מצגת למליאה

מבקר עיריית רמת השרון

דוח

ביקורת

שנתי

2017

תשע"ז–תשע"ח

כללי

1 דו"ח מבקר העיריה הוגש ביום

2 תגובת ראש העיר הוגשה ביום

3 הוועדה לענייני ביקורת קיימה דיונים חלקיים, הפסיקה את פעולתה, ולא הגישה את ממצאיה לצורך דיון במליאת מועצת העיר.

4 ביום

5 אני מבקש בהזדמנות זו להודות למבקר העיריה, ולנציגי כל הגופים המבוקרים שהגיעו לדיונים ושיתפו פעולה באופן מלא עם צוות הביקורת המקצועי שמונה ע"י מבקר העירייה.

6 בהמשך לשיתוף הפעולה של הגופים המבוקרים, ראינו השתפרות תוך כדי הביקורת בזמן ביצועה על ידי מבקר העיריה ומיד לאחריה.

7 צוות תיקון הליקויים בראשות מנכ"לית העירייה למד את הדוח ודאג לתיקון הליקויים ושיפור תהליכי העבודה כפי שיוצג בישיבה זו.

8 להלן יפורטו ממצאי דו"ח הביקורת כפי שמופיעים בספר הביקורת מחלקת

תחזוקה

כללי

12016–הביקורת התמקדה בבחינת הזמנות רכש מהשנים 2 מאי–הביקורת נעשתה בין החודשים מרץ

ממצאי הדוח

1 לא קיים נוהל עבודה המסדיר את תהליכי העבודה ותחומי האחריות של עובדי המחלקה, וכן את הבקרות של מנהל המחלקה על קבלני המשנה על סבירות העבודות וכתבי הכמויות.

2 פניות רבות מגיעות ישירות למחלקה שלא דרך המוקד העירוני, אין מעקב, ניטור וניתוח תפוקות העובדים במחלקה, ולא ניתן לאתר פניות שלא טופלו כלל. המוקד לא מעדכן את התושב ב"סגירת טיפול בפנייה".

3 לא הוסדרו מול קבלנים: לו"ז ביצוע, תקופת אחריות, ביטוחי צד ג' וסנקציות לאי עמידה בלו"ז 4 תהליכי הרכש התבססו לעיתים על

מחירים בלתי סבירים בין הקבלנים המציעים. העירייה במקרה זה בחרה את הקבלן הזול יותר.

5. לא קיים במחלקה מפקח האחראי על מדידת הכמויות שהושקעו טרם אישור החשבון של הקבלן, ואף

לא נדרשה חתימה אב הבית ואחראי המבנה על ביצוע העבודה בהתאם לשביעות רצונו. הבקרה היחידה הייתה של מנהל מחלקת התחזוקה.

6 הכנת כתב הכמויות ואישור הביצוע בפעול היה של מנהל המחלקה ללא הפרדת תפקידים: הדוח קובע כי קיים סיכון תיאורטי לפיו מנהל המחלקה עלול לאשר כמויות מנופחות ולאחר מכן גם לאשר לקבלן תשלום על עבודות שלא בוצעו בפועל.

7 נמצא כי מנהל התחזוקה (הקודם) אינו ממלא דוחות פיקוח המעידים כי בוצעו סיורים לאישור

העבודות בשטח בגמר העבודה: מועד, כמויות שנמדדו ועוד.

8ב

אינו עולה בקנה אחד עם –מנהל המחלקה אישר תשלום מלא לרבות עבור כמויות שלא ביצע בפועל כללי המנהל התקין ומעלה חשש לפגיעה בטוהר המידות.

מחלקת

תחזוקה

ממצאי הדוח

מחלקת

גנים

ונוף

כללי

1 הביקורת ערכה סיורים ב

2 אוגוסט–הביקורת נעשתה בין החודשים אפריל

ממצאי הדוח

1 בדיקות בטיחות חודשיות של מתקני המשחק בוצעו ע"י חברת א.מ.מ(במסגרת מכרז) כמחויב בתקן יחד עם זאת לא נמצא תיעוד לטיפול או אי טיפול בליקויים. הביקורת סוברת כי חברת התחזוקה לא ביצעה בפועל את הסיורים.

2 העירייה מבצעת בדיקות חודשיות, מטפלת ומתעדת את הליקויים במתקני המשחק 3ב

מזהה, שם חברה מתחזקת, טלפונים לפניה, תאריך בדיקה אחרונה ותאריך בדיקה עתידית. מכון התקנים אישר את תקינות הגנים למרות היעדרות השלטים והמדבקות.

4 לא נמצאו בגנים שלטים המבהירים את חובת השגחת מבוגר 5ב

6. הביקורת מצאה כי כלל מתקני המשחק בגנים היו תקינים, למעט

7 קיימים ציורי גרפיטי בגנים שנבדקו

899.7%

כי "הפנייה טופלה" ללא אופן הטיפול. התושב לא קיבל הודעה כי פנייתו טופלה 9 הביקורת מצאה כי באופן כללי העירייה מתחזקת את הגנים באופן נאות כולל עבודות גיזום, ניקיון תיקון אביזרים, החלפת ושדרוג פחים וספסלים ועוד. יחד עם זאת נמצאו מספר ליקויים עקומים

בגינת יצחק אלחנן אין הצללה או עצים (לא מחויב בתקן), ב נוקה/סונן, משטחי הגומי לא תקינים ב

מעלים ומצואת ציפורים.

10 הגינות היו מלוכלכות מצואת כלבים, וכי לא הוצבו בכולם מתקני שקיות לאיסוף צואת כלבים 11 מחלקת גנים ונוף הטילה על קבלני המשנה קנסות על אי עמידה בתנאי המכרז 12 כל הגנים שנסקרו היו מונגשים לבעלי מוגבלויות, לא בכולם יש מתקני משחק מונגשים מחלקת

גנים

ונוף

ממצאי הדוח

ביטוחי

העירייה

כללי

1 בשנים

אישיות, סחורה בהעברה, אחריות מקצועית, שבר מכני ומכני הנדסי כבד), חברת "הראל" (הרחבת ביטוחים דרך משכ"ל).–וביטוח נושאי משרה), וחברת "מנורה" (הוצאות משפטיות לבכירים 2 תקציב כולל בשנת

ממצאי הדוח

1 נתוני התקציב לא מפורטים לפי סעיפים כפי שמפורטים מעלה, אלא כסעיף אחד כוללני, כמו כן יש להפריד את סעיף תשלום הפוליסה מסעיף תשלום התביעות.

2 בחוזה עם חברת ב.ס. לא מצוינת תקופת ההסכם, ובנוסף, שכר הטרחה שולם לחברת ב.ס.פ 3 העירייה המשיכה להתקשר עם היועץ הביטוחימעבר לתקופת ההסכם והארכות האפשריות בו (היה ניתן מקסימום עד

4 בגין הכיסוי. חברות הביטוח שילמו₪ חבות מעבידים: העירייה שילמה בין השנים 0.1%( ₪בתביעות סך

5. הביקורת ממליצה להוציא את אחראית הביטוחים למסגרת לימודית מתאימה, או לחילופין לקלוט

עובד בעל ידע בתחום.

6 לאחראית על הביטוחים אין נהלים, תהליכי עבודה ו"תרשים זרימה" לטיפול בפנייה, והעבודה מתבצעת ע"ב ניסיונה האישית (בהחלטה האם לסלק תביעה, להעביר לעו"ד חיצוני, או לטפל בתוך העירייה).

7 אין לאחראית על הביטוחים "חוברת למשתמש" למערכת המחשוב הייעודית (חברת ב.ט 8 הביקורת ממליצה להפיק דוחות לצורך ניתוח ומעקב יעיל על התפלגות הפניות לנושאים ובחתכים אין פירוט).–אחרים (הביקורת מצאה מספר ליקויים הנוגעים למערכת המחשוב 9 לא בכל התיקים הוזנו נתונים בסיסיים

הוזן סכום התביעה.

10 שני מקרים שנדגמו הועלו כי משך הטיפול כ

מידי לדעת הביקורת).

ביטוחי

העירייה

ממצאי הדוח

כ"א

באגודת

הספורט

כללי

1.₪מחזור הפעילות של האגודה לשנת

270%(₪עלויות השכר הסתכמו ב

ממצאי הדוח

1 נוהל קבלת עובדים הינו ישן וכולל נהלים אשר אינם רלוונטיים ומתייחס לפרמטרים שאינם בשימוש האגודה לרבות קביעות ודירוג ודרגה, כמו כן לא קיים נוהל העוסק באמות המידה ו/או העקרונות לפיהם מגייסים מאמנים, ולא קימת ועדה הדנה/מאשרת את גיוס המאמנים לרבות קביעת שכרם.

2 נוהל ועדת שכר לא מחייב את הוועדה להתכנס מידי תקופה מוגדרת מחד, ומאידך ועדת השכר לא התכנסה לדון בבקשות שהוגשו בשנים

3 בדוחות לא רשומה קרן למתן הלוואות לעובדים, ונמצא כי שני עובדים קיבלו הלוואות בניגוד לנוהל 4 הריבית המחושבת על הלוואות לעובדים היא בהתאם לריבית הקבועה בהוראות מס הכנסה, ואולם בתוספת חישוב הצמדה שלא בהתאם להוראות מס הכנסה. בחלק מהשנה ההצמדה הייתה שלילית ועל כן הפרשי ההצמדה בחלק מהמקרים איפסו את הריבית שחושבה בניגוד להוראות מס הכנסה.

5. ועדת ההשתלמות לא דנה ולא אישרה יציאת עובד להשתלמות במימון האגודה בשנים

בניגוד לנוהל השתלמויות.

6 לא נמצא כי המאמנים חתומים על נהלי עבודה למאמן בשגרה ובעת מצוקה מזה מספר שנים 7 לא נמצאו נהלים הנוגעים לדיווחי נוכחות, יציאה לחופשה, העסקה בשעות נוספות, העסקה במקום עבודה נוסף ונוהל סיום העסקה.

8 האגודה מעסיקה עובדת בחצי משרה במהלך כל השנה לצורך ניהול מרוץ אייל המתקיים פעם בשנה 9 האגודה מעסיקה עובדים בתחום החינוך והרווחה בהתאם להוראות העירייה. האגודה אינה מעורבת בהליך בחירת עובדים אלו, ואין לה מידע על הדרך בה נבחרו עובדים אלו. כמו כן האגודה אינה מפקחת על עובדים אלו ולא אחראית על תפקודם המקצועי. העסקה זו עלולה להעיד על עקיפת תקנים וכללים המחויבים בתקנות העיריות (מכרזים לקבלת עובדים), תש"ם 10 הסכמי העסקה של העובדים לא כוללים את הנוסח הקבוע לסעיף העובדים כפופים לסעיף

ממצאי הדוח כ"א

באגודת

הספורט

11. האגודה משלמת לעובדיה הבראה בתעריפים שונים ולא שוויוניים ולא קיים חישוב אחיד לתשלום

ההבראה לכלל העובדים.

12כ

בדיווח ידני החושף את האגודה לטעויות, תרמיות ולסיכונים הכרוכים בביטוח חבות מעבידים.

13 נמצאה העסקה של קרובי משפחה מדרגה ראשונה של מנהל מתחם הכדורגל בנו של עוזר מאמן כדורגל ואיש התחזוקה במתחם הכדורגל.

14 נמצאו עובדים בתפקידים מרכזיים באגודה אשר משמשים כבעלי תפקידים בכירים גם בקבוצת כדורגל הפועל ניר. העסקתם בפועל ניר עלולה להיות בניגוד עניינים להעסקתם באגודה.

15 תקציב העירייה מהווה כ

של האגודה.

ממצאי הדוח כ"א

באגודת

הספורט

המלצות הדוחכ "א

באגודת

הספורט

1 לעדכן את נוהל קבלת עובדים, להרחיבו ולפרט בו את הליכי קבלה העובדים תוך התייחסות לסוגי המשרות השונים.

2 ראוי לשקול קיומם של אמות מידה לפיהם יבוצעו גיוסים של מאמנים תוך מתן קשת מוגדרת, גם אם רחבה, לקביעת שכרם, ולהוסיף במסגרת חוזה העבודה את תנאי העסקה בשגרה ובחירום.

3 לעדכן את נוהל ועדת השכר כך שישקף את התנאי להתכנסות הוועדה בקיומו של תקציב מתאים לעליות הנידונות בו.

4 יש לבטל את ההצמדה של הלוואות העובדים ולכל היותר לקבוע את בסיס ההצמדה המינימאלי שההלוואה לא תרד ממנו.

5 יש להקפיד על דיון בוועדת השתלמויות גם להשתלמויות לכאורה מחויבות לתפקיד 6 ראוי לבחון בשנית כתיבתם של נהלים המסדירים את אופן דיווחי נוכחות, הסדרת יציאת עובד לחופשה, העסקה בשעות נוספות, העסקה במקום עבודה נוסף ונוהל המסדיר סיום העסקה של עובד.

7 בחינת שימוש בדיווח נוכחות טלפוני להחלפת דיווח נוכחות ידני מתחם

אילת

כללי

1 הדוח מתרכז בהסכם שבין "יסודות" לחכ"ל

2 קול קורא לליווי חכ"ל בפרויקט התחדשות עירונית פורסם ב 3" (שכ"טSPP, ו₪0 –זכו במכרז

, ו₪0 –חודשי

לחכ"לולעו"ד המלווה מטעמה

4 ביום

כלל

. ₪אושרו

5 יחס הדירות (לפי התכנית של

6 נכון למועד הביקורת (אפריל

7 רק בחודש

8 במאי

מדיניות קבועה, שכ"ט חורג מהמקובל של

ההתנגדות נדחתה פעמיים (באוקטובר ובנובמבר– כמקובל), ופטור מלא מהיטלי השבחה מתחם

אילת

ממצאי הדוח

1 הקול קורא שפורס לקבלת הצעות לליווי החכ"לבפרויקט לא כלל קריטריונים לניקוד הצעות המציעים, ובעת בחירת הזוכים לא ניתן כלל משקל לניסיון מקצועי אלא רק למחיר.

2 ועדת המכרזים הסמיכה את חברת "יסודות" למרות "היכרות אישית קרובה" בין מנכ"ל החכ"ל אינו עומד בקנה אחד עם כללי המנהל התקין." –למנכ"ל "יסודות 3"יסודות" העסיקה

4 חכ"ל הסמיכה את "יסודות" לניהול פרויקט "אילת" ללא תיעוד להליך בו התקלה ההחלטה, ומבלי שהנושא עלה לדיון בדירקטוריון החברה.

5 הביקורת מציינת כי שכ"ט בגובה

ביום

הביקורת לא מצאה הסברים ) –בשכ"ט). סה"כ הורדה מ המצדיקים את ההורדה המהותית באחוזים של החכ"לאל מול הירידה הנמוכה של "יסודות", ולא נמצא אישור הדריקטוריוןלנושא. הביקורת מציינת ששכ"ט של 6 הביקורת מציינת כי למרות פעולותיהם של "יסודות" וחכ"ללקידום הפרויקט, זה לא מייצג היקף ההשקעה שלהם

7. הביקורת מציינת ששכ"ט כזה גבוה התאפשר מזכויות הבנייה שניתנו ללא הערכת שמאי, ומוויתור

העירייה על תשלומי היטלי השבחה.

8 לא נקבעה מדיניות עירונית בנושא זכויות שיינתנו ע"י העירייה בפרויקטים של פינוי בינוי, ולא נקבעו כללים למתן זכויות בנייה בכל העיר, כמו-כן לא נקבעה מדיניות עירונית להקמת מבנים גבוהים (מעל 20

9. העירייה לא קבעה מדיניות בה יינתנו פטורים מהיטלי השבחה בפינוי בינוי

10 במתחם "אילת" ניתן פטור מלא מהיטלי השבחה ללא חוו"דהשמאי העירוני. להערכת הביקורת שיווי הפטור מעל

להקמת מבני ציבור בשכונה.

11 במכרז בחירת החברה המבצעת צוין שהזוכה יידרש להשתתף במימון "מטלות ציבוריות" בסך כ מלש"ח, וזהו תנאי של העירייה לקבלת הפטור מהיטלי השבחה. הביקורת לא מצאה מסמך המעיד על התחייבות זו, ולא נמצא מסמך המעיד מהם ה"מטלות הציבוריות". סיכום כזה עלול להוות עקיפה של חוק חובת המכרזים, ומתן פטור מהיטלי השבחה כנגד קבלת שירותים אלו אינם עומדים בקנה אחד עם כללי מנהל תקין.

ממצאי הדוח מתחם

אילת

12. חכ"ל הכינה פרוגרמות ותכניות המבוססות על זכויות בנייה שינתנולדיירים מבלי לערוך הערכת שמאי

שתקבע את הזכויות המינימאליות שיש לתת לדיירים ע"מ לשמור על כדאיות כלכלית לביצוע הפרויקט (מכפיל ציפוף). בנוסף, גם העירייה עצמה לא דרשה הערכה כזו מחכ"לאו מעצמה.

13 יותר–הקבלן הזוכה לביצוע ("אאורה") הציע במכרז כי כל דייר יקבל תוספת של מפי

14 חכ"ל הגישה לאישור בועדתהתכנון והבנייה של

מצאה מסמכים המעידים על הצורך בהגדלה, וגם לא חוו"דשל שמאי במסבירה את הצורך בהגדלה.

15 ביום

זכויות הדיירים בפרויקט. ביום

ממצאי הדוח מתחם

אילת

פרסום

מודעות

על-ידי

נבחר

ציבור

כללי

1 דיון בפרק זה של דוח מבקר העירייה נידון במליאת מועצת העיר בישיבה מן המניין מספר ת

מסקנו

1"מחזיק תיק אינו אמור אלא להנחות בקווים כלליים את כיווני הפעילות. בפירוש ציין אז מבקר העירייה כי מחזיק תיק היחידה אינו אמור להיות מעורב בפעילות השוטפת שלה וכי מעורבותו מוגבלת לגיבוש מדיניות אשר בהמשך 'מתורגמת' לתכנית עבודה."

2"ראוי לחדד את הצורך בהיוועצות של כלל חברי המועצה לגבי כל פרסום שהוא המיוחס להם אישית פרסום הנושא את לוגו העירייה, כל זאת בין שיש בו פניה אל התושבים או אין פניה כזו, ובלבד שהפרסום נושא שם חבר המועצה או תמונתו (או שניהם)."

3"מסקנה עיקרית של הוועדה מבקשת לפנות אל התמונה הכללית, למניעת הישנות מקרים של יצירת מצג שווא, תוך שימוש בלוגו העירייה ושימוש במשאביה, וזאת לשם השגת רווח פוליטי."

4"יודגש כי מסקנה זו תואמת להמלצת מבקר המדינה לפיה כל מידע מטעם הרשות לא יכלול את שמו חתימתו או תמונתו של נבחר ציבור, ללא קשר למועד הבחירות."