פרוטוקול וועדת התקשרות עליונה- פטורי מכרז לפי תקנה 3 (15,8) מספר 8

מהות ההחלטה	נושא	ה יחידה	מס' החלטה	מס' פניה
			מס' החלטה
אישור התקשרות	מתן שירותי תיאום מידע ופניות במרכז העירוני לתיאום הנדסי	המרכז העירוני לתאום הנדסי	1/19	.1 פניה1
אישור תנאי סף ואמות מידה לקביעת הצעות זוכות	בקשה לאישור תנאי סף ואמות מידה להעסקת יועצים ארגוניים	חטיבת משאבי אנוש ומינהל, מח' ניהול השינוי	2/19	.2 פניה2

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2019 8 מיום 15/05/2019

משתתפים ה"ה: מנחם לייבה – מנכ"ל העירייה, משה גילצר – גזבר העירייה, עו"ד עוזי סלמן – יועמ"ש העירייה.

נוכחים ה"ה: עו"ד רותם ברהב, עו"ד נטלי שמואלי מעודי, ענבל צרפתי.

מזכיר הועדה: אהרן פישר.

מרכז הועדה: אופיר נעמני.

סכום בש"ח (לא כולל מע"מ)	תקופת התקשרות	שם הספק	החלטה	שם היחידה	מס' החלטה
88.88 ₪ לשעה סה"כ 192,000 לשנה	36 חודשים	אביב פלגי	מאשרים התקשרות למתן שירותי תיאום מידע ופניות במרכז העירוני לתיאום הנדסי		1/19
				המרכז העירוני לתאום הנדסי

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2019 8 מיום 15/05/2019

החלטה מספר 1/19

מתן שירותי תיאום מידע ופניות במרכז העירוני לתיאום הנדסי

להלן פניית היחידה:

הנדון / מתן שירותי תיאום מידע ופניות במרכז העירוני לתיאום הנדסי

1. ב – 06/03/19 אישרה הוועדה בהחלטה מס' 1 מתן פטור, אישור אמות מידה ותנאי סף לנושא שבנדון.

2. בהתאם לכך הועברה פנייה ל – 4 מועמדים לצורך בחירת זוכה אחד וכל זאת בהתאם לתנאי הסף ואמות

המידה שקבעה הוועדה כמפורט להלן :

• %30 מחיר ( על בסיס הצעת המשתתף לשעור הנחה, ביחס לתעריף שעתי בסיסי בסך 90 ₪ + מע"מ ).

• %70 איכות ( על בסיס %35 לניסיון המציע בתן שירותים בתחום קשרי קהילה ו/או שירות לקוחות, %15 לניסיון המציע במתן שירות לגופים ציבוריים, %10 השכלה אקדמאית, %15 לחוו"ד ממליצים ו- %25 לראיון עם המציע עצמו ).

3. בפועל נתקבלה הצעה אחת בלבד של : אביב פלגי ( המועמדים אילה מידן, סנאית שמש וירון ביטר לא

הגישו הצעה כלל ).

4. בתום הליך בדיקת הצעת המועמדת אשר בוצע ב – 2 שלבים נפרדים ( לרבות בחינת עמידתה בתנאי הסף

) נמצא כי למועמדת אביב פלגי ניקוד משוקלל גבוה ומתאים לדרישות שנקבעו.

5. לאור האמור לעיל מתבקשת הוועדה לאשר :

א. התקשרות ל – 36 חודשים עם הגב' אביב פלגי על בסיס תעריף שעתי בסך של 90 ₪ + מע"מ ובתוס'

הנחה בשעור של %,1.25 על בסיס הצעתה ( קרי סך שעתי של 88.88 ₪ + מע"מ ).

הערות :

• ההתחשבנות בפועל תהא על בסיס שעות העבודה שיבוצעו בפועל, בהתאם לתעריף השעתי הנ"ל.

• סך היקף ההתקשרות עבור משרה מלאה ( של 2,160 שעות שנתיות ) תהא בסך של כ-

192,000 ₪ + מע"מ.

• התפקיד שבנדון הוכר במסגרת רה הארגון למרכז העירוני לתאום הנדסי.

דיון

מר פישר מציג את הפניה.

החלטה

וכמפורט לעיל.

	שם המחלקה/יחידה	ש		שם החטיבה/מנהל
	ניהול השינוי	נ		חטיבת משאבי אנוש ומינהל

	נושא ההתקשרות
	העסקת יועצים ארגוניים
	תיאור מהות ההתקשרות
במסגרת פעילות המחלקה לניהול השינוי מועסקים יועצים ארגוניים לתמיכה בניהולי שינוי– החל משלבי המיפוי והתכנון, גיבוש תוכניות העבודה לפרויקטים וליווי בביצוע הנדרש- בהתאם למטרות וליעדים שיוגדרו. מבוקשת התקשרות עם 4 יועצים.
	מס' שיריון	מ		סעיף תקציב	ס		היקף כספי מוערך	ה		תקופת ההתקשרות
						1,000,000 ₪ לכל התקופה			ל- 5 שנים ועד סיום פרויקט שניתן במהלך תקופה זו- המאוחר שבהם
	נימוק היחידה לקבלת פטור ממכרז
מדובר בהתקשרות הדורשת מומחיות מיוחדת ויחסי אמון היות והשירות כולל, בין היתר, מתן יעוץ בתהליכים ארגוניים וליווי צמוד למנהלים ביחידות העירייה השונות, החל משלבי המיפוי והתכנון, גיבוש תוכניות עבודה לפרויקטים וליווי בביצוע הנדרש- בהתאם למטרות וליעדים שיוגדרו. במסגרת התפקיד נדרש היועץ, למומחיות מיוחדת וניסיון בהובלת תהליכי שינוי בארגונים גדולים ומורכבים כדוגמת העירייה, היכרות עם המגזר הציבורי בכלל והמוניציפאלי בפרט. השירות הנדרש כולל, בין היתר, מתן שירותים ע"י עובד צמוד במשרת אמון אשר ילווה את המנהלים בתהליך. לפיכך, התקשרות זו כרוכה ביצירת יחסי אמון ועבודה טובים בין בעלי התפקידים ובין היועץ הנבנים ואורכים זמן רב. נדרשת נוכחות וזמינות גבוהה של היועצים עבור הפרויקטים השונים של העירייה, היועצים שייבחרו יידרשו להגיע לעירייה לפחות 3 פעמים בשבוע.

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2019 8 מיום 15/05/2019

החלטה מספר 2/19

בקשה לאישור תנאי סף ואמות מידה להעסקת יועצים ארגוניים

להלן פניית היחידה:

1. פרטי היחידה

2. פרטי ההתקשרות המבוקשת

3. חוות דעת היועץ המשפטי

בחנתי את ההתקשרות המבוקשת ותנאיה, ואת הנתונים שנמסרו ע"י המחלקה לניהול השינוי בחטיבת משאבי אנוש ומינהל, לפיהם מדובר בהתקשרות לביצוע תפקיד ייחודי של יועצים ארגוניים לתמיכה בתהליכי ניהול שינוי, שיעניקו ייעוץ בתהליכים ארגוניים וילוו באופן צמוד את המנהלים ביחידות העירייה השונות, בכל שלבי התהליך, החל משלבי מיפוי התכנון, גיבוש תוכניות עבודה לפרוייקטים וליווי בביצוע הנדרש. עוד הבאתי בחשבון את הסברי המחלקה, לפיהם תפקיד זה מצריך ידע, ניסיון ומומחיות מיוחדת בהובלת תהליכי שינוי בארגונים גדולים ומורכבים, דוגמת העירייה, היכרות עם המגזר הציבורי בכלל והמוניציפאלי בפרט.

בנוסף, נתתי דעתי להסברי המחלקה, לפיהם השירות הנדרש מצריך ליווי צמוד של היועץ לליווי המנהלים בתהליכים במסגרתם ניתנים שירותי הייעוץ, באופן המצריך יחסי אמון מיוחדים, יחסי עבודה טובים וכן נוכחות וזמינות גבוהה.

לאור האמור, ובשים לב לנתונים שנמסרו אודות פרטי ההתקשרות ומאפייניה, ולנוכח ייחודיות השירותים הנדרשים במסגרתה, ולאור אופיו וטיבו של השירות הנדרש, כמפורט לעיל, ויחסי האמון המיוחדים שיידרשו לצורך מתן השירות והובלת התהליכים במסגרתם ניתנים שירותי הייעוץ, אני סבורה, כי מדובר בהתקשרות לביצוע עבודה מקצועית, המצריכה היכרות וניסיון ספציפי עם התחום במסגרתו ניתנים השירותים, אשר דורשת יחסי אמון מיוחדים, ואשר לאור טיבה ומהותה היא אינה עבודה מקצועית שגרתית, ומשכך תקנה )8(3 לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח-,1987 חלה על ההתקשרות המבוקשת.

4. תנאי סף:

משקל	הערות ואופן ניקוד אמת המידה				אמת המידה
%25		7-10 שנות ניסיון – 15 נקודות	0 מ	ניסיון המציע מעבר למינימום הנדרש בתנאי הסף 4.1	ניסיון המציע מעבר למינימום
		0מ1ע-ל7 0ש1נ ושתנ ונתיס נייוסןי –ון 5–51 נ2ק נוקדוודתות			נהינסדירוןש ה במתצניאעי מהעסבףר 1ל.מ4 ינ ימום
		מ על 10 שנות ניסיון –25 נקודות
%25	פרויקט מתמשך רחב היקף - פרויקט בתחום ליווי השינוי כדוגמת הטמעת מערכת טכנולוגית גדולה, הקמת יחידה ארגונית גדולה, רה-ארגון וכיו"ב. הניקוד יינתן עבור הצגת פרויקט אחד העומד בדרישות.	פרויקט מתמשך רחב היקף - פרויקט בתחום ליווי			ליווי פרויקט מתמשך רחב היקף	ל כ ב ה ש
		פהרשויינקויט כ מדתוגממשתך ה רטחמבע התי קמףער -כ תפר טויכקנוטל ובגתיתח וגםדו לליהו,ו יה קמת			לכיהוגויד רפתרווי קלהטל מן בתממששךך 3ר חשבני הםי קף
		יהחשידינהוי אכרדגווגנמיתת גהדטולמהע,ת ר מהע-אררכגתו ןט וככניוול"ובג.ית גדולה, הקמת			כבהרצגדיפרותתו מלהתלוךן ב6מ הששךנ י3ם ש נים
		יהחניידקהוד א ירינגתונןי תעב גודרו לההצ,ג תרה פ-ראוריקגוטן ואכחיוד" בה.ע ומד בדרישות.			בהראצחירפוונתו תמ,ת בוהךי 6ק ףה ששנלי םלפ חות 150
					השאעוחתר בונשותנה, ב היקף של לפחות 150
%25		בראיון ייבחנו בין היתר הנושאים הבאים:	ב י ל ו	ראיון עם המציע	ראיון עם המציע
		ביכרואלתיו ןה יתיבמחונדוד בותין בהמיתצרב יה לנחושץא, ייכםו להתב אעמיםיד:ה בלוח זמנים
		ילכחוולץת ו צהפתומף,ו דיכדוולתת ב המתצמביו דלדחוץת, עיכםו לגתופ עיםמ ימדוהר כבבליוםח זמנים
		לובחיווץר ווקצרפטוףי,ם י,כ יוצליתר תהתיומתו, דהדתותמ דעהם, גהופתירםש ממוורתכ כבליםלי ת וכו'
%25		המציע יידרש להציג פרויקט שביצע לניהול השינוי החל	ל ב	הצגת מתודולוגיית עבודה
		מהמשצליבע ה יאידפרישון ,ל ההמצייפג ופי רווהיתקכטנ ושן בויעצדע ל להנטיהמועלה ה.ש ינוי החל
		למחשללובפ יהן א–פ ייצוןי,ג הממתיופדוויל ווהגיתהכ מנווןצ ועעתד ללבהיטצמועע הה.פר ויקט
		לבחעילרויפייהן – יציג מתודולוגיה מוצעת לביצוע הפרויקט
%100		סה"כ

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2019 8 מיום 15/05/2019

על המציע לעמוד בתנאים המפורטים להלן במועד הגשת ההצעות.

.4.1 למציע ניסיון של 6 שנים לפחות במתן שירותי ייעוץ ארגוני בתחום ניהול שינוי ברשויות מקומיות גדולות (מעל 180,00 תושבים) או בארגונים מהמגזר הציבורי כאשר בכל אחת מהשנים סיפק המציע שירותים ללקוח אחד כאמור בהיקף מצטבר של לפחות 250 שעות.

.4.2 המציע/נותן השירותים מטעם המציע יהיה בעל תואר שני המוכר ע"י המל"ג בתחום ייעוץ ארגוני/ התנהגות ארגונית/ פסיכולוגיה ארגונית.

.4.3 ציון איכות - עמידה בציון איכות מינימאלי של 70 נקודות, לפי אמות המידה המפורטות להלן.

5. אמות מידה לבחירת ההצעה הזוכה

.5.1 משקל ציון האיכות

.5.1.1 ציון האיכות יהווה %70 מהציון הכולל

.5.1.2 ציון האיכות הכולל יתקבל כסכום הנקודות שתקבל ההצעה ברכיבים המפורטים בטבלה להלן.

ההצעות אשר יוגשו יבחנו וינקדו בהתאם לאמות המידה המפורטות להלן:

.5.2 משקל ציון המחיר

.5.2.1 ציון המחיר יהווה %30 מהציון הכולל.

.5.2.2 המחיר המקסימאלי הינו 250 ₪ לש"ע לא כולל מע"מ. על מחיר זה המציעים יצטרכו לתת אחוז הנחה שלא יעלה על %.10

6. נושאים לאישור הועדה

.6.1 אישור הועדה כי מוצדק וסביר בנסיבות העניין לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז על פי תקנה )8(3 לתקנות העיריות (מכרזים).

.6.2 אישור תנאי הסף ואמות המידה עבור ההתקשרות לעיל.

דיון

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2019 8 מיום 15/05/2019

1. מר פישר מציג את הפנייה.

2. הועדה בחנה את הבקשה לביצוע ההתקשרות המבוקשת, ואת האפשרות לערוך את ההתקשרות בדרך של

מכרז, על מנת להחליט האם מוצדק וסביר בנסיבות העניין לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז על פי תקנה )8(3 לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח-1987 (להלן: "תקנות העיריות (מכרזים)").

3. הועדה דנה בבקשה לאחר שהיועץ המשפטי בחן ומצא, כי ההתקשרות המבוקשת היא כזו הדורשת ידע

ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים, בהתאם להוראות תקנה )8(3 לתקנות והיא חלה על ההתקשרות, וזאת בין היתר לאור הסברי האגף, לפיהם מדובר בהתקשרות לביצוע תפקיד ייחודי, המצריך בין היתר, מומחיות מיוחדת ויחסי אמון היות והשירות כולל, בין היתר, מתן יעוץ בתהליכים ארגוניים וליווי צמוד למנהלים ביחידות העירייה השונות, החל משלבי המיפוי והתכנון, גיבוש תוכניות עבודה לפרויקטים וליווי בביצוע הנדרש- בהתאם למטרות וליעדים שיוגדרו.

במסגרת התפקיד נדרש היועץ, למומחיות מיוחדת וניסיון בהובלת תהליכי שינוי בארגונים גדולים ומורכבים כדוגמת העירייה, היכרות עם המגזר הציבורי בכלל והמוניציפאלי בפרט.

השירות הנדרש כולל, בין היתר, מתן שירותים ע"י עובד צמוד במשרת אמון אשר ילווה את המנהלים בתהליך.

לפיכך, התקשרות זו כרוכה ביצירת יחסי אמון בין בעלי התפקידים ובין היועץ הנבנים ואורכים זמן רב, ומשכך תקנה )8(3 חלה עליה.

4. הועדה בחנה את תנאי הסף שהוצעו בהתאם להיקף ההתקשרות המבוקשת ומאפייניה, וכן את אמות המידה

שהוצעו ומשקלן, לפיהן תקבע ההצעה הזוכה.

החלטה

לאור הנתונים שהוצגו בבקשה, ההסברים שניתנו על ידי נציגי הגוף הפונה, וחוות הדעת המשפטית שהונחה בפניה:

.1הועדה מצאה, כי בנסיבות העניין מוצדק וסביר לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז לפי תקנה )8(3 לתקנות העיריות (מכרזים), וזאת לאור טיבה ומהותה של ההתקשרות, אשר דורשת יחסי אמון מיוחדים ואינה שגרתית, ולאור התוצרים המבוקשים במסגרתה, וממשקי העבודה שכלולים בה.

2. הועדה מחליטה לאשר את תנאי הסף ואמות המידה. משקל ציון האיכות יהווה %70 מהציון הכולל ומשקל ציון

המחיר יהווה %30 מהציון הכולל.

וכמפורט לעיל.

וכמפורט לעיל.

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2019 8 מיום 15/05/2019