| סטאטוס ביצוע | | הצעות הוועדה | | התייחסות המועצה | המלצה | תמצית הממצאים | סעיף | נושא |
|---|
| | הצעלועתנ יהיונויע דה ביקורת | | | | | | |
| | בליעקניוירנתי | | | | | | |
| מבוצע בשוטף | ביקורת | | | לא קיימת דרישה בחוק להצגת מסמך מרכז. בהתכתבויות במיילים עם הגורמים השונים המעורבים בהכנת המכרז קיימים חישובים לאומדן המכרז. | לתעד את תחשיב האומדן בניירות העבודה של המכרז במסמך/דוח מרכז המאושר ע"י עורך האומדן וגורמי המקצוע הרלוונטיים. | נערך אומדן להיקף ההתקשרות, לאחר דיונים בין גורמי המקצוע שגיבשו את המכרז. בחלק מהמכרזים לא נמצא תיעוד לניירות עבודה של "מסמך/דוח מרכז" לתחשיב האומדן. | 6.1 | הכנה ועריכת אומדן המכרז |
| קיים מייל אישור מסכם | | | | מיושם בפועל | • לוודא תיעוד לאישור מסמכי המכרז על ידי כל אחד מגורמי המקצוע במכרז, לחילופין שליחת | תהליך גיבוש ואישור מסמכי המכרז מבוצע, בהתכתבויות בדוא"ל. טיוטת המכרז עוברת לבדיקה נוספת של | 6.3 | אישור מסמכי המכרז |
צוות תיקון ליקויים – פרוטוקול מיום 5.1.25
דיון על סיכומים והמלצות ועדת הביקורת לדוח מבקר הפנים 2023
נכחו: טל דיין - מנכ"ל המועצה, ליבי באראם - גזברית המועצה, אביטל קינן - מהנדסת המועצה הוזמן (בטלפון): יניב הדסי, מבקר המועצה לשעבר
ניהול מכרזים פומביים
| סטאטוס ביצוע | | הצעות הוועדה | | התייחסות המועצה | המלצה | תמצית הממצאים | סעיף | נושא |
|---|
| | הצעלועתנ יהיונויע דה ביקורת | | | | | | |
| | בליעקניוירנתי | | | | | | |
| בכל מכרז מוגדרים המנכ"ל, הגזברית, היועץ המשפטי ואליהם מצטרפים בהתאם לצורך, הגורם המקצועי במועצה ויועץ מקצועי במידה ויש | ביקורת | | | | דוא"ל לאישור סגירת המכרז שיאושר על ידי כל אחד מהנ"ל. • להגדיר את גורמי המקצוע בכל מכרז האחראים על גיבוש המכרז ואישורו. | היועמ"ש, ולאישור סופי לפרסום על ידי גורמי המקצוע השותפים בגיבוש המכרז. | | |
| המועצה פועלת בעניין פרסום המכרזים בהתאם להוראות החוק, לא נמצא כל יתרון בפרסום במגוון רחב יותר של עיתונים. במציאות כיום החברות מנויות לרוב ליפעת מכרזים / WIZBIZ ודומיהם ואינן עושות שימוש בעיתונות הכתובה לאיתור מכרזים. לגבי מכרזי זוטא, הצוות מאמץ את תגובת המועצה | מוצע לבחון את העיתונים בהם מפורסמים המכרזים בהיבט של תפוצת העיתון ועלות הפרסום. | | | למועצה מאגר יועצים. אין חובה חוקית לנהל מאגר ספקים | | נמצא תיעוד לפרסום המכרז ב-2 עיתונים יומיים כמתחייב בהתאם לחוק. בנוסף, המועצה מפרסמת את המכרזים באתר המועצה. נמצא תקין. כל המכרזים של המועצה הנם מכרזים פומביים ולא מכרזי זוטא ולכן המועצה אינה מנהלת מאגר ספקים. | 7.1 | פרסום המכרז |
| סטאטוס ביצוע | | הצעות הוועדה | | התייחסות המועצה | המלצה | תמצית הממצאים | סעיף | נושא |
|---|
| | הצעלועתנ יהיונויע דה ביקורת | | | | | | |
| | בליעקניוירנתי | | | | | | |
| ביקורת | | | | | | | |
| מחירי המכרזים נקבעים על פי היקף ההתקשרות, מורכבות המכרז ומחירי שוק. הדבר נעשה בשיתוף המנכ"ל, הגזברית והיועמ"ש ובאמצעות יועץ מקצועי למכרז (במידה והיה) | מוצע לקבוע מדיניות לקביעת גובה העלות. | | | | | נמצא תיעוד לתשלום עבור רכישת מסמכי המכרזים על ידי המשתתפים. נמצא תקין. עלות הרכישה הייתה 300 ₪ – 3,500 ₪. | 7.2 | רכישת טופסי מכרז על ידי המשתתפים |
| יבוצע בשמחה | | | | | להציג בפני ועדת המכרזים את הפרקים בנוהל המתייחסים לסדרי עבודתם ולעדכנם בעדכון הנוהל ככל שיידרש. | קיים במועצה נוהל פנימי "עריכת מכרזים פומביים מועצה מקומית סביון" המסדיר בין היתר גם חלק מסדרי העבודה של ועדת המכרזים. | 8.2 | סדרי עבודת ועדת מכרזים |
| הצוות מברך | | | | | | בישיבות ועדת המכרזים בהם התקיימו דיונים היו נוכחים לפחות 3 מבין 5 מחברי הועדה. נמצא תקין. | 8.3 | הרכב ועדת המכרזים |
| קיים, מנכ"ל המועצה | להגדיר עובד האחראי לזָמֶ ן פתיחת מעטפות | | | | לוודא קיום הליך פתיחת מעטפת במועד בהתאם להנחיות. | תיבת המכרזים נפתחה בהתאם להנחיות למעט מקרה יחיד בו פתיחת המעטפות בוצעה באיחור | 8.4 | הליך פתיחת מעטפות |
| סטאטוס ביצוע | | הצעות הוועדה | | התייחסות המועצה | המלצה | תמצית הממצאים | סעיף | נושא |
|---|
| | הצעלועתנ יהיונויע דה ביקורת | | | | | | |
| | בליעקניוירנתי | | | | | | |
| ביקורת | | | | | של יום אחד. | | |
| הצוות מברך | | | | | | במכרזים שנבדקו, ועדת המכרזים בחרה בהצעה שקיבלה את הציון המשוקלל הגבוה ביותר. נמצא תקין. | 8.5 | בחינת הצעות המחיר ובחירת הזוכה במכרז |
| מבוצע בשוטף | | | | | להציג בפרוטוקול ועדת מכרזים את ציוני מדד האיכות והמחיר שניתנו למציעים וכן את הציון הסופי המשוקלל ו/או לצרף את נספח הציונים כצרופה לפרוטוקול. | בחלק מהישיבות בהן התקבלה החלטה על הספק הזוכה לא צוין בפרוטוקול הישיבה הציון המשוקלל של המחיר וציון האיכות של המציע. | | |
| יושם כבר | מוצע ליישם את ההנחיה בנוגע לזהות נותני הציונים | | | במהלך הבקרה עודכן הסעיף בנוהל המכרזים של מועצת סביון המתייחס לגורמים המשתתפים בדירוג ציון האיכות ומניעת חשש לניגוד עניינים | | לא הייתה הנחיה מי הגורמים המשתתפים בדירוג ציון האיכות של המציעים וזאת על מנת למנוע מצב של ניגוד עניינים. | | |
| הצוות מאמץ את תגובת המועצה | • מוצע לשקול את צמצום משקל האיכות. מוצע לשקול המרת חלק מן המשקל הניתן | | | במכרזים מסוגים מסוימים קיימת חשיבות לאיכות ופחות למחיר, לרוב בשירותים מקצועיים בהם טווח | | ב-10 מ- 12 מכרזים ניתן משקל לאיכות. מסקירת שיעורי המשקלות של מדד האיכות אל מול המחיר | | |
| סטאטוס ביצוע | | הצעות הוועדה | | התייחסות המועצה | המלצה | תמצית הממצאים | סעיף | נושא |
|---|
| | הצעלועתנ יהיונויע דה ביקורת | | | | | | |
| | בליעקניוירנתי | | | | | | |
| ראו התייחסות המועצה בדוח המבקר לגבי ערבות ביצוע, לא רלוונטי | ביקורת לניקוד האיכות לתנאי סף. • מוצע לנמק את בחירת המשקלות. • מוצע לשקול קביעת סכומי ערבות ביצוע להרתעת מציעים לא ראויים. | | | המחירים בשוק אינו גדול, ולכן התחרות היא בעיקר על איכות. יחד עם זאת, אין חובה לקבוע דירוג איכות לאור קיומם של תנאי סף, ולעיתים במכרזים מסוימים ותחומים שונים ההצעות נמדדות על סמך תנאי הסף ומחיר בלבד. במכרזים מסוימים בסוגי עבודות "פשוטות" יותר, ניתן להסתפק בתנאי סף. | | נמצאו שקיימים טווחים שונים משיעור של %70 משקל למחיר ועד לשיעור של %.30 | | |
| עודכן סעיף 8 בנוהל מכרזים | | | | | פרוטוקול ועדת מכרזים ישלח לחברי הועדה לעיון על פי הוראת סעיף (136ב) לצו. הועדה תקבע פרק זמן בו חבר ועדה יוכל להגיש השגה על הפרוטוקול. | • על פי הוראת סעיף (136ב) לצו כל הפרוטוקולים חתומים על ידי יו"ר ועדת מכרזים או מי מטעמה . • בפרוטוקולים יש פירוט של הגורמים השונים שהשתתפו בישיבה. | 8.6 | פרוטוקולים של ועדת מכרזים |
| יושם כבר | | | | | יש לעדכן בנוהל המכרזים את שני העובדים שהוגדרו על ידי ראש המועצה | הפרוטוקולים מתויקים אצל מנכ"ל המועצה ואצל גזברית המועצה. בנוסף, הפרוטוקולים נסרקים | | |
| סטאטוס ביצוע | | הצעות הוועדה | | התייחסות המועצה | המלצה | תמצית הממצאים | סעיף | נושא |
|---|
| | הצעלועתנ יהיונויע דה ביקורת | | | | | | |
| | בליעקניוירנתי | | | | | | |
| ביקורת | | | | כעובדים שיחזיקו כל אחד עותק מהפרוטוקולים של ועדת מכרזים. | לתיקייה מממוחשבת בה נשמרים מסמכי המכרזים. | | |
| הצוות מברך | | | | | | נמצא שבמכרזים שנדגמו, היה קיים מסמך אישור ראש המועצה להמלצת ועדת המכרזים על הזוכה במכרז. נמצא תקין. | 9 | אישור הזוכה במכרז על ידי ראש המועצה |
| ראו התייחסות בסעיף 7.1 לעיל | • מוצע לפרסם את המכרזים בעיתונות רבת תפוצה. • מוצע לשקול אמצעי הפצה נוספים כדי להגדיל את מספר המציעים. | | | | | מ-8 מכרזים בשנת ,2023 ב-2 מכרזים הוגשה הצעה אחת וב- 6 מכרזים הוגשו 2 הצעות. מיעוט הספקים נובע מכך שבחלק מהשירותים המסופקים לרשויות ישנם ספקים בודדים הנותנים את השירות המבוקש).1 בנוסף, מכיוון שסביון הנה רשות קטנה מבחינת היקף הפעילות ספקים אינם מגישים הצעות מחיר למכרזי המועצה. במכרז המרוץ המועצה אף העלתה את גובה התשלום וזאת בהמלצת גורמי | 10 | הגשת הצעות למכרזים |
| סטאטוס ביצוע | | הצעות הוועדה | | התייחסות המועצה | המלצה | תמצית הממצאים | סעיף | נושא |
|---|
| | הצעלועתנ יהיונויע דה ביקורת | | | | | | |
| | בליעקניוירנתי | | | | | | |
| ביקורת | | | | | מקצוע איתם התייעצה המועצה על מנת לאפשר לנותני שירותים נוספים ואיכותיים להגיש הצעות לביצוע השירות. | | |
| תנאי הסף נבחנים בקפידה | מוצע שקיום תנאי הסף ייבחן בקפידה. | | | | לעגן בנוהל תהליך של עדכון תנאי מכרז לאחר פרסומו. | נמצא מקרה בו שינוי של תנאי מכרז על ידי יועץ המכרז לאחר פרסומו ללא הודעה בדבר הבהרה על עדכון תנאי המכרז הביא למצב של פסילת המכרז. נמצא מקרה בו מכרז בוטל עקב פניית מתחרה על אי עמידת הזוכה בתנאי הסף. | 11 | ביטול מכרזים |
דוח מרוץ סביון 2023
1. המלצות מבקר המועצה
הועדה לענייני ביקורת מקבלת את כל המלצות מבקר המועצה בנוגע לביקורת בנושא מרוץ סביון :2023 1.1 עיתוי היציאה למכרז - לצאת למכרז לניהול והפקת מרוץ סביון בזמן סביר על מנת למנוע מצב של בחירת מפיק בסמוך לאירוע המרוץ.
1.2 עיתוי האירוע - לקיים את אירוע המרוץ בחודשים פברואר או מרץ.
1.3 סכום התמורה - לבצע מידי שנה סקר שוק לבחינת עלויות הפקת המרוץ, כדי לוודא שמחיר המקסימום אותו מצינת המועצה תואם למחירי השוק, דבר שיבטיח השתתפות במכרז של מספר מציעים.
1.4 הקשר עם המפיק - לקבוע אבני דרך לקיום ישיבות שוטפות עם מפיק המרוץ טרם האירוע, לתעד את המשימות לביצוע ולוודא את ביצוען.
2. סיכומי והצעות הועדה לענייני ביקורת לדוח בנושא מרוץ סביון 2023 בנוסף להמלצות דוח המבקר
בנוסף להמלצות מבקר המועצה, הועדה לענייני ביקורת הוסיפה המלצות נוספות:
| סטאטוס ביצוע | | | הצעות הוועדה לענייני ביקורת | | | תמצית הממצאים | | | נושא | | | # | |
|---|
| סטאטוס ביצוע לא רלוונטי, לכל מכרז נקבעים תנאי הסף בכובד ראש ובהתאם | | הצעות הוועדה לענייני ביקורת קביעת תנאי סף גבוהים כדי למנוע כשלים בביצוע. | | | תמצית הממצאים תנאי סף מקילים מדי (הופחתו עקב כשלון המכרזים הראשונים). | | | נושא תנאי סף (עמוד )52 | | | # 3.1 | | |
| תנאי הסף בכובד ראש ובהתאם | | | | | | | | | | | | | |
| להיקף ואופי הפעילות | | | | | | | | | | | | | |
| לא ברורה ההצעה, שכן כפי שוועדת הביקורת ציינה כבר הנושא יושם במכרז שהתקיים | | | | מוצע לקבוע דרישות מפרט | | דרישות המפרט לא היו מפורטות דיין. | | | תכולת דרישות מפרט האירוע (עמוד )52 | | | 3.2 | | |
| | | | מפורטות ומחייבות ובצדן | | | | | | | | | | |
| | | | סנקציות כלכליות להבטחת | | | | | | | | | | |
| | | | קיומן. | | | | | | | | | | |
| | | | הערה – יושם במכרז 2024 | | | | | | | | | | |
| הצוות מברך | | | | | | | הביקורת ציינה לטובה את המענה | | מענה המועצה (עמוד )56 | | | 3.3 | | |
| | | | | | | המהיר של המועצה לכשל בהודעת | | | | | | | |
| | | | | | | התנצלות, בפיצוי כספי למשתתפים | | | | | | | |
| | | | | | | ובהסכם פשרה עם המפיק | | | | | | | |
| יושם כבר במכרז שהתקיים לשנת 2024 | | | | מוצע לעגן במסמכי המכרז את | | לא נשמר קשר רצוף עם המפיק, לא תועדו סיכומי פגישות אתו ורק סמוך לאירוע ( 6 ימים לפניו) נשלח למפיק דוא"ל עם פירוט המשימות שהוא נדרש להשלים (בעמוד .)48 | | | הקשר עם המפיק | | | 3.4 | | |
| | | | קביעת אבני דרך לקיום ישיבות | | | | | | | | | | |
| | | | שוטפות עם המפיק, הדרישה לתיעוד המשימות ומעקב אחר | | | | | | | | | | |
| | | | לתיעוד המשימות ומעקב אחר ביצוען. | | | | | | | | | | |
| | | | ביצוען. | | | | | | | | | | |
| לא נשמר קשר רצוף עם המפיק, לא |
|---|
| תועדו סיכומי פגישות אתו ורק סמוך לאירוע ( 6 ימים לפניו) נשלח |
| סמוך לאירוע ( 6 ימים לפניו) נשלח |
| למפיק דוא"ל עם פירוט המשימות |
| שהוא נדרש להשלים (בעמוד .)48 |
| יושם כבר במכרז שהתקיים לשנת |
|---|
| 2024 |