מכרז 576 21 למתן שירותי הקלטה תמלול וביצוע קלדנות בישיבות הוועדה המקומית לתכנון ובניה מליאת המועצה וועדות העירייה נגיש

טיוטה מספר 5 – 10/2021/31

מכרז פומבי מספר 576/21

למתן שירותי הקלטה תמלול וביצוע קלדנות בישיבות הוועדה המקומית לתכנון ובניה, מליאת המועצה וועדות העירייה

2 |עמוד

עיריית רמה"ש והוועדה המקומית רמת השרון

מכרז פומבי מס' 576/21

למתן שירותי הקלטה תמלול וביצוע קלדנות בישיבות הוועדה המקומית לתכנון ובניה, מליאת המועצה וועדות העירייה עיריית רמת השרון והוועדה המקומית (להלן תקרא – "המזמינה" ) מזמינה בזאת הצעות מחיר למתן שירותי הקלטה הקלדה ותמלול ושרותי הקלדה של ישיבות מליאת המועצה , ועדותיה והוועדה המקומית לתכנון ובניה ברמת השרון, הכ ול בהתאם למפורט במסמכי המכרז.

את מסמכי המכרז והמסמכים הנלווים לרבות נוסח הסכם עליו יידרש הספק הזוכה לחתום, ניתן לרכוש תמורת תשלום של 500 ₪ (תשלום אשר לא יוחזר), במשרדי המזמינה, שד' ביאליק 41, רמת השרון קומה ב' (להלן – משרדי מזמינה ), בימים א' – ה' בשעות 9:00-14:00 אצל הגב' לימור נסט מזכירת וועדת מכרזים

ניתן לעיין במסמכי המכרז ללא תשלום קודם לרכישתם, אצל הגב' לימור נסט או באתר האינטרנט של מזמינה בכתובת www.ramat-hasharon.muni.il ,תחת לשונית "מכרזים ".

יודגש ויובהר כי מסמכי המכרז המפורסמים באתר או העירייה הינם לעיון בלבד ולא ניתן להגישם במסגרת הגשת המכרז

יודגש ויובהר כי את המכרז ניתן להגיש אך ורק ע"ג מסמכי המכרז והמעטפה המיועדת לכך אשר יימסרו למציע ע"י מזכירת ועדת המכרזים לאחר ששילם עבורם והציג בפניה קבלה עבור התשלום

יודגש ויובהר כי בכל מקרה בו קיים שוני בין הכתוב בנוסח מסמכי המכרז הניתנים לעיון הן אצל הגברת לימור נסט והן באתר העיריה לבין נוסח מסמכי המכרז אותם ירכוש המציע יקבע הנוסח אשר נרכש ע"י המציע והמציע לא יוכל לטעון דבר בעניין זה.

כל האמור בלשון יחיד בכל מסמכי המכרז, משמעו גם בלשון רבים וכן להיפך וכל האמור בלשון זכר במסמך זה משמעו גם בלשון נקבה ולהיפך

את ההצעות ואת כל מסמכי ונספחי המכרז, כשהם חתומים ע"י המציע ב – 2 עותקים, יש להכניס ל מעטפה הסגורה אותה קיבל המציע ברכישת מסמכי המכרז כשעליה מצוין – מכרז פומבי מס' 576/21 ולהפקידה ידנית בלבד (אין לשלוח בדואר), בתיבת המכרזים אצל מזכירת ועדת המכרזים, הגב' לימור נסט, רחוב ביאליק 41 ,רמת השרון, קומה ב ', עד ליום 7/12/2021 לא יאוחר מהשעה 9:00 בדיוק.

פתיחת תיבת המכרזים תתקיים ביום 7/12/2021 שעה 9:10 באולם מועצת העיר, קומה ג', במשרדי המזמינה, רח' ביאליק 41 ,רמת השרון.

מפגש מציעים לצורכי הבהרות שהינו מפגש חובה יערך ביום 17/11/2021 שעה 9:00 באולם מועצת העיר, קומה ג'. בבניין העירייה

השתתפות במפגש המציעים מתחילתו ועד סופו הינו תנאי חובה להשתתפות במכרז .

מציע שישתתף במפגש המציעים מחויב להירשם ברשימת המשתתפים בשמו המלא וכן בשם החברה ו/או נותן השרות אותו הוא מייצג במפגש המציעים זה וכן ימסור פרטים מלאים של המשתתף והחברה / נותן השירות, טלפון להתקשרות וכן כתובת דוא"ל אשר תשמש את המזמין להעברת פרוטוקול מפגש מציעים וכן מסמכי הבהרות וכל מידע אחר לעניין מכרז 576/21 ותחשב ככתובתו של המשתתף לצורך העברת מסמכים נשוא המכרז כל מידע ומסמכים שיועברו לכתובת הדוא"ל שימסור המציע תחשב כמסירה לכתובתו של המציע.

מודגש ומובהר כי רק חברות ו/או נותני שירותים שישתתפו במפגש המציעים ושמם יופיע ברשימת המשתתפים רשאים להגיש הצעות מחיר במסגרת מכרז זה

המציע יהא חייב להמציא ערבות בנקאית ע "ס של 7,500 ₪ ,בהתאם לנוסח המצורף למסמכי ההשתתפות במכרז זה.

המזמינה תבחן את ההצעות כך שמציע או הצעה שלא יעמדו בתנאי הסף יפסלו ולא יבואו במניין ההצעות ורק מציע העומד בתנאי הסף תבחן הצעתו הכספית.

אין המזמינה מתחייבת לקבל את ההצעה הזולה ביותר או כל הצעה שהיא.

בכבוד רב,

עו"ד אבי גרובר

ראש מזמינה

3 |עמוד

עיריית רמה"ש והוועדה המקומית רמת השרון

מכרז פומבי מס' 576/21

למתן שירותי הקלטה תמלול וביצוע קלדנות בישיבות הוועדה המקומית לתכנון ובניה, מליאת המועצה וועדות העירייה

מסמכי המכרז

המסמכים המפורטים מטה יקראו להלן, יחד ולחוד "מסמכי המכרז":

1. תנאים למשתתפים במכרז– מסמך א'

1.1 דף מידע ארגוני– נספח א' 1 1.2 נוסח אישור על אספקת שירותים– נספח א' 2 1.3 נוסח כתב התחייבות– נספח א' 3 1.4 נוסח ערבות בנקאית להשתתפות במכרז– נספח א' 4

2. מפרט דרישות ביצועהשירותים – מסמך ב'

3. הצהרת המציע– מסמך ג'

4. הצעת המציע – מסמך ד'

5. הסכם התקשרות– מסמך ה'

5.1 נוסח ערבות בנקאית לביצועההסכם – נספח ה' 1 5.2 אישור קיום ביטוחים– נספח ה' 2 5.3 נספחים משפטיים

6. כל מסמך ו/או נספח שאוזכר באחד או יותר מהמסמכים והנספחים האמורים

4 |עמוד

מסמך א'

עיריית רמת השרון והוועדה המקומית רמת השרון

מכרז פומבי מס'576/21

למתן שירותי הקלטה תמלול וביצוע קלדנות בישיבות הוועדה המקומית לתכנון ובניה, מליאת המועצה וועדות העירייה

תנאים כלליים למשתתפים במכרז

1. כללי

1.1 עיריית רמת השרון והוועדה המקומית לתכנון ובניה (להלן – המזמינה ) מזמינה בזאת הצעות מחיר למתן שירותי הקלטה תמלול וקלדנות של ישיבות הוועדה המקומית לתכנון ובניה רמת השרון ,מליאת המועצה וועדותיה השונות של מזמינה, והכל בהתאם להוראות, לתנאים, למפרטים, למחירונים ולתוכניות המפורטים במסמכי המכרז.

1.2 תנאיהמכרז ו ההתקשרות עם הזוכים במכרז יהיו עפ"י תנאי המכרז והסכם ההתקשרות הרצ''ב על נספחיו כחלק בלתי נפרד ממסמכי המכרז.

1.3 המציע יידרש לספקשירותי הקלטה ותמלול והקלדה ( להלן – השירותים ), לתיעוד ישיבות של מליאת המועצה, בה 17 חברי מועצה שלכל אחד מהם חובה להעמיד מי קרופון ובנוסף מוזמנים ומשתתפים ( חובה ורשות), שנדרשים מעת לעת להשיב ולהם צריך להעמיד מיקרופונים כלליים ( להלן – מליאת המועצה), ושל הועדה המקומית לתכנון ובניה התכנון בה 17 חברי ועדה שלכל אחד מהם חובה להעמיד מיקרופון ובנוסף מוזמנים ומשתתפים ( חובה ורשות), שנדרשים מעת לעת להשיב ולהם צריך להעמיד מיקרופונים כלליים ( להלן – ועדת התכנון ), וישיבה בת עד ארבע וחצי ( 4.5 )שעות, מתן שרותי קלדנות בזמן הישיבה ולתמלול הישיבה בהתאם לכמות המילים והעמודים שיתמוללו לאותה הישיבה.

1.4 במסגרת השירותים, המציע נדרש לאספקה, הקמה והתקנה של מערכות ההקלטה והמי קרופונים, בחדר הדיונים, בהתאם לסוג הישיבה ומספר חבריה / משתתפיה ( להלן – מערכת ההקלטה), הקלטת הישיבות לכל אורכן ( להלן – שירותי ההקלטה ), מתן שרות הקלדה של מהלך הישיבה לכל אורכה ותמלול הישיבות בהתאם לסדר היום ולפרקי הישיבה והגשת חוברת כרוכה של תמלול הישיבה ( להלן –התמלול ) ובכלל זה, מכלול הפעולות הדרושות לביצוע המטלות הנדרשות.

1.5 המציע נדרש להעמיד במסגרת השירותים בין היתר מערכת הקלטה כוללת את כל הציוד, האביזרים, המיקרופונים וכח האדם הדרוש, להתקנה, הקלטה, טיפול בתקלות ופירוק מערכת ההקלטה. וכן מחשב נייד ותכנות מחשב נדרשות אשר באמצעותו תתבצע הקלדת מהלך הדיון

1.6 יודגש כי מספר המשתתפים הן בישיבות כמפורט בסעיף 1.3 והן בישיבות אשר לא פורטו יכול להשתנות מעת לעת ובמקרים אלה יתאים המציע את מספר המיקרופונים והציוד הנדרש לכמות המשתתפים ולא יוכל לדרוש כל דרישה כספית לתוספת או הפחתה בגין מספר המיקרופונים ו/או הציוד הנדרש או כל סיבה אחרת.

1.7 יודגש ויובהר כיהפעלת מערכת ההקלטה ומתן שרותי ההקלדה לא יינתנו ע"י אותו אדם ונדרש כי כל אחד משירותים אלה יינתנו ע"י מפעיל / אדם אחר לכל אורכה של הישיבה

5 |עמוד

1.8 עוד יובהר כי המזמינה אינה מתחייבת להזמין את כל השירותיםהמפורטים במכרז זה בכל ישיבה ותהא רשאית להזמין רק חלק מהשירותים הכלולים במכרז זה והתשלום שתשלם המזמינה יהיה אך ורק עבור השירותים שהוזמנו וסופקו בפועל באותה הישיבה.

1.9 המציע נדרש לדאוג לתמלול הישיבה בהתאם לדוברים וכי תמלול טיוטת הישיבות יופקו תוך שבוע ימים ממועד קיומן כטיוטה לאימות ולאחר קבלת תיקונים יגיש חוברת תמלול סופית. בתוך שבוע מיום קבלת התיקונים.

1.10 המציע יידרש לצרף להצעתו שמותיהם ופרטיהם של שני מקליטים לפחות, שני קלדנים לפחות ושני מתמללים לפחות , אשר להם הידע והניסיון במתן שירותים אלה ו אשר יועסקו מטעמו במתן השירותים למזמינה , במידה שהצעתו תזכה במכרז.

1.11 שירותי ההקלטהוההקלדה יינתנו במשרדי המזמינה, בבניין המזמינה או בכל מבנה או משרד או מקום עליו תורה המזמינה ע"פ שיקול דעתה הבלעדי של המזמינה

1.12 שרותי ההקלדה יינתנו ע"י קלדן אשר יכולת הקלדתו לא תפחת מ- 80 מילים לדקה

1.13 המציע נדרש לדאוג לקבל מהמזמינה את סדר היום של הישיבה וארגן את מערך ההקלטה והמיקרופונים בהתאם למספר המשתתפים, כאשר לכל חבר מועצה או חבר ועדה יעמוד מיקרופון קבוע וכן בנוסף מיקרופונים ניידים למשתתפים ככול שיידרש בדיון ויערוך רישום מקדים של החברים ואימות במועד תחילת הדיון.

1.14 מספרהישיבות מן המניין, שלא מן המניין, של המועצה וועדת התכנון והבניה ( להלן - הישיבות), מוערך בכ- 60 ישיבות לשנה וכן תיתכנה ישיבות של ועדות נוספות, ככל שתורהמזמינה.

1.15 יובהרכי הנתונים לעיל הינם אומדן בלתי מחייב בלבד ו נועדו לאפשר למציע לאמוד את הצעתו וכי אין המזמינה מתחייבת למספר כל שהוא של ישיבות או היקף שעות כל שהוא והמציע לא יוכל לטעון ולדרוש תוספת כספית כל שהיא לעניין היקף השירותים אשר יידרשו בפועל ע"י המזמינה גם אם היקף השירותים הנדרשים יהיה גבוה או נמוך מהאומדן ובכל היקף.

1.16 מובהר כי התמורה לזוכה תשולםאך ורק בהתאם לשירותים אשר ניתנו על ידו בפועל, לאחר שהוזמנו על ידי המזמינה , אולם התשלום עבור שרותי ההקלטה לא יפחת מתשלום בגין 4.5 שעות בעבור כל ישיבה בה תידרש הקלטה ואשר ישולמו גם במקרים בהם אורכה של הישיבה יפחת מ - 4.5 שעות

1.17 אין בהודעת הזכייה או בחתימה על ההסכם, כדי לפטור את הזוכה במכרז מלדאוג לכל ההיתרים ו/או הרישיונות הדרושים על פי כל דין ולפעול בעצמו ובמסגרת הצעתו הכספית, גם להיתרים, לרישיונות ולאישורים הדרושים לסוג זה של עבודות והכל על חשבונו.

1.18 ההסכם עם הזוכה יהא לתקופה של 12 חודשים מיום חתימת ההסכם (להלן - תקופת ההסכם), התואמת את תקופת האחריות והביטוח.

2. מסמכי המכרז

המסמכים המפורטים מטה יקראו להלן, יחד ולחוד "מסמכי המכרז":

2.1 תנאים למשתתפים במכרז – מסמך א'

2.2 מפרט דרישות ביצוע העבודות מסמך ב'

2.3 הצהרת המציע – מסמך ג'

2.4 הצעת המציע – מסמך ד'

2.5 הסכם התקשרות – מסמך ה'

כל מסמך ו /או נספח שאוזכר באחד או יותר מהמסמכים והנספחים האמורים.

3. תנאים להשתתפות

6 |עמוד

3.1 רשאי להשתתף במכרז זה, אדם או תאגיד רשום כדין בישראל, העומד במועד הגשת ההצעה למכרז

בכל התנאים המצטברים (להלן: "תנאי סף"), המפורטים להלן:

3.1.1 בעל ותק וניסיון מוכח, שלשלוש שנים לפחות בין השנים 2017-2020, שקדמו למועד הגשת הצעתו למכרז זה, באספקת שירותי הקלטה ותמלול של ישיבות, עבור ארבע לקוחות לפחות (שהוא אחד מאלה - רשויות מקומיות ו/או גוף סמך שלה ו/או משרד ממשלתי ו/או גוף סמך ממשלתי ו/או גוף ציבורי).

3.1.2 לכל אחד מלקוחותיו, סיפק שירותי הקלטה תמלול של לפחות 100 שעות ישיבות בשנה בכל שנה ושנה בנפרד .

3.1.3 המעסיק לפחות שני טכנאים / מקליטים שכל אחד מהם הוא בעל ניסיון שלשנתיים לפחות בה ביצע הקלטות בהיקף שנתי של 50 שעות ישיבה לפחותשל דיונים של ישיבות מועצת רשות מקומית או דירקטוריון או פורום אחר במשרד ממשלתי או גוף סמך או גוף ציבורי.

3.1.4 המעסיק לפחות שני מתמללים לפחות שכל אחד מהם הוא בעל ניסיון של שנה אחת לפחות בה תמלל ישיבות בהיקף שנתי של 300,000 מילים לפחותשל דיונים של ישיבות מועצת רשות מקומית או דירקטוריון או פורום אחר במשרד ממשלתי או גוף סמך או גוף ציבורי.

3.1.5 ההצעה תוגש על ידי ישות משפטית אחת בלבד, הניסיון יהא של המציע עצמו וכל האסמכתאות, הערבויות האישורים והמסמכים הנדרשים במכרז, יהיו על שם המציע במכרז בלבד (להלן: "המציע ").

3.1.6 השתתפות במפגש המציעים מתחילתו ועד סופו

3.1.7 כתבהתחיבות המציע המצורף כנספח א' 3 .

3.1.8 ערבות בנקאית להשתתפות במכרז, ערוכה וחתומה בנוסח המצורף כ נספח א' 4 .

3.1.9 מסמכי השנוייםוההבהרות ופרוטוקול מפגש מציעים כשהם חתומים על ידי המציע.

3.1.10 קבלה על רכישת מסמכי המכרז על שם המציע.

3.2 המציע יצרף להצעתו אתהאישורים ו/או המסמכים (להלן: "אסמכתאות"), שלהלן:

3.2.1 אישור רו"ח/ פקיד שומה על ניהול ספרי מס הכנסה כחוק וכן אישור תקף לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים (אכיפת ניהול חשבונות, תשלום חובות מס, העסקת עובדים זרים כדין ושכר מינימום), התשל "ו – 1976.

3.2.2 אישור תקף לניכוי מס במקור.

3.2.3 העתק של תעודת עוסק מורשה.

3.2.4 היה המציע תאגיד, יצרף העתק של תעודת הרישום של התאגיד ותדפיס מעודכן נכון למועד הגשת ההצעות למכרז של רישום התאגיד מרשם החברות , לרבות רישום בעלי המניות .

3.2.5 אישור מעו "ד או רו "ח בדבר אנשים המוסמכים לחתום בשם המציע ולחייב את המציע בחתימתם על מסמכי המכרז .

3.2.6 דף מידע ארגוני עם פרטי המציע בנוסח המצורף כנספח א' 1.

3.2.7 אסמכתאות המעידות כי המציע הוא בעל ותק וניסיון מוכח, של שלוש שנים לפחות, שקדמו למועד הגשת הצעתו למכרז זה, באספק ת שירותי הקלטה ותמלול ישיבות, עבור ארבע לקוחות לפחות (שהוא אחד מאלה - רשויות מקומיות ו/או גוף סמך שלה ו/או משרד ממשלתי ו/או גוף סמך ממשלתי ו/או גוף ציבורי), אשר לכל אחת מהן סיפק שירותי הקלטה ותמלול של לפחות 100 שעות ישיבות בשנה, בנוסח המצורף כ נספח א' 2 .

7 |עמוד

3.2.8 אסמכתאות המעידות כי המציע מעסיק לפחות שני טכנאים / מקליטים שכל אחד מהם הוא בעל ניסיון של שנה אחת לפחות בה ביצע הקלטות בהיקף שנתי של 50 שעות ישיבה לפחות וכן שני מתמללים לפחות שכל אחד מהם הוא בעל ניסיון של שנה אחת לפחות בה תמלל ישיבות בהיקף שנתי של 300,000 מילים לפחות של דיונים של ישיבות מועצת רשות מקומית או דירקטוריון או פורום אחר במשרד ממשלתי או גוף סמך או גוף ציבורי.

3.2.9 אסמכתאות המעידות כי המציעיכול להעסיק לפחות שני קלדנים שכל אחד מהם הוא בעל ניסיון של שנה אחת לפחות ב מתן שרותי הקלדה של ישיבות בהיקף של 100 שעות ישיבות רבות

משתתפים ו הקלדתו לא תפחת מ- 80 מילים לדקה

הצעה שלא תעמוד בכל התנאים המפורטים לעיל בסעיף זה עלולה שלא להבחן.

4. הבהרת מסמכי המכרז

4.1 עד ולא יאוחר מיום 23/11/2021 שעה 11:00 יודיע המציע על סתירות, שגיאות, אי התאמות או חוסר בהירות או כל שאלה ו/או בקשה להבהרה שמצא אם מצא במסמכי המכרז ו/או על כל ספק שהתעורר אצלו בקשר למובנו של סעיף או תנאי או עניין כלשהו הכלול במסמכי המכרז או הנוגע לפרט כלשהו מפרטי המכרז.

כל פניה כמפורט בסעיף זה יש להעביר לעופר בראון לכתובת דוא"ל oferb@ramat-hasharon.muni.il לאחרמשלוח הפניה יש לוודא קבלת הדוא"ל בטלפון 053-4564069

4.2 מסר המציע הודעה כאמור בסעיף 4.1 לעיל והמזמינה, אם תראה לנכון לעשות כן, תיתן תשובות בכתב, עד כשבוע לפני המועד האחרון להגשת הצעות. המזמינה תמסור עותק של התשובות שנמסרו לכל אחד מהמשתתפים במפגש המציעים וכל מציע מחויב לצרפם כשהם חתומים על ידו כחלק בלתי נפרד מהצעתו.

4.3 מציע לא יהא רשאי לטעון כי בהצעתו הסתמך על תשובות שנתנו ע" י המזמינה או מי מטעמה, אלא אם תשובות אלה ניתנו בכתב.

4.4 המזמינה רשאית בכל עת, קודם למועד האחרון להגשת הצעות למכרז, להכניס שינויים, תיקונים, תנאים ודרישות במסמכי המכרז, ביוזמתה או בתשובה לשאלות המשתתפים (להלן: " שינויים והבהרות")

ואלה יהיו חלק בלתי נפרד מתנאי המכרז ויובאו בכתב לידיעתם של המשתתפים ויוגשו חתומים יחד עם מסמכי המכרז ונספחיו.

4.5. הבהרות, שינויים וסתירות במסמכי המכרז

4.5.1 כל המסמכים שיימסרו ע"י העירייה למציע , ככל שימסרו, לרבות תנאי מכרז אלה יהיו גם הם חלק בלתי נפרד מן מסמכי המכרז.

4.5.2 במקרה ותתגלינה סתירות או אי התאמות בין ההוראות הכלולות במסמכי המכרז, יהא סדר העדיפויות בין ההוראות כמפורט להלן וההוראות במסמכים יתפרשו בהתאם לכך ולפי סדר החשיבות כמפורט מטה:

1) פרוטוקול מפגש מציעים

2) תנאי מכרז אלה

4) תנאיההסכם.

8)התנאים הכלליים לביצוע העבודה.

(10 )החוקים, התקנות וחוקי העזר המתייחסים בכל אופן שהוא לעבודה או לכל חלקממנה (לא צורף).

כל הוראה במסמך קודם ברשימה שלעיל עדיפה על ההוראה שבמסמך הבא אחריו.

5. ערבות מכרז

8 |עמוד

5.1 המציע יצרף להצעתו ערבות בנקאית, אוטונומית, על סך של 7,500 ₪ לפקודת עיריית רמת השרון, צמודה למדד המחירים לצרכן, חתומה כדין (להלן: "ערבות השתתפות"), לפי הנוסח המצורף כדוגמא לתנאי מכרז זה כנספח א' 4. נוסח שונה / שונה של הערבות לא יתקבל

5.2 הערבות תעמוד בתוקפה עד ליום 7/3/2022 ובמידת הצורך ועל פי דרישת המזמינה מתחייב המציע הזוכה להאריך תוקפה של הערבות לתקופה נוספת עד 90 יום נוספים.

5.3 הערבות תהא בלתי מותנית וניתנת על פי תנאיה לחילוט על פי פנייה חד צדדית של מזמינה, כל אימת שהמשתתף לא יעמוד בהתחייבויותיו לפי תנאי מכרז זה.

5.4 ערבות שלא תענה על כל הדרישות לעיל – תיפסל.

5.5 הערבות תוחזר למציעים שהצעתם לא נתקבלה רק לאחר שייחתם הסכם עם מי שיקבע ע"י המזמינה כזוכה ויושלמו על ידו מסירת הערבות ומסמכי הביטוח כשהם תקינים ומאושרים .

5.6 מציע שהצעתו תוכרז כזוכה , יעמיד ערבות בנקאית אוטונומית, לפקודת עיריית רמת השרון, על סך של 10,000 ₪ ,כשהיא צמודה למדד המחירים לצרכן, חתומה כדין, בנוסח המצורף כדוגמא לתנאי מכרז זה נספח ה' 1 ערבות בנקאית לביצוע ההסכם (להלן: "ערבות ביצוע").

5.7 הערבויות תהיינה לפקודת עיריית רמת השרון, צמודות למדד המחירים לצרכן, חתומות כדין ובלתי מותנות וניתנות על פי תנאיהן לחילוט בפנייה חד צדדית של המזמינה במסירה אישית ו/או בפקס ו/או במדיה אלקטרונית ( דוא"ל ) , בכל תקופת תוקפו של המכרז או ההסכם, לפי ההקשר והעניין, כל אימת שהמציע לא יעמוד בהתחייבויותיו ע" פ תנאי המכרז או ההסכם ועל פי שיקול דעתה הבלעדי של המזמינה .

5.8 היה ותקופת ההתקשרות תוארך על פי שיקול דעתה הבלעדי של המזמינה , תוארך הערבות על ידי המציע מפעם לפעם, אם וככל שיוארך ההסכם על ידי המזמינה וזאת במועד קבלת הודעת המזמינה בדבר הארכת תקופת ההסכם וזאת תוך שבעה ( 7 ) ימים מיום קבלת דרישה לחידוש/הארכת הערבות.

5.9 המציע יישא בכל ההוצאות הכרוכות במתן הערבות לביצוע על חשבונו

6. ביטוחים

6.1 מבלי לגרוע מאחריות חוקית של המציע שהצעתו תוכרז כזוכה (להלןהספק") ו/או על פי דין או הסכם, מתחייב הספק להחזיק ביטוחים בתוקף עפ"י דרישות המכרז, בהיקף שלא יהיה מצומצם מהמפורט בדרישות פרק הביטוח ב הסכם, מסמך ה' 2 להלן

6.2 היה ותקופת ההתקשרות תוארך על פי שיקול דעתה הבלעדי של המזמינה תוארך תקופת הביטוח על ידי המציע מפעם לפעם, אם וככל שיוארך ההסכם על ידי המזמינה וזאת במועד קבלת הודעת המזמינה בדבר הארכת תקופת

ההסכם וזאת תוך שבעה ( 7 ) ימים מיום קבלת דרישה לחידוש/הארכת הביטוח

מובהר בזאת, כי במועד הגשת ההצעות אין צורך לצרף אישור קיום ביטוחים חתום ע"י חברת הביטוח .

7. דרישת פרטים מהמציע

7.1 המזמינהתהא רשאית, בכל עת שתראה לנכון, גם לאחר הגשת ההצעות או לאחר פתיחתן, לדרוש מהמציע, להשלים ו/ או להמציא פרטים ו/ או מסמכים ו/ או הבהרות נוספות (להלן: " הפרטים"), לשביעות רצונה המלאה, על מנת לבחון את המציע, חוסנו הכלכלי, ניסיונו המקצועי, תוכן הצעתו, איכותה או לכל צורך או מטרה הנוגעות למכרז, למציע ולהצעתו, ככל שתראה לנכון, ועל פי שיקול דעתה הבלעדי.

7.2 המציע יהא חייב לספק את הפרטים הנדרשים, לשביעות רצונה של המזמינה בתוך המועד שנקבע והיה ולא יעשה כן, מכל סיבה שהיא, רשאית המזמינה שלא לדון בהצעתו ו /או לראות באי צירוף הפרטים כתכסיסנות מצדו של המציע וכמי שאינו עומד אחר הצעתו על כל המשתמע מכך.

9 |עמוד

7.3 מובהר ומודגש כיהמציע וכל הגורמים הפועלים מטעמו של המציע (שהצעתו תזכה) במתן השירותים נשוא מכרז לרבות בעלי החברה, מנכ"ל החברה וכל אחד ומבצעי השירותים- מקליט, קלדן,מתמלל יחויבו למלא ולחתום על טופס "העדר ניגוד עניינים" ולהעבירו לאישור המזמינה ע"פ דרישתה

8. הצהרות המציע

8.1 המציע מצהיר כי בהגשת הצעתווהשתתפותו במכרז, כמוה כהודעה ואשור, שכל פרטי המכרז וההסכם ידועים ונהירים לו וכי הוא מסוגל למלא אחר ההתחייבויות המפורטות במכרז ובהסכם.

8.2 המציע מצהיר כי ידוע לו שכל טענה בדבר טעות או אי הבנה בקשר לפרט כלשהו או לפרטים כלשהם מפרטי המכרז ו/או ההסכם לא תתקבל לאחר הגשת הצעת המציע.

8.3 המציע מצהיר כי הגיש את הצעתו באופן עצמאי ,ללא תיאום הצעתו ו/או פרט מפרטיה עם מציע ו/או משתתף אחר במכרז וכי היה ויתברר לעירייה, בכל שלב שהוא, אחרת, יביא הדבר לפסילת הצעתו.

המציע מתחייב לחתום על תצהיר בדבר אי תאום מכרז המצורף כמסמך ג'

8.4 המציע מצהיר כי ידוע לו שאיןהמזמינה מתחייבת לקבל את ההצעה הזולה ביותר או בהצעה כל שהיא או שלא לקבל הצעתו של המציע שהיה לה ו/או לעירייה ו/או לרשות אחרת עקב ניסיון רע עם המציע.

8.5 המציע מצהיר כי ידוע לו כיהשירות המבוקש בהצעה לפיו המציע נדרש לאספקה, הקמה והתקנה של מערכות ההקלטה והמ יקרופונים, למתן שרותי הקלטה הקלדה ותמלול של ישיבות המועצה וועדותיה והוועדה המקומית לתכנון ובניה בחדר הדיונים בכל מקום בו יידרש בהתאם לסוג הישיבה ומספר חבריה / משתתפיה ( להלן – מערכת ההקלטה), הקלטת הישיבות לכל אורכן ( להלן – שירותי ההקלטה), תמלול הישיבות בהתאם לסדר היום ולפרקי הישיבה והגשת חוברת כרוכה של תמלול הישיבה ( להלן – שירותי התמלול) ובכלל זה, מכלול הפעולות הדרושות וכל הציוד וכ"א לביצוע המטלות הנדרשות (להלן כולם ביחד

– השירותים):

8.6 המציע מצהיר כי ידוע לו כייידרש לספק שירותי הקלטה קלדנות והתמלול ( להלן – השירותים), לתיעוד ישיבות של מליאת המועצה, בה 17 חברי מועצה שלכל אחד מהם חובה להעמיד מיקרופון ובנוסף

מוזמנים ומשתתפים ( חובה ורשות), שנדרשים מעת לעת להשיב ולהם צריך להעמיד מיקרופונים כלליים

( להלן – מליאת המועצה), ושל הועדה המקומית לתכנון ובניה התכנון בה 17 חברי ועדה שלכל אחד מהם חובה להעמיד מיקרופון ובנוסף מוזמנים ומשתתפים ( חובה ורשות), שנדרשים מעת לעת להשיב ולהם צריך להעמיד מיקרופונים כלליים ( להלן – ועדת התכנון), וישיבה בת עד ארבע שעות ולתמלול הישיבה בהתאם לכמות המילים והעמודים שיתומללו לאותה הישיבה.

8.7 המציע מצהיר כי יעשה שימוש רק בתוכנות מקוריות ומורשות על פי החוק

8.8 המציע מצהיר כי ידוע לו כיהמציע נדרש להעמיד במסגרת השירותים בין היתר מערכת הקלטה כולל כל הציוד, האביזרים, המיקרופונים וכו ח האדם הדרוש, להתקנה, הקלטה, טיפול בתקלות ופירוק מערכת ההקלטה והכל על חשבונו.

8.9 כמו כן מחויב המציע כי מערכת ההקלטה תהיה מגובה בגיבוי מלא לכל אורכה של הישיבה וההקלטה תישמר במלואה בכל מקרה של תקלה ו/ או הפסקת חשמל וכל מפגע או תקלה אחרת.

8.10 המציע מצהיר כי ידוע לו כיהמציע ידאג לתמלול הישיבה בהתאם לדוברים וכי תמלול טיוטת הישיבות יופקו תוך שבוע ימים ממועד קיומן כטיוטא לאימות ולאחר קבלת תיקונים יגיש חוברת תמלול סופית.

בתוך שבוע מיום קבלת התיקונים.

8.11 המציע מצהיר כי ידוע לו כייידרש לצרף להצעתו שמותיהם ופרטיהם של שני מקליטים לפחות ושני מתמללים לפחות, אשר יועסקו מטעמו במתן השירותים לעירייה, במידה שהצעתו תזכה במכרז.

8.12 המציע מצהיר כי ידוע לו כישירותי ההקלטה וההקלדה יינתנו במשרדי מזמינה, בבניין המזמינה או בכל מבנה או משרד או מקום עליו תורה מזמינה.

10 |עמוד

8.13 המציע מצהיר כי ידוע לו כיהמציע נדרש לדאוג לקבל סדר היום של הישיבה וארגון מערך ההקלטה והמיקרופונים בהתאם למספר המשתתפים וזאת לפני מועד תחילת הישיבה , כאשר לכל חבר מועצה או חבר ועדה יעמוד מיקרופון קבוע וכן בנוסף מיקרופונים ניידים למשתתפים בדיון ככול שידרשו ע"י המזמינה ויערוך רישום מקדים של החברים ואימות במועד תחילת הדיון.

8.14 מספרהישיבות מן המניין, שלא מן המניין, של המועצה וועדת התכנון והבניה ( להלן - הישיבות), מוערך בכ- 60 ישיבות לשנה וכן תיתכנה ישיבות של ועדות נוספות, ככל שתורהמזמינה.

יובהר כי הנתונים לעיל הינם לצורך אומדן בלבד ונועדו לאפשר למציע לאמוד את הצעתו וכי אין המזמינה מתחייבת למספר כל שהוא של ישיבות ו/או כמות הזמנת שירותים כל שהיא .

8.15 המציע מצהיר כי ידוע לו כיהתמורה לזוכה תשולם אך ורק בהתאם לשירותים אשר ניתנו על ידו בפועל, לאחר שהוזמנו על ידי מזמינה, אולם היא לא תפחת מתשלום בגין 4.5 שעות בעבורכל ישיבה בה תידרש הקלטה.

8.16 המציע מצהיר כי ידוע לו כיאין בהודעת הזכייה או בחתימה על ההסכם, כדי לפטור את הזוכה במכרז מלדאוג לכל ההיתרים ו/או הרישיונות הדרושים על פי כל דין ולפעול בעצמו ובמסגרת הצעתו הכספית, גם להיתרים, לרישיונות ולאישורים הדרושים לסוג זה של עבודות.

8.17 המציע מצהיר כי ידוע לו כיההסכם עם הזוכה יהא לתקופה של 12 חודשים מיום חתימת ההסכם (להלן - תקופת ההסכם), התואמת את תקופת האחריות והביטוח.

8.18 המציע מצהיר כי ידוע לו שהנתונים במכרז בדבר מידות ו/או כמויות ו/או מספרים ו/או כל נתון אחר המוצגים במסמכי המכרז, נועדו לצורכי מידע כללי על מנת לאפשר למציע לאמוד את העבודה .

8.19 המציע מצהיר כי ידוע לו שאין לראות בתוצאות מכרז זה משום התחייבות שלהמזמינה להזמין בהיקף כל שהוא מהספק במכרז וההזמנה תהא תלויה בתקציב ובצרכיה של מזמינה.

8.20 המציע מצהיר כי ידוע לו כי הוא יעמוד אחר הצעתו עד לתום הליכי המכרז, כל עוד לא הודיעההמזמינה על סיומם והושבה לו ערבות ההשתתפות במכרז שניתנה להבטחת הצעתו.

8.21 המציע מצהיר, כי ככל שיוכרז כזוכה במכרז, יהא עליו לערוך ביטוחים בהתאם לדרישות המזמינה ובהיקפים עליהם תורה, לרבות ביטוח צד שלישי, ביטוח חבות מעבידים וביטוח אחריות מוצר.

8.22 המציע מצהיר כי ידוע לו כי הוא חייב להגיש את ההצעה באופן שבו שכר עובדיו במכרז לא יפחת משכר המינימום עפ"י דין ותשלומי המעביד לא יפחתו מצווי ההרחבה, הוראות החשכ"ל ועפ"י כל דין.

8.23 המציע מצהיר כי ידוע לו כיהמזמינה שומרת לעצמה את הזכות להביא לסיומו של ההסכם בכל עת שתראה לנכון ומכל סיבה שתראה לנכון וזאת עפ"י שיקול דעתה הבלעדי בהתאם לצרכיה ו/או בשל מעשה או מחדל של המציע ותהא רשאית להפסיק את ההתקשרות נשוא ההסכם, ע"י משלוח הודעה בכתב 30 יום מראש וזאת מבלי שתהא חייבת בתשלום פיצויים כלשהם עקב הפסקתההתקשרות.

8.24 המציע מצהיר כי ידוע לו כי המזמינה רשאית לבחור זוכה שני במכרז ( כשיר שני ) שיהיה המציע שהצעתו תדורג במקום השני. היה ומכל סיבה שהיא , לא ייחתם ההסכם התקשרות עם הזוכה ע"י העירייה ו/או לאורך תקופת ההתקשרות לא עמד הזוכה בהתחייבות כלשהי מהתחייבויותי ו ו/או שהמזמינה אינה שבעת רצון מהשרות אשר ניתן ע"י הזוכה ואשר כתוצאה מכך תחליט המזמינה להביא את ההתקשרות עם הזוכה לסיומה תהא רשאית המזמינה להתקשר עם הזוכה השני ( כשיר שני ) לאספקת השירותים על פי המכרז בכפוף לאישור ועדת המכרזים.

8.25 המציע מצהיר כי ידוע לו כי המזמינה רשאית לפנות "לכשיר השני" ע"פ שיקול דעתה הבלעדי בכל מקרה בו המציע לא עמד בתנאי המכרז ו/או מצאה המזמינה כי אין באפשרות המציע לבצע את השרות הנדרש והכל לפי שיקול דעתה

8.26 מובהר כי ה"כשיר השני" לא יידרש להעמיד ערבות ביצוע כל עוד לא נחתם הסכם למולו.

8.27 המציע מצהיר, כי ידוע לו כי אסור למציע, למחוק ו/או לתקן ו/או לשנות את מסמכי המכרז. כל שינוי ו/או תוספת ו/או מחיקה ו/או תיקון, שייעשו במסמכי המכרז או כל הסתייגות ביחס אליהם, בין על ידי שינוי או תוספת בגוף המסמכים ובין במכתב לוואי או בכל דרך אחרת, עלולים להביא לפסילת ההצעה.

8.28 בנוסף להצהרות אלו ולהצהרות אחרות במסמכי המכרז, יצרף המציע להצעתו, הצהרה חתומה, בנוסח המצורף כנספח ג' (להלן: "הצהרת המציע").

11 |עמוד

9. מסמכי המכרז

9.1 מסמכי המכרז נמסרים למציעים למטרת הגשת הצעות למכרז זה בלבד, עפ"י תנאיו ולא ניתן לעשות בהם שימוש לכל מטרה אחרת בלא אישור העירייה.

10. מפגש הבהרות

10.1 מפגש לצורכי הבהרות יערך ביום 17/11/2021 שעה 9:00 באולם מועצת העיר קומה ג' במשרדי מזמינה.

10.2 השתתפות במפגש מתחילתו ועד סופו הינה חובה ותנאי להשתתפות במכרז ולהגשת הצעות.

11. הגשת ההצעות, מועדים

11.1 את ההצעות ומסמכי המכרז כשהם מהודקים יחדיו, ממולאים וחתומים בהתאם לדרישות המכרז בידי המציע, ב -2 עותקים, יש למסור, במסירה אישית בלבד (לא בדואר), במעטפה סגורה עליה מצוין שם ומספר המכרז ולהפקידה בתיבת המכרזים במשרדי המזמינה שברחוב ביאליק 41 רמת השרוןלא יאוחר מיום 7/12/2021 שעה 9:00 בדיוק.

11.2 כל ההוצאות מכל מין וסוג שהוא, הכרוכות בהכנת ההצעה למכרז ובהשתתפות במכרז ובכלל זה אגרות רישיונות, אישורים ו/או כל תשלום אחר אותו חייב לשלם המציע, בין בגין המכרז ובין בגין פעילותו הקשורה למכרז תחולנה על המציע אלא אם צוין אחרת.

11.3 המציע יגיש את הצעתו בהתאם להצעת המציע– מסמך ד'.

11.4 ליד כל תיקון מחיר בהצעת המחיר, על המציע לחתום בחתימה וחותמת

11.5 המציע יחתום בחתימה וחותמת על כל אחד מדפי מסמכי המכרז

11.6 במקרה של מילוי מחיר/ הנחה שונה על ידי מציע באחת משתי חוברות המכרז, יובא בחשבון המחיר הנמוך מבין השניים. יחד עם זאת במקום בו המחיר לא יהא כדרישות המכרז המזמינה תהא רשאית לראות בכך תכסיסנות מצדו של המציע וכמי שאינו עומד אחר הצעתו על כל המשתמע מכך.

11.7 המחירים במכרז וההצעות הינם במטבע ישראלי בלבד ואינם כוללים מע''מ.

11.8 המסמכים והאסמכתאות יוגשו בהתאם לדרישות המכרז, היה ויידרש המציע להמציא מסמך לשביעות רצונה של המזמינה ובתוך המועד שנקבע היה ולא יעשה כן, מכל סיבה שהיא, רשאית המזמינה שלא לדון בהצעתו ו/או לראות באי צירוף הפרטים כתכסיסנות מצדו של המציע וכמי שאינו עומד אחר הצעתו על כל המשתמע מכך.

11.9 על המציע לחתום על כל עמודי המכרז, וחתימתו מהווה אישור כי קרא והבין אתהאמור בהם.

11.10 הצעת המציע תהא בתוקף עד למועד פקיעת תוקף הערבות הבנקאית שניתנה להבטחת ההצעה.

הצעה שלא תעמוד בכל התנאים המפורטים בסעיף זה עלולה להיפסל

12. בחינת ההצעות

12.1 המזמינה תבחן את עמידתו של המציע בתנאי הסף ומציע שלא יעמוד בתנאי הסף, הצעתו לא תבוא במניין ההצעות.

12.2 המזמינהתבחן במסגרת בחינת ההצעות, יחד עם ההצעה הכספית גם את אמינותו וכושרו של המשתתף לבצע את השירותים בהתאם להסכם המוצע, את ניסיונה הקודם עם המציע ואת ניסיונו של המציע, 12.3 איןהמזמינה מתחייבת לקבל את ההצעה הזולה ביותר או כל הצעה שהיא וכן רשאית להזמין רק חלק מהעבודות, הכל לפי ראות עיניה וזאת ללא כל צורך במתן נימוקים כלשהם.

12 |עמוד

12.4 המזמינה רשאית שלא להתחשב כלל בהצעה, שהיא בלתי סבירה מבחינת מחירה לעומת מהותה ותנאיה, או בשל חוסר התאמה לדרישות המכרז או בשל חוסר התייחסות מפורטת לסעיף מסעיפי המכרז שלדעת המזמינה מונע הערכת ההצעה כדבעי.

12.5 המזמינה תהא רשאית לדחות הצעות של מציעים אשר לא ביצעו בעבר עבודתם לשביעות רצונה שלה או של רשות אחרת, או שנוכחה לדעת שכישוריו אינם מספקים לפי שיקול דעתה, בכפוף לקיום שימוע, כנדרש עפ"י דין.

12.6 המזמינה רשאית לבחון במסגרת בחינת ההצעות את אמינותו וכושרו של המשתתף לבצע את השירותים בהתאם ל הסכם המוצע, את ניסיונה הקודם עם המצ יע ואת ניסיונו של המציע ברשויות המקומיות אחרות.

12.7 המציע יהא חייב להגיש את הצעתו באופן מלאעל כל השירותים נשוא המכרז ולמלא את כל המקומות הדרושים למילוי במסמך הצעת המציע.

12.8 אי הגשת הצעת מחיר ו/או אי השלמת מקום הטעון מילוי ו/או כל שינוי או תוספת שייעשו במסמכי המכרז או כל הסתייגות ביחס אליהם, בין על ידי שינוי או תוספת בגוף המסמכים ובין במכתב לוואי או בכל דרך אחרת, עלולים לגרום לפסילת ההצעה. במקרה של מילוי מחיר שונה על ידי מציע באחת משתי חוברות המכרז, יובא בחשבון המחיר הנמוך מבין השניים.

13. חובת הספק במכרז

13.1 מציע, שהצעתו תתקבל ותוכרז כהצעה זוכה ( להלן: "הספק") ותימסר לו הודעה בכתב על זכייתו, יהא עליו לחתום על ההסכם על כל נספחיו ולהחזירו לעירייה, כשהוא חתום כדין, תוך 14 ימים מתאריך הודעת המזמינה לזוכה בדבר זכייתו במכרז, וכן להמציא לעירייה במעמד החזרת ההסכם כאמור, ערבות בנקאית לביצוע ה הסכם (נספח ה' 1( )להלן: "ערבות ביצוע") ואישור קיום ביטוחים, בהתאם לנספח ה'

2 להסכם (להלן: אישור קיום ביטוחים") והכל בתוך 14 ימים מתאריך הודעת המזמינה לזוכה בדבר זכייתו במכרז

13.2 לא ימלא הספק אחר התחייבויותיו לרבות התנאים האמורים בס "ק 13.1 לעיל, כולם או מקצתם, תהא המזמינה רשאית עפ" י שיקול דעתה הבלעדי, לבטל את זכייתו במכרז, לחלט את הערבות המצורפת להצעת המציע, כאמור בסעיף 5 לעיל, וכן למסור את ביצוע המכרז למי שיקבע על ידה, והספק יפצה את המזמינה על כל הפסד שיגרם לה בגין כך.

13.3 סכום הערבות ישמש פיצוי קבוע ומוסכם מראש, במידה והמציע לא יעמוד בהתחייבויות שנטל על עצמו ואין באמור כדי לפגוע בכל זכות או סעד שיעמדו לרשות המזמינה כנגד הספק עקב הפרת ההתחייבויות שנטל על עצמו עם הגשת הצעתו למכרז.

13.4 מציע שהצעתו לא תתקבל, יקבל על כך הודעה בכתב ויקבל את הערבות שצורפה ל מכרז במשרדי מזכירת וועדת המכרזים בעיריית רמת השרון רחוב ביאליק 41 רמת השרון

בכבוד רב,

עיריית רמת השרון

13 |עמוד

נספח א' 1

ימולא על ידי המציע ויצורף להצעתו

לכבוד

עיריית רמת השרון

ג.א.נ.,

מידע ארגוני

לבקשתכם, הרינו למלא את הפרטים ולמסור את המידע על המציע במכרז, כדלהלן:

1. שם המציע

מספר רישום התאגיד ברשם הרלוונטי

כתובת המשרד הרשום: _____________________________________________

כתובת הפעילות

מספר טלפון קווי

מספר פקסימיליה

כתובת דואר אלקטרוני ((E-MAIL : ____________________________________________

2. עיסוק המציע

_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _________________________________________ ___________________________

3. אנשי המפתח אצל המציע

שם תחום התמחות שנות ותק

3.1 __________________________ _______________________ 3.2 __________________________ __________________________ 3.3 __________________________ __________________________ 3.4 __________________________ __________________________ 3.5 __________________________ __________________________

4. איש הקשר מטעמנו למכרז הינו גב / מר____.

ניסיונו בתחוםדוא"ל ופניות אליו,

ככל שתהיינה, בכל הנוגע למכרז, והתשובות שתימסרנה לו על ידו תחייבנה אותנו.

5. שמותיהם ופרטיהם של שני מקליטים ושני מתמללים, אשר יועסקו מטעמנו במתן השירותים לעירייה, במידה

שהצעתנו תזכה במכרז:

שם ניסיון שעות הקלטה שנות ותק 5.1 טכנאי/ מקליט________________________ __________________ ________________ 5.2 טכנאי/ מקליט________________________ __________________ ________________ 5.3 תמלילן________________________ __________________ ________________ 14 |עמוד

5.4 תמלילן________________________ __________________ ________________ 5.5 קלדן ________________________ __________________ ________________ 5.6 קלדן ________________________ __________________ ________________

6. להלן פירוט הגופים להם מספק המציע אתהשירותים הנדרשים במכרז זה :

בכבוד רב,

_________________________

חותמת וחתימת המציע

איש קשר ברשות /

בגוף תקופת השירות היקף

תמלול/הקלדה/הקלטה

מס'

שעות

מס'

ישיבות שם הרשות / הגוף מס'

סד'

1

2

3

4

5

6

15 |עמוד

נספח א' 2

חובה למילוי האישור

כל גוף ממליץ בנפרד

לכבוד

ועדת המכרזים עיריית רמת השרון

ג.א.נ.

הנדון: מכרז מס' 576/21 למתן שירותי הקלטה הקלדה ותמלול של ישיבות מליאת המועצה וועדותיה והוועדה המקומית לתכנון ובניה

המציע החתום מטה באשר בזה כי / ת"ז / ח.פ

(להלן: " המציע"), ביצע עבורנו ( להלן - מקבל השירות) את שירותים

הבאים :

1. מהות השירותים שסופקו- ______________________________________

2. המועד או תקופת מתן השירותים - _______________

3. מספרישיבות שהתקיימו בשנה - _____________

4. מספרשעות הקלטה בשנה - _____________

5. היקף התמלול בשנה– מס' דפים ______________ מס' מילים

6. היקף שעות קלדנות דיונים בשנה- ________________

7. חוות דעת עלאיכות

השירותים

________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ פרטי המאשר

שם ושם משפחה טלפון תפקיד שם הגוף ___________ _________ __________ _______________ תאריך

____________________

חתימה

* במקום אישור זה ניתן לצרף הסכם חתום עם הגוף המאשר.

16 |עמוד

נספח א' 3

לכבוד

ועדת המכרזים עיריית רמת השרון

ג.א.נ.

הנדון: תצהיר וכתב התחייבות המציע למכרז 576/21

המציע הח"מ

___________________בהמציע") במכרז שבנדון, לאחר שהוזהרתי כי עלי להצהיר את האמת וכי אם לא אעשה כן אהיה צפוי לעונשים הקבועים בחוק, מצהיר בזאת כדלקמן:

1. המציע הוא בעל ותק וניסיון מוכח, שלשלוש שנים לפחות, שקדמו למועד הגשת הצעתו למכרז זה, באספקת

שירותי הקלטה הקלדה ותמלול ישיבות וקלדנות ישובות , עבור שני לקוחות לפחות (שהוא אחד מאלה - רשויות מקומיות ו/או גוף סמך שלה ו/או משרד ממשלתי ו/או גוף סמך ממשלתי ו/או גוף ציבורי).

2. לכל אחד מלקוחותיו, של המציע סיפק שירותי הקלטה ותמלול של לפחות 100 שעות ישיבות בשנה והוא מעסיק

לפחות שני מקליטים שכל אחד מהם ביצע הקלטות בהיקף שנתי של 50 שעות ישיבה לפחות, שני מתמללים לפחות שכל אחד מהם תמלל ישיבות בהיקף שנתי של 300,000 מילים לפחותושני קלדנים אשר סיפקו שרותי קלדנות בה יקף שנתי של 50 שעות לפחותוכי ברשות המציע ציוד הקלטה ומחשוב העומד בכל הדרישות למתן מיטבי של השירותים ועומד בכל הדרישות הטכניות לביצועם.

3. המציע מתחייב כי בהגשת הצעתו למכרז וככל שהצעתו תוכרז כזוכה, בחתימתו על ההסכם כמוה כהתחייבות

החברה ועובדיה על שמירת סודיות ומצהיר בזה, כי ידוע לי שכל הידיעות אשר תגענה לידיו או לעובדיו במסגרת ותוך ביצוע התחייבויות יו הינן סודיות והוא מתחייב לשמור על כל ידיעה כאמור בסוד. הספק מצהיר כי הוא מודע לכך שהעברת מידע שהגיע לידיו במסגרת עבודתו, במישרין או בעקיפין, בעצמו ומי מטעמו מהווה עבירה עפ"י כל דין ומתחייב שלא לעשות כל שימוש במידע ללא אישור המזמינה מראש ובכתב .

4. המציע ו/או כל בעל שליטה ו/או כל בעל עניין ו/או כל נושא משרהאצל המציע, לא הורשעו בפסק דין חלוט

בעבירה לפי חוק שכר מינימום או בעבירה לפי חוק עובדים זרים, בשנתיים שקדמו למועד הגשת הצעה זו למכרז זה.

5. המציע מתחייב כיכל העובדים מטעמו אשר יבצעו את השירותים עומדים בהוראות החוק למניעת העסקה של

עברייני מין במוסד המכוון למתן שירות לקטינים, התשס "א-2001 בין אם השירותים יינתנו בתחום מוסד חינוכי ובין אם בכל מקום אחר בתחום העיר רמת השרון.

6. לא עמדו ולא עומדות נגד המציע ו/או מי מבעלי המציע ו/או מי ממנהלי המציע, תביעות משפטיות ו/או הליכים

משפטיים הנוגעים לפירוק ו/או פשיטת רגל ו/או כינוס נכסים ו/או לתביעות חוב שיש בהן כדי להשפיע על המשך תפקוד המציע.

7. ידוע למציע שאם לא תתקיים התחייבויותינו זו, כולה או מקצתה, תהא זו הפרה יסודית של תנאי המכרז

וההסכם והמזמינה תהא רשאית לבטל את זכייתנו במכרז, בלא שתידרש ליתן התראה על כך וכן תהא רשאית בין היתר ולא רק, לחלט את הערבות הבנקאית, כפיצוי מוסכם ללא הוכחת נזק, להתקשר עם גורם אחר לביצוע העבודות נשוא ההצעה ולחייב אותנו בכל העלויות וההוצאות הכרוכות בעקבות ההפרה ולא יהא בכך כדי לפגוע בכל זכות או סעד שיעמדו לרשות המזמינה עקב הפרת התחייבויות זו.

___________ ____________________ _____________ תאריך חתימת המורשה חתימה וחותמת המציע

אישור עו"ד

המציע הח"מ______________

מר, ה מוסמך להתחייב בשם המציע ולאחר שהבין את תוכן ומשמעות התחייבותו והצהרתו לעיל, חתם בפני על התצהיר וכתב התחייבות זה.

_______________

עורך– דין

17 |עמוד

נספח א' -4

נוסח ערבות בנקאית להשתתפות במכרז

תאריך __________

לכבוד

עיריית רמת השרון

א.ג.נ.,

הנדון: כתב ערבות מס________'

על פי בקשת ____________ח.פ_____________ .להלן: "המציע") אנו ערבים בזאת כלפיכם לסילוק כל סכום עד לסך השווה ל – 7,500 ₪ (במילים – שבעת אלפים וחמש מאות ₪) וזאת בקשר עם השתתפותם במכרז 576/21 למתן שירותי הקלטההקלדה ותמלול של ישיבות מליאת המועצה וועדותיה ולהבטחת מילוי תנאי דרישות ומסמכי המכרז.

אנו מתחייבים לשלם לכם כל סכום או סכומים עד לסך הנ"ל תוך 10 ימים מקבלת דרישתכם הראשונה בכתב שתגיע אלינו, מבלי להטיל עליכם לבסס או לנמק את דרישתכם בתהליך כלשהו, או באופן כלשהו, או לדרוש את הסכום תחילה מאת המציע בתביעה משפטית או בכל דרך אחרת, ומבלי לטעון כלפיכם טענת הגנה כלשהי שיכולה לעמוד למציע בקשר לחיוב כלשהו כלפיכם.

אתם תהיו רשאים לדרוש מאתנו את תשלומו של הסכום הנ" ל בפעם אחת או במספר דרישות, שכל אחת מהן מתייחסת לחלק מהסכום הנ "ל בלבד. בתנאי שסך דרישותיכם לא יעלה על הסך הכולל הנ" ל.

ערבותנו זו הינה בלתי חוזרת ובלתי תלויה ולא ניתנת לביטול.

ערבותנו זו תישאר בתוקף עד ליום 7/3/2022 ועד בכלל.

דרישה שתגיע אלינו אחרי 8/3/2022 לא תענה.

לאחר יום 8/3/2022 ערבותנו זו בטלה ומבוטלת.

ערבות זו אינה ניתנת להעברה ולהסבה בכל צורה שהיא .

תאריך ________________בנק __________

18 |עמוד

מסמך ב'

מפרט הדרישות למתן השירותים מכרז פומבי מספר 576/21 1 מבוא

1.1 עיריית רמת השרון והוועדה המקומית לתכנון ובניה רמת השרון (להלן – מזמינה) מזמינה בזאת הצעות מחיר למתן שירותי הקלטה , תמלול וקלדנות של ישיבות מליאת המועצה וועדותיה השונות של העירייה והוועדה המקומית לתכנון ובניה רמת השרון , והכל בהתאם להוראות, לתנאים, למפרטים, למחירונים ולתוכניות המפורטים במסמכי המכרז.

1.2 הזוכה במכרז ( להלן– הספק), יידרש לספק שירותי הקלטה הקלדה והתמלול ( להלן – השירותים), לתיעוד ישיבות של מליאת המועצה, בה 15 חברי מועצה שלכל אחד מהם חובה להעמידמיקרופון ובנוסף מוזמנים ומשתתפים ( חובה ורשות), שנדרשים מעת לעת להשיב ולהם צריך להעמיד מיקרופונים כלליים ( להלן –

מליאת המועצה), ושל הועדה המקומית לתכנון ובניה התכנון בה 17 חברי ועדה שלכל אחד מהם חובה להעמיד מיקרופון ובנוסף מוזמנים ומשתתפים ( חובה ורשות), שנדרשים מעת לעת להשיב ולהם צריך להעמיד מיקרופונים כלליים ( להלן – ועדת התכנון), וישיבה בת עד ארבע וחצי שעות ולתמלול הישיבה בהתאם לכמות המילים והעמודים שיתמוללו לאותה הישיבה וכן ביצוע קלדנות בזמן הישיבה / דיון

1.3 מספר החברים/משתתפים בישיבות המזמינה המפורטים בסעיף 1.2 הינו המספר המינימלי למספר מיקרופונים הנדרש לישיבה אך הזוכה מתחייב לספק ולהתקין כל כמות מיקרופונים שתידרש ע"י המזמינה לכל ישיבה וזאת ללא כל תוספת כספית מעבר להצעתו

1.4 במסגרת השירותים, הספק נדרש לאספקה, הקמה והתקנה של מערכות ההקלטה והמיקרופונים, בחדר הדיונים, בהתאם לסוג הישיבה לפחות כמספר חבריה / משתתפיה ( להלן – מערכת ההקלטה), הקלטת הישיבות לכל אורכן ( להלן – שירותי ההקלטה), ביצוע הקלדה של מהלך הדיון ותמלול הישיבות בהתאם לסדר היום ולפרקי הישיבה והגשת חוברת כרוכה של תמלול הישיבה והעברתה לעירייה על חשבונו ( להלן –התמלול) ובכלל זה, מכלול הפעולות הדרושות לביצוע המטלות הנדרשות.

1.5 יודגשהמציע מתחייב לספק את שרותי ההקלטה גם שמקרים בהם תתקיים ישיבה / דיון במתכונת של ישיבת וידאו כגון ישיבת זום וכד' או כל דרך קיום ישיבה בה תבחר המזמינה והזוכה יתחבר כמשתתף ויבצע שרותי ההקלטה וההקלדה באופן זהה לזה אשר ניתן בישיבות המתקיימות במשרדי העירייה ומובהר כי לא תשולם כל תוספת / הפחתה עקב עריכת הישיבה כישיבת וידאו או כל צורת ישיבה אחרת.

1.6 הבחירה לעניין סוג הישי בה כמפורט בסעיף 1.5 תהא ע"פ החלטת המזמינה בלבד ועל פי שיקול דעתה הבלעדי

1.7 הספק נדרש להעמיד במסגרת השירותים בין היתר מערכת הקלטה כולל כל הציוד, האביזרים, המיקרופונים בכל כמות שת ידרש וכ וח האדם הדרוש, להתקנה, הקלטה, טיפול בתקלות ופירוק מערכת ההקלטה.

1.8 מערכת ההקלטה תהיה מגובה בגיבוי מלא לכל אורכה של הישיבה וההקלטה תישמר במלואה בכל מקרה של תקלה ו/ או הפסקת חשמל וכל מפגע או תקלה אחרת.

1.9 הספק נדרש לבצע הקלדה מלאה של מהלך הישיבה / דיון לכל אורכו. ההקלדה תתבצע ע"ג מחשב אותו יספק המציע ועל גבי תכנת עיבוד תמליל ים התואמת את תכנת עיבוד התמלילים של המזמינה.

1.10 הספקיידרש לצרף להצעתו שמותיהם ופרטיהם של שני קלדנים לפחות, אשר י ו עסקו מטעמו במתן השירותים לעירייה, במידה שהצעתו תזכה במכרז

1.11 הספק נדרש לדאוג לתמלול הישיבה בהתאם לדוברים וכי תמלול טיוטת הישיבות יופקו תוך שבוע ימים קלנדריים ממועד קיומן כטיוטא לאימות ולאחר קבלת תיקונים יגיש חוברת תמלול סופית. בתוך שבוע מיום קבלת התיקונים.

1.12 הספק יידרש לצרף להצעתו שמותיהם ופרטיהם של שני מקליטים לפחות ושני מתמללים לפחות, אשר יועסקו מטעמו במתן השירותים לעירייה, במידה שהצעתו תזכה במכרז.

19 |עמוד

1.13 הספק נדרש לדאוג לקבל סדר היום של הישיבה וארגון מערך ההקלטהוהמיקרופונים בהתאם למספר המשתתפים, כאשר לכל חבר מועצה או חבר ועדה יעמוד מיקרופו ן קבוע וכן בנוסף מיקרופונים ניידים למשתתפים בדיון ויערוך רישום מקדים של החברים ואימות במועד תחילת הדיון.

1.14 שירותי ההקלטה יינתנובמשרדי המזמינה, בבניין המזמינה או בכל מבנה או משרד או מקום עליו תורה המזמינה.

1.15 מספר ישיבותמליאת המועצה הינו כ- 60 ישיבות לערך ( ישיבות מן המניין בשנה, ישיבות שלא מן המניין ישיבות ועדת התכנון והבניה) וכן ישיבות של ועדות נוספות, ככל שתורה המזמינה ויובהר כי הנתונים לעיל נועדו לאפשר למציע לאמוד את הצעתו וכי אין המזמינה מתחייבת למספר כל שהוא של ישיבות.

1.16 מובהר כי המזמינה אינה מחויבת לבצע את מכלול השירותים הנדרשים במכרז זה בכל ישיבה ותהא רשאית לבצע רק חלק מהשירותים המפורטים בכל ישיבה והכל על פי צרכיה ועל פי שיקול דעתה הבלעדי.

1.17 מובהר כי התמורה ל ספק תשולם בהתאם לשירותים אשר ניתנו על ידו בפועל, לאחר שהוזמנו על ידי מזמינה, אולם היא לא תפחת מתשלום בגין 4.5 שעות בעבורביצוע ההקלטה ותמלול טיוטת הישיבות יופקו תוך שבוע ימים ממועד קיומן וישולמו ע"פ מספר הדפים שיתומללו.

1.18 תשלום עבור שרותי הקלדנות ישולם ע"פ שעות ביצוע הקלדנות בפועלמתחילתה של הישיבה ועד סופה

1.19 ההתקשרות לביצוע השירותים תהיה לתקופה של 12 חודשים החל ממועד החתימה על ההסכם ו המזמינה תהא רשאית להאריך, עפ"י שיקול דעתה הבלעדי, את תקופת ההתקשרות לתקופה נוספת של 12 חודשים או תקופות נוספות של 12 חודשים בהתאם להסכם ובכל מקרה תקופות הארכה ההסכם יחדיו לא יעלו על 48 חודשים סך הכל

1.20 חרף האמור לעיל המזמינה רשאית, מכל סיבה שהיא, לסיים את ההתקשרו ת, כולה או חלקה, במועד מוקדם יותר מאשר תום תקופת ההתקשרות המוסכמת, וזאת באמצעות הודעה שתימסר על ידה בכתב לספק הזוכה 30 יום טרם מועד הסיום שנקבע על ידה.

1.21 הספק לאי היה זכאי לכל תשלום או פיצוי בגין סיומה המוקדם של ההתקשרות כאמור, אלא רק לתמורה עבור שירותי ההקלטה ההקלדה והתמלול שניתנו על ידו, עד לאותו המועד.

1.22 תמורת שירותי ההקלטה ישולם לספק בהתאם לשעות העבודה שיבוצעו על יד ו בפועל, ובהתאם להזמנת המזמינה

1.23 על אף האמור, התמורה שתשולם לספק בגין כל יום הקלטה תהיה עבור 4.5 שעות הקלטה לפחותהמזמינה אינה מתחייבת כי השעות תהיינה רצופות, או ישיבה אחת ברצף והיא רשאית לפצל את הישיבות באותו היום כפי ראות עיניה וצרכיה והספק לא יהיה זכאי לתמורה בגין הפיצול או העדר הרציפות ובלבד שהפרש הזמנים בין סיום ישיבה אחת לתחילת ישיבה שניה לא יעלה על שעתיים ( 2 שעות

1.24 המזמינה רשאית להודיע על ביטול הקלטה והקלדה עד ארבע ( 4 ) שעות קודם למועד תחילת הישיבה שנקבעה ובמקרה כזה לא ת חויב המזמינה בתשלום כלשהו בגין ההקלטה וההקלדה שבוטלה. נמסרה הודעת הביטול פחות מארבע שעות ( 4 ), תחוייב המזמינה בתשלום לספק בסך של 300 ₪ בגין ביטול ההקלטה וההקלדה גם יחד. הודעה שנמסרה לאחר שהמקליט והקלד הגיעו למקום הישיבה, יהא זכאי הספק למלוא התמורה, בגין יום ההקלטה ( 4.5 שעות וכן תשלום מוסכם מראש של שתי ( 2 ) שעות קלדנות

1.25 בסיום כל חודש שבו נתן הספק שירותים לעירייה יגיש הספק לעירייה חשבון, אליו יצורף פירוט השירותים שסופקו בחודש שחלף, לאישור מזכיר הועדה ו/או מנכ"ל העיריה או מי שהוסמך לך מטעמו והתשלום יהא בתנאי 45 יום מיום אישור החשבון בעירייה מודגש כי החשבון יוגש ע"י המציע בנפרד לכל ישיבה

2 מפרט הדרישות

2.1 השירותים הנדרשים מהספק הינם תיעוד דיונים שלישיבות מליאת המועצה , ישיבות הועדה המקומית לתכנון ובניה וכן את מי מהועדות שתורה עליהן המזמינה , הכו ל לפי צרכיה.

2.2 העבודה תתבצע בעיקרהבבניין העיריה ברחוב ביאליק 41 רמת השרון באולם ישיבות המועצה אך רשאית המזמינה להורות על קיום ישיבות במב נה אחר או במשרד / אולם / חדר אחר / מקום אחר

2.3 הספק מתחייב להעמיד לרשותהמזמינה את שירותי ההקלטה , התמלול והקלדנות בהתראה של 48 שעות ובמקרים חריגים בלבד בהתראה של 24 שעות וזאת ללא תוספת תשלום כלשהי.

20 |עמוד

2.4 הזמנת השירות תבוצעבטלפון ובדוא"ל על ידי מרכז ישיבות המועצה או מזכיר הועדה לתכנון (להלן – מזכיר הועדה) או מנכ"ל מזמינה ו/או מי שהוסמך לכך על ידם.

2.5 הזמנת השירות תכלול פרטים על מועד הישיבה, מיקומה, סוג השירותים הנדרשים לי שיבה ונתונים נוספים בהתאם לאופי הישיבה ו השירות הפרטני, ככל שיידרש.

2.6 ככלל ישיבות מליאת המועצה או ועדת התכנוןמתקיימות בשעות הערב ותמשך כ- 4-5 שעות, אךהמזמינה תהא רשאית להזמין את השירות גם בשעה אחרת, בכל שעה משעות היום ע"פ המחיר / ההנחה אותה נתן המציע בהצעתו והמציע מח ו ייב למתן השירותים בכל שעה בה יידרש ולא יוכל לטעון ו/או לדרוש תוספת תשלום כל שהיא עקב הצורך לספק השירותים בשעות אחרות .

2.7 עבודת ההקלטה והקלדנות :

א. תתבצענה באמצעות ציוד של הספק, כולל ציוד הקלטה של הספק, על פי צורכי הדיון הכוללים

אמצעים להקלטה, מיקרופונים ניידים, מיקרופונים לדש בגד ומחשב אישי וכדומה, שיכלול לפחות:

1) מערכת הקלטה דיגיטאלית עםאפשרות להפסקת ההקלטות במהלך הדיון.

2) מערכת הקלטה ממנה ניתן להעביר את הקבצים למחשבימזמינה.

3) 22 מיקרופונים אישיים לפחות עם כפתור להפעלת המיקרופו ן בעת הדיבור.

4) כל הכבל ים, המעברים, המעבירים לחיבור מכשיר הקלטה לחשמל.

5) אוזניות למקליט (חיצונית)

6) אמצעיםלהסתרת הכבלים.

7) מחשב אישי כולל כל התכנותהנדרשות למתן שרותי קלדנות בזמן הישיבה / הדיון

ב. עובדי הספק הזוכה יתייצבו באתר בו מתקיימת הישיבה, זמן מספיק לפני מועד תחילת הישיבה עם

כל הציוד הנדרש ויארגן את חדר הדיונים לביצוע העבודה בהתאם לסדר היום וסדר הישיבה כפי שיימסרו לו על ידי מזכיר הוועדה.

ג. עובדי הספק יתייצבו באתר בו מתקיימת הישיבה בלבוש הולם

ד. עובד הספק יכין לפני הדיון רישום של מקומות הישיבה של חברי המועצה/הוועדה, ובמהלך הדיון

ירשום את שמותיהם של הדוברים, על מנת לזהותם באמצעות תמלול.

ה. התקנת הציוד תסתיים 15 דקות לפחות לפני המועד שנקבע לתחילת הדיון.

ו. עם סיום הישיבה יאשר מזכיר הוועדה בחתימת ידו את ביצוע העבודה, בהתאם לסוג הדיון.

ז. יודגש כי חישוב שעות לתשלום אינו כולל את הזמן הנדרש לביצוע ההכנות והתקנת הציוד ופירוק

הציוד ויחושב אך ורק משעת תחילת הישיבה ועד מועד סיומה

ח. עוד יודגש ויובהר כי בשום מקרה לא תבוצע הפעלת מערכת ההקלטה והקלדנות ע"י אותו האדם

ולכל אחת מהפעולות ( הקלטה והקלדה ) תתבצע ע"י אדם אחר

2.8 עבודת התימלול

א. אספקת שירותי תמלול פרוטוקולים מהקלטה שהתבצעה בכל ישיבה וישיבה, בהתאם לסדר היום

והנושאים שעל סדר היום.

ב. החומר יוקלד ויערך במעבד התמלילים בתוכנת "WORD" (בגרסה התואמת את הגרסה המקובלת

אצל המזמינה ) על ידי הספק אשר יכין מסמך טיוטא שיועבר בתוך שבוע ימים קלנדריים למזכיר הועדה או לכל גורם אחר עליו תורה המזמינה

ג. מזכיר הוועדה ו/או מנכ"ל העירייה או מי שהוסמך לכך מטעמו יאשרו את עבודת התמלול יעביר

את ההערות, ככל שתהיינה כאלה, לספק וזה ישלים את עבודת התיקונים והשלמת הפרוטוקול וימוסרו בתוך שבוע מיום קבלת ההערות.

ד. מספר המילים לא יפחת מ- 250 מילים לעמוד

ה. הגשת חומר בלתי תקין, בין היתר כאשר חלק מן הדיון אינו מתומלל, תחשב כהגשה באיחור.

21 |עמוד

3 התחייבויות הספק

3.1 הספק מצהיר, כי מהות השירותים וכל דרישותהמזמינה בקשר אליהם נהירים וברורים לו וכי הוא קרא, בדק והבין את ההסכם על נספחיו ואת צרכי המזמינה ודרישותי ה ואת כל ההיבטים הנוגעים לביצועם של השירותים ומצאם, כי הם ניתנים לביצוע על ידו כנדרש לפי הוראות הסכם זה והוראות כל דין ולפי המפורט בהצעתו למכרז.

3.2 הספק מצהיר, כי הו א בעל הידע, הניסיון והמיומנות הנדרשים לביצוע של שירותים הנדרשים במכרז זה וכי יש בידיו את האמצעים וכ ו ח האדם מקצועי המיומן ה מתאים ומוסמך לביצועם בהיקף הדרוש וכי יש ביכולתו הכלכלית לבצעם, באיכות מיטבית.

3.3 הספק מצהיר כי הוא מחזיק בכל האמצעים הדרושים לביצוע השירותים, לרבות המכשור, תכנות , כוח האדם וכל האישורים, ההיתרים והרישיונות הדרושים על פי כל דין.

3.4 הספק מצהיר כי הוא וכל הפועלים מטעמ ו עומדים בדרישות כל דין בכל הנוגע לביצוע השירותים ואין כל מניעה, לפי כל דין או הסכם, לביצוע השירותים על פי הסכם זה וכי אין חשש לניגוד עניינים בין המזמינה לבין הספק /ו או מי מטעמו (לרבות עובדיו) בכל הנוגע לביצוע השירותים על פי הסכם זה או בכל הקשר אחר .

3.5 הספק מתחייב לספק את השירותים בהתאם להוראות הסכם זה, בהיקף ובאופן אשר יקבע על ידי המזמינה מעת לעת, לפי נהלי עבודה ורמת הביצוע הטובים ביותר המקובלים בתחום, והכל במיומנות, מקצועיות ויעילות, תוך עמידה בלוחות זמנים, לשביעות רצונה של מזמינה.

3.6 הספק מתחייב, כי העובדים שיתנו את השירותים לעירייה יהיו העובדים אשר הוצעו על ידו בהצעה למכרז או כאלה אשר אושרו ע"י מהנדסת העיר ו/או מנכ"ל העיריה או מי שהוסמך לכך על ידם. הספק מתחייב לפעול, ככל יכולתו, על מנת שעובדים אלו יעניקו את השירותים לעירייה לאורך כל תקופת ההתקשרות על פי הסכם זה.

3.7 הספק מתחייב שבמידה ולא יתאפשר הדבר מסיבות שאינן תלויות בספק, יודיע על כך הספק באופן מיידי לעירייה, ו יציג בפני ה עובדים חלופיים, שיעמדו בתנאי ם שהוגדרו במכרז, ובלבד ש לא יפלו ברמתם המקצועית מזו של העובדים המוחלפים ויהיו לשביעות רצונה של מזמינה. בידי המזמינה תהא הברירה אם להפסיק את ההתקשרות עם הספק או לאשר העסקתם של עובדים חלופיים כאמור .

3.8 הספק מצהיר כי ידוע לו שאם המזמינה לא תהא שבע ת רצון ממי מהעובדים שנבחרו למתן השירותים, בהתאם לשיקול דעתה המוחלט, תהא היא רשאית להורות לספק להחליף את העובד בעובד אחר. הורת ה המזמינה כאמור, יבצע הספק את ההחלפה לקראת הישיבה הקרובה בה הוא נדרש ליתן את השירותים.

דרישה כאמור של המזמינה לא תהווה עילה לאי עמידת הספק בתנאי ההסכם, והמזמינה לא יהא חייבת לפצות או לשפות את הספק בגין הפסדים או הוצאות שייגרמו לו, ככל שייגרמו לו עקב כך והספק לא יוכל לטעון לתשלום כלשהו מעבר להצעתו במכרז זה.

3.9 הספקמצהיר, כי הוא מודע לכך שלעירייה, בשל אופי פעולתה, תתקיימנה ישיבות מיוחדות, בהן סדר היום והנושאים שעל סדר היום יחייבו דרישות מיוחדות וקפדניות, בכל הנוגע לשמירה המידע, והספק מתחייב שהוא ועובדי ו וכל הבאים מטעמו, ישמרו על חיסיון המידע לו הם נחשפים ולא יהיו רשאים למסור פרטים ו/או מידע לגורם שאיננו אחד מאלה : מנכ"ל מזמינה ו/או היועץ המשפטי לעירייה ו/או מבקר מזמינה.

3.10 הספק מתחייב לספק את השירותים בהתאם לדרישות כל דין (לרבות הסכמים קיבוציים וצווי הרחבה) בכל הנוגע להעסקת עובדים, לרבות חוק שכר מינימום, התשמ"ז – 1987 והתקנות לפיו וכל החקיקה המסדירה את העסקתם של עובדים זרים. המזמינה תהיה רשאית לדרוש מאת הספק להציג אסמכתאות לעמידה בהוראות הדין כאמור .

3.11 הספקישתף פעולה עם המזמינה וכל הבאים מטעמה לצורך אספקת השירותים.

3.12 הספקיתמוך מקצועית בעובדים שיספקו את השירותים מטעמו ויעמיד לרשותם את כל האמצעים שיידרשו להם לצורך מתן השירותים באופן יעיל ואיכותי .

3.13 בכל מקרה בו לא עמד המציע בהתחייבויותיו במתן השירותים ע"פ תנאי המכרז תהא המזמינה רשאית לדרוש מהמציע פיצוי / קיזוז / חילוט ערבות ( להלן – קנס ) מוסכם מראש ע"פ הפירוט הבא :

• איחור עד 15 דקות בהגעה במועד שנקבע - קנס בסך 200 ₪ (לכל אחדמנותני השרות שהוזמנו לישיבה ואשר הגיע באיחור)

• איחור מעבר ל- 15 דקות בהגעה במועד שנקבע- קנס בסך 400 ₪( לכל אחד מנותני השרות שהוזמנו לישיבה ואשר הגיע באיחור)

22 |עמוד

• אי הגעה עד למועד סיום הישיבה – קנס בסך 1,000 ₪( לכל אחד מנותני השרות שהוזמנו לישיבה ואשר הגיע באיחור)

• איחור בהעברת טיוטת פרוטוקול / פרוטוקול תמלול הישיבה עד 72 שעות מעבר למועד שנקבע בנוסח מסמך המכרז – קנס בסך 500 ₪

• איחור בהעברת טיוטתפרוטוקול / פרוטוקול תמלול הישיבה מעבר ל- 72 שעות מעבר למועד שנקבע בנוסח מסמך המכרז – קנס בסך 1,000 ₪ • התנהגות שאינה הולמת בזמן הישיבה - קנס בסך 500 ₪ • קיבל הזוכה הודעה מהמזמינה על מועד ישיבה והודיע כי לא יספק את השרות הנדרש לישיבה זו בזמן ובמועד שנקבעו - קנס בסך 1,000 ₪ לכל אחד מנותני השירות שהוזמנו לישיבה בתוספת עלות נותן השרות החליפי אותו שכרה המזמינה למתן השירותים לישיבה זו ואם שכרה שירותים אלה מגורם אחר.

• כל הסכומים בסעיף 3.13 אינם כוללם מע"מ

יודגש כי סכומי פיצוי / קיזוז / חילוט ערבות המפורטים מעלה הינם סכום מינימום למקרה ואינם באים במקום כל זכות או נזק אחר אשר נגרם למזמינה עקב מקרה בו לא עמד המציע בהתחייבויותיו במתן השירותים ע"פ תנאי המכרז

4 אחריות

4.1 הספקי הא האחראי הבלעדי כלפי המזמינה למתן השירותים, לטיבם, רמתם ואיכותם לכל אחד מהשירותים המפורטים במכרז זה .

4.2 מבלי לגרוע מאחריותו של הספק על פי הסכם זה ועל פי דין אך בכפוף לאמור ב הוראות המכרז וההסכם והספק יהיה אחראי לכל אבדן, פגיעה, נזק או הפסד לגוף ו/או לרכוש, שייגרמו לעירייה ו/או לעובדי ה ו/או לכל הבאים מטעמה ו/או לכל צד שלישי, לרבות - אך מבלי לפגוע בכלליות האמור לעיל - לעובדי הספק ו/או כל הבאים מטעמ ו, עקב מעשה ו/או מחדל של הספק ו/או מנהליו ו/או עובדי ו ואשר מקורם בביצוע שירותי ההקלטה נשוא הסכם זה .

4.3 מבלי לגרוע מהתחייבותו של הספק על פי הסכם זה ועל פי דין, הספק מתחייב לשפות את, המזמינה עם ובכפוף למתן פסק דין שלא עוכב ביצועו או חתימה על הסכם פשרה שהספק היה שותף לו ונתן את הסכמת ו מראש ובכתב, בגין כל תביעה שתוגש נגדו בשל אובדן, פגיעה, נזק או הפסד להם אחראי הספק, שנגרמו למזמינה ו/או שהמזמינה נדרשה לשלם בגינם וכן בכל ההוצאות שהמזמינה נשא ה בהן או עלולה לשאת בהן בקשר לתביעה בגין אבדן, פגיעה, נזק או הפסד כאמור.

4.4 האמור לעיל הינו בנוסף ומבלי לגרוע מזכויות המזמינה על פי הסכם זה ו/או על פי כל דין לכל תרופה או סעד אחרים, ובלבד ש המזמינה הודיעה לספק בהקדם אודות קבלת התביעה ולאפשר לספק להתגונן בפניה ולשתף עמה פעולה באופן סביר בהתגוננות מפני כל תביעה כאמור.

4.5 הספקיהא אחראי על פי דין לכל מעשה או מחדל מקצועי, טעות, מחדל או השמטה בגין כל פעולה שתעשה על יד ו או על ידי מי מעובדיו בקשר עם ביצוע שירותי ההקלטה נשוא הסכם זה.

4.6 מוסכם ומוצהר במפורש, כי עלהמזמינה לא תחול כל אחריות שהיא מכל מין וסוג שהוא כלפי הספק בשל נזק הנגרם לרכוש ו מכל סיבה שהיא, לרבות ומבלי לגרוע מכלליות האמור, גם נזק עקיף ונזק תוצאתי, בגין מתן השירותים או ביטולם.

4.7 הספקיהיה אחראי על פי דין לכל נזק אשר ייגרם לרכוש המזמינה אשר ניזוק עקב מעשה או מחדל של הספק ו/או מנהליו ו/או עובדיו.

4.8 מבלי לגרוע מן האמור לעיל, הספק יעשה כל שביכול תו וינקוט בכל האמצעים הנדרשים למניעת נזקים כאמור, בעת מתן השירותים, לרבות בעת ההתקנה והפירוק.

4.9 מבלי לגרוע מן האמור לעיל, אין באישורמזמינה ו/או מזכיר הועדה לכל פעולה המתבצעת על ידי הספק ו/או מי מטעמו בקשר לביצוע שירותי ההקלטה נשוא ההסכם ו/או במתן הנחיות לספק על ידי המזמינה ו/או מזכיר הועדה כדי לשחרר את הספק מאחריותו המלאה והבלעדית על פי הסכם זה ולפי כל דין.

23 |עמוד

5 סודיות וניגוד עניינים

5.1 הספק מתחייב לשמור על סודיות כל מידעשיגיע לידיו ו/או שיימסר לו על ידי המזמינה בקשר עם או לצורך

השתתפות במכרז זה ו/או מתן השירותים נשוא המכרז, למעט מידע שהוא נחלת הכלל או מידע המחויב

בגילוי על פי החוק.

5.2 במסגרת עבודתו ושירותיו לעירייה מתחייב הספק בעצמו וכל מי שבא מטעמולשם מילוי התחייבויותיו על פי המכרז, ההסכם והשירותים, לשמירת סודיות מוחלטת באשר למידע המגיע אליו במסגרת מתן השירותים ומתחייב לציית לכל הוראה של המזמינה בנוגע לשמירת סודיות.

5.3 הספק מתחייב כי בהגשת הצעתו למכרז וככל שהצעתו תוכרז כזוכה, בחתימתו על ההסכם כמוה כהתחייבות החברה ועובדיה על שמירת סודיות.

5.4 הספקמצהיר בזה, כי ידוע לי שכל הידיעות אשר תגענה לידיו או לעובדי ו במסגרת ותוך ביצוע התחייבויות יו הינן סודיות והוא מתחייב לשמור על כל ידיעה כאמור בסוד.

5.5 הספקמצהיר כי הוא מודע לכך שהעברת מידע שהגיע לידיו במסגרת עבודתו, במישרין או בעקיפין, בעצמו ומי מטעמו מהווה עבירה עפ"י כל דין ומתחי יב שלא לעשות כל שימוש במידע ללא אישור המזמינה מראש ובכתב .

5.6 המציע וכל הגורמים הפועלים מטעמו של המציע (שהצעתו תזכה) במתן השירותים נשוא מכרז יחויבו למלא ולחתום על טופס "העדר ניגוד עניינים" ולהעבירו לאישור המזמינה ע "פ דרישתה

5.7 כל הגורמים הפועלים מטעמו של המציע (שהצעתו תזכה) במתן השירותים נשוא מכרז ובכל מקום בו יינתנו השירותים יחויבו להיות בעלי אישור משטרה חתום על העדר עבירות מין בלי קשר למיקום מתן השירותים.

24 |עמוד

מסמך ג'

הצהרת המציע

לכבוד

עיריית רמת השרון

א.ג.נ.,

הנדון: מכרז פומבי מס' 576/21 למתן שירותי הקלטה הקלדה ותמלול של ישיבות מליאת המועצה וועדותיה והוועדה המקומית לתכנון ובניה

אני הח"מ מצהיר כי קראתי בעיון את כל מסמכי המכרז והנני מודע ומכיר את מהותה המקצועית של העבודה נשוא

המכרז והנני מצהיר כדלהלן:

1. הבנתי את כל מסמכי המכרז כולל מסמכיו וכי תנאי המכרז וכל הגורמים האחרים המשפיעים על ביצוע העבודות

נשוא המכרז, ידועים ומוכרים לי. וכן הבנתי את שיטת ביצוע העבודה, השתתפתי במפגש ההבהרות ביקרתי ובחנתי את הדרישות לפיהן תתבצע העבודה, התנאים והיקף העבודה לפיהם אצט רך לבצע העבודה, ולקבל תמורה וכי בהתאם לכך קבעתי את הצעתי.

2. ידוע לי שהשירותים נשוא המכרז הינםהקלטה הקלדה בישיבות ותמלול של ישיבות מליאת המועצה וועדותיה

והוועדה המקומית לתכנון ובניה (להלן: "העבודות" / "השירותים"), הכ ול כמפורט במסמכי המכרז.

3. הצעתי זו מוגשת באופן עצמאי ללא תיאום ההצעה ו/או פרט מפרטיה עם מציע ו/או משתתף אחר במכרז, היה

ויתברר לעירייה, בכל שלב שהוא, אחרת, יביא הדבר לפסילת הצעתי, חילוט הערבות לרבות כל צעד ו/או הליך חוקי העומד לרשותה.

4. ידוע לי כי אעמוד אחר הצעתי עד לתום הליכי המכרז, כל עוד לא הודיעה המזמינה על סיומם והושבה לי ערבות

ההשתתפות להבטחת הצעתי.

5. להבטחת קיום הצעתי הנני מצרף ערבות בנקאית אוטונומית ללא תנאי לטובתהמזמינה בנוסח המצורף למסמכי

המכרז וכי הערבות תהא בתוקף עד ליום הקבוע בסעיף 5 (5.2 )לתנאים הכלליים ותהא ניתנת למימוש במשך כל תקופה זו, ועפ"י בקשת המזמינה ניתן יהיה להאריכה בעוד שלשה חודשים נוספים.

6. בנוסף לאמור לעיל הנני מצהיר בזאת כי

א. הנני בעל הידע והמומחיות הדרושים למתן השירות נשוא המכרז והנני מסוגל מכל בחינה שהיא, לבצע

את כל הדרישות ו/או התחייבויות על פי הוראות המכרז.

ב. ברשותי, או יש בכוחי להשיג את כל כוח האדם והציוד הדרוש על מנת לבצע את העבודות נשוא המכרז.

ג. הנני מסוגל, מכל בחינה שהיא לבצע את כל הדרישות ו/או ההתחייבות על פי הוראות המכרז.

ד. כי ידוע לי כי הצעתי לביצוע כלל השירותים לישיבה בהתאם להוראות המכרז, ההסכם היקף העבודה

ותדירות ההקלטות ההקלדות והתמלול, כל האמצעים והתשומות הנדרשות לביצוע כל העבודות, הכולל העמדת כל האמצעים, לרבות כ"א, מכונות תכנות וציוד.

ה. הנני מתחייב כי אעמוד בכל הדרישות הנדרשות עפ"י כל דין ו/או תקן לצורך מתן השירות נשוא

המכרז, לרבות דרישות בטיחות וגהות בעבודה, ולרבות תשלום לעובדיי עפ"י חוק שכר מינימום לפחות.

ו. המחירים הכוללים בהצעתי, כפי שנרשמו על ידי בהצעתי, כוללים את כל ההוצאות, בין מיוחדות ובין

כלליות, מכל מין סוג הכרוכות בהגעה למקום הישיבות, הובלת הציוד הנדרש וביצוע העבודות נשוא תנאי המכרז על פי תנאי המכרז, עפ"י הכלול במפרט הטכני לרבות, הוראות החשכ"ל, צווי ההרחבה, רווח, וכל הוצאה אחרת.

ז. ידוע לי כי המזמינה לא תשלם דבר עבור זמן נסיעות, חניות, הובלת ציוד ו/או כל תשלום אחר אשר

לא צוין במפורש כי ישולם עבורו

ח. הצעתנו זו בתוקף ותחייב אותנו עד סיום תוקפה של הערבות לקיום ההצעה ועד בכלל.

25 |עמוד

ט. ידוע לי כי, אין המזמינה מת חייבת לקבל את ההצעה הזולה ביותר או הצעה כל שהיא וכי המזמינה

שומרת לעצמה את הזכות לפצל את הזכייה בין שני מציעים .

י. ידוע לי כי המזמינה שומרת לעצמה את הזכות להביא לסיומו של ה הסכם בכל עת שתראה לנכון, עפ"י

שיקול דעתה הבלעדי בהתאם לצרכיה ו/או בשל מעשה או מחדל של המציע ותהא רשאית להפסיק את ההתקשרות נשוא ההסכם, ע"י משלוח הודעה בכתב 30 יום מראש וזאת מבלי שתהא חייבת בתשלום פיצויים כלשהם עקב הפסקת ההתקשרות.

7. אם אזכה במכרז הנדון, הנני מתחייב לבצע את התחייבויותיי עפ"י המכרז בהתאם לכל תנאיו, לשביעות רצון

המזמינה ו/או הממונה מטעמה, ועל פי הוראות ההסכם בכפוף לדין והריני מתחייב לבצע את כל הפעולות

המפורטות להלן:

א. תוך 14 ימים מתאריך הודעתכם בדב

[הטקסט קוצץ - הקובץ המלא זמין בקישור למקור]