פרוטוקול ישיבת צוות תיקון ליקויים מיום 5.1.25

צוות תיקון ליקויים – פרוטוקול מיום 5.1.25

דיון על סיכומים והמלצות ועדת הביקורת לדוח מבקר הפנים 2023

נכחו: טל דיין - מנכ"ל המועצה, ליבי באראם - גזברית המועצה, אביטל קינן - מהנדסת המועצה הוזמן (בטלפון): יניב הדסי, מבקר המועצה לשעבר

ניהול מכרזים פומביים

הצעות הוועדה

סטאטוס

נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה לענייני

ביצוע

ביקורת

נערך אומדן להיקף

לא קיימת דרישה בחוק

ההתקשרות, לאחר דיונים לתעד את תחשיב

להצגת מסמך מרכז.

הכנה בין גורמי המקצוע שגיבשו האומדן בניירות העבודה בהתכתבויות במיילים עם

ועריכת את המכרז. של המכרז במסמך/דוח

6.1 הגורמים השונים מבוצע בשוטף

אומדן בחלק מהמכרזים לא מרכז המאושר ע"י עורך

המעורבים בהכנת המכרז

המכרז נמצא תיעוד לניירות האומדן וגורמי המקצוע קיימים חישובים לאומדן

עבודה של "מסמך/דוח הרלוונטיים.

המכרז.

מרכז" לתחשיב האומדן.

תהליך גיבוש ואישור • לוודא תיעוד לאישור

אישור מסמכי המכרז מבוצע, מסמכי המכרז על ידי קיים מייל אישור מסכם

מסמכי מיושם בפועל

6.3 בהתכתבויות בדוא"ל. כל אחד מגורמי

המכרז

טיוטת המכרז עוברת המקצוע במכרז,

לבדיקה נוספת של לחילופין שליחת

הצעות הוועדה

סטאטוס

נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה לענייני

ביצוע

ביקורת

היועמ"ש, ולאישור סופי דוא"ל לאישור סגירת בכל מכרז מוגדרים

לפרסום על ידי גורמי המכרז שיאושר על

המנכ"ל,

המקצוע השותפים בגיבוש ידי כל אחד מהנ"ל. הגזברית, היועץ המשפטי

המכרז. • להגדיר את גורמי ואליהם

מצטרפים

המקצוע בכל מכרז

בהתאם לצורך,

האחראים על גיבוש הגורם

המקצועי

המכרז ואישורו.

במועצה ויועץ

מקצועי במידה

ויש

המועצה פועלת

בעניין פרסום

המכרזים

בהתאם

נמצא תיעוד לפרסום

להוראות

המכרז ב-2 עיתונים יומיים החוק, לא

נמצא כל יתרון

כמתחייב בהתאם לחוק.

בפרסום במגוון

בנוסף, המועצה מפרסמת רחב יותר של

עיתונים.

את המכרזים באתר מוצע לבחון את

במציאות כיום

פרסום המועצה. העיתונים בהם החברות מנויות

למועצה מאגר יועצים. מפורסמים

לרוב ליפעת

המכרז 7.1 נמצא תקין. אין חובה חוקית לנהל המכרזים בהיבט מכרזים /

מאגר ספקים של תפוצת

WIZBIZ

העיתון ועלות

כל המכרזים של המועצה הפרסום. ודומיהם ואינן

עושות שימוש

הנם מכרזים פומביים ולא בעיתונות

מכרזי זוטא ולכן המועצה הכתובה

לאיתור

אינה מנהלת מאגר מכרזים.

ספקים.

לגבי מכרזי

זוטא, הצוות

מאמץ את

תגובת המועצה

הצעות הוועדה

סטאטוס

נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה לענייני

ביצוע

ביקורת

מחירי

המכרזים

נקבעים על פי

נמצא תיעוד לתשלום עבור

היקף

רכישת מסמכי המכרזים ההתקשרות,

רכישת

מורכבות

על ידי המשתתפים. מוצע לקבוע

טופסי מכרז המכרז ומחירי

7.2 נמצא תקין. מדיניות לקביעת שוק. הדבר

על ידי גובה העלות.

נעשה בשיתוף

עלות הרכישה הייתה 300

המשתתפים המנכ"ל,

₪ – 3,500 ₪. הגזברית

והיועמ"ש

ובאמצעות יועץ

מקצועי למכרז

(במידה והיה)

קיים במועצה נוהל פנימי להציג בפני ועדת

"עריכת מכרזים פומביים המכרזים את הפרקים

סדרי עבודת

מועצה מקומית סביון" בנוהל המתייחסים

ועדת

8.2 יבוצע בשמחה

המסדיר בין היתר גם חלק לסדרי עבודתם ולעדכנם

מכרזים

מסדרי העבודה של ועדת בעדכון הנוהל ככל

המכרזים. שיידרש.

בישיבות ועדת המכרזים

בהם התקיימו דיונים היו

הרכב ועדת

המכרזים 8.3 נוכחים לפחות 3 מבין 5 הצוות מברך

מחברי הועדה.

נמצא תקין.

תיבת המכרזים נפתחה

לוודא קיום הליך

הליך פתיחת

בהתאם להנחיות למעט להגדיר עובד

מעטפות 8.4 פתיחת מעטפת במועד האחראי לזָמֶ ן קיים, מנכ"ל

מקרה יחיד בו פתיחת המועצה

פתיחת מעטפות

בהתאם להנחיות.

המעטפות בוצעה באיחור

הצעות הוועדה

סטאטוס

נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה לענייני

ביצוע

ביקורת

של יום אחד.

במכרזים שנבדקו, ועדת

המכרזים בחרה בהצעה

שקיבלה את הציון הצוות מברך

המשוקלל הגבוה ביותר.

נמצא תקין.

להציג בפרוטוקול ועדת

בחלק מהישיבות בהן

מכרזים את ציוני מדד

התקבלה החלטה על הספק

האיכות והמחיר שניתנו

הזוכה לא צוין בפרוטוקול

למציעים וכן את הציון מבוצע בשוטף

הישיבה הציון המשוקלל

בחינת הסופי המשוקלל ו/או

של המחיר וציון האיכות

הצעות לצרף את נספח הציונים

של המציע.

המחיר כצרופה לפרוטוקול.

ובחירת 8.5 במהלך הבקרה עודכן

לא הייתה הנחיה מי

הזוכה הסעיף בנוהל המכרזים

הגורמים המשתתפים

במכרז של מועצת סביון מוצע ליישם את

בדירוג ציון האיכות של

יושם כבר

ההנחיה בנוגע

המתייחס לגורמים

המציעים וזאת על מנת לזהות נותני

המשתתפים בדירוג ציון הציונים

למנוע מצב של ניגוד

האיכות ומניעת חשש

עניינים.

לניגוד עניינים

ב-10 מ-12 מכרזים ניתן במכרזים מסוגים • מוצע לשקול

את צמצום

משקל לאיכות. מסוימים קיימת חשיבות משקל הצוות מאמץ מסקירת שיעורי לאיכות ופחות למחיר, האיכות. את תגובת מוצע לשקול המועצה

המרת חלק

המשקלות של מדד לרוב בשירותים

האיכות אל מול המחיר מקצועיים בהם טווח מן המשקל

הניתן

הצעות הוועדה

סטאטוס

נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה לענייני

ביצוע

ביקורת

נמצאו שקיימים טווחים המחירים בשוק אינו לניקוד

האיכות

שונים משיעור של %70 גדול, ולכן התחרות היא

לתנאי סף. ראו התייחסות

משקל למחיר ועד לשיעור בעיקר על איכות. יחד עם המועצה בדוח של %.30 זאת, אין חובה לקבוע • מוצע לנמק המבקר

את בחירת

דירוג איכות לאור קיומם

המשקלות.

של תנאי סף, ולעיתים

• מוצע לשקול

במכרזים מסוימים לגבי ערבות

קביעת

ביצוע, לא

ותחומים שונים ההצעות סכומי

רלוונטי

ערבות ביצוע

נמדדות על סמך תנאי

להרתעת

הסף ומחיר בלבד. מציעים לא

ראויים.

במכרזים מסוימים בסוגי

עבודות "פשוטות" יותר,

ניתן להסתפק בתנאי סף.

• על פי הוראת סעיף

פרוטוקול ועדת מכרזים

(136ב) לצו כל

ישלח לחברי הועדה

הפרוטוקולים חתומים

לעיון על פי הוראת סעיף

על ידי יו"ר ועדת

עודכן סעיף 8

(136ב) לצו. הועדה

מכרזים או מי מטעמה . בנוהל מכרזים

פרוטוקולים

תקבע פרק זמן בו חבר

של ועדת • בפרוטוקולים יש פירוט

ועדה יוכל להגיש השגה

8.6

מכרזים של הגורמים השונים

על הפרוטוקול.

שהשתתפו בישיבה.

הפרוטוקולים מתויקים יש לעדכן בנוהל

אצל מנכ"ל המועצה ואצל המכרזים את שני

יושם כבר

גזברית המועצה. בנוסף, העובדים שהוגדרו על

הפרוטוקולים נסרקים ידי ראש המועצה

הצעות הוועדה

סטאטוס

נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה לענייני

ביצוע

ביקורת

לתיקייה מממוחשבת בה כעובדים שיחזיקו כל

נשמרים מסמכי המכרזים. אחד עותק

מהפרוטוקולים של

ועדת מכרזים.

אישור נמצא שבמכרזים שנדגמו,

הזוכה היה קיים מסמך אישור

במכרז על 9 ראש המועצה להמלצת הצוות מברך

ידי ראש ועדת המכרזים על הזוכה

המועצה במכרז. נמצא תקין.

מ-8 מכרזים בשנת ,2023

ב-2 מכרזים הוגשה הצעה

אחת וב-6 מכרזים הוגשו 2

הצעות.

מיעוט הספקים נובע מכך

• מוצע לפרסם

שבחלק מהשירותים את

המכרזים

המסופקים לרשויות ישנם

הגשת בעיתונות

ספקים בודדים הנותנים רבת תפוצה.

הצעות

ראו התייחסות

10 את השירות המבוקש).1

למכרזים • מוצע לשקול בסעיף 7.1 לעיל

בנוסף, מכיוון שסביון הנה

אמצעי

רשות קטנה מבחינת היקף הפצה

נוספים כדי

הפעילות ספקים אינם

להגדיל את

מגישים הצעות מחיר מספר

המציעים.

למכרזי המועצה.

במכרז המרוץ המועצה אף

העלתה את גובה התשלום

וזאת בהמלצת גורמי

הצעות הוועדה

סטאטוס

נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה לענייני

ביצוע

ביקורת

מקצוע איתם התייעצה

המועצה על מנת לאפשר

לנותני שירותים נוספים

ואיכותיים להגיש הצעות

לביצוע השירות.

נמצא מקרה בו שינוי של

תנאי מכרז על ידי יועץ

המכרז לאחר פרסומו ללא

לעגן בנוהל תהליך של מוצע שקיום

הודעה בדבר הבהרה על

ביטול תנאי הסף

עדכון תנאי מכרז לאחר תנאי הסף ייבחן

מכרזים 11 עדכון תנאי המכרז הביא נבחנים בקפידה

פרסומו. בקפידה.

למצב של פסילת המכרז.

נמצא מקרה בו מכרז בוטל

עקב פניית מתחרה על אי

עמידת הזוכה בתנאי הסף.

דוח מרוץ סביון 2023

1. המלצות מבקר המועצה

הועדה לענייני ביקורת מקבלת את כל המלצות מבקר המועצה בנוגע לביקורת בנושא מרוץ סביון :2023 1.1 עיתוי היציאה למכרז - לצאת למכרז לניהול והפקת מרוץ סביון בזמן סביר על מנת למנוע מצב של בחירת מפיק בסמוך לאירוע המרוץ.

1.2 עיתוי האירוע - לקיים את אירוע המרוץ בחודשים פברואר או מרץ.

1.3 סכום התמורה - לבצע מידי שנה סקר שוק לבחינת עלויות הפקת המרוץ, כדי לוודא שמחיר המקסימום אותו מצינת המועצה תואם למחירי השוק, דבר שיבטיח השתתפות במכרז של מספר מציעים.

1.4 הקשר עם המפיק - לקבוע אבני דרך לקיום ישיבות שוטפות עם מפיק המרוץ טרם האירוע, לתעד את המשימות לביצוע ולוודא את ביצוען.

2. סיכומי והצעות הועדה לענייני ביקורת לדוח בנושא מרוץ סביון 2023 בנוסף להמלצות דוח המבקר

בנוסף להמלצות מבקר המועצה, הועדה לענייני ביקורת הוסיפה המלצות נוספות:

# נושא תמצית הממצאים הצעות הוועדה לענייני ביקורת סטאטוס ביצוע

לא רלוונטי, לכל מכרז נקבעים

תנאי סף מקילים מדי (הופחתו עקב קביעת תנאי סף גבוהים כדי 3.1 תנאי סף (עמוד )52 תנאי הסף בכובד ראש ובהתאם כשלון המכרזים הראשונים). למנוע כשלים בביצוע.

להיקף ואופי הפעילות

מוצע לקבוע דרישות מפרט

מפורטות ומחייבות ובצדן לא ברורה ההצעה, שכן כפי דרישות המפרט לא היו מפורטות

3.2 תכולת דרישות מפרט האירוע סנקציות כלכליות להבטחת שוועדת הביקורת ציינה כבר (עמוד )52 דיין.

קיומן. הנושא יושם במכרז שהתקיים

הערה – יושם במכרז 2024

הביקורת ציינה לטובה את המענה

המהיר של המועצה לכשל בהודעת

3.3 מענה המועצה (עמוד )56 הצוות מברך

התנצלות, בפיצוי כספי למשתתפים

ובהסכם פשרה עם המפיק

מוצע לעגן במסמכי המכרז את

לא נשמר קשר רצוף עם המפיק, לא

קביעת אבני דרך לקיום ישיבות

תועדו סיכומי פגישות אתו ורק

יושם כבר במכרז שהתקיים לשנת

שוטפות עם המפיק, הדרישה

3.4 הקשר עם המפיק סמוך לאירוע (6 ימים לפניו) נשלח 2024

לתיעוד המשימות ומעקב אחר

למפיק דוא"ל עם פירוט המשימות

ביצוען.

שהוא נדרש להשלים (בעמוד .)48