פרוטוקול ישיבת מועצה שלא מן המניין 17/22

פרוטוקול ישיבת מועצה שלא מן המניין מס' 17/22 מתאריך 21 בדצמבר 2022

משתתפים: מוטי לנדאו, יעל ויסמן, דרור פילץ, חגית קליר, דורון ויסברוד.

בזום: דנה פינס, זאב ליכטנזון .

מוזמנים: רועי גנוט יועמ"ש, ליבי באראם גזברית, יניב הדסי מבקר, אביטל קינן מהנדסת (בזום).

נעדרים: דפנה שפיגלמן, אורן גור

מוטי פותח את הישיבה

מוטי: על סדר היום סיכומים והצעות של ועדת ביקורת לדוח ביקורת.

דורון מציג וסוקר את פרוטוקול ודוח הועדה לענייני ביקורת:

• נושאי דו"ח הביקורת

השכרת נכסי נדל"ן של המועצה

בקרת המועצה על הכנסותיה מן הוועדה לתכנון ולבנייה מצפה אפק

1. השכרת נכסי המועצה

• דו"ח נכסים

סיכומים:

הדו"ח לא עודכן משנת 2014

הצעות:

הדו"ח יושלם עד סוף שנת 2022

הדו"ח יעודכן באופן שוטף

• היעדר תיעוד

חסר תיעוד של חלק מן הנכסים, לרבות נכסים מושכרים

• רשם נכסים

יש למנות לאלתר מנהל נכסים

• חסרים הסכמי שכירות

השלמת הסכמי שכירות, תוך פנייה למשכירים במידת הצורך

• דמי שכירות

סיכומים:

תשלום דמי שכירות בעיכוב גדול

הצעות:

הקמת מערכת מעקב אחר תשלום דמי השכירות

הקמת מערכת מעקב אחר עדכון דמי השכירות (הצמדה)

• ארנונה

בדיקה אם יש נכסים שאינם מחויבים בארנונה והיטל שמירה בדיקה אם השימוש חורג וחייב בהיטל השבחה

• ביטוח נכסים מושכרים

קבלת פוליסות ביטוח מן השוכרים ובדיקתן

• נהלי עבודה

גיבוש נהלי עבודה בנוגע לכלל נכסי המועצה, לרבות המושכרים

2. הכנסות ממצפה אפק

• עיכוב בהעברת כספים

בחינת אפשרות זיכוי המועצה גם בהיעדר קבלה

זיכוי בריבית בגין עיכוב בהעברת הכסף

• פתיחת חשבון בנק ייחודי

פנייה למאסדר במקרה של סירוב

• התאמות בנק במצפה אפק

תדירות גבוהה מפעם בחודש

הפרדת תפקידים בין הנהלת החשבונות והתאמות הבנק

• העברת כספים תוך שבועיים

יישום הנחיית משרד הפנים או שינוי ההנחייה

הוספת ריבית בחריגה

• השתתפות המועצה בהוצאות מצפה אפק

בקרה של חיוב המועצה על פי הנוסחה

בקרה של חיובים בגין הוצאות ישירות

• אי שימוש במערכת לצרכי בקרה

בקרה של רישום בקשות וההכנסות מול הרישום החשבונאי

יניב מבקר המועצה: מציג את דוח בנושא הכנסות המועצה מהשכרת נכסים דוח בנושא בקרות

המועצה על הכנסות הועדה המרחבית לתכנון ובניה.

מוטי מציג את הערותיו:

מוטי: אני מעלה להצבעה את אישור הסיכומים וההצעות של ועדת הביקורת לדוח הביקורת בכפוף להערות דוח המועצה.

החלטה: הסיכומים וההצעות התקבלו פה אחד בכפוף להערות המועצה.

מוטי נועל את הישיבה.

הטקסט שהופק מהקובץ הסרוק עצמו (זיהוי תווים אוטומטי)

פרוטוקול ישיבת מועצה שלא מן המניין מס' 17/22 מתאריך 21 בדצמבר 2022

משתתפים: מוטי לנדאו, יעל ויסמן, דרור פילץ, חגית קליר, דורון ויסברוד.

בזום: דנה פינס, זאב ליכטנזון .

מוזמנים: רועי גנוט יועמ"ש, ליבי באראם גזברית, יניב הדסי מבקר, אביטל קינן מהנדסת (בזום).

נעדרים: דפנה שפיגלמן, אורן גור

מוטי פותח את הישיבה

מוטי: על סדר היום סיכומים והצעות של ועדת ביקורת לדוח ביקורת.

דורון מציג וסוקר את פרוטוקול ודוח הועדה לענייני ביקורת:

• נושאי דו"ח הביקורת

השכרת נכסי נדל"ן של המועצה

בקרת המועצה על הכנסותיה מן הוועדה לתכנון ולבנייה מצפה אפק

1. השכרת נכסי המועצה

• דו"ח נכסים

סיכומים:

הדו"ח לא עודכן משנת 2014

הצעות:

הדו"ח יושלם עד סוף שנת 2022

הדו"ח יעודכן באופן שוטף

• היעדר תיעוד

חסר תיעוד של חלק מן הנכסים, לרבות נכסים מושכרים

• רשם נכסים

יש למנות לאלתר מנהל נכסים

• חסרים הסכמי שכירות

השלמת הסכמי שכירות, תוך פנייה למשכירים במידת הצורך

• דמי שכירות

סיכומים:

תשלום דמי שכירות בעיכוב גדול

הצעות:

הקמת מערכת מעקב אחר תשלום דמי השכירות

הקמת מערכת מעקב אחר עדכון דמי השכירות (הצמדה)

• ארנונה

בדיקה אם יש נכסים שאינם מחויבים בארנונה והיטל שמירה בדיקה אם השימוש חורג וחייב בהיטל השבחה

• ביטוח נכסים מושכרים

קבלת פוליסות ביטוח מן השוכרים ובדיקתן

• נהלי עבודה

גיבוש נהלי עבודה בנוגע לכלל נכסי המועצה, לרבות המושכרים

2. הכנסות ממצפה אפק

• עיכוב בהעברת כספים

בחינת אפשרות זיכוי המועצה גם בהיעדר קבלה

זיכוי בריבית בגין עיכוב בהעברת הכסף

• פתיחת חשבון בנק ייחודי

פנייה למאסדר במקרה של סירוב

• התאמות בנק במצפה אפק

תדירות גבוהה מפעם בחודש

הפרדת תפקידים בין הנהלת החשבונות והתאמות הבנק

• העברת כספים תוך שבועיים

יישום הנחיית משרד הפנים או שינוי ההנחייה

הוספת ריבית בחריגה

• השתתפות המועצה בהוצאות מצפה אפק

בקרה של חיוב המועצה על פי הנוסחה

בקרה של חיובים בגין הוצאות ישירות

• אי שימוש במערכת לצרכי בקרה

בקרה של רישום בקשות וההכנסות מול הרישום החשבונאי

יניב מבקר המועצה: מציג את דוח בנושא הכנסות המועצה מהשכרת נכסים דוח בנושא בקרות

המועצה על הכנסות הועדה המרחבית לתכנון ובניה.

מוטי מציג את הערותיו:

מוטי: אני מעלה להצבעה את אישור הסיכומים וההצעות של ועדת הביקורת לדוח הביקורת בכפוף להערות דוח המועצה.

החלטה: הסיכומים וההצעות התקבלו פה אחד בכפוף להערות המועצה.

מוטי נועל את הישיבה.