פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 16122020

הוועדה לענייני ביקורת

פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת מיום 16.12.20 בנושאמעקב תיקון ליקויים מדו"חות מבקר העירייה בשנים 2020-6201

נוכחים

רז שגיא - יו"ר הוועדה לענייני ביקורת

הרב יעקב אדמוני - חבר הוועדה לענייני ביקורת

ד"ר יוכי פנחסי אדיב - חברת הוועדה לענייני ביקורת אילן הררי - מנכ"ל העירייה

ניר אבנון - מבקר העירייה

רחל מדר - רכזת הוועדה לתיקון ליקויים (באמצעות הטלפון)

עו"ד רוית קוממי – חברת הוועדה לתיקון ליקויים

המבוקרים כמפורט להלן

נושא: עמותת הספורט

נוכח לדיון: אליוסף –מנהל עמותת הספורט

רז- טרם נחתם בין העמותה לבין העירייה הסכם הסדרת היחסים כמתבקש. אני רוצה לדעת, מתי תוכל הוועדה לראות הסכם כזה?

אילן- בישיבת מועצה הבאה לאחר התקציב. עד פברואר נביא לאישור המועצה.

רז- מה נעשה לגבי איחור באישור הדו"חות הכספיים של העמותה וכן בנוגע לעריכת ושמירת הפרוטוקולים?

אליוסף- הדו"חות אמורים להיות מאושרים ביוני. לקח זמן עד שהתארגנו ודרשנו זאת מהרו"ח. הדירקטוריון אישר דו"ח כספי בשבוע שעבר. הוגשה בקשת דחיה מסודרת.

רז- האם הושלם מינוי נציגי ציבור החסרים בדירקטוריון?

אליוסף- גב' שפירא אמורה להתמנות ולהשלים את החסר.

יוכי- צריכה להיות אישה נוספת בדירקטוריון, מדוע טרם מונתה?

הוועדה לענייני ביקורת

אליוסף- העליתי זאת בפני הדירקטוריון. יום א' זה יעלה בפני וועדת כוח אדם ויטופל בהקדם.

רז- האם הועלתה התדירות של ישיבות הוועד המנהל?

אליוסף- הבנתי מהדו"ח שצריך לכנס ארבע ישיבות בשנה. בתקופה שלי היו כבר 3 ישיבות בתוך 4 חודשים

יוכי- הפרוטוקולים הופצו לכל חברי הדירקטוריון? הם חתומים?

אליוסף- בוודאי, ממוספרים, חתומים. שניים כבר הופצו. אחד ממתין לחתימה אצל ראש העיר.

יוכי- שבוע ועדיין לא נחתם?

אליוסף- כן, עומס.

רז- מה קורה עם הוועדות בעמותה? האם יש נהלים מסודרים? האם יש תיעוד? האם

החלטות מתועדות?

אליוסף- יש כמה וועדות. הוועדות מתפקדות, היחידה שלא התכנסה עדיין במשמרת שלי זו וועדת ההנחות.

רז- זו הבעיה שהיא לא מתכנסת. דו"ח המבקר מתייחס ל כלל הוועדות והעיר במיוחד על הוועדה הזו.

זו וועדה שעוסקת בכסף ואם לא תהיה שקיפות ושוויוניות, זו עבירה.

אליוסף- אני לא נתקלתי עדיין בבקשה להנחה. כך שמבחינתי כולם משלמים אותו הדבר כרגע.

רז- זה לא בסדר, יש הורים, משפחות.

אליוסף- לא הובא לידיעתי עדיין. עקב הקורונה ממרץ אין פעילויות כמעט.

יוכי- מה כן פעיל בתקופה זו בעמותה?

אליוסף- זה משתנה. בשבוע האחרון יש פעילויות ליגות. כדורסל, כדורגל, הליגות הפנימיות:

כדורשת, כדורעף.

יוכי- זה פעיל הכדורשת? כמה רשומות בכדורשת? כמה קבוצות יש לך?

אליוסף- הייתה תקלה במערכת מטרו ולא יכלו להירשם בכל החוגים. עד אמצע שבוע מקווה שיהיו ארבע קבוצות. בכל קבוצה בערך 12 בנות

יוכי- היו 500

אליוסף- האימונים שנעשים זה תשלום אחד, ה-500 זהבהשתתפות במשחקי הליגה. שני דברים שונים.

טניס וטניס שולחן ביטלנו.

הוועדה לענייני ביקורת

רחל- תקלה במטרו זה אומר גם שאתה לא גובה כסף

אליוסף -אני לא יודע אם הגביה לא עובדת אני יודע שההרשמה למטרו לא מאופשרת .

המערכת איטית. שירות לא טוב.

יוכי- עמותה זה עסק ומה שאני מבינה שאין כרגע הכנסות לעמותה והוצאות בטח יש לך אליוסף- הוצאנו לחל"ת 90 אחוז מהעובדים. צמצמנו גם את הנושא הזה ואין הרבה הוצאות כי אין הרבה פעילויות.

יוכי- אתה לא תכנס לגירעון?

אליוסף- אני לא יכול להיכנס לגירעון, אין לי אפשרות. יכול לומר על כל תאגיד עירוני אחר אם יש לו הוצאות שנכפו עליו. בסופו של דבר אנו מתכננים שנה ואנו לא יודעים מה יהיה שנה הבאה. אני אמור להגיש עוד שבוע תקציב לאישור ואני לא יודע מה יהיה איתו. מדובר במספרים בהערכה מאוד גסה.

רז - איפה נהלי העבודה של העמותה?

אליוסף- יש נהלים, הכל במחשב. יש נוהל רכש, כוח אדם, מכרזים..

יוכי- יש לך נוהל ניהול ופיקוח על חוגים? איך אתה מתפעל חוגים? פעילויות?

אליוסף- 90 אחוז מהפעילויות שלי זה ספקיםובחוזה מוגדר להם בדיוק איך זה עובד.

יוכי- יש לך דברים שאתה מפעיל עצמאית?

אליוסף- יש לי את הכדורסל ועכשיו התחלנו עם הכדורשת. מה יש פה לעשות נוהל?

יוכי- אתה יכול להראות לנו דוגמא לנוהל? תוכל לשלוח מחר?

רז- אני רוצה את כל הנהלים. כל דוחות הכספיים.

אליוסף- אין בעיה.

רז- וועדת ביקורת יש לכם?

אליוסף- היכן ראית שיש עלויות גבוהות?

רז- כתוב בדו"ח: שיעור הוצאות הנהלה וכלליות לא שיקף את המציאות ויש עירוב בין עובדי

העמותה והעירייה.

ניר- משה דעוס למשל משרת את העמותה אך מועמס על העירייה. היו גם מזכירות כאלה, ולהיפך.

טופל. המזכירות המדוברות עזבו ובסוף שנה משה דעוס אמור לחזור לעירייה.

אילן- משה מסיים את תפקידו בעמותה וחוזר לעירייה.

אליוסף- אני ביקשתי מלואי ארכה של כמה שבועות כי אני צריך לעשות חפיפה לאדם שיחליף אותו.

הוועדה לענייני ביקורת

רז- מדובר באדם העובד בעמותת הספורט, כמה שבועות חפיפה זה מוגזם.

רז- לגבי וועדת הביקורת? האם יש גוף מבקר?

אליוסף- יש גוף מבקר. אני שאלתי את היועץ משפטי שלי ומשה דעוס התייעץ עם רחבעם ואמר שלא צריך וועדת ביקורת כל עוד יש גוף מבקר (רו"ח מבקר).

ניר- ההערה הייתה על אופן המינוי שלו ועל כך שלא ביצע ביקורת בעמותה.

אליוסף- גם את זה בדקתי. מה שנקרא, מה שעבר עבר. השנה הוא הוציא כבר דו"ח והוא חתום ומאושר.

רז- למה לא שלחת לנו העתק?

אליוסף- זה עכשיו היה, עדיין לא נחתם זה בחתימה אצל ראש העיר.

רז- נא לשלוח העתקים גם לוועדה לענייני הביקורת.

אליוסף- לאחר שיאושר בישיבת הדירקטוריון נשלח העתקים.

רז- מה לגבי הרו"ח המבקר שמספק גם שירותי הנהח"ש ושכר? זה עלול ליצור ניגודים עניינים. צריך להיות רו"ח שיוכל לבקר גם את הניהול הכספי. איחדו את שני התפקידים האלו ולא ניתן לעשות בקרה.

אליוסף- נכון. בדקנו את הנושא הזה גם. היועמ"ש והגזבר אמרו שאין צורך בהפרדה הזו.

ניר- זה לא בלתי חוקי. אך לא רצוי.

יוכי- זה חמור ולא ענייני. לא עושים דברים כאלה אילן- מבקש לטפל בזה אם זה לא תקין

יוכי- היועמ"ש אמרה לך שאין שום בעיה עם זה?

אליוסף- היועמ"ש של העמותה לא של העירייה. יש לעמותה יועמ"ש נפרד יוכי- אפשר חוו"ד כתובה?

רז- כמו שיוכי אמרה אתה תוציא לנו חוו"ד חתומה שזה מה שהיועמ"ש של העמותה טוען ואם המבקר יקבל אותה אז זה בסדר.

יוכי- לפעמים יש דברים גבוליים. אתה בעיניי כמנהל, אמור להחמיר. אם המבקר אומר לך שיש בזה טעם נפגע (ואני מכירה את זה מהרבה מאוד ארגונים בהםזה לא קיים) אז אסור שזה יקרה.

אליוסף- אני לא מתנגד

רז- תהליכי עבודה רבים נעשים .. האם יש לך אתר אינטרנט?

אליוסף- מטופל. סיימנו את הנושא הזה של ההצעות מחיר. אנחנו עכשיו אמורים לבצע

הוועדה לענייני ביקורת

רז- אפשר תאריך?

יוכי- איזו הצעת מחיר קיבלת?

אליוסף- מדובר על משהו כמו 15 אלף שקלאני עושה משהו שהוא אינפורמטיבי אין לי גביה באתר. לפי החוזים שהם העבירו זה פלוס מינוס 14 ימי עסקים שהאתר יעמוד.

רז- האם יש הגדרות תפקידים כמו שצריך?

יוכי- האם יש הסכמי עבודה? העובדים שלך מחתימים שעות?

אליוסף- בוודאי. יש לכולם חוזים וכולם מדווחים שעות עבודה. יש הגדרות תפקידים ברורות, אנחנו גם עכשיו לוקחים יועץ ארגוני. התחלתי תהליך של הצעות מחיר יאושר ביום א'

בדירקטוריון ואז לצאת לדרך.

יוכי- יש לך רכז ספורט? יש דבר כזה?

אליוסף- אני חושב שצריך להיות אבל אין לנו

יוכי- מה עושה אסנת?

אליוסף- אסנת בכדורשת. לכל ענף יש רכז

רז- חידוש הסכמים עם מפעילים נעשה בדיעבד ולא למפרע.

אליוסף- כל החוזים בתוקף, יש חוזים שצריכים להסתיים בשנה הקרובה וחוזים שיצאו בפברואר.

רז- תהליך הרכש סודר?

אליוסף- עשינו נוהל, בוצע.

רז- העסקות כוח אדם?

אליוסף- בינתיים רק מצמצמים לי.

רז- תהליכי השכרת מגרשים נעשו בתהליך לא תקין ושונה מהמקובל?

אליוסף- השכרת אולמות זה מח' הספורט.

רז- יש 2 קבוצות כדורסל שמתעמלות באולם בבגין ובאיםואומרים להם תזוזו שעה קדימה ואתם שעה אחורה ותפנו את שעה 18:30 הכי נדרשת ביום גואת השעתיים האלו נותנים במחיר של שעה בלבד לקרוב משפחה של מי מהגורמים הקשורים שמכניס שם בכלל קבוצה שבכלל שייכת למקום עבודה אחר. אני מספיק מכיר.

אליוסף- זה היה

רז- זה היה. אני רק לא רוצה שזה יקרה במשמרת שלך אליוסף- אין דבר כזה

הוועדה לענייני ביקורת

יוכי- את זה אני מכירה, עכשיו יש סיפור חדש, אנחנו מכירים את בנות הכדורשת הידועות, למה לא נותנים להם להשכיר?

אליוסף- לא נותנים לאף-אחד להשכיר

יוכי- למה?

אליוסף- כי יש הנחיה מלמעלה שאין השכרה בתקופת הקורונה לאף אחד. זה המצב וזה לא רק הבנות.

יוכי- כולם? לאף אחד לא נותנים להשכיר?

אליוסף- כולם. גם הכדורסל. הייתה טעות שהמדיניות לא הייתה ברורה וזה ירד באותו יום מלמעלה שזה ככה שאין לאף אחד.

יוכי- אם הייתי צריכה עכשיו להשכיר אולם, הייתי באה אליך או למחלקת הספורט ?

אילן- לאמירה במחלקת הספורט.

אליוסף- אם מדובר בפעילות ספורט מאורגנת, אמירה בודקת קודם כל אם יש את התחום הזה שמטופל ע"י העמותה.

יוכי- למה?

אליוסף- כי זה הנוהל. כדי לא ליצור סוג של תחרות ולפגוע באותו המפעיל, זכיין קיים או למפעיל ישיר שזה אנחנו.

יוכי- איפה זה כתוב?

רוית- בנוהל

יוכי- מה ששלחת לי ב25.11 ? אנחנו בדצמבר אני קיבלתי נוהל ב25.11 אני מניחה שזה משהו שקרה לאחרונה מהשבועיים-שלושה. הסיפור של הכדורשת הוא הרבה לפני.

אליוסף- זה לא נכון. אני לא יודע מה קיבלת אני יודע מה היה. ישבנו כאן בישיבה חודש אחרי שנכנסתי לתפקיד והוגדר שיש סדר עדיפויות להשכרה. והסדר עדיפויות אומר, פעילות העמותה קודם, אח"כ מקום בלב/עירייה ואז על בסיס מקום פנוי לספורט עממי בלבד. ברגע שיש בקשה לשכירת אולם, אמירה במח' הספורט בודקת קודם כל אם יש פעילות מאורגנת בתחום הזה תחת העמותה.

יוכי- אין לך באמת הסכם אסדרה בין שני הארגונים. הכדורשת זה הדבר הכי טוב שקרה בדו"ח. יש משהו לא הגיוני למה שאתה אומר. יש לי עדיפויות ולוח זמנים אם אני אדם פרטי ולא זכיין אני לא יכולה להשכיר.

אליוסף- הבקשות שניתנו לנו היו בקשות מתחכמות ולא באמת היה מדובר בספורט עממי יוכי- אני מבקשת אילן, אני ביקשתי בקשה למידע, ועד היום לא קיבלתי, אני קיבלתי ממך מכתב התייחסות למייל שלי שלא נדון בזה עכשיו.

הוועדה לענייני ביקורת

אליוסף- שלחנו לך הכל. היו שתי בקשות שלך ושל מיכל יוכי- אני לא קיבלתי.

אני לחלוטין איתך, אתה בתקופת זמן כ"כ קצרה והכל תוקן, אני רואה בסה"כ שיש פה הרבה מאוד דברים שתוקנו. הדו"ח הזה היה מספיק חמור ומעיד על הרבה דברים בעיקר ניהוליים ואני מבינה שאתה עושה פה עבודה.

אני אדרוש לדו"חות הביקורות הבאים שתבוצע ביקורת חוזרת, כדי שאנחנו נוודא שתוקן.

אני רוצה לשמוע איך סגנון העבודה שלך מתוך העמותה? איך אתה מקבל את ההחלטות?

אתה מורשה חתימה?

אליוסף- לפני חמישה ימים נהייתי מורשה חתימה

יוכי- אתה חותם על צ'קים?

אליוסף- אני אחד מתוך ארבעה שחותמים

רז- מי חייב לחתום? האם אתה הוא זה שמוגדר שחייב להיות חתום?

אליוסף- אני הראשון, כי הכל עובר אצלי

רז- אני רוצה להבין, האם יכולים שני פוליטיקאים לחתום על צ'ק בלעדיך?

אליוסף- לא נדרשתי לזה, אתם אמרתם שתבדקו את זה. ראש העיר בישיבת הדירקטוריון האחרונה אמר מאחר והאחריות היא של המנהל אז הוא צריך להיות הראשון שחותם, אני חושב שזה עונה

רז- אז אני מבקש שבנהלים שלכם יהיה כתוב שהחתימה שלך חייבת להיות אחת מבין השתיים

אליוסף- בסדר. חשוב גם שצריך להיאמר שמעל סכום מסוים גם בכיר בעירייה חייב לחתום יוכי- ומי חותם שני?

אליוסף- או ראש העיר או עומר.

רז- מורשה חתימה שמחויב לחתום ובנוסף אליך חותם שני אליוסף- אגדיר את זה ככה, מנהל או מנכ"ל עירייה רז- אם מנכ"ל העירייה חותם ואתה חותם אין לי שום בעיה יוכי- תכנית העבודה על העירייה, תכנית האב העירונית, הסכם אסדרה אין עד פברואר..

אליוסף- יש תכנית, עד שתהיה הסדרה אני חייב לעבוד רגיל.

ניר- רשות הספורט יותר משימה של העירייה פחות של העמותה כי זה בעצם כולל גם את המחלקה והעמותה

הוועדה לענייני ביקורת

רז- הסכם האסדרה צריך להביא הכל בחשבון.

נושא: חיבורים לא מורשים לחשמל

נוכח לדיון: דני לוי- מנהל מח' חשמל

רז- קיימים מוסדות מדו"ח המבקר לשנת 2016 כמו: בית כנסתאחוזת אחים, קהילת יעקב, כולל של ברסלב, מקווה, בית כנסת ספרדי של נווה אפק, בית כנסת בג'ון קנדי, בית כנסת אבן העזר ועוד. כל המוסדות הללו עפ"י מה שאני יודע (בדו"ח כתוב שבוצע מיפוי) השתמשו בחשמל ע"ח העירייה ולא חויבו. אנחנו ב-2020 .האםהותקנו מונים במוסדות האלה והאם כבר התחלתם לעשות תחשיב כפי שהתחייב הגזבר שיעשו להם תחשיב רטרואקטיבי? דובר על כך שאחרי שלושה חודשים יותקן להם שעון, האם הותקן לכולם שעון? האם כבר מחייבים אותם בחשמל? האם עברו כבר השלושה חודשים? וכבר עשו להם ממוצע וחייבו אותם על כל השנים שלא שילמו?

הרב יעקב- עזוב מה שהיה, לא צריך לקחת החזרים.

רז- למה, אנחנו צריכים לממן את מד"א?

רוית- יש בעיה לפי הפסיקה לחייב רטרואקטיבית. אומנם לכאורה לא בסדר שלא שיל מו חשבונות חשמל , לא יודעת איך אפשר לחייב באופן רטרואקטיבי. במשך שנים אותם מוסדות/גופים לא שילמו חשמל.

ניר- ולא נדרשו גם לשלם

אילן- עכשיו נדרשים

רז- אני רוצה להבין איפה אני נמצא עפ"י דו"ח 2016 האם נותקושמו שעונים?

רוית- לא לכולם. לחלק הותקנו מונים משניים

דני- נשארו שניים. מחר בבוקר מתקינים גם להם.

רוית- זה שניים מתוך אחד עשר.

דני- כל המערכת הזאת זו מדיניות שהייתה. המבקר הוציא דו"ח בשנת 2016 , העירייה לא חיברה אף אחד. כל אחד קיבל ממישהו אחר, העירייה עצמה לא חיבר ה לאף אחד את החשמל. יש גופים שיושבים בתוך בניין של העירייה, יש את השירותים החברתיים, פורום נשים, בית כנסת הספרדי. כולם על מונה אחד, אני שלוש שנים דורש מחברת חשמל והם לא מוכנים להפריד. מה יש לעשות?

ניר- שעון משני

דני- עד שהבאנו קבלן שסידר והפריד את המערכות. צריך שיהיה מערכת נפרדת לכל אחד.

רז- רק מונה הוא הנפרד

הוועדה לענייני ביקורת

דני- הפרדנו את הלוחות כלומר, היום הבית כנסת צורך חשמל לבד מאותו מונה אבל אנחנו יכולים לדעת כמה הוא צרך. ברגע שאנחנו נתקין את שני המונים האלה הגזבר או המנכ"ל ימנו מישהו שיעקוב אחרי המונים . אגב, אני אמרתי בפירוש אני לא קורא מונים, אני איש עבודה שיביאו מישהו שיבדוק מונים. יש את מד"א זה סיפור היסטורי. אמרו לנו תחברו אותם לבית הספר אוהל שרה, לפני שנים, ביקשתי מהנדסה תכניות בשביל שיעשו הזמנה ויתחברו לבד. אתם חושבים שאנשים יושבים בבית ומחכים שמישהו יעשה. אנחנו עושים, רוית מציקה לי כבר שנה וחצי שנתיים. גם הבוקר ישבנו שעה וחצי לדבר. אנחנו עובדים על זה יום יום, אני מניח שאם הישיבה הזו הייתה בעוד חודש אז התשובות שלנו היו אחרות.

ניר- יש מי שקורא את המונים המשניים ומחייב?

רוית- אנחנו נשב עם המנכ"ל לגבי הגורם שיעשה את זה.

דני- אנחנו משתדלים לעשות הכל. אבל תהיה מלחמה פוליטית, קשה לנתק אותם אני אומר בפירוש. לפני כמה שנים רחבעם החליט שהוא הולך על כולם, אמר לא מעניין אותי וביקש שאוציא להם מכתבים, הבאנו מכתב לכל אחד. ואמר, תגיד להם אם הם לא מסדרים לעצמם את החשמל תוך שלושה חודשים אני מנתק להם את החשמל. זה יהיה קשה מאוד זה גופים פוליטיים שלא יעזבו אתכם. אירית (המנכ"לית לשעבר) נתנה הוראה לנתק ישבו לה פה אנשים שלא רצו ללכת, לא עזבו אותה. אירית אמרה לרחבעם תן להם עד החגים. ואחרי החגים היו אחרים ועברו עוד חגים ואנשים באו וביקשו שוב שלא ינתקו להם. יה יה קשה מאוד. אנחנו לא מבצעים מדיניות אנחנו מבצעים עבודה, אם מחר בבוקר תבקשו לנתק אותם מחר בבוקר כולם מנותקים ,תוך שעה אף אחד לא מחובר לחשמל. אבל תבינו שזה לא פשוט, יושבים שם אנשים שמתפללים ומקבלים את זה שנים, צריך לעשות את זה בחוכמה.

אילן- אני הלכתי איתו. אנחנו מתייחסים לזה ברצינות עשינו כבר מספר סיורים יש לנו דו"ח ואנחנו מטפלים בעניין.

רז- אני רוצה לדעת מתי יהיו לנו תשובות, למרות הקשיים ולמרות הבעיות . עו"ד קוממי אומרת שתהיה בעיה לגבות רטרואקטיבית, יכול להיות.

דני- היו גם אנשים שהסכימו ואמרו, אין בעיה תביאו חשבון רז- הראשונים שצריכים לשלם זה מד"א. לפני כל בית כנסת. זה גוף שמרוויח כסף.

אני מבקש לקבוע ישיבה לתחילת מרץ שמתחילה בסטאטוס מוני צריכת החשמל אילן- אין בעיה. את הסיורים אני מקיים.

נושא: אמנת השירות

נוכח לדיון: ברק בן חיים - מנהל מוקד עירוני

רז- מי יש לו הכי הרבה קריאות מונה בעיר?

אילן- אגף שפ"ע

הוועדה לענייני ביקורת

ברק- התהליך של אמנת השירות הוא תהליך שהתחיל בנובמבר שנה שעברה. התקבלה

החלטה לאמנת השירות שהתחיל בכנס של ה"טופ-טן" ו"התושב במרכז" שפירושו התייעלות

במתן שירות לתושבים . היעד השני היה , המוקד העירוני. בתוך המוקד העירוני יש מספר יעדים שהראשון ביניהם זה בניית אמנת השירות. במהלך השנה האחרונה התבצעו הרבה מאוד תהליכים והראשון ביניהם - הגדרת נושאי שירות ותתי נושאים וזמני תקן במחלקות השונות.

הדיוק פה הוא חשוב וצריך היה לעשות איזשהו סדר ביחד עם מנהלי האגפים. יש פה גם היבט פסיכולוגי. אמנת שירות והתחייבות לזמנים זה דבר חדש. הרבה מאוד שנים לא היה דבר כזה, יש פה קצת רעידת אדמה ואולי זו גם זכות בשבילנו שהמנכ"ל קיבל את ההחלטה לצאת לדרך. עשינו סדר, הגדרנו נושאים ותתי נושאים ולכל נושא כזה נתנו זמן, כלומר מנהל אגף הוא זה שהחליט ואז ישבנו והבנו האם צריך יותר/ פחות , מה האמצעים ש עומדים לרשות כל אחד.

רז- למשל הודעה על נחש. 24 שעות זה לא סביר. האםזה קוצר מ-24 שעות ברק- נחתם הסכם לפני חודשיים עם לוכד הנחשים בהסכם כתוב עד שעה. במבחן התוצאה מהמקרים האחרונים הגיע תוך עד 20 ד

רז- זו אמנת שירות!

ברק- הנחש זה רק חלק בתתי נושאים. יש עוד הרבה. אגף שפ"ע זה האגף שיש בו הכי הרבה מחלקות, נושאים ותתי נושאים.

עשינו בחינה של עמידה בזמנים באמצעות דו"חות. אפשר לראות את הדו"חות מנובמבר. אני מוציא דו "חות שבועיים, כל דוח כזה מראה מה החריגה של כל אגף וגם מראה לנו את ההתכתבות בין כל המחלקות.

ניר- אני רואה שבאמנה כתוב שלכידת נחש עד 30 ד

ברק- בגלל שלא הייתי שלם עם הזמן של עד שעה וראיתי גם שבפועל אנחנו עומדים בזמן.

רשמתי עד 30 ד

רז- עד שעה זה הגיוני. יש לך הסכם עם הלוכד ואם עכשיו שני תושבים יחד מתקשרים הוא נמצא אצל הראשון 25 ד' התושב השני מתלונן כי כתוב שהובטח עד חצי שעה ברק- לפני שקבעתי את הזמן הזה דיברתי עם הלוכד והתייעצתי איתו אמרתי לו אני יודע שעפ"י החוזה יש לך עד שעה, אני מתבייש לרשום שאני מתחייב עד שעה. אני חושב שעד חצי שעה זה הגיוני כי אתה גם עומד בזה. הלוכד אמר לי אני מגיע הרבה לפני חצי שעה ואני מוכן לזרום איתך. אני ספגתי לפני חודשיים פוסט לא נעים של תושבת בנושא הנחש שהלוכד הגיע אחרי 35 ד' ואחר כך דברתי איתה והסברתי לה את זמן התקן, היא לא מכירה אותו כמו שאר התושבים שלא מכירים. מצד שני לצאת ולומר לתושבים שזה עד שעה אני מרגיש שזה לא נכון. אם יוחלט בסוף שזה לא נכון אני כן מוכן לשנות.

יוכי- אני גם חושבת שלומר עד שעה זה הרבה. ואם שלושה תושבים באותו הרגע במתקפת נחשים. יש לוכד אחד?

הוועדה לענייני ביקורת

ברק- יש לוכד אחד. גם לגייס את הלוכד הזה, ז ו היתה משימ ה לא פשוטה. אנחנו בכלל חשבנו (וזה היה גם רעיון של אגף שפ"ע) לעשות קורס הכשרה דרך העירייה של לוכד נחשים.

רז- בעיניך היה עול כבד להכין את אמנת השירות ולתאם עם כל ראשי האגפים, עכשיו תבין מה יקרה מרגע שהיא פורסמה לציבור. יהיו תושבים שיעמדו עם סטופר מרגע שהם פתחו קריאה ועד לרגע שמטפלים להם בבעיה. השאלה היא אם עובדי העירייה יהיו מתואמים וידעו לענות לתושב. בתוך כמה זמן משיבים לתושב? וזה חשוב.

ברק- זו נק' חשובה אבל זה לא חלק מאמנת השירות שאנחנו הולכים להוציא רז- זה חשוב מאוד כי בסופו של דבר זו התקשורת עם התושב, הרי אתה בעצם מפנה את כולנו לנתיב אחד שנקרא המוקד העירוני.

ברק- עוד לא דברתי על הנתיבים שפתחנו. אחד הדברים שעשינו השנה זה הגדלת ערוצי הפניות ויכולת התושבים לפנות בכמה ערוצים גם באמצעות המייל, 106 ,WhatsApp.

יוכי- עזרו לכם לעשות את זה? גורם חיצוני?

אילן- לא. עשינו את זה לבד עכשיו אנחנו לוקחים יועץ למערכת.

ברק- עשינו גם אפשרות לפנות און-ליין (באופן מקוון). אפשרות אחת היא טופס שהתושב לא צריך להתכתב עם המוקדן. הוא מקבל טופס קליל , יכול לצרף תמונה ולשלוח. וזה מגיע.

כמובן שיכול גם לדבר עם המוקדן ולומר שלא מתאים לו הטופס ורוצה לדבר איתו.

אילן- אנחנו מוציאים את זה במרץ ונציג את זה. אנחנו מקימים (עיריית ראש העין) אגף שירות לתושב ב-2021.

יוכי- אני מציעה שאמנת השירות לא תקרא כך, תחשוב על נושא של מדיניות עירונית. שאתה מדבר על אמנת שירות זה כולל גם מדיניות. לקחת את זה קצת לרמה גבוהה כי יש פה נישה שלמה על שוויון מגדריות ועוד..

אילן- הכפלנו את מספר מוקדני העירייה. נכון להיום יש 13 מוקדנים.

נושא: היעדר הסכם אסדרה עם "מקום בלב"

רז- מה קורה עם הסכם אסדרה חתום ומאושר. התחייבת בדצמבר 2019 ועדיין איןהסכם חתום.

אנחנו דברנו על זה בישיבה של אוקטובר ואמרת לי עד סוף השנה תצא טיוטה, אכן יצאה טיוטה אבל אין חתימה.

אילן- אני מקווה שעד לישיבת המועצה של פברואר, אני עובד על זה, יש הרבה אי-הסכמות.

רז- אנחנו באיחור של 12 חודשים, מתי יהיה הסכם אסדרה?

הוועדה לענייני ביקורת

אילן- סוף מרץ 2021

רז- אנחנו נדון בזה שוב עם הדו"ח החדש.

הנושא: תחנת מוניות על שטח ציבורי

רז- מה קורה עם תחנת המוניות?

אילן- אנחנו הצגנו את זה השבוע לראש העיר והבנתי שהוא גם דיבר עם המבקר.

ניר- אני אוסיף אינפורמציה רלוונטית שהגיעה אליי השבוע. נערכה בדיקה באגף הנדסה.

התחנה יושבת שם 48 שנה והם קיבלו פעמיים היתר בניה למה שנבנה שם. ב-1972 קיבלו היתר לבניית התחנה ואחרי זה ב- 1998 קיבלו היתר לתוספת של 2 מטר לשירותים.

רז- עד כאן הכל בסדר. הייתה שם פעם תחנת מוניות שירות? לא ספישל הרב יעקב- כן אבל ביטלו להם את זה

רז- מתי תהיה את ההסדרה? אנחנו 11 שנים באיחור

הרב יעקב- היו שם מוניות שירות וספישל, היה שם הסכם עם משרד התחבורה. העבירו את זה ושם אגב גרמו להרבה אנשים נזקים.

רז- אני מבין שעד 2023 אני אעלה את זה בכל ישיבה שלנו ניר- אין אפשרות לעשות השכרה?

רוית- זה שטח ציבורי . הייתה תחנת מוניות דומה שאיתה הגיעו להסדר פינוי. וזו גם ההמלצה של יועמ"ש העירייה לגבי התחנה הזו.

רחל- בשנת 2012 בערך עשינו פינוי של המבנים שיושבים על מבנים ציבוריים ופינו את כולם רק אותם לא הצלחנו לפנות (אני הייתי שותפה להליך). לא זוכרת למה רק אותם לא הצלחנו לפנות ומה קרה בדיוק. אם אכן ניר אומר שהם קיבלו היתר קצת לא ברור, צריך לבדוק למה הם קיבלו היתר זה כנראה חוקי באיזושהי דרך. צריך לראות, איך חוקי ולמה? ויכול להיות שאם הם קיבלו היתר נלך איתם בהליך של שכירות.

רוית- אין הליך של שכירות. ומתן היתר, אם בכלל ניתן כפי שנטען כאן לא סותר את זה שהם צריכים להיות מפונים, השאלה אם זה יהיה בשיתוף פעולה או להגיע להסדר או באמצעות הגשת תביעה לפינוי.

הרב יעקב- איך הולך עם כל מוניות המקדים?

רז- אולי השכרה

רחל- שינוי תב"ע

רז- זה לא שינוי תב"ע זה שינוי יעוד של הקרקע . צריך להעביר את זה מציבורי לפרטי

הוועדה לענייני ביקורת

רוית- המנכ"ל וראש העיר קיבלו את החומר והם צריכים לשבת ולקבל החלטה הרב יעקב- אני רק אומר עובדה מציאותית היה להם מוניות שירות ומוניות ספיישל. זה מה שהיה

נושא: פינוי אשפה ופסולת

רז- בנושא הזה רציתי לדעת מה עם הנהלים? האם אושרו?

רוית- זה בהליך לאישור מנכ"ל

רז- מבקש לקבל דיווח מתי המנכ"ל אישר אותם.

רחל- לאחר שיאושר נביא לוועדה הכל מסודר

נושא: הנחות בארנונה

רז- אני מבין שהסיפור של מערכת הגביה - המטרו וכל הסיפור של אבטחת המידע זה נושא רוחבי שמקיף את כל העירייה והוא בעייתי.

ניר- נושא אבטחת מידע יהיה בתכנית העבודה לביקורת בשנה הבאה.

רז- צריך לכלול בביקורת אירוע חירום באבטחת מידע. חדירה למערכת והשבתה רוית – בעניין המלצת המבקר שיהיה טופס בקשה מובנה להגשת השגה. בהתחלה הייתה התנגדות אבל הוסכם שייערך טופס. רחל ואני נעזור לנסח טופס כזה עם מנהלת מח' הגביה.

רז- מה לגבי מענה להשגות שהוגשו באיחור?

רוית- החוק לא אוסר לדון בהשגה שהוגשה באיחור, הוא קובע עד מתי ניתן להגיש השגה ניר- יש זמן מוגבל להגשת השגה

רוית- אך אין איסור בדין. המדיניות היא: הוגשה השגה באיחור- נבחנת לגופה. בגדול חיוב שנתי יוצא בתחילת השנה ויש לך 90 יום להגיש השגה. עד אפריל היית אמור להגיש השגה.

לפעמים יש סקר מדידות בעיר ואם תוקנה השומה כי נמדד ונמצא שטח בגודל אחר, מאותו הרגע סופרים את ה- 90 יום להגיש השגה, מהשומה החדשה. זה לא איחור זה לגיטימי. יש לפעמים נסיבות והאמת שאנחנו מקלים. גם למען הזהירות, מי שמבקש להגיש השגה וחלף המועד יכול להגיש תביעה לבי המ"ש עתירה מנהלית ולרוב אנחנו מעדיפים לדון בטענות ההשגה לגופה מאשר לדחות על הסף מהסיבה שאיחרו להגיש במועד.

רז- אני מוטרד מהסיפור שאי אפשר לתת הנחות בארנונה למי שיש לו חוב בעירייה. איך אנו פוטרים את זה?

רחל- החוק אומר, אדם שקיבל הנחה באותה השנה אם הוא לא שילם את יתרת החוב צריך

הוועדה לענייני ביקורת

למחוק את ההנחה, ואנחנו לא מוחקים. אם התושב לא שילם כנראה שאין לו את היכולת ושנה אחרי זה הוא יבוא שוב לבקש הנחה ויקבל אותה בסופו של דבר. אם מחקנו הנחה בשנה קודמת מה שיקרה שנצטרך לקחת להליך וזה יותר מורכב ולכן אנחנו לא מוחקים חוב.

ניר- אנחנו לא עובדים כחוק

רחל- נכון. וזה בהרבה רשויות. יש נוהל אכיפה ובסופו של דבר אנו גובים גם חובות אלה.

בברכה,

רז שגיא, חבר מועצת העיר

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת

הוועדה לענייני ביקורת