פרוטוקול הוועדה לתיקון ליקויים מס' 3/2021-15

בסייד עיריית רמלה

מזכירות העירייה

רועה" יה ו

פרוטוקול הוועדה לתיקון ליקויים מס' 3/2021-15

מישיבת הוועדה לתיקון ליקויים שהתקיימה ביום רביעי כוי כסלו תשפ"א ( 30 נובמבר 2021) - התקיימה בלשכת מנכ''ל , רחוב ויצמן 1 ברמלה.

משתתפים: מוזמנים+

רונן עוריה - מנכ"ל העירייה יהושע קלפוס - מבקר העירייה

רוזה עללאל - גּברית העירייה גלית כהן - מנהלת אגף מנהל ותיאום עירוני והרשות לבטחון קהילתי עו"ד דורון דבורי - יועמ"ש עו"ד שלי ביטון - ס.מנהל אגף מזכירות ומנהל ויועצת מקצועית לרהייע

על סדר היום :

א. מעקב תיקון ליקויים דוחות ביקורת מבקר העירייה לשנת 2020.

דיון והחלטות :

א. הועדה דנה בסטטוס מעקב תיקון ליקויים דוחות ביקורת מבקר העירייה לשנת 2020, כמפורט להלן :

1. דו''ח ביקורת בנושא הנהלת חשבונות, מצ'/ב כנספח מט' 1.

2. דו''ח ביקורת בנושא חניית נכים, מצ''ב כנספח מס' 2.

3. דו''ח ביקורת בנושא העסקת יועצים, מצ'/ב כנספח מס' 3.

** הערה: הועדה קיימה דיון מקיף ועדכנה את אחריות הטיפול, סטטוס הטיפול ואופן הטיפול כמפורט בנספחים המצורפים.

עללאל רוזה ‎ /‏ 1

גזברית העיריות. !

ך

רח' חיים ויצמן 1, ת.ד. 1, רמלה, מיקוד 7241506 טל': 08-9771795 | פקס: 08-9771915 | דוא"ל: |ו. הטרח 3 !וחב זל סע!ו|6ת5 | | וחטרח. 3!וחהז.עועועש

מס/

הממצא

נהלי עבודה - לא קיים נוהל המסדיר את נושא סגירת הספקים

תקציב בלתי רגיל - קיימים 288 תבייריס כאשר מתוכם 7 תביירים ללאז תנועה (חלק מהפרויקטים החלו בשנת.

1,, 2013

חסימה/סגירת חשבון ספק - לא קיימת סגירת ספקים

אוטומטית במקרה של אי פעילות ממושכת של הספק.

לא קיים נוחל המעגן את התנאים לסגירת ספק.

ספקים לא פעילים - קיימים 798 טפקים אשר אינם.

פעילים ב-3 השנים האחרונות ולא הופקה עבורם הצמנת עבודה בניגוד לנוהל הפנימי הקיים במחלקה.

מעקב אחר תיקון ליקויים ממצאי דו''ח ביקורת בנושא הנהלת חשבונות.

תמצית ההמלצה.

יש לחתוות ולהטמיע נוהל לסגירת ספקים כתוב ומאושר על ידי הנהלת העירייה המסדיר את תהליכי העבודה מתחילתו ועד סופו, לרבות הליך סגירת כרטיס ספק במערכת בכדי לוודא כי העובדים בכלל ובעלי התפקידים הלוקחיס חלק בתהליך זה מכירים את הכללים והנחיות לביצוע

יש לבצע בקרה תקופתית של תבייריס ללא תנועה

1. מומלץ לעגן נוהל המפרט את התנאים לסגירת ספק במערכת.

2. מומלץ על קיום בקרה אפליקטיבית אשר תמנע סגירת ספק עם.

תשלומים בשנה האחרונה או לחילופין עס הזמנה במערכת או לחילופין קבלת התרעה במקרח של אי פעילות ממושכת עס ספקים.

יש לבצע מידי שנה בדיקה של הספקים חלא פעילים במאגר הספקים ולבחון את נחיצותם

אחריות הטיפול.

ס. גזברית העירייה

עוורת גזברית

ס. גזברית העירייה

- בתיאום מנהל.

אגף מחשוב

ומערכות מידע

ס. גזברית העיריה

סטטוט.

הטיפול.

תוקן

תוקן

תוקן

בתהליך

תוקן

אופן הטיפול.

נוחל ייפתיחת וסגירת כרטיסיסיי עודכן, נוסף סעיף המפרט את תדירות הבקרה והתנאים לסגירת כרטיס ספק.

אחת לרבעון מתקיימת ישיבה בנושא תבייריס, בכללה גס בקרה על תביירים ללא תנועה. (סיכומי ישיבות בנושא תברים מיום 1 ומיום 28.2.21)

1. נוחל ייפתיחת וסגירת כרטיסים" עודכן, נוסף טעיף

המפרט את תדירות הבקרח והתנאים לסגירת כרטיט

ספק.

2. בקרה אפליקטיבית דורשת פיתוח של חברת.

מטרופולינט, התבצעה פנייה לחברה הנושא נמצא

בבדיקה.

א. בתאריך 15.3.21 התבצעה בדיקה נוספת, נמצאו כי רק 15

ספקים אינם פעילים, חלקם נסגרו וחלקם תקינים, נחוצים לצורכי עבודה על כן נותרו פתוחים.

ב. אחת לשנה, מתבצעת בדיקה של ספקים לא פעילים, הנושא

גס הוגדר בנוהל ייפתיחת וסגירת כרטיסים'י.

הערות הוועדה לתיקון

ליקויים

מסי

הממצא

פתיחת כרטיטי ספק שונים עס עוסק מורשה זהה -

קיימים 15 מספרי עוסק מורשה להם קיים במערכת יותר ממספר כרטיס ספק אחד

שמות ספקים וחים בעלי כרטיס ספק שונה - נמצא ספק אחד בעל שם והה.

חומנות בדיעבד - לא קיים (והל עבודה המפרט את

התנחלות המחלקה כאשר מופקת הומנה בדיעבד. לדעת

הביקורת, מתן אישור להזמנה בדיעבד, לאחר קבלת

חטובין או השירות באופן בו אין שריון תקציבי לסעיף, יינתן בנוסף ע"י מנכ"ל העירייה

המחאות מבוטלות - ב-? מקרים (בית ספר סיני, עמותת יביע] לא נרשם על גבי ההמחאה המבוטלת המילה

"ימבוטליי.

במקרה אחד הביקורת קיבלה את פקודת התשלום ללא

ההמחאה המבוטלת (האוניברסיטה הפתוחה).

קופה קטנה, חריגה מתקרת ההוצאה - ב-2 קופות

קיימות הוצאות אשר חרגו מהסכום המקסימלי שאושר

בתחילת שנה, בניגוד להוראות הנוהל,

לא התקבל אישור להוצאות החריגות אלא ההוצאה

הוחזרה לאחראי הקופה (שעל שמו הכרטיס).

תמצית ההמלצה.

יש לבצע בדיקה של כל אותם ספקים להם קיים יותר מכרטיס ספק אחד, או לחילופין כרטיס ספק שונה בעלי שס ספק והה ולבחון את.

נחיצותם

יש לבצע בדיקה של כל אותם ספקים להם קיים יותר מכרטיס ספק אחד, או לחילופין כרטיס ספק שונה בעלי שס ספק זהה ולבחון את.

נחיצותם

יש לעגן נוחל עבודה המפרט את תהליכי העבודה המתבצעים במחלקה בעת ביצוע הזמנה בדיעבד

מומל) לחכין חותמת ''מבוטליי ולהקפיד להחתים איתה את חביטול, תוך ציון תאריך הביטול ושם מלא של המבטל.

יש להוסיף סעיף בנוחל אשר מסדיר את עניין ההוצאות אשר חורגות מהתקרה שנקבעה בתחילת שנה על ידי מתן אישור מגזברית העירייה/סגנה או לחילופין להתאים את נוהל עבודה בנושא קופה קטנה לתהליכי העבודה המתבצעים במחלקה בנושא.

אחריות הטיפול

ס. גזברית העיריה

ס. גזברית העיריה

גזברית העיריה

מנהל חשבונות.

ראשי בגזברות

מנהל חשבונות

ראשי בגזברות.

סטטוטי

הטיפול

תוקך

תוקן

תוקך

תוקן

תוקן

אופן חטיפול

כרטיסי הספקים שהועלו בביקורת ככפולים נבדקו, 6 מהם.

נסגרו . שאר הספקים נחוצים לצורכי עבודה על כן נותרו פתוחים.

הכוונה ב'/נחוצים לצרכי.

א. ספק ממנו שוכרים דירה, ויש כרטיס לתשלום השכירות.

וכרטיס לתשלום ועד חבית..

ב. רשות מקומית איתה יש לעירייה רישומים בכרטיס בגין

אגרות חוץ (משרד החינוך), וגם כרטיס עבור התקשרויות.

שוטפות.

ג. רשתות המפעילות בתי ספר בעיר (למשל עמל), יש כרטיס מול.

הרשת הארצית, וכרטיס נוסף עבור בית הספר ברמלה

ד. חברת החשמל - יש כרטיס עבור חיוב צריכת החשמל בעיר

וכרטיס עבור עבודות לחברת החשמל בשיקיס.

ה. התקשרות עס החברה למשק וכלכלה של השלטון מקומי

בע'ימ - יש מספר כרטיסים, כל כרטיס לנושא אחר (ביטוחים, הסעות וכו

הרישום בשני חכרטיטים מאפשר לעקוב טוב יותר אחר ההוצאות ולכן תקין (הסבר בסעיף 5 לעיל).

ביצוע הומנה בדיעבד, הינו חריג ולכן אין צורך להציג חריג בנוהל.

אישור להחוצאת הזמנה בדיעבד ניתן אך ורק ע'יי אורגנר העירייה לאחר נימוק, על מנת שהתהליך יהיה מסודר וממוחשב.

בנוהל מסי 2.1 יינוהל תשלומים לספקים", (ספח אי ייטופסי ביטול שיקיי, המצורף לכל שיק שבוטל, בנוסף לסימון ייקרוס"

על גבי השיק. הנייל מהווה ביטול של השיק כולל התייחסות.

לסיבת הביטול

הוצאות גבוהות מהתקרה של קופה קטנה לכל מחלקה הן חריגות.

עפ"י נוהל 2.6 יינוהל קופה קטנהיי סעיף 4.4.1 יי עס ניצול של % מכספי הקופה הקטנה, מומלצ להגיש דוי'ח הוצאות על סכום הקבלות על גבי טופס דיווח הוצאות קופה קטנחיי.

עובד שחרג מהתקרה, ומביא דוח הוצאות לאישור הגזברות, מביא אסמכתאות ונדרש לתת הסבר לחריגה.

יצוין עוד כי ככל שעובד לא הגיש במועד את דוח ההוצאות, וחרג מהתקרה שאושרה לו, ההוצאה בוצעה בחשבונו הפרטי, כלומר אין פגיעה בקופת העירייה.

איננו רואים צורך בעדכון ינוהל קופה קטנהיי

הערות הוועדה לתיקון

ליקויים

מס/

10

11

12

33

14

15

16

הממצא

הפרדת תפקידים בביצוע התאמות בנקים - קיימים 23 משתמשים בעלי גישה והרשאה לביצוע פעולה מסוג

התאמת בנקים. חלק מהמשתמשים אינם חלק ממדור

הנהלת חשבונות ואלא שכן חלקם אחראים על ביצוע

תשלומים והפקדת כספים והמחאות

יתרות פתוחות - נכון לחודש דצמבר 2020 קיימות 3 יתרות פתוחות משנת 2019, בסכום של כ-5,100 ₪, ואילו בשנת 2020 קיימים סכומים רבים שלא הותאמו (חלקם מחודש ינואר 2020).

מורשה חתימה - אין הפרדה בין מורשי חתימה מקבוצה אי למורשי חתימה מקבוצה בי (פועלים, לאומי, מזרחי מרכנתיל)

פרטי בנק של מקבלי שכר שנמצאו בקובץ ספקים -

קיימים 8 טפקיס בעלי פרטי חשבון בנק אחים לעובדים

ספקיט ללא מספר חשבון - קיימים 48 ספקים ללא שיוך למספר חשבון בנק

טפקיס ללא פרטים (כתובת, כתובת דואר אלקטרוני,

פקס) - קיימים 42 ספקים ללא פרטים, כגון: כתובת, כתובת דואר אלקטרוני ופקס

תאריך הונת הצמנה בימי שבתון - נשלפו 2 ההזמנות.

שבוצעו בימי שישי ושבת בהם לא קיימת פעילות של

מחלקת גזברות. לאור תגובת המבוקר נמצא כי המקרים תקינים.

תמצית ההמלצה.

יש לבצע הפרדת תפקידים אפליקטיבית בין עובדים אשר אחראים.

על התאמות בנקים לעובדי אשר אחראים על ביצוע תשלומים.

והפקדות הכספים.

יש להתאים את סביבת העבודת לנוהל העבודה, קרי להקפיד על סגירת חיתרות הפתוחות עד חודש ימים או לחילופין לעדכן את נוהל העבודה בהתאם.

לדעת הביקורת, היעדר הפרדה בין מורשי החתימה יכול ליצור מצב תאורטי בו הבנק יאשר תשלומים חתומים ע"י שני מורשי חתימה מאותה קבוצה בניגוד לנדרש.

על כן, יש לדאוג לכך שאישורי הבנקים יפרידו בין מורשי החתימה לפי הקבוצות המתאימות.

יש לבחון את כל המקרים בהם חשבון בנק הספק זהה לחשבון

חבנק של עובד עירייה

יש להשלים את נתוני הספקים השונים להם לא קיים חשבון בנק

מומלץ להשלים את נתוני הספקים השונים, כגון: חשבון בנק,, כתובת, כתובת דואר אלקטרוני ופקס.

יש לבחון את המקרים שנמצאו

אחריות הטיפול

גזברית העיריה

מנהלות החשבונות.

ס. גוברית העירי

ס. גזברית העיריה

ס. גוברית העיריה

ס. גזברית העיריה

גזברית העיריה

סטטוט.

הטיפול

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

אופן הטופול

רשימת ההרשאות במטרו עודכנח, כך שרק ל- 2 מנהלות.

החשבונות מורשות לבצע התאמות בנקים.

3 היתרות הפתוחות משנת 2019 הותאמו ונסגרו.

היתרות הפתוחות מהוות מיעוט, ונעשה מאמץ לסגור יתרות.

באופן שוטף ויומיומי.

בוצעה הפרדח בין מורשי החתימה מקבוצה אי למורשל החתימה בקבוצת בי.

בעקבות חביקורת, 4 מחשבונות הספקים נסגרו, ספק אחד היא פנסיונרית של העיריה וגם ספקית, ספק אחד הפך להיות עובד עיריה, כרטיס אחד שעליו העירה הביקורת נמצא תקין, אומנם חשבון הבנק זהה, אך מדובר על סניף שונח, ספק אחד מדובר על אותו חשבון בנק, אך סניף שונה

בוצעה בדיקה, 19 מכרטיטי הספקים נסגרו, ביתר הכרטיטים הושלמו פרטי מספר חשבון.

בוצעה בדיקה, 23 מכרטיסי הספקים נסגרו וביתר עודכנו והושלמו הפרטים.

למספר עובדים קיימת גישה לעבודה מהבית.

התנועות בוצעו ע"י סגן הגזברית, חשוב לציין שלעיתים נדרשים אישורים של מורשי החתימה בזמן אמת.

הערות הוועדת לתיקון

ליקויים

הערות הוועדה לתיקור |

ליקויים 1

סטטוס.

הטיפול

בוצע מיפול, ההרשאות. עודכנו בהתאם.

ס. גזברית העירייה

בתיאום מנהל אגף

מחשוב ומערכות

מידע

זש לעדכן את ההרשאות חקוימות במערכת באופן שתתקיים הפרדת תפקידים ברורה בין הגורם המבצע לגורם המבקר, א לחילופין באופן שימנע מצב בו גורם אחד יכול לבצע מספר פעולות.

כספיות בזו אחר זו בתהליך התשלום

הרשאות ובקרות אפליקטיביות - לא קיימת הפרדה בין משתמש אשר אחראי על פתיחת כרטיס ספק במערכת

ועדכונו לבין משתמש אשר אחראי על ביצוע התשלום

לספקים השונים.

בתהליך התשלום, כאמור, העברת מסייב לא תתבצע ללא אישור ? מורשי החתימה המוגדרים במערכת (גוברית.

העירייה וסגנה)

עס זאת, במסגרת הביקורת אחר מיפוי ההרשאות.

הניתנות למשתמשים נמצא, כי אישור מסי"ב ניתנו

לעובדים נוספים

מסי

הממצא

נוהל עירוני - הנוהל העירוני המפורסם באתר האינטרנטי העירוני אינו מעודכן.

על אף שעל פי הנוהל המעודכן זכאי לחניית נכה מי שברשותו אישור ל- 90% נכות, באתר האינטרנט העירוני מפורסם הנוחל הישן הקובע כי וכאי לחניית נכה מל שברשותו אישור ל- 60% נכות.

סקירת חניות נכים מאושרות - נכון לתחילת הביקורת היו 39 חניות נכים בתוקף שאושרו בוועדת תנועה לפני למעלה מ- 3 שנים,

נכון למועד סיום הביקורת ישנן 5 חניות נכים מאושרות מעל 3 שנים שלא חודש להן התוקף.

מסיור שערכה הביקורת ברחבי העיר נמצא שלט חניית נכח שאינו בתוקף אך לא הוסר.

מערכת מידע - לא קיימת מערכת מידע לניהול המידע בדבר חניות נכים. נתוני החניות מנוהלים באמצעות קוב נתונים בפורמט אקסל שנערך על ידי רכזת ועדת תנועה, על פי הנתונים שהצליחה לאתר לאורך השנים.

כמו כן, בהעדר מערכת ממוחשבת לניהול נתוני חניות הנכים נחלשת הבקרה אחר בקשות המועברות לעירייה.

בין היתר, לא מתבצעות התראות בדבר תום תוקף חניות נכים (לעניין זה ראה גס פרק ייאישור זמני לחניית נכים")

ולא מתנהל מעקב אחר בקשות שהוגשו על ידי התושבים.

ולא הועברו לדיון בוועדת תנועה (לעניין ה ראה גם פרק ייהכנה לוועדת תנועה'"")

בקשה לחניית נכה - טפסי הבקשה לחניית נכה

המפורסמיס באתר האינטרנט העירוני אינם מעודכנים

או חסרים.

ניהול רישום בקשות שנדחו - רכזת ועדת תנועה מנהלת.

רישום של הבקשות שנדחו בוועדת תנועה בקובץ אקסל.

מעיון בקובץ האקסל עלה כי לא מצוין תאריך ומספר ישיבת ועדת תנועה בה נדונה הבקשה ונדחתה.

מעקב אחר תיקון ליקויים ממצאי דו''ח חניית נכים

תמצית ההמלצה.

יש לעדכן את הנוהל העירוני באתר האינטרנט ולוודא כי הנוהל.

המפורסם חינו הנוהל המעודכן

יש להקפיד על הארכת תוקף חניות הנכים לאחר 3 שנים, כפי שנקבע בנוהל העירוני. לחילופין יש לבטל את תוקף חניות הנכים שחלפו שנים מתאריך האישור בוועדת התנועה.

יש לוודא הסרת שלט החניה לנכה במקרים בהם חחניות אינן בתוקף.

1. מומלץ לשקול לנחל את מערך חניות הנכים במערכת.

ממוחשבת ייעודית, או לחילופין במודול ייעודי במסגרת.

מערכת ממוחשבת קיימת בעירייה.

2. מומלץ לבחון אפשרות להגשת בקשה מקוונת לחניית נכה,

באמצעות האינטרנט, שתוזן באופן אוטומטי למערכת.

ממוחשבת ותאפשר מעקב שוטף אחר חניות הנכים, החל משלב הבקשה.

יש לנהל רישום מסודר של כל הבקשות המוגשות לעירייה, מיד עס קבלת הבקשה, ולאחר הדיון והחלטת ועדת התנועה יש לרשום את ההחלטה בקובץ המעקב.

יש לנחל רישום מסודר של כל הבקשות שנדחו על ידי וועדת תנועה, כולל כל הפרטים הרלוונטיים, בין היתר מספר וועדת תנועה ומועדה.

הביקורת מציינת, כי מערכת ממוחשבת לניהול פניות תושבים בנושא חניות נכים עשויה לסייע רבות בניהול הבקשות ומעקב אחר הבקשות שלא אושרו.

אחריות הטיפול

עדן בר - רכזת

הועדה

עדן בר - רכות.

הועדה

מחנדס העיר +

רפרנט 318

עדן בר - רכות

הועדה

עדן בר - רכזת

הועדה

סטטוס.

הטיפול

בתהליך

תוקן

בתהליך

תוקן

תוקן

תוקן

אופן הטיפול.

הוכן נוחל חדש, עבר לאישור וועדת תנועה, הוועדה תתכנס ב-

21|2|71

רכות הועדה מנהלת מעקב - חצי שנה טרם סיום התקופה

נשלח מכתב בקשה לחידוש החניה, באין מענה נשלח מכתב שני,

מכתב שלישי נשלח ברשום, וזאת בנוסף לניסיונות התקשרות במייל/טילפון.

במקרים של חוסר מענח לפניות העירייה, ביטול החניה מובא לדיון בועדת התנועה והסרת השלט.

1. רפרנט ח- 318) בעירייה החל בתהליך בדיקה אל מול.

החברה שמספקת את שירותי ה- 218) לעירייה, אך עזב את תפקידו, פורסם מכרו חדש.

2. קיימת האפשרות להגשת בקשה מקוונת לחניית נכה,

באמצעות האינטרנט של העירייה..

טפסי הבקשה המעודכנים פורסמו באתר האינטרנט.

מתבצע רישום מסודר של כל הבקשות ולאחר דיון בוועדה ההחלטה נרשמת בקובץ המעקב.

מתנהל רישום מסודר של כל הבקשות שנדחו הכולל את פרטי

מגיש הבקשה, הסיבה לסירוב ומט' ותאריכי וועדות.

( ספפז אפ" 3

הערות הוועדה לתיקון.

ליקויים

בקשות שאינן מוגשות לדיון בוועדת תנועה - רכזת ועדת תנועה מסרה כי לעיתים מועברות אליה בקשות שאינה עומדות בקריטריונים המזכיס בחניית נכח. במקרים

אלה היא מסבירה לתושב המבקש את הסיבות לאי

עמידה בקריטריונים, ובחלק מהמקרים התושב משתכנע ונמנע מלהגיש את הבקשה לוועדה.

במקרים אלה, בהם הבקשה לא הועלתה לדיון בוועדה, לא מנוהל רישום ולא ניתן לדעת מי היה מעוניין להגיש בקשה ונמנע מכך לאור הבדיקה המקדימה של רכזת

ועדת תנועה.

דיון בוועדת תנועה - מהנדסת העיר, המשמשת חברת.

הועדה, מסרה כי הבקשות מועברות לדיון בוועדת

התנועה לאישור סופי, אולם חברי הוועדה אינם בודקים לעומק כל בקשה, אלא סומכים על הבדיקה של רכות

הוועדה, אשר במטגרת תפקידה נדרשת לבדוק עמידה

בוכאות בהתאם לקריטריונים טכניים שנקבעו

לאור האמור, בידי מזכירת ועדת תנועה יכולת נרחבת להעניק חניות נכים לכל אחד מבלי שמקבלי ההחלטות.

המוסמכים ייבדקו אותה וימנעו שימוש בלתי ראוי

באפשרות שניתנה בידה.

בדיקת מסמכי בקשה להקצאת חניית נכה - העירייה

אינה מקפידה לקבל את מלוא המטמכיס הנדרשים.

בדיקה מדגמית העלתה כל:

1. במקרה אחד לא נמצאו אטמכתאות כלל אלא אישור

על וכאות לגמלת סיעוד בלבד - לא ברור לביקורת על סמך מה אושרח הבקשה ללא הצגת המסמכים, בין החיתר ללא הצגת תו נכה או רישיון רכב.

2. במקרה אחד לא נמצא טופס בקשה - לא ברור

לביקורת על סמך מה אושרה חניית נכה ללא בקשה

מחתושב.

3. במקרה נוסף לא נמצא רישיון רכב-- לא ברור

לביקורת על סמך מה אושרה חניית נכה ללא בדיקת

בעלות על הרכב של הנכה.

4. בשני מקרים נוספים לא נמצא תו נכח.

5. בשלושה מקרים נוספים לא נמצא רישיון נחיגה.

6. במקרה נוסף לא נמצאה ת.ז. וספח.

יישום החלטות הוועדה - לא נמצא כי מתקיים תהליך

סדור של שליחת הודעה לביצוע על גבי טופס ייעודי ולא מתקיים ניהול משימות ומעקב אחר ביצוען.

בהעדר מעקב כאמור לא ניתן לבחון את התהליכים ולא ניתן לדעת מהן הסיבות לממצאים שעלו, בין היתר

במסגרת דוח ביקורת זה, כגון: חנייה שתוקפה תס ולא הוסר השלט, חניות נכים זמניות שלא הוסרו לאחר תום תוקף האישור, וכדי.

1 חביקורת בדעה כי כל בקשה המוגשת לעירייה צריכה לעבור לדיון והחלטה בוועדת תנועה, גס במקרים בהם ברור שהבקשה אינה עומדת בקריטריונים.

2. יש לנהל רישום של כל הבקשות המועברות לעירייה. אחת.

לתקופה יו"יר ועדת תנועה תיבחן באופן מדגמי את הבקשות לעומק.

1. מומלץ לבצע סקירה מלאה על כל בקשה במסגרת דיוני

הועדה על הקצאת חניות נכים, ואף לבדוק את המסמכים המוגשים, ולו באופן מדגמי.

2. מומלץ כי בפרוטוקול וועדת תנועה יצוינו הסיבות שהביאו

להחלטה לאשר או שלא לאשר את החלטה בהתאם לעמידה הקריטריונים שנקבעו בנוחל העירוני.

1 יש לבחון את המסמכים המוצגים לוועדת תנועה ולהעניק חניית נכים בהתאם לתנאים שנקבעו בנוהל העירוני.

2. במידה והוועדה מעניקה חניית נכה למי שאינו עומד

בקריטריונים שנקבעו בנוהל, יש לציין ואת במפורש בפרוטוקול, כולל הסיבות שהביאו להחלטה.

1 לצורכי בקרה ומעקב מומלצ לערוך טופס הנחייה ייעודי לביצוע. כל החלטת ועדה תועבר לביצוע על גבי הטופס.

בחתימת רכות ועדת תנועה ובמקרים נוספים בחתימת גורם.

מאשר רלוונטי נוסף.

2. כמו כן, מומלץ לרכז את ההחלטות במסגרת קובץ מעקב

ולוודא ביצוע ההחלטות.

עדן בר - רכזת

הועדה

עדן בר - רכות

הועדה

עדן בר - רכזת.

הועדה

עדן בר - רכות

הועדה

מיכה חביב -

אחראי על התקנת.

שלטים ותמרורים.

אבי גורן - אחראי

על צביעה וסימוניס

תוקך

תוקן

תוקן

תוקן

1. כלל הבקשות המוגשות לעירייה, כולל בקשות שאינן

עומדות בקריטריונים, משובצות לדיון והחלטה בוועדת.

תנועה.

2. אחת לתקופה מתבצעת בדיקה רנדומלית.

1 לסדר יום/בקשות המוגשות לוועדה מצורפים כלל

המסמכים חנדרשיס לדיון. במהלך הדיון רכות הועדה נותנת סקירה על כל בקשה שהוגשה.לאישור הוועדה.

2. מאחר והפרוטוקול מפורסם באתר העירייה, מטעמים

של צנעת הפרט לא מפרטים את הסיבות שהביאו

להחלטה לאשר/לא לאשר. רישום שכזה מתנהל בקוב

נפרד.

1 כל בקשה המוגשת באופן חלקי ודורשת השלמת.

מסמכים, אינה משובצת לועדת התנועה.

2. מטעמים של צנעת הפרט, הסיבות מפורטות בקוב

מעקב ולא בפרוטוקול עצמו.

1. מתנהל קשר רציף של רכזת הועדה אל מול גורמל

הביצוע, מרגע הפצת פרוטוקול ועדה חתום ועד לסיום הליך הביצוע בשטח.

2. קיים קובץ מעקב ביצוע ותיקיה של תיעוד.

10

12

מדגם חניות נכים - נמצאו שלטי חניית נכה שלא הוסרו

למרות שתוקף החנייה הסתיים. להלן שני מקרים:

1. מבדיקה שערכה הביקורת בתאריך 0 עלה

כי חניית הנכה ברחוב האלונים 7 אינה בתוקף נכון למועד הביקורת אולם השלט עדיין במקומו ולא

הוסר.

2. מבדיקה שערכה הביקורת בתאריך 3.6.2020 עלה

כי חניית הנכה ברחוב ישראל פוליאקוב 10 אינח

בתוקף נכון למועד הביקורת אולם השלט עדיין

במקומו ולא הוסר.

חניית נכים למי שיש חנייה פרטית -

1. מסיור שערכה הביקורת ברחבי העיר נמצאה חנית

נכים סמוך לבית פרטי ברחוב האלונים 7 הכולל

שטח חנייה בחצר.

2. לעיתים ניתנו חניות נכים למי שיש ברשותם חנייה

פרטית לאור העובדה שברשותס רכבים גדולים עס

מעלון והם צריכים מקום (רחב לתמרון המעלון -

זאת בניגוד להנחיות הנוהל העירוני

אישור זמני לחנלית נכים - ניתנו אישורים לחניית נכים מעבר לתקופת תוקף האסמכתאות שהוצגו. להלן

דוגמאות לאישורים זמניים שלא נשללו עס תום פקיעת

תוקף האישור שנמצאו במהלך חביקורת :

מיקום החניה בסמוך אושר בוועדת תנועה מיום מסי

הועדה הערות

אבא אחמאיר 2/10 1.12.2016 יונ-16 מאושר לשנה

ספיר 2 27.11.2019 מאי-19 מאושר לחצי שנה

מסדה 1/4 1.8.2019 אפר-19 מאושר לשנה

יצוין כי הביקורת ערכה מדגם של 4 מקרים בהם ניתן אישור ומני וב- 3 מהמקרים נמצא ליקוי כאמור.

יש לוודא כי כל הרכבים המאושרים מופיעים בקובץ חניות הנכים

המאושר. במידה ותוקף האישור פג יש לוודא הסרת התמרור ממקום החנייה..

. יש לאשר חניות נכים למי שאין לו חניה פרטית, כפי שנקבע בנוהל.

. יש להסיר את שלט חנית הנכה במקרים בהם תס תוקף חניית הנכה.

. במקרים חריגים בהם מאשרים חניות נכים למי שיש חניה

פרטית, יש לציין ואת במפורש בפרוטוקול ולציין את

הסיבות לאישור החריג..

ככל שמדיניות העירייה להקצות חניית נכח למי שבבעלותו

חנייה פרטית במקרים חריגים יש לעדכן זאת בנוהל העירוני

2

יש לנהל מעקב אחר תום תוקף האישורים לחניות נכים ולחדש את האישורים או לחילופין לחסיר את החניות ולהשיבס לרשות הציבור הכללי.

עדן בר - רכזת

הועדה

מיכה חביב -

אחראי על התקנת.

שלטים ותמרורים

עדן בר - רכזת

הועדה

עדן בר - רכזת.

הועדה

תוקן

תוקו

תוקן

שלטי החניות שאינן בתוקף הוסרו.

בנוחל העירייח העדכני - בסעיפי הסייגים לאכאות נכתב כי -

אדם אשר קיימת בבעלותו/ חזקתו חניה פרטית לא יהיח וכאי להקצאת חניה שמורה לנכה בשטח הציבורי וגם אס הגדרת.

נכותו עונה על הקריטריונים לאישור הזכאות.

עוד נכתב, כי אס החניה שבחזקתו/בעלותו אינה עונח על צרכיו כנכה מאחר וברכבו מותקן מעלון והחניה שברשותו אינח מאפשרת את מרחב התמרון לכניסה ויציאה, יהיה עליו להמציא מסמכים המתעדים כי ברכבו אכן מותקן מעלון (ע'יר אישורים של אציימ וכדי), בנוסף, רכזת הועדה תצא לסיור במקום תצלם את החניה, תשקף את הבעייתיות בפני חברי הועדה על מנת להחריג את ההחלטה ולהשאירה לשיקול דעת חברי הועדה.

רכות הועדה מנהלת מעקב שוטף (פירוט בסעיף 2)

מס?

הממצא

נהלי עבודה - לא נמצאה התייחסות לניהול המאגר

במסגרת נוהל העסקת יועצים

ועדת התק שרויות -

1.. נמצא כי הפרוטוקולים אינם כוללים את חתימת

היועמייש כנדרש בהתאם לחוזר המנכ"ל..

2. בפרוטוקול הדיון מיום 28.1.19 נמצאו מספר

ליקויים : לא נערך בפורמט של פרוטוקול כפי

ששאר הפרוטוקולים של הועדה שהועברו

לביקורת נערכו וכן לא קיבל מספר סידורי.

אישור רישום למאגר - מבדיקת הביקורת נמצא כי נושא הרישום למאגר היועצים מוצג ב-- 2 מקומות שונים

באתר האינטרנט העירוני בשני מקומות שונים, האחד תחת ייקבציס להורדהיי כאשר מוצגים 3 קבצים להורדה והדפסה ובכללם הקול הקורא, ובלשונית מכרזים

ודרושיס שס מפורט הקול הקורא ותנאי הסף

נתוני המאגר -

1. נמצאו ספקים שוניסם אשר קיבלו אישור על

רישום במאגר אך אינם רשומים בקובץ המאגר.

2. כפי שעולה מנתוני הטבלה ישנם 18 יועצים שלא

ניתן לדעת באיוה תחום הס נבחרו לספק את.

שירותיהס לעירייה כיוון שתחום הייעוץ שלהם.

בקובץ ספקים ריק. המשמעות הינה שהטופס

המקוון אינו מחייב בחירת תחום ייעוץ לצורך

הרישום.

3. מבדיקת הביקורת את תתי התחומים עולה כל

ישנן חזרות רבות על תתי תחומים כך למשל תחת

ייאדריכלות ותכנון עריםיי מופוע פעמיים יייוע

נגישות לתוכניות" ו-3 פעמים בניסוח שונח -

מנהלי תכנון ו-4 פעמים בניסוח שונה עורכי

פרוגרמות.

הביקורת ממליצה כי העירייה תעגן במסגרת הנוהל הקיים אף את

מעקב אחר תיקון ליקויים ממצאי דו''ח ביקורת בנושא העסקת יועצים.

תמצית ההמלצה.

נושא ניהול המאגר תוך התייחסות לאופן הקמת המאגר, ניחולו והתחזוקה שלו

מומל כי הפרוטוקולים העוסקים בדיונים בפטור ממכרז בהתאם.

לנוהל התקשרויות יחתמו אף על ידי היועץ המשפטי, בנוסף פרוטוקולים אלו יתועדו בדומה לאופן שבו מתועדים הדיונים

באישור רישום יועצים למאגר ואישור לפניה למציעים, כך שיכללו

מספור טידורי נפרד, ניתן יהיה לוהותס בקלות

על העירייה לדאוג לעדכן את אתר האינטרנט העירוני באופן שיאפשר רישום מקוון ונוח למאגר היועצים

1

2

מומל\ כי יערכו בחינת שלמות נתוני המאגר על ידי גורם שימונה על ידי הוועדה.

למרות שלא קיימת חובה מומלץ לכלול את תאריך הרישו של היועץ וזאת לשם קיום מעקב שוטף של הוועדה כי היועצים אשר נכנסו למאגר אכן אושרו על ידי הוועדה קודם לרישומס במאגר, וכי רשימת הספקים אכן מעודכנת.

אחת ל -- 3 שנים על פי סעיף 7.1.2.4 לחוזר.

. מומלץ כי במסגרת מילוי פרטי היועץ, אחד משדות החובה

יהיה ייבחירת תחום ייעוץ - קטגוריו

. מומלץ כי אחת לתקופה, תפיק הוועדה קובץ לבחינת

המחלקות על מנת לוודא את נכונות סיווג המאגרים

שהוקמו במערכת ושיוך הספקים אליהם, בסיום בחינה זו תאשר הוועדה את המאגרים הקיימים בעיריית

אחריות הטיפול.

מוכירות העירייה

מזכירות העירייה

מזכירות העירייה

בתיאום דוברות.

הנהלת העירייה +

וועדת התקשרויות.

סטטוס

הטיפול

תוקן

תוקן

תוקן

בתהליך

אופן הטיפול

נוהל התקשרויות לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים עודכן, קיימת התייחסות לנושא בנייה וניהול מאגר היועצים.

החל מינואר 2071, קיימת הפרדה בפרוטוקולים של ועדת.

התקשרויות בין נושאים של פטור ממכרו לבין נושאים של העסקת יועצים.

על הפרוטוקולים חתומים ע"י מנכ"ל העירייה, גזברית העירייה, יועמ"ש או מי מטעמו ורהייע.

אתר האינטרנט עודכן, במסך הראשי של האתר קיימת

האופציה/לשונית לרישום מקוון למאגר יועצים.

העירייה נמצאת בתהליך לבחינת מעי ממוחשבת לרישום וניהול.

מאגר יועצים/מכרצים באופן שוויוני.

הערכה היא שניתן יהיה להתחיל את השימוש במעי לקראת.

סוף 2022.

| סנ

הערות הוועדה לתיקון

ליקויים

צף

ס

אישור הפנייה למציעים -

1 מסקירת 11 הפרוטוקולים במדגס נמצא כי לא

קיים אישור של הוועדה טרם יציאה להליך

תחרותי בין הספקים במאגרים אלא לעיתים

בלבד.

2 נמצא כי הפרוטוקול מציין פנייה ל-- 4 משרדי

עו"ד לשם קבלת שירותי גבייה, זאת למרות

שהמאגר מכיל 2 יועצים בלבד: נ.ר וכן ב.י.

3. מנתוני חוות הדעת המקצועית שהוגשה לוועדת.

החתקשרויות נעשתה פנייה ל-5 מציעים חיצוניים

בבקשת שיגישו מסמכים אשר יאפשרו רישומם

למאגר היועצים העירוני. לא נכללו בבקשה 2

שמאים נוספים אשר רשומים במאגר היועצים.

העירוני והם לא נבדקו ולא אושרו על ידי הועדה

לצורכי ההתקשרות האמורה.

4. מבדיקת הביקורת עולה כי מלבד פרוטוקול אחד,

לא נערכו על ידי ועדת ההתקשרויות דיונים

מקדמים לאישור רישום מציעים ו/או הפנייה

אליהם, עבור אף אחד מהפרוטוקוליס לאישור

התקשרויות בהתאם לתקנה 8(3) אשר נמסרו

לביקורת

אישור ההתקשרות -

1. נמצא כי הוועדה אינה קובעת אמות מידה

מיקצועיות טרם הפנייה לספקים, ואת בניגוד

לסעיף 8.5 לחוזר. אמות המידה בכניסה לרישום

אינם משקפות את אמות המידח הנדרשות לביצוע.

העבודה הייחודית של היועץ, ועקב כך הינם

כוללניות ואינן יכולות להחליף את הצורך באמות

מידה פרטניות לעבודה הנדרשת על ידי העירייה.

2. חוות הדעת המקצועית של המחלקה המבקשת

המוגשת לוועדה נעשית בדרך כלל בעל פה במהלך

הדיון ואינה מוגשת לעיון הועדה במסמך כתוב

ומנומק, וזאת בניגוד לסעיף 8 בחוזר המדבר על

אמות מידה לקבלת ההחלטה.

פרסום - מבדיקת הביקורת נמצא כי בניגוד לנדרש

בהתאם להוראות חוזר המנכייל, הועדה אינה מפרסמת.

את רשימת חיועציס הכלולים במאגר. פרוטוקולי דיוניה

והחלטותיה המנומקות אינן מפורסמות במסגרת

פרוטוקולי הועדות הרבים המפורסמיס באתר העירייה והיא טרם פירסמה דוח שנתי הכולל פירוט ההתקשרויות.

שאושרו בפטור לפי תקנה 8(3)

1 חביקורת ממליצת כי הועדה תתכנס אחת לתקופה שתקבע.

ולכל הפחות פעם בשנה לצורך אישור היועצים שנרשמו למאגר היועצים העירוני.

2.. הביקורת סבורה כי יש לצמצם ככל האפשר בפטור הקבוע בתקנה 8(3), בכל הנוגע לתחומי התקשרויות אשר קיימים עבורם מס גדול של מציעים אפשריים, על מנת למאפשר קיום הליכי התמחרות ובחינה איכותית כמקובל במסגרת הליכי מכרז או מכרז זוטא רגילים.

3. אין לאפשר פנייה ליועצים שלא נרשמו באופן מסודר

וכנדרש למאגר היועצים העירוני.

הביקורת ממליצה כי חוות הדעת המקצועית המפורטת והמנומקת.

תוגש לעיון הועדה ולא תימסר בעל פה במהלך חדיון בלבד.

הביקורת ממליצה כי הועדה תפעל לפרסום מלא ושקוף של רשימת.

המציעים הכלולה במאגר היועצים המאושר, של החלטותיה ושל הדוח השנתי המטכס את האישורים שנתנה.

מזכירות העירייה

+ ועדת

התקשרויות

מזכירות העירייה

+ המח' המקצועיות,

מזכירות העירייה

תוקן

תוקן

תוקך

1 הוועדה מתכנסת לפחות פעם בשנה ועפייי הצורך של המחי המקצועיות.

2. תוקן, במהלך השנה האחרונה העירייה פועלת לפרטם

מכרזים (תכנון, ייעוץ משפטי ועוד).

3. תוקן, הפנייה ליועצים מתבצעת מתוך המאגר.

חווייד מקצועית כתובה מוגשות לעיון הוועדה, בנוסף לחווייד משפטית.

אחת לשנה מפורסמת באתר האינטרנט של העירייה דו"'ח מסכם של ההתקשרויות שבוצעו,

הדוייח כולל את מסי פרוטוקול, שס הספק, תחום, מחי אחראית וסכום ההתקשרות.

ועדת לכש הצעות פטורות - נמצא כי פרוטוקולים

המבוצעים במסגרת ועדת הרכש להתקשרויות עד

0 מ וכן פרוטוקולים המתייחסים לוועדת.

התקשרויות בנושא יועצים נושאים את אותו שס

פרוטוקול :ייועדת רכש ובלאייי וניתן להפרידס באמצעות

חברי הוועדה וסכומי ההתקשרות. הדבר עלול לגרו

לתקלות בכך שלא ניתן יהיה להבחין בין הפרוטוקולים של 2 הוועדות לצורך בחינת אישורי הוועדה אחר פנייה לספקים אשר רישומס אושר על ידי וועדת יועצים.

פיצול הזמנות - הביקורת מעירה כי במסגרת דיוני

הוועדה לא מוצגים בפני חברי הוועדה הן על ידי

המחלקה המגישה את ההצעות והן על ידי מזכירת

העירייה מהו סך ההתקשרויות עס הטפקיס שהיה עד כה במהלך השנה, כך שקיים סיכון כי סך ההתקשרויות עס הספק הינו גבוה מ- 143,200 ₪, סכום אשר גבוה ממנו נדרש היה קיום הליך מכרוי. באחריות הוועדה לבחון כי לא מבוצעת התקשרות עס ספקים מעבר לסכום המכר

כפוף לתקנות המכרזים.

מומלץ כי יבוצע שמות הוועדה ישונו לאחר היוועצות עס היועץ'

המשפטי של העירייה, על מנת להפריד בין 2 הוועדות

מומלף כי בעת התכנסות נציג הגזברות יציג בפני החברים את כרטיסי הספקים המציעים וזאת על מנת לוודא שלא קיימת התקשרות מעבר ל -- 143,200 לספק באותו תחום עיסוק. יצויץ כל המלצה זו מקובלת אף על ידי מזכירת הוועדה

מצכירות העירייה

גוברות בתיאום

אגף מחשוב

ומערכות מידע

תוקך

בתהליך

קיימת הפרדה בוועדות ובפרוטוקולים -

ועדת התקשרויות פטור ממכרצ

ועדת התקשרויות העסקת יועצים.

הנושא דורש פיתוח, נעשתה פנייה לחברת מטרופולינט, נמצא בבדיקה.

חשוב לציין, כי לא נמצא פגם בהתנהלות הוועדה.