המקרים בהם שולם הפיקדון אך לא נסרק התשלום ולא עודכן במערכת .5.9 הקומפלוט

מספר

בקשה

תיק

בניין

תיאור הבקשה שנת

הגשה

2017 חדר על הגג 19604001 201700892 2017 בקשה להיתר 145011562 201701146

2018 תמ"א767001 201800001

2017 חדר על הגג 6329000 201700890

2017 בניין מגורים משותף ח8605768 *********

2017 תמ"א8674000 201700514

2017 תמ"א2848000 *********

2017 תמ"א2819000 201700513

2018 תמ"א353000 201800607

2018 תמ"א13099000 201800611

2018 תמ"א12540000 *********

2018 בנין מגורים צמוד קרק 6235060 201800853

2018 תמ"א13023115 201800005

2018 תמ"א2676000 201800063

2018 בקשה להיתר 61762012 201800342

2018 חדר על הגג 9152132 201800415

2018 תמ"א8647684 201800477

2018 תמ"א8647685 201800478

2019 בניין מגורים משותף ח8603779 201900133

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 24

המלצות הביקורת

יש לעגן נהלי עבודה כתובים ומחייבים לכלל הפעילויות בתחום הכספים. .5.10 יש להקפיד על סריקת קבלת תשלום הפיקדון ורישומו במערכת .5.11 יצירת התראה במערכת אשר לא מאפשרת המשך טיפול בתיק ללא תשלום הפיקדון .5.12 בתקופת חודש מיום הגשת הבקשה

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים:

"מקרה

מקרה

מקרה

פיקדון".

מקרים

מקרה

"במקרים בהם שולם הפיקדון אך לא נסרק במערכת הקומפלוט, נמצאו בבדיקה בארכיב המסמכים וברישוי זמין כל הקבלות, סריקת הקבלות הינה באחריות הקולטות ולא מתבצעת במחלקת אגרות והיטלים."

תגובת מהנדסת העיר:

"בקשה •

הקודמת שאכן לא שולם הפיקדון על פי נוהל תקין של בודק הבקשה ולכן גייסנו כוח אדם מקצועי . לאור ממצאי הביקורת, נוסיף ונאמר שבמסגרת נוהל עבודה אם כעבור שלושה חודשים מיום פתיחת הבקשה, לא משולם הפיקדון, נשלחת הודעה לעורך הבקשה על סגירת הבקשה. בבקשות הבודדות מהשנים בהן לא נמצאה קבלה על פיקדון ניתן לראות כי הבקשה נפתחה, לא שולם פיקדון, הטיפול נעצר והבקשה נסגרה.

מקבלת את המלצות הביקורת". •

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 25

חריגות בנייה .6

סעיף .6.1

מחלקת הפיקוח על הבנייה ממונה על איתור וטיפול בחריגות בנייה ברחבי העיר .6.2 חריגות הבנייה שאותרו מתועדות ע"י פקחי המחלקה במערכת הקומפלוט עם פתיחת .6.3 תיק עבירת בנייה ורישום פרטי החריגה. מחלקת הפיקוח על הבנייה מבצעת חקירה ועל לצורך המשפטיתפי ממצאיה מתקבלת החלטה לסגירת התיק או העברתו למחלקה הגשת תביעה.

יש צורך בחיוב באגרות והיטלי פיתוח בגין חריגות לאחר ההחלטה על הגשת תביעה, .6.4 בשטחי בנייה שאותרו

הערות הביקורת

לא נמצא בהם חיוב עבור חריגות במדגם שביצעה הביקורת עלו .6.5 בשטחי בנייה שאותרו

להלן הבקשות שנבדקו: .6.6

סוג העבירהתאריך האירוע חיוב באגרות מספר בקשה והיטלים נוספים

שימוש חורג 2.5.17 לא קיים חיוב 20150270

בנייה בסטייה מהיתר 25.7.18 קיים חיוב 20150187 שימוש חורג 13.3.18 לא קיים חיוב 20160298

תלונות 4.4.19 לא קיים חיוב 20170301

שימוש חורג 7.2.19 לא קיים חיוב 20190036

שימוש חורג 26.4.20 לא קיים חיוב 202000010

מחודש יולילאור סקירת הביקורת, בוצעה בדיקה מעמיקה אשר העלתה כי .6.7 למועד הביקורת, מחלקת הפיקוח לא מצרפת לדוחות המשפטיים חיובים לאגרות והיטלים בגין חריגות הבנייה שנמצאו.

סך העלות של אגרת חריגות הבנייה שלא נגבתה עומדת על .6.8 חישוב סך העלות בוצע כסך המטרים החורגים כפול העלות למ"ר .6.9 32.62 * 3,129.07 = 102,070

בנוסף לעלות האגרה שלא נגבתה יש סבירות גבוהה לכפל אגרה כקנס ולכן הסכום .6.10 הצפוי להתקבל בעקבות הביקורת עומד על כ

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 26

להלן מצורף פירוט חריגות הבנייה כולל שטחים בגינם לא בוצעה גבייה .6.11 תיק פיקוחתאריך הארוע תאור העבירה שטח עיקרי שטח שירות 62 תלונות 15/05/2019 20160334

106.38 בניה ללא היתר 11/03/2020 20170209

30.8 תלונות 15/05/2019 20170277

10.64 14.3 בניה ללא היתר 06/12/2018 20180098 19.42 תלונות 15/05/2019 20180117

35.2 בניה ללא היתר 31/12/2018 20180118

47.53 בניה ללא היתר 14/01/2019 20180122

37.44 תלונות 07/06/2020 20180130

33 בניה ללא היתר 09/12/2018 20180148

23 בניה ללא היתר 01/06/2020 20180154

6.36 תלונות 24/06/2020 20180168

15.49 תלונות 29/07/2019 20180191

44 תלונות 08/06/2020 20180196

54 תלונות 23/06/2020 20180200

30 בניה ללא היתר 01/11/2018 20180212

14.4 בניה ללא היתר 25/07/2019 20180232

33.54 פניות - פנימי 04/04/2019 20190002

12.5 בניה ללא היתר 15/05/2019 20190018

15 בניה ללא היתר 19/05/2019 20190019

תלונות/בניה

50.47 בסטיה מהיתר 06/02/2020 20190051

תלונות/בניה

99.06 בסטיה מהיתר 08/07/2020 20190057

תלונות/בניה ללא

35.99 היתר 26/05/2019 20190063

98.5 פניות - פנימי 16/06/2019 20190071

34.89 תלונות 03/05/2020 20190075

תלונות/בניה ללא

84.3 היתר 02/10/2019 20190080

7.5 תלונות 30/07/2019 20190085

24.62 תלונות 23/04/2020 20190088

1.82 בניה ללא היתר 17/12/2019 20190097

16.4 תלונות 19/12/2019 20190116

65 תלונות 04/05/2020 20190125

תלונות/בניה ללא

12.7 היתר 23/04/2020 20190152

5 תלונות 10/09/2020 20190167

102 תלונות 23/04/2020 20190200

9.34 תלונות 10/09/2020 20190214

3.54 תלונות 23/04/2020 20190249

20.43 תלונות 17/12/2019 20190259

תלונות/בניה ללא

17.07 היתר 30/12/2019 20190261

19.23 תלונות 02/01/2020 20190281

18 בניה ללא היתר 26/11/2020 20190303

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 27

תיק פיקוחתאריך הארוע תאור העבירה שטח עיקרי שטח שירות 10.45 תלונות 02/01/2020 20190309

21.13 תלונות 10/06/2020 20190316

5 תלונות 26/04/2020 20190370

74.52 בניה ללא היתר 12/07/2020 20200037

תלונות/בניה

66 בסטיה מהיתר 08/11/2020 20200039

33 בניה ללא היתר 26/11/2020 20200053

14 בניה ללא היתר 26/11/2020 20200071

6.81 תלונות 14/06/2020 20200090

6.98 תלונות 09/07/2020 20200091

11 תלונות 12/07/2020 20200097

15.46 בניה ללא היתר 16/06/2020 20200148

65 בריכת שחיה 24/06/2020 20200151

3.72 בניה ללא היתר 30/06/2020 20200159

34.27 בניה ללא היתר 22/06/2020 20200166

18.7 תלונות 04/01/2021 20200203

26.42 בניה ללא היתר 10/09/2020 20200207

26 בניה ללא היתר 16/09/2020 20200257

64 תלונות 27/10/2020 20200261

28 תלונות 27/10/2020 20200262

27 בניה ללא היתר 21/10/2020 20200263

19 תלונות 21/10/2020 20200265

61.2 תלונות 04/02/2021 20200266

17.39 בניה ללא היתר 26/11/2020 20200269

9.31 בניה ללא היתר 26/11/2020 20200272

6 תלונות 16/09/2020 20200274

תלונות/בניה ללא

6 היתר 17/09/2020 20200275

תלונות/בניה ללא

6.4 היתר 17/09/2020 20200276

100 תלונות 17/12/2020 20200286

41.94 בניה ללא היתר 27/10/2020 20200301

35.7 תלונות 08/11/2020 20200305

50.4 תלונות 10/09/2020 20200307

31 תלונות 08/11/2020 20200308

27.44 בניה ללא היתר 02/11/2020 20200323

23.26 בניה ללא היתר 02/11/2020 20200325

10.78 תלונות 10/09/2020 20200336

36.95 בניה ללא היתר 02/11/2020 20200342

17.01 בניה ללא היתר 10/09/2020 20200344

17.7 תלונות 10/09/2020 20200352

100 תלונות 08/11/2020 20200360

15.52 בניה ללא היתר 26/11/2020 20200363

22.62 בניה ללא היתר 26/11/2020 20200367

34.92 בניה ללא היתר 21/10/2020 20200368

18.04 בניה ללא היתר 26/11/2020 20200371

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 28

תיק פיקוחתאריך הארוע תאור העבירה שטח עיקרי שטח שירות 11 בניה ללא היתר 27/10/2020 20200378

34 בניה ללא היתר 21/10/2020 20200381

10.83 בניה ללא היתר 26/11/2020 20200382

27.06 בניה ללא היתר 09/11/2020 20200394

28.52 בניה ללא היתר 26/11/2020 20200401

57 בניה ללא היתר 04/01/2021 20200403

33 בניה ללא היתר 27/10/2020 20200407

19.84 בניה ללא היתר 06/01/2021 20200450

33.12 בניה ללא היתר 17/12/2020 20200511

45.52 21.16 בניה ללא היתר 04/02/2021 20200514 10.26 בניה ללא היתר 04/01/2021 20200517

43.47 בניה ללא היתר 04/01/2021 20200532

14.36 בניה ללא היתר 04/01/2021 20200547

13.93 14.39 בניה ללא היתר 04/02/2021 20200549 38.94 בניה ללא היתר 04/02/2021 20200553

35.77 בניה ללא היתר 04/02/2021 20200556

3058.98 70.09

המלצות הביקורת

בעת איתור חריגת בנייה בשטח, יתעד המפקח את שטח החריגה שמצא בדוחות הפיקוח .6.12 ובתיק חריגת הבנייה במערכת הקומפלוט וידווח למחלקת אגרות בנייה והיטלי פיתוח על ממצאיו.

המחלקה תפעל מול הגורם האחראי במחלקת הגבייה לביצוע חישוב של היטלי הפיתוח .6.13 הנדרשים, חיוב במערכת הגבייה וכן הפקת שובר לתשלום היטלי פיתוח לאחר קבלת המקרים של חריגות בנייה מאגף ההנדסה, השירות המשפטי יפעל לגביית .6.14 האגרות

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים:

"תיקי חריגות הבנייה במדגם שבוצע הינם שינוי יעוד ולא כוללים שטחים חורגים בגינם היתה אמורה להיות מבוצעת גבייה, בעקבות הביקורת בשיתוף עם ס/מהנדסת העיר לענייני אכיפת חוק התכנון והבניה אנחנו מטפלים בממשק עבודה חדש לחיוב אגרות והיטלים בגין חריגות הבניה."

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 29

תגובת מהנדסת העיר

"עד

שימוש נכון ולא גבתה את הכספים. ועכשיו לאור המלצת הביקורת ועל פי הנחייתי מתגבש נוהל כפל אגרה בתאום עמי ועם הפיקוח על הבנייה, המחלקה המשפטית ומחלקת אגרות והיטלים."

חידוש היתר בנייה ללא תשלומי אגרות בנייה .7

על פי תקנות התכנון והבנייה (בקשה להיתר, תנאיו ואגרות) נקבע כי .7.1 10% בסך בנייה אגרות לתשלום דרישה יש בנייה, היתר לחידוש בקשה בעת .7.2 מסכום האגרה, אלא אם כן החלו בעבודות ואז אין דרישה לתשלום אגרה להלן מצורפת חוות דעת היועצת המשפטית בנושא חידוש ההיתר : .7.3

ישנה דרישה לביקורת שטח על ידי הפיקוח, לבדיקה האם אכן העבודות בשטח התחילו .7.4

הערות הביקורת

לא נמצאו מהביקורת עולה כי בשני מקרים (מתוך מדגם של .7.5 דוחות פיקוח לתיעוד שאכן העבודות בשטח התחילו

לא נמצא דוח תחילת עבודה או אירוע, לא נמצאו דוחות בבקשה מספר .7.6 שמוכיחות שאכן העבודות בשטח התחילו ואין צורך בתשלום אגרהפיקוח בשטח בדראפט הישיבה נרשם כי מבקש החידוש הודיע מתי התחיל בבנייה אך לא נמצאו .7.7 אסמכתאות לכך וההיתר נמסר ישירות למבקש הבקשה על ידי מפקח הבנייה

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 30

להלן צילום של הבקשה המקורית .7.8

לא נמצאו אסמכתאותבקשה מספר .7.9

כי אכן התחילה הבנייה ואין צורך בתשלום אגרת בנייהלדוחות פיקוח להלן צילום הבקשה במערכת: .7.10

נמצאה הערה בלבד של בודק התוכניות שההיתר שמחודש תואם לבנוי למעט קומת .7.11 המרתף

נמסר לביקורת כי החל משנת .7.12

אירוע

המלצות הביקורת

יש להקפיד על בדיקה שאכן רשום במערכת אירוע "אישור תחילת עבודה". .7.13 יש להקפיד על מעקב ביצוע פיקוח ותיעוד בשטח לתחילת עבודות .7.14 הוספת קיום דוח מהפיקוח כתנאי להעלאה לוועדה לחידוש היתר .7.15

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים

"כיום נערכת בדיקה על ידי שאכן קיים דוח מהפיקוח לגבי תחילת העבודה לפני מסירת ההיתר, עם זאת האחריות לבדיקת דוח פיקוח הינה באחריות הבודקים כתנאי לשיבוץ בוועדה ולא באחריות מחלקת אגרות והיטלים."

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 31

תגובת מהנדסת העיר

בשל מחסור בכוח אדם שהיה בעבר, הסתמכו על הצהרת המבקש באם החלו העבודות או לא, "

היום מצבת כוח אדם של אגף הפיקוח על הבנייה גדלה ובדרך לקבלת הסמכה כוועדה עצמאית.

בכל בקשה יוצא מפקח ורק לאחר קבלת דוח המפקח, מעלים את הבקשה לוועדה."

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 32

תשלום אגרות לאחר ניפוק היתר בנייה .8

מגיש הבקשה / היזם נדרש לשלם את הסכום הנקוב בשובר התשלום בקופת העירייה .8.1 לאחר מכן עליו למסור את הקבלה לאחראי אגרות והיטלים לעדכון במערכת לפני הפקת היתר בנייה.

באחריות מהנדס הרישוי לסרוק את קבלת התשלום במערכת ה"קומפלוט". .8.2 להלן ההוראות מנוהל פנימי-הכנת חשבון אגרות והיטלים .8.3

סעיף .8.4

לשלם את אגרת הבנייה על מנת לקבל את ההיתר

אגרות

.בעד מתן היתר ישולמו האגרות שנקבעו בתוספת השלישית 19.

הערות הביקורת

היתר הבנייה מהביקורת עולה כי בשני מקרים (מתוך .8.5 בניגוד לנדרש בהוראות העירייה ובשונה מיתר המקרים בהםהופק לפני תשלום האגרות, כתנאי להפקת היתר בניה נדרש היזם לשלם את האגרות וההיטלים.

ניפוק היתר בניה לפני תשלום אגרות והיטלים מקטין את היכולת של העירייה לפקח .8.6 ולבקר אחר קבלת האגרות וההיטלים

- בקשה מספרמקרה ראשון .8.7

תשלום האגרה בוצע כשבועיים לאחר ההיתר היתר בנייה נמסר בתאריך בתאריך

נמסר לביקורת לאחר בדיקת המקרה, כי התשלום בוצע בתאריך .8.8 הבנק אך הקבלה הופקה בטעות סופר רק בתאריך

התשלום.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 33

להלן מצורף צילום התשלום מהבנק .8.9

רשות כיבוי והצלה, שהוגדרה על ידי היועצת - – בקשה מספר מקרה שני .8.10 המשפטית כפטורה מאגרות ולכן הוצא לה שובר על היטלים בלבד. ההיתר נמסר בתאריך שולם 4.12.16

בלאחר מסירת ההיתר

ההיתר כלל תנאים נדחים של .8.11

ובניגוד לנהלים כי ההיתר ימסר רק לאחר ביצוע תשלום אגרות והיטלים

המלצות הביקורת

יש להקפיד על מסירת היתר לבנייה רק לאחר הפקת שובר לתשלום וקבלת אסמכתא .8.12 לאישור התשלום

מומלץ להוסיף התראה במערכת הקומפלוט במצב בו נמסר היתר בנייה ללא אירוע .8.13 תשלום

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים:

"המקרה הראשון שנעשה בתקופתי, הינו טעות בהנפקת הקבלה כשבועיים לאחר תאריך התשלום. במקרה השני שנעשה לפני כניסתי לתפקיד, ככל הנראה הייתה דחיפות להוציא את ההיתר לאחר שריפה באזור. מאחר שהוצאת כספים במגזר הציבורי ובמדינה בפרט כרוכה בבירוקרטיה ממושכת ונוכח האינטרס הציבורי הברור, הוחלט להוציא את ההיתר ללא תשלום אגרות באופן מידי כי אם כתנאי נדחה. אציין כי אין מדובר בהחלטה של מחלקת אגרות והיטלים."

תגובת מהנדסת העיר:

"סעיף

כשבועיים לאחר תאריך התשלום.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 34

סעיף

בדחיפות לאחר שריפה בבניין מגורים באזור. מאחר שהוצאת כספים במגזר הציבורי ובמדינה בפרט, כרוכה בבירוקרטיה ממושכת ונוכח האינטרס הציבורי הברור, הוחלט להוציא את ההיתר ללא תשלום אגרות באופן מיידי כי אם כתנאי נדחה. יצוין, כי אין מדובר בהחלטה ברמה של מחלקת אגרות והיטלים וכי מדובר בהיתר שיצא בתקופה קודמת."

הנפקת היתר בנייה ללא תשלום אגרה .9

סעיף .9.1

לשלם את אגרת הבנייה על מנת לקבל את ההיתר

אגרות

.בעד מתן היתר ישולמו האגרות שנקבעו בתוספת השלישית 19.

בקופת התשלום בשובר הנקוב הסכום את לשלם נדרש הבקשה/היזםמגיש .9.2 העירייה, לאחר מכן עליו למסור את הקבלה לאחראי אגרות והיטלים לעדכון במערכת לפני הפקת היתר בנייה.

להלן ההוראות מנוהל פנימי-הכנת חשבון אגרות והיטלים: .9.3

הערות הביקורת

מהביקורת עולה כי מקרה אחד בקשה .9.4

הונפק היתר בנייה ללא תשלום אגרת בנייה 8%

בקשה זו נפתחה בתאריך .9.5

ללא תשלום של מספרנמצאה הנפקה של היתר בנייה .9.6 אגרת בנייה

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 35

לא הייתה פעילות במשך שנתיים ולכן הבקשה נסגרה .9.7 הביקורת מציינת כי מקרה זה היה בתקופת מהנדסת העיר הקודמת .9.8

להלן צילומים מפרטי הבקשה .9.9

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 36

המלצות הביקורת

מומלץ לייצר התראה במערכת אשר לא מאפשרת הוצאת היתר בנייה ללא רישום של .9.10 תשלום אגרת בנייה וסריקת המסמכים לאישור

יש להקפיד על מתן הוצאת היתר בנייה לאחר מילוי כל השלבים הנדרשים על פי הנהלים. .9.11

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים

"בבקשה קיימת התראה של קולט הבקשה המציין "נשלח מייל עם התראה לפני סגירת הבקשה", ואכן הבקשה נסגרה.

בבדיקה בתיך בנין ובמערכת קומפלוט נמצא שקיים הפקת היתר אך אין אסמכתא לתשלום, אין היתר חתום ולכן לא הוצא היתר בניה".

טבלת שטחים לא אחידה לצורך חישוב אגרות.10

לאחר הגשת בקשה לקבלת היתר בנייה, עורך הבקשה נדרש להגיש לבודק התוכניות .10.1 במחלקת רישוי טבלת שטחים. בודק התוכניות נדרש לבדוק שהשטחים שעורך הבקשה בדק תואמים לטבלת השטחים ב"גרמושקה".

טבלת השטחים מועברת למנהלת מחלקת אגרות והיטלים לביצוע חישוב אגרות בנייה .10.2 והיטלים

חישוב השטחים נעשה כשטח מוצע שמופיע בבקשה כאשר יש פטורים לפרגולות .10.3 וגגונים

הערות הביקורת

מחלקת אגרות והיטלים מקבלת את טבלת השטחים מבודקי התוכניות להכנת חישוב .10.4 אגרות והיטלים

כך שנוצרים מצבים בהם בטבלה לא אחידהבודקי התוכניות ממלאים את טבלת השטחים .10.5 .הבודקים לא מסמנים את כל הפרמטרים הנדרשים (לדוגמא יחידות דיור טבלת שטחים לא אחידה מקשה על הבדיקות המבוצעות במחלקה של השוואת טבלת .10.6 השטחים הרשומה לטבלת השטחים שהוזנה בוועדה וכן לצורך חישוב האגרות וההיטלים

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 37

המלצות הביקורת

נדרשת טבלת שטחים אחידה למילוי על ידי בודקי הבקשה, אשר תועבר באותה המתכונת .10.7 למחלקת אגרות והיטלים

הוספת נוהל למילוי טבלת השטחים על פי הדוגמא המוצעת. .10.8

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים

"הוכנה דוגמא לטבלת שטחים אחידה לצורך חישוב אגרות והועלתה לאחרונה באתר של אגף הנדסה, מבקשת לציין כי מדובר בפרוצדורה ולא נמצאו חוסרים כספיים."

חישוב אגרות והיטלים ללא הפרשי הצמדה .11

על פי חוק התכנון והבנייה , תשכ"ה .11.1

לצרכן או על פי מדד תשומות הבנייה – הנמוך מביניהם

על פי חוק עזר לרמת גן (סלילת רחובות) תשס"ז .11.2 לו תשלומי פיגורים מתאריך הוצאת השובר עד לתשלומו בפועל

הערות הביקורת

תשלומי מהביקורת עולה כי בשני מקרים (מתוך .11.3 אגרות ללא חישובי הפרשי הצמדה כנדרש ברגולציה

מקרה ראשון (בקשה מספר .11.4

ללא חישובי הפרשי ב שנה אחרי ש"ח.

הצמדה.

מקרה שני (בקשה מספר .11.5

, ללא חיוב הפרשי הצמדה בתאריךלאחרש"ח, התשלום בוצע

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 38

המלצות הביקורת

יש להקפיד על ביצוע הצמדה למדד המחירים לצרכן של סכומי ההיטלים. .11.6 יש להקפיד על חיוב ריביות פיגורים בגין תשלומי היטלים באיחור .11.7

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים

"בקשה

לכן נמצא טעות בהקלדה

אלה הינם מתקופת מהנדסת העיר הקודמת."

כיום כל תחילת חודש מבוצע באופן אוטומטי במערכת עדכון הפרשי הצמדה, בנוסף לפני העברה לחתימה על היתר מבוצעת בדיקה על ידי שאכן נוספו הצמדות. ".

תגובת מהנדסת העיר:

"מדובר על מקרים מתקופה מהנדסת העיר הקודמת. באחד מהם נמצאה טעות בתאריך התשלום בהקלדה ולמעשה לא נדרש לחייב בהצמדה. כיום, בכל תחילת חודש מבוצע עדכון הפרשי הצמדה במערכת באופן אוטומטי. בנוסף, לפני העברת היתר לחתימה, מבוצעת בדיקה על ידי מנהלת מחלקת אגרות והיטלים בעניין ההצמדות."

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 39

בדיקת קביעת שטח ונפח לחיוב היטלים.12

בחישוב היטלי פיתוח קיימת הבחנה בין נכסי מגורים ונכסים אחרים .12.1 בנכסים שאינם מגורים (עסקים, מסחר, תעשיה וכו') חישוב ההיטלים הוא לפי שטחי .12.2 הבנייה וכן הנפח על פי חוק העזר לסלילה ולתיעול סעיף .12.3

הערות הביקורת

הבודקים לא אך נמצא שדה המציין נפח להזנה מהביקורת עולה כי במערכת ה"קומפלוט" .12.4 מזינים את נתוני הנפח במערכת

בטבלת השטחים ומועברים למחלקת אגרות והיטלים נתוני הנפחים נרשמים ידנית בלבד .12.5 בטבלת השטחים

במדגם שביצעה הביקורת ב .12.6

.כנדרש

להלן שדה הנפח הקיים במערכת: .12.7

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 40

להלן פירוט המקרים שנבדקו .12.8

שנת הבקשהתיאור הבקשה תיק בניין מספר בקשה

2016 שימוש חורג 1528004 2016305

2016 מרתף 6109497 2016375

2016 תוספת קומות 2167003 2016515

2017 בנין מגורים צמוד 6178125 201700816

2018 בקשה להיתר 1019005 201800546

2018 בקשה להיתר 7521003 201800382

2018 בקשה להיתר 7704002 201800142

המלצת הביקורת

הזנת נתוני הנפח במערכת הקומפלוט ולא רק בצורה ידנית בטבלת השטחים. .12.9

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים

"על הבודקים להזין את נתוני הנפח לפני שמעבירים למחלקת אגרות והיטלים, כחלק מעדכון נתוני השטחים במערכת הקומפלוט".

סיווג שגוי של בקשות במערכת ה"קומפלוט".13

כאשר סיווג הבקשה להיתר הינו "שינויים" וישנה תוספת של שטחים או שימוש חורג, ישנה .13.1 דרישה לתשלום אגרות

כאשר סיווג הבקשה להיתר הינו "חידוש", ישנה דרישה לתשלום של .13.2 שנקבעה לגבי ההיתר המקורי, אלא אם הקבלן התחיל כבר את העבודות אך עדיין לא קיבל היתר בנייה.

הערת הביקורת

נרשם מהביקורת עולה כי בשני מקרים (מתוך מדגם של .13.3 .במערכת סיווג שגוי לבקשה

סיווג לא נכון של הבקשה, מקשה על המעקב והבדיקה האם יש צורך בתשלום אגרות. .13.4 (בקשה מספרהמקרה ראשון .13.5

לתמ"א

לא נדרש תשלום אגרה.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 41

(בקשה מספר מקרה שני .13.6

מקרה בו ישנה דרישה לתשלום אגרה, בפועל סיווג הבקשה הוא חידוש היתר – מקרה בו לא נדרש תשלום אגרה.

המלצת הביקורת

הקפדה על סיווג נכון של הבקשות במערכת, על מנת שיהיה אפשרי לבצע מעקב על .13.7 תשלום האגרות הנדרשות

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים:

"במקרים אלה בוצעה טעות בקליטה על ידי הבודקות, מיד לאחר בדיקת המקרים, הטעות תוקנה לסיווג התקין".

תגובת מהנדסת העיר:

"היום עם החלפת כוח האדם, פועלים בהתאם לנוהל קליטת בקשה."

בדיקת שטחי בנייה לחיוב אגרות והיטלים .14

עורך הבקשה נדרש להגיש לבודק התוכניות במחלקת רישוי, טבלת שטחים .14.1 בודק התוכניות נדרש לבדוק שהשטחים שעורך הבקשה רשם, תואמים לטבלת השטחים .14.2 ב"גרמושקה

להלן הנהלים מנוהל פנימי –הכנת חשבון אגרות והיטלים: .14.3

טבלת השטחים מועברת לאחראית אגרות והיטלים לביצוע חישוב של אגרות בנייה .14.4 והיטלים

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 42

הערות הביקורת

חישוב מהביקורת עולה כי בשני מקרים (מתוך מדגם של .14.5 השטחים בטבלת השטחים בקומפלוט, לא תאם לחישוב השטחים בשובר התשלום לאגרה.

שנדגם (בקשה מספרבמקרה הראשון .14.6

סה"כשטח עיקרי

156.11 בשובר האגרה לתשלום, סכום השטח המופיע הינו

להלן מצורף העתק משובר האגרה לתשלום: .14.7

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 43

שנדגם (בקשה מספר במקרה השני .14.8

סה"כשטח עיקרי

.307.36

.343.07 בשובר האגרה לתשלום, סכום השטח המופיע היינו על טבלת השטחים לאישור הבדיקה. (לא היה בנוסף לעיל לא נמצאה חתימה של הבודק .14.9 בנוהל בתקופת הבקשה

המלצות הביקורת

יש להקפיד שבודק התוכניות בודק וחותם שהשטחים שעורך הבקשה רשם, תואמים .14.10 לטבלת השטחים ב"גרמושקה

יצירת נוהל חתימה של בודק התוכניות שטבלת השטחים בבקשה תואמת לשטחים .14.11 ב"גרמושקה

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים:

"מסכימה עם הממצאים, כיום אם יש סטייה בנתונים אנחנו רואים כי הם נשלפים באופן אוטומטי".

הזנת מספר יחידות דיור שגויות במערכת ה"קומפלוט".15

באחריות בודק התכניות לבדוק את התכנית לפני העברתה למחלקת אגרות להכנת .15.1 חישוב אגרות והיטלים

בנוהל פנימי – הכנת אגרות והיטלים מפורטים הדגשים לבדיקת התכנית: .15.2

הערות הביקורת

שלושה מקרים בהם הוזנו מספר יחידות דיור שגויות במערכת מסקירת הביקורת עלו .15.3 הביקורת מציינת כי לנתונים השגויים בשדה יחידות דיור, אין השפעה עלה"קומפלוט".

חישוב אגרות והיטלים.

חדשות, 23 בבקשות מספר .15.4

בשל טעות של בודק התוכניות 63 במערכת ה"קומפלוט" נרשמו

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 44

היתר הבנייה שיצא בשנת .15.5

נמסר לביקורת כי החל מחודש מרץ, נערכת בדיקת התאמה בין השלבים ברישוי זמין לבין .15.6 מערכת הקומפלוט ובין יחידות הדיור הרשומות מול החלטת הוועדה

המלצות הביקורת

מומלץ להקפיד על התאמת התכנית המתוקנת והתאמתה להחלטות הוועדה. .15.7 יצירת נוהל חתימה של בודק התוכניות שהתכנית המתוקנת בבקשה תואמת לתכנית .15.8 ב"גרמושקה

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים:

"האחריות על בדיקת מספר יחידות הדיור הינה של הבודקות ולא של מחלקת אגרות והיטלים, כיום אני מבצעת פיקוח ובקרה לפני חתימה של מהנדסת העיר".

תגובת מהנדסת העיר:

"טופל לפני חצי שנה רטרואקטיבית. ראוי לציין שהאחריות על בדיקת מספר יחידות הדיור הינה של הבודקים ולא של מחלקת אגרות והיטלים. יחד עם זאת, היום מחלקת אגרות והיטלים מבצעת פיקוח ובקרה לפני החתימה של מהנדסת העיר."

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 45

סכומי אגרות והיטלים שליליים.16

סעיף .16.1

לשלם את אגרת הבנייה על מנת לקבל את ההיתר

אגרות

.בעד מתן היתר ישולמו האגרות שנקבעו בתוספת השלישית 19.

הערות הביקורת

תשלומי מהביקורת עולה כי בשני מקרים (מתוך מדגם של .16.2 אגרות בסכום שלילי

שנדגם (בקשה מסבמקרה הראשון .16.3

הוצא תשלום אגרה . בתאריך סכום הפיקדון היה גבוה מהנדרש במקרה זה היות ונמצא כי סכום האגרה המחושב עומד על סכום המינימום בסך שלילי בסך 300

תשלום אגרה שלילי בסך (בקשהבמקרה השני .16.4

שאינה מחלקת אגרות והיטלים, הפיקה קיזוז ואגרה שלילית נמסר לביקורתמחלקה אחרת לאחר בירור כי ככל הנראה מדובר בקיזוזים בגין תשלומים עודפים של היזמים בנושאים אחרים (כגון היטל השבחה) שאינם קשורים לאגרות בנייה והיטלי פיתוח.

הביקורת מציינת כי מקרים אלה אירעו לפני כניסתה לתפקיד של מהנדסת העיר .16.5 הנוכחית

המלצות הביקורת

הקפדה ובקרה על חישוב גובה הפיקדון. .16.6

יש להימנע מביצוע קיזוזים בסעיפי אגרות בנייה בגין עודפים בסעיפים אחרים (כגון היטל .16.7 השבחה), שאינם קשורים לאגרות בנייה והיטלי פיתוח

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים:

"במקרה הראשון בוצעה טעות של הקולטת בחישוב סכום גבוה מהנדרש. במקרה השני בוצע הקיזוז ע"י מחלקת חשבות בתיאום עם אחראית אגרות. אציין שלא צריך לקזז זיכויים שאינם קשורים לאגרות והיטלים. במידת הצורך כיום מחלקת אגרות והיטלים מעדכנת ע"ג השובר אגרה והערות שונות. מקרים אלה אינם מתקופתי כמנהלת המחלקה. "

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 46

חיוב שגוי/כפול באגרות בנייה. 17

בתקנות התכנון והבנייה (בקשה להיתר, תנאיו ואגרות) נקבע כי האגרה תחושב לפי היקף .17.1 העבודה ובלבד שלא תפחת מאגרת המינימום הקבועה בתקנות

הוצג לביקורת כי קיימת תביעה ייצוגית כנגד עיריית רמת גן בעניין גביית אגרות בנייה שלא .17.2 כדין ובניגוד להוראות חוק מפורשות וחיוב שגוי ולא נכון של חיובי האגרות

הערות הביקורת

תקנה .17.3

האגרות

תקנה .17.4

בתחשיב האגרות של העירייה נקבע, שאגרת הבנייה מורכבת משני רכיבים .17.5 האחד אגרת בנייה חדשה או תוספת בנייה לפי סעיף

השני "כל עבודה הטעונה היתר" לפי סעיף

האגרה המינימלית שנקבעה בתקנות התכנון והבניה הינה אגרת מינימום אך אינה .17.6 מתווספת לסכום הכולל כפי שקבעה העירייה ברכיב הגביה השני בדוח מבקר העירייה משנת .17.7

לתקנות, גובה אגרות הבנייה נקבע כמכפלת שטחי הבנייה המאושרים בתעריף אגרות " .או אגרת המינימום כגבוה ביניהםהבנייה המעודכן דוח מבקר העירייה משנת .17.8

על חיוב אגרת הבנייה באופן לא תקין

מסקירת הביקורת עולה, כי למרות הערת הביקורת משנת .17.9 .את היזמים באופן כפול, שגוי ובניגוד להמלצת מבקר העירייה

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 47

מהביקורת עולה כי בבקשה מספר .17.10

.עבור אגרת בנייה על פי שטחי הבנייה המאושרים

להלן צילום החיוב הכפול שבוצע: .17.11

לביקורת נמסר כי בתאריך .17.12

הפסקת הגבייה עבור שני הרכיבים ביחד

להלן מצורף נוהל העבודה שהופץ: .17.13

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 48

מסקירת הביקורת עולה כי מאז התאריך .17.14

הרכיבים, לא נמצאו מקרים נוספים של גביה כפולה

כאמור התביעה שהוגשה הינה תביעה ייצוגית היות ומדובר בסכום קטן יחסית לכל מי ששילם .17.15 וניתן להניח כי רוב המשלמים כלל לא מודעים לנזק וזכויותיהם לקבלת החזר התביעה הגישה הערכה של מספר ההיתרים בגינם שולמה אגרה כפולה והעמידה את .17.16 התביעה על הערכה של

בתאריך

המלצת הביקורת

גביית אגרות על פי התקנות הקבועות בחוק כאגרת הבנייה על פי שטחי הבנייה המאושרים .17.17 או אגרת המינימום הגבוה מביניהם

תגובת מהנדסת העיר:

.""בתאריך

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 49

חשבון פרופורמה .18

חשבון פרופורמה הינו דוגמא לחשבון שיוגש לתשלום ואינו מהווה חשבון לתשלום .18.1 חשבון הפרופורמה כולל את סכום התשלום המוערך בגין אגרות בנייה והיטלי פיתוח .18.2 חשבון הפרופורמה מציג מידע למגיש הבקשה אודות גובה אגרות והיטלים שהוא יידרש לשלם והפרמטרים שהיוו בסיס לחישוב התשלום.

בחשבון הפרופורמה מצוין כי זו הערכה בלבד בהסתמך על תכנית הבנייה שהוגשה .18.3 ושהנתונים עשויים להשתנות

הערות הביקורת

להפקתו במערכת וקיים אירועבעבר היה נהוג לתת למבקשי הבקשה חשבון פרופורמה .18.4 ה"קומפלוט

למרות היותו חשוב לביצוע.כיום נוהל זה לא מבוצע יותרמהביקורת עולה כי .18.5 לביקורת נמסר כי כיום כאשר ישנה דרישה לחשבון פרופורמה על ידי מבקשי הבקשה .18.6 מוציאים שובר לתשלום הכולל הדפסת המילים עליו "לעיון בלבד

המלצות הביקורת

מומלץ להקפיד על מתן חשבון פרופורמה למבקש ההיתר. .18.7 יש לעגן נהלי עבודה כתובים ומחייבים להפקת חשבון פרופורמה .18.8

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים

"כיום ישנה הוצאת שובר לתשלום ל"עיון בלבד". לדעתי יש להשאיר את הנפקתו לפי דרישה בלבד ולא באופן גורף."

התייחסות הביקורת לתגובת המנהלת:

הביקורת סבורה שיש מקום להפקת חשבון פרופורמה כי תהליך זה מהווה תהליך נוסף של פיקוח ובקרה הן למפיק החשבון (העירייה) והן ליזם.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 50

הרשאות לביצוע פעולות במערכת "קומפלוט .19

עם אישור תכנית בנייה סופית ולאחר השלמת כל דרישות הוועדה המקומית, עורך הבקשה .19.1 נדרש להגיש לבודק תכניות הרישוי את טבלת השטחים השטחים לטבלת תואמים בדק שהעורך שהשטחים לבדוק נדרש התכניות בודק ב"גרמושקה". לאחר בדיקה זו בודק הבקשה מבצע אירוע במערכת הקומפלוט – העברה לחישוב אגרות.

לאחר ביצוע הארוע במערכת, מחלקת אגרות והיטלים מבצעת אירוע הפקת אגרות והיטלים .19.2 במערכת ה"קומפלוט" (אירוע

לאחר ביצוע תשלום האגרות וההיטלים מבוצע אירוע תשלום אגרות והיטלים במערכת .19.3 ה"קומפלוט" (אירוע

הערות הביקורת

הוצג לביקורת נוהל פנימי-הכנת חשבון אגרות והיטלים-אגף הנדסה. .19.4 להלן העתק מהנוהל .19.5

הנפקת אגרות ותשלום ללא סמכות .19.6

הביקורת מעירה כי בבקשה מספר

הפיק שובר לתשלום אגרה בסך

נרשם

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 51

ביצוע הפעולות הנ"ל לא היה בסמכותו של בודק הבקשה, באותה התקופה העובדת הייעודית הייתה היחידה המוסמכת להפיק אגרות ותשלומים.

הביקורת תציין כי אירוע זה היה לפני שהמהנדסת הנוכחית נכנסה לתפקידה.

לאור המקרה הנ"ל , ביצעה הביקורת בדיקת הרשאות כוללת שממצאיה מובאים להלן:

378 מהביקורת עולה כי ישנם .19.7

.והיטלים בעוד ישנם רק

38 מהביקורת עולה כי ישנם .19.8

.והיטלים בעוד ישנם רק

הביקורת מציינת כי לאור ממצאי הביקורת, תוקנו ההרשאות המתאימות לבעלי התפקידים .19.9 הרשאים לבצעם

המלצת הביקורת

הקפדה על בדיקת הרשאות קיימות במערכת ה"קומפלוט" לכלל סוגי הפעולות. .19.10

מערכת מידע "קומפלוט .20

העירייה פועלת עם מערכת מידע "קומפלוט" מקבוצת החברה לאוטומציה .20.1 מערכת המידע קומפלוט הינה מערכת לניהול הוועדה המקומית לתכנון ובנייה .20.2

הערות הביקורת

נדרשים פיתוחים רבים להתאמתה של תוכנת הקומפלוט לפעולות מהביקורת עולה כי .20.3 המחלקה

Pdfבפורמטהדוחות שניתן להפיק ממערכת הקומפלוט בנושא כספים וחיובים - הינו רק .20.4 שלא ניתן להשתמש בו לצורך ביצוע פועלות פיקוח ובקרה וביצוע חישובים והצלבהסגור לקבצים אחרים. כיום מקובל, כי כל הקבצים שנדרש להפיק ממערכת הנדסית וכספית יהיו בפורמט אקסל פתוח.

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 52

:להלן השיפורים הנדרשים במערכת ה"קומפלוט" להתאמתה לפעולות המחלקה .20.5 בעת הוספת התראה על פיקדון שלא שולם, נדרשת הוספת פעולת חסימה להמשך .20.5.1 הפעולות בתיק ולא רק התראה. (תוך כדי הוספת אפשרות של נטרול בקשות מטעם עיריית רמת גן ,שלא נדרשת לשלם).

הוספת שדה למילוי נפחים בדוחות אקסל מהמערכת, בעת חישוב היטלי פיתוח .20.5.2 בנכסים שאינם למגורים

הפקת דוחות מהמערכת כיום מוגבלת בבחירת הנתונים, נדרשת הגדלת הנתונים .20.5.3 הזמינים בעת הפקת דוחות מהמערכת

המלצת הביקורת

שדרוג והתאמת המערכת הקיימת לפעולות הנדרשות או לחילופין ביצוע מכרז חדש לקבלת .20.6 הצעות מתוכנות חליפיות

תגובת מהנדסת העיר:

"סעיף

סעיף

סעיף

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 53

טבלת שטחים לא סרוקה במערכת ה"קומפלוט .21

התכניות בודק באחריות כי, נקבע והיטלים אגרות חשבון הכנת פנימי – בנוהל .21.1 להתאים את טבלת השטחים הממוחשבת לצורך חישובי האגרות

הערות הביקורת

מהביקורת עולה כי בשני מקרים (מתוך מדגם של .21.2 .טבלת השטחים לא היתה סרוקה במערכת ה"קומפלוט" בניגוד לנדרש בנהלים במערכת ה"קומפלוט".לא נמצאה טבלת שטחים סרוקהבבקשה מספר .21.3 במערכת ה"קומפלוטלא נמצאה טבלת שטחים סרוקהבבקשה מספר .21.4

המלצת הביקורת

הקפדה על סריקת טבלת השטחים למערכת ה"קומפלוט". .21.5

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים

"על פי הנוהל הקיים, האחריות של סריקת טבלת השטחים הינה של בודק הבקשה. בנוהל החדש המתוכנן לצאת, ישנה דרישה שבודק הבקשה ייקח אחריות, יחתום לאישור אסמכתאות לסרוק המחלקה ובאחריות לגרמושקה השטחים טבלת ביןההתאמה לבקשה."

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 54

טופס "החתמת מחלקות להוצאת היתר בנייה .22

בנוהל הפנימי – הכנת חשבון אגרות והיטלים, נרשם בסעיף .22.1 והיטלים להחתים את היזם/מבקש הבקשה על טופס החתמת הוצאת היתר בנייה

הערות הביקורת

לא נמצאה מהביקורת עולה כי במקרה אחד (מתוך מדגם של .22.2 על טופס להחתמת מחלקות להוצאת היתר בנייה חתימה של היזם/מגיש הבקשה בניגוד לרשום בנהלים.

של היזם/מגיש הבקשה על טופס החתמת לא נמצאה חתימהבבקשה מספר .22.3 מחלקות

, לאחר שהסתיימה הביקורת, נוהל העבודה באגף ההנדסה שונה- הביקורת מציינת כי .22.4 .תקין

חתימה על "גרמושקה" לאחר תשלום .23

תכנית ההגשה (גרמושקה) הינה מכלול של תכניות וטפסים המוגשים עבור קבלת היתר .23.1 בנייה לוועדה המקומית לתכנון ובנייה

הערות הביקורת

לאחר ביצוע התשלום.לא חתמה על "גרמושקה"עד היום מחלקת אגרות והיטלים .23.2 חתימה על ה"גרמושקות" מונעת אפשרות של שינוי הגרמושקה לאחר הוועדה .23.3

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 55

הוצגו לביקורת דוגמאות לחתימות שטרם אושרו כפתרון להערת הביקורת .23.4

המלצות הביקורת

הוספת נוהל חותמת אגרות והיטלים על שלושה העתקי "גרמושקות" לאחר התשלום, או .23.5 מעבר לחתימה אלקטרונית במערכת "רישוי זמין

החותמת תכלול כיתוב "אישור מחלקת אגרות והיטלים", תאריך ומספר קבלה (אם אין, .23.6 לציין "פטור") וחתימה

תגובת מנהלת מחלקת אגרות והיטלים:

"הערת הביקורת מקובלת, הנושא ייבדק מול מהנדסת העיר וס/מהנדסת העיר. "

עיריית רמת גן

אגרות בנייה והיטלי פיתוח דו"ח מבקר העירייה לשנת 56

נהלי עבודה .24

בעת אישור תכנית מתוקנת סופית להיתר מתבצעות מספר בדיקות המבוצעות על פי .24.1 הנהלים

לאחר האישור מועבר החומר לחשב האגרות וההיטלים לביצוע חישוב האגרות על פי .24.2 הנהלים הקיימים

הערות הביקורת

הוצג לביקורת נוהל פנימי – הכנת חשבון אגרות והיטלים. .24.3 מנהלת מחלקת אגרות והיטלים הכינה עם יועץ חיצוני נוהל חדש עם שיפורים נדרשים .24.4 .למועד הביקורת הנוהל טרם אושר וטרם התחילו לעבוד על פיו שיפורים מהותיים בנוהל החדש המוצע.מסקירת הביקורת עולה כי ישנם .24.5 להלן התוספות והשינויים שאמורים להתווסף בנוהל החדש .24.6

▪ רשימת תיוג של הבדיקות שבוצעו על ידי הבודק, כולל חתימתו על הרשימה ▪ דוגמא לטבלת שטחים אחידה למילוי צורך חישובי אגרות ▪ חתימה של הבודק כי טבלת השטחים תואמת לגרמושטה ▪ הנחיות לחיוב אגרת היתר בנייה

▪טופס "להחתמת מחלקות להוצאת היתר בנייה" הממולא על ידי אחראית אגרות והיטלים ושליחתו.

▪הגבלת שובר תשלום האגרה עד לסוף החודש בו הופק, במידה ולא שולם במועד יונפק מחדש השובר כולל עדכון הפרשי הצמדה.

המלצת הביקורת

אישור הנוהל המוצע ועבודה בהתאם לנוהל זה. .24.7

תגובת מהנדסת העיר

בתהליך עבודה מול יועץ חיצוני שיכלול את המלצות הביקורת בהתאם.

עיריית רמת-גן

אגרות בניה והיטלי פיתוח דוח מבקר העירייה לשנת 57

הערות ראש העיר

אגרות בנייה והיטלי פיתוח

סעיף .1

: יש לעגן נהלי עבודה כתובים ומחייבים לכלל הפעילויות בתחום הכספיםהמלצת הביקורת

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .2

: יש להקפיד על סריקת קבלת תשלום הפיקדון ורישומו במערכתהמלצת הביקורת

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .3

יצירת התראה במערכת אשר לא מאפשרת המשך טיפול בתיק ללא המלצת הביקורת:

תשלום הפיקדון בתקופת חודש מיום הגשת הבקשה.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .4

בעת איתור חריגת בנייה בשטח, יתעד המפקח את שטח החריגה שמצאהמלצת הביקורת:

בדוחות הפיקוח ובתיק חריגת הבנייה במערכת הקומפלוט וידווח למחלקת אגרות בנייה והיטלי פיתוח על ממצאיו.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .5

המחלקה תפעל מול הגורם האחראי במחלקת הגבייה לביצוע חישוב שלהמלצת הביקורת:

היטלי הפיתוח הנדרשים, חיוב במערכת הגביה וכן הפקת שובר לתשלום היטלי פיתוח.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .6

: לאחר קבלת המקרים של חריגות בנייה מאגף ההנדסה, השירות המלצת הביקורת המשפטי יפעל לגביית האגרות.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .7

: יש להקפיד על בדיקה שאכן רשום במערכת אירוע "אישור תחילת המלצת הביקורת עבודה".

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .8

: יש להקפיד על מעקב ביצוע פיקוח ותיעוד בשטח לתחילת עבודותהמלצת הביקורת

עיריית רמת-גן

אגרות בניה והיטלי פיתוח דוח מבקר העירייה לשנת 58

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורתתגובת ראש העיר

סעיף .9

: הוספת קידום דוח מהפיקוח כתנאי להעלאה לוועדה לחידוש היתרהמלצת הביקורת

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .10

: יש להקפיד על מסירת היתר לבנייה רק לאחר הפקת שובר לתשלום המלצת הביקורת וקבלת אסמכתא לתשלום.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .11

: מומלץ להוסיף התראה במערכת הקומפלוט במצב בו נמסר היתר בנייההמלצת הביקורת ללא אירוע תשלום.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .12

: מומלץ לייצר התראה במערכת אשר לא מאפשרת הוצאת היתר בנייההמלצת הביקורת ללא רישום של תשלום אגרת בנייה וסריקת המסמכים לאישור.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .13

: יש להקפיד על מתן הוצאת היתר בניה לאחר מילוי כל השלבים הנדרשיםהמלצת הביקורת על פי הנהלים.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .14

: נדרשת טבלת שטחים אחידה למילוי על ידי בודקי הבקשה, אשר תועברהמלצת הביקורת באותה המתכונת למחלקת אגרות והיטלים.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן.תגובת ראש העיר

סעיף .15

: הוספת נוהל למילוי טבלת השטחים על פי הדוגמה המוצעתהמלצת הביקורת

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .16

: יש להקפיד על ביצוע הצמדה למדד המחירים לצרכן של סכומי ההיטליםהמלצת הביקורת

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר:

עיריית רמת-גן

אגרות בניה והיטלי פיתוח דוח מבקר העירייה לשנת 59

סעיף .17

יש להקפיד על חיוב ריביות פיגורים בגין תשלומי היטלים באיחורהמלצת הביקורת:

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .18

: הזנת נתוני הנפח במערכת הקומפלוט ולא רק בצורה ידנית בטבלת המלצת הביקורת השטחים.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .19

: הקפדה על סיווג נכון של הבקשות במערכת, על מנת שיהיה אפשרי המלצת הביקורת לבצע מעקב על תשלום האגרות הנדרשות.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .20

: יש להקפיד שבודק התכניות בודק וחותם שהשטחים שעורך הבקשה המלצת הביקורת רשם, תואמים לטבלת השטחים ב"גרמושקה".

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .21

: יצירת נוהל חתימה של בודק התכניות שטבלת השטחים בבקשה תואמתהמלצת הביקורת לשטחים בגרמושקה.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .22

: מומלץ להקפיד על התאמת התכנית המתוקנת והתאמתה להחלטות המלצת הביקורת הוועדה.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .23

: יצירת נוהל חתימה של בודקת התכניות שהתכנית המתוקנת בבקשההמלצת הביקורת תואמת לתכנית ב"גרמושקה".

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .24

: הקפדה ובקרה על חישוב גובה הפיקדוןהמלצת הביקורת

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

עיריית רמת-גן

אגרות בניה והיטלי פיתוח דוח מבקר העירייה לשנת 60

סעיף .25

: יש להימנע מביצוע קיזוזים בסעיפי אגרות בנייה בגין עודפים בסעיפיםהמלצת הביקורת אחרים (כגון: היטל השבחה), שאינם קשורים לאגרות בנייה והיטלי פיתוח.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .26

גביית אגרות על פי התקנות הקבועות בחוק כאגרת הבנייה על פי שטחיהמלצת הביקורת:

הבנייה המאושרים או אגרת המינימום הגבוה מביניהם.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .27

: מומלץ להקפיד על מתן חשבון פרופורמה למבקש ההיתרהמלצת הביקורת

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .28

: יש לעגן נהלי עבודה כתובים ומחייבים להפקת חשבון פרופורמההמלצת הביקורת

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר

סעיף .29

הקפדה על בדיקת הרשאות קיימות במערכת הקומפלוט לכלל סוגי המלצת הביקורת:

הפעולות.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

סעיף .30

שדרוג והתאמת המערכת הקיימת לפעולות הנדרשות או לחילופין ביצועהמלצת הביקורת:

מכרז חדש לקבלת הצעות מתוכנות חליפויות.

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והנושא בתהליך ביצוע. תגובת ראש העיר:

סעיף .31

: הקפדה על סריקת טבלת השטחים למערכת הקומפלוטהמלצת הביקורת

ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת. תגובת ראש העיר:

סעיף .32

הוספת נוהל חותמת אגרות והיטלים על שלושה היעתקי "גרמושקותהמלצת הביקורת:

לאחר התשלום, או מעבר לחתימה אלקטרונית במערכת רישוי זמין.

: ראש העיר מקבל את המלצת הביקורת והליקוי תוקן. תגובת ראש העיר

עיריית רמת-גן

אגרות בניה והיטלי פיתוח

[הטקסט קוצץ - הקובץ המלא זמין בקישור למקור]