פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 20122021

רז שגיא – באחריות מנהל אגף שפ"ע ולא מנכ"ל העירייה. מבקש להעביר גם את דו"ח הביקורת, התייחסות המבוקר ופרוטוקול הדיון היום לחבר מועצת העיר שלום מעוז, בשל כניסתו לאחרונה לתפקיד מחזיק תיק שפ"ע.	סע' 1 עמ' 11 השלמת נהלי עבודה
רז שגיא – באחריות מנכ"ל העירייה ולא אגף גזברות/גזבר העירייה. המנכ"ל מחליט לגבי שימוש בכספי רזרבה והגזברות מבצעת בהתאם ולא נתון להחלטת הגזברות. תקציב מותנה, צריך קודם כל להיכנס ואז השימוש בו בהתאם לסעיף	סע' 2 עמ' 11 תקציב רזרבה ותקציב מותנה
אילן הררי – מבקש להציג את התכנית הרב שנתית הנטענת. גם רז שגיא מבקש לראותה.	סע' 3 עמ' 12 תכנית רב שנתית
רז שגיא – לא תקין שטרם התקיים מכרז לביצוע סריקת התיקים.	סע' 4 תיעוד ממוחשב של תיקים
רז שגיא – צריך לדאוג שביצוע סקר המתקנים הקיימים והטמעתם במע' ה- GIS יעלה לסדר עדיפות גבוה בביצוע.	סע' 5 עמ' 12 השלמת שכבות מידע ב- GIS
אילן הררי – מנחה לתקן את המצב שאין תקציב מוגדר מינימלי לרכישת ריהוט רחוב. רז שגיא – בשביל מכרז מסגרת לא צריך בהכרח תקציב מוגדר ולכן אין סיבה להתעכב מסיבה זו.	סע' 9 עמ' 14 ריהוט גן ורחוב
רז שגיא – בדיקת צריכות וחשבונות מים במבני העירייה לא צריכה להיעשות ע"י מח' גנים ונוף.	סע' 11 בדיקת חשבונות

הוועדהלענייניביקורת

י"ח טבת תשפ"ב

22 דצמבר 2021

פרוטוקול וועדת ביקורת מיום -20.12.21 דוח ביקורת לשנת 2020

משתתפים:

חברי הוועדה: רז שגיא - יו"ר

ד"ר יוכי פנחסי אדיב

הרב יעקוב אדמוני

גורמים מקצועיים: אילן הררי – מנכ"ל העירייה

ניר אבנון – מבקר העירייה

רחל מדר – מנהלת הכנסות

רוית קוממי – לשכה משפטית

רז שגיא – בישיבה היום נעבור על הנושאים שעלו בדו"ח ביקורת לשנת 2020 רחל מדר – צוות תיקון ליקויים הכין התייחסות המבוקרים ל- 4 דו"חות.

מחלקת גנים ונוף – דו"ח 200 – התייחסות בכתב של המבוקר – אלחנן כהן.

רחל מדר – נושא זה עלה בדיונים בלשכת מנכ"ל שביקש שימונה נציג גזברות לעניין זה. אילן הררי – מבקש התייחסות גזבר העירייה להצגת פתרון.	מים של העירייה
אילן הררי – מבקש התייחסות גזבר העירייה בדבר אישור תקציבי לשדרוג ותפעול המזרקות בעיר (2 מתוך 6 מושבתות).	סע' 12 עמ' 16 מזרקות מים

אילן הררי – אדאג להוציא כתב מינוי לממונה בטיחות עירוני. כמו כן, לממונה בטיחות תהיה מזכירה בתכנית התקציב לשנת 2022 וגם הנדסאי. רז שגיא – מבקש מועד צפוי לביצוע בפועל. חברי הצוות – מעריכים עד סוף מרץ .2022	סע' 1 עמ' 62 כתב מינוי הקצאת בעלי תפקיד
אייל צפר – אני בודק לבד את כל מוסדות החינוך בעיר ואני מזין את נתוני הביקורות במע'. הבעיה היא ששאר הגורמים לא מעדכנים במע' גם אם טיפלו בבעיות שדיווחתי עליהן. ניר אבנון – בביקורת שלי נמצא כי שלום זכריה לדוגמא, מתקן את הליקויים, מדווח על כך בכתב אבל לא מזין למע'. לדעתי, צריך להיות גורם שיתכלל את הדיווח והזנת הנתונים למע' וזה ממונה הבטיחות. אילן הררי – מבקש לעשות 'מבצע' להזין את כל הנתונים החסרים במע' הממוחשבת וכל הליקויים, ומנחה את כל הגורמים והמחלקות הרלוונטיים להיכנס ללינק של המע' הממוחשבת ולהזין נתונים ודיווחים בשוטף.	סע' 2 עמ' 62 מע' ממוחשבת לניהול הבטיחות
אייל צפר – קב"ט מוסד החינוך צריך לקבל 4 דו"חות בשנה מהעב"ט שלו ולעדכן אותי בצורה מסודרת בסטטוס הבטיחות בביה"ס. רז שגיא – צריך שיהיה פורמט אחיד לדיווח של הקב"ט. מבקש שתוצג לועדה תכנית העבודה של ממונה הבטיחות בעניין זה.	סע' 4 תכנית בטיחות
רז שגיא – סבור שצריך להיות תיעוד מסודר גם בבתי הספר לכל אישורי הבטיחות שהתקבלו (ולא רק אצל ממונה הבטיחות/אגף ההנדסה).	סע' 7 עמ' 65 אישורי בטיחות שנתיים
רז שגיא – מציע שאגף ההנדסה יעשה 'מבצע' להמצאת כל האישורים ויעבירם לתיעוד אצל ממונה הבטיחות ובתי הספר עצמם. ניר אבנון – סבור שמספיק שכל האישורים ירוכזו אצל ממונה הבטיחות ובאחריותו לדאוג לקבלם מאגף ההנדסה.	סע' 8 עמ' 65 אישורי בטיחות לבתי ספר חדשים
רז שגיא – מבקש שהביקורת בעניין זה תועבר להתייחסות הקב"ט העירוני – דניאל יצחק. אילן הררי – מנחה להעביר להתייחסות דניאל יצחק, אחיעזר דחבש ואודי דחבש.	סע' 10 עמ' 66 פעילות קב"טים
אילן הררי – מבקש להעביר להתייחסות ברק בן חיים – מנהל המוקד העירוני.	סע' 11 פניות מוקד
אייל צפר – בטעות סומן בהתייחסותי לדו"ח כי לא תוקן. בפועל כל הליקויים תוקנו. רז שגיא – מבקש שיוצג דו"ח המפרט סטטוס טיפול בכל ליקוי (בביקורת נבדקו מדגמית 11 מוסדות חינוך).	סע' 13 ליקויי בטיחות

הוועדהלענייניביקורת

בטיחות מוסדות חינוך – דו"ח 210 - המבוקר אייל צפר נוכח.

אילן הררי – מבקש לציין כי לאור חשיבות ודחיפות הנושא, נערכה עבודה מסיבית ומקיפה בעניין זה. ליקויים תוקנו, הונפקו אישורים ובכל מוסד חינוך נתלה פלקט המפרט את האישורים הדרושים והאישורים הקיימים. מציג לועדה דוגמא לפלקט כזה.

אילן הררי – מתוכנן וייערך שיפוץ מסיבי למבנה אגף הרווחה. ד"ר יוכי פנחסי אדיב – חייבים להחליף את גג האסבסט. רחל מדר – יש תכנית לשיפוץ וזה כמובן בתכנית. ד"ר יוכי פנחסי אדיב – מבקשת שהתכנית תוצג לועדה.	סע' 1 עמ' 139 מבנה פיזי
ד"ר יוכי פנחסי אדיב – לגבי מיפוי צרכי ההשמה - מבקשת להמשיך לעקוב שזה בביצוע כחלק מתהליך העבודה.	סע' 7 עמ' 195 מפעל מוגן רב נכותי – צ'יימס
ד"ר יוכי פנחסי אדיב – לגבי תקנים חסרים וההחלטה להעביר את המועדונית למפעיל חיצוני – מבקשת לזרז יציאה למכרז נוסף (הראשון נכשל מחוסר מתמודדים) ולוודא שזה מתבצע ולהציג לועדה מועד צפוי לביצוע. לגבי רכישת מכשיר החייאה (דפיברילטור) – יש לדאוג לזה ללא דיחוי. ניר אבנון – באחריות מנהלת המוסד לפנות בבקשה מתאימה לסגן מנהלת אגף החינוך – עמי חלא (או מחליפו).	סע' 8 עמ' 196 נאות אילנה
ד"ר יוכי פנחסי אדיב – מציעה לשוב ולשקול את האופציה של פתיחת מועדון נוסף (סניף) לטובת תושבי השכונות המרוחקות מהעיר הותיקה.	סע' 9 עמ' 197 מועדון חברתי למבוגרים

הוועדהלענייניביקורת

מחלקת נכויות באגף הרווחה – דו"ח 230 - התייחסות בכתב של המבוקרת רונית שגיא.

יו"ר הועדה רז שגיא יוצא מהאולם במהלך הדיון בדו"ח זה בשל חשש לניגוד עניינים.

נגישות – דו"ח 220 –

רז שגיא – מפאת השעה המאוחרת, התייחסות המבוקרת – שרון אביקזר – יידון בישיבה הבאה של הועדה.

רשמה – רוית קוממי

_____________________

רז שגיא

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת