פרוטוקול ועדת התקשרויות עליונה פטורי מכרז לפי תקנה 3(8,15) מס 14 ליום 3.8.2023

מהות ההחלטה	נושא	ה יחידה	מס' החלטה	מס' פניה
			מס' החלטה
אישור תנאי סף, אמות מידה ופטור לפי תקנה 3 ()8	העסקת יועצים לצורך מתן שירותי ייעוץ וניהול פרוייקטים לשירות	פניות הציבור ויחידת השירות העירוני	34/23	.1 פניה1

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8,15(3 מספר /2023 14 מיום 03/08/2023

משתתפים ה"ה: מנחם לייבה – מנכ"ל העירייה, משה גילצר – גזבר העירייה, עו"ד עוזי סלמן – יועמ"ש העירייה.

נוכחים ה"ה: עו"ד נטלי שמואלי מעודי ,לילך אדר, אבי ויסמן, מאיה יפאורי-ברק, ניב יהושע, תהילה ירדנה נחשון, אורית מוסל, אילה נעים אייל, , דנה שמע, יערית צבי-אשר, מגי פולמבו, עדן גבסו, רועי הדר, נורית זכאי, ליאור קינברג, עדי יעקובי, רותם אילן, אופיר נעמני, מיי לוביץ, גיא שרעבי.

מזכירת הוועדה: ליטל פחטר, רו"ח.

מרכזת הוועדה: מורן יוספי לוי

	שם המחלקה/יחידה	ש		שם האגף	ש		שם החטיבה/מנהל	ש
	יחידת השירות	י		פניות הציבור והשירות העירוני	פ		מנכ"ל עצמאיות	מ

	נושא ההתקשרות						נ
	העסקת יועצים לצורך מתן שירותי ייעוץ וניהול פרוייקטים לשירות						ה
	תיאור מהות ההתקשרות						ת
שירותי הייעוץ כוללים בין היתר: • סיוע בניהול, הובלה ושינוי של תהליכי שירות ביחידות העירוניות על פי תכנית עבודה שמוגדרת על ידי מנכ"ל העירייה; • ליווי מנהלים בכירים, לרבות ליווי בתחום ניהול פרוייקטים טכנולוגיים בעולמות הדיגיטל ו/או .CRM • סיוע שוטף ליחידת השירות העירונית בפיתוח הטמעת וקידום השירות בעירייה.
מס' שריון		סעיף תקציב		היקף כספי מוערך (לא כולל מעמ) עבור יועץ	ה כ א	תקופת ההתקשרות
				הכוילקלף מ כעסמפ)י ע מבווערר יךוע (ץל א אחד
				כאוחלדל מ עמ) עבור יועץ
		01613160781 01613160751	אהיחקדף שנתי מינימאלי מוערך – כ 259,200 ש"ח . החל משנת ההתקשרות השנייה, יתווסף לסכום הנ"ל סך של כ-10,000 ש"ח בתוספת מע"מ כחוק בכל שנה.			תקופת התקשרות של שנתיים עם אופציה להארכת התקשרות לתקופה נוספת של שלוש שנים (כולן או חלק מהן בכל פעם).
	נימוק היחידה לקבלת פטור ממכרז						נ
השירות הנדרש מחייב ניסיון רב, ידע ומומחיות מיוחדת בתחום שיפור חווית הלקוח בארגונים , לרבות ניסיון בגיבוש אסטרטגיה והטמעה של התחום בגוף עסקי גדול, ליווי אישי שוטף של מנהלים בכירים בגופים כאמור וכן יכולות וניסיון בניהול פרוייקטים טכנולוגיים בעולמות השירות המייצרים חווית לקוח לצד חווית עובד. ניסיון ומיומנויות אלו חשובות במיוחד לצורך ביצוע עבודת היועץ, שכן באמצעותן יסייע היועץ בהתוויית דרך הפעולה ופיתוח הטמעת השירות בקרב יחידות העירייה וקידומו. כמו כן, שירותי הייעוץ מחייבים ידע, ניסיון והבנה מעמיקה של עולם השירות, שינוי תפיסות תפקיד והרגלים, שיפור מיומנויות תקשורת במטרה לייצר חווית לקוח מיטבית. למותר לציין כי מדובר במשרת אמון מאחר וכל אחד מנותני השירות יהיה יד ימינה של מנהלת השירות העירוני ופניות הציבור, יפעל ויהיה דובר מטעמה ביחס ליחידות אלה עליהן הוא אמון. כמו כן, יהיה כל אחד מנותני השירותים אחראי על פרוייקטים חוצי ארגון שונים אותם יוביל. היועץ יהיה חשוף למידע עירוני, לעיתים רגיש וחסוי.

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8,15(3 מספר /2023 14 מיום 03/08/2023

החלטה מספר 34/23

העסקת יועצים לצורך מתן שירותי ייעוץ וניהול פרוייקטים לשירות

להלן פניית היחידה:

1. פרטי היחידה

2. פרטי ההתקשרות המבוקשת

Text Dummy

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8,15(3 מספר /2023 14 מיום 03/08/2023

3. חוות דעת היועץ המשפטי

בחנתי את ההתקשרות המבוקשת ותנאיה, ואת הנתונים שנמסרו ע"י יחידת השירות באגף פניות הציבור והשירות העירוני, לפיהם מדובר בהתקשרות עם יועץ ארגוני ליחידת השירות העירוני, אשר ישמש כיועץ ומנהל פרוייקטים לשירות, ויהיה אחראי על יחידות עירייה מסוימות בהתאם לתכנית העבודה העירונית, המוגדרת ע"י מנכ"ל העירייה. בנוסף, הבאתי בחשבון את הסברי היחידה, לפיהם השירותים מכח ההתקשרות כוללים, בין היתר, ליווי מנהלים בכירים, לרבות ליווי בתחום ניהול פרוייקטים טכנולוגיים בעולמות הדיגיטל ו/או CRM וכן סיוע שוטף ליחידת השירות העירונית בפיתוח הטמעת וקידום השירות, וכי השירותים הנדרשים מצריכים ידע, ניסיון, מומחיות והבנה מעמיקה של עולם השירות, שינוי תפיסות תפקיד והרגלים, שיפור מיומנויות תקשורת במטרה לייצר חווית לקוח מיטבית בתחום חווית הלקוח, וכן ניסיון בגיבוש אסטרטגיה והטמעה של התחום בגוף עסקי גדול, מיומנויות הדרכה והנחיה גבוהות, ניסיון בניהול והובלה של פרוייקטים, לצורך התווית דרך הפעולה, פיתוח הטמעת השירות וקידומו בקרב יחידות העירייה.

כמו כן, הבאתי בחשבון את הסברי היחידה, לפיהם השירותים המבוקשים כרוכים בממשקי עבודה עם גורמים שונים, באופן המחייב יחסי אמון מיוחדים, וכי ובנוסף היועץ יהיה חשוף במסגרת מתן השירותים למידע עירוני, לעיתים רגיש וחסוי, וישמש כיד ימינה של מנהלת השירות העירוני ופניות הציבור ביחס ליחידות העירייה עליהן יהא אמון, וכן יהיה דובר ויפעל מטעמה של מנהלת השירות העירוני ופניות הציבור ואחראים על פרוייקטים חוצי ארגון שיימסרו לטיפולם, ומשכך, אף מטעם זה נדרשים יחסי אמון מיוחדים.

לאור האמור, ובשים לב לנתונים שנמסרו אודות פרטי ההתקשרות ומאפייניה, ולנוכח ייחודיות השירותים הנדרשים במסגרתה, ולאור אופיו וטיבו של השירות הנדרש, כמפורט לעיל, המצריך ידע וניסיון מיוחדים לצורך מתן השירותים על מנת לאפשר התווית דרך פעולה וקידום השרות בקרב יחידות העירייה השונות, ולאור יחסי האמון המיוחדים שיידרשו במסגרת השירותים, כמפורט לעיל, אני סבורה, כי מדובר בהתקשרות לביצוע עבודה מקצועית, המצריכה היכרות וניסיון ספציפי עם התחום במסגרתו ניתנים השירותים, אשר דורשת יחסי אמון מיוחדים, ואשר לאור טיבה ומהותה היא אינה עבודה מקצועית שגרתית, ומשכך תקנה )8(3 לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח-,1987 חלה על ההתקשרות המבוקשת.

נטלי שמואלי מעודי, עו"ד

4. תנאי סף

על המציע לעמוד בתנאים המפורטים להלן במועד הגשת ההצעות.

.4.1 המציע הוא אזרח ישראלי או תאגיד המאוגד כדין בישראל, בעל אישור לפי סעיף 2 לחוק עסקאות גופים ציבוריים, התשל"ו - .1976

.4.2 המציע הינו בעל ניסיון באחד או יותר מן התחומים הבאים:

.4.2.1 המציע ו/או נותן השירותים מטעם המציע, הינו בעל ניסיון של 5 שנים לפחות בהובלה של פרויקטים חוצי ארגון או פרויקטים הנותנים מענה "מקצה לקצה" בתחום חווית הלקוח וזאת במהלך 10 השנים האחרונות שקדמו למועד הגשת ההצעות.

.4.2.2 המציע ו/או נותן השירותים מטעם המציע, הינו בעל ניסיון של 5 שנים לפחות בניהול מוקד שירות המונה 50 נציגים לפחות או מנהל/ ת מחלקת שירות הכוללת 50 עובדים לפחות וזאת במהלך 10 השנים האחרונות שקדמו למועד האחרון להגשת הצעות.

.4.2.3 המציע ו/או נותן השירותים מטעם המציע, הינו בעל ניסיון של שנתיים לפחות בניהול פרויקטים טכנולוגיים בארגונים נותני שירות ו/או בניהול פרויקטים טכנולוגיים מטעם חברות ייעוץ בתחום השירות ובעולמות הדיגיטל או ה-CRM וזאת במשך השנתיים האחרונות שקדמו למועד הגשת ההצעות.

.4.2.4 המציע ו/או נותן השירותים מטעם המציע, הינו בעל ניסיון של 3 שנים לפחות במתן שירותי ייעוץ ארגוני בתחום השירות ובתחום חווית לקוח בארגון או בחברת יעוץ המתמחה בתחום השירות וכן

אופן ניקוד אמת המידה				משקל			אמת המידה
	לעניין סעיפים 4.2.1 ו- 4.2.2 לעיל: מעל 5 שנים ועד 7 שנים - 20 נקודות	ל מ מ ל מ מ ל מ מ	%40			ניסיון המציע מעבר למינימום הנדרש בתנאי הסף הקבועים בסעיפים 4.2.4 - 4.2.1 לעיל, בהתאמה ולפי העניין.	ניסיון המציע מעבר למינימום הנדרש בתנאי הסף
	מעל 5 שנים ועד 7 שנים - 20 נקודות מעל 7 שנים– 40 נקודות						הקבועים בסעיפים 4.2.4 - 4.2.1 לעיל, בהתאמה ולפי העניין.
	ממעעלל 57 ששננייםם– ו ע0ד4 7נ קשונדיוםת - 20 נקודות
							העניין.
	מ על 7 שנים– 40 נקודות לעניין סעיף 4.2.3 לעיל:
	ל עניין סעיף 4.2.3 לעיל: מעל שנתיים ועד 4 שנים – 20 נקודות
	למעענלי ישן נסתעיייםף 3וע.2ד. 44 לשעניילם: – 20 נקודות מעל 4 שנים – 40 נקודות
	ממעעלל ש4 נשתניייםם –ו ע0ד4 4נ קשונדיוםת – 20 נקודות
	מ על 4 שנים – 40 נקודות
	לעניין סעיף 4.2.4 לעיל:
	ל עניין סעיף 4.2.4 לעיל:
	ל עניין סעיף 4.2.4 לעיל: מעל 3 שנים ועד 5 שנים – 20 נקודות.
	מ על 3 שנים ועד 5 שנים – 20 נקודות. מעל 5 שנים – 40 נקודות.
	ממעעלל 35 ששננייםם –וע 0ד4 5 נ שקונידםות –. 20 נקודות.
	מ על 5 שנים – 40 נקודות.
יש/ אין	יש/ אין		%5				המציע הינו בעל תואר ראשון, המוכר על ידי המועצה	ל מ ע ת
							להשכלה גבוהה, באחד או יותר מן התחומים הבאים: מדעי החברה, התנהגות ארגונית, חינוך, פסיכולוגיה,
							מדעי החברה, התנהגות ארגונית, חינוך, פסיכולוגיה,
							עבודה סוציאלית, סוציולוגיה, מנהל עסקים והנדסה תעשייה וניהול
							תעשייה וניהול
יש/אין			%5				המציע הינו בעל תואר שני בייעוץ ארגוני או התנהגות ארגונית המוכר על ידי המל"ג	ה א
							ארגונית המוכר על ידי המל"ג
	במסגרת הריאיון ייבחנו, בין היתר, פרמטרים כגון: התרשמות כללית,	ב פ ה ת ו	%50			ראיון עם המציע	ראיון עם המציע
	פרמטרים כגון: התרשמות כללית, התרשמות מקצועית, התאמה לעבודת צוות,
	פהרתמרטשרמיוםת מק כצגווען:ית, ה התתארמשהמ לותעבוד תכ לצלויותת,, תקשורת בין אישית ויכולת יצירת אמון
	התתקרששורמתות ב מיןק צאויעשיתית, ה ותיכאומלהת ל יעצביורדתת צאומותון, וכיו"ב.
	תוכקיוש"ובר.ת בין אישית ויכולת יצירת אמון
	ו כיו"ב.
				%100			סה"כ	ס

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8,15(3 מספר /2023 14 מיום 03/08/2023

הינו בעל ניסיון של 3 שנים לפחות בהנחיית סדנאות בתחום השירות ובפיתוח והטמעת חווית לקוח/ פיתוח הדרכה וזאת במהלך 5 השנים האחרונות שקדמו למועד אחרון להגשת הצעות.

4.3 המציע ו/או נותן שירותים מטעם המציע הינו בעל תואר ראשון, המוכר על ידי המועצה להשכלה גבוהה.

4.4 המציע קיבל ציון איכות של 75 נקודות, לפחות, לפי לאמות המידה המפורטות בסעיף 5.1.2 להלן.

5. אמות מידה לבחירת ההצעה הזוכה

.5.1 משקל ציון האיכות

.5.1.1 ציון האיכות יהווה %100 מהציון הכולל

.5.1.2 ציון האיכות הכולל יתקבל כסכום הנקודות שתקבל ההצעה ברכיבים המפורטים בטבלה להלן:

.5.2 משקל ציון המחיר

.5.2.1 ציון המחיר יהווה %0 מהציון הכולל (המחיר קבוע מראש).

התעריף השעתי הינו בין 135-170 ₪ בהתאם לוותק. בכל שנה משנות ההתקשרות יעלה המחיר השעתי ב-5 ₪ בכפוף לאישור מנהלת האגף.

6. נושאים לאישור הועדה

.6.1 אישור הועדה כי מוצדק וסביר בנסיבות העניין לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז על פי תקנה )8(3 לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח-1987 (להלן: "תקנות העיריות (מכרזים)").

.6.2 אישור תנאי הסף ואמות המידה עבור ההתקשרות לעיל.

Text Dummy

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8,15(3 מספר /2023 14 מיום 03/08/2023

דיון

1. גב' פחטר מציגה את הפנייה.

2. הועדה בחנה את הבקשה לביצוע ההתקשרות המבוקשת, ואת האפשרות לערוך את ההתקשרות בדרך של

מכרז, על מנת להחליט האם מוצדק וסביר בנסיבות העניין לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז על פי תקנה )8(3 לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח-1987 (להלן: "תקנות העיריות (מכרזים)").

3. הועדה דנה בבקשה לאחר שהיועץ המשפטי בחן ומצא, כי תקנה )8(3 חלה על ההתקשרות המבוקשת שכן

היא דורשת ניסיון רב, ידע ומומחיות מיוחדת בתחום שיפור חווית הלקוח בארגונים , לרבות ניסיון בגיבוש אסטרטגיה והטמעה של התחום בגוף עסקי גדול, ליווי אישי שוטף של מנהלים בכירים בגופים כאמור וכן יכולות וניסיון בניהול פרוייקטים טכנולוגיים בעולמות השירות המייצרים חווית לקוח לצד חווית עובד, וכי ניסיון ומיומנויות אלו חשובים במיוחד לצורך ביצוע עבודת היועץ, שכן באמצעותם יסייע היועץ בהתוויית דרך הפעולה ופיתוח הטמעת השירות בקרב יחידות העירייה וקידומו. בנוסף, מצא היועץ המשפטי, כי במסגרת השירותים כרוכים ממשקי עבודה עם גורמים שונים, ונותן השירותים צפוי להיחשף למידע עירוני רגיש, באופן המצריך יחסי אמון מיוחדים, ואף מטעם זה תקנה )8(3 חלה על ההתקשרות.

4. הועדה בחנה את הסברי היחידה, לפיהם השירותים המבוקשים מחייבים ידע, ניסיון והבנה מעמיקה של

עולם השירות, שינוי תפיסות תפקיד והרגלים, שיפור מיומנויות תקשורת במטרה לייצר חווית לקוח מיטבית וכן כרוכים בממשקי עבודה עם גורמים שונים, באופן המחייב יחסי אמון מיוחדים, וכי ובנוסף היועץ יהיה חשוף במסגרת מתן השירותים למידע עירוני, לעיתים רגיש וחסוי, וישמש כיד ימינה של מנהלת השירות העירוני ופניות הציבור ביחס ליחידות העירייה עליהן יהא אמון, וכן יהיה דובר ויפעל מטעמה של מנהלת יחידת השירות העירוני ופניות הציבור ואחראים על פרוייקטים חוצי ארגון שיימסרו לטיפולם, ומשכך, אף מטעם זה נדרשים יחסי אמון מיוחדים.

5. הועדה בחנה את תנאי הסף שהוצעו בהתאם לתנאי ההתקשרות המבוקשת ומאפייניה, וכן את אמות

המידה שהוצעו ומשקלן, לפיהן תקבע ההצעה הזוכה.

החלטה

לאור הנתונים שהוצגו בבקשה, ההסברים שניתנו על ידי היחידה וחוות הדעת המשפטית שהוצגה בפניה:

1. הועדה מצאה, כי בנסיבות העניין מוצדק וסביר לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז לפי תקנה )8(3 לתקנות

העיריות (מכרזים), וזאת לאור טיבה ומהותה של ההתקשרות, אשר דורשת ידע ומומחיות מיוחדים, ואינה שגרתית, ולאור ממשקי העבודה הכרוכים במסגרתה והתוצרים המבוקשים במסגרתה.

2. הועדה מאשרת את תנאי הסף ואמות המידה. ציון האיכות יהווה %100 מהציון הכולל.

וכמפורט לעיל.

פרוטוקול ועדת התקשרויות פטורי מכרז לפי תקנה )8,15(3 מספר /2023 14 מיום 03/08/2023