פרוטוקול ישיבת מועצה שלא מן המניין מס' 07/24

פרוטוקול ישיבת מועצה שלא מן המניין מס' 07/24 מתאריך 05 ביוני 2024

משתתפים: מוטי לנדאו, דנה פינס, יעל ויסמן, דרור פילץ, לי זכאי, אלירן מלכי, רפי בכר, דורון ויסברוד, לינדה אשכנזי.

מוזמנים: עו"ד עופר שפיר, ליבי באראם גזברית, אביטל קינן מהנדסת, יניב הדסי מבקר.

מוטי פותח את הישיבה

1. דוח ביקורת מפורט של משרד הפנים לשנה 2022

דורון: דו"ח ביקורת הפנים לשנת 2023 עדיין לא הוגש, צריך היה להגיש אותו עד 01 באפריל ,2024

אנחנו בחודשיים איחור. דוח הביקורת של משרד הפנים לשנת 2022 מצוין, לא נמצאו ממצאים עיקריים. יש הערות שחוזרות על עצמן כמן וועדות החובה שאינן מתכנסות כפי שנדרש.

מוטי: האחריות לכינוס ועדות החובה היא של כל הנוכחים פה, חברי המועצה. היורי"ם של הוועדות הם חברי המועצה וזו אחריות של כולם לקיים את הישיבות כנדרש בחוק.

דורון: על פי מערך הגבייה יש חובות בסך 5-6 מילון ₪.

מוטי: אלו חובות שמתגלגלים כבר שנים, כולם נמצאים בטיפול משפטי ואת רובם כמעט בלתי אפשרי לגבות (פשיטות רגל, שוכרים שנעלמו וכו').

אני מעלה להצבעה את הדוח של מבקר משרד הפנים לשנת 2022 והמלצות הוועדה לענייני ביקורת בכפוף להערות של המועצה במסמך שצורף :

הצבעה והחלטה: דוח הביקורת מטעם משרד הפנים לשנת 2022 והמלצות ועדת הביקורת

בכפוף להערות המועצה אושרו פה אחד.

2. דיון בדוח ביקורת ומבקר המועצה לשנת :2022

דורון: נושאי דו"ח הביקורת- מרכז התרבות ומעקב אחר דוח הביקורת של המועצה הדתית משנת

.2020

מוטי: דוח הועדה לענייני ביקורת שבמועצה נכתב בצורה סובייקטיבית, לא מדויקת ושונה מהערות מבקר המועצה. אנחנו ניישם את כל ההמלצות ונתקן את כל הליקויים שבדוח מבקר הפנים של המועצה.

יניב: הערות ועדת ביקורת אינן תואמות במדויק את ביקורתי. חלק מהדברים לא מדויקים ולא בדיוק כמו שעלה בדיון.

דורון: הנושאים העיקריים שנסקרו מתוך 31 הנושאים בדו"ח הביקורת על מרכז התרבות:

ליקויים בתמחור פעילות מרכז התרבות, תפוסה נמוכה של אולם אירועים, התקשרות על בסיס הצלחה, תשלומי יתר, אי שמירת כספים בכספת.

מוטי: אנחנו צריכים למכור כרטיסים על פי מחירי השוק, אנחנו מתרכזים באיך למכור יותר כרטיסים, עוקבים ובודקים את עצמנו ועושים תיקונים כל הזמן. יש הכפלה של מספר הכרטיסים בהשוואה לעבר. בשנת 2023 התפוסה ב %37 מהאירועים הייתה פחות מ %,50 בשנת 2024 ב%73 מהאירועים הייתה תפוסה של מעל %50 , וב-11 מתוך 30 אירועים הייתה תפוסה של מעל %,80 אנחנו עוקבים כל הזמן אחרי המספרים ובהתאם משפרים את תמהיל האירועים. המפתח להקטנת הסבסוד למרכז התרבות אינו בתמחור אלא:

א. מעקב אחר תמהיל האירועים ושינויים בהתאם לביקוש

ב. השכרת חללים: כשתלמידי ביה"ס יצאו ממרכז התרבות נחזור להשכיר את החללים לחברות

חיצוניות.

אלו שני הכלים – שיפור התמהיל לטובת מכירת יותר כרטיסים והשכרת החללים.

דורון: חלוקת כרטיסי חינם בניגוד להוראות חוזר מנכ"ל.

מוטי: דנו בנושא זה בתחילת הישיבה, הבאנו לאישור המליאה את הנוהל לחלוקת כרטיסים עפ"י חוזר מנכ"ל.

דורון: ליקויים במעקב אחר האחזקה, אי ביצוע סקר בטיחות ובדיקות לציוד הרמה.

יניב: הליקוי תוקן, כבכל שנה כל המערכות נבדקו וקיבלנו רישיון עסק.

דורון: העדר מענה טלפוני.

מוטי: זו דוגמא לאחד מהסעיפים הסובייקטיביים כפי שמציגה הוועדה לענייני ביקורת. בדוח מופיע מספר השיחות שלא נענו אך לא נכתב שעובדי מרכז התרבות החזירו שיחות במכפלה כלומר חזרו טלפונית אל כל הפונים והפונות. בדוח הביקורת צוין ש-313 שיחות לא נענו אך לא צוין ש- 509 שיחות טלפון יצאו חזרה לפונים.

דורון: מועצה דתית: הדוח מכיל ליקויים שלא תוקנו ובסופו ליקויים שתוקנו.

הנושאים העיקריים מתוך 10 הנושאים בדו"ח המעקב בנוגע למועצה הדתית: אי יישום הוראות אסדרה בנושאים כספיים, דוגמת איחור בהגשת תקציב, התקשרויות עם ספקים, חתימה על חשבוניות וקבלות ואי הגדרת תפקידים.

מוטי: עופר מה יכולת השליטה של המועצה על הליקויים של המועצה הדתית?

עו"ד עופר שפיר: זכותנו וחובתנו לבקר את המועצה הדתית אך היכולת של המועצה לטפל בליקויים

אלו קלושה מאוד, יש בידה כלים מאוד לא יעילים. הכלל הוא שהתקציב שהמועצה המקומית צריכה להעביר למועצה הדתית נקבע בחוק, ללא שיקול דעת המועצה. מן הראוי להעביר את דוח הביקורת למשרד הפנים, למשרד לשירותי דת ולמועצה הדתית.

מוטי: אני מעלה לאישור את דוח והמלצות מבקר הפנים של המועצה לשנת :2022 בעד: מוטי, דנה, יעל, לי, דרור, אלירן, רפי

נמנעים: לינדה: הוועדה לענייני ביקורת התכנסה והעירה את הערותיה יחד עם מבקר המועצה. דורון:

אני חושב שצריך ליישם גם את הסיכומים וההצעות של ועדת ביקורת.

החלטה: הדוח וההמלצות של מבקר הפנים לשנת 2022 אושרו ברוב קולות.

3. עדכונים ושונות

רפי: אני חושב שצריך להגביר את האכיפה ביישוב, מציע לגייס פקח נוסף.

מוטי: נעלה זאת על סדר היום בישיבת המועצה הבאה.

מוטי נועל את הישיבה.

הטקסט שהופק מהקובץ הסרוק עצמו (זיהוי תווים אוטומטי)

פרוטוקול ישיבת מועצה שלא מן המניין מס' 07/24 מתאריך 05 ביוני 2024

משתתפים: מוטי לנדאו, דנה פינס, יעל ויסמן, דרור פילץ, לי זכאי, אלירן מלכי, רפי בכר, דורון ויסברוד, לינדה אשכנזי.

מוזמנים: עו"ד עופר שפיר, ליבי באראם גזברית, אביטל קינן מהנדסת, יניב הדסי מבקר.

מוטי פותח את הישיבה

1. דוח ביקורת מפורט של משרד הפנים לשנה 2022

דורון: דו"ח ביקורת הפנים לשנת 2023 עדיין לא הוגש, צריך היה להגיש אותו עד 01 באפריל ,2024

אנחנו בחודשיים איחור. דוח הביקורת של משרד הפנים לשנת 2022 מצוין, לא נמצאו ממצאים עיקריים. יש הערות שחוזרות על עצמן כמן וועדות החובה שאינן מתכנסות כפי שנדרש.

מוטי: האחריות לכינוס ועדות החובה היא של כל הנוכחים פה, חברי המועצה. היורי"ם של הוועדות הם חברי המועצה וזו אחריות של כולם לקיים את הישיבות כנדרש בחוק.

דורון: על פי מערך הגבייה יש חובות בסך 5-6 מילון ₪.

מוטי: אלו חובות שמתגלגלים כבר שנים, כולם נמצאים בטיפול משפטי ואת רובם כמעט בלתי אפשרי לגבות (פשיטות רגל, שוכרים שנעלמו וכו').

אני מעלה להצבעה את הדוח של מבקר משרד הפנים לשנת 2022 והמלצות הוועדה לענייני ביקורת בכפוף להערות של המועצה במסמך שצורף :

הצבעה והחלטה: דוח הביקורת מטעם משרד הפנים לשנת 2022 והמלצות ועדת הביקורת

בכפוף להערות המועצה אושרו פה אחד.

2. דיון בדוח ביקורת ומבקר המועצה לשנת :2022

דורון: נושאי דו"ח הביקורת- מרכז התרבות ומעקב אחר דוח הביקורת של המועצה הדתית משנת

.2020

מוטי: דוח הועדה לענייני ביקורת שבמועצה נכתב בצורה סובייקטיבית, לא מדויקת ושונה מהערות מבקר המועצה. אנחנו ניישם את כל ההמלצות ונתקן את כל הליקויים שבדוח מבקר הפנים של המועצה.

יניב: הערות ועדת ביקורת אינן תואמות במדויק את ביקורתי. חלק מהדברים לא מדויקים ולא בדיוק כמו שעלה בדיון.

דורון: הנושאים העיקריים שנסקרו מתוך 31 הנושאים בדו"ח הביקורת על מרכז התרבות:

ליקויים בתמחור פעילות מרכז התרבות, תפוסה נמוכה של אולם אירועים, התקשרות על בסיס הצלחה, תשלומי יתר, אי שמירת כספים בכספת.

מוטי: אנחנו צריכים למכור כרטיסים על פי מחירי השוק, אנחנו מתרכזים באיך למכור יותר כרטיסים, עוקבים ובודקים את עצמנו ועושים תיקונים כל הזמן. יש הכפלה של מספר הכרטיסים בהשוואה לעבר. בשנת 2023 התפוסה ב %37 מהאירועים הייתה פחות מ %,50 בשנת 2024 ב%73 מהאירועים הייתה תפוסה של מעל %50 , וב-11 מתוך 30 אירועים הייתה תפוסה של מעל %,80 אנחנו עוקבים כל הזמן אחרי המספרים ובהתאם משפרים את תמהיל האירועים. המפתח להקטנת הסבסוד למרכז התרבות אינו בתמחור אלא:

א. מעקב אחר תמהיל האירועים ושינויים בהתאם לביקוש

ב. השכרת חללים: כשתלמידי ביה"ס יצאו ממרכז התרבות נחזור להשכיר את החללים לחברות

חיצוניות.

אלו שני הכלים – שיפור התמהיל לטובת מכירת יותר כרטיסים והשכרת החללים.

דורון: חלוקת כרטיסי חינם בניגוד להוראות חוזר מנכ"ל.

מוטי: דנו בנושא זה בתחילת הישיבה, הבאנו לאישור המליאה את הנוהל לחלוקת כרטיסים עפ"י חוזר מנכ"ל.

דורון: ליקויים במעקב אחר האחזקה, אי ביצוע סקר בטיחות ובדיקות לציוד הרמה.

יניב: הליקוי תוקן, כבכל שנה כל המערכות נבדקו וקיבלנו רישיון עסק.

דורון: העדר מענה טלפוני.

מוטי: זו דוגמא לאחד מהסעיפים הסובייקטיביים כפי שמציגה הוועדה לענייני ביקורת. בדוח מופיע מספר השיחות שלא נענו אך לא נכתב שעובדי מרכז התרבות החזירו שיחות במכפלה כלומר חזרו טלפונית אל כל הפונים והפונות. בדוח הביקורת צוין ש-313 שיחות לא נענו אך לא צוין ש- 509 שיחות טלפון יצאו חזרה לפונים.

דורון: מועצה דתית: הדוח מכיל ליקויים שלא תוקנו ובסופו ליקויים שתוקנו.

הנושאים העיקריים מתוך 10 הנושאים בדו"ח המעקב בנוגע למועצה הדתית: אי יישום הוראות אסדרה בנושאים כספיים, דוגמת איחור בהגשת תקציב, התקשרויות עם ספקים, חתימה על חשבוניות וקבלות ואי הגדרת תפקידים.

מוטי: עופר מה יכולת השליטה של המועצה על הליקויים של המועצה הדתית?

עו"ד עופר שפיר: זכותנו וחובתנו לבקר את המועצה הדתית אך היכולת של המועצה לטפל בליקויים

אלו קלושה מאוד, יש בידה כלים מאוד לא יעילים. הכלל הוא שהתקציב שהמועצה המקומית צריכה להעביר למועצה הדתית נקבע בחוק, ללא שיקול דעת המועצה. מן הראוי להעביר את דוח הביקורת למשרד הפנים, למשרד לשירותי דת ולמועצה הדתית.

מוטי: אני מעלה לאישור את דוח והמלצות מבקר הפנים של המועצה לשנת :2022 בעד: מוטי, דנה, יעל, לי, דרור, אלירן, רפי

נמנעים: לינדה: הוועדה לענייני ביקורת התכנסה והעירה את הערותיה יחד עם מבקר המועצה. דורון:

אני חושב שצריך ליישם גם את הסיכומים וההצעות של ועדת ביקורת.

החלטה: הדוח וההמלצות של מבקר הפנים לשנת 2022 אושרו ברוב קולות.

3. עדכונים ושונות

רפי: אני חושב שצריך להגביר את האכיפה ביישוב, מציע לגייס פקח נוסף.

מוטי: נעלה זאת על סדר היום בישיבת המועצה הבאה.

מוטי נועל את הישיבה.