ישיבת מועצה מס' 26 (ישיבה מן המניין לחודש נובמבר) וישיבת מועצה מיוחדת מס' 27 בנושא… · לב. דוח ביקורת מס' 34- בנושא ניהול וטיפול העירייה בקולות קוראים

כ"ט בחשון תשפ"ו

20 בנובמבר 2025

סימוכין: 2025-103-970

דו"ח מישיבה מס' 34 של ועדת ביקורת

שהתקיימה ביום חמישי, י"א באלול תשפ"ה ()4.9.2025

השתתפו: מר אלדד רבינוביץ, חבר מועצה ויו"ר ועדת ביקורת

נכחו: גב' עופרה ברכה, מבקרת העירייה

עו"ד דני ליבמן, משנה ליועמ"ש לנושאים מיוחדים

גב' תמר ברלינר, מנהלת אגף תרבות ואומניות

גב' ליאת פיטרו, מנהלת אגף הספורט

מר ינון ניימן, מנהל אגף לביקורת ובקרת יועצים

גב' אורטל אריה, מנהלת מחלקה בכירה לפיתוח תכנון ובקרה

גב' אדוה זכריה, ממונה על הספורט ההישגי

מר אביעד שרוני, ממונה על החשבונאות והפיננסים

מר יוסי רחמן, ממונה על תקציבי בינוי ופיתוח

גב' יפעת קאופמן, מנהלת מחלקה בכירה לבקרה והתקשרויות

גב' שרון וייזרוז, מנהלת מחלקת הכנסות מינהל חינוך

עו"ד שירלי דגן, יועצת חיצונית

רו"ח ירון דגן, יועץ חיצוני

מר ישראל בלנקו, מזכיר ועדת ביקורת

על סדר היום:

דוח מבקרת העירייה בנושא: ניהול וטיפול העירייה בקולות קוראים

פתיחת הדיון:

מר אלדד רבינוביץ, יו"ר הוועדה: אם אין קמח אין תורה. כבר שנים רבות שאחת הדרכים

המשמעותיות של השלטון הכללי ושל גורמים נוספים להמרצה ולתגמול מתבצעת באמצעות 'קולות

קוראים'.

אנו כעירייה מחויבים ציבורית לעקוב אחרי האפשרויות לקבל תוספת תקציבים ולהרחיב את סל

הפרויקטים שלנו, למצות אותם עד תום. מצד שני, חשוב שנשמור על עצמאותנו וניישם את

המדיניות שלנו בלי להיגרר ליישם מדיניות זרה של אחרים בגלל אינטרסים כלכליים קורצים.

פעמים רבות הקולות הקוראים מנסים להוביל אותנו למקומות שלא מתאימים לנו, עלינו לעמוד

על המשמר. זה נכון במיוחד לקולות קוראים בינלאומיים, שאותם צריכים לבחון בזכוכית מגדלת

מתוך נטייה בסיסית של חשדנות.

גב' עופרה ברכה, מבקרת העירייה: להבדיל מנושאים אחרים שאנחנו בודקים מול הוראות חוק או

מול נהלים וכדומה, במקרה הזה הבדיקה שלנו של הקולות קוראים היא כיצד העירייה מתנהלת

בנושא, שהתנהלות טובה יכולה לעזור בהכנסות, למעשה המון פעמים מה שנקרא כסף שנמצא על

הרצפה וצריך לאסוף ולהרים אותו כדי לשפר את הפעילות העירונית למען תושבי העיר. אנחנו

בחרנו בשירלי וירון, לאור הניסיון הרב שיש להם ברשויות אחרות בנושא הזה, ובאמת מצאנו

שהעירייה לא ממצה עד הסוף את הנושא הזה של קולות קוראים.

דיון הוועדה:

פרק :1

המלצת המבקרת:

• לערוך נוהל עבודה כתוב ומחייב אשר יסדיר את חלוקת תחומי האחריות והסמכויות וכן את

שלבי הטיפול בקולות הקוראים,, מרגע קבלת המידע על אודותיהם ועד גמר קבלת התשלומים

מהגוף התומך בגינם, לרבות: איתור הקולות הקוראים וניתובם, קבלת החלטות על הגשת / אי

הגשת בקשות ואישורן, הגשת הבקשות למפרסמים ומעקב אחר תוצאות הדיון בהן, עריכת

דוחות ביצוע, בקרה על מיצוי הכספים, תיעוד מסמכי הקולות הקוראים וריכוז נתוניהם. לאחר

עריכת הנוהל ואישורו, נדרשת הטמעתו בקרב היחידות העירוניות.

תגובת המבוקר:

קיימת טיוטה של נוהל באגף תקציבים בקרוב תופץ כטיוטה לאגפים השונים.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות המבקרת.

בנוסף, עד סוף השנה הקלנדרית ישלח אגף התקציבים עדכון למבקרת וליו"ר ועדת הביקורת האם

הנוהל תוקף ואם לא מה הצפי לתיקוף שלו.

פרק :2

המלצת המבקרת:

• לפעול ליצירת רציפות באיוש תפקיד הגורם המרכז העירוני (למשל, באמצעות קביעת תקן

עירוני). נוסף על כך, לדאוג לחפיפה מסודרת והולמת של בעל התפקיד הנכנס עם בעל התפקיד

היוצא, לצורך ניהול מעקב קולות קוראים מסודר, עקבי, יעיל ומתועד בשלמות.

• בכל מקרה של חילופי עובדים, על הרכז החדש למפות גם את הקולות הקוראים שפורסמו

בטרם נכנס לתפקידו כדי לשמור על רצף של תיעוד הטיפול ולוודא את שלמות נתוני כלל

הקולות הקוראים.

• להגדיר במדויק את היקף תפקידו, מטלותיו וסמכויותיו של הגורם המרכז העירוני. בין היתר

יש לבחון אם ייכללו במסגרת תפקידו המטלות של: בחינת סטטוס אישור הבקשה אצל הגורם

המזמין, מיצוי ההכנסות עבור הרשאות שהתקבלו, סיוע בהחתמת מורשי חתימה בגזברות,

וסיוע בהגשת בקשות לתמיכה במערכת הייעודית.

• על הגורם המרכז להקפיד לבצע מעקב שוטף, מדויק ומעודכן אחר הטיפול בכלל הקולות

הקוראים בעירייה וריכוז נתוניהם.

• לבחון את הסיבה לכך שלא הייתה היענות לקול הקורא שהציע לממן את משרת הגורם המרכז,

ולעקוב אחר הופעת אפשרות לחידוש הבקשה לתמיכה בנושא.

• למנות רפרנט קולות קוראים בכל יחידה (מינהל או אגף), ולהגדיר את היקף תפקידו. כחלק

מהגדרת התפקיד מומלץ כי הרפרנטים ירכזו את נתוני כלל הקולות הקוראים ששויכו ליחידתם

באופן מהימן, וידווחו על אודותיהם באופן שוטף לגורם המרכז העירוני, בכתב או בפגישות

תקופתיות.

• לקבוע הנחיה המחייבת דיווח תקופתי מרוכז להנהלת העירייה הבכירה (מנכ"ל או גזבר או

ראש מינהל) על סטטוס הגשת הבקשות לתמיכה במסגרת קולות קוראים ומיצוי ההכנסות

מהן, וכן בדבר החלטות על אי הגשת בקשות והנימוקים להן.

• למנות גורם אחראי לאיתור ולטיפול בקולות קוראים בין לאומיים ולקבוע את היקף תפקידו.

על ממונה הקולות הקוראים הבינ"ל יהיה להעביר דיווח תקופתי להנהלת העירייה הבכירה על

איתור קולות קוראים כאלה ועל סטטוס הטיפול בהם.

תגובת המבוקר:

יש היום עובד במיקור חוץ שמצליח בעבודתו ומנסה גם לשחזר אחורה מידע אבוד.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות המבקרת.

פרק :3

המלצת המבקרת:

• להקפיד על הטמעה חודשית של כל הנתונים הכספיים ממערכת מרכב"ה במערכת הקולות

הקוראים.

• לדרוש מספק מערכת הקולות הקוראים להטמיע את נתוני הדוחות ממערכת מרכב"ה בכל

השדות הרלוונטיים במערכת.

• להקפיד לעדכן את מערכת הקולות הקוראים באופן שוטף בכל הנתונים על סטטוס הטיפול

בקולות הקוראים בעירייה.

• לבחון מתן הרשאות גישה נוספות למערכת הקולות הקוראים לבעלי תפקידים רלוונטיים

בעירייה, וביצוע הדרכה לעבודה באמצעותה.

• לבחון מתן הרשאות נוספות להגשת בקשות ולצפייה בנתוני מערכת מרכב"ה, לרבות לרכז

קולות קוראים, לרפרנט ביחידת החינוך העל-יסודי וביחידות נוספות, לפי הצורך.

תגובת המבוקר:

יש כיום מערכת ממוחשבת שמנתבת ומנהלת את הקולות הקוראים ויש טבלת מעקב שמופצת לכל

הגורמים הרלוונטיים בעירייה.

בעקבות המלצת הביקורת תוטמע בנוהל הנחיה למינוי גורם מרכז בכל אגף. הגורם המרכז יקבל

ויעביר את הדיווחים.

אגף תקציבים יפנה למשרד הפנים להוסיף עוד מורשה חתימה במערכת ולתת אפשרות לכל מורשי

חתימה לחתום דיגטלית.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות המבקרת.

בנוסף, עד סוף השנה הקלנדרית ישלח אגף התקציבים עדכון למבקרת וליו"ר ועדת הביקורת האם

מונו מרכזים באגפים.

פרק :4

המלצת המבקרת:

• לשקול להורות לרכז העירוני או לרפרנטים, לפי העניין, לבחון מקורות לאיתור קולות

קוראים נוסף על המערכת הייעודית.

• במקרים שבהם יאותרו קולות קוראים שלא נכללו במערכת הקולות הקוראים הייעודית,

יבחן הרכז העירוני של הנושא מול ספק המערכת, את גורם השורש שהוביל לכך שהקול

הקורא לא אותר במועד.

• לרכז את המקרים שבהם מערכת הקולות הקוראים הייעודית לא איתרה במועד קולות

קוראים רלוונטיים, שפורסמו במסגרת המקורות המקובלים. מידע זה ישמש את אגף

תקציבים לשקילת המשך ההתקשרות עם ספק המערכת או לנקיטת צעדים נוספים, כגון

הטלת קנס.

• לקבוע הליך סדור לאיתור שוטף ושיטתי של קולות קוראים בין-לאומיים, בדגש על אלה

של האיחוד האירופי.

תגובת המבוקר:

כמעט ואין מציאות של קול קורא שלא הגיע לידיעת העירייה, ובמידה שהמערכת לא מזהה אותו

סיכוי קטן שעובד עירוני כן יאתר אותו.

רוב הקולות הקוראים הרלוונטיים הם בנושאי איכות הסביבה. קיים נציג שעובר על הקולות

הקוראים ומפיץ לגורמים הרלוונטיים בעירייה במידת הצורך. נבחן את הצורך בנציג שיעבור גם על

קולות קוראים בחינוך.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות המבקרת.

פרק :5

המלצת המבקרת:

• על החברה היועצת החדשה, בשיתוף עם כל היחידות המקצועיות בעירייה, לעדכן את רשימת

התפוצה של המערכת באופן שוטף. ברשימה צריכים להיכלל תמיד הרכז העירוני, הרפרנט

מכל יחידה עירונית מקצועית רלוונטית, ורצוי אף מנהל האגף הרלוונטי.

• על הרכז העירוני לאמת כי כל קול קורא הגיע ליחידת הקצה הרלוונטית והיא מטפלת בו.

תגובת המבוקר:

בטיוטת הנוהל נכתב כי יש לערוך טיוב של מערך התפוצה פעם ברבעון.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות המבקרת.

פרק :6

המלצת המבקרת:

• לקבוע מדיניות לגבי זהות הגורמים שיהיו בעלי הסמכות לקבל החלטה בדבר הגשת/אי הגשת

בקשה לתמיכה, ושל הגורם שיאשר החלטה זו בכל יחידה.

• להגדיר הליך סדור של קבלת החלטה מנומקת בכל יחידה, של תיעודה ושל דיווח על אודותיה

לגורם המרכז.

• על הגורם המרכז להקפיד לעדכן את הסיבות להימנעות מהגשת בקשה במערכת הקולות

הקוראים.

• לשקול הנחיה שלפיה מדי תקופה יופקו דוחות על נתוני ההגשה של המחלקות למנהלי

המינהלים או להנהלת העירייה. לגבי קולות קוראים שיימצא כי לא הוגשה במסגרתם בקשה

לתמיכה ולא ניתן לכך הסבר מספק, תישקל עריכת בירור בנושא.

• להסדיר מול בתי הספר העל-יסודיים את אופן קבלת ההחלטה על הגשת בקשות לתמיכה ואת

אופן העברת כספי התמיכה אליהם.

תגובת המבוקר:

בטיוטת הנוהל נכתב כי יש לנמק אי הגשה לקול קורא.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות המבקרת.

בנוסף יש למנות גורם הנהלה בכיר שיהיה אחראי להחליט לאילו קולות קוראים ניגשים, בעיקר

בפן הערכי ומבחינת מדיניות העירייה.

פרק :7

המלצת המבקרת:

• לבחון הסדרה וייעול של ההליך להחתמת בקשות לתמיכה מטעם מינהל חינוך בגזברות

העירייה.

• להיערך מבעוד מועד להגשת בקשות לתמיכה במסגרת קולות קוראים שלגביהם הוחלט כי הם

רלוונטיים וראויים לביצוע בעירייה.

תגובת המבוקר:

מבוצע.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות המבקרת.

פרק :8

המלצת המבקרת:

• על הגורם שימונה לצורך כך בעירייה או בכל יחידה מקצועית, לבצע בקרה שיטתית מרוכזת

ומתועדת על מיצוי הכספים בגין כל הבקשות לתמיכה שהגישה העירייה/היחידה הרלוונטית.

• לערוך ישיבות תקופתיות מרוכזות בנושא, ולהציף את המקרים שבהם לא מוצו הכנסות

מהרשאות כספיות למנהל המינהל הרלוונטי ולהנהלת העירייה.

• להיעזר בהפקת דוחות עדכניים ממערכת מרכב"ה (אך לא רק בהם), כדי לקבל תמונת מצב

בנוגע לכלל ההרשאות הכספיות שאושרו לעירייה על ידי הממשלה ולמיצוי הכספים בגינן.

תגובת המבוקר:

יש סיבות שונות ומגוונות לכך שלפעמים לא ממצים את הכספים, על פי רוב זה נעשה בהחלטה

מכוונת מסיבות כאלה ואחרות ולא מתוך רשלנות.

בטיוטת הנוהל נכתב כי יש לנמק מקרים כאלה.

המלצת ועדת ביקורת:

לקבל את המלצות המבקרת.

סיכום:

מר אלדד רבינוביץ, יו"ר הוועדה: ראשית תודה למבקרת, למבוקרים ולכל הנוכחים.

במהלך הדיון עלו ממצאים משמעותיים שעשויים לסייע בתיקון. ככלל, דוח ביקורת, היה חלק

מתהליך משמעותי של התקדמות וסדר במיצוי הכנסות העירייה, תהליך מבורך.

בנימה אישית, אנחנו מסיימים כעת עכשיו את הדיונים בוועדות הביקורת לשנה זו.

בגלל המלחמה והגיוס האינטנסיבי למילואים היה מורכב לתאם והיה מורכב להכין את הוועדות.

מאוד מודה לכולם על ההתגייסות בהתראה קצרה ובשעות מאוחרות לדיוני הוועדה. אני מבקש

להתנצל בפני כולם על השעה המאוחרת של הוועדה. הצלחנו לקבוע בזמן שאני לא ברפיח לאחר

מספר דחיות, אז כבר גם קיימנו ועדות רבות ברצף. יצא שחלק מהאנשים יושבים איתי כאן הרבה

שעות.

תודה על המאמץ והמסירות.

אני מקבל את המלצות הדוח בהתאם למפורט לעיל, ממליץ למועצה לאמץ את מסקנות הוועדה.

טבלת הממצאים וההמלצות המצורפת, מהווה חלק בלתי נפרד מפרוטוקול הדיון.

הישיבה נעולה.

בברכה,

אלדד רבינוביץ

חבר מועצת העיר ירושלים

יו"ר ועדת ביקורת

פרק שנים עשר

ניהול וטיפול העירייה

ב"קולות קוראים"

תוכן העניינים

תקציר // 639

מבוא // 644

פירוט הממצאים

פרק ראשון:

נוהלי עבודה // 651

פרק שני:

מבנה ארגוני וממשקי עבודה // 653

פרק שלישי:

מערכות מידע // 677

פרק רביעי:

איתור קולות קוראים // 685

פרק חמישי:

שיוך וניתוב קולות // 691

פרק שישי:

החלטה בדבר הגשת/אי הגשת בקשת תמיכה // 695

פרק שביעי:

עריכת הבקשה לתמיכה והגשתה // 704

פרק שמיני:

דיווח על ביצוע ומעקב אחר קבלת כספים // 708

סיכום // 725

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 639

תקציר

רקע

אחת הדרכים שבהן גופים ציבוריים מחליטים למי להעביר תמיכות היא פרסום פנייה פומבית, המכונה "קול קורא". הפנייה מכוונת לגופים שונים ובעיקר לרשויות מקומיות, כדי שיציעו את מועמדותם לקבלת תמיכה כספית, בדרך כלל עבור השתתפות במיזמים למיניהם. שלא כמו בתקצוב ממשלתי רגיל, קבלת כספי תמיכה באמצעות קול קורא מחייבת נקיטת פעולות יזומות על ידי הרשות לאיתור הקול הקורא ולהגשת בקשת תמיכה על פיו. ככל שהרשות המקומית מאתרת מספר רב יותר של קולות קוראים רלוונטיים לפעילותה, וככל שהיא מגישה בקשות בהיקפים תקציביים גבוהים יותר, משאב זה מניב עבורה הכנסות גבוהות יותר ומאפשר לה לבצע פרויקטים ותוכניות בהיקפים גדולים יותר. לפי נתונים שהועברו לביקורת, בשנת 2022 אותרו עבור העירייה 539 קולות קוראים, ובמסגרת 240 מהם היא הגישה בקשות תמיכה.

עיקרי הממצאים

1. בעירייה לא נערכו נוהלי עבודה כתובים המסדירים חלוקת תחומי אחריות, הגדרות תפקידים

ותהליכי טיפול ובקרה לגבי קולות קוראים. בהיעדר נהלים כאלה הטיפול בכל הכרוך בקולות קוראים עלול ללקות בחוסר אחידות, בחוסר שיטתיות, בחסרון בקרות מתאימות ובאי מיצוי הכנסות מהקולות הקוראים באופן מיטבי.

2. במהלך כשנה בלבד התחלפו שלושה עובדים באיוש תפקיד הגורם המרכז את הקולות

הקוראים, דבר שנעשה ללא הקפדה על חפיפה ועל רציפות ניהול המידע. חלק מהעובדים שאיישו תפקיד זה לא הקפידו על עדכון בסיס נתונים מלא, מהימן וזמין של הקולות הקוראים – דבר שהקשה על ביצוע מעקב ובקרה מרוכזים ויעילים על שלמות הבקשות שהוגשו לתמיכה ומיצוי הכנסות מרבי בגינן.

3. בחלק מהיחידות שנדגמו לא מונה רפרנט קולות קוראים יחידתי ולא רוכז מידע על אודות נתוני

הקולות הקוראים ששויכו להן, או שהן החלו בריכוז הנתונים לפני פחות משנה. הנתונים שכן רוכזו על ידי הרפרנטים היחידתיים הם חלקיים ולא מדויקים. חלק מהרפרנטים גם לא הקפידו על דיווח יזום ושוטף לגורם המרכז העירוני ולא התקיימו פגישות חודשיות לעדכונו. כל אלה מקשים על ביצוע בקרה ומעקב אחר סטטוס כלל הקולות הקוראים בעירייה לצורך ניהול יעיל וקבלת תמונת מצב מלאה של הטיפול בהם.

4. בניגוד לנהוג בחלק מהרשויות האחרות, בעיריית ירושלים לא נקבעה הנחיה עירונית המחייבת

דיווח תקופתי על סטטוס הטיפול בקולות הקוראים להנהלה הבכירה בעירייה. כתוצאה מכך לא הונח בפניה באופן שיטתי וסדור מיפוי כולל של הקולות הקוראים, שיאפשר לאתר ולבקר מקרים שבהם לא הוגשה בקשה לתמיכה, או שלא מוצתה הרשאה כספית.

640 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

5. בעירייה לא מונה גורם אחראי לאיתור קולות קוראים בין-לאומיים, לטיפול בהם ולריכוז נתוניהם.

נוסף על כך, לא מתקיים תהליך שיטתי וסדור של איתור קולות קוראים בין-לאומיים באתרים המתאימים. בכך עלולה העירייה לאבד מקור להכנסות בהיקף גדול.

6. נתוני מערכת מרכב"ה הממשלתית (מחשוב רוחבי כולל במשרדי הממשלה – מערכת מחשוב

ממשלתית לניהול משאבי אנוש, כספים ולוגיסטיקה) לא הוטמעו במערכת הקולות הקוראים העירונית (להלן: מערכת קולות קוראים) באופן שוטף ומלא, וכן לא הוקפד בעבר על עדכון שוטף ומדויק של נתונים ישירות למערכת זו, דבר העלול להקשות על מעקב ממוחשב יעיל, וניצול מיטבי של יתרונות מערכת הקולות הקוראים.

7. לדברי בעלי תפקידים רלוונטיים בעירייה, לא ניתנו להם הרשאות גישה למערכת הקולות

הקוראים ואף לא הדרכה לעבודה באמצעותה. בכך נמנע מהם כלי ממוחשב למעקב אחר הטיפול בקולות הקוראים המשויכים להם. נוסף על כך, לגורם המרכז העירוני ולעובדים הרלוונטיים ביחידות לא ניתנו הרשאות גישה למערכת מרכב"ה, ועקב כך הם מתקשים לבצע מעקב אחר סטטוס אישור הבקשות על ידי משרדי הממשלה ואחר מיצוין הכספי, וכן אין באפשרותם לסייע לגורמים מקצועיים חסרי הרשאה המבקשים להגיש בקשה לתמיכה.

8. בביקורת עלו מקרים שבהם לא אותרו קולות קוראים על ידי מערכת הקולות הקוראים, או

שאותרו באיחור. במצב דברים זה העירייה עלולה להחמיץ הזדמנויות להגשת בקשות תמיכה במסגרת קולות קוראים רלוונטיים.

9. בבחינת רשימת התפוצה של מערכת הקולות הקוראים נמצאו אי-דיוקים, וחלק מהמנהלים טרם

נענו לבקשות הגורם המרכז להגדיר את אנשי הקשר הרלוונטיים לצורך עדכון הרשימה. חוסר דיוק ואי עדכון שוטף של רשימות השיוך והתפוצה, וכן טעויות בשיוך ובניתוב הקול הקורא, עלולים להגדיל את הסיכון להחמצת קולות קוראים ולאי הגעתם אל הגורם הרלוונטי בעירייה, כפי שאכן אירע בפועל בארבעה מקרים מתוך מדגם של 15 מקרים שנבדקו.

10. עדיין לא הוסדרה מדיניות עירונית ברורה לגבי זהות הגורם המוסמך לקבל החלטה בדבר

הגשת/אי הגשת בקשה לתמיכה, וכן לגבי הגורם שיידרש לאשר אותה. נוסף על כך, אין הקפדה על תיעוד אישורן של ההחלטות הללו ושל הנימוקים לקבלתן, דבר העלול להביא להחלטות מוטעות ולהפסד כספי לעירייה מבלי שיישמר נתיב בקרה שיאפשר למידה והפקת לקחים.

11. בבדיקת מדגם של 15 קולות קוראים שלא הוגשו במסגרתם בקשות מצאה הביקורת שלושה

מקרים ללא הסבר על סיבת הימנעותה של העירייה מהגשת בקשות לתמיכה. הדבר מעורר חשש שליקוי בתהליך קבלת ההחלטות גרר התעלמות מקולות קוראים ואי הגשת בקשות במסגרתם, דבר שהביא לאובדן הזדמנויות להכנסת כספים לעירייה עבור תושביה.

12. נמסר לביקורת כי הליך החתמת מורשי החתימה בגזברות העירייה על בקשות לתמיכה מטעם

החינוך העל-יסודי עלול לעכב ואף למנוע הגשת בקשות. כן נמצאו מקרים שבהם לא הוגשה מטעם העירייה בקשה לתמיכה מפאת קוצר זמן, ומקרים שבהם בקשות לתמיכה הוגשו באיחור או שלא בהתאם לדרישות הקול הקורא ועל כן נדחו. בשל התנהלות זו העירייה הפסידה מקורות מימון לפרויקטים המיועדים לרווחת תושביה. ייתכן שהיערכות נאותה הייתה מאפשרת הגשת בקשות כנדרש ובמועד.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 641

13. לאחר אישור בקשת תמיכה נדרש מעקב אחר סטטוס הביצוע שלה ומיצוי הכספים שאושרו

לעירייה בגינה. במדגם של 23 הרשאות כספיות שאישרה לכאורה הממשלה לעירייה לפי מערכת מרכב"ה, בסכום מצטבר של כ-621 מיליון ש"ח, נמצא כי לא נכנסו לעירייה כספים בשל ליקויים למיניהם או מסיבות לא ידועות או בלתי מבוססות. ממצאים אלו עלולים להעיד על היעדר טיפול שיטתי ועל אי ביצוע בקרה מתמשכת על קבלת הכספים במלואם בגין בקשות התמיכה שהגישה העירייה למשרדי ממשלה וההרשאות הכספיות שאושרו עבורן.

• עבור 12 הרשאות כספיות, רובן בנושא תחבורה ומיעוטן בנושאי חינוך ותרבות, בשווי מצטבר של 595.9 מיליון ש"ח – לא מוצו ההכנסות, ולא סופק לביקורת הסבר על כך, המלווה באסמכתה כתובה או בבדיקה מבססת.

• עבור שתי הרשאות כספיות בשווי מצטבר של 2.3 מיליון ש"ח – לא מוצו הכספים בשל אי ביצוע הפרויקט (הרשאה לחינוך) או בשל ויתור על התמיכה הכספית (הרשאה לתחבורה).

אין תיעוד להחלטה עירונית מאושרת בנושא.

• עבור 4 הרשאות כספיות בנושא מבני ציבור בשווי מצטבר של 18 מיליון ש"ח – טרם התקבל תשלום מאחר שביצוע הפרויקט מתעכב או שיש לעדכן את מיקומו. חרף זאת לא הוגשו בקשות להארכת מועד תוקף ההרשאות הכספיות או להסבתן.

• עבור 5 הרשאות כספיות בנושא תרבות, בסכום מצטבר של 5.4 מיליון ש"ח – טרם התקבל תשלום בשל עיכובים במשלוח דוחות ביצוע או שלא בוצע בירור במשך זמן רב לגבי סיבת אי קבלת התשלום.

המלצות מרכזיות

1. לערוך נוהל עבודה כתוב ומחייב אשר יסדיר את חלוקת תחומי האחריות והסמכויות ואת הגדרות

התפקידים הרלוונטיים וכן את שלבי הטיפול בקולות הקוראים. לאחר עריכת הנוהל ואישורו נדרשת הטמעתו בקרב היחידות העירוניות באמצעות תדריכים.

2. לפעול ליצירת רציפות באיוש תפקיד הגורם המרכז העירוני (למשל, באמצעות קביעת תקן

עירוני). בכל מקרה של חילופי עובדים, על הרכז החדש למפות גם את הקולות הקוראים שפורסמו בטרם נכנס לתפקידו כדי לשמור על רצף של תיעוד הטיפול ולוודא את שלמות הנתונים.

3. על הגורם המרכז להקפיד לבצע מעקב שוטף, מדויק ומעודכן אחר הטיפול בכלל הקולות

הקוראים בעירייה וריכוז נתוניהם.

4. למנות רפרנט קולות קוראים בכל יחידה (מינהל או אגף), ולהגדיר את היקף תפקידו. על

הרפרנטים לרכז באופן מהימן את נתוני הקולות הקוראים ששויכו ליחידתם ולדווח על אודותיהם באופן שוטף לגורם המרכז העירוני, בכתב או בפגישות תקופתיות.

5. לקבוע הנחיה המחייבת דיווח תקופתי מרוכז להנהלת העירייה הבכירה (מנכ"ל או גזבר או ראש

מינהל) על סטטוס הגשת בקשות התמיכה במסגרת קולות קוראים ומיצוי ההכנסות מהן, וכן בדבר החלטות על אי הגשת בקשות והנימוקים להן.

642 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

6. למנות גורם אחראי לאיתור ולטיפול בקולות קוראים בין-לאומיים, לקבוע את היקף תפקידו,

ולנהל הליך סדור לאיתור ולטיפול שוטף ושיטתי בהם. הגורם שימונה יידרש למסור דיווח תקופתי להנהלת העירייה הבכירה על איתור קולות קוראים כאלה ועל סטטוס הטיפול בהם.

7. להקפיד על הטמעה חודשית של כל הנתונים הכספיים ממערכת מרכב"ה אל מערכת הקולות

הקוראים בכל השדות הרלוונטיים, ולעדכן אותה ישירות ובאופן שוטף בכל הנתונים על סטטוס הטיפול בקולות הקוראים בעירייה.

8. לבחון מתן הרשאות גישה נוספות למערכת הקולות הקוראים לבעלי תפקידים רלוונטיים

בעירייה, וביצוע הדרכה לעבודה באמצעותה. כן יש לבחון מתן הרשאות נוספות להגשת בקשות, לצפייה ולהפקת דוחות בנתוני מערכת מרכב"ה, לרבות לרכז קולות קוראים, לרפרנט ביחידת החינוך העל-יסודי וביחידות נוספות, לפי הצורך.

9. לשקול להורות לרכז העירוני או לרפרנטים, לפי העניין, לבחון מקורות לאיתור קולות קוראים

נוסף על מערכת הקולות הקוראים. במקרים שבהם יאותרו קולות קוראים שלא נכללו במערכת הייעודית יבחן הגורם המרכז מול ספק המערכת את הסיבה לכך שהקול קורא לא אותר במועד, ויפעל בהתאם.

10. על הגורם המרכז, בשיתוף כל היחידות המקצועיות בעירייה, לעדכן את רשימת התפוצה של

המערכת באופן שוטף ולוודא כי כל קול קורא הגיע ליחידת הקצה הרלוונטית והיא מטפלת בו.

11. להגדיר בעירייה חלוקת סמכויות והליך סדור של קבלת החלטה מנומקת ומאושרת בדבר

הגשת/אי הגשת בקשה לתמיכה, וכן לחייב את תיעוד ההחלטה, את אישורה ואת הדיווח על אודותיה לגורם המרכז.

12. להפיק מדי תקופה דוחות על נתוני ההגשה של המחלקות לראשי המינהלים או להנהלת

העירייה. לגבי קולות קוראים שיימצא כי לא הוגשה במסגרתם בקשת תמיכה ולא ניתן לכך הסבר מספק, תישקל עריכת בירור בנושא.

13. להיערך מבעוד מועד להגשת בקשות לתמיכה במסגרת קולות קוראים שלגביהם הוחלט כי

הם רלוונטיים וראויים לביצוע בעירייה, ולבחון כיצד ניתן לייעל את הליך החתמת בקשות התמיכה מטעם מינהל החינוך בגזברות העירייה.

14. על הגורם שימונה לצורך כך בעירייה או בכל יחידה מקצועית, לבצע בקרה שיטתית מרוכזת

ומתועדת על מיצוי הכספים בגין כל הבקשות לתמיכה שהגישה העירייה/היחידה הרלוונטית.

15. לערוך ישיבות תקופתיות מרוכזות בנושא, ולהציף את המקרים שבהם לא מוצו הכנסות

מהרשאות כספיות למנהל המינהל הרלוונטי ולהנהלת העירייה.

16. להיעזר בהפקת דוחות עדכניים ממערכת מרכב"ה (אך לא רק בהם), כדי לקבל תמונת מצב

בנוגע לכלל ההרשאות הכספיות שאושרו לעירייה על ידי הממשלה ולמיצוי הכספים בגינן.

תמצית זו אינה כוללת את כל הממצאים שעלו וגם אינה מוסרת את כל ההמלצות והפרטים המופיעים בגוף הדוח. לקבלת מידע זה יש לקרוא את הדוח המפורט.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 643

סיכום

"קול קורא" הוא פנייה מכוונת לגופים שונים ובעיקר לרשויות מקומיות, כדי שיציעו את מועמדותם לקבלת תמיכה כספית. קבלת כספי תמיכה באמצעות קול קורא מחייבת נקיטת פעולות יזומות על ידי הרשות לאיתור הקול הקורא ולהגשת בקשת תמיכה על פיו. הקולות הקוראים הם משאב חשוב, רחב היקף וזמין יחסית לרשויות המקומיות, והשימוש בהם הולך וגדל. ככל שהרשות המקומית מאתרת מספר רב יותר של קולות קוראים רלוונטיים לפעילותה, וככל שהיא מגישה בקשות בהיקפים תקציביים גבוהים יותר, משאב זה מניב עבורה הכנסות גבוהות יותר, ומאפשר לה לבצע פרויקטים ותוכניות בהיקפים גדולים יותר.

בביקורת נמצא כי הניהול, המעקב והבקרה על הקולות הקוראים וההרשאות הכספיות שניתנו בגינם אינם נערכים באופן שיטתי, סדור ויעיל, דבר העלול לפגום בשלמות הגשות בקשות התמיכה ובמיצוי ההכנסות המרבי בגינן.

יצוין, כי לא נערכו נוהלי עבודה כתובים המסדירים חלוקת תחומי אחריות ותהליכי טיפול ובקרה לגבי קולות קוראים ולא נקבעה הנחיה עירונית המחייבת דיווח תקופתי על סטטוס הטיפול בהם להנהלה הבכירה בעירייה. כמו כן, לא מונה בעירייה גורם האחראי לאיתור קולות קוראים בין-

לאומיים, לטיפול בהם ולריכוז נתוניהם, ובכך עלולה העירייה לאבד מקור להכנסות בהיקף גדול.

נוסף על אלה, חילופי עובדים תכופים בתפקיד הגורם המרכז העירוני של הקולות הקוראים (שמקורם בישראל), אי מינוי רפרנטים בחלק מהיחידות המקצועיות, ואי הקפדה על עדכון בסיסי נתונים מלאים, מהימנים וזמינים, גרמו לקושי בביצוע מעקב ובקרה מרוכזים ויעילים על סטטוס כלל הקולות הקוראים בעירייה.

אי איתור של קולות קוראים על ידי המערכת, איתורם באיחור וכן ליקויים ברשימות התפוצה ובניתוב הקולות הקוראים עלולים לגרום לעירייה להחמיץ הזדמנויות להגשת בקשות תמיכה במסגרת קולות קוראים רלוונטיים.

בעירייה לא הוקפד על תיעודן של החלטות על הימנעות מהגשת בקשות לתמיכה במסגרת קולות קוראים, של אישורן ושל הנימוקים לקבלתן. בבדיקת מדגם של 15 קולות קוראים, מצאה הביקורת מקרים של הימנעות מהגשת בקשות תמיכה ללא הסבר בצידם, דבר העלול להביא להחלטות מוטעות ולהפסד כספי לעירייה, מבלי שיישמר נתיב בקרה שיאפשר למידה והפקת לקחים.

מקרים שבהם לא הוגשה מטעם העירייה בקשה לתמיכה מפאת קוצר זמן, ומקרים שבהם נדחו בקשות לתמיכה עקב איחור בהגשה ו/או אי התאמה לדרישות הקול הקורא, גרמו להפסד מקורות מימון לפרויקטים, דבר שהיה יכול אולי להימנע לו הייתה היערכות נאותה לכך מבעוד מועד.

במדגם של 23 הרשאות כספיות שאישרה לכאורה הממשלה לעירייה לפי מערכת מרכב"ה, בסכום מצטבר של כ-621 מיליון ש"ח, נמצא כי לא נכנסו לעירייה כספים בשל ליקויים למיניהם או מסיבות לא ידועות או בלתי מבוססות. ממצאים אלו עלולים להעיד על היעדר טיפול שיטתי ועל אי ביצוע בקרה מתמשכת על קבלת הכספים במלואם בגין בקשות התמיכה שהגישה העירייה למשרדי ממשלה וההרשאות הכספיות שאושרו בגינן.

על העירייה לנהל את סוגיית הקולות הקוראים ולטפל בה בכובד ראש ובצורה סדורה כדי שתוכל להרחיב את מקורותיה התקציביים במידה ניכרת ולקבל סיוע בביצוע משימותיה השוטפות.

644 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

מבוא

אחת הדרכים שבהן גופים ציבוריים מחליטים למי להעביר תמיכות היא פרסום פנייה פומבית, המכונה "קול קורא" (להלן גם: קולות קוראים). הפנייה מכוונת לגופים שונים ובעיקר לרשויות מקומיות, כדי שיציעו את מועמדותם לקבלת תמיכה כספית, בדרך כלל עבור השתתפות בפרויקטים או במיזמים למיניהם. לעיתים פרויקטים או מיזמים אלה מיועדים למימוש של הוראות חוק, של החלטות ממשלה או של מדיניות של המשרד הממשלתי.

הגופים הציבוריים המפרסמים את הקול הקורא קובעים את היקף התקציב, את תנאי הסף ואת אמות המידה לבחירת הרשויות שיזכו לקבל תמיכה כספית. באופן זה, הקולות הקוראים אמורים לאפשר למשרדי הממשלה או לגופים ציבוריים אחרים לתמוך ברשויות המקומיות באופן שוויוני ודיפרנציאלי.

הקולות הקוראים הם משאב חשוב, רחב היקף וזמין יחסית לרשויות המקומיות, ומשמשים אמצעי לצמצום הפערים בין הרשויות ולהגדלת מקורותיהן התקציביים. השימוש בהם הולך וגדל: לפי נתוני מבקר המדינה, בשנת 2021 פרסמו משרדי הממשלה 295 קולות קוראים, לעומת 41 שפורסמו בשנת .2013

תרשים :1 הרחבת השימוש בכלי הקולות הקוראים על ידי משרדי הממשלה

שלא כמו בתקצוב ממשלתי רגיל, קבלת כספי תמיכה באמצעות קול קורא מחייבת נקיטת פעולה יזומה על ידי הרשות לאיתור הקול הקורא ולהגשת בקשה לתמיכה. לפיכך, מיצוי משאבים כספיים באמצעות קולות קוראים תלוי במידה רבה ביכולות הפנימיות ברשות. ככל שהרשות המקומית מאתרת מספר רב יותר של קולות קוראים רלוונטיים לפעילותן, וככל שהיא מגישה בקשות בהיקפים גבוהים יותר, משאב זה מניב עבורה הכנסות גבוהות יותר, ומאפשר לה לבצע פרויקטים ותוכניות בהיקפים גדולים יותר.

להלן שלבי הטיפול העיקריים בקולות הקוראים:

1. איתור – על הרשות המקומית לאתר את הקולות הקוראים בפרסומי כלל הגופים הרלוונטיים.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 645

2. שיוך וניתוב – לאחר שאותרו יש לשייכם לגורמים המתאימים ברשות, ולנתבם אליהם.

3. החלטה בדבר הגשת בקשה – הגורמים הרלוונטיים ברשות נדרשים להחליט אם להגיש

בקשה לתמיכה במסגרת הקול הקורא. את ההחלטה עליהם לקבל לאחר בחינה אם הרשות עומדת בתנאי הסף לתמיכה, אם קיימת היתכנות לביצוע הפרויקט או השירות ברשות, אם ההצעה לביצוע במסגרת הקול הקורא היא כדאית, ואם באפשרות הרשות לשאת בהשתתפות העצמית הנדרשת ממנה (כשהיא אכן נדרשת).

4. עריכת הבקשה והגשתה – משנתקבלה החלטה של הרשות המקומית להגיש בקשה לתמיכה

במסגרת הקול הקורא, נדרשת עריכת הבקשה והגשתה לגוף שפרסם את הקול הקורא.

5. דיווח על ביצוע הפרויקט ועריכת מעקב אחר מיצוי הכספים – אחרי הגשת בקשת

התמיכה במסגרת הקול הקורא, על הגורמים הרלוונטיים לעקוב אחר ההחלטות בעניין אישור הבקשה על ידי מפרסם הקול הקורא. אם הבקשה אושרה, לרוב נדרש דיווח למפרסם על ביצוע הפרויקט, וכן נדרש מעקב אחר קבלת כל הכספים שאושרו על ידו לרשות, עד למיצוי מלוא הכספים שלהם התחייב הגורם המממן.

תרשים :2 שלבי הטיפול בקול קורא

646 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 להלן ריכוז נתוני הקולות הקוראים שאיתרה החברה היועצת הקודמת עבור העירייה בחודשים ינואר 2022 עד אוגוסט ,2023 מפולחים לפי מינהל וסטטוס הגשת בקשה לתמיכה:

לוח :1 נתוני קולות קוראים שריכזה החברה היועצת הקודמת

בשנים 2023-2022

שנת 2022 עד אוגוסט 2023

מתוכם

מספר

מתוכם מס' מתוכם מס' מתוכם מס' קולות

קולות קולות קולות קוראים

מספר קוראים קוראים שלא מספר קוראים שלא

קולות שהוגשה הוגשה קולות שהוגשה הוגשה

קוראים במסגרתם במסגרתם קוראים במסגרתם במסגרתם

ששויכו בקשת בקשת ששויכו בקשת בקשת

יחידה בעירייה למינהל תמיכה תמיכה ליחידה תמיכה תמיכה

חינוך 228 98 130 98 48 50

תרבות 123 67 56 44 18 26

קהילה 102 38 64 32 7 25

תכנון ומהנדס העיר 32 11 21 16 3 13

תפעול 28 8 20 7 1 6

משאבי אנוש 14 10 4 2 2 0

אסטרטגיה וחדשנות 12 8 4 3 1 2

סה"כ 539 240 299 202 80 122

אגף תקציבים מרכז נתונים ומתכלל את תהליך הטיפול בקולות הקוראים של העירייה באמצעות רכז קולות קוראים עירוני. עד אוגוסט 2023 שימש נציג חברה יועצת חיצונית בתפקיד זה, והחל מדצמבר 2023 הועסק רכז חדש באמצעות חברת כוח אדם. לקראת סיום התקופה המבוקרת, בספטמבר ,2024 הוחלף הרכז שוב, מטעם חברה יועצת חדשה.

בחלק מהמינהלים מונה רפרנט לריכוז ולתכלול נתוני הקולות הקוראים ששויכו למינהל, לרבות שיוכם וניתובם לטיפול היחידות המקצועיות הרלוונטיות בתוך המינהל.

היחידות המקצועיות בכל מינהל אחראיות לרוב לקבלת החלטה אם להגיש בקשות לתמיכה במסגרת הקול הקורא, וכן לעריכת בקשות לתמיכה ולדיווח למפרסם על אודות ביצוען. מחלקות אלה או המחלקות הכספים בכל מינהל, אחראיות לרוב למעקב אחר קבלת הכספים בהתאם לדוחות הביצוע, עד למיצוים.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 647

מטרת הבדיקה

בחינה וסקירה של תהליכי הניהול והטיפול בקולות קוראים בעירייה, ובכלל זה הנושאים האלה:

• מבנה ארגוני ונוהלי עבודה

• מערכות מידע

• איתור קולות קוראים הרלוונטיים לעירייה

• שיוכם של הקולות הקוראים ליחידות הרלוונטיות לעירייה, והפצתם • קבלת החלטה בדבר הגשת/ אי הגשת בקשה לתמיכה

• דיווחים על ביצוע ומעקב אחר קבלת כספי התמיכה

היקף הבדיקה

הביקורת התמקדה בתהליך הריכוז והתכלול העירוני של נתוני הקולות הקוראים באגף התקציבים, ובתהליך קבלת ההחלטות בדבר הגשת/ אי הגשת בקשות לתמיכה במסגרת קולות קוראים ששויכו למינהלים: חינוך, שירותי קהילה, תרבות חברה וספורט, תכנון ותשתיות. כן בחנה הביקורת את תהליכי עריכת והגשת בקשות התמיכה על ידי מינהלים אלו ואת מיצוי ההכנסות מהבקשות שהוגשו.

דוחות קודמים בנושא

דוח מבקר המדינה "ממשקי העבודה בין השלטון המקומי לשלטון המרכזי והשימוש בדיגיטציה"

(דוח על הביקורת בשלטון המקומי – יולי )2022 (להלן: דוח מבקר המדינה על ממשקי עבודה) דן בין היתר בקולות קוראים שפרסם השלטון המרכזי המיועדים לרשויות מקומיות.

תקופת הביקורת

הביקורת נערכה במהלך החודשים יוני עד דצמבר .2024 התקופה שנבדקה היא משנת 2020 עד ספטמבר ,2024 לפי העניין, אלא אם כן צוין אחרת בדוח (להלן: התקופה המבוקרת).

פירוט הממצאים

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 651

פרק ראשון

נוהלי עבודה

נוהל הוא מסמך שאושר על ידי בעל תפקיד האחראי לפעילות הנדונה בו, ומגדיר או מתעד מדיניות, תפקידים, פעילויות ותהליכי תכנון, תפעול ובקרה. נוהלי עבודה הם כלי חשוב שנועד להבטיח התנהלות מיטבית ויעילה יותר, תוך הסדרת תחומי האחריות והסמכויות ומתן אפשרות לפיקוח ובקרה להנהלת העירייה.

ניהול הקולות הקוראים בעירייה הוא תהליך חוצה ארגון, המחייב שיתוף פעולה ותיאום בין גורמים רבים ושונים בתוך העירייה ואף מחוצה לה. זהו תהליך המורכב מכמה שלבים, לרבות בחינה ובקרה מקצועית וכספית. ניהול התהליך באופן נאות יכול להניב לעירייה הכנסות גבוהות, ולאפשר לה לבצע פרויקטים בהיקפים גדולים.

לפיכך בחוברת ההדרכה של משרד הפנים ומפע"ם בנושא "מיצוי הכנסות מרשויות מקומיות והגדלתן – חלק א" ()2017 הומלץ כי לצורך מיצוי הכנסות מקולות קוראים יש צורך "לנסח נוהל עירוני שמגדיר את תהליך הטיפול ב'קול קורא' מרגע קבלת המידע אודותיו ועד גמר קבלת התשלומים מהגוף התומך בגינו".

בהתאם לכך, בעיריות תל אביב יפו, ובשלוש עיריות נוספות לפחות נערכו נוהלי עבודה כתובים ומחייבים, המסדירים את תהליכי הניהול והטיפול בקולות קוראים. לעיריית תל אביב יפו יש שני נהלים בנושא – האחד עוסק בקולות קוראים שמקורם בארץ, והשני בכאלה שמקורם בין-לאומי.

בין היתר מסדירים נהלים אלה בפירוט את חלוקת תחומי הסמכות והאחריות בין הגורמים המעורבים. כן מוסדרים בחלקם תהליכי האיתור של הקולות הקוראים ושיוכם ליחידה הרלוונטית, בדיקת ההיתכנות של הגשת בקשה עירונית לתמיכה במסגרת הקול הקורא, אישור הנהלה להחלטה אם להגיש בקשה לתמיכה, מעקב ובקרה על סטטוס הבקשה לתמיכה אצל מפרסם הקול הקורא (אישור או דחייה של הבקשה על ידי המפרסם), מעקב אחר הכספים המתקבלים בגין הבקשה, דיווחי ביצוע ועדכון ההנהלה הבכירה על אודותיהם.

בעירייה, לעומת זאת, לא נמצא נוהל עירוני המסדיר את חלוקת תחומי האחריות והסמכויות בין הגורמים המעורבים בטיפול בקולות הקוראים ואת הממשקים ביניהם. יצוין, כי מתוך ארבעת המינהלים במדגם (תכנון, קהילה, תרבות, חינוך), במינהל לשירותי קהילה בלבד נערך מסמך בשם "תהליך ניהול קולות קוראים – מינהל קהילה", אך הוא אינו ערוך כנוהל עירוני רשמי ומחייב.

כפי שיפורט בדוח זה, במהלך הביקורת עלה כי הטיפול בקולות הקוראים אינו אחיד במינהלים שנבדקו במדגם הביקורת, וכי בחלקם הוא מנוהל באופן מרוכז ויעיל יותר ובחלקם פחות. אחד המינהלים, למשל, דיווח לביקורת שהחלטה על הימנעות מהגשת בקשה לא תועדה משום ש"למינהל לא ידועה הנחיה עירונית הדורשת תיעוד ההחלטות המקצועיות". כן עלו, בין היתר, ליקויים בדיווחים לגורם המרכז העירוני ובממשקי העבודה בין הגורמים העוסקים בנושא.

652 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 בהיעדרם של נוהלי עבודה כתובים המסדירים חלוקת תחומי אחריות, תפקידים ותהליכי טיפול ובקרה על קולות קוראים, הטיפול בהם עלול ללקות בחוסר אחידות, בחוסר שיטתיות, בחסרון בקרות מתאימות ולשימור לא נאות של הידע הארגוני. אלה עלולים לגרום למיצוי הכנסות לא מיטבי מהקולות הקוראים.

לערוך נוהל עבודה כתוב ומחייב אשר יסדיר את חלוקת תחומי האחריות והסמכויות וכן את שלבי הטיפול בקולות הקוראים, מרגע קבלת המידע על אודותיהם ועד גמר קבלת התשלומים מהגוף התומך בגינם, לרבות: איתור הקולות הקוראים וניתובם, קבלת החלטות על הגשת /אי הגשת בקשות ואישורן, הגשת הבקשות למפרסמים ומעקב אחר תוצאות הדיון בהן, עריכת דוחות ביצוע, בקרה על מיצוי הכספים, תיעוד מסמכי הקולות הקוראים וריכוז נתוניהם. לאחר עריכת הנוהל ואישורו, נדרשת הטמעתו בקרב היחידות העירוניות.

תגובת המבוקרים

אגף תקציבים

ההמלצה מקובלת.

מינהל קהילה

ההמלצה מקובלת. המינהל ישתף פעולה ויסייע ברצון בכל כתיבת נוהל שתגובש על ידי גזברות העירייה.

מינהל תכנון

לכל שאר הנושאים שרלוונטיים למינהל תכנון, יוגדר בנוהל ייעודי שמרכז הממונה על ההכנסות.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 653

פרק שני

מבנה ארגוני וממשקי עבודה

כדי לרכז את כלל נתוני העירייה בנושא קולות קוראים, לנהל מעקב ובקרה על כל הטיפול בתחום ולוודא מיצוי הכנסות יעיל ממנו, רשויות רבות ממנות עובד המרכז את הטיפול בקולות הקוראים בעירייה (להלן: גורם מרכז).

לפי נתונים מדוח מבקר המדינה על ממשקי עבודה: "12 רשויות מ-22 הרשויות השיבו כי הן מעסיקות עובד ייעודי לתחום הקולות הקוראים, ארבע מהן במשרה מלאה". חלק מהרשויות המקומיות העסיקו גורם מרכז באמצעות מיקור חוץ, אך ישנן כאלה שלא העסיקו בעל תפקיד לנושא זה, לעיתים בשל חוסר מודעות לחשיבותו של התפקיד, האמור לתרום לקידום הפיתוח הכלכלי של הרשות המקומית ולמיצוי המשאבים הקיימים.

לצורך בחינת הרלוונטיות של הקול הקורא לעיר וניתובו לעובד הרלוונטי ביותר, נדרשת היכרות עם כלל התחומים והמינהלים בעירייה. מאחר שהגורם המרכז עלול שלא להצליח לבצע לבדו באופן מדויק את שיוך הקולות הקוראים ליחידת הקצה, חלק מהרשויות ממנות רפרנטים לנושא גם בכל מינהל או אגף.

במקרה כזה, הגורם המרכז את הקולות הקוראים בעירייה מאתר את הקול הקורא ומעבירו לרפרנט המינהלי/האגפי הרלוונטי. הרפרנט המינהלי/האגפי מנתב את הקולות הקוראים לעובדים הרלוונטיים כדי שיבדקו אותם ויטפלו בהם. לאחר הטיפול הרפרנטים נדרשים לעדכן את הגורם המרכז העירוני בדבר סטטוס הטיפול. העברת המידע מהיחידות (מינהלים או אגפים) אל הגורם המרכז העירוני חיונית כדי שיהיו בידיו כלל הנתונים העירוניים לצורך מעקב ובקרה, וכדי שיוכל להציגם להנהלת העירייה.

להלן יוצג סיכום המטלות העיקריות של כל גורם במבנה הארגוני הקיים בחלק מהרשויות, כגון תל אביב יפו, ראשון לציון ובני ברק (כפי שמצוין בנהלים או בדוחות ביקורת שפורסמו לציבור), לרבות הממשקים בין הגורמים.

יצוין כי ישנן עיריות שלא קיימות בהן כל הפונקציות המופיעות בתרשים שלהלן. כך לדוגמה, לעיתים לא מונה בעיריות גורם מרכז, כמצוין בדוח מבקר המדינה לעיל.

654 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

תרשים :3 מבנה מוצע לניהול הטיפול בקולות קוראים

הגורם המרכז בעירייה

תחלופת עובדים בתפקיד הגורם המרכז ואי שמירה על רציפות המידע

היחידה המתכללת את נושא הקולות הקוראים ברמה העירונית היא אגף התקציבים. במרבית התקופה המבוקרת העסיק האגף בתפקיד הגורם המרכז עובדים במיקור חוץ, שהיו כפופים לממונה על ההכנסות באגף, לצורך ריכוז הנושא בעירייה.

לדברי הממונה על ההכנסות דאז, במהלך השנים 2023-2019 היה תפקיד הגורם המרכז מאויש על ידי עובד של חברה יועצת חיצונית (מ') (להלן: החברה היועצת הקודמת), שסיפקה לעירייה גם מערכת לניהול קולות קוראים. אולם בשנת 2022 הייתה תחלופה גבוהה של עובדים בתפקיד זה, ולמעשה השירות לא סופק כהלכה על ידי אותה חברה יועצת. באוגוסט 2023 לא הצליחה החברה לספק עובד לתפקיד הגורם המרכז בעירייה, ועקב כך הופסקה ההתקשרות עימה.

במשך כשלושה חודשים לא אויש תפקיד הרכז. החל מדצמבר 2023 ועד ספטמבר 2024 אויש התפקיד על ידי עובד שהועסק באמצעות חברת כוח אדם (להלן: רכז קולות קוראים או רכז).

בספטמבר ,2024 לקראת סיום התקופה המבוקרת, הוחלף המרכז שוב על ידי חברה יועצת חיצונית (להלן: החברה היועצת החדשה).

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 655

תרשים :4 לוח הזמנים של איוש תפקיד הגורם המרכז במהלך כשנה,

מאוגוסט 2023 עד ספטמבר 2024

לדברי הממונה על ההכנסות דאז, בשלושת החודשים שבהם לא אויש תפקיד הרכז (אוגוסט עד דצמבר )2023 איתרו עובדי אגף התקציבים בעצמם קולות קוראים באמצעות המערכת שסיפקה לאגף החברה היועצת הקודמת.

עם זאת, מטלת ריכוז נתוני הקולות הקוראים לא מולאה בחודשים אלו – גיליון המעקב של החברה היועצת הקודמת כולל נתונים עד אוגוסט 2023 בלבד, ורכז הקולות הקוראים החדש החל בתפקידו, כאמור, רק בדצמבר .2023

הרכז החדש החל לתעד את הטיפול בקולות הקוראים החל ממועד כניסתו לתפקיד (דצמבר ,)2023 כלומר הוא לא המשיך בתיעוד מנקודת הזמן שבה הפסיקו קודמיו (אוגוסט )2023 ולמעשה לא נשמר תיעוד רציף של הטיפול בקולות הקוראים ממועד פרסומם ושיוכם לעירייה ועד לסיום הטיפול בהם.

על כן לא ניתן לדעת לפי בסיסי הנתונים שנוהלו על ידי החברה היועצת הקודמת ורכז הקולות הקוראים שבא אחריה, אילו החלטות התקבלו לגבי הקולות הקוראים שפורסמו וטופלו במהלך תקופת המעבר ביניהם, ואם יש להמשיך ולעקוב אחר קולות קוראים אלו עד למיצוי ההכנסות בגינם.

לדוגמה: המועד האחרון להגשת בקשת תמיכה במסגרת קולות קוראים בנושאים "מימון פעולות בשטחים פתוחים", "רכישת קרקע בשטחים פתוחים" "מרכזי מצוינות בנושא אמנות ואקולוגיה", "מיזמי חינוך לשיתופי פעולה אזוריים" ועוד, נקבע לאוגוסט ,2023 דהיינו בתקופת המעבר בין מי שהיו בתפקיד הגורם המרכז. הקולות הקוראים הללו נמצאו בגיליון המעקב של החברה היועצת הקודמת בסטטוס "הופץ לנציגים". חברה זו עזבה את העירייה מבלי לקבל מידע או מבלי לבצע רישום של ההחלטות שהתקבלו בעירייה בנוגע לקולות הקוראים הללו. כמו כן, רכז הקולות הקוראים החדש שנכנס לתפקידו כעבור שלושה חודשים, בדצמבר ,2023 לא רשם את הקולות הקוראים שאיתרו קודמיו בגיליון המעקב החדש שלו. כך קשה לדעת אם הוגשו מטעם העירייה בקשות תמיכה במסגרת קולות קוראים אלו, ואם יש לעקוב אחר מיצוי ההכנסות מהם.

656 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

לוח :2 דוגמאות לאי תיעוד רציף של טיפול בקולות קוראים בתקופת המעבר

גיליון חברה יועצת מ', נוהל עד ספטמבר 2023

תאריך גיליון רכז קולות קוראים

אחרון סטטוס (נכנס לתפקיד בדצמבר

קול קורא להגשה הטיפול )2023

סיוע במימון פעולות בשטחים הפתוחים 31.8.2023 הופץ X – התמודדות עם משבר האקלים לנציגים

סיוע במימון רכישת קרקע בשטחים 31.8.2023 X

הפתוחים

תמיכה בעבודות לבינוי ופיתוח של מבני 20.8.2023 X דת של עדות לא יהודיות

תמיכה בעבודות לבינוי ופיתוח של בתי 20.8.2023 X עלמין של עדות לא יהודיות לשנת 2023

רווחה חינוכית עיריית ירושלים 14.9.2023 X

רווחה חינוכית מיעוטים 14.9.2023 X

תכנית פעולה לאנרגיה מקיימת 19.9.2023 X

מסגרות תוספתיות להתמחות בהוראה 6.8.2023 X

שיפוץ מקוואות נשים 18.9.2023 X

מרכזי מצוינות בנושא אמנות ואקולוגיה 30.8.2023 X מיזמי חינוך המקדמים היכרות, שיח 30.8.2023 X

ושיתופי פעולה אזוריים בין ילדים, נוער

וצעירים

עידוד השכלה גבוהה והכשרה מקצועית 14.9.2023 X

באמצעות מלגות

תכנון ועיצוב מוסדות חינוך חדשניים 1.10.2023 X לשנת 2023

תמיכות בנושאי הנצחה 15.10.2023 X

יוזמות חינוכיות במרכזי מחוננים 15.10.2023 X

פיצוי בגין תנאי אקלים ושטח מיוחדים 31.10.2023 X לקראת סיום תקופת איסוף ממצאי הביקורת, בספטמבר ,2024 הוחלף שוב רכז הקולות הקוראים בעובד של חברה יועצת חדשה (להלן: החברה היועצת החדשה). הביקורת ביקשה מחברה זו את הגדרת תפקידה בתחום הקולות הקוראים. התקבל דוא"ל שבו התבקשה החברה לתת הצעת מחיר עבור "העסקת נציג מטעם החברה לשני ימי עבודה בשבוע, אשר יאתר קולות קוראים, יפיץ, וינהל מעקב ובקרה על ההגשה, הביצוע, הדיווח וקבלת הכספים, וכן ירכז וינהל את כל הנתונים לצורך המשך מעקב".

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 657

מכאן עולה, כי לא הוגדרה לחברה היועצת החדשה תקופת המעקב, ואם עליה לשחזר ולרכז נתונים גם על אודות קולות קוראים שכבר נסגרו. בפועל נמסר לביקורת כי נכון למועד הביקורת הרכז מבצע משימה זו, ומנסה להתחקות אחר קולות קוראים שנתוניהם לא רוכזו בצורה נאותה בתקופת קודמו, וכי מטלה זו, הגוזלת ממנו זמן רב, טרם הושלמה כחודשיים לאחר כניסתו לתפקיד.

אי בהירות בהגדרת התפקיד והיקפו

כדי לבחון אם פוטנציאל ההכנסות מקולות קוראים מנוהל וממומש באופן מיטבי, יש לרכז את הנתונים על אודות הטיפול בהם בעירייה באופן מלא, מהימן, עדכני וזמין. הדבר נדרש כדי לוודא כי כל הקולות הקוראים הגיעו ליעדיהם וטופלו כנדרש על ידם, וכי נערך מעקב אחר סטטוס אישור הבקשות לתמיכה, וההכנסות בגין כל הבקשות שאושרו מוצו באופן מרבי.

לפי גיליונות המעקב של החברה היועצת הקודמת ששימשה בתפקיד הגורם המרכז עד אוגוסט ,2023 היא ערכה מעקב גם אחר מיצוי ההכנסות, בין השאר גם באמצעות מערכת מרכב"ה (מחשוב רוחבי כולל במשרדי הממשלה – מערכת מחשוב ממשלתית לניהול משאבי אנוש, כספים ולוגיסטיקה). עם זאת, כפי שיפורט להלן, תיעוד זה לא בוצע באופן רציף ועקבי.

נוסף על כך, לפי גיליון המעקב של החברה היועצת הקודמת, נערך רישום של סכומי ההרשאות הכספיות שאושרו לעירייה וההכנסות שנתקבלו, אך כשנתגלע פער ביניהם (דהיינו, לא התקבלה הכנסה עבור הרשאה כספית) לא תועדו ההסבר לכך ושלב הטיפול (לא בוצע/הועבר דוח ביצוע אך נדרשת השלמת מסמכים וכיוצא בזה).

לדוגמה: העירייה הגישה בשנת 2021 בקשות תמיכה במסגרת הקולות הקוראים "שדרוג והתאמת תאורה באצטדיון טדי", "שיפוץ אולם זיו", "קיום אירוע ספורט לשיתוף פעולה אזורי" ועוד. במועד בדיקת הביקורת, ביוני ,2024 טרם התקבלו בעירייה הכנסות בגין בקשות אלו. בגיליון המעקב של החברה היועצת הקודמת, שנוהל עד אוגוסט ,2023 נרשם כנדרש סכום ההרשאה הכספית שאושרה בגין כל בקשה לתמיכה (בין 150,000 ל-3 מיליון ש"ח להרשאה), וכן נרשמה הכנסה בסך 0 ש"ח.

עם זאת, לא צוינה הסיבה לאי קבלת הכנסות בעירייה בגין ההרשאה הכספית שאושרה לה: אם העירייה ביצעה את הפרויקט, אם הביצוע הסתיים, אם הוגשו דוחות ביצוע, אם הושלמו מסמכים לפי דרישת המשרד המפרסם וכדומה.

658 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

לוח :3 דוגמאות לאי השלמת בדיקת מיצוי ההכנסות על ידי

החברה היועצת הקודמת

סכום סטטוס דוח

שהתקבל ביצוע ומיצוי

תאריך תאריך סכום נכון ליוני הכספים לפי

מס' בקשה נושא הקול הגשת סיום ההתחייבות 2024 גמר הגיליון -

במרכב"ה הקורא הבקשה ההרשאה (ש"ח) הפרויקט אוגוסט 2023

1001432868 שדרוג 28.6.2021 1.1.2024 3,000,000 0 מאי 2023 נרשמה בגיליון והתאמת הכנסה 0 לפי

התאורה מרכב"ה

באצטדיון

טדי

ללא ציון

1001394426 שיפוץ אולם 21.1.2021 1.1.2024 600,000 0 בדיקת סטטוס זיו הגשת דוחות

ביצוע ומיצוי

1001394423 יציע צפוני 21.1.2021 1.1.2024 600,000 0 כספים

באצטדיון

טדי

1001474868 קיום אירוע 28.12.2021 לא צוין 150,000 0 לא צוינה ספורט ההחלטה על

לקידום אי הביצוע ועל

שיתוף כך שלא

פעולה אזורי ייכנסו כספים

רכז הקולות הקוראים ששימש בתפקיד הגורם המרכז בתקופה שמדצמבר 2023 עד ספטמבר 2024 מסר לביקורת ()2.7.2024 כי הוא עורך מעקב אחר סטטוס הטיפול בקולות הקוראים רק עד להגשת הבקשה לתמיכה. גם מגיליון המעקב שניהל הרכז עולה כי לאחר שהוגשה בקשה לתמיכה על ידי גורם עירוני, אם הוגשה, הופסק המעקב של הרכז אחר הקול הקורא. הסטטוס האחרון שהופיע בגיליון המעקב שערך הרכז הוא "הוגש" – דהיינו הוגשה בקשה. כפי שציין הרכז אין עדכון בגיליון המרכז אם הבקשה לתמיכה אושרה על ידי הגורם שפרסם את הקול הקורא ואם התקבלו בגינה הכנסות לעירייה.

רכז הקולות הקוראים מסר לביקורת כי לאחר מועד הגשת בקשת התמיכה על ידי העירייה (אם מוגשת בקשה), מגיעים אליו פחות עדכונים מהיחידות המקצועיות והוא פחות מעורב בתהליך, בין היתר משום שאין ברשותו גישה למערכת מרכב"ה שבאמצעותה ניתן לבחון את סטטוס מיצוי ההכנסות. יצוין, כי בניגוד למצב הדברים הזה ישנן רשויות שבהן הגורם המרכז מנהל מעקב הן אחר סטטוס הגשת הבקשה לתמיכה והן אחר מיצוי ההכנסות ממנה לאחר אישור הבקשה לתמיכה.

עוד נמסר לביקורת, כי לא היה סיוע מצד רכז הקולות הקוראים בהחתמת הבקשות לתמיכה על ידי מורשי החתימה בעירייה. כמו כן הוא אף לא סייע בהגשת בקשה באמצעות מערכת מרכב"ה של משרדי הממשלה (חלק ניכר מהבקשות מוגשות באמצעותה), משום שלא הייתה לו הרשאת גישה למערכת.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 659

תרשים :5 היקף התפקיד של רכז הקולות הקוראים

לתקופה דצמבר 2023 – ספטמבר 2024

יצוין, כי אף שחלק מהגדרת התפקיד של החברה היועצת החדשה הוא מעקב אחר קבלת הכספים, אין ברשותו של הרכז הרשאת גישה למערכת מרכב"ה. לדבריו, כשהוא נדרש לכך הוא מבקש שיפיקו עבורו דוח מהמערכת. בהיעדר ההרשאה האמורה הוא גם אינו יכול לסייע בהגשת בקשות תמיכה באמצעות המערכת.

עוד יוער, כי התפקיד שהוגדר לחברה היועצת החדשה הוא איתור, מעקב ובקרה על ההגשה בלבד.

לא נכתב בהגדרה מעקב אחר סטטוס אישור הבקשה אצל מפרסם הקול הקורא. כמו כן, לא הוגדרו במסגרת תפקידו של הרכז סיוע במטלות נוספות כגון החתמת מורשי החתימה מגזברות העירייה או סיוע בהגשת הבקשה בכלי ההגשה המתאים (כגון מערכת מרכב"ה).

ריכוז כלל הנתונים העירוניים באופן לא מדויק ולא מעודכן

עובדי החברה היועצת הקודמת שמילאו את תפקיד הגורם המרכז עד אוגוסט 2023 נעזרו במערכת קולות קוראים לצורך איתור, אך ריכזו את נתוני הטיפול בקולות הקוראים בגיליון אקסל. גם רכז הקולות הקוראים שמילא את התפקיד מדצמבר ,2023 והחברה היועצת החדשה שהחליפה אותו בספטמבר ,2024 נעזרים בגיליונות אקסל כדי לרכז את המידע על אודות הקולות הקוראים.

החברה היועצת הקודמת (שימשה בתפקיד עד אוגוסט )2023

בגיליון המעקב של החברה היועצת הקודמת ששימשה בתפקיד הרכז עד אוגוסט ,2023 לא הייתה הקפדה על תיעוד רציף ועקבי של סטטוס הקולות הקוראים לאחר מועד ההגשה. לדוגמה:

660 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 • לגבי קולות קוראים "הקמת בריכה תחרותית בשכונת הר נוף", ו"הקמת אולם ספורט", שבמסגרתם הגישה העירייה בקשה לתמיכה אך נדחתה, רשמה החברה היועצת הקודמת כאילו התקבלה מהגורם המפרסם הרשאה כספית.

• לגבי קול קורא "הצטיידות במגמות טכנולוגיות במגזר הערבי", רשמה החברה היועצת הקודמת "לא רלוונטי לעירייה", אך בפועל הגישה העירייה בקשה לתמיכה ונדחתה.

• לגבי קול קורא "הקמת מרכזי מיחזור", רשמה החברה היועצת הקודמת כי לא הוגשה בקשה לתמיכה, אולם בפועל – הבקשה הוגשה.

• לגבי קול קורא "הקמת מעון יום א-טור" רשמה החברה היועצת הקודמת כי העירייה לא קיבלה הרשאה כספית, ואילו בפועל אושרה הרשאה בסך 3.8 מיליון ש"ח (!)

• לגבי קול קורא "שיפוץ במבנה שבו פועל מוסד ציבור שנתמך בתחום התרבות", רשמה החברה היועצת הקודמת כי הבקשה הוגשה. בפועל הבקשה לא הוגשה.

• הקול הקורא "מיזם חרדי", שלפי המרכב"ה התקבלה בו הרשאה של 3.9 מיליון ש"ח – כלל לא נמצא בגיליון המעקב של החברה היועצת הקודמת.

מתיאור זה ניתן להסיק כי נתוני הקולות הקוראים המוצגים בגיליון המרכז של החברה היועצת הקודמת אינם מאפשרים קבלת תמונה מלאה ומדויקת על אופן הטיפול בהם.

לוח :4 דוגמאות לריכוז לא נאות של נתוני הקולות הקוראים על ידי החברה

היועצת הקודמת (שימשה בתור הגורם המרכז הקודם)

נתוני מערכת מרכב"ה

מס'

הקולות

שם הקולות הקוראים תאריך נתוני גיליון הפער בין גיליון

קוראים במערכת במערכת הגשת סטטוס המעקב של המעקב למצב

מרכב"ה מרכב"ה בקשה הבקשה החברה היועצת בפועל

הקמת בריכה 15199 6.11.2022 נדחתה על הסף סטטוס: "הוגש". הוגש ונדחה תחרותית בשכונת צוין כי התקבלה

הר נוף הרשאה

הצטיידות במגמות 14828 16.6.2022 נדחתה על הסף סטטוס: "הופץ". הוגש ונדחה

טכנולוגיות במגזר בהערות נרשם: "לא

הערבי רלוונטי לעירייה".

הקמת מרכזי מחזור 14407 3.7.2022 הוגש, אך בוטל סטטוס "לא הוגש". הוגשה בקשה אך לפני דיון מופיע מספר בקשה הדיון בוטל

במרכב"ה

הקמת אולם ספורט 15197 6.11.2022 נדחתה על הסף סטטוס "הוגש", בקשה נדחתה, התקבלה הרשאה לא התקבלה

הרשאה

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 661

נתוני מערכת מרכב"ה

מס'

הקולות

שם הקולות הקוראים תאריך נתוני גיליון הפער בין גיליון

קוראים במערכת במערכת הגשת סטטוס המעקב של המעקב למצב

מרכב"ה מרכב"ה בקשה הבקשה החברה היועצת בפועל

מיזם חרדי 15674 20.12.2022 התחייבות לא נמצא בגיליון לא נמצא בגיליון מאושרת

הקמת מעון יום 14844 6.7.2022 התחייבות סטטוס "הוגש", לפי המרכב"ה א-טור מאושרת סכום מאושר 0 ההתחייבות

אושרה בסך 3.9

מיליון ש"ח

שיפוץ במבנה שבו 15249 14.11.2022 הוגשה טיוטה סטטוס "הוגש", טרם נמסר לביקורת כי פועל מוסד ציבור התקבלה הרשאה בפועל הבקשה

שנתמך בתחום לא הוגשה מאחר

התרבות שהעירייה לא

יכלה להמציא

אסמכתאות

לחזקתה החוקית

בנכס

רכז הקולות הקוראים (מדצמבר 2023 עד ספטמבר )2024

בגיליון המרכז את הקולות הקוראים שניהל רכז הקולות הקוראים בחודשים דצמבר 2023 עד מאי 2024 (הקובץ הועבר לביקורת ב-12 מאי ,)2024 נמצא כי לפחות לגבי 20 קולות קוראים מתוך 138 שצוינו בגיליון לא נרשם סטטוס טיפול עדכני.

המדובר בקולות קוראים שתאריך הסגירה שלהם להגשת בקשות תמיכה חלף, נכון למועד

הפקת הדוח (מועד אחרון להגשת בקשות נקבע בין 30 בנובמבר 2023 לבין 31 במרץ ,)2024 וחרף זאת הסטטוס שלהם נותר לאחר המועד האחרון להגשה "בטיפול" או "הופץ לנציגים ברשות"

(במקום "הוגש"/"לא הוגש"/"לא רלוונטי"). לדוגמה:

קול קורא בנושא השתתפות בתי ספר בתוכנית אקדמיה בתיכון נסגר להגשת בקשות ב-.25.1.2024 למרות זאת, ארבעה חודשים מאוחר יותר (במאי ,)2024 הוא עדיין נמצא ברישומי רכז הקולות קוראים בסטטוס "הופץ לנציגים ברשות".

662 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

לוח :5 דוגמאות לחוסר עדכון של סטטוס הקולות הקוראים על ידי רכז הקולות

הקוראים - נותרו בסטטוס "הופץ" גם לאחר המועד האחרון להגשה

סטטוס לפי גיליון רכז הקולות הקוראים במאי

תאריך סגירת 2024

הקול הקורא (לאחר שהקול הקורא נסגר לבקשות, ולא ניתן

שם הקולות הקוראים לבקשות עוד לטפל בו)

השתתפות בתי ספר בתוכנית 25.1.2024 הופץ לנציגים ברשות אקדמיה

בתיכון – סמסטר א' – תשפ"ד

תמיכה במורשת עדות ישראל 15.2.2024

פיתוח שימור אתרים 15.2.2024

בנייה, שיפוץ והצטיידות של מרכזי 29.2.2024

יום

לאנשים עם מוגבלות

העסקת עובדים למילוי מקום של 5.3.2024

גננות

וסייעות הנעדרות מעבודתן –

תשפ"ד

תקצוב עבור תוכנית מנ"ע – 29.3.2024

מניעת נשירה עכשיו

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 663

תרשים :6 חוסר עדכון של סטטוס הקולות הקוראים על ידי רכז קולות קוראים -

הסבר להיוותרותם בסטטוס "הופץ", גם לאחר המועד האחרון להגשה

השוואה בין גיליון המעקב של רכז הקולות הקוראים לבין מערכת מרכב"ה מעלה כי בגיליון המעקב של הרכז לא מופיעות חלק מהבקשות לתמיכה שאושרו (לפי מערכת מרכב"ה), או שהסטטוס שלהן לא עודכן באופן נאות. להלן דוגמאות:

• בקשה לתמיכה במסגרת "הקמת מערך לטיפול בפסולת בנייה", עבורה אושרה לעירייה הרשאה בסך 8.86 מיליון ש"ח, וקול קורא "סדנאות בנושא זהות מגדרית", במסגרתו אושרו לעירייה 10,800 ש"ח, כלל לא הוצגו בגיליון של רכז הקולות הקוראים.

• במסגרת קול קורא בנושא יחידות סביבתיות הוגשה בקשת תמיכה מטעם העירייה, ולאחר מכן אף קיבלה העירייה הרשאה בגינה בסך כמיליון ש"ח. למרות זאת, במועד הביקורת היה סטטוס הגשת הבקשה אצל רכז הקולות הקוראים: "בטיפול" (של העירייה).

664 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

לוח :6 דוגמאות לריכוז לא נאות של נתוני הקולות הקוראים על ידי רכז הקולות

הקוראים (פערים בין נתוני הרכז לבין מערכת מרכב"ה)

מרכב"ה

מס' קולות

קוראים תאריך סכום

גיליון המעקב של הרכז

במערכת הגשת שאושר

שם הקולות קוראים מרכב"ה בקשה (ש"ח) נכון למאי 2024

הקמת מערך לטיפול 17078 7.4.2024 8,861,330 לא נמצא בפסולת בנייה 2024

סדנאות בנושא זהות 16494 24.12.2023 10,800 לא נמצא מגדרית

תמיכה ביחידות 16675 14.3.2024 987,215 סטטוס הבקשה - "בטיפול"

סביבתיות 2026-2024

נציג החברה היועצת החדשה, שנכנס לתפקיד בספטמבר 2024 (בסיום התקופה המבוקרת), מסר לביקורת כי חלק ניכר מזמן עבודתו מוקצה להשלמות ולעדכונים של החוסר שהצטבר בתקופת קודמיו לתפקיד.

אי מיצוי הכנסות לצורך מימון תפקיד הרכז

ב-8.6.2023 פרסם משרד הנגב, הגליל והחוסן הלאומי קול קורא לתמיכה ברשויות מקומיות בהעסקת "ממצה משאבים ופיתוח כלכלי". הקול הקורא הציע לרשויות מקומיות המעסיקות ממצה משאבים, 350,000 ש"ח למשך שנתיים (175,000 ש"ח לכל שנה), ועד 14,583.33 ש"ח לחודש תמיכה עבור משרה מלאה. העירייה רשאית להקצות לכך משאבים רבים יותר ממקורותיה העצמיים.

לפי נתוני המערכת הממשלתית מרכב"ה, בקשה לתמיכה במסגרת הקול הקורא האמור הוגשה מטעם העירייה ב-19.6.2023 אך נדחתה על הסף. הביקורת ניסתה לברר מדוע נדחתה הבקשה מול רכז הקולות הקוראים דאז, מול החברה היועצת החדשה, ומול רפרנטית התקציבים שנרשמה כאשת הקשר לקול הקורא הנ"ל – אך לא התקבלה תשובה על סיבות הדחייה ולשאלה אם הוגש ערעור.

אשת הקשר השיבה לביקורת: "הייתי רק אשת הקשר לתקשורת ... הממונה על ההכנסות (דאז)

הוא זה שהגיש את הכול ועמד מול המשרד בקשר. הוא עזב את תפקידו.... אני רק יודעת להגיד שלא זכינו באותו קול קורא." טרם התקבלה תשובה נוספת בנושא.

הביקורת מעירה כי מימון המשרה באמצעות קול קורא זה היה יכול לתרום למשל להרחבת היקף שעות העסקת החברה היועצת החדשה, שכיום מרכזת את הנושא בשני ימי עבודה בשבוע בלבד.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 665

ליקויים בממשק מול הרפרנטים ביחידות

בנוהל הקולות הקוראים של עיריית תל אביב יפו, לדוגמה, מוטל על הרפרנט לקולות הקוראים בכל מינהל "לעדכן בדוא"ל באופן שוטף את הגורם המרכז בסטטוס הטיפול בכל אחד מהשלבים: הגשה או אי הגשה... אישור או דחייה של הבקשה... קבלת הכסף המאושר... סיום הטיפול". בהתאם, על הגורם המרכז לעדכן במערכת הקולות הקוראים את הדיווחים.

בנוהל שנערך עבור עיריית בני ברק (מופיע במדריך ייעודי באינטרנט) הוטל על הרפרנטים באגפים "לעדכן את מנהל האגף וכן את מנהל התחום (=הגורם המרכז) על ההחלטה שהתקבלה ומהן הסיבות". כן הוטל על הגורם המרכז העירוני לכנס ישיבות שבועיות עם הרפרנטים האגפיים לצורך עדכון שוטף בכלל הקולות הקוראים המשויכים ליחידתם.

רכז הקולות הקוראים ששימש בתפקיד בעיריית ירושלים בתקופת הביקורת מסר לביקורת (,)2.7.2024 כי בתקופה שבה עבד (ספטמבר 2023 עד דצמבר )2024 הוא הפיץ את הקולות הקוראים לרפרנטים ביחידות ונאלץ לבקש מהם עדכונים ספציפיים לגבי אופן הטיפול בכל קול קורא, משום שהם לא הקפידו לעדכנו באופן יזום, למעט הרפרנטית ממינהל תרבות, שעדכנה אותו ביוזמתה ואף אפשרה לו גישה ישירה לגיליון המרכז שנוהל במינהל. לגבי הקולות הקוראים של משרד החינוך (חלק ניכר מהם), היה עליו לפנות למנהלי האגפים במינהל כדי להתעדכן.

החברה היועצת החדשה נכנסה לנעלי רכז הקולות הקוראים הקודם בספטמבר .2024 לאחרונה, עזבה הרפרנטית לקולות הקוראים במינהל חינוך את תפקידה, ונציג החברה היועצת החדשה מסר לביקורת ()3.12.2024 כי הוא עדיין ממתין למינוי רפרנט/ים במינהל זה (במקום הרפרנטית)

ושאליהם הוא אמור לשלוח את הקולות הקוראים ולקבל מהם מידע. עוד מסר כי לא מתקיימות פגישות חודשיות לעדכונו.

הרפרנטים ביחידות

מאחר שלצורך ניהול מקיף, שלם ויעיל של הקולות הקוראים נדרשים היכרות עם כלל התחומים שבהם עוסקת העירייה וביצוע מדויק של שיוך הקולות הקוראים ליחידת הקצה, חלק מהרשויות ממנות, נוסף על הגורם המרכז העירוני, רפרנטים גם בכל מינהל או אגף. לרוב, הרפרנטים המינהליים או האגפיים משייכים את הקולות הקוראים לעובד הרלוונטי ביחידתם, מרכזים את נתוני המינהל או האגף שלהם, ומעדכנים את הגורם המרכז העירוני.

לדוגמה: לפי נוהל עיריית תל אביב יפו, הרפרנט היחידתי "אחראי לריכוז קולות קוראים של היחידה – גורם מהיחידה או מאגף חשבות לפי החלטת היחידה". באחריותו של הרפרנט (או של העובד המטפל, לפי החלטת היחידה) גם "לעדכן בדוא"ל שוטף את הגורם המרכז בסטטוס הטיפול בכל אחד מהשלבים".

לפי נוהל שנערך עבור עיריית בני ברק, על הרפרנטים האגפיים לנתב את הקול הקורא לפונקציה הרלוונטית באגפם, לעדכן את הגורם המרכז העירוני בדבר סטטוס הטיפול בקול הקורא, ולוודא עמידה באיכות ובזמנים וכן בסטטוס ההגשה.

בנוהל של עירייה אחרת הוגדר "רפרנט אגפי" כ"מי שמונה ע"י מנהל האגף לטפל בנושא גיוס תקציבים והגשת קולות קוראים בתחום פעילותו של האגף". מלבד שיוך הקול הקורא לעובד 666 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 הרלוונטי באגף ודיווח לגורם המרכז העירוני, הוגדרו לרפרנט האגפי תפקידים נוספים, כגון הגשת הבקשה.

לדברי הממונה על ההכנסות בתקופת הביקורת בעיריית ירושלים (יולי ,)2024 בדרך כלל עובד בלשכת מנהל המינהל ממונה כרפרנט מינהלי, כדי שהעובדים שאליהם שויכו הקולות הקוראים לצורך הטיפול בהם ישתפו פעולה עם הרפרנט המינהלי ויעדכנו אותו.

מינוי רפרנטים וריכוז הנתונים על ידם

הביקורת ערכה בחינה מדגמית בארבעה מינהלים – תכנון ותשתיות, חינוך, שירותי קהילה ותרבות חברה וספורט, וממנה עלו הממצאים האלה:

• מינוי רפרנטים לקולות קוראים

- במינהל לשירותי קהילה מונו שני רפרנטים – רפרנטית מקצועית ורפרנט כספי.

- במינהל תרבות, חברה וספורט מונתה רפרנטית אחת.

- במינהל חינוך מונתה רפרנטית אך היא עזבה את התפקיד ברבעון האחרון של שנת .2024 נכון למועד בדיקת הביקורת, בדצמבר 2024 – טרם מונה רפרנט חלופי.

- במינהל תכנון ותשתיות ובשני האגפים שנבדקו בו – תושי"ה ומבני ציבור – לא מונו כלל רפרנטים לקולות קוראים.

• ריכוז נתוני קולות קוראים המשויכים ליחידה

- במינהל לשירותי קהילה רוכזו נתונים משנת 2022 לערך אך נמצא כי קיים חוסר ונמצאו אי-

דיוקים במסד הנתונים.

- במינהל תרבות, חברה וספורט ובמינהל חינוך רוכזו נתונים החל מסוף שנת 2023 או ראשית שנת ,2024 דהיינו במשך פחות משנה נכון למועד בדיקת הביקורת. במינהל חינוך קיים חוסר ונמצאו אי דיוקים במסד הנתונים.

- בהנהלת מינהל תכנון ותשתיות ובשני האגפים שנבדקו בו – תושי"ה ומבני ציבור – לא רוכזו כלל נתונים על אודות קולות קוראים.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 667

תרשים :7 מינוי רפרנטים וריכוז נתונים במדגם מינהלים/אגפים – דצמבר 2024

להלן פירוט:

מינהל תכנון ותשתיות

במינהל תכנון אין רפרנט מינהלי לנושא הקולות הקוראים. משיחה עם עוזרת מקצועית למהנדס העיר ()17.12.2024 עלה כי לאחרונה הוחלט לדון במינוי עובד במינהל (שטרם נקבעה זהותו)

לתפקיד זה. עוד עלה מהשיחה כי אין גיליון מרכז למינהל.

משיחות עם מנהל אגף מבני ציבור ומנהל אגף תושי"ה דאז עלה כי גם באגפים שלהם אין רפרנט או יועץ לעניין קולות קוראים. עוד עלה משיחה עם מנהל אגף מבני ציבור כי לא מנוהל באגפו גיליון מרכז של קולות קוראים.

כפי שיפורט להלן, הביקורת פנתה לגורמים רבים במינהל תכנון כדי לקבל תשובות לגבי מדגמים של קולות קוראים והרשאות כספיות בנושא תחבורה והקמת מבני ציבור, בהיקף של מיליוני ש"ח.

בין הגורמים שאליהם פנתה הביקורת: מנהל אגף מבני ציבור, מנהל אגף תושי"ה דאז, הממונה על פיקוח וביצוע אחזקת מערכות לניהול תנועה באגף תושי"ה, הממונה על תקציבי בינוי ופיתוח דאז, מנהלת מחלקה בכירה להכנסות בהנהלת מינהל תכנון, מנהלת המחלקה לבקרה תקציבית בהנהלת המינהל, ועוד. בידי אף לא אחד מהגורמים לא רוכז ותועד מידע מלא על מדגמי הקולות הקוראים וההרשאות. בסוף התהליך הועבר לביקורת מידע חלקי בלבד, שהתקבל לאחר זמן רב ולאחר הפניות רבות של הביקורת מבעל תפקיד אחד למשנהו.

מינהל חינוך

במינהל החינוך מונתה עוזרת ראש המינהל לשמש כרפרנטית מינהלית, אך בפועל מעקב מרוכז שלה אחר הקולות הקוראים החל רק במהלך שנת .2024 מנהל אגף חינוך כללי, מנהלת אגף 668 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 פדגוגיה (יוני )2024 וסגן הממונה בחינוך העל-יסודי (נובמבר )2024 מסרו כי עקבו בעצמם אחר סטטוס הקולות הקוראים והעבירו דיווחים לרכז הקולות הקוראים העירוני, שלא באמצעות הרפרנטית במינהל.

הרפרנטית המינהלית החלה לנהל את גיליון המעקב החל מדצמבר ,2023 מאז כניסת רכז הקולות הקוראים הקודם לתפקידו. הגיליון מרכז נתונים רק על אודות קולות קוראים מהשנה האחרונה, ואינו בודק את אלה שפורסמו קודם לכן - אף שישנם כאלה אשר נדרש לעקוב אחר התשובות בעניינם או אחר מיצוי הכספים בהם. עיון בריכוז הנתונים מהשנה האחרונה מעלה כי ישנם קולות קוראים שלא רוכז לגביהם מידע מעודכן ומדויק, וכאלה שלא הופיעו בריכוז הנתונים כלל.

כך לדוגמה, לא הופיע בגיליון המרכז של הרפרנטית קול קורא של תוכנית "מלקות ללמידה" (מס'

קול קורא במרכב"ה ,)17183 שבמסגרתו הגישו בתי ספר בעיר 30 בקשות בחודשים יולי עד ספטמבר .2024

נוסף על אלו נמצאו קולות קוראים רבים שמועד סגירתם להצעות חלף חודשים רבים לפני מועד הפקת הדוח (נובמבר ,)2024 ולמרות זאת חודש/ים לאחר מכן נשאר הסטטוס שלהם בגיליון של הרפרנטית "הופץ לנציגים ברשות" – במקום "הוגש"/"לא הוגש"/"לא רלוונטי".

כך לדוגמה, קול קורא בנושא "תוכניות לטיוב איכות ההכשרה לתעסוקה ללומדות במכללות" נסגר להגשת בקשות לתמיכה בדצמבר ,2023 אך בנובמבר 2024 הסטטוס שלו בגיליון המרכז של הרפרנטית עדיין היה "הופץ לנציגים לרשות". כלומר, אף שבמועד הביקורת (נובמבר )2024 לא ניתן עוד להגיש בקשות במסגרת הקול הקורא, הגיליון של הרפרנטית לא עודכן בהחלטת המינהל לגבי הגשת הבקשה (אם הוחלט להגיש בקשה לתמיכה במסגרת הקול הקורא או לא).

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 669

לוח :7 דוגמאות לחוסר עדכון של סטטוס הקולות הקוראים

על ידי רפרנטית מינהל חינוך

סטטוס

תאריך בגיליון

סגירת רפרנטית

הקול חינוך – הערת סטטוס

הקורא נובמבר בגיליון הרפרנטית -

שם הקולות קוראים לבקשות 2024 נובמבר 2024

תוכניות לטיוב איכות ההכשרה לתעסוקה 18.12.2023 הופץ לנציגים אין הערת סטטוס ללומדות חרדיות במכללות טכנולוגיות לצעירים ברשות (י"ג-י"ד) - תשפ"ד-16654

תקצוב סמינרים עבור הפעלת התנסות בהוראה 30.10.2023 אין ציון אין הערת סטטוס

בסמינרים בדגמי שותפות: P.D.S ותוכנית סמינר סטטוס

כיתה בשנה"ל תשפ"ד ואילך

תקצוב תוכנית חינוך טכנולוגי ברוח ישיבתית 4.12.2023 אין ציון אין הערת סטטוס לשילוב תלמידים נושרים מהמגזר החרדי סטטוס

במערכת החינוך הטכנולוגי לשנת תשפ"ד

הוראת החקלאות בחוות החקלאיות לשנה"ל 11.12.2023 אין ציון אין הערת סטטוס תשפ"ד-16513 סטטוס

תמיכה במוסדות תורניים לשנת 2023 – 16506 14.1.2024 אין ציון אין הערת סטטוס סטטוס

השתתפות בתוכנית "מענים רגשיים" של קרן 22.2.2024 הופץ לנציגים ממתין לתגובת ז"ר טורונטו ברשות

תקצוב שעות לפתיחת כיתת "שאר רוח" (עש"ר) 28.8.2024 הופץ לנציגים ממתין לתגובת על-

בחטיבת הביניים – תשפ"ה ברשות יסודי

תקצוב בתי ספר מובילי תרבות יהודית- 31.8.2024 הועבר ממתין לתגובת על-

ישראלית ומורשת – תשפ"ה לטיפול גורם יסודי

חיצוני

השתתפות רשויות בתוכנית מרחבי חינוך אזורי 30.10.2023 לא צוין ממתין לתגובת ר"ד – בחירה מבוקרת לשנת תשפ"ד

תמיכה מתקציב משרד החינוך לשנת 2024 18.1.2024 לא צוין ממתין לתגובת ש"ט הפעלת מתנדבים תומכי חינוך והוראה במערכת 18.1.2024 לא צוין ממתין לתגובת ע'

החינוך לשנת התקציב 2024

תקצוב עבור בינוי מעונות יום 10.10.2024 בטיפול בתהליך הגשה תקצוב עבור תכנון מעונות יום 10.10.2024 בטיפול בתהליך הגשה פיתוח מוצרי חינוך מוטי עתיד שנה"ל תשפ"ד 30.11.2023 לא צוין לא ברור למי שייך ואילך – 16351

670 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 קולות קוראים רבים בנושא חינוך משויכים לחינוך העל-יסודי: לפי גיליון המעקב של רפרנטית החינוך לגבי החודשים ינואר - אוקטובר ,2024 36 קולות קוראים מתוך 148 המנוהלים בו שויכו לחינוך העל-יסודי. במסגרת כל קול קורא עשויות להיות מוגשות כמה בקשות מכמה בתי ספר.

סגן מנהל החינוך העל-יסודי מסר לביקורת שאין באגפו רכז/עובד ייעודי שיוכל לבצע מעקב אחר הגשת בקשות על ידי בתי הספר עצמם (שלא באמצעות יחידתו), ולפיכך אין בידיו מאגר נתונים מרוכז ושלם של הגשת בקשות התמיכה על ידי בתי הספר. לדבריו, ייתכן מצב שבו בתי ספר רבים יגישו בעצמם בקשות במסגרת קול קורא, ולא תהיה לו אפשרות לרכז ולעקוב אחר נתוני ההגשות וקבלת הכספים בהיעדר עובד שמונה לתפקיד זה ביחידתו. מצב כזה יכול לגרום לאי מיצוי כספים המגיעים לבתי הספר הללו.

מבחינת דוח מרכב"ה עולה למשל, כי עד מועד הבדיקה לא התקבל כל תשלום בגין בקשות לתמיכה בסך כ-100,000 ש"ח במצטבר (הוגשו ב-,)22.2.2022 שאושרו לבתי הספר זיו, הגימנסיה, ודנמרק בנושא "מסע חלופי משואה לתקומה". כן לא התקבלו כ-47,000 ש"ח במצטבר עבור בקשות בנושא "מלקות ללמידה" עבור בתי הספר אוולינה, הגימנסיה, גילה והר חומה (הוגשו בספטמבר .)2022 הביקורת ביקשה את תגובת סגן מנהל החינוך העל-יסודי לאי מיצוי ההכנסות אך לא נענתה.

ראש מינהל חינוך מסר לביקורת לגבי קולות קוראים באגף החינוך העל-יסודי – קול קורא "משואה לתקומה": "מוגש ע"י בתי הספר של העירייה בעזרת האגף, לאחר ההגשה הכסף מועבר לעירייה ממשרד החינוך ומטופל ישירות ע"י אגף תקציבים לחלוקתו לבתי הספר באופן פרטני. אין למחלקת חינוך על-יסודי המשך התערבות או טיפול בתהליך מעבר לעזרה בהגשה שניתנת לבתי הספר ומעקב על קבלת אישור הפעלת התוכנית".

לגבי קול קורא "מלקות ללמידה": "במהלך השנים תשפ"ד ותשפ"ה נעשה מעקב על תהליך הגשת הקול הקורא החל משלב הגשת הבקשה ועד קבלת הכסף בבתי ספר". (ההדגשה אינה במקור).

הביקורת מעירה כי עד למועד בדיקתה לא התקבלו כספים עבור בקשה שהוגשה במסגרת קול קורא זה במהלך או עבור שנת הלימודים התשפ"ג. מאגף החינוך העל-יסודי לא נמסר מהי הסיבה לכך.

מינהל לשירותי קהילה

במינהל לשירותי קהילה משמשת עוזרת ראש המינהל כרפרנטית קולות קוראים לעניין המקצועי, ועובד מחלקת כספים משמש כרפרנט מינהלי כספי. הרפרנטית המקצועית מסרה כי היא לא ריכזה קולות קוראים בנושאי קליטת עלייה ווטרינריה, ואלה נוהלו בנפרד באגפים הרלוונטיים.

גיליון המרכז את נתוני הקולות הקוראים מנוהל באופן שיטתי במינהל זה משנת .2022 עם זאת, בתמיכות הקשורות לעלייה נמצא כי הוא כולל נתונים כספיים חסרים או לא מדויקים, אף על פי שהנתונים נדרשים לצורך מעקב כספי נאות. לדוגמה:

• לפי מרכב"ה, עבור בקשה 1001520604 (עידוד עלייה לירושלים) הועברו לעירייה 662,000 ש"ח, ואילו לפי הגיליון המרכז של המינהל התקבלו רק 512,000 ש"ח (הסטטוס של הבקשה בגיליון המרכז – "לסגור").

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 671

• לפי מרכב"ה, עבור בקשה 1001520529 (צעירים עולים – שילוב חברתי) הועברו לעירייה 216,234 ש"ח, ואילו לפי הגיליון המרכז של המינהל הועברו בגינה 81,558 ש"ח בלבד.

• לפי מרכב"ה, עבור בקשה 1001520588 (העשרה חברתית תרבותית - עולים יוצאי אתיופיה)

הועברו לעירייה 26,010 ש"ח, ואילו לפי הגיליון המרכז הועברו בגינה 2,910 ש"ח בלבד.

תמונה :1 בקשה 1001520604 "עידוד עלייה" - מרכב"ה לעומת גיליון מעקב

נוסף על כך, אין הקפדה על מעקב אחר קולות קוראים שהמינהל נמנע מלהגיש במסגרתם בקשות לתמיכה, ועל כן כלל לא הופיעו בגיליון המרכז, לדוגמה:

לוח :8 דוגמאות לקולות קוראים שלא מופיעים בגיליון המרכז –

רפרנטים מינהל קהילה

האם מופיע בגיליון

תאריך סגירת המרכז של רפרנטים

שם הקולות קוראים הקול הקורא מינהל קהילה?

סיוע ברכישה, בנייה ושיפוץ דיור קהילתי לאנשים עם 18.1.2023 X מוגבלות

שיפוץ, הרחבה והצטיידות מפעלים מוגנים לאנשים 25.1.2023 X עם מוגבלות פיזית, חושית, שכלית התפתחותית –

2023

בנייה, הרחבה, שיפוץ וציוד מרכזי יום ותמיכה 29.1.2023 X לאנשים עם מוגבלות ברמת תפקוד טיפולית –

סיעודית ולאנשים מזדקנים עם מוגבלות

מינהל תרבות, חברה וספורט

במינהל תרבות, חברה וספורט שימשה עוזרת ראשת המינהל כרפרנטית קולות קוראים, וריכזה את כלל הנתונים של המינהל. גיליון המרכז את נתוני הקולות הקוראים נוהל מאז כניסת רכז הקולות הקוראים כגורם מרכז עירוני, בערך מינואר .2024 בבדיקה מדגמית נמצאו מעט קולות קוראים שלגביהם חסרו בגיליון המעקב של המינהל נתונים לצורך מעקב ביצוע ומעקב כספי. למשל: קולות קוראים מס' פנימי 13558 (חיזוק החוסן לאוכלוסיית הגיל השלישי) וקולות קוראים 13648 "הקמת מבנים לתנועות נוער" – נרשם רק כי הוגשה בקשה, בלי פירוט נוסף הנדרש למעקב, כגון עלות הפעילות, סטטוס הבקשה, תאריך אחרון להגשת דוח ביצוע, התאמה ()matching ועוד.

672 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 כמו כן, לא הייתה הקפדה לרשום תמיד את הנימוק לאי הגשת הבקשה לתמיכה – לעיתים כתוב כי הקול הקורא "לא הוגש" או "הועבר" בלבד. לדוגמה:

תמונה :2 אי הגשת בקשות לתמיכה ללא נימוק בגיליון המעקב

של מינהל תרבות, חברה וספורט

דיווחים להנהלת העירייה

בחוברת ההדרכה של משרד הפנים ומפע"ם בנושא "מיצוי הכנסות מרשויות מקומיות והגדלתן –

חלק א" ()2017 הומלץ: "לקיים אחת לתקופה דיון, אצל הגזבר או אצל המנכ"ל, שתכליתו לבדוק סטטוס הגשת 'קולות קוראים' לדון ולהחליט בנוגע ל'קולות קוראים' בעייתיים ולקבל מידע על סטטוס הגעת הכספים".

בדומה לכך, יש רשויות הכוללות בנוהלי העבודה שלהן חובת דיווח מרוכז על סטטוס הטיפול בקולות קוראים לבכירי הנהלת העירייה, כדי שיקבלו תמונת מצב כוללת בנושא, ויוכלו לבקר את נאותות מיצוי ההכנסות ולקבל החלטות בהתאם. לדוגמה:

• בנוהל של עיריית תל אביב יפו נקבע כי "אחת לחצי שנה יעביר הגורם המרכז דוח סטטוס טיפול בקולות קוראים, שיופק במערכת הממוחשבת, לידיעת גזבר העירייה ומנכ"ל העירייה".

• בנוהל העבודה של עירייה אחרת נקבע כי: "לאחר סגירת המערכת יופקו דוחות, שבהם יוצגו נתוני ההגשה של המחלקות עד לרמת האחראי. הממצאים יוצגו לראשי המינהלים ולמנכ"ל.

ככל שיימצאו קולות קוראים אשר לא נמסר לגביהם עדכון או לא הוגשו ללא הסבר מספק, יזומן המנהל הרלוונטי לראש המינהל או גזבר העירייה או מנכ"ל העירייה לבירור".

• בנוהל של עירייה שלישית נקבע כי: "גזבר העירייה יחד עם רפרנט הכספים (=הגורם המרכז העירוני) ונציגי הרפרנט האגפיים יקיימו אחת לרבעון ישיבה עם כל מנהל כספים ואשר במהלכה יידונו בין היתר הנושאים הבאים: עדכון סטטוס בקשות... פיגור בהגשת דיווחים...

קבלת כספים בהתאם לדיווחים... ניצול תקציבים שאושרו".

לדברי הממונה על ההכנסות בעיריית ירושלים דאז, בתקופה שבה העירייה התקשרה עם החברה היועצת הקודמת, הגשת דיווחים למנכ"ל הייתה חלק מחובותיה. אולם דיווחים כאלה לא הועברו בשנה האחרונה.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 673

הרפרנטית במינהל תרבות, חברה וספורט ()25.6.2024 השיבה לביקורת כי לראשת המינהל שלה יש גישה למערכת משימות, כך שהיא יכולה לראות את האקסל הכולל את הנתונים המרכזים (החל מתחילת שנת 2024 בלבד) בכל עת. נוסף על כך, לדבריה, היא מעדכנת את ראשת המינהל בפגישות תקופתיות. במינהל לשירותי קהילה מסרו הרפרנטים כי יש עדכונים לפי הצורך של ראש המינהל (.)25.6.2024 מרפרנטית מינהל חינוך, מנהל אגף חינוך כללי ומנהלת חינוך פדגוגיה לא נמסר על דיווחים לגזבר העירייה או למנכ"ל, ודיווחים כאמור לא הועברו גם ממינהל תכנון (אגפים תושי"ה ומבני ציבור).

קולות קוראים בין-לאומיים

האיחוד האירופי וגופים בין-לאומיים למיניהם מפרסמים מעת לעת קולות קוראים רלוונטיים גם לרשויות מקומיות ישראליות. הרשויות הישראליות פועלות לעיתים בשיתוף פעולה עם גופים בין-

לאומיים נוספים – במסגרת מַאֲגדָ (קונסורציום). נוסף על אלה, גופים בין-לאומיים שונים מפרסמים במהלך השנה מידע לגבי פרויקטים מגוונים או תחרויות שבהם העירייה יכולה להשתתף (להלן:

קול קורא בינ"ל).

בעיריית תל אביב יפו, למשל, מונה גורם מרכז נפרד לקולות קוראים בין-לאומיים, האחראי לאיתורם, לניתובם ולמעקב אחר הטיפול בהם. שם גם נערך נוהל ייעודי לטיפול בקולות קוראים בינ"ל. לפי אתר עיריית תל אביב יפו, העירייה השתתפה בכמה קולות קוראים כאלה, כדוגמת פרויקטים שמטרתם לקדם תחבורה נגישה בת קיימא, ואף זכתה בתחרות "העיר החדשנית" (במקום השני).

לפי פרסום ממאי ,2023 עיריית רמת גן קיבלה מהאיחוד האירופי מימון בסך 12 מיליון ש"ח במסגרת קול קורא של האיחוד האירופי לתמיכה בפרויקטים סביבתיים.

בעיריית ירושלים השיב הממונה על ההכנסות דאז לביקורת ()2.7.2024 כי אינו מכיר גורם בעירייה אשר אחראי לאיתור ולטיפול בקולות קוראים בין-לאומיים. כמו כן, איש מנציגי היחידות שנדגמו (קהילה, תרבות, פדגוגיה וחינוך כללי) לא הכיר קול קורא בין-לאומי ששויך ונותב אליו.

1. חילופי עובדים תכופים בתפקיד הגורם המרכז קולות קוראים, ללא הקפדה על חפיפה

ועל רציפות ניהול המידע, עלולים לגרום לניתוב לא נאות של הקולות הקוראים ולפגיעה ביעילות ממשקי העבודה. נוסף על כך בשל עובדה זו מאגר הנתונים העירוני של הקולות הקוראים לא מלא, מהימן, עדכני וזמין, דבר המקשה על ביצוע מעקב ובקרה מרוכזים ונאותים על מיצוי ההכנסות מהם.

2. המטלות הכלולות בהגדרת תפקיד "הגורם המרכז" לא נקבעו בבירור, וכך חלקן מולא רק

באופן חלקי או לא מולא כלל, דבר שגרם לפגיעה ביעילות ניהול הקולות הקוראים ולמעקב לא נאות אחריהם, ועלול לגרום למיצוי הכנסות לא מיטבי מהם.

674 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

3. ריכוז כלל הנתונים העירוניים על אודות הטיפול בקולות הקוראים הוא משימתו העיקרית

של הגורם המרכז בעירייה. למרות זאת, נמצא כי החברה היועצת הקודמת ורכז הקולות הקוראים דאז שנכנס לנעליה לא הקפידו על ניהול וריכוז בסיס נתונים מלא, מהימן וזמין של הקולות הקוראים. אי ההקפדה עלולה לגרום לקשיים בביצוע מעקב ובקרה יעילים על שלמות הגשת הבקשות לתמיכה, ועל מיצוי הכנסות מרבי בגינן.

4. בקשה שהגישה העירייה במסגרת קול קורא למימון משרת הגורם המרכז, שהייתה יכולה

לסייע לה בהרחבת היקף המשרה ובניהול קולות קוראים מקיף ויעיל יותר, נדחתה על הסף. על אף בקשות לא נמסר לביקורת תיעוד לסיבת הדחייה. לפיכך, לא ניתן לבדוק אם הייתה אפשרות לערער עליה ולקבל מימון נוסף לצורך הגדלת היקף שעות ניהול הקולות הקוראים.

5. בחלק מהיחידות שנדגמו לא מונה רפרנט קולות קוראים יחידתי. נוסף על כך, בחלק

מהיחידות לא ריכזו מידע על אודות נתוני הקולות הקוראים, או שהחלו בכך לפני פחות משנה. הנתונים שכן רוכזו על ידי הרפרנטים המינהליים הם חלקיים, ונפלו בהם לעיתים שגיאות. עקב כך לא ניתן לקבל באופן יעיל מידע מדויק על בקשות לתמיכה שהוגשו (או לא הוגשו), ואף על הרשאות כספיות שניתנו אך לא מומשו במלואן.

6. חלק מהרפרנטים ביחידות אינם מדווחים באופן יזום ושוטף על סטטוס הבקשה לתמיכה

לגורם המרכז העירוני באגף התקציבים, וגם לא מתקיימות פגישות חודשיות לעדכון הגורם המרכז. לפיכך קיים קושי לבצע בקרה ומעקב על סטטוס כלל הקולות הקוראים בעירייה לקבלת תמונת מצב מלאה.

7. בניגוד לנהוג בחלק מהרשויות האחרות, בעיריית ירושלים לא נקבעה הנחיה עירונית

המחייבת דיווח תקופתי להנהלה הבכירה בעירייה על סטטוס הטיפול בקולות הקוראים.

דיווחים כאלה אף לא נערכו בפועל בתקופת הביקורת. כתוצאה מכך לא הונח בפני הנהלת העירייה הבכירה באופן סדור מיפוי כולל של הקולות הקוראים, שיאפשר לאתר ולבקר מקרים שבהם לא הוגשה בקשה לתמיכה, או שלא מוצתה הרשאה כספית.

8. בעירייה לא מונה גורם האחראי לאיתור ולטיפול בקולות קוראים בין-לאומיים, ולריכוז

נתוניהם. הדבר עלול לגרום לעירייה לאבד מקור להכנסות בהיקף רחב.

1. לפעול ליצירת רציפות באיוש תפקיד הגורם המרכז העירוני (למשל, באמצעות קביעת תקן

עירוני). נוסף על כך, לדאוג לחפיפה מסודרת והולמת של בעל התפקיד הנכנס עם בעל התפקיד היוצא, לצורך ניהול מעקב קולות קוראים מסודר, עקבי, יעיל ומתועד בשלמות.

2. בכל מקרה של חילופי עובדים, על הרכז החדש למפות גם את הקולות הקוראים שפורסמו

בטרם נכנס לתפקידו כדי לשמור על רצף של תיעוד הטיפול ולוודא את שלמות נתוני כלל הקולות הקוראים.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 675

3. להגדיר במדויק את היקף תפקידו, מטלותיו וסמכויותיו של הגורם המרכז העירוני. בין היתר

יש לבחון אם ייכללו במסגרת תפקידו המטלות של: בחינת סטטוס אישור הבקשה אצל הגורם המזמין, מיצוי ההכנסות עבור הרשאות שהתקבלו, סיוע בהחתמת מורשי חתימה בגזברות, וסיוע בהגשת בקשות לתמיכה במערכת הייעודית.

4. על הגורם המרכז להקפיד לבצע מעקב שוטף, מדויק ומעודכן אחר הטיפול בכלל הקולות

הקוראים בעירייה וריכוז נתוניהם.

5. לבחון את הסיבה לכך שלא הייתה היענות לקול הקורא שהציע לממן את משרת הגורם

המרכז, ולעקוב אחר הופעת אפשרות לחידוש הבקשה לתמיכה בנושא.

6. למנות רפרנט קולות קוראים בכל יחידה (מינהל או אגף), ולהגדיר את היקף תפקידו.

כחלק מהגדרת התפקיד מומלץ כי הרפרנטים ירכזו את נתוני כלל הקולות הקוראים ששויכו ליחידתם באופן מהימן, וידווחו על אודותיהם באופן שוטף לגורם המרכז העירוני, בכתב או בפגישות תקופתיות.

7. לקבוע הנחיה המחייבת דיווח תקופתי מרוכז להנהלת העירייה הבכירה (מנכ"ל או גזבר

או ראש מינהל) על סטטוס הגשת בקשות התמיכה במסגרת קולות קוראים ומיצוי ההכנסות מהן, וכן בדבר החלטות על אי הגשת בקשות והנימוקים להן.

8. למנות גורם אחראי לאיתור ולטיפול בקולות קוראים בינ"ל ולקבוע את היקף תפקידו. על

ממונה הקולות הקוראים הבינ"ל יהיה להעביר דיווח תקופתי להנהלת העירייה הבכירה על איתור קולות קוראים כאלה ועל סטטוס הטיפול בהם.

תגובת המבוקרים

אגף תקציבים

המלצה :1 ההמלצה מקובלת. העירייה פועלת כדי שתהיה רציפות בנושא זה. לעיתים אורך זמן לאתר גורם מקצועי רלוונטי שיוכל להיכנס לתפקיד זה.

המלצה :2 ההמלצה מקובלת, וכך מבוצע כיום בפועל.

המלצה :3 ההמלצה מקובלת.

המלצה :4 ההמלצה מקובלת, וכך מבוצע כיום בפועל.

המלצה :5 ההמלצה מקובלת. העירייה הגישה בקשה לקבלת מימון במסגרת הקול הקורא האמור, והבקשה לא אושרה על ידי המשרד. ככל שיפורסם קול קורא חדש העירייה תגיש שוב את השתתפותה.

המלצה :6 ההמלצה מקובלת. בנוהל שיוכן יוגדר כי ימונה רפרנט קולות קוראים בכל מינהל.

המלצה :7 ההמלצה מקובלת. במסגרת הנוהל שיוכן יוגדר הדיווח התקופתי האמור.

המלצה :8 ההמלצה מקובלת. מרכז הקולות קוראים העירוני יטפל גם בקולות קוראים בין-לאומיים.

676 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

מינהל חינוך

המלצה :6 במהלך חודש דצמבר 2024 נכנסה לתפקיד אחראית קולות קוראים במנח"י רפרנטית חדשה שעברה חפיפת עומק לתפקיד ע"י הרפרנטית הקודמת, הרפרנטית עובדת בצמוד לאחראי קולות קוראים עירוני, כולל פגישות עדכון חודשיות ומעקב שוטף בקובץ משותף. כל נושא דוחות הביצוע קיים בקובץ המעקב ומתועד. הרפרנטית החדשה קיבלה את המידע והמעקב לגבי הקולות קוראים שהתקבלו במהלך הזמן שהתפקיד לא אויש מאחראי קולות קוראים עירוני בצורה מסודרת וברורה והמשיכה את המעקב מנקודה זו.

מינהל קהילה

המלצה :6 ההמלצה מקובלת. במינהל לשירותי קהילה קיימים כיום רפרנטית ברשות הקליטה ורפרנט ליתר המינהל.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 677

פרק שלישי

מערכות מידע

לפי נתוני דוח מבקר המדינה על ממשקי עבודה, %65 מהרשויות שנבדקו רכשו מערכות ייעודיות לאיתור קולות קוראים. חלק מהמערכות הייעודיות הללו יכולות לשמש גם לניהול ולבקרה על הטיפול בקולות הקוראים ברשות.

עד סוף שנת 2023 שימשה את העירייה המערכת הממוחשבת לניהול קולות קוראים שסיפקה לה החברה היועצת הקודמת. עם הפסקת ההתקשרות עימה הוחלפה גם המערכת במערכת לאיתור ולניהול קולות קוראים של ספק אחר (להלן: מערכת קולות קוראים).

נוסף על מערכת קולות קוראים עובדות יחידות העירייה עם מערכות ממוחשבות נוספות. העיקרית שבהן היא מערכת מרכב"ה (סיגמה). למערכת זו ניתן להיכנס לאחר הזדהות, לרוב באמצעות כרטיס חכם ייעודי. היא משמשת סוג של לוח מודעות לפרסום חלק מהקולות הקוראים, ומאפשרת לרשויות להגיש בקשות לחלקם, לבדוק את סטטוס הבקשות שהוגשו באמצעות המערכת, וכן היא מציגה חיווי תשלומים שאושרו והועברו לרשות במסגרתם.

עם זאת, יצוין כי הנתונים על אודות הקולות הקוראים המוצגים באמצעות מערכת מרכב"ה הם חלקיים בלבד, שכן לא כל הבקשות מופיעות בה. כך למשל, לא מוצגים בה קולות קוראים שלא פורסמו על ידי משרדי ממשלה ויחידות סמך, כגון מפעל הפיס, קרנות בין-לאומיות וכדומה.

מערכת קולות קוראים

הסבת נתונים בין המערכות לניהול קולות קוראים

כאמור, עד סוף שנת 2023 שימשה את העירייה לניהול קולות קוראים המערכת הממוחשבת שסיפקה לה החברה היועצת. לאחר שהוחלפה במערכת קולות קוראים של ספק אחר לא נעשתה הסבת נתונים בין המערכות. על כן, מערכת הקולות הקוראים החדשה כוללת נתונים שוטפים רק מדצמבר ,2023 וכן קולות קוראים ישנים מאוד מהשנים ,2018-2016 כנראה מתקופה נוספת שבה הייתה מערכת זו בשימוש.

לדברי הממונה על ההכנסות בעירייה דאז (,)2.7.2024 גיליון המעקב שערכה החברה היועצת הקודמת הועבר אליו עם עזיבתה. הגיליון כולל נתונים עד אוגוסט .2023 נתונים אלו לא הוטמעו במערכת החדשה. באופן זה נגזר על רכז הקולות הקוראים ועל החברה היועצת החדשה אחריו לעבוד באופן לא יעיל עם גיליון ידני ישן שנוהל עד אוגוסט ,2023 לצד דוחות שהופקו מהמערכת החדשה החל מדצמבר .2023

678 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

תמונה :3 קובץ החברה היועצת הקודמת – בקשה במסגרת קול קורא 15996

הוגשה (ביוני )2023 ואושרו כספים

תמונה :4 במערכת החדשה – אין נתונים לגבי בקשה בקול קורא 15996

("אין תוצאות")

לפי תגובת אגף התקציבים לטיוטת הדוח, "הנושא נבדק ולא ניתן מבחינה טכנית להטמיע את נתוני המערכת הישנה במערכת החדשה. עם זאת, העירייה ממשיכה לטפל בנתוני המערכת הישנה על בסיס קובץ אקסל".

ממשק בין מערכת קולות קוראים לבין מרכב"ה

מערכת קולות קוראים החדשה שרכשה העירייה יכולה להעלות דוחות ממערכת מרכב"ה ולהטמיע את נתוניהם. הטמעה נאותה של הנתונים הייתה יכולה להקל על ביצוע מעקב כספי נאות ויעיל.

אולם מבחינת הטמעת הנתונים הכספיים של מערכת מרכב"ה במערכת קולות קוראים החדשה עולים כמה ליקויים המקשים על מעקב כספי נאות באמצעותה:

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 679

• במערכת לא הוטמעו הנתונים הכספיים של דוחות מרכב"ה החל ממועד הכנסתה לשימוש בעירייה (דצמבר )2023 ועד לכניסת החברה היועצת החדשה (ספטמבר ,)2024 דהיינו במשך כ-10 חודשים. מאז כניסת החברה היועצת החדשה הוטמעו דוחות מרכב"ה בשני מועדים בלבד (נכון לדצמבר :)2024 ב-19.9.2024 ו-.2.12.2024

• בנתוני דוחות מערכת מרכב"ה שהועברו למערכת הקולות הקוראים ניתן לצפות באמצעות הפקת דוח בשם "ביצוע כספי מרכב"ה" ממחולל הדוחות של מערכת הקולות הקוראים. אולם נתוני הביצוע הכספי לא הוטמעו בהכרח בשדות הרלוונטיים של כרטיס הקול הקורא במערכת הקולות הקוראים, והם אף אינם מופיעים בהכרח בדוח "ריכוז התראות לרשות", שהוא הדוח המרכז של סטטוס כל הקולות הקוראים שאותרו על ידי המערכת וטופלו בעירייה. התוצאה היא, שכניסה למערכת לצורך בחינת הסטטוס של כל קול קורא אינה משקפת בהכרח את מצב מיצוי ההכנסות ממנו, ואף אין דוח אחד שלם המקיף את כלל הנתונים של הקולות הקוראים, לרבות הנתונים הכספיים, לצורך מעקב יעיל. להלן דוגמאות.

תמונה :5 קול קורא "חתולי רחוב" – נתונים מתוך דוח הביצוע הכספי אינם

מופיעים בשדות הרלוונטיים בכרטיס הקול הקורא במערכת

680 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

לוח :9 דוגמאות לבקשות המופיעות בדוח ביצוע כספי ולא בדוח ריכוז התראות

דוח ריכוז התראות

ממערכת הקולות

הקוראים + כרטיס

דוח ביצוע כספי ממערכת הקולות הקוראים הקולות קוראים

סך

סכום שהועבר תאריך

מס' תאריך מאושר לתשלום העלאה

קול קורא תיאור בקשה הגשה (ש"ח) (ש"ח) למערכת סכום מאושר

1001795814 צמצום התרבות 19.5.2024 131,338 131,338 19.9.2024 0 חתולי רחוב 2024

1001791151 הקמת מערך 7.4.2024 8,861,330 0 19.9.2024 אין כרטיס לקולות קוראים לטיפול בפסולת במערכת, אינו מופיע בדוח

בנייה 2024 ריכוז התראות

אי עדכון שוטף של מערכת קולות קוראים

רכז הקולות הקוראים מסר לביקורת כי לצורך ריכוז המידע על הקולות הקוראים הוא הפיק דוח מהמערכת (בפורמט של גיליון אקסל), ודוח זה מעודכן ידנית בנתונים שמתקבלים מהיחידות.

בבחינת נתוני המערכת עולה כי נתוני העבר שהוקלדו לגיליון המעקב של רכז הקולות הקוראים שעזב, אינם זהים תמיד לנתוני המערכת. הביקורת מעירה כי מערכת קולות קוראים נועדה לניהול ולבקרה על הקולות הקוראים, וזאת לפי המפרט הטכני שצורף למסמכי ההתקשרות עם ספק המערכת. אם יוזנו למערכת נתונים עדכניים היא תוכל לשלוח תזכורות והתראות סמוך למועד האחרון להגשת בקשת התמיכה, וניתן יהיה להפיק ממנה דוחות ניהוליים. בשל אי הקפדה על עדכון שוטף של המערכת עצמה נמנע השימוש בפונקציות אלו שלה, שבכוחן לייעל את ניהול הקולות הקוראים. יתר על כן, הזנת נתונים בגיליון חיצוני ללא עדכון שוטף של המערכת מונעת את קיומו של נתיב בקרה על נאותות העדכונים וביצועם על ידי מורשים בלבד.

להלן דוגמאות לקולות קוראים המעודכנים בגיליון של רכז הקולות הקוראים אך לא במערכת, ולהפך.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 681

לוח :10 דוגמאות לבקשות תמיכה שהופיעו בגיליון המעקב של הגורם המרכז

אך לא עודכנו במערכת

מס' קול תאריך סטטוס

קורא סגירה בגיליון סטטוס במערכת

(סימוכין) תיאור בקשה לבקשות המעקב הקולות הקוראים

13703 בניית מקוואות נשים 2024 29.8.2024 לא עומד "הופץ לנציגים בתנאי סף ברשות"

13750 תוכנית לקידום ענף רכיבת אופני 28.8.2023 לא רלוונטי "הופץ לנציגים שטח לתלמידי פנימייה – תשפ"ה ברשות"

13693 פתיחת קבוצות מצוינות מדעית 15.7.2024 הוגש "בטיפול"

והומניסטית

13727 תוכנית במה לאומנויות בשח"ר – 25.8.2024 הוגש "הופץ לנציגים תשפ"ה ברשות"

13696 תוכנית אל"ה לקידום תהליכי 11.7.2024 לא רלוונטי "הופץ לנציגים למידה – הוראה מותאמים לכלל ברשות"

הלומדים בכיתה הטרוגנית -

תשפ"ה

13409 רכישת ציוד למסגרות חינוך 30.11.2023 הוגש "בטיפול"

מיוחד

13687 אומנויות מסביב לשעון 24.6.2024 לא רלוונטי "הופץ לנציגים ברשות"

13585 פיתוח מענים לתאונות עבודה 4.4.2024 לא הוגש "הופץ לנציגים ברשות"

13725 תמיכה בביצוע ויישום פרויקטים 30.10.2024 לא הוגש "הוגש"

התורמים להעצמה כלכלית

ומהווים מנועי צמיחה מקומיים

נציג החברה היועצת החדשה מסר לביקורת כי מאז כניסתו לתפקיד הוא מעדכן את נתוני הקולות הקוראים החדשים המגיעים לטיפולו ישירות למערכת. גיליון המעקב הנפרד משמש אותו רק לצורך השלמת נתונים לגבי קולות קוראים שנוהלו בעבר על ידי הרכז הקודם.

הרשאות למערכת קולות קוראים

בחוזה ההתקשרות עם ספק המערכת החדשה לא הוגדר מספר ההרשאות שיינתנו לעירייה לצורך עבודה במערכת. נציגי היחידות המקצועיות שעימן שוחחה הביקורת (קהילה, תרבות, חינוך כללי ופדגוגיה, מבני ציבור) השיבו כי אין להם הרשאת גישה למערכת, אך הם מקבלים ממנה באמצעות הדוא"ל התראות על קולות קוראים העשויים להיות רלוונטיים ליחידתם.

682 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 כאמור, לפי המפרט המצורף להסכם ההתקשרות עם ספק המערכת, מדובר במערכת לניהול קולות קוראים המאפשרת צפייה בכלל המידע הרלוונטי לקול הקורא, התראות והפקת דוחות. כן קובע המפרט כי "תינתן הדרכה מלאה על המערכת לבעלי התפקידים הרלוונטיים". אי מתן הרשאות לבעלי התפקידים הרלוונטיים למערכת אינה מאפשרת להם לנהל את הקולות הקוראים באמצעותה, לרבות צפייה במלוא המידע הרלוונטי, הפקת דוחות ניהוליים וחריגים ועדכון שוטף של מערכת המידע בנוגע לבקשות שבטיפולם. בכך נמנע מהם כלי חשוב למעקב אחר הטיפול בקולות הקוראים המשויכים לטיפולם. יצוין כי לפי המפרט, על הספק להדריך את עובדי הרשות על אופן הפעלת המערכת, אך הביקורת נוכחה כי מרכיב זה בתנאי ההתקשרות לא בוצע לגבי המינהלים שנשאלו.

מערכת מרכב"ה

המרכב"ה היא מערכת שמפעיל החשב הכללי במשרד האוצר לצורך ניהול נכסי ומשאבי המדינה, ומצויה בשימוש משרדי הממשלה ויחידות הסמך. היא מאפשרת הגשת חלק מהבקשות לתמיכה.

כמו כן ניתן להפיק ממנה דוחות למעקב אחר סטטוס הבקשות לאחר הגשתן למשרדי ממשלה, לרבות הסכומים שאושרו והתקבלו במסגרת הקולות הקוראים.

הרשאה לרכז העירוני

על אף חשיבות הנתונים של מרכב"ה לצורך מעקב ובקרה עירוניים, לדברי רכז הקולות הקוראים דאז ()2.7.2024 לא הייתה לו הרשאת גישה למערכת זו. הוא ציין כי ייתכן שהרשאה כאמור הייתה מסייעת לו:

- לערוך מעקב אחר סטטוס הבקשות שהוגשו במסגרת הקולות הקוראים - לסייע באמצעותה לגורמים אחראיים ומטפלים חסרי הרשאת גישה למערכת זו.

לדבריו, הוא ביקש בעבר הרשאה כזו אך נענה בשלילה בטענה שמדובר בעלות נוספת ובפרוצדורה בירוקרטית. הממונה על ההכנסות דאז השיב לביקורת באותו מועד, כי ייתכן שיש לבחון מתן הרשאה לרכז, אך מבחינתו המעקב אחר נתוני המרכב"ה צריך להתבצע כיום רק במחלקות הכספים של כל מינהל (שלעובדיהן יש הרשאה למרכב"ה).

מבירור שערכה הביקורת מול נציג החברה היועצת החדשה עלה כי עד דצמבר 2024 לא ניתנה לו הרשאה למערכת מרכב"ה, וכדי לבצע מעקב כספי הוא מבקש מדי תקופה מעובדים בעלי הרשאה באגף תקציבים שיפיקו עבורו דוחות מהמערכת.

הרשאה ביחידות המקצועיות

משיחה שערכה הביקורת עם סגן מנהל החינוך העל-יסודי עלה כי היעדר הגישה למערכת מרכב"ה הוא מבחינתו חסם או לכל הפחות גורם מעכב משמעותי בהגשת בקשות לתמיכה במסגרת קולות קוראים. מאחר שאין ברשותו הרשאה להגשת בקשות לתמיכה באמצעות המערכת, הוא נאלץ ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 683

לפנות לגורמים מחוץ ליחידתו. כאשר מועד ההגשה סמוך למועד הפרסום של הקול הקורא, והגורם בעל ההרשאה בהנהלת המינהל אינו זמין, לעיתים לא מתאפשרת הגשת הבקשה במועד. היעדר הרשאה זמינה ביחידה, שלה משויכים עשרות קולות קוראים, כשבכל אחד מהם ניתן להגיש לעיתים כמה בקשות – עלול להביא אפוא לאי מיצוי פוטנציאל ההכנסות.

1. אי הטמעה שוטפת של כל הנתונים הכספיים ממערכת מרכב"ה במערכת הקולות

הקוראים, ובכל השדות הרלוונטיים במערכת, עלולה להקשות על מעקב ממוחשב ויעיל אחר מיצוי כספי הקולות הקוראים.

2. בעת מילוי התפקיד על ידי רכז הקולות הקוראים הקודם הוזן סטטוס הטיפול בקולות

הקוראים לגיליון ממוחשב, ללא הקפדה על תיעוד עוקב במערכת הקולות הקוראים, דבר שהיה עלול להביא לאי ניצול מיטבי של תכונות המערכת, כגון הפקת התראות ותזכורות, הפקת דוחות באמצעות מחולל הדוחות וכדומה. נוסף על כך, הזנת נתונים בגיליון חיצוני ולא במערכת מונעת אפשרות קיומו של נתיב בקרה על נאותות העדכונים וביצועם על ידי מורשים בלבד.

3. בשל אי מתן הרשאות גישה למערכת הקולות הקוראים לבעלי תפקידים רלוונטיים

בעירייה ואי מתן הדרכה לעבודה באמצעותה, אין הם יכולים לנהל את הקולות הקוראים באמצעות המערכת, ובכך נמנע מהם כלי חשוב למעקב אחר הטיפול בקולות הקוראים המשויכים לטיפולם.

4. בשל אי מתן הרשאת גישה למערכת מרכב"ה לרכזי הקולות הקוראים הם מתקשים לקיים

מעקב אחר אישור הבקשות ומיצוין הכספי לאחר הגשתן. יתר על כן, היעדר ההרשאה מונע מהם את האפשרות לסייע לגורמים מקצועיים חסרי הרשאה המבקשים להגיש בקשה לתמיכה.

5. היעדר הגישה למערכת מרכב"ה של יחידת החינוך העל-יסודי במינהל חינוך עלול להיות

חסם או גורם מעכב בהגשת בקשות לתמיכה כספית מטעם יחידה זו, שלה משויכים קולות קוראים רבים.

1. להקפיד על הטמעה חודשית של כל הנתונים הכספיים ממערכת מרכב"ה במערכת

הקולות הקוראים.

2. לדרוש מספק מערכת הקולות הקוראים להטמיע את נתוני הדוחות ממערכת מרכב"ה

בכל השדות הרלוונטיים במערכת.

3. להקפיד לעדכן את מערכת הקולות הקוראים באופן שוטף בכל הנתונים על סטטוס

הטיפול בקולות הקוראים בעירייה.

4. לבחון מתן הרשאות גישה נוספות למערכת הקולות הקוראים לבעלי תפקידים רלוונטיים

בעירייה, וביצוע הדרכה לעבודה באמצעותה.

684 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

5. לבחון מתן הרשאות נוספות להגשת בקשות ולצפייה בנתוני מערכת מרכב"ה, לרבות לרכז

קולות קוראים, לרפרנט ביחידת החינוך העל-יסודי וביחידות נוספות, לפי הצורך.

תגובת המבוקרים

אגף תקציבים

המלצה :1 ההמלצה מקובלת.

המלצה :2 ההמלצה מקובלת וכבר מיושמת בפועל.

המלצה :3 ההמלצה מקובלת והנושא מבוצע באופן שוטף בפועל.

המלצה :4 ההמלצה מקובלת. תיערך בדיקה האם ניתן לאפשר שימוש למשתמשים נוספים, באופן שלא יביא לפגיעה או דריסה של הנתונים הקיימים.

המלצה :5 בכל מינהל יש לפחות גורם אחד או יותר עם הרשאות למערכת המרכב"ה.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 685

פרק רביעי

איתור קולות קוראים

גופים ציבוריים מפרסמים קולות קוראים במגוון פלטפורמות, כגון אתר האינטרנט של הגוף המפרסם, מערכת מרכב"ה (פורטל התמיכות הממשלתי), מערכות עצמאיות של משרדים ממשלתיים (כמו פורטל רשויות ובעלויות של משרד החינוך), ואף פונים במישרין לרשויות המקומיות.

לעיתים מידע על פרסום הקולות הקוראים מתקבל מגורמים שונים ברשות או מחוצה לה, ולעיתים אף מספקים שנודע להם כי המשרד הממשלתי הוציא קול קורא לרכש הציוד או השירות שהם מוכרים. הרשות המקומית נדרשת לאתר את הקולות הקוראים המתאימים לה מבין שלל פרסומי הקולות הקוראים בפלטפורמות למיניהן.

רכז הקולות הקוראים ששימש בתפקיד בתקופת הביקורת השיב לביקורת ()2.7.2024 כי הוא מבצע את מלאכת איתור הקולות הקוראים באמצעות מערכת הקולות הקוראים. נוסף על מערכת זו נשלחים לו לעיתים קולות קוראים באמצעות אפליקציית הווטסאפ. לדבריו, במהלך עבודתו הוא נתקל רק לעתים נדירות בקולות קוראים שלא אותרו על ידי המערכת. במקרים אלו השיבה לו נציגת ספק המערכת כי היא תכניס את הקול הקורא שאיתר למערכת.

בבדיקת הביקורת מול היחידות המקצועיות שנדגמו השיבו מנהלי היחידות או הרפרנטים, כי הם מקבלים קולות קוראים גם באמצעים אחרים (כגון מערכת ביטוח לאומי, פרסומים שמגיעים ישירות ממשרדי הממשלה), אולם הם לא נתקלו במקרים של קולות קוראים שלא אותרו גם באמצעות המערכת.

קולות קוראים שלא אותרו

הביקורת בדקה מדגם של 15 קולות קוראים שלא הוגשו בגינם בקשות תמיכה. בבדיקה עלו 3 קולות קוראים שהתואנה לאי הגשת בקשות במסגרתם הייתה שהם לא אותרו. הביקורת מעירה כי אי איתור קולות קוראים מעלה חשש להפסד מיצוי פוטנציאלי של הכנסות, במיוחד לנוכח העובדה כי בחלק מהמקרים הוגשו מטעם העירייה בקשות תמיכה במסגרת קולות קוראים דומים, בשנים קודמות או עוקבות. להלן פירוט מקרים אלו.

686 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

לוח :11 דוגמאות לקולות קוראים שלא הוגשה במסגרתם בקשה בשל אי איתורם

האם

נמצא

בגיליון האם

החברה נמצא פירוט תשובת

נושא הקול גורם תאריך היועצת במערכת היחידה

הקורא מפרסם פרסום הקודמת? החדשה? הרלוונטית הערה נוספת

שעות עידוד משרד 1.7.2021 לא לא רפרנטית קולות הכנסות בגין לחינוך פיננסי החינוך קוראים דאז מסרה חינוך פיננסי ()17.11.2024 התקבלו עבור

שאינה מכירה את ישיבת נתיב מאיר

הקולות הקוראים. בלבד בשנים

גם מנהל החינוך שקדמו לקול

העל-יסודי מסר הקורא האמור

()25.11.2024 כי (ספט' 2019 –

אינו מכיר אותם. אוג' .)2020

בקשת הביקורת

לבדיקה מול בתי

הספר אם קיבלו

את הקול הקורא

בשנה שלאחר

מכן ומדוע לא

הוגשו בקשות -

לא נענתה.

העמקה משרד ,7.12.2023 לא לא אינו מופיע בדוחות הכנסות במקצועות החינוך 30.6.2022 רכז קולות קוראים בהתשפ"ד היהדות הקודם והחברה התקבלו עבור 4

היועצת החדשה. בתי ספר בלבד.

רפרנטית החינוך בקשת הביקורת

ומנהל יחידת לבדיקה מול כלל

החינוך העל-יסודי בתי הספר העל-

()25.11.2024 יסודיים (אם

מסרו שאינם קיבלו את הקול

מכירים את הקול הקורא ומדוע לא

הקורא. השיבו לו) - לא

נענתה.

ניהול וטיפול העירייה ב"קולות קוראים" || 687

האם

נמצא

בגיליון האם

החברה נמצא פירוט תשובת

נושא הקול גורם תאריך היועצת במערכת היחידה

הקורא מפרסם פרסום הקודמת? החדשה? הרלוונטית הערה נוספת

תמיכה משרד 6.9.2023 לא לא אינו מופיע בדוחות ב-,8.9.2024 בבניית, שיפוץ הנגב רכז הקולות דהיינו בשנה

והצטיידות של והגליל הקוראים הקודם העוקבת ולאחר מבני ציבור ל והחברה היועצת שאלת הביקורת

שנת 2023 החדשה (במערכת בנושא, הוגשה

החדשה מופיע רק בקשה במסגרת

הקול הקורא קול קורא באותו

החדש מאוגוסט נושא.

.)2024 מנהל אגף

מבני ציבור מסר

לביקורת כי לא

הכיר את הקול

הקורא

(.)17.11.2024

יצוין עוד כי בבחינת דוח שהופק ממערכת מרכב"ה עלה כי במסגרת קול קורא "מלקות ללמידה"

של משרד החינוך, הגישו 30 בתי ספר עירוניים (!) בקשות לתמיכה במהלך החודשים יולי עד ספטמבר .2024 קול קורא בנושא אותר במערכת הקודמת עבור השנה הקודמת (שנת ,2023 התשפ"ד), אך בשנת 2024 (התשפ"ה) הוא לא אותר במערכת החדשה (אין כרטיס לקול הקורא במערכת), ואף אינו נמצא ברשימות רכזי קולות קוראים לשנה זו. יש להסיק, כי קול קורא זה אותר על ידי היחידה המקצועית או המוסדות בעצמם שלא באמצעות המערכת הייעודית החדשה לאיתור קולות קוראים.

לוח :12 דוגמה לקולות קוראים שלא אותרו במערכת

אך הוגשו בקשות תמיכה במסגרתם

האם

נמצא

האם בגיליונות

נושא סכום נמצא רכזי

מס' הקול גורם תאריך מאושר במערכת קולות הערה

מרכב"ה הקורא מפרסם הגשה (ש"ח) החדשה? קוראים? נוספת

17183 לקויות משרד יולי – טרם אושר לא לא הוגשו 30 למידה החינוך ספטמבר בקשות

2024 מטעם בתי

הספר

688 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024

קולות קוראים שאותרו על ידי המערכת באיחור

מבחינת דוח ריכוז התראות שהופק עבור הביקורת ממערכת הקולות הקוראים החדשה, נמצאו שני קולות קוראים שאותרו יום אחד בלבד לפני תום המועד להגשתם. בנושא הקול הקורא נרשם:

"הגשה מחר!". בכך למעשה נמנעה מהעירייה האפשרות לגשת לקול הקורא, אם הסתמכה אך ורק על יכולות האיתור של המערכת (שכן לרוב לצורך תהליך הגשת בקשה לתמיכה, נדרש יותר מיום אחד). יצוין כי בשני המקרים אכן לא הוגשו בקשות לתמיכה (לפי גיליון המעקב של רפרנטית החינוך). עוד יצוין כי לא עלה בידי הביקורת לאתר את הפרסום המקורי, כך שלא ניתן לדעת מתי פורסם הקול הקורא בפועל. להלן פרטי הקולות הקוראים שהמערכת איתרה באיחור:

לוח :13 דוגמאות לקולות קוראים שתאריך ההגשה שלהם היה למחרת יום

האיתור

תאריך

מס' הקול הפרסום

הקורא תיאור הקולות הקוראים כפי שמופיע במערכת במערכת תאריך הגשה

16653 "תקצוב תוכנית תורנית ערכית תוספתית בחינוך 17.12.2023 18.12.2023 הטכנולוגי העל-תיכוני - תשפ"ד - הגשה מחר!"

16654 "תוכניות לטיוב איכות ההכשרה לתעסוקה ללומדות 17.12.2023 18.12.2023 חרדיות במכללות טכנולוגיות לצעירים (י"ג-י"ד) - הגשה מחר! - תשפ"ד"

עוד נמצא בניתוח דוח ריכוז התראות מהמערכת החדשה, כי ב-34 קולות קוראים היו 3 עד 10 ימים בין מועד האיתור (מועד הפרסום במערכת) לבין המועד האחרון שנקבע להגשת הבקשה לתמיכה.

מדובר בפער זמנים מצומצם מאוד, המקשה מאוד על עריכה והגשת בקשה לתמיכה מטעם העירייה, לעיתים עד כדי הפיכתה לבלתי אפשרית. בחלק מהמקרים מקור הבעיה אינו ביכולות האיתור של המערכת (אלא בגורם שיזם את הקול הקורא), אולם בחלקם הועלה הקול הקורא למערכת באיחור על ידי ספק המערכת באופן שצמצם מאוד את חלון ההזדמנויות של העירייה להגיש בקשה. להלן דוגמאות.

לוח :14 דוגמאות לקולות קוראים שאותרו במערכת באיחור

מספר

מספר תאריך הימים בין

הימים בין הפרסום תאריך

יום לפי הפרסום

האיתור ההודעה באתר

תאריך תאריך במערכת באתר האינטרנט

האיתור אחרון לבין יום האינטרנט לתאריך

תיאור הקולות הקוראים במערכת במערכת להגשה ההגשה הרלוונטי ההגשה

סיוע למוסדות תרבות נוכח השלכות 20.2.2024 25.2.2024 5 ימים 14.2.2024 9 ימים מלחמת "חרבות ברזל"