פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 07032022

רז שגיא – לא תקין שלא מתבצעות לעובדים הדרכות באופן שוטף. אילן הררי – מבקש ששרון אביקזר ואפרת עזאני (מח' הדרכה-אגף משא"ב) ידאגו לבצע הדרכות לעובדים בנושא נגישות. יוכי פנחסי אדיב– מציעה להציג במסגרת כנס שנתי לעובדים גם את נושא הנגישות, לצד נושאים חשובים אחרים כגון: חובות וזכויות, הטרדות מיניות וכו'.	סע' 1.6 עמ' 137 הדרכה ומידע לעובדים
עינב קווה – לגבי חניות נכים ציבוריות – כיום כבר לא מדובר ב-1/3 שאינן מונגשות, ועדיין לא קיימת חובה חוקית על העירייה, שכן תקנות דרכים טרם נכנסו לתוקף. שרון אביקזר – אנו מטפלים בהקצאת מקומות חניה לנכים לפי דרישה/פניית תושב. רז שגיא – מדוע אין שכבה ב - GIS של חניות נכים בדומה לרשויות אחרות כגון: רעננה, נתיבות, אריאל, ראשל"צ?	סע' 5 עמ' 139 הנגשת מבני ציבור

הוועדהלענייניביקורת

13 מרץ 2022

י' אדר ב תשפ"ב

פרוטוקול וועדת ביקורת מיום 7.3.22

משתתפים:

חברי הוועדה: גורמים מקצועיים:

רז שגיא - יו"ר הועדה עינב קווה – יועצת חיצונית לנגישות ד"ר יוכי פנחסי אדיב שרון אביקזר – מנהלת נכסים בעירייה הרב אדמוני

אילן הררי – מנכ"ל העירייה

ניר אבנון – מבקר העירייה

רוית קוממי – לשכה משפטית

רז שגיא – פותח את הישיבה – הנושא הראשון, דוח מבקר העירייה בנושא נגישות.

נגישות – דו"ח 220/2020 – נגישות. משתתפות: עינב קווה ושרון אביקזר

ניר אבנון – מציג את דו"ח הביקורת בנושא נגישות.

בהערכה כללית מציין כי נכון למועד הביקורת נמצא כי העירייה עומדת בסה"כ בדרישות החוק.

עם זאת קיימים ליקויים בטיפול בנושא כפי שפורטו בדוח ונותר לבצע עוד עבודות נגישות.

אציין כי נושא הנגישות מטופל במלוא הרצינות ע"י הגורמים הרלוונטיים בעירייה, בליווי צמוד של יועצת נגישות חיצונית – עינב יאיר קווה ובהובלה של מנכ"ל העירייה.

מציין לטובה את פעילותה של יועצת הנגישות בקידום תחום הנגישות בעירייה, עם זאת מעיר, כי ניהול ותכלול הנושא צריך להיות על ידי רכזת הנגישות ולא על ידי יועצת חיצונית.

רוית קוממי – יצוין כי במועד הביקורת שרון אביקזר לא הייתה רכזת הנגישות, שקיבלה מינוי זה בנוסף לתפקידה כמנהלת מח' הנכסים בעירייה רק לפני כמה חודשים.

עינב קווה – גל לדרר (מנהל מח' )GIS הסביר שהתשובה שקיבל מהחברה היא שאין אפשרות להוסיף שכבה כזו למפות. רז שגיא – מבקש לראות שזו תשובת החברה בכתב כנטען.
עינב קווה – יש בעיר מקלטים נגישים שעומדים ריקים או שמשמשים כמחסנים לעומת מקלטים לא נגישים שנעשה בהם שימוש לחוגים וכו'. ניר אבנון – מציע לבחון אפשרות להחליף בין המקלטים כך שמקלטים נגישים ישמשו לפעילויות.	סע' 5.2.3 עמ' 140 סיור מדגמי בעיר
רז שגיא – לעניין הערת המבקר בביקורת לפיה כל עבודת שיפוץ ופיתוח בגנים הציבוריים לרבות רכישת ציוד גן, מתקני משחק וכו' תעשה בשיתוף רכזת ויועצת הנגישות, מבקש שייעשה כך כבר בשלב התכנון. שרון אביקזר – מציעה כבר בשלב הרכש. ניר אבנון – כמו במכרז לרכישת ריהוט גן ע"י מח' גנים ונוף – צריך לדאוג מראש שיירכש ציוד נגיש. רוית קוממי – רק להדגיש שמשמעות שיתוף יועצת הנגישות אינו רק לעדכן, אלא לקבל אישור נגישות לביצוע, רכישה וכו'.	סע' 6 עמ' 141 הנגשת מקום ציבורי שאינו בניין
רז שגיא – גם אם עדיין לא קיימת חובה מבחינת החוק לבצע סקר להנגשת המדרכות, עדיין סבור שכדאי לבצע סקר, כדי שנדע מה מצבנו. רוית קוממי – מדרכות רבות בעיר בסמוך לצמתים הונגשו בהתאם להסדר פשרה בתובענה ייצוגית. שרון אביקזר – אנחנו משתדלים לטפל בהנגשת מדרכות לפי דרישה/פניית תושב. רוית קוממי – אחת הסיבות לאי נגישות מדרכה היא עצים ומדובר בתהליך ארוך ומורכב להעתקת עצים, בכפוף לאישור אגרונום וכו'. עינב קווה – בוצע סקר וסיורים עם אגרונום, נבחנו פתרונות חלופיים. אכן מדובר בבעיה מורכבת במקומות מסוימים.	סע' 8.5 עמ' 143 הנגשת מדרכות

התייחסות הועדה	התייחסות צוות תיקון ליקויים	הערות וועדת הביקורת מיום 20.12.21
רז שגיא – מבקש להמשיך לעדכן בהליך המכרז ועד לבחירת מזכירה קבועה והנדסאי.	כתב מינוי בוצע ע"י מנכ"ל. עד לסיום הליך המכרז: הוקצתה מזכירה בחלקיות משרה ונושא שירותי בטיחות אירועים הועבר מטיפול ממונה הבטיחות למיקור חוץ.	אילן הררי – אדאג להוצאות כתב מינוי לממונה בטיחות עירוני. כמו כן, לממונה בטיחות תהיה מזכירה בתכנית התקציב לשנת 2022 וגם הנדסאי. רז שגיא – מבקש מועד צפוי לביצוע בפועל. רחל מדר – מעריכה עד סוף מרץ .2022	סע' 1 עמ' 62 כתב מינוי הקצאת בעלי תפקיד

הוועדהלענייניביקורת

רז שגיא – מבקש לעבור על התייחסות צוות תיקון ליקויים להערות הועדה בישיבה מיום .20.12.2021

בטיחות מוסדות חינוך – דו"ח 210/2020 - משתתף: אייל צפר

	בעזרת המזכירה החל עדכון נתונים ומידע במערכת. בסיום הליך המכרז יימשך הביצוע ע"י המזכירה שתיבחר. לגבי עדכון בשוטף של כלל גורמי הטיפול בליקויים – המ נכ"ל העביר הנחיה לטיפול מנהל אגף הביטחון החדש לסיום התהליך תוך חודשיים. העתק ההנחיה הנ"ל הועברה לידיעת מנהלת אגף החינוך ויתואם דיון לגיבוש נוהל עבודה מסודר לשימוש שוטף בתוכנה.	אייל צפר – אני בודק לבד את כל מוסדות החינוך בעיר ואני מזין את נתוני הביקורות במע'. הבעיה היא ששאר הגורמים לא מעדכנים במע' גם אם טיפלו בבעיות שדיווחתי עליהן. ניר אבנון – בביקורת שלי נמצא כי שלום זכריה לדוגמא, מתקן את הליקויים, מדווח על כך בכתב אבל לא מזין למע'. לדעתי, צריך להיות גורם שיתכלל את הדיווח והזנת הנתונים למע' וזה ממונה הבטיחות. אילן הררי – מבקש לעשות 'מבצע' להזין את כל הנתונים החסרים במע' הממוחשבת וכל הליקויים ומנחה את כל הגורמים והמחלקות הרלוונטיות להיכנס ללינק של המע' הממוחשבת ולהזין נתונים ודיווחים בשוטף.	סע' 2 עמ' 62 מע' ממוחשבת לניהול הבטיחות
רז שגיא – להציג לוועדה את נוסח הפורמט האחיד.	אייל יעביר נוסח פורמט אחיד לדיווח הקב"ט. שוריין תקציב של 200,000 ₪ (מותנה) לעריכת מבדקי בטיחות בכל המוס"ח. אייל יציג למנכ"ל הצעת מחיר ל -100,000 ₪ והמנכ"ל ידאג להקצות הסכום מתקציב הגמישות שלו, תוך הנחיה להתחיל בבתי הספר ואז לעבור לגני הילדים.	אייל צפר – קב"ט מוסד החינוך צריך לקבל 4 דו"חות בשנה מהעב"ט שלנו ולעדכן אותי בצורה מסודרת בסטטוס הבטיחות בביה"ס. רז שגיא – צריך שיהיה פורמט אחיד לדיווח של הקב"ט. מבקש שתוצג לועדה את תכנית העבודה של ממונה הבטיחות בעניין זה.	סע' 4 תכנית בטיחות
רז שגיא – מבקש לעדכן כי כל אישורי הבטיחות הועברו בצורה מסודרת לתיעוד במוסדות החינוך.	אייל יעביר את כל אישורי הבטיחות לקב"ט מוסדות חינוך שידאג לתיעוד גם בבתי הספר.	רז שגיא – סבור שצריך להיות תיעוד מסודר גם בבתי הספר לכל אישורי הבטיחות שהתקבלו (ולא רק אצל ממונה הבטיחות/אגף ההנדסה).	סע' 7 עמ' 65 אישורי בטיחות שנתיים

הוועדהלענייניביקורת

	אייל צפר הונחה להכין טבלת סטטוס מעודכנת שתוצג לועדה.
רז שגיא – בהמשך למצגת של הטבלה שאייל הכין, מבקש שיהיה פירוט מלא של כל אישורי הבטיחות שיש/אין לכל מוסד חינוך, לרבות שיצוין בטבלה מועד בדיקת בודק חשמל (ותוקף האישור משנה __ עד שנה) __. כמו כן, לבקש מהאגרונום הגדרה לעצים 'צעירים' והתייחסותו לאי מסוכנות.	אייל ידאג להעביר בטבלה המפרטת את כל אישורי הבטיחות שיש/אין לכל מוסד חינוך.	רז שגיא – מציע שאגף ההנדסה יעשה 'מבצע' להמצאת כל האישורים ויעבירם לתיעוד אצל ממונה הבטיחות ובתי הספר עצמם. ניר אבנון – סבור שמספיק שכל האישורים ירוכזו אצל ממונה הבטיחות ובאחריותו לדאוג לקבלם מאגף ההנדסה.	סע' 8 עמ' 65 אישורי בטיחות לבתי ספר חדשים
רז שגיא – מבקש לקבל התייחסות מנהל האגף החדש.	מונה לאחרונה מנהל אגף בטחון חדש – יועבר לעיונו.	רז שגיא – מבקש שהביקורת בעניין זה תועבר להתייחסות הקב"ט העירוני – דניאל יצחק. אילן הררי – מנחה להעביר להתייחסות דניאל יצחק, אחיעזר דחבש ואודי דחבש.	סע' 10 עמ' 66 פעילות קב"טים
	המנכ"ל הנחה את ברק ויובב לפעול בהתאם להנחיית המבקר בעניין ייחוד פניות מוקד בנושא בטיחות, בקדימות גבוהה ובנפרד מהפניות האחרות.	אילן הררי – מבקש להעביר להתייחסות ברק בן חיים – מנהל המוקד העירוני.	סע' 11 פניות מוקד
רז שגיא – מבקש להציג לוו עדה את תיקון הליקויים בתמונות.	אייל יציג בתמונות איך כל מפגע/ליקוי תוקן.	אייל צפר – בטעות סומן בהתייחסותי לדו"ח כי לא תוקן. בפועל כל הליקויים תוקנו. רז שגיא – מבקש שיוצג דו"ח המפרט סטטוס טיפול בכל ליקוי (בביקורת נבדקו מדגמית 11 מוסדות חינוך).	סע' 13 ליקויי בטיחות

הוועדהלענייניביקורת

הערות הועדה	התייחסות צוות תיקון ליקויים
יוכי פנחסי אדיב – צריך שיהיו נהלי עבודה לכל האגפים והמחלקות. מציעה להיעזר בחברה חיצונית ולעשות 'מבצע' לכתיבת נהלי עבודה לכל תחומי הפעילות של העירייה.	רוית תסייע לאלחנן בעניין ניסוח נהלי עבודה.	רז שגיא – באחריות מנהל אגף שפ"ע ולא מנכ"ל העירייה. מבקש גם להעביר את דו"ח הביקורת, התייחסות המבוקר ופרוטוקול הדיון היום לחבר מועצת העיר שלום מעוז, מפאת כניסתו לאחרונה לתפקיד מחזיק תיק שפ"ע.	סע' 1 עמ' 11 השלמת נהלי עבודה
	הועבר להתייחסות הגזבר, שהסביר כי בהתאם להוראות הדין (סע' 208א לפק' העיריות) תקציב רזרבה מהווה %1 מתקציב העיריה ומיועד עבור פעולות בלתי מתוכננות מראש. ניתן להשתמש אחת לרבעון בכפוף לאישור מועצת העיר. ברם, כמדיניות הרשות, הוחלט לא להשתמש בתקציב רזרבה אלא להעביר לשנה הבאה כדי לא לגרום לחוסר בתקציב בגובה הרזרבה.	רז שגיא – באחריות מנכ"ל העירייה ולא אגף גזברות/גזבר העירייה. המנכ"ל מחליט לגבי שימוש בכספי רזרבה והגזברות מבצעת בהתאם ולא נתון להחלטת הגזברות. לעומת תקציב מותנה – הנתון להחלטת גזבר העירייה.	סע' 2 עמ' 11 תקציב רזרבה ותקציב מותנה
	נבדק ואכן קיימות תכניות עבודה רב שנתיות לשדרוג גנים, אך ללא תכנון תקציבי. אלחנן מקבל אישור תקציבי לביצוע פר פרויקט.	אילן הררי – מבקש להציג את התכנית הרב שנתית הנטענת. גם רז שגיא מבקש לראותה.	סע' 3 עמ' 12 תכנית רב שנתית
רז שגיא – מבקש שצוות תיקון ליקויים יוודא בפועל שהתוכנה מתעדת את התיקים.	נבדק ועפ"י אלחנן נמצא כי מאז הוכנסה תוכנת פרקטיקל לשימוש במח', מתבצע תיעוד ממוחשב של התיקים.	רז שגיא – לא תקין שטרם התקיים מכרז לביצוע סריקת התיקים.	סע' 4 תיעוד ממוחשב של תיקים

הוועדהלענייניביקורת

מחלקת גנים ונוף – דו"ח 200 –– אלחנן כהן (אינו נוכח).

רז שגיא – מבקש שצוות תיקון ליקויים יוודא בפועל שניתן להטמיע נתונים מהתוכנה ל-- .GIS	נבדקת אפשרות להטמיע נתונים מתוכנת הפרקטיקל לתוכנת ה-.GIS מיפוי צמחייה – מתבצע היום סקר צמחייה ע"י אגרונום בסיום הנתונים יוטמעו ב GIS	רז שגיא – צריך לדאוג שביצוע סקר המתקנים הקיימים והטמעתם במע' ה- GIS יעלה לסדר עדיפות גבוה בביצוע.	סע' 5 עמ' 12 השלמת שכבות מידע ב- GIS
רז שגיא – מבקש לוודא שתהיה התייחסות במכרז לנגישות הריהוט.	אלחנן ייערך בחודשים הקרובים למכרז מסגרת כולל תקצוב לרכישת ריהוט גן ורחוב.	אילן הררי – מנחה לתקן את המצב שאין תקציב מוגדר מינימלי לרכישת ריהוט רחוב. רז שגיא – בשביל מכרז מסגרת לא צריך בהכרח תקציב מוגדר ולכן אין סיבה להתעכב מסיבה זו.	סע' 9 עמ' 14 ריהוט גן ורחוב
רז שגיא – יש לא מעט טענות נגד תאגיד המים שמוציא לתושבים הודעות תשלום עבור צריכת מים מוגזמת. צריך לבדוק את זה.	רחל תבדוק עם חב' גדיש אם אפשרי לבצע בקרת צריכות של מים וחשמל בעזרתם. במקביל, המנכ"ל יוציא הנחיה למנהלי האגפים לבדוק את חשבונות צריכת המים של האגף.	רז שגיא – בדיקת צריכות וחשבונות מים במבני העירייה לא צריכה להיעשות ע"י מח' גנים ונוף. רחל מדר – נושא זה עלה בדיונים בלשכת מנכ"ל שביקש שימונה נציג גזברות לעניין זה. אילן הררי – מבקש התייחסות גזבר העירייה להצגת פתרון.	סע' 11 בדיקת חשבונות מים של העירייה
רז שגיא – מבקש שאלחנן יבהיר איזו מזרקה מבטלים ואיזו בתכנון לשדרוג.	אלחנן מעדכן כי מזרקה אחת תבוטל (בכניסה לעיר) ואחת בתכנון לשדרוג.	אילן הררי – מבקש התייחסות גזבר העירייה בדבר אישור תקציבי לשדרוג ותפעול המזרקות בעיר (2 מתוך 6 מושבתות).	סע' 12 עמ' 16 מזרקות מים

התייחסות הועדה	התייחסות צוות תיקון ליקויים
	הוגשה בקשה לתמיכה של משרד העבודה והרווחה בעלות השיפוץ – ממתינים לאישור הבקשה ע"י המשרד.	אילן הררי – מתוכנן וייערך שיפוץ מסיבי למבנה אגף הרווחה. ד"ר יוכי פנחסי אדיב – חייבים להחליף את גג האסבסט. רחל מדר – יש תכנית לשיפוץ וזה כמובן בתכנית.	סע' 1 עמ' 139 מבנה פיזי

הוועדהלענייניביקורת

מחלקת נכויות באגף הרווחה – דו"ח 230 – המבוקרת – רונית שגיא (אינה נוכחת)

		ד"ר יוכי פנחסי אדיב – מבקשת שהתכנית תוצג לועדה.
		ד"ר יוכי פנחסי אדיב – לגבי מיפוי צרכי ההשמה - מבקשת להמשיך לעקוב שזה בביצוע תהליך העבודה.	סע' 7 עמ' 195 מפעל מוגן רב נכותי – צ'יימס
יוכי פנחסי אדיב – מבקשת לעדכן כשנרכש המכשיר.	המנכ"ל מנחה את אגף החינוך לרכוש מתוך תקציב האגף. בינתיים מנהל מחלקת חירום ובטחון (אבי ארז) עדכן כי הוא מטפל בהוצאת הזמנה לדפיברילטור עבור בי"ס נאות אילנה.	ד"ר יוכי פנחסי אדיב – לגבי תקנים חסרים וההחלטה להעביר את המועדונית למפעיל חיצוני – מבקשת לזרז יציאה למכרז נוסף (הראשון נכשל מחוסר מתמודדים) ולוודא שזה מתבצע ולהציג לוועדה מועד צפוי לביצוע. לגבי רכישת מכשיר החייאה (דפיברילטור) – יש לדאוג לזה ללא דיחוי. ניר אבנון – באחריות מנהלת המוסד לפנות בבקשה מתאימה לסגן מנהלת אגף החינוך – עמי חלא.	סע' 8 עמ' 196 נאות אילנה
	העירייה הגישה למוסד לביטוח לאומי (במסגרת קול קורא) בקשה להקים עוד מועדון, הבקשה נדחתה אולם הוגש ערעור וממתינים להחלטה.	ד"ר יוכי פנחסי אדיב – מציעה לשוב ולשקול את האופציה של פתיחת מועדון נוסף (סניף) לטובת תושבי השכונות המרוחקות מהעיר הותיקה.	סע' 9 עמ' 197 מועדון חברתי למבוגרים

הוועדהלענייניביקורת

רז שגיא – מבקש לקבוע ישיבה נוספת לדיון על דו"חות הביקורת הקודמים.

ניר אבנון – בסוף מרץ יוגש דו"ח הביקורת לשנת .2021 בדוח כלולים 6 נושאים. נושא הסכם הגג עדיין בתהליך ביקורת ויוגש בתוך מספר חודשים. מעדכן, שעל פי התקנות הוחל בתהליך קליטת עובד ביקורת במקום המזכירה שתנויד לתפקיד אחר.

רשמה: רוית קוממי

רז שגיא

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת