ישיבת מסירת עבודות הפטורות ממכרז מס' 5 · נספח יז 170005.pdf

מרץ, 2024

לכבוד

זיוה נוקראי - מנהלת האגף לשיפור פני העיר

לירית מזרחי – ממונה מחלקת אחזקה ובטיחות

מיכל גרינוולד - ממונה על פיתוח המשאב האנושי

עיריית ירושלים

הנידון: תוכנית פיתוח ארגוני וליווי הטמעת השינוי הארגוני במחלקת אחזקה

ובטיחות באגף שפ"ע, עיריית ירושלים- הרחבת תכנית קיימת.

1. כללי:

א. החל משנת 2022 מחלקת אחזקה ובטיחות בעירית ירושלים נמצאת בתהליך שינוי שהחל

מאיחוד בין מחלקות והמשיך בשינוי תפיסת ההפעלה במענה לתחומי האחזקה ובטיחות בעיר.

ב. במהלך שנת 2023 (הלווי החל מאוקטובר )2022 משרד ייעוץ 'ציפורית' מקיים תהלכי

פיתוח ארגוני, תהלכי שינוי וארגון במחלקת אחזקה ובטיחות.

ג. במהלך תקופה זו המחלקה עברה שינויים רבים והתפתחה אל מול החזון שהוגדר- יחד עם

זאת ואל מול תהליך הפקת לקחים נדרש עדיין להמשיך את תהלכי הלווי כדי למצות את השינוי אותו המחלקה עוברת.

ד. מטרת מסמך זה הוא להציג את ההישגים והפערים בתהליך הלווי וכן להציע הצעה

להרחבת הלווי הארגוני לשנת ..2024

ה. בתאריך 3.3.24 התקיים דיון בראשות מנהלת אגף שפ"ע, הממונה על הפיתוח המשאב

האנושי ומנהלת מחלקת אחזקה ובטיחות בו הוצגה ואושרה הרווחת התכנית כפי שתוצג במסמך זה.

2. חזון מחלקת אחזקה ובטיחות:

מחלקת אחזקה ובטיחות מובילה את תחום האחזקה, הפיתוח והטיפוח של המרחב הציבורי בעיר ירושלים.

המחלקה תהווה מודל למתן שירות איכותי לתושבי העיר לעסקים ולמבקרים בה, ותפעל ליצור מצוינות תפעולית- יוזמת ומגיבה, תוך הקפדה על מקצועיות, אחידות והתייעלות , לטובת שיפור רמת אחזקה של התשתיות בעיר ירושלים.

באמצעות: שיתופי פעולה פנימי, עירוני וחוץ עירוני, נחישות והוגנות אל מול נותני שירות

ופיתוח מתמיד של ההון האנושי ושמירה על ערכי הליבה של המחלקה.

3. מטרות תהליך הלווי:

א. מטרת תהליך הלווי- עקרוני:

לסייע למחלקת אחזקה ובטיחות להתגבש כמחלקה אחודה תחת חזון ומדיניות ברורים,

המקדמת את יעדיה ופועלת במקצועיות ובאפקטיביות למתן מענה איכותי לתושב

ולמקבל השירות בעיר ירושלים.

ב. מטרות שנת :2024

1) הטמעת חזון ותפיסת ההפעלה בשגרת חיי העבודה של המחלקה

2) מימוש רציונאל התפיסה- תכנון- בקרה- איכות.

3) התאמה ובניה של תהלכי העבודה- אל מול בעלי תפקיד חדשים.

4. עיקרי ההישגים מתהליך הלווי הארגוני עד כה:

א. הוגדר חזון למחלקה.

ב. תפיסת הפעלה, נכתבה ואושרה- תחת עקרונות "תכנון, בקרה ואיכות".

ג. בוצע תהליך הטמעה- מירב מרכיבי התפיסה בהצלחה. תוכניות עבודה לאור מורכבות

וקושי בקבלת השינוי הוחלט להקפיא, לבצע למידה והתאמה- יוטמע במהלך .2024 בנוסף תחום הבקרה והאיכות קיבל מענה חלקי- תוצאה של עיקוב לאור המכרז, מוכנות המנהלים והמלחמה.

ד. פיתוח ארגוני- לאורך התקופה בוצעו מס' רב של תהלכי פיתוח ארגוני ובכלל זה לווי

מנהלים, הכנסת מנהלים חדשים, הגדרת שגרות ניהול, אימונים קבוצתיים ופיתוח צוות.

5. עיקרי הפערים/ צורך:

א. מאפיין המנהלים במחלקה מייצר מורכבות מקצועית ומנהיגותית ליישום החלטות

והטמעת התפיסה. לאור כך נבחר מנגנון של לווי אישי של מנהלים אשר מצריך תשומת זמן רבות יותר ובהכרח משך זמן של תהליך הלווי.

ב. הטמעת התפיסה לא הושלמה- מעבר לתהלכים שנדרש עדיין לבצע בקרה על מימושם

ישנם תחומי ליבה שעדיין לא הוטמעו (תכניות עבודה, בקרה ופיקוח)

ג. המחלקה עתידה לקלוט בעלי תפקיד חדשים- יחייב התאמה של מנגנוני עבודה וניהול.

ד. שדרת הניהול הבכירה של המחלקה (מומנה, מנהל מרחבים)- דורשים המשך לווי אישי

ומקצועי לצורך תמיכה ועזרה בקבלת החלטות (אל מול השינוי ומימוש התפיסה).

6. הרחבת הלווי- 2024

א. עקרונות:

1) תכנית רב מימדית נושמת ומותאמת למאפייני המנהלים במחלקה.

2) מיקוד מרכזי בהטמעת תפיסת הפעלה. דגש על שימור ותחזוק הקיים והבניית

תוכניות עבודה וביצוע בקרות ובקרת איכות.

3) המשך לווי מנהלים בדגש על זמן לווי למנהל המרחבים.

4) פיתוח ארגוני- ממשקים, הכנסת בעלי תפקיד (צפויים כ-2 חדשים)

5) הסדרת ממשקי עבודה בתוך המחלקה.

6) פיתוח צוות עבודה.

ב. שיטה:

1) לווי דיפרנציאלי בחניכה צמודה של המומנה, מנהלי המרחבים, מנהלי מרחבים

וסגנים.

2) ליווי תהליכי בקרה של מומנת אחזקה ובטיחות- ויישום החלטות שהתקבלו.

3) אימון קבוצתי למנהלי המרחבים- תוכנית 7 מפגשים.

ג. טבלת דרישה- שעות ייעוץ:1

נושא שעות יועץ 1 שעות יועץ 2 סה"כ

1 הטמעת תפיסת הפעלה 120 65 185

לווי מנהלים, ממשקי

2 120 30 150

עבודה והכנסות לתפקיד

3 פיתוח צוות עבודה 25 25 50

265 120 385

קיזוז הזמנת עבודה קיימת -40 -25 -65

סה"כ שעות חדשות 225 95 320

₪

עלות יועץ בכיר 2 280

26,600.00

לפי תעריף של 280 שקל לשע"ע ( לא כולל מע"מ )

עלות

₪

שעות 265

59,625.00

יועץ 1

לפי תעריף של 265 ₪ לשע"ע ( לא כולל מע"מ )

סה"כ ₪ 86,225.00

בברכה,

ברק ברודי, יועץ ארגוני

משרד ייעוץ 'ציפורית'

העתקים:

1 תכנית הלווי מופיעה בנפסח למסמך.

שיר רוסו - מנהלת מח בכירה לפיתוח ארגוני

1. הגדרת יעדים ותוצרים בהתאם לתוכנית

א. תפיסת הפעלה:

אחראי

שעות מועד

מס"ד נושא משימה יועצים תפוקה הערות סטטוס מועד סיום מטעם ייעוץ התחלה

העירייה/

חיזוק

ההתקדמות

13 מפגשי צוות ניהול כללי ציפורית/ברק 7 מפגשים 25 וטיפול ינו-24 יונ-24 לירית מזרחי פיתוח צוות באתגרים

רתימה,

הניהול במחלקה

מוטבציה

וההנהגה של נדרש לבצע

ושותפות

המחלקה הגדרת

14 מפגש צוות ניהול בכיר ברק 3 מפגשים 10 מטרות אפר-24 לירית מזרחי לגיבוש

הצוות

15 שוטף

סה"כ לתכנית 35

ב. לווי מנהלים, ממשקים, הכנסת בעלי תפקיד:

אחראי

שעות מועד

מס"ד נושא משימה יועצים תפוקה הערות סטטוס מועד סיום מטעם ייעוץ התחלה

העירייה/

חיזוק

ההתקדמות

מפגשי צוות

13 ציפורית/ברק 7 מפגשים 25 וטיפול ינו-24 יונ-24 לירית מזרחי ניהול כללי

באתגרים

פיתוח צוות הניהול רתימה, מוטבציה במחלקה

וההנהגה של המחלקה ושותפות נדרש לבצע

הגדרת

מפגש צוות ניהול

14 ברק 3 מפגשים 10 מטרות אפר-24 לירית מזרחי

בכיר

לגיבוש

הצוות

15 שוטף

סה"כ לתכנית 35

ג. הכשרה מקצועית

אחראי

מועד מועד

מס"ד נושא משימה יועצים תפוקה הערות שעות ייעוץ סטטוס מטעם התחלה סיום

העירייה/

חיזוק

ההתקדמות

מפגשי צוות 7 לירית

13 ציפורית/ברק 25 וטיפול ינו-24 יונ-24

ניהול כללי מפגשים מזרחי

באתגרים

פיתוח צוות רתימה,

במחלקה

הניהול וההנהגה מוטבציה

נדרש לבצע

של המחלקה ושותפות

הגדרת

מפגש צוות 3 לירית

14 ברק 10 מטרות אפר-24

ניהול בכיר מפגשים מזרחי

לגיבוש

הצוות

15 שוטף

יום חמישי 21 מרץ 2024

# אגף סטטוס מספר תאריך ועדה נושא עלות לתקציב

ועדה

16879 מפעם אושר 202180 21/03/2021 הארכת חוזה - מיזוג מחלקת בטיחות 4,476 בועדה ומחלקת אחזקה באגף שפע

דברי הסבר

בבקשה זו מבוקש הארכת תוקף חוזה לשנה והתאמת התוכנית בהתאם לצרכים העדכנים.

הפרוייקט אושר בוועדה שמספרה ,2018002 בטרם נבחרה מנהלת המחלקה.

עם התמנות מנהלת המחלקה תוקף החוזה הסתיים. התוכנית עודכנה וכוללת ליווי הטמעת עבדות האו"ש לאיחוד מחלקות בטיחות ואחזקה,

תחילה כפיילוט באזור שיוגדר ובהמשך בכל העיר. ליווי תהליכי שינוי רכים- כולל תפיסת עבודה חדשה, תהליכי הכשרה, רתימה מוטיבציה וניהול קונפליקים בהקשר של השינוי הארגוני.

ככל שהתהליך יתפתח וידרשו הגדלות / הארכות לשם ביצוע שלבים נוספים ומשלימים לתהליך הבסיסי הזה, תעשה הגדלה של החוזה באמצעות הוועדות העירוניות הפרוצידורות הנדרשות בעירייה ועל בסיס חוו"ד מקצועית של מנהלת המפעם

מספר שם הספק/חברה כתובת סכום ספק ספק

ספק ההצעה מומלץ זוכה

25370 גליק צפורית-יועצת ארגונית המנורה 10 אפרת 34,500 כן

שכר טירחה כולל:

תוספת מאושרת ע"י חשב: 3,826

נתוני תקציב

מספר סעיף תאור עלות לתקציב

61597796 פיתוח ארגוני 34,500

נימוקים להמלצה

פורסם הליך ל- 4 חברות ויועצים התקבלו 2 הצעות :נערכה פגישה עם כל מציע על ידי ועדה שכללה את מנהל מחלקת אחזקה, מנהל אשכול של מינהל תפעול ומפעם ירושלים. ניתנו ציונים לפי הפרמטרים שפורסמו. הציון הגבוה ביותר ניתן להצעתה של ציפורית גליק.

הצעות קודמות

מס.בקשה ת.בקשה נושא העבודה עלות לתקציב

11997 20/11/2018 הרחבת תוכנית פיתוח ארגוני וליווי הטמעת 100,883 השינוי הארגוני במחלקת אחזקה ובטיחות

13387 12/03/2019 קיום תהליכי פיתוח באגף האכיפה והשיטור 308,120 העירוני שבעיריית ירושלים- תוכנית שונות

לפיתוח מנהלים והכשרת מדריכים

15422 02/02/2020 פיתוח ארגוני בנושא ליווי מנהלים באגף 132,795 תברואה שבעיריית ירושלים בהערכות לשינוי

ובהטמעתו

16885 14/03/2021 תהליך פיתוח ארגוני באגף משאבי אנוש 194,220 20628 19/03/2023 הארכה והגדלה - ליווי והטמעת השינוי הארגוני 123,143 במחלקת אחזקת המרחב הציבורי

החלטה

לאחר דיון ובהתאם לנימוקי האגף הוועדה החליטה לאשר את הבקשה להארכה בהתאם וכמפורט לעיל לשנה אחת בלבד.