ישיבת מסירת עבודות הפטורות ממכרז מס' 5 · נספח יז 170005

מרץ, 2024

לכבוד

זיוה נוקראי - מנהלת האגף לשיפור פני העיר

לירית מזרחי – ממונה מחלקת אחזקה ובטיחות

מיכל גרינוולד - ממונה על פיתוח המשאב האנושי

עיריית ירושלים

הנידון: תוכנית פיתוח ארגוני וליווי הטמעת השינוי הארגוני במחלקת אחזקה

ובטיחות באגף שפ"ע, עיריית ירושלים- הרחבת תכנית קיימת.

1. כללי:

א. החל משנת 2022 מחלקת אחזקה ובטיחות בעירית ירושלים נמצאת בתהליך שינוי שהחל

מאיחוד בין מחלקות והמשיך בשינוי תפיסת ההפעלה במענה לתחומי האחזקה ובטיחות בעיר.

ב. במהלך שנת 2023 (הלווי החל מאוקטובר )2022 משרד ייעוץ 'ציפורית' מקיים תהלכי

פיתוח ארגוני, תהלכי שינוי וארגון במחלקת אחזקה ובטיחות.

ג. במהלך תקופה זו המחלקה עברה שינויים רבים והתפתחה אל מול החזון שהוגדר- יחד עם

זאת ואל מול תהליך הפקת לקחים נדרש עדיין להמשיך את תהלכי הלווי כדי למצות את השינוי אותו המחלקה עוברת.

ד. מטרת מסמך זה הוא להציג את ההישגים והפערים בתהליך הלווי וכן להציע הצעה

להרחבת הלווי הארגוני לשנת ..2024

ה. בתאריך 3.3.24 התקיים דיון בראשות מנהלת אגף שפ"ע, הממונה על הפיתוח המשאב

האנושי ומנהלת מחלקת אחזקה ובטיחות בו הוצגה ואושרה הרווחת התכנית כפי שתוצג במסמך זה.

2. חזון מחלקת אחזקה ובטיחות:

מחלקת אחזקה ובטיחות מובילה את תחום האחזקה, הפיתוח והטיפוח של המרחב הציבורי בעיר ירושלים.

המחלקה תהווה מודל למתן שירות איכותי לתושבי העיר לעסקים ולמבקרים בה, ותפעל ליצור מצוינות תפעולית- יוזמת ומגיבה, תוך הקפדה על מקצועיות, אחידות והתייעלות , לטובת שיפור רמת אחזקה של התשתיות בעיר ירושלים.

באמצעות: שיתופי פעולה פנימי, עירוני וחוץ עירוני, נחישות והוגנות אל מול נותני שירות

ופיתוח מתמיד של ההון האנושי ושמירה על ערכי הליבה של המחלקה.

3. מטרות תהליך הלווי:

א. מטרת תהליך הלווי- עקרוני:

לסייע למחלקת אחזקה ובטיחות להתגבש כמחלקה אחודה תחת חזון ומדיניות ברורים,

המקדמת את יעדיה ופועלת במקצועיות ובאפקטיביות למתן מענה איכותי לתושב

ולמקבל השירות בעיר ירושלים.

ב. מטרות שנת :2024

1) הטמעת חזון ותפיסת ההפעלה בשגרת חיי העבודה של המחלקה

2) מימוש רציונאל התפיסה- תכנון- בקרה- איכות.

3) התאמה ובניה של תהלכי העבודה- אל מול בעלי תפקיד חדשים.

4. עיקרי ההישגים מתהליך הלווי הארגוני עד כה:

א. הוגדר חזון למחלקה.

ב. תפיסת הפעלה, נכתבה ואושרה- תחת עקרונות "תכנון, בקרה ואיכות".

ג. בוצע תהליך הטמעה- מירב מרכיבי התפיסה בהצלחה. תוכניות עבודה לאור מורכבות

וקושי בקבלת השינוי הוחלט להקפיא, לבצע למידה והתאמה- יוטמע במהלך .2024 בנוסף תחום הבקרה והאיכות קיבל מענה חלקי- תוצאה של עיקוב לאור המכרז, מוכנות המנהלים והמלחמה.

ד. פיתוח ארגוני- לאורך התקופה בוצעו מס' רב של תהלכי פיתוח ארגוני ובכלל זה לווי

מנהלים, הכנסת מנהלים חדשים, הגדרת שגרות ניהול, אימונים קבוצתיים ופיתוח צוות.

5. עיקרי הפערים/ צורך:

א. מאפיין המנהלים במחלקה מייצר מורכבות מקצועית ומנהיגותית ליישום החלטות

והטמעת התפיסה. לאור כך נבחר מנגנון של לווי אישי של מנהלים אשר מצריך תשומת זמן רבות יותר ובהכרח משך זמן של תהליך הלווי.

ב. הטמעת התפיסה לא הושלמה- מעבר לתהלכים שנדרש עדיין לבצע בקרה על מימושם

ישנם תחומי ליבה שעדיין לא הוטמעו (תכניות עבודה, בקרה ופיקוח)

ג. המחלקה עתידה לקלוט בעלי תפקיד חדשים- יחייב התאמה של מנגנוני עבודה וניהול.

ד. שדרת הניהול הבכירה של המחלקה (מומנה, מנהל מרחבים)- דורשים המשך לווי אישי

ומקצועי לצורך תמיכה ועזרה בקבלת החלטות (אל מול השינוי ומימוש התפיסה).

6. הרחבת הלווי- 2024

א. עקרונות:

1) תכנית רב מימדית נושמת ומותאמת למאפייני המנהלים במחלקה.

2) מיקוד מרכזי בהטמעת תפיסת הפעלה. דגש על שימור ותחזוק הקיים והבניית

תוכניות עבודה וביצוע בקרות ובקרת איכות.

3) המשך לווי מנהלים בדגש על זמן לווי למנהל המרחבים.

4) פיתוח ארגוני- ממשקים, הכנסת בעלי תפקיד (צפויים כ-2 חדשים)

5) הסדרת ממשקי עבודה בתוך המחלקה.

6) פיתוח צוות עבודה.

סה"כ	שעות יועץ 2	שעות יועץ 1	נושא
סה"כ	שעות יועץ 2	שעות יועץ 1	נושא
סה"כ	שעות יועץ 2	שעות יועץ 1	נושא
185	65	120	הטמעת תפיסת הפעלה	1
150	30	120	לווי מנהלים, ממשקי עבודה והכנסות לתפקיד	2
50	25	25	פיתוח צוות עבודה	3
385	120	265
385	120	265
385	120	265
-65	-25	-40	קיזוז הזמנת עבודה קיימת
-65	-25	-40	קיזוז הזמנת עבודה קיימת
-65	-25	-40	קיזוז הזמנת עבודה קיימת
320	95	225	סה"כ שעות חדשות
320	95	225	סה"כ שעות חדשות
320	95	225	סה"כ שעות חדשות
₪ 26,600.00		280	עלות יועץ בכיר 2
	( לא כולל מע"מ )		לפי תעריף של 280 שקל לשע"ע
₪ 59,625.00		5 26		עלות שעות יועץ 1
	( לא כולל מע"מ )		לפי תעריף של 265 ₪ לשע"ע
	₪ 86,225.00
	₪ 86,225.00			סה"כ
	₪ 86,225.00

ב. שיטה:

1) לווי דיפרנציאלי בחניכה צמודה של המומנה, מנהלי המרחבים, מנהלי מרחבים

וסגנים.

2) ליווי תהליכי בקרה של מומנת אחזקה ובטיחות- ויישום החלטות שהתקבלו.

3) אימון קבוצתי למנהלי המרחבים- תוכנית 7 מפגשים.

ג. טבלת דרישה- שעות ייעוץ:1

בברכה,

ברק ברודי, יועץ ארגוני

משרד ייעוץ 'ציפורית'

העתקים:

1 תכנית הלווי מופיעה בנפסח למסמך.

שיר רוסו - מנהלת מח בכירה לפיתוח ארגוני

	אחראי מטעם		מועד סיום	מועד התחלה	סטטוס	שעות ייעוץ	הערות	תפוקה	יועצים	משימה	נושא
	אמחטרעאםי העירייה/
	המעיטרעייםה /
לירית מזרחי			יונ- 24	ינו- 24	חיזוק ההתקדמות וטיפול באתגרים במחלקה	25	7 מפגשים	רתימה, מוטבציה ושותפות	ציפורית/ברק	מפגשי צוות ניהול כללי	פיתוח צוות הניהול וההנהגה של המחלקה	ו
לירית מזרחי				אפר-24	נדרש לבצע הגדרת מטרות לגיבוש הצוות	10	3 מפגשים		ברק	מפגש צוות ניהול בכיר
											שוטף
										35	סה"כ לתכנית	ס

1. הגדרת יעדים ותוצרים בהתאם לתוכנית

א. תפיסת הפעלה:

אחראי מטעם העירייה/	מועד סיום	מועד התחלה	סטטוס	שעות ייעוץ	הערות	תפוקה	יועצים	משימה	נושא
לירית מזרחי	יונ- 24	ינו- 24	חיזוק ההתקדמות וטיפול באתגרים במחלקה	25	7 מפגשים	רתימה, מוטבציה ושותפות	ציפורית/ברק	מפגשי צוות ניהול כללי	פיתוח צוות הניהול וההנהגה של המחלקה
לירית מזרחי		אפר-24	נדרש לבצע הגדרת מטרות לגיבוש הצוות	10	3 מפגשים		ברק	מפגש צוות ניהול בכיר
									שוטף
								35	סה"כ לתכנית

ב. לווי מנהלים, ממשקים, הכנסת בעלי תפקיד:

ג. הכשרה מקצועית

אחראי

מועד מועד

מס"ד נושא משימה יועצים תפוקה הערות שעות ייעוץ סטטוס מטעם התחלה סיום

העירייה/

חיזוק

ההתקדמות

מפגשי צוות 7 לירית

13 ציפורית/ברק 25 וטיפול ינו-24 יונ-24

ניהול כללי מפגשים מזרחי

באתגרים

פיתוח צוות רתימה,

במחלקה

הניהול וההנהגה מוטבציה

נדרש לבצע

של המחלקה ושותפות

הגדרת

מפגש צוות 3 לירית

14 ברק 10 מטרות אפר-24

ניהול בכיר מפגשים מזרחי

לגיבוש

הצוות

15 שוטף

עלות לתקציב	נושא	תאריך ועדה		מספר	מ ו	סטטוס	אגף	#
				מספר ועדה
4,476	הארכת חוזה - מיזוג מחלקת בטיחות ומחלקת אחזקה באגף שפע	21/03/2021	02180 2			אושר בועדה	מפעם	16879

	ספק	ס ז		ספק	ס מ		סכום	ס ה	כתובת	שם הספק/חברה	מספר ספק	מ ס
	סזופכהק			סמפומקל ץ			סהכהוצםע ה
ז וכה			מומלץ כן			ההצעה 34,500			המנורה 10 אפרת	גליק צפורית- יועצת ארגונית	ספק 25370

	עלות לתקציב	ע		תאור	ת		תמוסניפ תר קסצעייבף	נתמ
34,500			פיתוח ארגונ י			61597796

	עלות לתקציב	ע		נושא העבודה			ת.בקשה			הצעות קודמות מס.בקשה	ה מ
100,883			הרחבת תוכנית פיתוח ארגוני וליווי הטמעת השינוי הארגוני במחלקת אחזקה ובטיחות			/11/2018 20			11997
308,120			קיום תהליכי פיתוח באגף האכיפה והשיטור העירוני שבעיריית ירושלים- תוכנית שונות לפיתוח מנהלים והכשרת מדריכים			12/03/2019			13387
132,795			פיתוח ארגוני בנושא ליווי מנהלים באגף תברואה שבעיריית ירושלים בהערכות לשינוי ובהטמעת ו			02/02/2020			15422
194,220			תהליך פיתוח ארגוני באגף משאבי אנוש			14/03/2021			16885
123,143			הארכה והגדלה - ליווי והטמעת השינוי הא רגוני במחלקת אחזקת המרחב הציבור י			19/03/2023			20628

יום חמישי 21 מרץ 2024

דברי הסבר

בבקשה זו מבוקש הארכת תוקף חוזה לשנה והתאמת התוכנית בהתאם לצרכים העדכנים.

הפרוייקט אושר בוועדה שמספרה ,2018002 בטרם נבחרה מנהלת המחלקה.

עם התמנות מנהלת המחלקה תוקף החוזה הסתיים. התוכנית עודכנה וכוללת ליווי הטמעת עבדות האו"ש לאיחוד מחלקות בטיחות ואחזקה,

תחילה כפיילוט באזור שיוגדר ובהמשך בכל העיר. ליווי תהליכי שינוי רכים- כולל תפיסת עבודה חדשה, תהליכי הכשרה, רתימה מוטיבציה וניהול קונפליקים בהקשר של השינוי הארגוני.

ככל שהתהליך יתפתח וידרשו הגדלות / הארכות לשם ביצוע שלבים נוספים ומשלימים לתהליך הבסיסי הזה, תעשה הגדלה של החוזה באמצעות הוועדות העירוניות הפרוצידורות הנדרשות בעירייה ועל בסיס חוו"ד מקצועית של מנהלת המפעם

שכר טירחה כולל:

תוספת מאושרת ע"י חשב: 3,826

נתוני תקציב

נימוקים להמלצה

פורסם הליך ל- 4 חברות ויועצים התקבלו 2 הצעות :נערכה פגישה עם כל מציע על ידי ועדה שכללה את מנהל מחלקת אחזקה, מנהל אשכול של מינהל תפעול ומפעם ירושלים. ניתנו ציונים לפי הפרמטרים שפורסמו. הציון הגבוה ביותר ניתן להצעתה של ציפורית גליק.

הצעות קודמות

החלטה

לאחר דיון ובהתאם לנימוקי האגף הוועדה החליטה לאשר את הבקשה להארכה בהתאם וכמפורט לעיל לשנה אחת בלבד.