פרוטוקול וועדת התקשרויות עליונה פטורי מכרז לפי תקנה 3(8) מס 15

מהות ההחלטה	נושא	ה יחידה	מס' החלטה	מס' פניה
			מס' החלטה
אישור פטור ממכרז לפי תקנה 3 ()8 בהתאם לחוות הדעת המשפטית שניתנה, אישור תנאי סף ואמות מידה לפנייה למציעים פוטנציאליים	התקשרות עם יועץ לניהול מסמכים דיגיטליים, סריקה ופיתוח	מינהל כספים, מטה תכנון ופיתוח	36/18	.1 פניה1

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2018 15 מיום 14/11/2018

משתתפים ה"ה: מנחם לייבה – מנכ"ל העירייה, הרצל סייג – סגן גזבר העירייה ומנהל אגף חשבות, עו"ד עוזי סלמן –

יועמ"ש העירייה.

נוכחים ה"ה: נעמי לוי, עו"ד נטלי שמואלי מעודי, עידית להב, אטקצ'ו גטהון.

מזכיר הועדה: אהרן פישר.

מרכז הועדה: לילך קוטלובסקי.

עמוד 1 מתוך 5

	שם המחלקה/יחידה	ש		שם האגף	ש		שם החטיבה/מנהל	ש
	תחום ניהול מסמכים דיגיטליים	ת		מטה תכנון ופיתוח	מ		מינהל כספים	מ

	נושא ההתקשרות										נ
	התקשרות עם יועץ לניהול מסמכים דיגיטליים, סריקה ומפתוח										ה
	תיאור מהות ההתקשרות										ת
מינהל כספים מעוניין להתקשר עם יועץ לצורך: .1 הובלת תהליכי ניהול מסמכים דיגיטליים, סריקה ומפתוח במערכות ממוחשבות הכוללים ייזום, אפיון, ליווי הפיתוח והטמעה לרבות מסמכי דרישות, התאמת תהליכים, ליווי מנהלים וצוותי עבודה. .2 ייזום פרוייקטים לניהול מסמכים דיגיטליים המבוססים על טכנולוגיות חדשניות כגון חתימה דיגיטלית לצורך ייעול תהליכים והפחתת עלויות.
	מס' שיריון	מ		סעיף תקציב	ס		היקף כספי מוערך	ה		תקופת ההתקשרות	ת
						200,000 ₪ לשנה			4 שנים
	נימוק היחידה לקבלת פטור ממכרז										נ
בהתקשרות המבוקשת נדרש כי נותן השירותים יהיה בעל ידע מעמיק ומומחיות מיוחדת בתחום ניהול מסמכים דיגיטליים, בעל ניסיון בהכרת והבנת תהליכים ברשויות מקומיות, הכרות עם מכלול מערכות לרבות מערכת SAP , מערכת ,CRM ומערכת לניהול מסמכים DOCUMENTUM לרבות אינטגרציה בין המערכות הנ"ל, הכרות עם טכנולוגיות חדשניות ורגולציה בתחום ניהול מסמכים דיגיטלי. בשנת 2009 הוטמעה במינהל כספים מערכת מחו"ג (מערכת לחיוב וגבייה) בשילוב מערכת דוקומנטום לניהול מסמכים דיגיטליים. מדובר על פרויקט רב שנתי לפיתוח מערכת גבייה אחודה שמורחבת בהדרגה לכל תחומי הגבייה: ארנונה, שילוט, חינוך, חניה וכד' ומשלב תהליכי ניהול מסמכים דיגיטליים וטכנולוגיות חדשניות בתחום.

היועץ המשפטי אישר פטור ממכרז לפי תקנה ,)8(3 כמצורף בנספחים		האם הבקשה לפטור לפי	ה ת ה
		התקאםנה ה 3ב(ק)8ש אהוש לפרהט וערל ל יפדיי
		תהקיונעהץ 3ה(מ)8ש אפוטשיר?ה על ידי

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2018 15 מיום 14/11/2018

החלטה מספר 36/18

התקשרות עם יועץ לניהול מסמכים דיגיטליים, סריקה ופיתוח

להלן פניית היחידה:

1. פרטי היחידה

2. פרטי ההתקשרות המבוקשת

3. חוות דעת היועץ המשפטי

4. תנאי סף

על המציע לעמוד בתנאים המפורטים להלן במועד הגשת ההצעות.

.4.1 למציע ניסיון של לפחות 10 שנים בניהול מסמכים דיגיטליים, סריקה ומפתוח במערכות ממוחשבות.

.4.2 המציע ניהל וליווה לפחות 3 פרויקטים, כמפורט להלן, ברשויות מקומיות ו/או בגופי ממשלה בהיקף פרויקט של לפחות 50 מ' ₪.

פרוייקטים - פרויקטים לניהול מסמכים דיגיטליים, סריקה ומפתוח במערכות ממוחשבות הכוללים את כל המפורט להלן:

עמוד 2 מתוך 5

משקל			אופן ניקוד אמת המידה				אמת המידה
%15				ניסיון של 11-15 שנים – 5 נק'	נ נ		ניסיון המציע מעבר למינימום	נ ה
				ניסיון של מעל 15 שנים – 10 נק'			הנדרש בתנאי הסף 4.1
%15				ליווי של 4-6 פרויקטים - 5 נק'	ל ל ל	ניסיון המציע מעבר למינימום הנדרש בתנאי הסף 4.2	ניסיון המציע מעבר למינימום
				ליווי של 7-8 פרויקטים- 10 נק'			הנדרש בתנאי הסף 4.2
				ליווי של 9 פרויקטים ויותר- 15 נק'
%40				במסגרת הריאיון עם המציע ייבחנו:	ב • • • • •	ראיון עם המציע
				• יכולת הובלת שינויים בארגון גדול ומורכב (30 נק')
				• התמודדות עם ממשקי עבודה רבים פנים וחוץ
				ארגוניים (30 נק')
				• שירותיות ויחסי אנוש (15 נק'),
				• יכולת עבודה עצמאית ובצוות (15 נק'),
				• התרשמות כללית (10 נק')
%30				הצגת מתודולוגיית עבודה מוצעת (בכתב) על כל שלביה	ה ל ה	מתודולוגית עבודה
				לפרויקט לניהול מסמכים דיגיטליים, משלב העלאת
				הצורך ועד לשלב היישום.
	%100			סה"כ

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2018 15 מיום 14/11/2018

• ייזום, אפיון, ליווי הפיתוח והטמעה לרבות מסמכי דרישות, התאמת תהליכים, ליווי מנהלים וצוותי עבודה;

• פרויקטים המבוססים על טכנולוגיות חדשניות לניהול מסמכים דיגיטליים;

• פרוייקטים בשילוב מערכות ,SAP דוקומנטום , ו- .CRM .4.3 המציע/נותן השירותים מטעם המציע יהיה בעל תואר אקדמאי ממוסד אקדמי מוכר על ידי המועצה להשכלה גבוהה בהנדסת תוכנה.

.4.4 למציע ניסיון בכתיבת מכרזים בתחום ניהול מסמכים דיגיטליים בהיקף מכרז של 5 מיליון ₪ לפחות.

.4.5 ציון איכות - עמידה בציון איכות מינימאלי של 75 נקודות, לפי אמות המידה המפורטות להלן.

5. אמות מידה לבחירת ההצעה הזוכה

.5.1 משקל ציון האיכות

.5.1.1 ציון האיכות יהווה %60 מהציון הכולל.

.5.1.2 ציון האיכות הכולל יתקבל כסכום הנקודות שתקבל ההצעה ברכיבים המפורטים בטבלה להלן.

ההצעות אשר יוגשו יבחנו וינקדו בהתאם לאמות המידה המפורטות להלן:

.5.2 משקל ציון המחיר

ציון המחיר יהווה %40 מהציון הכולל. המציע יידרש לתת מחיר שעתי שלא יעלה על 220 ₪ (לא כולל מע"מ).

עמוד 3 מתוך 5

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2018 15 מיום 14/11/2018

6. נושאים לאישור הועדה

6.1 אישור הועדה כי מוצדק וסביר בנסיבות העניין לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז על פי תקנה )8(3 לתקנות העיריות (מכרזים).

6.2 אישור תנאי הסף ואמות המידה עבור ההתקשרות לעיל.

תקציב- 01621100752

כפוף לאישור תקציב 2019

דיון

1. מר פישר מציג את הפנייה.

2. הועדה בחנה את הבקשה לביצוע ההתקשרות המבוקשת, ואת האפשרות לערוך את ההתקשרות בדרך של

מכרז, על מנת להחליט האם מוצדק וסביר בנסיבות העניין לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז על פי תקנה )8(3 לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח-1987 (להלן: "תקנות העיריות (מכרזים)").

3. הועדה דנה בבקשה לאחר שהיועץ המשפטי בחן ומצא, כי ההתקשרות המבוקשת היא כזו הדורשת ידע

ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים, בהתאם להוראות תקנה )8(3 לתקנות והיא חלה על ההתקשרות.

ובחן את הסברי האגף, לפיהם מדובר בהתקשרות לביצוע תפקיד ייחודי, המצריך בין היתר, ידע מעמיק, ומומחיות מיוחדת בתחום ניהול מסמכים דיגיטליים, בעל ניסיון בהכרת והבנת תהליכים ברשויות מקומיות, הכרות עם מכלול מערכות לרבות מערכת ,SAP מערכת ,CRM ומערכת לניהול מסמכים DOCUMENTUM לרבות אינטגרציה בין המערכות הנ"ל, הכרות עם טכנולוגיות חדשניות ורגולציה בתחום ניהול מסמכים דיגיטלי.

4. לדברי האגף, מדובר במשרה שדורשת יחסי אמון מיוחדים ומומחיות והיכרות את מערכת המחו"ג בשילוב

מערכת דוקומנטום לניהול מסמכים דיגיטליים וממשקים רבים נוספים בעירייה באופן שהתקשרות במכרז אינה הדרך המיטבית לבחירת נותן השירות בהתקשרות מסוג זה.

5. הועדה בחנה את תנאי הסף שהוצעו בהתאם להיקף ההתקשרות המבוקשת ומאפייניה, וכן את אמות המידה

שהוצעו ומשקלן, לפיהן תקבע ההצעה הזוכה.

החלטה

לאור הנתונים שהוצגו בבקשה, ההסברים שניתנו על ידי נציגי מינהל הכספים וחוות הדעת המשפטית שהונחה בפניה:

1. הועדה מצאה, כי בנסיבות העניין מוצדק וסביר לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז לפי תקנה )8(3 לתקנות

העיריות (מכרזים), וזאת לאור טיבה ומהותה של ההתקשרות, אשר דורשת ידע ומומחיות מיוחדים, ואינה שגרתית, והתוצרים המבוקשים במסגרתה.

2. הועדה מחליטה לאשר את תנאי הסף ואמות המידה. משקל ציון האיכות יהווה %60 מהציון הכולל ומשקל

ציון המחיר יהווה %40 מהציון הכולל.

וכמפורט לעיל.

עמוד 4 מתוך 5

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2018 15 מיום 14/11/2018

עו"ד עוזי סלמן, הרצל סייג, מנחם לייבה,

היועמ"ש לעירייה סגן גזבר העירייה ומנהל מנכ"ל העירייה

אגף החשבות

תאריך תאריך תאריך

עמוד 5 מתוך 5