פרוטוקול ועדת ביקורת · 27/10/2024

המועצה המקומית תל-מונד

טל': 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מייל : tel-mond.muni.il@moked

סיכום והמלצות ועדת ביקורת - דוח מבקר המועצה לשנת 2023

מיום 27/10/2024

דיונים שהתקיימו

ועדת ביקורת קיימה 2 פגישות, במהלכן התקיימו דיונים אודות דוח מבקר המועצה לשנת .2023 המפגשים התקיימו באופן פרונטלי, אך גזבר המועצה אלדד חזי נכח בזום. כמו כן, הקיימו פגישות המשך של יו"ר ועדת הביקורת להשלמת חומרים והכרות עם תהליכי עבודה.

להלן מועדי ישיבות ועדת ביקורת:

30.07.24 - דיון בדוח מבקר המועצה אודות מערך השילוט.

נכחו: עינת קדרון (יו"ר ועדת ביקורת), תהילה מימון (מנכ"לית המועצה), רו"ח יובל אהרוני (מבקר המועצה), אלדד חזי (גזבר המועצה, נכח בזום)

נעדר: דוד חיות (חבר ועדה)

02.09.24 - דיון בדוח מבקר המועצה אודות מערך גביית החובות ומוקד פניות הציבור.

נכחו: עינת קדרון (יו"ר ועדת ביקורת), דוד חיות (חבר ועדה), תהילה מימון (מנכ"לית המועצה), רו"ח יובל אהרוני (מבקר המועצה), אלדד חזי (גזבר המועצה, נכח בזום).

הצגת דוחות הביקורת

רו"ח אהרוני יובל מבקר המועצה - סקר באופן מפורט את דוחות הביקורת.

התקיימו דיונים מקיפים בגין כל ממצא, המלצות והתגובות שניתנו בכל אחד מדוחות הביקורת.

עינת קדרון (יו"ר ועדת הביקורת) קיימה מפגשי המשך עם תהילה מימון (מנכ"לית המועצה) להעמקה והשלמת חומרים.

להלן מסקנות והמלצות ועדת ביקורת לכל אחד מפרקי דוח מבקר המועצה

התייחסות כללית

▪ מדובר בדוח ביקורת שנתי שנעשה בצורה יסודית, מקיפה, מקצועית ומעמיקה. דוח שנתי זה הציף ליקויים מהותיים וחמורים מהם ניתן ללמוד רבות ולשפר באופן ניכר את פעילות המועצה.

תודתנו והערכתנו הרבה ליובל, מבקר המועצה, על פעילותו זו ותוצרי הדוח.

▪ בחירת הנושאים של מערך השילוט כביית החובות נעשתה ע" מבקר המועצה יובל אהרוני ואילו מוקד פניות הציבור הינו הנחיה של ועדת הביקורת.

▪ מסגרת דוח הביקורת סוקרת תקופות של כהונת המועצה הנוכחית, למעט דו"ח גביית החובות שסוקר גם תקופה רחבה של שנים החל משנת 2009 ועד שנת .2022

▪ מדובר בדוחות ביקורת העוסקים בעיקר בתהליכי עבודה פנים ארגוניים.

▪ דוחות הביקורת מעידים על התנהלות ותהליכי עבודה לוקים בחסר.

▪ ניכר כי כבר במהלך ביצוע הדו"ח וכתיבתו התבצעו פעולות משמעותיות לשיפור תהליכי עבודה אך העבודה עוד רבה.

▪ כפועל יוצא מהדוח ברור ומובן כי תהליכי העבודה אינם מבוקרים דיים, דבר הפוגע משמעותית בשרות לתושב.

1

המועצה המקומית תל-מונד

טל': 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מייל : tel-mond.muni.il@moked

דוח ביקורת בנושא – מערך השילוט

התייחסות כללית

▪ מדובר בדו"ח שנערך במהלך החודשים ,08/23-12/23 בתקופת כהונת המועצה הנוכחית.

▪ ניכר שעד למועד הביקורת לא היתה כל התעסקות בנושא חשוב זה וגם רוב המלצות דו"ח הביקורת טרם יושמו.

▪ לפי מנכ"לית המועצה תהילה מימון – מעולם לא ניתן רשיון שילוט בתל מונד.

▪ כל נושא השילוט מעוגן בחוק עזר עירוני ישן חוק עזר לתל מונד (מודעות ושלטים), תשלה1975 עם תיקון שבוצע ב- .2006 טרם התחילו עבודה על חוק עזר חדש ומעודכן.

▪ קיימים סוגים שונים של שילוט והתייחסות שונה לסוגים השונים, הן מבחינת הליך הרישוי והן מבחינת הגביה.

▪ רק בשנת 2023 התחילו לעבוד ולהכניס נהלים פנימיים, נהלים שטרם הועלו לאתר המועצה.

▪ על פי סקר השילוט לשנת ,2023 בתל מונד יש כ- 750 שלטים המוצבים ברחבי הישוב ומוחזקים ע"י 237 משלמים שונים במערכת הגביה.

▪ דו"ח הביקורת כלל בדיקה מדגמית של 24 שלטים, כאשר מציתם לא נמצאו במערכת הגביה.

▪ בהקשר של מערך השילוט, ניכר כי קיימים שני תהליכי עבודה שאינם מסונכרנים ועובדים בשתי מערכות שונות – תהליכי הגביה ותהליך הרישוי.

▪ לפי דיווח הגזבר אלדד חזי, לטובת גביית אגרה מתבצע סקר שילוט אחת לשנה, למרות שעל פי חוזה מול החברה החיצונית מלגם ניתן לבצע עד שני סקרים בשנה.

▪ נראה כי לא מתבצעת בקרה מספקת על עבודת הסוקר שהוא גורם חיצוני למערכת ובעל אינטרסים שונים והאינטרסים של המועצה המקומית.

▪ בחצי שנה האחרונה החלו תהליכים של רישוי השילוט בבתי עסק o התבצעה פנייה יזומה לבעלי עסקים עם מתן דד ליין להוצאת רשיון o היתה התמרמרות מצד בעלי העסקים – הדבר התקבל בהנחתה ללא הסבר, תהליך הרישוי כרוך בעלויות.

o עד למועד ועדת הביקורת שליש מבתי העסק כבר הוציאו רישיון שילוט.

o טרם התחילו בתהליכי אכיפה שכן ניתן זמן לבתי העסק להתארגן.

▪ רוב תהליך רישוי השילוט עדיין לא ממוחשב.

המלצות כלליות

▪ ועדת ביקורת מקבלת את דוח מבקר המועצה וכלל ההמלצות המפורטות בדוח.

▪ ועדת ביקורת מבקשת להוסיף המלצות נוספות בהתאם לרשימה מטה:

1. קידום מיידי של עדכון חוק העזר והתאמתו לתקופה, בכלל זה התייחסות לשילוט על בתים פרטיים.

2. העלאת כל המידע הרלוונטי לנושא השילוט ולתהליך רישוי השילוט, בכלל זה נוהל השילוט הפנימי.

3. מטעמי בטיחות ושלום הציבור, בתהליך רישוי השילוט מול בעלי העסקים יש לתעדף בעדיפות עליונה את רישוי

השלטים הדורשים חשמל וקונסטרוקטור ושלטים גדולים במיוחד (מעל 1.2 מ׳).

4. נדרשת כתיבת נוהל מיוחד לטיפול בשלטים גדולים.

5. יש לבצע שני סקרי שילוט בשנה כנדרש בהסכם. כמו כן, נדרש להכניס מנגנון בקרה על עבודתו של הסוקר.

6. נדרשת עבודה בשיתוף בעלי העסקים למציאת פתרונות לסוגיות שעולות מהשטח.

7. יש לעבוד על נהלי עבודה ממוחשבים ומסונכרנים.

8. ביצוע ויישום המלצות ועדת הביקורת ובדיקה חוזרת של תיקון הליקויים בתחילת שנת .2025

2

המועצה המקומית תל-מונד

טל': 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מייל : tel-mond.muni.il@moked

דוח ביקורת בנושא – גביית חובות

התייחסות כללית

▪ מדובר בדוח ביקורת העוסק בגביית חובות החל משנת 2009 ועד ,2022 חובות המסתכמים בכ- 13 מ' ש"ח.

▪ עיקר החובות הינם חובות שהצטברו בשנים ,2010-2011 כ- 11 מ' ש"ח.

▪ נראה כי מ- 13 מ' ש"ח חובות עיקר החובות הינם חובות אבודים ושלא ניתן יהיה לגבותם בשל העדר יכולת אכיפה (פטירה של אנשים, פשיטת רגל של בתי עסק, התיישנות וכדומה).

▪ נכון למועד התכנסות ועדת הביקורת, קיימים עוד כ- 2.5 מ' ש"ח חובות הנמצאים בפריסת תשלומים. סכום זה לא נכלל ב- 13 מ' שפורטו ומעלה ונדרש מעקב מיוחד למימוש גביה זו.

▪ במהלך כתיבת הדוח גילו כי תהליך הגביה בשנים האחרונות (כולל בתקופת כהונת המועצה הנוכחית) לא היה טוב וסדיר.

גזבר המועצה אלדד חזי דיווח כי כבר במהלך כתיבת הדו"ח נעשתה עבודה רבה על שיפור תהליך הגביה.

▪ דוח הביקורת מציג גם כשלים בתהליכי האכיפה, בדגש על האכיפה המשפטית – במשך 3 שנים (בשנים )2021-2023 המועצה כלל לא הפנתה טיפול בחובות לאכיפה משפטית. התנהלות כושלת זו יכולה להביא להתיישנות החוב ומשכך להפסד כספי למועצה. גזבר המועצה אלדד חזי דיווח כי גם בנושא זה נעשתה עבודה ובוצעו שינויים במהלך שנת 2023 וכי הנושא טופל.

▪ במסגרת ממצא 5# קיימת התייחסות לעבודת ועדת הנחות בשנים 2022-2023 אך לא התקבלה התייחסות של יו"ר הוועדה. מבחינת ועדת הביקורת הדבר מהווה כשל נקודתי בדוח המבקר.

המלצות כלליות

▪ ועדת ביקורת מקבלת את דוח מבקר המועצה וכלל ההמלצות המפורטות בדוח.

▪ שמחים על השיפור המשמעותי בתהליכי הגביה והאכיפה שביצע גזבר המועצה אלדד חזי במהלך שנת .2023 ▪ ועדת הביקורת מבקשת להוסיף את התייחסות יו"ר ועדת הנחות, חבר המועצה דוד חיות לממצא 5# –

"במהלךהתקופהבהכהנתיכיו'רועדתהנחותבארנונההישיבותבוטלואונדחומראשמסיבותשנותומגוונותומטעם חבריועדהשוניםכוללמטעםגזברהמועצהבטענהשאיןדחיפותבעיסוקבתיקיםכאלהואחריםוכיישמעטתיקים לדיוןכךשניתןלעשותזאתבישיבההבאה.מעולםלאנאמרולאחודדבאוזניהמחוייבותלקיים4מפגשיםבשנהולפחות אחתלרבעוןלאעלידייועמ"שהמועצהולאע"יהגזבראוכלאדםאחרלכןלאראיתיבעיהלבטלאולדחותכבקשתושל הגזבר.יותרמכך,בשיחותיהרבותעםמזכירתהגזבראניזהשדחפתיוסרבתילבטלישיבותולהיכנעלל"וזהיועמ"ש שבהרבהמקריםביקשלדחותועדותבשלאיהתאמתהמועדשנקבעעלידיללו"זשאניקבעתי.הדברהיהנפוץובוטהעד כדיכךשנאלצתילהבהירמימשתכרבעדתפקידוומימתנדב."

דוח ביקורת בנושא – מוקד פניות הציבור

התייחסות כללית

▪ מדובר בדו"ח שנערך ברבעון האחרון של שנת 2022 על תקופה של ,01/22-09/22 בתקופת כהונת המועצה הנוכחית.

▪ מדובר בדו"ח משמעותי ביותר שתרם מאוד לשיפור השירות לתושב כב רבמהלך כתיבתו.

▪ עבודת מבקר המועצה התחילה בתקופתה של מנכ"לית המועצה הקודמת טירנה ססי והמשיכה עם כניסתה לתפקיד של המנכ"לית הנוכחית תהילה מימון.

3

המועצה המקומית תל-מונד

טל': 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מייל : tel-mond.muni.il@moked

▪ ממצאי הדוח ניכר כי במהלך 2022 עבודת מוקד פניות הציבור היתה ירודה – מענה חסר לתושבים, זמינות נמוכה, איכות המענה לתושב, אופן מתן המענה לתושב, קושי בממשקי העבודה, העדר תהליכי עבודה, העדר נהלי עבודה, העדר מנגנוני בקרה ועוד.

▪ על פי מבקר המועצה יובל אהרוני, המצב השתנה משמעותית לעומת ממצאי הדו"ח והיום התפקוד טוב יותר ממה שהיה בזמן ביצוע דוח הביקורת.

▪ מבחינה שקיימה יו"ר ועדת הביקורת עינת קדרון במסגרת בקשת מידע, נראה כי חלו שינויים משמעותיים באופן תפעול מוקד פניות הציבור, בינהם עבודה במערכת דיגיטלית והכנסת נוהלי עבודה מסודרים. יחד עם זאת, לדעתה, עדיין חסרים מנגנוני בקרה מה שמביא לטיפול שאינו מיטבי בפניות הציבור.

▪ במהלך הדיון בוועדת הביקורת דיווחה מנכ"לית המועצה כי הוכנסו נהלי עבודה חדשים וקיימות היום שגרות עבודה סדירות למעקב וטיפול בעבודת מוקד פניות הציבור. יחד עם זאת, טרם נכתבו נהלי עבודה מסודרים והובטח במהלך הדיון כי הדבר יעשה תוך חודש.

▪ בדוח המבקר נכתב כי מוקד פניות הציבור אמור לתת מענה .24/7 מפניות תושבים נראה כי קיים מענה מינימלי ולא מספק בשעות שהן מחוץ לשעות הפעילות של יום העבודה.

▪ מדיון שהתקיים בועדת הביקורת ניכר כי קיים פער גדול בין תחושת שביעות הרצון עליה מדווחת מנכלית המועצה לבין תחשובת שביעות הרצון שמועברת מהשטח, בדגש על פניות שנסגרות בטענה כי טופלו אך בפועל לא טופלו.

▪ גם בבדיקה מדגמית של מבקר המועצה (ממצא 34#) נסגרה פניה בטענה כי טופלה למרות שבפועל לא טופלה.

▪ ניכר כי נדרש עדיין לבצע עבודה מעמיקה ויסודית בכל נושא איכות השירות.

המלצות כלליות

▪ ועדת ביקורת מקבלת את דוח מבקר המועצה וכלל ההמלצות המפורטות בדוח.

▪ ועדת ביקורת מבקשת להוסיף המלצות נוספות בהתאם לרשימה מטה:

1. כתיבת נהלי העבודה בהקדם ותוך חודש ימים מיום פרסום פרוטוקול זה.

2. שיפור מענה המוקד למתן מענה אמיתי ומהיר .24/7

3. ביצוע עבודה מעמיקה ויסודית בכל נושא איכות השירות.

4. הוספת מנגנוני בקרה לשיפור איכות השירות, בכלל זה מבחינה של גורמי המקצוע כי בעיות אכן טופלו ולא רק דווח

שטופלו, בדיקה מדגמית של פניות שטופלו ע"י מנכלית המועצה ובחינה מדגמית של שיחות המוקד עם תושבים.

5. הגדרת תו תקן לאיכות השירות לתושב במסגרת מוקד פניות הציבור.

תודתנו לכול הגורמים ששיתפו פעולה ותרמו לכתיבת דוח זה וסיכום הועדה.

בברכה,

עינת קדרון - יו"ר ועדת ביקורת

דוד חיות - חבר ועדת ביקורת

4