פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה 3(8) מספר 9 מיום 27.4.22
| מהות ההחלטה | נושא | ה יחידה | מס' החלטה | מס' פניה |
|---|---|---|---|---|
| מס' החלטה | ||||
| עדכון מאגר - אישור תנאי סף ואמות המידה | חידוש מאגר יועצים בתחום השירות | יחידת השירות העירוני ופניות הציבור | 21/22 | .1 פניה1 |
פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2022 9 מיום 27/04/2022
משתתפים ה"ה: מנחם לייבה – מנכ"ל העירייה, משה גילצר – גזבר העירייה, עו"ד דורית קרני – משנה ליועמ"ש אזרחית.
נוכחים ה"ה: עו"ד רתם בהרב; דפנה הראל; מאיה ברק; נעמי לוי;
מזכירת הוועדה: ליטל פחטר, רו"ח.
מרכזת הוועדה: מורן יוספי לוי
1
פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2022 9 מיום 27/04/2022
החלטה מספר 21/22
חידוש מאגר יועצים בתחום השירות
להלן פניית היחידה:
1. בהתאם לחוזרי מנכ"ל משרד הפנים 8/2016 ו- 5/2017 בעניין נוהל התקשרויות לביצוע עבודה מקצועית
הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים בפטור ממכרז (להלן: "חוזרי מנכ"ל משרד הפנים"), פרסמה העירייה ביום 25.07.2019 קול קורא מס' 3/2018 לרישום למאגר יועצים שונים בתחום השירות בעיריית תל אביב-יפו (להלן: "הקול הקורא").
2. מאגר היועצים בתחום השירות נועד, בין היתר, לצורך קבלת שירותי ייעוץ ארגוני, מיפוי מסע לקוח, יעוץ
ואבחון בתחום המדידה והבקרה בעולמות השירות, ליווי, ייעוץ ואימון מנהלים בדרגים השונים, הנחיית סדנאות ופיתוח מיומנויות שירות וניהול, ייעוץ ואבחון בתחום מערך המדידה והבקרה בעולמות השירות, פיתוח כלי הדרכה ותקשורת פנים ארגונית לשירות ועבודות
3. תנאי הסף לצורך רישום היועצים למאגר, כמו גם אמות המידה שנקבעו לבחירת היועצים על בסיסם פורסם
הקול הקורא ורשימת היועצים, אושרו במסגרת החלטות של וועדת התקשרויות עליונה פטורי מכרז לפי תקנה 3 (,)8 בין היתר כמפורט להלן:
.3.1 ועדת התקשרויות עליונה פטורי מכרז לפי תקנה ,)8(3 בישיבתה מס' 4/19 מיום ,20.03.2019 החלטה 9/19 ;
.3.2 ועדת התקשרויות עליונה פטורי מכרז לפי תקנה ,)8(3 בישיבתה מס' 17/2019 מיום ,30.10.2019 החלטה 67/19 ;
החלטות ועדת התקשרויות עליונה פטורי מכרז הנ"ל בקשר עם מאגר היועצים בתחום השירות מצ"ב כנספח א' לפנייה זו;
4. מאגר היועצים בתחום השירות מונה כיום כ-82 יועצים שונים ובפועל משמש בעיקר את יחידת השירות ופניות
הציבור וכן את אגפי העירייה השונים אשר עושים בו שימוש מעת לעת, בהתאם לצרכיהם ובכפוף להחלטות הועדות הרלוונטיות והגורמים המוסמכים.
5. בהתאם להוראות חוזרי מנכ"ל משרד הפנים, רשימת המציעים במאגר תעודכן אחת לשלוש שנים, ולפיכך
נדרשת העירייה לעדכן את רשימת היועצים במאגר עד ליום 01/11/2022;
6. לאור האמור ובהתאם לחוזרי מנכ"ל משרד הפנים, מתבקשת הועדה לאשר את תנאי הסף הבאים לצורך רישום
למאגר המתחדש ופרסום קול קורא בהתאם:
6.1 הגוף הינו עוסק מורשה, יחיד או תאגיד שהינו חברה או שותפות הרשומים כדין בישראל.
6.2 המציע (או בתאגיד – לפחות אחד מעובדי התאגיד) עומד בלפחות אחד מהתנאים הבאים:
6.2.1 הינו בעל תואר שני במנהל עסקים/ניהול וכלכלה/פסיכולוגיה ארגונית/סוציולוגיה ארגונית/משאבי אנוש/ייעוץ ארגוני.
6.2.2 הינו בעל תואר שני אחר + לימודי תעודה מוכרים ביעוץ ארגוני.
2
| תנאי סף לתחומי ההתמחות במקרה של חברה- יש להציג לפחות יועץ | תחום הייעוץ | ||
|---|---|---|---|
| במקרה של חברה- יש להציג לפחות יועץ אחד העומד בתנאי הסף | |||
| אחד העומד בתנאי הסף | |||
| המציע הינו עומד בלפחות אחד משני תנאי הסף הבאים : • המציע ו/או היועצים מטעמו סיפקו שירותי ייעוץ לאבחון ארגוני, מיפוי מסע לקוח ותוכניות יישום, ל 3 גופים גדולים המעסיקים 400 עובדים לפחות, במהלך 3 השנים מבין 8 השנים האחרונות. הייעוץ ניתן בהיקף של 150 שעות שנתיות לפחות, לכל גוף. • למציע ו/או ליועצים מטעמו ניסיון בתחום ייעוץ ואבחון בתחום מערך המדידה והבקרה בעולמות השירות בשבע שנים לפחות מבין עשר השנים האחרונות בפיתוח מדדי ניהול ובקרה בעולמות השירות ו/או ניהול מחלקת מדידה ובקרה בתחום השירות. | א. ייעוץ ארגוני, מיפוי מסע לקוח, להעלאת רמת השירות בארגונים ו /או ייעוץ ואבחון בתחום מערך המדידה והבקרה בעולמות השירות | ||
| על המציע לעמוד בלפחות אחד משני תנאי הסף הבאים: • למציע ו/או ליועצים מטעמו ותק של שנה אחת לפחות במתן שירותי ליווי ייעוץ ואימון מנהלים בדרגים השונים ו/או בהנחיית סדנאות ופיתוח מיומנויות שירות וניהול. • המציע ו/או היועצים מטעמו סיפק/ו במשך שלוש שנים לפחות במהלך שש השנים האחרונות לפחות 300 שעות הנחיית סדנאות/קבוצות בתחומי מיומנויות שירות וניהול בארגונים או הינם בעלי ותק במשך שלוש שנים לפחות, במהלך שש השנים האחרונות במתן ליווי, ייעוץ והנחייה אישית למנהלים ב 3 גופים גדולים המעסיקים 400 עובדים לפחות. | ב. הנחיית סדנאות ופיתוח מיומנויות שירות, ניהול ו/או ליווי, ייעוץ ואימון מנהלים בדרגים השונים | ||
| על המציע לעמוד בשני תנאי הסף הבאים, במצטבר: | ג. פיתוח כלי הדרכה ותקשורת פנים ארגונית לשירות |
פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2022 9 מיום 27/04/2022
6.2.3 הינו בעל תואר ראשון במנהל עסקים/ניהול וכלכלה/פסיכולוגיה ארגונית/סוציולוגיה ארגונית/משאבי אנוש/ הנדסת מערכות מידע/ הנדסת תעשיה וניהול בעל ניסיון מצטבר של לפחות חמש שנים בניהול מחלקת שירות בארגונים המונים מעל 400 עובדים.
על התואר האקדמי להיות מוכר על ידי המל"ג בישראל או תעודת השכלה מחו"ל בצירוף אישור על "שקילות התואר"
מטעם הוועדה להערכת תארים במשרד החינוך והתרבות, תקף למועד האחרון לרישום למאגר.
7. בנוסף, על המציע לעמוד בתנאי הסף המפורטים בטבלה שלהלן, לכל אחד מתחומי הייעוץ בהם ייבחר להציע
את הצעתו:
3
| תנאי סף לתחומי ההתמחות במקרה של חברה- יש להציג לפחות יועץ | תחום הייעוץ | ||
|---|---|---|---|
| במקרה של חברה- יש להציג לפחות יועץ אחד העומד בתנאי הסף | |||
| אחד העומד בתנאי הסף | |||
| • המציע ו/או היועצים מטעמו הינם בעלי ניסיון של שנה לפחות בפיתוח כלי הדרכה ארגוניים ו/ או ניסיון בעיצוב גרפי הממוקד בתקשורת פנים ארגונית. • המציע ו/או היועצים מטעמו הינם בעלי ניסיון של שנה לפחות בבנייה של מערכי הדרכה, מצגות וסרטונים. | |||
| על המציע לעמוד בשני תנאי הסף הבאים, במצטבר: • לימודי תעודה באחד מתחומי ההתמחות שלהלן: העברת מסרים וסטוריטלינג, פסיכולוגיה חיובית, נושאי העצמה ופיתוח אישי • המציע ו/או היועצים מטעמו סיפק/ו במשך שנתיים לפחות מתוך שש השנים האחרונות לפחות 300 שעות הנחיית סדנאות/ קבוצות בתחומי מיומנויות שירות וניהול בארגונים. | ד. סדנאות שונות לפיתוח מיומנות בנושא ספציפי: העברת מסרים וסטוריטלינג, פסיכולוגיה חיובית, ניהול זמן, נושאי העצמה ופיתוח אישי | ||
| • המציע ו/או היועצים מטעמו סיפק/ו שירותי יעוץ בתחום פיתוח צוותים ו/או סדנאות OUTDOOR ל-5 גופים גדולים המעסיקים 400 עובדים לפחות, בהיקף שנתי של לפחות 50 סדנאות ו/ או 150 שעות פיתוח צוותים, במהלך שלוש שנים לפחות מבין שמונה השנים האחרונות. | ה. פיתוח צוותים, סדנאות OUTDOOR |
פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2022 9 מיום 27/04/2022
יובהר כי תנאי סף הקבוע בסעיף 6.2 לעיל אינו נדרש עבור תחום ייעוץ בנושא פיתוח כלי הדרכה ותקשורת פנים ארגונית לשירות (סעיף ג' לטבלת תחומי הייעוץ) ועבור תחום סדנאות שונות לפיתוח מיומנות בנושא ספציפי: העברת מסרים וסטוריטלינג, פסיכולוגיה חיובית, ניהול זמן, נושאי העצמה ופיתוח אישי (סעיף ד' לטבלת תחומי הייעוץ).
8. לאור מיפוי הצרכים התפעוליים העתידיים של היחידה ובחינת ההתקשרויות שבוצעו בפועל בהתייחס לחלוקת
תחומי הייעוץ שהוגדרו מראש בעת אישור המאגר בשנת ,2019 מבוקש לאחד חלק מתחומי הייעוץ שהוגדרו בקול הקורא שפורסם בשנת 2019 - לתחום אחד. לאור האמור, כעת מבקש האגף לאשר 5 תחומי ייעוץ במקום 7 תחומי ייעוץ שהוגדרו בקול הקורא שפורסם, כאמור, הכל כמפורט בטבלה בסעיף 7 לעיל. למען הסדר הטוב, יצוין כי תחומי הייעוץ שאוחדו לכדי תחום אחד הינם כדלקמן:
.8.1 תחום ייעוץ ארגוני ומיפוי מסע לקוח אוחד עם תחום ייעוץ ואבחון בתחום מערך המדידה והבקרה בעולמות השירות (ראה סעיף א' לטבלה).
4
| % ניקוד מקסימלי | אמת מידה |
|---|---|
| %70 | המציע בעל ותק מעבר לנדרש בתנאי הסף |
| %50 | המציע בעל ניסיון מקצועי מעבר לנדרש בתנאי הסף (השכלה/ארגונים גדולים/היקף שעות) |
| %50 | מתודולוגיית עבודה מוצעת ו/או הצגת תוצרים |
| %50 | ניסיון ברשויות מקומיות ובמגזר הציבורי |
| %70 | ראיון אישי |
| %50 | המלצות מלקוחות |
| %50 | תוצרים |
פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2022 9 מיום 27/04/2022
.8.2 תחום הנחיית סדנאות ופיתוח מיומנויות שירות אוחד עם תחום ניהול ו/או ליווי, ייעוץ ואימון מנהלים בדרגים השונים (ראה סעיף ב' לטבלה).
9. יצוין, כי מבדיקת היחידה, איחוד התחומים ועדכון תנאי הסף בהתאם, לא צפויים להביא לגריעה של המציעים
הרשומים כיום במאגר.
10. בנוסף, היועצים הקיימים במאגר יהיו רשאים להמשיך ולהיכלל בו, בכפוף לעמידתם בתנאי הסף המפורטים
לעיל, אלא אם יבקשו להיגרע ממנו, והמאגר יעודכן, כך שייכללו בו יועצים נוספים, במסגרת הקול הקורא שיפורסם, כאמור. לשם כך ובנוסף לעדכון תנאי הסף לאור איחוד התחומים, כאמור, תנאי הסף המפורטים לעיל הורחבו מעט בכל הקשור למספר שנות הניסיון שקדמו למועד האחרון להגשת הצעות וזאת על מנת להבטיח, כי היועצים הרשומים כיום במאגר יעמדו גם בתנאי הסף הנדרשים מבחינת שנות הניסיון הנדרשות, וזאת בכפוף לעמידתם ביתר תנאי הסף המפורטים לעיל.
11. בנוסף, הוועדה מתבקשת לאשר את אמות המידה הבאות לבחירת זוכים מתוך המאגר:
למען הסר ספק, מובהר, כי אמות המידה הנ"ל מהוות את מרחב התמרון המקסימאלי של העירייה ובהתאם לשיקול דעתה ולצורך בהתקשרות כזו או אחרת, תהיה רשאית העירייה לבחור את אמות המידה הרלוונטיות לצורך ביצוע ההתקשרות ומשקלן, ובלבד שמשקלן יהיה כפוף למגבלת המשקל המקסימאלי.
12. מבוקש לקבוע, כי בפרויקטים ייחודיים ו/או במקרים חריגים, ניתן יהא לשנות את אמות המידה הנ"ל ואת
משקלן, בכפוף לקבלת האישורים הנדרשים.
13. לאישורכם נודה.
דיון
גב' פחטר מציגה את הפניה ומציינת כי בהתאם להוראות חוזרי מנכל משרד הפנים, רשימת בעלי המקצוע במאגר תעודכן אחת לשלוש שנים, ולפיכך נדרשת העירייה לעדכן את רשימת היועצים בתחום השירות במאגר. לאור האמור ובהתאם לחוזרי מנכ"ל משרד הפנים, מתבקשת הועדה לאשר את תנאי הסף לצורך רישום למאגר השמאים המתחדש ופרסום קול קורא בהתאם. כן מתבקשת הוועדה לאשר את אמות המידה לבחירת זוכים מתוך המאגר.
5
| החלטה | שם היחידה | מס' החלטה |
|---|---|---|
| הוועדה מאשרת את תנאי הסף לרישום למאגר יועצים בתחום השירות ואת אמות המידה לבחירת זוכים מתוך המאגר והכל כמפורט בפנייה. | יחידת השירות העירוני ופניות הציבור | פנייה 1 |
פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2022 9 מיום 27/04/2022
החלטה
וכמפורט לעיל.
6
פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8(3 מספר /2022 9 מיום 27/04/2022
7