פרוטוקול ישיבת ועדת ביקורת מס' 2/2015

עיר: יבנה
תאריך: 23/11/2015
מקור: הקובץ המקורי באתר יבנה

פתח את קובץ ה-PDF באתר המקור

עיריית יבנה

מזכירותהעירייה

9 מאי, 2016

א' אייר, תשע"ו

פרוטוקול ישיבת ועדת ביקורת מס' 2/2015

מיו()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic שני, י"א בכסלו תשע"ו, 23/11/15

נוכחי(:)62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic

1. מר רחמי# דוידי ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic יו"ר הוועדה

2. גב' שרו% לינה ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic חברת ועדה

3. מר רועי גבאי ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic חבר ועדה

4. מר מאיר דה% ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic חבר ועדה

5. מר מאיר ב%()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dicהרוש ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic חבר ועדה

חסרי(:)62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic

6. מר יניב עמרני ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic חבר ועדה

7. גב' רונית ארנפרוינד()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dicכה% ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic חברת ועדה

משתתפי(:)62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic

1. מנכ"ל העירייה ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic מר דוד שטרית

2. מבקר העירייה ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic מר שלו# דמארי

3. גב' יעל יצחק()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic פור ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic מזכירות העירייה

על סדר היו(:)62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic

1. המש* דיו% בדו"ח ביקורת של מבקר העירייה לשנת .2014

1

מזכירות העירייה, עיריית יבנה, ת.ד ,3 יבנה, .81101 טל': 08)42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic(9433310 פקס: 08-9433429 דוא"ל: yavne.muni.il@yael אתר אינטרנט: www.yavnecity.co.il

עיריית יבנה

מזכירותהעירייה

רחמי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic דוידי: נמצא איתנו מר דוד שטרית, מהנדס העיר לשעבר אשר מונה למנכ"ל העירייהלפני כחודש. חברי הוועדה מאחלי# לו הצלחה בתפקיד.

מאיר ב"#הרוש: בישיבה הקודמת דנו בנושא דו"ח הביקורת בנושא שכר. חברי ועדת הביקורת ביקשו לקבל את התייחסות ראש העיר לדו"ח ואכ% ניתנה התייחסות מקיפה לכל הסעיפי# שעלו בדו"ח.

דוד שטרית: מודה לחברי# על הברכות. לגבי הדו"ח בנושא השכר מציי% כי נעשתה הפרדה בי% משאבי אנוש

למדור שכר אשר הועבר לכפיפות הגזברות, כדי למנוע ניגוד ענייני#. כמו כ%, כל דו"חות הנוכחות ממוחשבי#.

נית% מענה ראש העיר לכל הסעיפי#. אוסי+ עוד כי בכוונתי לבצע רענו% של נהלי העבודה.

להל" התייחסות ראש העיר לדו"ח הביקורת מתארי$ :20.8.15 כללי#דגשי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic של ראש העיר

1. תשלומי השכר מהווי# נתח נכבד מהוצאות העירייה משו# כ* ובשל רגישות העניי% הנחתי

לעשות ביקורת עומק על ידי גור# חיצוני שיצי+ את הנושאי# בה# אנחנו צריכי# להשתפר או לתק%.

2. לכל תוספת של כוח אד# למערכת,שינויי דרגה תפקיד וכדומה יש השפעה על המערכת

העירונית ולכ% עלינו להקפיד הקפדה יתרה על יעילות המערכת והוצאות השכר כדי לא לפגוע בחוס% הכלכלי של העיר.

3. לאישורי# בנושאי סיווג וקידו# כוח אד# בעירייה נדרשי# חתימות ראש העיר, המנכ"ל

והגזבר זו שיטת העבודה אותה הנחתי לבצע כדי להגביר הפקוח בתחו# רגיש וחשוב זה.

4. מבנה ארגוני()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic ב(2.11.2013)42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic במכתבי בסימוכי% 8655/13 הנחתי " על מנת למנוע ניגוד ענייני#

מכל סוג שהוא הקשור בתעסוקת עובדי העירייה החלטתי להעביר את מדור השכר לכפיפות מלאה של גזבר העירייה מר חזות דבר זה יבוצע לאלתר " , בפועל החלטה זו קוימה .

5. באשר לדו"ח עצמו מכיוו% שמטרת הבדיקה הייתה לתק% ולשפר ציפיתי שהדו"ח יהיה יותר

תכליתי ע# דגש על מהויות ופחות על ענייני# טכניי# .

התייחסות ראש העיר

1. נוהלי עבודה# הנוהל קיי# )עמ' .(34 קיי# נוהל "העברת דוחות ותשלומי# למדור שכר()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dicמחשב" נמשי* לעבוד

על פיו.

.2מבנה ארגוני# התרשי# המוצג בעמ' 29 אינו נכו%,החלטתי על העברת מדור שכר לגזברות כבר ב(2.11.2013)42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic הביקורת התבצעה ב(2014)42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic והייתה צריכה להצביע על שינוי זה כפי שהחלטתי עליו ג# מתגובת מנהל האג+ )עמ' 35 (נית% להבי% שהוא מנחה מקצועית את מדור השכר והגזבר הינו הגור# המבצע והמפקח .כדי

2

עיריית יבנה

מזכירותהעירייה

להגביר הפיקוח מוזכר שוב שכל שינוי בתחו# השכר נדרש לחתימת ראש העיר,מנכ"ל והגזבר.

.3בקרה על השכר#

3.1 מדי חודש מקבל הגזבר דו"ח טבלאי ידני הכולל את כל רכיבי השכר כולל השינויי# לצור* בקרה ופיקוח הגזבר או מי מטעמו מורשה להוציא דוחות ממוחשבי# לפי הצור*.

מעבר לכ* מקבל דו"ח 66 הכולל רשימת כל העובדי# ושכר# דבר המאפשר לאחר מכ% לקבל דו"ח השוואתי לחודש קוד# או נגזרת אחרת

3.2 הגזברית הונחתה שבמסגרת המכרז לקליטת עובד לגזברות יש לוודא שיש לו/ה הידע הנדרש בהנהלת חשבונות, חשבות ויכולת לייעו/ כלכלי. בי% תפקידיו/ה יש להגדיר את בקרת השכר כחלק מהמטלות .

)42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic(3.3 במסגרת הבקרה על השכר יש לרענ% נוהלי העבודה וכ% לאפשר הוצאת דוחות ממוחשבי# בחתכי# שוני# כדי לשפר את אפשרויות הפיקוח ככל שנית%.

.4דווחי נוכחות# התקנת שעוני נוכחות בכל משרדי העירייה בעיצומה.ובינתיי# הנוהל הוא שהממונה הישיר ומנהל האג+ מאשרי# את דוחות הנוכחות של העובד.

5. תשלומי שכר למספרי חשבו" בנק זהי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic# נבדק ונמצא תקי% . העובדי# שלה# בני משפחה בעירייה

מועסקי# על פי הנדרש לפי התארי* הקובע.) תגובת מנהל האג+ עמ' 42 ( .6תשלו()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic רכיבי שכר חריגי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic# נבדק נמצא תקי%. לא היו תשלומי יתר, מדובר בטעויות הקלדה טכניי# של סמלי פעולה.

7. חודשי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic שבה()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic לא שול()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic שכר# נבדק הנוהל הקיי# תק+,א# יש סיכו# ע# וועד העובדי# נכבד זאת. נשא+

לצר+ את חתימת העובד בעתיד .בכל מקרה הסיכו# ע# הוועד בעניינו של העובד הוא הקובע.

.8אישור יציאה לחופשה# איני רואה בעיה. קיי# נוהל בקשת חופשה ועובדי# על פיו במקרי# חריגי# שהעובד מבקש חופשה באותו יו# האישור בסמכות הממונה המדווח למשאבי אנוש על כ% )תשובת מנהל האג+ עמ'

49 מקובלת עלי(

.9פדיו" ימי חופשה# נבדק ,בדר* כלל משול# סמו* לאירוע,במקרי# חריגי# ובשל אילוצי# שאינ# תלויי# בנו החישוב והתשלו# נעשי# באיחור לא משמעותי.

10. ימי מחלה# המעקב והטיפול נעשי# בצורה טובה ובדר* כלל בצורה אוטומטית בהערות הביקורת נית%

לראות שמדובר בטעויות אנוש קלות שתוקנו.

11. ימי מחלה שליליי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic# מדובר בעובד אחד ,התקלה בעיקרה של החברה לאוטומציה פנינו אליה# והבעיה

תוקנה.

12. השתתפות בהוצאות שכר בגי" לימודי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic# נבדק, הנושא טופל על פי נוהלי העירייה הקובעי# שהאישור טעו%

פרוטוקול בחתימת ראש העיר המאשר את הלימודי# לעובד.

.13הבראה# היו 2 מקרי# בה# נמצאה טעות מתו* 1000 מקרי# שהיו בסדר. שולמו ההפרשי# לעובדי# כנדרש.

.14פנסיה תקציבית#ככלל בעיות אלה שבעיקר% טכניות ישתפרו ע# הידוק הבקרה על תהליכי העבודה בנושא שכר. באשר להערה 14.3 עמ' 33 , תשלו# ימי מחלה הינו פטור מתשלו# מס בעוד שתשלו# ימי חופשה

3

	החלטה מס' :1 חברי הוועדה, פה אחד, מקבלי()62:dic את התייחסות ראש העיר לדו"ח המבקר בנושא שכר. התשובות ניתנו	ה ח ל
	חברי הוועדה, פה אחד, מקבלי()62:dic את התייחסות ראש העיר לדו"ח המבקר בנושא שכר. התשובות ניתנו לשביעות רצונ(.)62:dic
	לשביעות רצונ(.)62:dic

עיריית יבנה

מזכירותהעירייה

חייב במס. מדובר בעובדת אחת, העובדת נשלחה למס הכנסה לבדיקת זכויותיה כמתבקש מכל מי שפורש מעבודתו.

3. . רשת המרכזי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic הקהילתיי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic – כספי מסע האופניי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic

סיכו()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic והמלצות הביקורת:

1. הביקורת מצאה ליקויי# חמורי# בהתנהלות הלי* הפקדות הכספי# לקופת העירייה, שנגבו ממשתתפי

מסעות האופניי# ביו# העצמאות.

2. ברישומי מחלקת הספורט לא נשמרו קבלות של הפקדת הכספי#, שנגבו ממסעות האופניי# בימי

העצמאות בקופת העירייה.

3. בפרוטוקול מחלקת הספורט, לא צוי% למי נמסרו הכספי# להפקדה, כמו()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic כ% לא צוינו שמות הנוכחי#

בספירת הכספי#.

4. במחלקת הספורט, לא נמצאה קבלה על הפקדת 2,860 ,0 שנגבו במזומ% במסע האופניי# שהתקיי# ביו#

העצמאות בשנת .2012

5. הביקורת לא קיבלה הסבר לסיבת ההפקדה המאוחרת בקופת העירייה )בתארי* 20/8/2013 ( של 4,000

0 מזומני#, ממסע האופניי# שהתקיי# בתארי* 16/4/2013 .

6. בניגוד לנהלי# והתקנות, מנהל אג+ משאבי אנוש, מינהל ואירועי# בעירייה החזיק במשרדו ס* 5,500 0

במזומ%, כספי ההכנסות ממסע האופניי# של יו# העצמאות 2014 עד להתערבות הביקורת.

7. הביקורת ממליצה שהעירייה תשקול הפרדת תפקיד מנהל האירועי# בעירייה מאג+ משאבי אנוש ומינהל.

8. ממליצי# לרענ% את הנהלי# והבקרות, בכל הקשור להעברת כספי# במחלקות והאגפי# השוני# בעירייה

והפקדת# בקופת העירייה.

9. לאור ממצאי הביקורת, שמעו% ח. גזבר העירייה דרש בכתב ממנהל מחלקת הספורט, להפקיד מיד 2,860

0 לקופת העירייה, כספי מסע האופניי# בשנת 2012 .

10. הביקורת ממליצה לבצע בדיקה מעמיקה לאי הפקדת# של 2,860 0 בזמ%, כספי מסע האופניי# בשנת

2012 לקופת העירייה ובהתא# לכ* לקבל החלטות.

4

עיריית יבנה

מזכירותהעירייה

דוד שטרית: מבדיקת הנושא באופ% מקי+ לא נמצא ממצא ברור אשר על פיו נית% יהיה לחייב מא% דהוא

להחזיר את הכס+. כפי שציינתי קוד#, ג# בנושא זה יבוצע רענו% של נוהל קבלת כספי# והפקדת#. יופקו לקחי# כדי שמקרה כזה לא יישנה בעתיד.

4. מחלקת הספורט – מגרשי הכדורגל:

סיכו()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic והמלצות הביקורת:

1. הביקורת מצאה שפעילות מחלקת הספורט נעשית במקצועיות וברגישות ראויה, תו* שיתו+ השחקני#

וההורי#, במסגרת התקציב העומד לרשות#.

2. ההישגי# הטובי# בכל תחומי הספורט בעיר מעידי# על הנהלה אחראית, מקצועית ומסורה וצוות מאמני#

מיומ% ומקצועי , העושי# ככל שנית% לתת הזדמנות לכל שחק% למצות את כישרונותיו ללא משוא פני# והפליה.

3. יש לבצע בדיקה מקצועית במגרשי הכדור()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic רגל וקט הרגל ולתק% את הליקויי# הנדרשי# בנאות שז"ר

ובמגרש – 300 ברמות ויצמ%.

4. בימי# אלה, מחלקת הספורט נדרשת להער* לתפעל, ולתחזק את היכל הספורט החדש בשכונת רבי%, ואת

מגרשי הספורט החדשי# ברחבי העיר.

5. לשקול בחיוב הגדלת תקציב אחזקת מגרשי הספורט, כדי לתחזק כנדרש את המגרשי# והמתקני# ברחבי

העיר.

רועי גבאי: נושא מגרשי הספורט דורש התייחסות ומענה במספר נושאי#: תחזוקה, מי# לשתיה

ותאורה. המענה שנית% כיו# הוא אחת לשבועיי# . חול שנכנס למגרשי# עקב סופות עלול לגרו# להחלקה והעירייה תצטר* לשאת באחריות.

מועצת העיר אישרה תב"ר בס* של כ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic 700,000 0 לשדרוג מגרשי הספורט. הוחל בהחלפת גדרות למגרשי#. לגבי התאורה – חולפי# כשבועיי# ימי# מהחלפת שעו% הקי/ לחור+ והפו* עד שזמני הדלקת וכיבוי האורות במגרשי# מתעדכ%.

דוד שטרית: מבהיר כי יש עבודות חשמל ברחבי העיר המבוצעות על ידי מנו+ אשר מוזמ% בממוצע

אחת לשבועיי# או על פי מספר קריאות הדורשות עבודת מנו+. במקרי# דחופי#, כמוב% שהנושא מטופל באופ% מיידי.

5

עיריית יבנה

מזכירותהעירייה

5. מרכז ריי$ – היעלמות אל- שקלי(:)62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic

רחמי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic דוידי: מדובר בהיעלמות של אל+ שקלי# אשר הוחזרו לאחר שבוע ימי#.

סיכו()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic והמלצות הביקורת:

1. לדעת הביקורת, הנהלת המרכז לא נקטה בכל הצעדי# הנדרשי#, לצמצ# אפשרות גניבת כספי#

וציוד אחר מחדר המנהלת.

2. הביקורת רואה בחומרה מת% מפתח הכניסה של מרכז ריי*, לידי מר א. ס. זכיי% השתלמויות,

שאינו עובד העירייה, כדי לפתוח את המרכז בימי ששי ללא נוכחות עובד עירייה.

3. המנהלת מדווחת לביקורת, כי בעקבות האירוע, נלקחו ממר א. ס. רכז השתלמויות מפתחות

הכניסה הראשית של מרכז ריי*.

4. גב' ע. ג., המנהלת מדווחת לביקורת, כי בשלב זה הוחל+ המנעול בדלת חדרה, והוזמ% מבעל

מקצוע בתחו# האלומיניו#, מנעול חדש לדלת הכניסה הראשית של מרכז ריי*.

5. גב' ע. ג. המנהלת מדווחת לביקורת כי הותקנה כספת בחדר המנהלת. הכספת מוכרת ע"י חברת

הביטוח והמפרט של החברה למתנ"סי# ואושרה ע"י קב"ט העירייה.

6. הביקורת דרשה לרענ% את הנהלי# לגביית כספי# והפקדת#, בהתא# לנהלי# של חברת

המתנ"סי#.

7. הביקורת ממליצה לרענ% את הגדרות התפקיד לכל עובדי מרכז ריי*, ובו המשימות היו# יומיות

שבתחו# אחריות# וטיפול# ולהכי% טופס דו"ח אירועי# חריגי#.

8. להציב ארונית מתכת ע# מנעול במקלט/מחס% לאכסו% מכשירי הברקו היקרי#, המאוכסני#

בחדר המנהלת.

9. ממליצי# שמפתח לחדר המנהלת, יהיה רק למזכירות המורשות לקבל כספי# מתלמידי החוגי#

והמגמות השונות.

דוד שטרית: ג# במקרה זה יבוצע רענו% נהלי#.

6. מעקב תיקו" ליקויי(:)62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic

שלו()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic דמארי: תקויי# בקרוב ישיבה לנושא תיקו% ליקויי# ע# המנכ"ל שנכנס לתפקידו בחודש זה.

6

	החלטה מס' :2 חברי הוועדה מאמצי(,)62:dic פה אחד, את המלצות מבקר העירייה בדו"ח ומברכי()62:dic על הפעולות שהעירייה	ה ח נ
	חברי הוועדה מאמצי(,)62:dic פה אחד, את המלצות מבקר העירייה בדו"ח ומברכי()62:dic על הפעולות שהעירייה נקטה בהתא()62:dic להמלצות. כמו כ", מחזקי()62:dic את דברי המנכ"ל בנושא רענו" נהלי()62:dic בתחומי()62:dic השוני(.)62:dic
	נקטה בהתא()62:dic להמלצות. כמו כ", מחזקי()62:dic את דברי המנכ"ל בנושא רענו" נהלי()62:dic בתחומי()62:dic השוני(.)62:dic

עיריית יבנה

מזכירותהעירייה

7. דו"ח תלונות הציבור לשנת :2014

שלו()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic דמארי: בשנת 2014 הייתה ירידה של כ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic %23 בהיק+ תלונות לממונה על תלונות הציבור לעומת שנת .2013

בשנת 2014 הגיעו לנציבות 146 תלונות ופניות מהציבור לעומת 170 בשנת ,2013 מתו* 146 הפניות שהגיעו לנציבות היו 80 תלונות ו()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic 66 פניות שאינ% בגדר תלונות ציבור.

נמצא שעיקר התלונות בשנת 2014 כמו שני# קודמות היו בתחומי אג+ שיפור פני העיר, הנדסה והפיקוח העירוני אשר יחד הסתכמו ב – 44 תלונות שה# כ()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic()42:dic %55 מכלל התלונות בשנת .2014 נית% לייחס חלק מהירידה במספר התלונות לסיו# חלק מעבודות התשתית והבניה בשכונת רבי% החדשה.

_____________________

רחמי()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic()62:dic דוידי יו"ר ועדת הביקורת