ישיבת ביקורת מס' 10 - תחזוקה ותפעול של מזרקות · פרוטוקול תחזוקה ותפעול של מזרקות נגיש

12 דצמבר 2024

י"א כסלו תשפ"ה

סימוכין: 2024-0103-1104

דו"ח מישיבה מס' 10 של ועדת ביקורת

שהתקיימה ביום שלישי, ז' באלול התשפ"ד ()10.9.2024

השתתפו: מר אלדד רבינוביץ, חבר מועצה ויו"ר ועדת ביקורת נכחו: גב' עופרה ברכה, מבקרת העירייה והמורשה לטיפול בתלונות מר ינון נוימן, מנהל אגף לביקורת ובקרת יועצים

עו"ד דני ליבמן, משנה ליועמ"ש לנושאים מיוחדים

רו"ח ירון דגן, יועץ הביקורת

מר רועי עטיה, סגן מנהל אגף וממונה על פרויקטים בקרה ושירות מר דודו אמזלג, סגן מנהל אגף התקציבים וממונה על ההוצאות מר דניאל חסין, ראש צוות לאיגום ותכלול תהליכים עירוניים ומשפטיים .P.O.C מר דוד חליוא, מנהל מחלקת אחזקת כיכר ספרא

גב' אורטל אריה, מנהלת מחלקה בכירה, לפיתוח תכנון ובקרה מר עמוס שרעבי, מנהל מחלקה בכיר למערכות השקיה

מר זיו מרקוס, ממונה על בינוי ואחזקת מבני כיכר ספרא מר ערן חן, מפקח מזרקות

מר עומר סטביסקי, חברת מוריה

מר אסף יצחקי, חברת מוריה

גב' אורנה פיינגולד, חברת מוריה

מר צבי עבו, מזכיר ועדת ביקורת

על סדר היום נדון הנושא הבא:

דוח מבקרת העירייה לשנת 2023 בנושא: תחזוקה ותפעול של מזרקות

פתיחת הדיון:

מר אלדד רבינוביץ, יו"ר הוועדה: מתכבד לפתוח את הדיון בוועדת ביקורת מספר -10 תחזוקה ותפעול של מזרקות.

כבר שנים רבות שהמזרקות הן חלק מהנוי של העיר. יש להן פוטנציאל להשבחת העיר, לגרום לתושבים לרצות לגור בעיר ולתיירות נכנסת. מצד שני יש במזרקות גם פוטנציאל נזק גדול חלילה, לתאונות ולמפגעי לתברואה.

דו"ח הביקורת הזה מנסה לחדד ולשפר את מצב המזרקות.

דיון הוועדה:

פרק 1 - מבנה ארגוני

המלצת הביקורת:

• להבהיר את אחריותה של המחלקה לבצע פיקוח על התחזוקה של כלל המזרקות העירוניות, ללא תלות בגורם המתחזק בפועל.

• לקבוע מדיניות סדורה ואחידה עבור כלל קבלני תחזוקת המזרקות ברחבי העיר בנוגע לאופן תחזוקת המזרקות, התדירות של הבדיקות ופעולות התחזוקה, מנגנוני הדיווח וכדומה.

תגובת המבוקר:

כל המזרקות ברחבי העיר הן באחריות המקצועית של אגף שפ"ע ומרביתן מטופלות בידי קבלן שזכה במכרז עירוני. במזרקות של ככר פריז ודוד המלך יש קבלן ייחודי שיודע לטפל נכון במזרקות אומנותיות. מזרקת טדי מתוחזקת בידי הקרן לירושלים, וככר ספרא בידי המנהלת.

מקובל עלינו שנכון לעבוד באופן ריכוזי ולהתוות מדיניות אחידה לכל הקבלנים. כבר כיום מפקח המזרקות מקבל את הנתונים מכל המזרקות למרות שמותקנות בהן מערכות שונות, למעט פארק טדי וככר ספרא.

יש לערוך בדיקה משפטית לגבי מזרקת המוריסטאן, האם הרחוב הוא שטח ציבורי והאם לעירייה יש אחריות עליה.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות הביקורת, תוך בחינת אופן היישום בצוות לתיקון ליקויים בראשות המנכ"ל

תוך בדיקה משפטית לגבי זהות האחראי על אחזקת מזרקת המוריסטאן.

פרק 2 – מערכות ממוחשבות

המלצת הביקורת:

• להפעיל מערכות בקרה בכלל מזרקות העירייה, תוך מתן גישה לבקרה מרחוק הן למפקח על המזרקות והן לקבלני התחזוקה. יש לוודא שלמפקח תהיה אפשרות בקרה על כלל המזרקות שבאחריותו, וזאת כדי להבטיח את תקינות המעקב והבקרה על עבודת קבלני התחזוקה בכל הנוגע לתקינות המזרקות.

• לבחון את הצורך בריבוי מערכות בקרה שונות למזרקות.

תגובת המבוקר:

נכון לדרוש מהקבלנים לעבוד במערכת שנוחה לעירייה.

מציין שהמזרקה בגן העצמאות הולכת לעבור בקרוב שיפוץ עומק, כרגע לא נכון להשקיע במערכות ניטור ובקרה. על מנת למנוע מפגע מפקח המזרקות העירוני מגיע באופן יומי לבצע בדיקות.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצת הביקורת.

פרק 3 - נתונים כספיים

המלצת הביקורת:

• להשתמש בתקציב הייעודי וכן בתקציב התב"ר לתחזוקת המזרקות כדי לתקן את הליקויים במזרקות המושבתות כך שאפשר יהיה להפעילן.

תגובת המבוקר:

התקציב בשימוש.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצת הביקורת.

פרק 4 - נוהלי עבודה

המלצת הביקורת:

• לגבש ולאשר נוהלי עבודה רשמיים שיסדירו את תהליכי העבודה הפנימיים בכל הנוגע למערך תחזוקת המזרקות, ובכלל זאת:

o הסדרת התפקידים ותחומי האחריות של כלל הגורמים המעורבים בתחזוקת המזרקות ברחבי העיר – הסדרה של ממשקי העבודה בין הגורמים השונים ותהליכי העבודה של המפקח באגף שפ"ע מול קבלני התחזוקה, לרבות שימוש במערכות המידע והניטור.

o נוהל תחזוקה שוטפת של הקבלנים בפיקוחו הישיר של המפקח – הגדרת מנגנון בדיקה לתקינות של עבודת המזרקות, אופן הדיווח למפקח, המשוב הנדרש מן המפקח לקבלן התחזוקה והטיפול בתקלות מתמשכות ובתקלות הנובעות מבעיות חשמל, תקשורת, תשתית וכדומה.

o נוהל העברת מזרקות חדשות שנבנו לאחריות אגף שפ"ע.

o נוהל אישור חשבונות קבלני התחזוקה – תיאור הליכי הבקרה והתיעוד הנדרשים לצורך אישור התשלומים לקבלני התחזוקה בהתאם לחוזי ההתקשרות עימם.

תגובת המבוקר:

בעקבות הדוח שיפרנו וייעלנו את העבודה.

הקבלנים מבוקרים באופן על ידי מפקח המזרקות. נעשה גם פיקוח בשטח, במידה ונמצא ליקוי הקבלן נקרא מיידית לתקן.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצת הביקורת.

פרק 5 - סיורי הביקורת

המלצת הביקורת:

• לקיים מעקב ובקרה נאותים, שלמים ושוטפים בכל הנוגע לתקינות המזרקות וניקיונן.

• לפעול לתיקון מיידי של המזרקות התקולות ולהשמשתן לרווחת התושבים והמבקרים בעיר.

תגובת המבוקר:

יש לנו חובה לשים שילוט שהרחצה אסורה ואין לנו אחריות על מי שבוחר לרחוץ בהן.

למרות זאת, מתוך מודעות לכך שיתכן ולא כולם ממושמעים, אנו דורשים אישור יועץ בטיחות כחלק ממסירת המזרקה לאחריות העירייה.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות הביקורת, תוך בחינת אופן היישום בצוות לתיקון ליקויים בראשות המנכ"ל

לרבות בחינת אישורי בטיחות שנתיים וניקיון המים.

פרק 6 - מיפוי מזרקות

המלצת הביקורת:

• לערוך מיפוי מלא ועדכני של המזרקות העירוניות הפרוסות ברחבי העיר, ובו יצוינו מיקומן המדויק, מספר המזרקות בכל אתר, מצב פעילותן, גודלן וכדומה.

• לערוך מיפוי של המזרקות העתידיות שיוקמו בעיר, אשר יכלול את מועד המסירה, מיקומי המזרקות, מצב הפיתוח וכדומה.

תגובת המבוקר:

ההמלצה מקובלת.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצת הביקורת.

המלצת הביקורת:

• לשתף את המחלקה ואת קבלן תחזוקת המזרקות בהליכי פיתוח המזרקות החדשות כדי לכלול בתכנון היבטים הנוגעים לתחזוקת המזרקות אשר עשויים להשפיע על אופן הקמתן.

התייחסות להיבטים של תחזוקה בעת תכנון ההקמה עשויה לייעל ולשפר את עבודות התחזוקה העתידיות ולחסוך בהוצאות העירייה.

תגובת המבוקר:

לא נכון להכניס את הקבלנים להליכי התכנון, נכון שהמחלקה המקצועית תעשה זאת.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצת הביקורת לגבי שיתוף המחלקה, ולהעביר לבחינת המנכ"ל וצוות תיקון ליקויים

לבחון את אופן יישום ההמלצה לגבי שיתוף הקבלנים בהליכי הפיתוח.

פרק 7 - זמני פעילות ופרסום

המלצת הביקורת:

• לגבש מדיניות אחידה בנוגע לזמני פעילות המזרקות בהתאם לסוגיהן, מיקומן ואופן הפעלתן.

• לעדכן את כל הגורמים האמונים על הפעלת המזרקות ותחזוקתן בדבר המדיניות החדשה שתיקבע, וזאת כדי לוודא אחידות בין כל הגורמים.

• לאכוף את עמידת קבלני התחזוקה השונים במדיניות שתיקבע בנוגע לזמני פעילות המזרקות.

• לפרסם באתר האינטרנט העירוני את כל המזרקות הפרוסות ברחבי העיר, מיקומיהן וזמני פעילותן.

• להוסיף את המזרקות לאפשרויות החיפוש תחת "השכונה שלי על המפה" באתר האינטרנט העירוני.

תגובת המבוקר:

ההמלצה מקובלת.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצת הביקורת.

פרק 8 - תחזוקת מזרקות במסגרת המכרז

המלצת הביקורת:

• לערוך בירור בכל הנוגע לאופן הצגת הנתון "פער מהאומדן" בפני ועדת המכרזים ולוודא שהעוסקים במלאכה, ובכללם חברי ועדת המכרזים, מודעים להבדל בין סטייה מהאומדן למרחק מהאומדן.

• לשלב במכרז הבא התייחסויות גם לעלויות תחזוקה וניקיון של מזרקות מושבתות.

• לבצע מעקב ובקרה נאותים על עמידת הקבלן בהוראות החוזה ובהנחיות העירייה בנוגע לדיווחים על הבדיקות והסיורים במזרקות בשטח.

• לוודא שהקבלן מתעד באופן מלא במערכת Visitt את הליקויים העולים מסיוריו במזרקות כדי לעקוב אחר תקלות חוזרות ולייעל את הטיפול בהן.

• לוודא שהקבלן מדווח על פעולות התחזוקה באופן מלא במערכות הממוחשבות, כך שתתאפשר עריכת בקרה נאותה על החשבוניות המופקות טרם העברת התשלום עבור פעולות תחזוקת המזרקות.

• להסדיר במסגרת החוזה את אופן התשלום לקבלן במקרה של מזרקה מושבתת שהקבלן נדרש רק לשמור על ניקיונה.

• לעגן את הליך בקרת החשבונות במסגרת נוהל עבודה של המחלקה, שיתייחס בין היתר לבקרה על דיווחי נוכחות הקבלן.

• מנהל המחלקה בשיתוף המפקח ימפו את כלל המזרקות ויוודאו שקיימות הצעות מחיר לשם הפעלתן המלאה. נתונים אלו יובאו לדיון באגף לשם קבלת החלטות בנושא.

• להקצות למחלקה תקציב בסיסי לאישור תיקונים שוטפים בהזמנת מסגרת מול הקבלן לשם הפעלתן הרציפה של המזרקות.

תגובת המבוקר:

ההמלצות מקובלות.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצת הביקורת.

פרק 9 - תחזוקת מזרקות שלא במסגרת המכרז

המלצת הביקורת:

• המפקח יתעד במערכת Visitt את כלל פעולות הקבלן הנוגעות להנחיות שקבע משרד הבריאות.

• לאפשר למפקח לצפות בניטור המזרקות בכיכר ספרא במערכת אגם.

• להכפיף את קבלן התחזוקה האמון על המזרקות בכיכר ספרא למפקח – בכל הנוגע לתחזוקת המזרקות שעליהן הוא אחראי.

• לערוך מעקב ובקרה נאותים על רמת התחזוקה של המזרקה בפארק טדי, שעליה אמונה הקרן לירושלים, בייחוד לאור היותה מזרקה אינטראקטיבית שבה מתרחצים ילדי העיר.

• להעביר את האחריות לתחזוקת מזרקות חברת מוריה לידי העירייה, כפי שהיה אמור להתבצע עם סיום הקמתן, כדי שהמחלקה תהיה אמונה על תחזוקתן בפיקוח מפקח המזרקות ובאמצעות קבלן המזרקות של העירייה.

• להתקין מערכת ניטור ולאפשר גישה למפקח לשם עריכת בקרה על שתי המזרקות של חברת מוריה.

• לאכוף את הסכם ההתקשרות עם ב"ג ולוודא שהוא מתחזק גם את מזרקת כיכר פריז.

• להסדיר את ההתקשרות מול ב"ג, קבלן תחזוקת המזרקות של העירייה, כדי שיתחזק גם את מזרקת דוד המלך.

תגובת המבוקר:

מרבית ההמלצות מקובלות, למעט ההמלצה להחליף את הקבלן מטעם מוריה.

יצאה לאחרונה חוות דעת משפטית על מזרקות שמטופלות בידי מוריה שמקובלת, שכיוון שהן פסל אומנותי, אפשר להמשיך לעבוד עם מקים המזרקה לתחזוקתן.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות הביקורת, תוך בחינת אופן היישום בצוות לתיקון ליקויים בראשות המנכ"ל

לרבות בשאלת המשך ההתקשרות עם חברת מוריה.

פרק 10 - נוכחות המפקח

המלצת הביקורת:

• לעדכן את תוכנית הסיורים של המפקח, שעורך עבורו מנהל המחלקה, בהתאם למצב המזרקות הפועלות בפועל ברחבי העיר.

• להגדיר באילו מזרקות נדרש המפקח לסייר – ולעדכן את תוכנית הסיורים בהתאם.

• לבחון את הפער המשמעותי בין הסיורים הנדרשים מהמפקח בתוכנית הסיורים ובין הסיורים המבוצעים בפועל.

• לערוך בקרה חודשית – על ידי מנהל המחלקה – על הסיורים שהמפקח עורך בפועל. זאת באמצעות הפקת קובץ ממערכת Visitt והשוואתו לתוכנית הסיורים העדכנית (בדומה לבדיקות שערכה הביקורת).

תגובת המבוקר:

המפקח מגיע בכל שבוע לכלל המזרקות.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצת הביקורת.

פרק 11 - בדיקות איכות המים

המלצת הביקורת:

• לוודא שקבלן התחזוקה עורך במערכת Visitt תיעוד מלא של בדיקות איכות המים, לרבות שימוש בתמונות, וזאת כדי לאפשר ביצוע מעקב ובקרה נאותים.

• להכשיר את המפקח בנושא הנחיות משרד הבריאות והמדדים הנדרשים לשם עמידת העירייה בהן.

• להשתמש במערכות הניטור הקיימות לצורך בדיקת איכות המים.

תגובת המבוקר:

כל המזרקות שהוקמו בחמש שנים האחרונות יש בהם מערכת ניטור אוטומטית. במזרקות הישנות אפשר להכניס במכרז האחזקה החדש דגימה שבועית של המים, כולל שליחה למעבדה.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות הביקורת, תוך בחינת אופן היישום בצוות לתיקון ליקויים בראשות המנכ"ל.

פרק 12 - בטיחות המזרקות

המלצת הביקורת:

• לוודא שבכל המזרקות מותקנים אמצעי בטיחות, לרבות עריכה של בדיקות הארקה ובדיקות להגנה מפני סכנת התחשמלות וכן הצבת גדרות ושילוט מתאימים.

תגובת המבוקר:

לפי התקן היום אסור להפעיל מזרקה עם מתקני חשמל במתח של .V220 מזרקות ישנות שכללו מתח של V220 הושבתו וכעת פועלים להסב אותן ל V24 או להרחקת מתקני החשמל מהמים.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצת הביקורת.

סיכום:

מר אלדד רבינוביץ, יו"ר הוועדה: כשראיתי בהתחלה את נושא הדו"ח תהיתי לעצמי למה נכון להשקיע כל כך הרבה מאמצים בזוטות. אבל לאחר קריאה ובמיוחד כעת לאחר הדיון, אני חושב שכולם מבינים מדוע כל כך חשוב לעסוק בזה. טיפלנו בבעיות של בטיחות ילדי ירושלים, בתברואת העיר וביופייה.

הביקורת תרמה הרבה לכך ותהליכי עבודה השתפרו.

הוועדה לענייני ביקורת ממליצה למועצת העירייה לאמץ את המלצות הביקורת כמפורט בדוח זה

ותוך בחינת אופן היישום בצוות לתיקון ליקויים בראשות המנכ"ל.

הישיבה נעולה.

בברכה,

אלדד רבינוביץ

חבר מועצת העיר ירושלים

יו"ר ועדת ביקורת